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MANUAL DE CALIDAD
DEL INSTITUTO NACIONAL
PENITENCIARIO Y CARCELARIO INPEC
NTCGP 1000:2004
PROCESOS: ESTRATÉGICOS,
MISIONALES, DE APOYO Y DE
EVALUACIÓN DEL INPEC
2008
MANUAL DE CALIDAD DEL
INSTITUTO NACIONAL Hoja De
PENITENCIARIO Y CARCELARIO 2 39
INPEC
CÓDIGO: MNC 001-08 V02 RESOLUCIÓN: 13051 – 06 NOV 2008
APROBADO: T. MOYA S. REVISÓ:
ELABORÓ: GRUPO ORGANIZACIÓN Y
APROBO: G. AGUILLÓN G.
MÉTODOS.
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN 5
1 PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD 6
1.1 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE CALIDAD 6
1.2 OBJETIVOS DEL MANUAL 6
1.3 ALCANCE 7
1.4 JUSTIFICACIÓN 7
1.5 EXCLUSIONES 7
1.6 CONTROL DEL MANUAL 7
1.7 TÉRMINOS Y DEFINICIONES 8
2 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN 9
3 PRESENTACIÓN DEL INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO Y CARCELARIO
INPEC 11
3.1 RESEÑA HISTÓRICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN EL INPEC 11
3.2 CLASIFICACIÓN DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE RECLUSIÓN 12
3.3 MISIÓN DEL INPEC 13
3.4 VISIÓN DEL INPEC 13
3.5 VALORES CORPORATIVOS DEL INPEC 14
3.6 ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL 14
4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 14
4.1 REQUISITOS GENERALES 14
4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL 19
5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 21
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN 21
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE 21
5.3 POLÍTICA DE CALIDAD 22
5.4 PLANIFICACIÓN 22
5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN 25
5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 26
6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS 26
6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS 26
6.2 TALENTO HUMANO 27
6.3 INFRAESTRUCTURA 28
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO 29
7 PRESTACIÓN DEL SERVICIO 29
7.1 PLANIFICACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO 29
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE 30
7.3 DISEÑO Y DESARROLLO 32
7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 33
7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO 34
7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 35
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MÉTODOS.
TABLA DE ANEXOS
INTRODUCCIÓN
El INPEC en su compromiso con los clientes, usuarios y aporte a la sociedad busca conducir
a la Institución a alcanzar sus objetivos, la excelencia en todas las actividades y funciones
que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad que proporcione una mayor
efectividad de los recursos y del desarrollo del talento humano, a través del mejoramiento
continuo.
Relacionar los procesos y procedimientos por medio de los cuales se regula el cumplimiento
de las medidas de aseguramiento, la ejecución de las penas privativas de la libertad personal
y de las medidas de seguridad, referidas en la normatividad Penitenciaria y Carcelaria y
demostrar que el Sistema de Gestión de la Calidad cumple con los requisitos de la calidad
establecidos en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 con
el objetivo de:
1.3 ALCANCE
1.4 JUSTIFICACIÓN
1.5 EXCLUSIONES
El Manual de Calidad del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, a través del
Grupo de Organización y Métodos de la Sede Central controlará y realizará las
modificaciones al presente documento.
Una vez se apruebe el cambio del documento ya sea por modificación o por anulación, y
sea declarado obsoleto o anulado mediante acto administrativo, el responsable del Grupo
de Organización y Métodos de la Sede Central, procederá a actualizar en el formato OP
11-142-07 Versión Oficial “Listado Maestro de Obsoletos”
Una vez obtenida la aprobación final del documento mediante resolución, se estampa el
número y fecha de la resolución en su correspondiente casilla, se crean las copias
requeridas y este no podrá ser fotocopiado para divulgación o consulta.
Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, estarán disponibles para consulta
de todos los usuarios del INPEC en formato PDF (Portable Document Format, Formato
de Documento Portátil), este formato es utilizado para el almacenamiento de los
documentos inmodificables para consulta, en la ruta de la calidad virtual, quienes podrán
visualizar copia idéntica del documento aprobado.
Una vez divulgado este documento cualquier Servidor Penitenciario podrá proponer la
actualización de su contenido de conformidad con lo establecido en la Norma
Fundamental del Sistema de Gestión de la Calidad en el INPEC, en formato OP 11-073-
07 Versión Oficial “Solicitud de elaboración o modificación de documentos”, de acuerdo
con las necesidades generadas por las actividades propias de la Institución, revisada con
anterioridad por el responsable del Grupo de Organización y Métodos, quien aprobará o
rechazará dicha solicitud consignando en las casillas correspondientes del formato.
Los siguientes términos y definiciones son aplicables para el propósito de este manual de
acuerdo con lo establecido en la NTCGP 1000:2004:
1.7.1 Acción correctiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de
una no conformidad detectada u otra situación indeseable.
1.7.2 Acción preventiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de
una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
1.7.3 Adquisición de bienes y servicios: cualquier modalidad de contratación, convenio,
concesión o provisión de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la misión
de la entidad.
1.7.4 Alta Dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto
nivel una entidad.
1.7.5 Ambiente de trabajo: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.
1.7.6 Auditoría interna: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en
que se cumplen los criterios definidos para la auditoría interna.
1.7.7 Calidad: grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los
requisitos.
1.7.8 Cliente: organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.
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2 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
Derechos Humanos de las partes interesadas generando una nueva cultura, reconociendo
los derechos y obligaciones de los Internos recluidos en los Establecimientos de Reclusión
del Orden Nacional, así como de los Servidores Públicos al servicio del INPEC.
1
“Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la
Gestión Pública”
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El aseguramiento de la Calidad nació como evolución del Control de Calidad, para esto se
crearon sistemas de calidad que incorporan la prevención como premisa principal y que
sirven para anticipar los errores antes que estos se presenten. El eje principal de un Sistema
de Calidad es garantizar que los servicios que ofrece una organización cumple con los
requisitos y especificaciones establecidas previamente por el cliente y la Entidad,
asegurando una calidad continua a lo largo del tiempo.
En el año 1992 mediante Decreto No. 2160 del 30 diciembre nace el Instituto Nacional
Penitenciario y Carcelario INPEC, como una alternativa de cambio para agilizar los procesos
de ampliación y mejoramiento de servicios de los Establecimientos de Reclusión del país,
bajo la “Ley 65 de 1993, se expide el Código Penitenciario y Carcelario, el cual regula el
cumplimiento de las medidas de aseguramiento, la ejecución de las penas privativas de la
libertad personal y de las medidas de seguridad” 2 .
En el año 2003 se realizó Auditoría de Seguimiento por parte del ICONTEC al certificado de
Aseguramiento de la Calidad No. 1073-1 bajo la NTC-ISO 9002/94 al Establecimiento de
Reclusión de Valledupar el cual fue ratificado por el Consejo Directivo del mismo organismo
realizado el 26 de noviembre de 2003.
El Gobierno Nacional consciente del mejoramiento continuo en la Rama Ejecutiva del Poder
Público y entidades prestadoras de servicios, aprueba la Ley 872/03 la cual ordena:
2
Art.1. Ley 65.
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1. Lealtad: firmeza en la defensa de los intereses del Instituto, representándolo con honor
y sirviéndole con vocación
2. Respeto: actuar, reconociendo en sí mismo y en el otro, sus valores, derechos y
diferencias
3. Honestidad: hacer lo que se debe hacer, obrando con rectitud, ética y moral
4. Responsabilidad: compromiso integral con el Instituto
5. Solidaridad: unión de esfuerzos en el cumplimiento de los objetivos del instituto
Con el objeto de determinar de manera conjunta los procesos del Instituto y teniendo en
cuenta que para su identificación se requieren de funcionarios con conocimiento amplio de la
entidad, mediante acta 016 del 28 de febrero de 05 se integró e impartieron lineamientos a
los delegados y se inició la identificación y construcción del Mapa de Procesos, integración
que fue legalizada por la Dirección General mediante Resolución 4623 del 05 de agosto de
2005 3 con el fin de responsabilizar y obtener la caracterización de los diferentes procesos
previamente identificados y aprobados mediante Resolución 4032 del 08 de julio de 2005 4 y
demás que la modifique o adicione. Los integrantes de dicho grupo de trabajo conformado
por auditores Internos de Calidad del Instituto, previamente adquirieron conocimiento y
formación en la Normatividad y Funcionalidad sobre el INPEC.
3
“Por la cual se conforman unos grupos temporales de trabajo para caracterizar los procesos del
Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC”
4
“Por la cual se aprueban y adoptan los Procesos para el INPEC, el respectivo Mapa de Procesos y
sus interacciones”
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Los procesos Red Social y Postpenado, se excluyen del Mapa de Procesos con ocasión a
que cada uno por su parte se constituyen en actividades que se desarrollan dentro del
proceso de Tratamiento Penitenciario: Red Social como procedimiento de vinculación de
particulares al INPEC, para apoyar algunos programas que despliega la Subdirección de
Tratamiento y Desarrollo desde los Establecimientos de Reclusión; Postpenado, es una
actividad complementaria, contemplada en el Código Penitenciario que igualmente se
direcciona a través del procedimiento y que no se podría caracterizar como proceso toda vez
que no genera valor agregado al tratamiento penitenciario, sino al individuo en particular.
El proceso Servicio Militar, se excluye del Mapa de Procesos por ser una actividad que se
desarrolla dentro del proceso Gestión Académica cuyo objetivo es cumplir con la
capacitación del servidor público al servicio del INPEC en su formación basada en
competencias laborales y el fortalecimiento del desarrollo humano para el logro de la misión
institucional; adicionalmente la especialización de los interesados de la comunidad
académica.
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NORMATIVIDAD
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CARACTERIZACIÓN DE
PROCESOS
REGLAMENTO GENERAL DE
REGIMEN INTERNO
PROCEDIMIENTOS
DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
REGISTROS
INSTRUCTIVOS
Interrelación de los Procesos. Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad del
INPEC se clasifican en manuales, procesos, procedimientos, instructivos, formatos e
instrucciones.
Procesos de Soporte: son los que dan apoyo a los procesos misionales para que puedan
ejecutarse, incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son
necesarios para los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis, y mejora.
Dentro de cada una de las etapas del Ciclo PHVA se identificaron los siguientes procesos
(VER ANEXO 2B):
Planear
Hacer
Verificar
Actuar
Procedimientos Operativos: son los documentos relacionados con las actividades propias
de seguridad de la organización.
Procedimientos de Tratamiento: son los documentos que contienen la guía de las
acciones para brindarle tratamiento penitenciario y atención social al Interno.
Procedimientos Administrativos: son los documentos que contienen la descripción clara y
precisa de la forma como se desarrollan las actividades de soporte para realizar los
procedimientos operativos y de Tratamiento al Interno, que se ejecutan en el Instituto.
El Instituto mediante Resolución 2971 de 12 de septiembre de 2001 asignó las funciones del
control de documentos a la División de Servicios Administrativos a través del grupo de
Correspondencia y Archivo. Para el desarrollo de esta función el Instituto cuenta con un
Archivo Central ubicado en Carrera 30 # 8-56 en la Ciudad de Bogotá y los archivos de
Gestión ubicados en cada una de las Dependencias y Áreas de las Direcciones Regionales y
de Establecimientos de Reclusión.
El INPEC para controlar los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad desarrolló el
procedimiento: PA 11-001-07 Versión Oficial “Norma Fundamental del Sistema de Gestión
de la Calidad del INPEC”, este documento establece la estructuración de los documentos
exigidos en la Norma NTC GP 1000:2004, su control, conservación, divulgación y
seguimiento de los procesos, procedimientos y registros de acuerdo con lo establecido en los
numerales 4.2.3 y 4.2.4 de la Norma citada. La Oficina de Planeación en coordinación con
las Áreas de Planeación de las Direcciones Regionales y Establecimientos de Reclusión son
las responsables de realizar el seguimiento en la elaboración, revisión, aprobación,
divulgación y modificación de los documentos y registros del Sistema de Gestión de la
Calidad (VER ANEXO 4).
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Así mismo, el Instituto cuenta con una herramienta metodológica para la producción de
documentos escritos, la cual establece los criterios y parámetros para organizar, agilizar,
comunicar y gestionar las actividades propias del Instituto; consignados en el procedimiento:
PA 22-038-07 Versión Oficial “Metodología para la elaboración de documentos escritos”,
herramienta conocida y aplicada por los funcionarios del Instituto.
4.2.2 Control de Registros. De acuerdo con la normatividad vigente, Ley 594 de 2000 5 y
las demás que la modifiquen o adicionen, el INPEC está obligado a crear, organizar,
preservar y controlar sus archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden
original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística; responsabilidad
asignada a la Secretaría General por intermedio de la División Administrativa, quien vela por
la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de
archivo y así mismo responde por su organización, conservación y prestación de los
servicios archivísticos.
Mediante Acuerdo 042 de 2002, se establecen los criterios para organización de los archivos
de gestión y el inventario único documental, para lo cual el Instituto cuenta con las Tablas de
Retención Documental aprobadas por el Comité Evaluador de Archivo General de la Nación,
previo análisis y levantamiento documental para el Instituto por parte del Comité
Interdisciplinario de Archivo, creado mediante Resolución 8568 de 21 de noviembre de 1995;
en cumplimiento de dicha normatividad documentó el procedimiento PA 22-037-01 Versión
Oficial “Revisión Tablas de Retención Documental”, el cual permite actualizar las políticas
archivísticas de la Institución en el marco de los principios y reglas generales que regulan la
función archivística del Estado.
5
“Por medio de la cual se dicta la Ley General de archivos y se dictan otras disposiciones”.
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MÉTODOS.
5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
Dentro de cada uno de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad del INPEC, se
disponen los procedimientos que hacen parte de su quehacer, la satisfacción del Cliente se
evalúa como se refleja en el numeral 8.2.1 del presente manual. (VER ANEXO 2B)
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MÉTODOS.
INTERESADO POLÍTICA
Brindar a la población de Internos, Atención Social y
Tratamiento Penitenciario, con la seguridad necesaria para
proteger su integridad, bajo criterios de equidad. Así mismo
CLIENTE brindar a los interesados servicios que aseguren el análisis y
respuesta oportuna de los requerimientos, teniendo en cuenta el
aporte de la ciudadanía en general en el marco del
cumplimiento de los principios constitucionales.
Promover un ambiente institucional favorable, fortaleciendo la
formación, capacitación e instrucción apropiadas para lograr un
buen desempeño por parte de los servidores públicos al servicio
FUNCIONARIOS
del INPEC y manejar adecuadamente los recursos con que
cuenta la Institución, para el logro de la transparencia y lucha
contra la corrupción.
SISTEMA DE Consolidar una cultura de calidad, apropiando el Mejoramiento
GESTIÓN DE Continuo Institucional como una labor dinámica y permanente.
LA CALIDAD
Generar un proceso de transparencia y eficiencia, que permita
PROVEEDORES asegurar el control y beneficio de nuestros proveedores y
organismos de control.
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5.4 PLANIFICACIÓN
3. Definir y documentar métodos para la gestión de los procesos del Sistema de Gestión de
la Calidad
• Identificar etapas de los procesos
• Definir los métodos para operar los procesos
• Establecer los controles para los procesos
Organizativa para el cuatrienio, los artículos 339, 341 y 343 de la Constitución Política de
Colombia y la Ley 152 del 15 de junio de 1994 “Ley Orgánica del Plan Nacional de
Desarrollo” la Dirección General del INPEC con la participación de los responsables de los
procesos Estratégicos y Misionales, documenta y aprueba los planes Institucionales en los
cuales se materializan las estrategias de la Entidad para dar cumplimiento a la Misión, Visión
y Objetivos, asegurando adicionalmente los recursos necesarios para el logro de sus metas,
los cuales mantienen su integridad con el Sistema de Gestión de la Calidad.
En todo caso cuando los resultados de los procesos no son satisfactorios o cuando se quiere
ampliar la capacidad de los mismos el mejoramiento se desarrolla a través de los Planes de
Mejoramiento, los cuales son de aplicación en los tres niveles, bajo la coordinación,
seguimiento y control de las Oficina de Planeación y Control Interno, respectivamente.
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MÉTODOS.
Así mismo la Dirección General del INPEC, mediante el acto de delegación puede transferir
el ejercicio de funciones a sus colaboradores de acuerdo con lo establecido en la Ley 489 de
1998 6 , dentro de las funciones se encuentra la coordinación y control.
Por esta razón a través de la Resolución 2203 del 17 de abril de 2006 7 , el INPEC da
cumplimiento con lo establecido en la Norma NTC GP 1000:2004 en el numeral 5.5.2, el cual
establece la designación de un representante para implementar el Sistema de Gestión de la
Calidad dentro de la Institución, nombrando al Jefe de la Oficina de Planeación para que
desarrolle estas funciones.
El Director General de la Institución está enterado del avance, desarrollo y novedades del
Sistema de Gestión de la Calidad y prestación del servicio periódicamente, toda vez que
cuenta legalmente con los órganos de asesoría y coordinación entre ellos el Comité de
Coordinación, integrado por los responsables de cada Dependencia al cual también se
podrán invitar todos aquellos funcionarios del Instituto, que considere necesario dependiendo
del tema.
6
“Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional “
7
“Por la cual se ratifica el representante de la Dirección General para implementación del Sistema de Gestión
de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno”
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MÉTODOS.
En la Sede Central para llegar a todos los Servidores Penitenciarios se realiza la Relación de
Servicios, Relación General y la Relación de Instrucción, dichas relaciones son convocadas
por la Dirección General, son de participación obligatoria y tienen lugar en el Auditorio
“Defensores de la Justicia”, cuando el Director lo convoque para informar sobre temas de
interés general.
Resultados de la Revisión
Para la revisión del Sistema por parte del INPEC la Institución se basa en el procedimiento
PA 11-024-06 Versión Oficial “Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad”, a través de la
Relación General y Relación de Servicios, de conformidad con lo establecido en el numeral 5
del citado procedimiento se presenta según lo dispuesto en la instrucción 6.3.2 del mismo.
Adicionalmente de acuerdo con las propuestas presentadas se analizará y estudiará la
viabilidad para el cumplimiento de las mismas, teniendo en cuenta los aspectos
presupuéstales, de Talento humano, infraestructura, programas y proyectos de Atención
Integral, Tratamiento Penitenciario, seguridad, apoyo de la Red Social y otros elementos
necesarios. Para llevar a cabo lo formulado, se establecen compromisos y responsables,
quienes realizarán seguimiento a las acciones de mejora propuestas previamente en la
documentación de los planes de trabajo, como producto de las mismas, utilizando el formato
OP 11-121-02 Versión Oficial “Plan de trabajo”.
La Dirección General del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, proporciona los
recursos humanos, económicos, físicos y técnicos necesarios para implementar el Sistema
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MÉTODOS.
8
“Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo “
9
“Por el cual se establece el Régimen de Personal del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario
10
“Por la cual se expiden normas que regulan el Empleo Público, la Carrera Administrativa y se dictan otras
disposiciones”
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MÉTODOS.
d. El Instituto a través de los Acuerdos de Gestión busca que tanto los servidores públicos
y particulares que ejercen funciones públicas sean concientes de la importancia de sus
actividades. Se cuenta con la Guía Metodológica para la elaboración de los formatos de
Acuerdos de Gestión publicada por el Departamento Administrativo de la Función
Pública DAFP.
e. El INPEC en cumplimiento del numeral 4.2 del presente manual, mantiene actualizados
los registros de la educación, formación, habilidades y experiencias de los servidores
públicos y particulares que ejercen funciones públicas.
6.3 INFRAESTRUCTURA
A. Obras civiles. De acuerdo con los requerimientos, se documentó el procedimiento PA. 22-
040-06 Versión Oficial “Diagnóstico de Necesidades de la Infraestructura Física”, el cuál
establece los pasos a seguir para identificar las necesidades de mantenimiento y adecuación
de las instalaciones físicas de los Establecimiento de Reclusión y edificaciones del Instituto.
Igualmente se documento el procedimiento PA 22-031-06 Versión Oficial “Programación y
Ejecución para el Mantenimiento y Adecuación de la Infraestructura Física”, el cual establece
la metodología para realizar una programación sobre el mantenimiento correctivo y/o
preventivo y adecuaciones menores de la infraestructura física de los Establecimientos de
Reclusión y las demás edificaciones del Instituto.
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MÉTODOS.
B. Equipos para los procesos (Hardware y Software). Dentro de los recursos disponibles en
el Instituto, se encuentra la página Web, servicio de correo electrónico para los funcionarios,
Intranet, cinco servidores de bases de datos, transmisión de datos y voz a través del
NetMeeting, al igual cuenta con dispositivos de seguridad para el almacenamiento de
información (back up).
La Oficina de Sistemas e Informática presta soporte técnico a nivel nacional, cuenta con tres
grupos de apoyo: grupo de soporte, encargado de realizar mantenimiento correctivo y
preventivo; grupo de análisis y diseño, el cual es el encargado de realizar las
programaciones del sistema y el grupo de comunicaciones el cual regula el funcionamiento
de las redes a nivel nacional.
A través de los programas de Bienestar Social la Institución busca crear una cultura de
mejoramiento continuo en todos los niveles, brindar seguridad laboral a los funcionarios, así
como generar el compromiso institucional y el sentido de pertenencia hacia esta. Dentro de
los procedimientos se encuentran: procedimiento PA 21-030-01 Versión Oficial
“Implementación programa de Salud Ocupacional”, en el cual se definen los métodos para
identificar y establecer las actividades para la prevención y control de los riesgos
ocupacionales dentro de la Institución y el procedimiento PA 21-045-08 Versión Oficial
“Conformación Comité Paritario de Salud Ocupacional”, el cual se integra y cumple sus
funciones de acuerdo con lo reglamentado por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
La planificación del servicio es coherente con los requisitos del Sistema de Gestión de la
Calidad toda vez que los procesos son parte integral del Sistema de Gestión de la Calidad
como se refleja en el Mapa de Procesos (VER ANEXO 02), de la misma forma son revisados
periódicamente por la Alta Dirección para verificar la ejecución y cumplimiento de los
objetivos, requiriendo y aplicando recursos específicos de acuerdo con el numeral seis de
este manual, actividades que influyen directamente en la satisfacción de los usuarios.
• Cada uno de los procesos que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad posean
un objetivo general congruente con los objetivos de Calidad y los requisitos para el
servicio.
• Los procesos y procedimientos se encuentran documentados y cuentan con los recursos
necesarios para la prestación del servicio.
• El seguimiento se realiza a través de indicadores, según las políticas institucionales.
• Se realiza un control de registros como evidencia del cumplimiento de los requisitos del
servicio.
• Resolución 7302 de 2005, “Por medio de la cual se revocan las Resoluciones 4105 del
25 de septiembre de 1997 y 5964 del 09 de diciembre de 1998 y se expiden pautas para
la atención integral y el Tratamiento Penitenciario.
• Ley 734 del 5 de febrero de 2002, “Por la cual se expide le Código Disciplinario Único”
• Ley 87 de 1993, " Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno
en las Entidades y Organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”.
• Ley 909 del 23 de septiembre de 2004, “Por la cual se expiden normas que regulan el
empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras
disposiciones”.
• Decreto 407 de 1994, “Por el cual se establece el régimen del personal del Instituto
Nacional Penitenciario y Carcelario”.
• Cuenta con los requisitos para la prestación del servicio claramente definidos, como lo
establece el numeral 7.2.1.
• El INPEC tiene la capacidad y cuenta con los recursos necesarios para la prestación del
servicio.
De acuerdo con lo establecido en el numeral 4.2 del presente Manual, se deben mantener
registros de los resultados de las revisiones y las acciones derivadas de estas. De igual
modo si se realiza alguna reforma a los requisitos del servicio, la documentación será
modificada y divulgada para conocimiento de todos los interesados.
Dentro de las disposiciones que el INPEC adopta para establecer una comunicación eficiente
con el cliente, la Ley 489 del 29 de Diciembre de 1998 en el Artículo 17; Numeral 11 dicta:
“Diseño de mecanismos, procedimientos y soportes administrativos orientados a fortalecer la
participación ciudadana en general y de la población usuaria en el proceso de toma de
decisiones, en la fiscalización y el óptimo funcionamiento de los servicios”.
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MÉTODOS.
7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo. Los elementos de entrada para
el diseño y desarrollo de los servicios en el INPEC, definidos en las normas vigentes que
permiten la funcionalidad del Instituto, así como aquellas que regulan la prestación del
servicio, igualmente se encuentran determinados en la caracterización de cada uno de los
procesos y los distintos procedimientos necesarios para la ejecución de estas actividades.
7.3.3 Resultado del diseño y desarrollo. Los resultados del diseño y desarrollo de los
servicios se registran en los documentos conexos al proceso y establecidos en los
respectivos procedimientos según sea el tema, proporcionando la información necesaria a
los interesados para el adecuado desarrollo de los mismos.
7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo. El responsable del proceso junto con el equipo
de trabajo que participa en el diseño y desarrollo del servicio realizan la revisión de las
actividades planeadas, a través de videoconferencias, reuniones, programas de avantel,
medios electrónicos, entre otros, dejando los respectivos registros de calidad.
7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo. La verificación del diseño y desarrollo del
servicio se realiza para asegurar el cumplimiento de la planificación del mismo, utilizando los
registros necesarios. (Ver 7.3.1)
7.3.6 Validación del diseño y desarrollo. La validación del diseño y desarrollo se realiza
sobre lo establecido en el numeral 7.3.1, para asegurar que cumple con los requisitos
establecidos por las partes interesadas y su aplicación es adecuada.
7.3.7 Control de los cambios del diseño y desarrollo. Acorde con lo establecido en el
segundo párrafo del numeral 7.3.4 del presente manual y cuando sea necesario se deben
revisar, verificar y validar los cambios al diseño y desarrollo del servicio.
La Dirección General de la Institución busca que cada proceso que hace parte del Sistema
de Gestión de la Calidad disponga para la prestación del servicio de:
a) Procedimientos que hagan parte de los procesos, en los cuales se describan las
actividades y controles necesarios para la prestación del servicio.
b) Equipos necesarios para la prestación del servicio, a los cuales se les hará
mantenimiento.
c) Actividades para la implementación del servicio.
7.5.4 Propiedad del Cliente. Se considera propiedad del cliente los documentos con
información proporcionada por el mismo, necesarios para prestar el servicio, cuando se
realiza la recepción de los documentos se verifica la información suministrada por el usuario.
Los elementos que son propiedad del usuario se protegen y salvaguardan bajo archivo y allí
sólo tiene acceso el personal involucrado y designado para tal fin. En caso de pérdida o
deterioro de los elementos de los usuarios, el funcionario designado para salvaguardar y
proteger los mismos, comunica al usuario y realiza el respectivo registro en el formato OP
11-115-01 Versión Oficial “Reporte de acciones correctivas y preventivas”.
Dentro del manejo de Cajas Especiales se destina una partida al rubro denominado: Cajas
Especiales- Fondo de maquinaria, cuyos recursos son utilizados para la compra de nuevos
equipos o el mantenimiento preventivo o correctivo de los mismos, previa consolidación del
Plan de Mantenimiento a nivel Nacional y priorización de necesidades.
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MÉTODOS.
8.1 GENERALIDADES
8.2.1 Satisfacción del Usuario. La aplicación de encuestas a los usuarios de los servicios
ofrecidos por el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, permiten obtener un
panorama más amplio y fiable acerca de lo que piensan y sienten los usuarios.
En el marco del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005 “Por el cual se adopta el Modelo
Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005”, se aplicó la
Encuesta de Diagnostico MECI en la Sede Central, Direcciones Regionales y
Establecimientos de Reclusión como herramienta de control estratégico, de gestión y de
evaluación con miras al mejoramiento continuo.
8.2.2 Auditoría interna. El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, cuenta con
el procedimiento PA 12-001-06 Versión Oficial “Realización de Auditorias Internas del
Sistema de Gestión de la Calidad”, el cual establece la programación, planificación y
ejecución para el desarrollo de las Auditorias Internas en el Sistema de Gestión de la Calidad
del INPEC. La programación de Auditorias Internas en el Instituto Nacional Penitenciario y
Carcelario INPEC es una (1) vez por trimestre, en la Sede Central a cargo de la Oficina de
Control Interno, en las Direcciones Regionales y Establecimientos de Reclusión el área
encargada de esta actividad.
Las Auditorias Internas aplican a todos los documentos definidos para la Sede Central,
Direcciones Regionales y Establecimientos de Reclusión y que forman parte del Sistema de
Gestión de la Calidad.
8.5 MEJORA
De igual forma el Instituto cuenta con otras herramientas para establecer la mejora continua
como el seguimiento a los resultados de las auditorias, los planes de mejoramiento y la toma
de acciones correctivas y preventivas. Adaptando nuevos enfoques para mejorar la calidad
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MÉTODOS.
9 HISTÓRICO DE ACTUALIZACIONES
10 TABLA COMPLEMENTARIA
NOMBRE CONTROL
FECHA DEL NOVEDAD OBSERVACIONES
DEPENDENCIA PLANEACIÓN
DOCUMENTO
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