PANDUAN

PENYUSUNAN
ANALISIS
BEBAN KERJA
BAGIAN KEPEGAWAIAN
RSUD Dr. SOETOMO
SURABAYA

2013
 KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas Rahmah-
Nya, maka Buku Panduan Penerimaan Pegawai RSUD Dr. Soetomo Surabaya ini dapat
disusun dengan baik.
Buku Panduan ini, dalam pelaksanaannya diharapkan dapat dijadikan acuan praktis,
dan menjadi sumber informasi serta persepsi yang sama mengenai standar prosedur pada
setiap dalam pelaksanaan Mutasi Pegawai.

Harapan kami semoga Buku Panduan Mutasi Pegawai ini dapat bermanfaat bagi
RSUD Dr. Soetomo Surabaya dan pihak-pihal lainnya yang terkait atau kita semua dalam
melakukan Mutasi Pegawai.
 BAB I
PENDAHULUAN

I.1. LATAR BELAKANG

Reformasi birokrasi pada hakikatnya merupakan upaya untuk melakukan

pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan
terutama menyangkut aspek kelembagaan (organisasi), sumber daya manusia aparatur dan
ketatalaksanaan (business process). Tujuan reformasi birokrasi adalah membangun aparatur
negara agar mampu mengemban misi, tugas dan fungsi serta peranannya masing-masing,
secara bersih, efektif dan efisien, dalam rangka meningkatkan pelayanan publik yang lebih
baik.
Selanjutnya melalui paradigma good governance sebagai alternatif penyelenggaraan
pemerintahan, perlu diaktualisasikan dalam mengatasi berbagai permasalahan dan kendala
yang dihadapi daerah dalam pelaksanaan otonomi daerah, sehingga perlu dijamin
perkembangan kreativ itas dan aktivitas yang mengarah pada peningkatan kesejahteraan
masyarakat, demokratisasi serta kemandirian daerah.
Otonomi daerah menjadi suatu fakta untuk mewujudkan profesionalisme sumber
daya aparatur dalam pelaksanaan urusan pemerintahan, yang kenyataannya kondisi
profesionalisme aparatur pemerintahan yang diharapkan sampai saat ini belum sepenuhnya
dapat terwujud. Salah satu indikator penyebab utamanya karena terjadi ketidaksesuaian
antara kompetensi pegawai dengan jabatan yang didudukinya. Ketidaksesuaian itu
disebabkan oleh komposisi keahlian atau keterampilan pegawai yang belum proporsional.
Demikian pula rekrutmen dan pendistribusian pegawai harus mengacu pada kebutuhan
nyata organisasi, dalam arti didasarkan pada beban kerja organisasi. Menumpuknya pegawai
di satu unit tanpa pekerjaan yang jelas dan kurangnya pegawai di unit lain merupakan
kenyataan dari permasalahan yang ada.
Pelaksanaan dalam mewujudkan Analisis Beban Kerja instansi pemerintahan pada
hakikatnya untuk memenuhi tuntutan kebutuhan guna menciptakan efektifitas dan efisiensi
serta profesionalitas sumber daya manusia aparatur yang memadai pada setiap instansi serta
mampu melaksanakan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan secara lancar
dengan dilandasi semangat pengabdian kepada masyarakat, bangsa dan negara. Hal ini
dimaksudkan sesuai dengan Undang-undang nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas
Undang-Undang Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian, yang
menyatakan bahwa sebagai unsur aparatur negara Pegawai Negeri harus memberikan
pelayanan kepada masyarakat secara profesional. Pelaksanaan Analisis Beban Kerja dapat
menghasilkan suatu tolok ukur bagi pegawai dan unit organisasi dalam melaksanakan
kegiatannya, yaitu berupa norma waktu penyelesaian pekerjaan, tingkat efisiensi kerja dan
 standard beban kerja dan prestasi kerja, menyusun formasi pegawai, serta penyempurnaan
sistem prosedur kerja dan manajemen lainnya. Hasil Analisis Beban Kerja juga dapat
dijadikan tolok ukur untuk meningkatkan produktivitas kerja, serta langkah-langkah lainnya
dalam rangka meningkatkan pembinaan, penyempurnaan dan pendayagunaan aparatur
negara baik dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan maupun kepegawaian.

I.2. TUJUAN
Tujuan penyusunan panduan Analisis Beban Kerja ini dimaksudkan untuk:
1. Memberikan gambaran kepada pimpinan tentang pelaksanaan kegiatan penyusunan
Analisis Beban Kerja di RSUD Dr. Soetomo.
2. Sebagai alat dalam perencanaan kebutuhan pegawai suatu Instansi dalam rangka
memenuhi kebutuhan pegawai yang tepat baik jumlah dan waktu maupun kualitas.
3. Melalui studi analisis beban kerja yang dilakukan akan dapat memberikan gambaran
pegawai yang dibutuhkan baik kualitatif maupun kuantitatif yang dirinci menurut
jabatan dan uraian jabatan.
4. Mendapatkan profil kebutuhan tenaga di RSUD Dr. Soetomo sehingga perencanaan dan
pengadaan pegawai dapat dilukan secara efektif dan efisien.

I.3. RUANG LINGKUP

Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk menentukan jumlah dan jenis pekerjaan
suatu unit organisasi yang dilakukan secara sistematis menggunakan teknik analisis jabatan
dengan memperhatikan, atau teknik manajemen lainnya.
Beban kerja adalah semua kegiatan tugas yang harus diselesaikan oleh seorang
anggota ataupun oleh se-kelompok tenaga kerja selama periode tertentu dalam keadaan
normal.
 BAB II
PERHITUNGAN ANALISIS BEBAN KERJA

II. 1. ASPEK-ASPEK DALAM ANALISIS BEBAN KERJA

A. Norma waktu (Variabel tetap), waktu yang digunakan untuk menghasilkan /
menyelesaikan produk/ hasil adalah relatif tetap sehingga menjadi variabel tetap dalam
pelaksanaan Analisis Beban Kerja. Norma waktu perlu ditetapkan dalam standar norma
waktu kerja dengan asumsi tidak ada perubahan yang menyebabkan norma waktu
tersebut berubah. Perubahan norma waktu dapat terjadi karena :
a. Perubahan kebijakan,
b. Perubahan peralatan,
c. Perubahan kualitas SDM,
d. Perubahan organisasi, sistem dan prosedur.
B. Beban kerja ( Variabel Tidak Tetap). Beban kerja diperoleh dari target pelaksanaan tugas
untuk memperoleh hasil kerja/ produk. Setiap beban kerja yang berbeda-beda antar unit/
jabatan merupakan variabel tidak tetap dalam pelaksanaan Analisis Beban Kerja.
Contoh :
a. Tugas membuat laporan mingguan, salah satu tugas Kepala Sub Bagian adalah
membuat laporan evaluasi dan laporan kegiatan. Misal hari kerja efektif dalam 1
tahun untuk 5 hari kerja = 72.000 menit, maka jumlah volume kerja untuk tugas
membuat evaluasi dan laporan kegiatan dalam 1 tahun adalah 235 : 5 = 47 , satuannya
frekuensi untuk beban kerja
b. Tugas membuat laporan bulanan, dilaksanakan 1 bulan sekali. Dalam 1 bulan jam
kerja efektif rata-rata 20 hari, maka jumlah volume kerja untuk tugas membuat
laporan bulanan dalam 1 tahun adalah 235 : 20 = 11,75 dibulatkan menjadi 12,
satuannya frekuensi untuk beban kerja.
c. Jam Kerja efektif. Untuk dapat melakukan Analisis Beban Kerja secara baik dan
benar, terlebih dahulu perlu diterapkan alat ukurnya, sehingga pelaksanaannya dapat
dilakukan secara transparan. Keterbukaan/ transparansi ini sebagai suatu syarat agar
pelaksanaan Analisis Beban Kerja dapat dilaksanakan secara obyektif, sehingga
laporan hasil Ananlisis Beban Kerja benar-benar akurat dan dapat
dipertanggungjawabkan. Kriteria alat ukur Analisis Beban Kerja yaitu:
1. Valid, artinya alat ukur yang akan digunakan mengukur beban kerja sesuai
dengan materiil yang akan diukur.
2. Konsisten, artinya dalam melakukan Analisis Beban Kerja harus konsisten dari
waktu ke waktu.
 3. Universal, artinya alat ukur harus dapat digunakan untuk mengukur berbagai unit
kerja maupun hasil kerja, sehingga tidak ada alat ukur yang lain atau khusus untuk
suatu unit kerja atau hasil kerja.
Sesuai dengan kriteria alat ukur, maka dalam pelaksanaan Analisis Beban kerja yang
digunakan sebagai alat ukur adalah jam kerja efektif yang harus diisi dengan tindak
kerja untuk menghasilkan berbagai produk baik yang bersifat konkret (benda) atau
abstrak (jasa). Dalam keputusan Presiden Nomor 68 Tahun 1995 telah ditentukan jam
kerja instansi pemerintah 37 jam 30 menit perminggu. Berdasarkan ketentuan
tersebut, dapat dihitung jam kerja efektif yang akan digunakan sebagai alat ukur
dalam melakukan Analisis Beban Kerja.
Contoh Perhitungan
Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti
untuk 5 hari kerja :
Jumlah hari pertahun : 365 hari
Hari libur : 130 hari
1. sabtu – minggu : 104 hari
2. resmi : 14 hari
3. cuti : 12 hari
Jumlah hari kerja efektif : 235 hari
Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang
hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air, melepas lelah, istirahat
makan dan sebagainya. Allowance rata-rata sekitar 25% dari jumlah jam kerja formal.
a. Jam kerja efektif per hari
5 1 hari x 5 jam x 60 menit = 300 menit
2) Jam kerja efektif per minggu
5 hari x 5 jam x 60 menit = 1.500 menit
3) Jam kerja efektif per bulan
20 hari x 5 jam x 60 menit = 6.000 menit
4) Jam kerja efektif per tahun
240 hari x 5 jam x 60 menit = 72.000 menit
Jam kerja efektif tersebut akan menjadi alat pengukur dari beban kerja yang
dihasilkan setiap unit kerja/ jabatan.

II. 2. METODE ANALISIS BEBAN KERJA

A. Metode Daftar Pertanyaan
Menyusun daftar pertanyaan terbuka tentang uraian tugas dari masing-masing
pegawai/pemegang jabatan sesuai hasil analisis jabatan, namun masih dimungkinkan
untuk disesuaikan dengan tugas-tugas baru karena adanya perubahan peraturan
 perundang-undangan yang berlaku yang disampaikan kepada unit/satuan kerja yang
menjadi sasaran.
B. Metode Wawancara
Mewawancarai masing-masing pegawai/pemegang jabatan yang berkaitan dengan
tugas pokok dan fungsinyang dikerjakan oleh pemegang jabatan
C. Metode Pengamatan Langsung
Mengamati langsung pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang jabatan

II. LANGKAH-LANGKAH KEGIATAN PERHITUNGAN ANALISIS BEBAN KERJA

A. Unit pelaksana mengolah data laporan beban kerja dari satuan unit/satuan organisasi
dengan menghitung isi kerjanya,dengan rumus :

ISI KERJA = BEBAN KERJA x NORMA WAKTU

B. Setelah seluruh jenis produk dihitung isi kerjanya, kemudian dijumlahkan untuk mencari
jumlah isi kerja jabatan dan isi kerja unit dengan menggunakan satuan orang jam (OJ)

Berdasarkan isi kerja jabatan selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai per
jabatan dengan rumus :

Jumlah Kebutuhan Pegawai per Jabatan = Norma Waktu x Beban Kerja

Jam Kerja Efektif
C. Teknis Perhitungan
a. Hasil Kerja
Rumus: Σ B K x 1 Orang
S K rata-rata
Wujud hasil kerja dan satuannya.
Jumlah beban kerja
Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja
Contoh :
Jabatan : Pengentry data
Hasil Kerja : Data entrian
Beban Kerja : 200 data entry setiap hari
Standar Kemampuan Pengetik : 30 data perhari
KP = 200 x 1 Orang = 6, 67 = 7 Orang
30

b. Obyek Kerja
Rumus: Σ O K x 1 Orang
S K rata-rata

Wujud hasil kerja dan satuannya.

Jumlah beban kerja
Standar kemampuan rata-rata
 Contoh :
Jabatan : Dokter
Obyek Kerja : Pasien
Beban Kerja : 80 Pasien per hari
Standar Kemampuan : 25 Pasien perhari
KP = 80 x 1 Dokter = 3,2 = 3 Orang
25

c. Peralatan Kerja
Rumus: Σ Peralatan Kerja x 1 Orang
Rasio Penggunaan Alat Kerja

Wujud Satuan alat kerja.

Jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja
Jumlah alat kerja yang diperlukan
Rasio jumlah pegawai perjabatan
Contoh :
Contoh :
Satuan alat kerja : Kendaraan Dinas
Jabatan : Pengemudi
Rasio : 1 Pengemudi 1 Kendaraan

D. Formulir Pengukuran Beban Kerja Pegawai

FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI

1. Nama Jabatan :
2. Unit Kerja :
3. Ikhtisar Jabatan :

WAKTU
WAKTU PEGAWAI
SATUAN KERJA BEBAN
NO. URAIAN TUGAS PENYELE- YANG KET
HASIL EFEKTIF KERJA
SAIAN (MENIT) DIBUTUHKAN
(MENIT)
1 2 3 4 5 6 7 8
1
2
3
4
5
6
7
8
JUMLAH
PEMBULATAN
 PETUNJUK PENGISIAN ANALISIS BEBAN KERJA
NOMOR
LAJUR URAIAN
URUT
1 2 3
1 1 Cukup jelas
2 2 Tulislah Uraian Tugas dari jabatan yang dimaksud
Tulislah Satuan Hasil dari Uraian Tugas yang dimaksud dalam kolom 2. Misalnya
3 3
Kegiatan, Dokumen, Laporan, Data, dsb.
Tulislah waktu ideal yang dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas yang dimaksud dalam
4 4
kolom 2. Misalnya 10 menit, 30 menit, dsb.

Tulislah Waktu Kerja Efektif (WKE) yang digunakan untuk melaksanakan tugas yang
dimaksud dalam kolom 2. Misalnya pekerjaan harian (WKE = 300 menit), pekerjaan
5 5
mingguan (WKE = 1500 menit), pekerjaan bulanan (WKE = 6000 menit), pekerjaan
tahunan (WKE = 72.000 menit)

Tulislah Beban Kerja dari tugas dimaksud dalam kolom 2 yang harus diselesaikan dalam
6 6 kurun waktu kerja efektif. Misalnya 2 laporan dalam kurun waktu tahunan (1 laporan tiap
6 bulan)
7 7 Tulislah jumlah pegawai yang dibutuhkan dengan cara :
Waktu Penyelesaian (Kolom 4) x Beban Kerja (Kolom 6)
Waktu Kerja Efektif (Kolom 5)
8 8 Tulislah keterangan yang perlu dijelaskan
Contoh :
Nama jabatan : Pengadministrasi Umum Jumlah : orang
Unit Kerja : URJ THT-KL
Ikhtiar Jabatan : Melaksanakan dan bertanggung jawab pada penyelesaian tugas administrasi bidang keperawatan
WAKTU WAKTU PEGAWAI
SATUAN BEBAN
NO URAIAN TUGAS PENYE- KERJA YANG KETERANGAN
HASIL KERJA
LESAIAN EFEKTIF DIBUTUHKAN
1 2 3 4 5 6 7 8
1 Pengarsipan surat masuk dan keluar kegiatan 20 300 2 0,1333
2 Mengagendakan surat masuk dan keluar kegiatan 20 300 2 0,1333
3 Menerima dan mengekspedisi DP3 tahunan kegiatan 30 72000 13 0,0054
4 Melakukan registrasi pasien baru dan lama kegiatan 2 300 100 0,6666
5 Mengantar laporan harian/bulanan/tahunan kegiatan 30 300 1 0,1000
6 Mencatat absensi dan cuti karyawan kegiatan 20 600 5 0,0166
Jumlah 1,1718
III. MEKANISME PENYUSUNAN BEBAN KERJA
 BAB IV
PENUTUP

Panduan ini disusun untuk memberikan kejelasan bagi pegawai dan penyelenggara
RSUD Dr. Soetomo Surabaya dalam mengambil langkah kebijakan.
Keberhasilan penyelenggara RSUD Dr. Soetomo sangat tergantung pada pemahaman
yang sama, koordinasi yang mantap, kesungguhan, kejujuran dan keikhlasan petugas terkait
dengan tujuan untuk memperoleh sumber daya manusia masa mendatang.
Panduan Penyusunan Analisis Beban Kerja RSUD Dr. Soetomo, didasarkan pada :
1. Undang-Undang No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor
26 Tahun 2011 tentang Pedoman Perhitungan Jumlah Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil untuk
Daerah.
3. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 81 / MENKES / SK / I / 2004
Tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan di Tingkat
Provinsi, Kabupaten/Kota, serta Rumah Sakit

Surabaya, Januari 2013

Direktur RSUD Dr. Soetomo

dr. DODO ANONDO, MPH

Pembina Utama Muda
NIP. 19550613 198303 1 013