INSTITUCIÓN EDUCATIVA DE TRABAJO SAN JOSÉ

RELIGIOSOS TERCIARIOS CAPUCHINOS

MANUAL DE SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN

Código: PGD-01-MSIG01 Fecha Aprobación: 01/02/2017 Versión: 0.1 Página: 1 de 10

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TABLA DE CONTENIDO

1. Presentación del manual 9

1.1 Objetivo del manual 9
1.2 Alcance del Sistema Integrado de Gestión 9
1.3 Estructura Documental del Sistema Integrado de Gestión 10
1.4 Presentación de la Institución Educativa de Trabajo San José 13
1.4.1 Misión 16
1.4.2 Visión 16
1.4.3 Valores Institucionales 16
1.4.4 Principios Inspiracionales 17
1.4.5 Representación gráfica de la institución 19
1.4.6 Servicios prestados 19

2. Referencias normativas 21
3. Términos y definiciones 21
4. Contexto de la Organización 22
4.1. Organización y su entorno 22
4.2. Las necesidades y expectativas de las partes interesadas 22
4.3. Sistema integrado de gestión y sus procesos 23

5. Liderazgo 26
5.1 Liderazgo Y Compromiso 26
5.1.1 Liderazgo y Compromiso para el sistema Integrado de Gestión 27
5.1.2 Enfoque al cliente 28
5.2. Política de sistemas Integrados de Gestión 29
5.3. Roles responsabilidades y autoridad 30

6. Planificación del sistema Integrado de Gestión 31

6.1 Evaluación de riesgos (acciones para abordar los riesgos y las 31
oportunidades)
6.1.1 Identificación de aspectos y evaluación de Impactos ambientales 32
6.1.2 Identificación de riesgos y valoración de peligros. 33
6.1.3 Requisitos legales y otros requisitos. 34
6.1.4 Riesgos asociados con amenazas y oportunidades. 34
6.1.5 Planificación para la toma de acciones 37
6.2. Objetivos del Sistema Integrado de Gestión planificación (indicadores) 37
6.2.1 Objetivos de procesos 38
6.2.2 Objetivos del sistema de Gestión de Calidad 39
6.2.3 Objetivos del Sistema de Gestión Ambiental 39
6.2.4 Objetivos de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo 40
6.3. Planificación y control de cambios. 40
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7. Apoyo 41
7.1 Recursos 41
7.1.1 Generalidades 41
7.1.2 Personas 41
7.1.3 Infraestructura 41
7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos 44
7.1.5 Recursos de monitoreo y medición 44
7.1.5.1 Trazabilidad de las mediciones 44
7.1.6 Conocimiento organizacional 45
7.2 Competencia 46
7.3 Toma de Conciencia 46
7.4 Comunicación, participación y consulta 49
7.5 Información documentada 51
7.5.1 Creación y actualización 51
7.5.2 Control de la información documentada (control documental) 51

8. Operación 52
8.1 Planificación y control operacional 52
8.1.1 Preparación y respuesta ante emergencias 52
8.1.2 Planes de emergencia 53
8.2 Requisitos para los productos y servicios. 54
8.2.1 Comunicación con los clientes 54
8.2.2 Determinación de los requisitos para los productos y servicios. 55
8.2.3 Revisión de los requisitos relacionados con el producto 55
8.2.4 Cambios en los requisitos para los productos y servicios 56
8.3 Diseño y desarrollo de productos y servicios 56
8.3.1 Planificación del diseño y desarrollo 56
8.3.2 Entradas del diseño y desarrollo 57
8.3.3 Controles del diseño y desarrollo 57
8.3.4 Salidas del diseño y desarrollo 57
8.3.5 Cambios del diseño y desarrollo 57
8.4 Control de los procesos, productos y servicios provistos externamente 58
8.4.1 Generalidades 59
8.4.2 Tipo y alcance del control de la provisión externa. 59
8.4.3 Información para proveedores externos 59
8.5 Producción y prestación del servicio 59
8.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio. 59
8.5.2 Identificación y trazabilidad 60
8.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos 60
8.5.4 Preservación del servicio 61
8.5.5 Actividades posteriores a la entrega 61
8.5.6 Control de los cambios 62
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8.6 Liberación de los productos y servicios 63

8.7 Control de las salidas del proceso, productos y servicios no conformes 63

9. Evaluación del desempeño 63

9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 64
9.1.1 Generalidades 64
9.1.2 Satisfacción del cliente 64
9.1.3 Análisis y evaluación de los datos 65
9.2 Auditorías Internas 66
9.3 Revisión por la dirección 66
9.3.1 Generalidades 67
9.3.2 Entradas de la revisión por la dirección 67
9.3.3 Salidas de la revisión por la dirección 67

10. Mejora
10.1 Generalidades 68
10.2 No conformidad y acción correctiva 68
10.3 Mejora continua 68

11. Control de cambios

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Padre Jacinto Iván Guarín Carmona

Director

Lina María Bravo Rivera

Coordinadora de Sistemas Integrados de Gestión
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INTRODUCCION

MANTENIMIENTO Y COMPROMISO DEL MEJORAMIENTO CONTINUO CON EL QUE

HACER INSTITUCIONAL

La Institución Educativa de Trabajo San José, consiente de la importancia de prestar servicios

de calidad a sus usuarios tanto internos como externos, proveedores, comunidad en general y
trabajadores (recurso humano) con el que cuenta, orientando todas las actividades en un
escenario de calidad gracias al compromiso de la alta Dirección y de su personal; guardando las
experiencias adquiridas y tomando decisiones basadas en datos y hechos, se comprometió desde
el año 2010 con el mejoramiento continuo y el mantenimiento de la calidad, siendo respaldados
por el certificado de Gestión de la Calidad bajo la Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2008,
fundamentando su labor en la filosofía, principios, valores Amigonianos; basado en el seguimiento,
análisis y evaluación permanente de sus procesos; en el logro de sus objetivos y en el
cumplimiento de su política.

Ratificando este compromiso en marzo del año 2015 en las instalaciones del ICONTEC; la
institución recibe la RENOVACIÓN del CERTIFICADO ISO 9001:2008 reflejando el cumplimiento
satisfactorio de los requisitos y la excelencia en el desempeño de la labor de los trabajadores en
la prestación del servicio.

Para el año 2016, la Institución hace la transición de la norma ISO 9001:2008 a la norma ISO
9001:2015 sistema de gestión de la calidad, igualmente se ha tomado la decisión de incorporar a
su sistema las normas ISO 14001:2015 sistema de gestión ambiental teniendo en cuenta las
características de la población (usuarios) atendidos ya que la responsabilidad con el medio
ambiente es uno de los puntos menos valorados por los mismos, teniendo en cuenta las
dificultades institucionales en la materia de cuidado y conservación del medio mismo, al mismo
tiempo se preocupa por sus trabajadores especialmente en el tema de disminución de incidentes,
accidentes y los riesgos a los que se encuentran expuestos dadas las características de la labor
que desarrollan; es por esto que considera pertinente proponer a la comunidad educativa la
incorporación de la norma OHSAS 18001 próxima transición ISO 45001 sistema de gestión de
seguridad y salud en el trabajo.
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MASCOTA SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN

UN COMPROMISO DE TODOS :

Había una vez en una lejana selva un personaje que pasaba desapercibido en aquel lugar, a este personaje, le
gustaba tener todo organizado, y se caracterizaba por siempre tener muy buen humor, aunque las cosas no
marcharan bien. En su pequeña colonia se encontraban todas sus pertenencias en el lugar que debían de estar y
esto le permitía tener todo al alcance de la mano cuando lo necesitaba; este era un pequeño espacio diferente en la
caótica y desorganizada selva…
Pero un día...
La selva entró en un caos y un desorden tan agudo, que cada quien hacia lo que quisiera y como podía.
Debido a esto hubo una reunión extraordinaria para solucionar el problema, y en medio de todas las barbaridades
que decían, nuestro personaje diminuto e insignificante para muchos tomó la palabra y dijo:
“la clave para que todo marche bien está en el orden, la organización y en que haya procedimientos que permitan
solucionar las necesidades de todos y lograr el bien común, aprovechando las aptitudes de cada uno
Y desde entonces, bajo este principio él tomó las riendas de la selva y la convirtió en un lugar agradable y
organizado, en el que cada miembro de la selva desde el más pequeño hasta el más grande tenía la oportunidad de
participar en esa dinámica tan especial de tener todo bajo procedimientos y procesos.
Hoy él está aquí con nosotros, en nuestra escuela y quiere hacer parte de nuestro equipo de trabajo, como experto :
calidad, salud, seguridad, medio ambiente y como compañero incondicional de todos.
Y con ustedes…
 JOSÉ es el nombre que identifica nuestra escuela (San José) y a demás la provincia.
 Es un símbolo de trabajo, dedicación y humildad
¿Porque una hormiga? Este es uno de los seres de la naturaleza más organizados en su desempeño, trabajan en
equipo y con calidad, tiene determinados procesos para realizar sus labores, cada uno se esmera en cumplir su
parte en bien de la colonia. Y viene a darnos una mano en todos nuestros procesos y procedimientos, y no tiene
problema en ponerse el overol de talleres…O Preparar los Alimentos, O contestar el teléfono…O ponerse el
delantal de educador…O usar el estetoscopio para revisar los pacientes…También tiene pensado ponerse el
uniforme para participar en eventos deportivos…Y porque no, hasta administrar la escuela…
Todo porque él, al igual que cada uno de nosotros, cree en la labor de reeducación-educación que adelanta la
Escuela de Trabajo San José dirigida por los Religiosos Terciarios Capuchinos, y porque también cree y está
convencido en la rehabilitación de los jóvenes con problemas de socialización.
Por todas estas razones José Calidad también se une a la labor que realizamos diariamente.
Saben que pueden contar con él para lo que necesiten…
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1. MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

1.1 Objetivo del manual:

Describir el Sistema Integrado de Gestión que la Institución Educativa de Trabajo San José
establece, implementa, mantiene y mejora continuamente con el fin de asegurar la prestación de
sus servicios, cumpliendo con los requisitos legales y reglamentarios.

Dicho manual se encuentra estructurado conforme a los requisitos planteados en las siguientes
normas:

 NTC ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad. Requisitos

 NTC ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental. Requisitos
 ISO 45001:2018 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

El Sistema de integrado implementado y descrito en este manual nos permite evaluar el

funcionamiento de la institución, el desempeño de los trabajadores, los proveedores y mejorar
la competitividad en el medio; en dicho manual se encuentran descritos los procesos definidos por
la Alta Dirección, su interacción y gestión para la adecuada y oportuna prestación de los servicios.

La gestión de los procesos y el sistema en su conjunto pueden ser logrados mediante la

metodología de (PHVA) “Planificar – Hacer – Verificar – Actuar”, con un enfoque global sobre el
“pensamiento basado en el riesgo”, para prevenir “resultados no deseables”

1.2 Alcance del Sistema Integrado de Gestión

El campo de aplicación de este manual de Sistemas Integrados comprende todas aquellas

actividades de la Institución Educativa de Trabajo San José que se encuentran en los Procesos
de

 Gestión Directiva
 Gestión de Atención y Formación Integral
 Gestión Humana
 Gestión administrativa y financiera

y que son acordes con las normas internacionales ISO-9001:2015, ISO 14001:2015 Y ISO
45001:2018; a través de los cuales la Institución en cumplimiento de su misión presta los servicios,
teniendo en cuenta los diferentes contextos.
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IMPLEMENTACION DEL SISTEMA

INTEGRADOO DE GESTION

ISO
ISO ISO
45001:2018 9001:2015
14001:2015
SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL
Y SALUD EN EL TRABAJO
REQUSITOS
REQUSITOS REQUSITOS

REQUSITOS COMUNES

1.3 Términos y definiciones

Niño, niña: todas las personas entre 0 y 12 años.

Sistema Nacional de Bienestar Familiar (SNBF): Es un Sistema social que permite la aplicación
de los principios de concurrencia del Estado, responsabilidad de la familia y corresponsabilidad
entre ellos y la sociedad, para responder al ejercicio de los derechos.

Intervención en protección: Es toda acción realizada con el fin de instituir o restituir un derecho,
que afecta de manera importante la situación problemática de un niño, niña, adolescente, joven y
de su familia.

Adolescente: Todas las personas entre 12 y 18 años de edad, de diversa procedencia étnica, y
de sectores poblacionales.

Lineamiento: “Un documento que contiene las especificaciones técnicas, administrativas y de

programación para la implementación de un programa o servicio”. Manual del sistema de gestión de la
calidad NTC ISO 9001:2000/NTCGP 1000:2004. Bogotá D.C., Marzo 2009.

Joven: es la edad que se sitúa entre la infancia y la edad adulta. Según la organización de las
naciones unidas la juventud comprende el rango de edad entre los 10 y 24 años; abarca la
pubertad o adolescencia inicial de 10 a 14 años, la adolescencia media o tardía de 15 a 19 años
y la juventud plena de 20 a 24 años.