DE GESTION S| | anon _|O 1. OBJETIVO Establecer las reglas, procedimientos y las condiciones para la adquisicién de bienes y servicios por parte de SAVIA para la seleccién de contratistas, la celebracién, ejecucién, ‘modificacién, liquidacién y extincién de los contratos. . ALCANCE Este documento se aplica para todos los procesos de seleccién y contratacién de bienes y servicios, y consecuentemente es de obligatoria observacién por todo el personal involucrado en dichos procesos. 3. DEFINICIONES 3.1. Abastecimiento: Departamento de Abastecimiento de Bienes y Servicios. 3.2. Administrador del Contrato: Es el usuario de SAVIA que supervisa la correcta ejecucién del Contrato y da conformidad al pago de los bienes y servicios contratados. 3.3. Acuerdo de Fijacién de Precios: Es el acuerdo suscrito por SAVIA con proveedores de bienes y servicios, sobre los precios de los mismos durante un tiempo determinado. En dicho acuerdo se debe consignar: (i) Vigencia; (ii) Moneda; (iil) SAVIA no estaré obligada a comprometerse con la adquisicién de cantidades minimas o determinadas; (iv) El proveedor se obliga a suministrar los bienes o servicios a los precios establecidos en el acuerdo de precios, si SAVIA lo solicita durante su vigencia; (v) Las condiciones y especificaciones con sujecién a las cuales se deben prover los bienes 0 servicios; (vi) Se podré terminar por decisién mutua de las Partes cuando los precios no correspondan a las condiciones de mercado, o por incumplimiento de las obligaciones que adquiere el proveedor con ocasién del acuerdo. La elaboracién del acuerdo debe ser precedido de trémites de Estudio de Mercado que involucre la obtencién de cotizaciones, por lo tanto el acuerdo no deviene de un proceso de seleccién. 3.4. Apoderado: Persona o personas a quienes el Directorio, la Junta General de Accionistas © quién tiene facultades para ello, le ha otorgado expresamente la facultad de representar a SAVIA para contratar la adquisicién de bienes y servicios. Esta facultad (poder de representacién) debe estar inscrito en los Registros Publicos. 3.5. Bases: Es el documento que contiene los requisitos juridicos, técnicos, financieros y econdmicos que se establecen en un Proceso de Seleccién. 3.6. Comité Evaluador: Seré conformado por el Usuario y Abastecimiento. También podré formar parte del Comité Evaluador_un tercero que Abastecimiento designe, para Revisado por: |Fecha: EME) |__| Aprobado por: Fecha: of RL, I! Hernan Pérez Maza Juan Fernando Garzén Becerra eae. fe et. ttc de i de es Jefe de Seer 05 Ue (e) Pagina 1 de7‘SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Own a Sonee:. heal MANUAL DE CONTRATACION a evaluar las propuestas y recomendar al Apoderado un postor ganador y un orden de elegibilidad. 3.7. Concurso: Es una de las dos clases de Procesos de Seleccién que ejecuta SAVIA para contratar la adquisicién de bienes y/o servicios, previsto en el presente Manual de Contratacién. El Concurso se caracteriza por la convocatoria plural de participantes atendiendo especialmente a la capacidad del mercado, para que en igualdad de oportunidades y condiciones, presenten propuestas y se seleccione entre ellas a mas favorable para los intereses de SAVIA. 3.8. Contratista: Proveedor que suscribe un Contrato con SAVIA. 3.9. Contrato: Acuerdo suscrito entre SAVIA y la Contratista para regular las condiciones de adquisicién de bienes y servicios. 3.10. HSEQ: Health, Safety, Environment and Quality. Siglas que hacen referencia a Salud Ocupacional, Seguridad Industrial, Medio Ambiente y Calidad. 3.11. Estudio de Mercado: Es el tramite y/o la actuacién que permite revisar la estructura, las caracteristicas y las tendencias del mercado de bienes y/o servicios, asi como, identificar los segmentos que representen la mejor oportunidad y/o menor riesgo, conocer nuevos productos y/o servicios y comprender las diferentes condiciones y/o limitaciones relacionadas con la provisién de bienes, y/o servicios. Puede incluir el andlisis de precios y/o tendencias de los mismos en el mercado y la evaluacién de condiciones de capacidad de los eventuales proveedores. En su tramite se deben tener en cuenta los principios de contratacién especificados en el presente Manual de Contratacién. 3.12, Mejor Negocio: Es el término por el que se entiende la seleccién de la mejor opcién por parte de SAVIA en la adquisicién de bienes y servicios. En tal sentido, el Mejor Negocio debe fundamentarse en la oportunidad, calidad y costo del bien o servicio a adquirir, considerando el cumplimiento de aspectos HSEQ y Ia relacién adecuada con el Contratista y el entorno. 3.13, Nivel de Aprobacién: Es el documento aprobado por el Directorio en donde se designan los cargos y sus aprobaciones en el sistema de informacién de SAVIA para solicitar, ordenar y pagar bienes y servicios. 3.14. Precalificaci6n: Trémite dirigido principal pero no exclusivamente a preseleccionar a los proveedores que participaran en cualquier proceso de seleccién regulado en este Manual. La Precalificacin se realizaré mediante el anélisis y verificacin, entre otras, de la capacidad legal, técnica, operativa y financiera de los potenciales y futuros proveedores de bienes o servicios. 3.15. Proceso de Seleccién: Es el conjunto de las fases sucesivas del procedimiento seguido por SAVIA para la seleccién de contratistas, segtin requisitos preestablecidos. Se encuentra regulado por este Manual de Contratacién y comprende dos tipos de procedimiento: La Seleccién Directa y el Concurso. 3.16. Proveedor: Persona natural o juridica debidamente inscrita en el registro de proveedores de SAVIA para prover la prestacién de un bien o servicio. 3.17. _ SAVIA: Se refiere a Savia Pert S.A. que es una persona juridica de derecho privado cuyo objeto social est’ constituido por la ejecucién de actividades de exploracién y Pagina 2 de7‘SISTEMA INTEGRADO. DE GESTION CODIGO: | vERSiGr oe, aeap oon explotacién de hidrocarburos y que desarrolla sus actividades conforme con la legislacion vigente. 3.18. Usuario: Se refiere a la Presidencia, Vicepresidencias, Direcciones, Gerencias y Departamentos de SAVIA que solicitan bienes y/o servicios. 4, DOCUMENTOS A CONSULTAR 4.1. Régimen de poderes de SAVIA. 2. Niveles de Aprobacién por Sistema de Informacién de SAVIA 4.3. PO-ABAS-01 Gestién de Proveedores. 5. PRINCIPIOS PARA LA CONTRATACION 5.1. Transparencia: Todos los participantes deben contar con la misma informacién previa y ‘oportuna de cada proceso de seleccién. 5.2. Economia: La contratacién debe pretender obtener el Mejor Negocio para la empresa, ‘con la mayor eficiencia conforme a los procedimientos previstos, sin errores ni retrasos, 5.3. Equidad: En todas las etapas del proceso se aplicaran con imparcialidad los mismos criterios a los participantes. 5.4, Calidad: Es deber de todos aquellos que intervengan en la contratacién, controlar y asegurar la calidad del bien 0 servicio exigido por SAVIA. 5.5. Celeridad: Corresponde a la facultad de SAVIA de reducir las etapas del proceso sin alterar las condiciones esenciales, objetivas y legitimas normadas con vista a obtener la mejor opcién en todas las actividades asociadas a este Manual de Contratacién para ‘cumplir los fines de la Contratacion. 5.6. Responsabilidad Empresarial: Los procesos de contratacién se deberén enmarcar dentro de las politicas y preceptos de SAVIA en materia de responsabilidad social, Proteccién ambiental, salud ocupacional y seguridad industrial y en este sentido, en lo ‘que sea pertinente, deberan aceptarse y cumplirse por los proveedores y contratistas. 6. FACULTAD PARA SOLICITAR O CONTRATAR BIENES Y SERVICIOS. 6.1. La solicitud de contratacién de servicios 0 compra de bienes y la autorizacién para la cancelacién de los instrumentos de pago, deben ser solicitados de acuerdo con los Niveles de Aprobacién de SAVIA. 6.2. Los Apoderados son las personas autorizadas a celebrar, regular, modificar, resolver y extinguir contratos en nombre de SAVIA. 6.3. En el Anexo 1 se indican las funciones y responsabilidades tanto del Apoderado, de! Usuario y de Abastecimiento. 7. PLANEACION Pégina 3 de7