Professional Documents
Culture Documents
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa atas
segala rahmad dan karunia Nya sehingga kami dapat menyelesaikan penyusunan
Manual Mutu Puskesmas Tanjungharjo Kabupaten Bojonegoro Tahun 2018. Manual
Mutu ini bagi Puskesmas Tanjungharjo sangat penting sekali karena akan
memberikan panduan secara rinci terhadap seluruh gerak langkah yang terkait
dengan Sistem Manajemen Mutu di Puskesmas Tanjungharjo. Manual Mutu ini juga
merupakan sebuah persyaratan yang sangat penting bagi pelaksanaan Puskesmas
Tanjungharjo sebagai sebuah Puskesmas dengan menjalankan sistem Akreditasi
Puskesmas.Secara umum ruang lingkup Manual Mutu ini meliputi seluruh penataan
Sistem Manajemen Mutu di Puskesmas Tanjungharjo mulai dari perencanaan,
pelaksanaan sampai dengan evaluasinya.
Penyusunan Manual Mutu ini tentu masih memerlukan perbaikan karena
memang Manual Mutu adalah bersifat dinamis dan bahkan harus selalu diperbaiki
secara terus menerus seiring dengan perkembangan di Puskesmas Tanjungharjo.
Harapannya Manual Mutu yang dimiliki Puskesmas Tanjungharjoini benar-benar
diimplementasikan oleh seluruh penanggung jawab dan unit-unit yang terkait pada
Puskesmas Tanjungharjo Kabupaten Bojonegoro.
ii
DAFTAR ISI
HALAMAN DEPAN................................................................................................................................. i
KATA PENGANTAR ............................................................................................................................. ii
DAFTAR ISI ............................................................................................................................................... iii
BAB I ....................................................................................................................................................... 1
A. LATAR BELAKANG ......................................................................................................................... 1
1. Profil Puskesmas ........................................................................................................................... 1
a. Gambaran Umum ........................................................................................................................ 1
b. Kondisi Wilayah ........................................................................................................................... 2
c. Data Demografi .......................................................................................................................... 3
d. Gambaran Khusus ...................................................................................................................... 4
e. Keadaan Sarana dan Prasarana .............................................................................................. 4
f. Ketenagaan Puskesmas Induk (Rawat Jalan)........................................................................ 9
g. Ketenagaan Puskesmas Pembantu, Ponkesdes, dan Polindes ................................... 9
h. Visi Organisasi ......................................................................................................................... 10
i. Misi Organisasi ........................................................................................................................ 11
j. Struktur Organisasi ................................................................................................................ 11
k. Moto “ CAKAP.......................................................................................................................... 11
i. Tata Nilai .................................................................................................................................... 11
2. Kebijakan Mutu ............................................................................................................................. 12
3. Proses Pelayanan (Proses Bisnis) .......................................................................................... 13
a. Penyelenggaraan Pelayanan Manajemen, meliputi; ........................................................... 13
b. Penyelenggaraan Pengorganisasian meliputi; ..................................................................... 14
c. Penyelenggaraan Evaluasi dan Pelaporan meliputi; ........................................................... 15
d. Penyelenggaraan Upaya Puskesmas (UKM) meliputi; ....................................................... 15
e. Penyelenggaraan Pelayanan Klinis (UKP), meliputi;........................................................... 15
f. Upaya Kesehatan Perorangan Pengembangan Inovatif ..................................................... 16
g. Jam Pelayanan Puskesmas Tanjungharjo ............................................................................ 16
4. RUANG LINGKUP ......................................................................................................................... 16
1) Ruang Lingkup ........................................................................................................................ 16
2) Tanggung Jawab ..................................................................................................................... 17
a. Kepala Puskesmas.............................................................................................................. 17
b. Kepala Tata Usaha.............................................................................................................. 18
c. Koordinator Pelayanan Pemeriksaan Umum .................................................................. 20
d. Koordinator Pelayanan Kesehatan Gigi Dan Mulut ...................................................... 20
e. Koordinator Pelayanan Kia ................................................................................................ 21
f. Koordinator Pelayanan KB ................................................................................................. 21
g. Koordinator Pelayanan Laboratorium............................................................................... 22
iii
h. Koordinator Pelayanan Kefarmasian ................................................................................ 23
i. Koordinator Gudang Obat .................................................................................................. 24
j. Koordinator Unit Pendaftaran ............................................................................................ 24
k. Koordinator Pelayanan PROMKES dan UKBM .............................................................. 25
l. Koordinator Pelayanan Gizi ............................................................................................... 25
m. Koordinator Kesehatan Lingkungan ................................................................................. 26
n. Luar Gedung ........................................................................................................................ 27
o. Koordinator Pelayanan Imunisasi .................................................................................... 27
p. Koordinator Pelayanan P2m .............................................................................................. 28
q. Koordinator Ruang Tindakan ............................................................................................. 28
r. Koordinator Pelayanan Persalinan ................................................................................... 28
3. Kebijakan .................................................................................................................................... 29
a. Sistim Manajemen Mutu ..................................................................................................... 29
b. Kegiatan Manajemen Mutu ................................................................................................ 29
B. TUJUAN ........................................................................................................................................... 30
C. LANDASAN HUKUM DAN ACUAN ........................................................................................... 31
D. ISTILAH DAN DEFINISI ................................................................................................................ 31
BAB II .................................................................................................................................................... 33
SISTEM MANAJEMEN MUTU ........................................................................................................ 33
A. PERSYARATAN ............................................................................................................................ 33
1. Persyaratan Umum ................................................................................................................. 33
2. Persyaratan Dokumentasi .................................................................................................... 33
a. Umum ................................................................................................................................... 33
b. Manual Mutu ....................................................................................................................... 33
B. PENGENDALIAN DOKUMEN ...................................................................................................... 34
1. Kop Surat (Identitas Instansi/Lembaga) ................................................................................ 35
2. Tata Naskah ............................................................................................................................... 36
a. Kertas Surat ............................................................................................................................... 36
b. Pengetikan ................................................................................................................................. 36
3. Kebijakan .................................................................................................................................... 37
4. Standar Operasional Prosedur................................................................................................ 39
a) Petunjuk Pengisian SOP .................................................................................................... 39
b) Isi Standar Operasional,Prosedur (SOP)......................................................................... 40
C. PENGENDALIAN REKAMAN....................................................................................................... 42
1. Tanggung Jawab ..................................................................................................................... 42
2. Format Tata Letak: .................................................................................................................. 43
3. Pendistribusian: ...................................................................................................................... 43
4. Pendistribusian Salinan Terkendali: .................................................................................. 44
iv
BAB III................................................................................................................................................... 47
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN ................................................................................................ 47
A. KOMITMEN MANAJEMEN ........................................................................................................... 47
B. FOKUS PADA PELANGGAN ...................................................................................................... 47
C. KEBIJAKAN MUTU ....................................................................................................................... 47
D. PERENCANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN PENCAPAIAN INDIKATOR
MUTU/KINERJA.................................................................................................................................. 48
1. Perencanaan Sistim Manajemen Mutu .................................................................................. 48
2. Indikator Mutu ............................................................................................................................ 48
3. Indikator Mutu Admen .............................................................................................................. 48
4. Indikator Mutu Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) ......................................................... 49
5. Indikator Mutu Klinis.................................................................................................................. 51
6. Tanggung Jawab, Wewenang Dan Komunikasi................................................................... 52
a. Tanggung Jawab dan Wewenang .................................................................................... 52
b. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab: ........................................................................ 53
c. Ketua Tim Manajemen Mutu : ........................................................................................... 53
d. Koordinator Audit Internal : ................................................................................................ 54
e. Koordinator Survey Kepuasan Pelanggan : .................................................................... 54
f. Tim Mutu Admen : ............................................................................................................... 54
g. Tim Mutu UKM: .................................................................................................................... 55
h. Tim Mutu Klinis .................................................................................................................... 55
i. Karyawan / Karyawati Puskesmas Tanjungharjo ........................................................... 56
7. Struktur Organisasi ................................................................................................................... 57
8. KETUA TIM MANAJEMEN MUTU ......................................................................................... 57
9. KOMUNIKASI INTERNAL........................................................................................................ 57
BAB IV .................................................................................................................................................. 59
TINJAUAN MANAJEMEN ................................................................................................................. 59
A. UMUM .............................................................................................................................................. 59
B. MASUKAN TINJAUAN MANAJEMEN ...................................................................................... 59
C. KELUARAN TINJAUAN ............................................................................................................... 59
MANAJEMEN SUMBER DAYA......................................................................................................... 61
A. PENYEDIAAN SUMBER DAYA ................................................................................................... 61
B. MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA .............................................................................. 61
1. Umum:......................................................................................................................................... 61
2. Kompetensi, Pelatihan dan Kesadaran: ................................................................................ 61
C. INFRASTRUKTUR ........................................................................................................................ 61
D. LINGKUNGAN KERJA ................................................................................................................. 62
5. Kegiatan keamanan: ................................................................................................................. 62
v
6. Kegiatan kebersihan dan penghijauan: ................................................................................. 62
7. Kegiatan penghematan: ........................................................................................................... 62
BAB VI .................................................................................................................................................. 63
PENYELENGGARAAN PELAYANAN ............................................................................................ 63
A. UPAYA KESEHATAN MASYARAKAT (UKM) ........................................................................ 63
1. Perencanaan UKM, Akses dan Pengukuran Kinerja ........................................................... 63
2. Proses yang Berhubungan dengan Sasaran ........................................................................ 63
a. Penetapan persyaratan sasaran ....................................................................................... 63
b. Tinjauan terhadap persyaratan sasaran .......................................................................... 66
c. Komunikasi dengan sasaran ............................................................................................. 66
3. Pembelian dan Pengadaan ..................................................................................................... 66
4. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) ................................................... 67
a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya .............................................................. 67
b. Validasi proses penyelenggaraan upaya ......................................................................... 67
c. Identifikasi dan mampu telusur .......................................................................................... 68
d. Hak dan kewajiban sasaran ............................................................................................... 68
e. Pemeliharaan barang milik pelanggan ............................................................................. 69
f. Manajemen risiko dan keselamatan masyarakat. .......................................................... 69
5. Pengukuran, Analisis dan Penyempurnaan Sasaran Kinerja UKM .................................. 69
a. Umum: ................................................................................................................................... 69
b. Kepuasan Pelanggan:......................................................................................................... 69
c. Audit Internal: ....................................................................................................................... 70
d. Pemantauan dan Pengukuran Proses Layanan Upaya: ............................................... 70
e. Pemantauan dan Pengukuran Hasil Layanan Upaya: ................................................... 70
f. Pengendalian Terhadap Produk layanan UKM yang tidak sesuai: ............................. 71
g. Analisis Data: ....................................................................................................................... 71
h. Peningkatan Berkelanjutan: ............................................................................................... 72
i. Tindakan Koreksi: ................................................................................................................ 72
j. Tindakan Pencegahan: ....................................................................................................... 73
B. UPAYA KESEHATAN PERORANGAN (UKP) ......................................................................... 74
1. Perencanaan Pelayanan Klinis ............................................................................................... 74
2. Proses yang Berhubungan dengan Pelanggan.................................................................... 74
3. Pembelian/Pengadaan Barang Terkait dengan Pelayanan Klinis ..................................... 75
4. Penyelenggaraan Pelayanan Klinis ........................................................................................ 76
5. Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien (PMKP) Pelayanan Klinis .......................... 79
a. Penilaian indikator kinerja klinis ........................................................................................ 79
b. Pelaporan insiden keselamatan pasien ........................................................................... 79
c. Penerapan manajemen risiko ............................................................................................ 81
vi
d. Analisis dan tindak lanjut .................................................................................................... 83
6. Pengukuran, Analisis dan Penyempurnaan Pelayanan Klinis ........................................... 83
a. Umum: ................................................................................................................................... 83
b. Kepuasan Pelanggan:......................................................................................................... 83
c. Audit Internal: ....................................................................................................................... 84
d. Pemantauan dan Pengukuran Proses Layanan Klinis: ................................................. 84
e. Pemantauan dan Pengukuran Hasil Layanan Klinis: ..................................................... 84
f. Pengendalian Terhadap Produk/Hasil Layanan Klinis Tidak Sesuai: ......................... 85
g. Analisis Data ........................................................................................................................ 85
h. Peningkatan Berkelanjutan: ............................................................................................... 86
i. Tindakan Koreksi: ................................................................................................................ 86
j. Tindakan Pencegahan: ....................................................................................................... 87
BAB VII ................................................................................................................................................. 89
MONITORING DAN EVALUASI ....................................................................................................... 89
LAMPIRAN: .......................................................................................................................................... 93
vii
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Sesuai dengan Permenkes Nomor 75 tahun 2014 disebutkan prinsip
penyelenggaraan, tugas dan fungsi Puskesmas meliputi : Paradigma sehat,
Pertanggung jawaban wilayah, Kemandirian Masyarakat, Pemerataan,
pemanfaatan tehnologi tepat guna, ketepaduan dan kesinambungan program
dengan tujuan tercapainya Kecamatan sehat diwiyayah kerjanya
Dalam melaksanakan fungsinya, Puskesmas berwenang
menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan Dasar secara komprehensip,
berkesinambungan dan bermutu, Puskesmas mengutamakan upaya promotf dan
preventif, berorientasi pada keamanan dan keselamatan baik untuk pasien, tugas
dan pengunjung. Menjalakan prinsip koordinasi dan kerjasama lintas program
dan lintas sektoral, melakukan pencatatan baik rekam medik dan kegiatan,
melaksanakan penapisan rujukan sesuai dengan imdikasi medis dan sistim
rujukan, senantiasa meningkatkan kopentensi petugas. Puskesmas juga
berfungsi sebagai wahana pendidikan tenaga kesehatan dan tenaga lain baik
administrasi maupun fungsional terkait.
Sehingga penerapan sistim manajemen mutu Puskesmas Tanjungharjo tertuang
dalam Manual Mutu Puskesmas menjadi rujukan untuk mewujudkan pelayanan
Puskesmas yang bermutu sesuai dengan harapan. Manual Mutu ini menjelaskan
garis besar sisitem manajemen Mutu Puskesmas Tanjungharjo. Semua
ketentuan/persyaratan serta kebijakan yang tertuang dalam manual ini
merupakan acuan untuk menjalakan kegiatan operasional Puskesmas. Sistem
manajemen mutu ini mulai berlaku tanggal 12 Januari 2018. Penyusunan manual
ini digunakan sebagai panduan proses pelaksanaan akriditasi di Puskesmas
Tanjungharjo. Manual mutu ini juga sebagai basis mutu semua kegiatan dan
pelaksanaan program di Puskesmas Tanjungharjo
1. Profil Puskesmas
a. Gambaran Umum
1
2
c. Data Demografi
layanan jumlah penduduk sekitar 29.270 jiwa yang tersebar pada 12 (dua
Waktu Jml
NO Kelurahan/ Luas Jarak ke Jumlah Jumlah Jumlah
Tempuh ke Penduduk
Desa Wilayah Puskesmas RT/RW Rumah KK
Puskesmas
d. Gambaran Khusus
2) Loket Pendaftaran
5
3) Poli Umum
4) Ruang Tindakan
5) Poli Gigi
6
6) KIA dan KB
7) Klinik Sanitasi
8) Laboratorium Sederhana
7
9) Farmasi/ Apotik
1 Bangilan 2 1/1 1 1
2 Bendo 3 I /2 1 2 1 1 1
3 Kalianyar 2 1/1 1 1
4 Kumpulrejo 1 1 1 1
5 Ngampel 1 1 1 1
6 Padangment 1 1 1 1
oyo
7 Sambiroto 2 2 1 1
8 Sembung 1 1 1 1
9 Tanjungharjo 3 2/1 1 1 1
10 Tapelan 1 1 1 1
11 Tikusan 1 1 1 1
12 Wedi 2 1/1 1 1 1 1
Jumlah 21 14/6 3 4 1 2 4 5 12
Sumber : Data Dasar Puskesmas Tanjungharjo Tahun 2016
Jumlah
Jumlah
Jenis Ketenagaan minimal Status
No. yang ada Kekurangan Keterangan
(kompetensinya) yang di Kepegawaian
sekarang
persyaratkan
1 Dokter (S I Kedokteran) 1 PNS, 1 S1 Dokter
2 2 0
PTT daerah Umum
2 Dokter gigi (S I S1 Dokter
1 1 0 PNS
Kedokteran gigi) Gigi
3 Perawat (S I, D III S1 Ns.
4 2 2 2 PNS,
Keperawatan) D III
4 Bidan (D IV, D III
4 3 1 3 PNS, D III
Kebidanan)
5 Tenaga Kesehatan
Masyarakat (S I, D III 1 0 1
Kesehatan masyarakat)
6 Tenaga Kesehatan
Lingkungan (S I, D III,
1 0 1
D I Kesehatan
Lingkungan)
7 Ahli Teknologi
Laboratorium Klinik ( D
1 0 1
IV, D III Analis
Kesehatan)
8 Tenaga Gizi (S I, D IV,
D III Gizi) 2 0 2
9 Tenaga Kefarmasian
1 0 0
(SI, DIII, SAA Farmasi)
10 Tenaga administrasi (D
III Rekamedik dan 2 1 1 1 PNS
Informatika)
11 Pekarya/ PCPP 1 1 0 1 PNS
12 Tenaga kebersihan 2 0 2
13 Tenaga Keamanan /
3 0 3
Juru parker
Jumlah
Jumlah
Jumlah
Jenis Ketenagaan minimal yang Status
No. yang ada Kekurangan Ket
/ kompetensinya di Kepegawaian
sekarang
persyaratkan
Puskesmas Pembantu
1 Bendo
Perawat 1 1 0 K2 Kabupaten
Bidan 1 1 0 PNS
Administrasi 1 0 1
Pustu
10
Jumlah
Jumlah
Jenis Ketenagaan minimal yang Status
No. yang ada Kekurangan Ket
/ kompetensinya di Kepegawaian
sekarang
persyaratkan
2 Kalianyar
Perawat 1 0 1
Bidan 1 1 0 PNS
Ponkesdes
3 Sambiroto
Bidan 1 1 0 PNS
6 Tapelan
Bidan 1 1 0 PNS
7 Kumpulrejo
Perawat 1 1 0 PTT Profinsi
Bidan 1 1 0 PNS
Polindes
8 Tikusan
Bidan 1 1 0 PNS
Administrasi 1 0 1
9 Padangmentoyo
10 Bangilan
Bidan 1 1 0 PNS
11 Sembung
Bidan 1 1 0 PNS
Jumlah
c. Visi Organisasi
Visi Puskesmas Tanjungharjo adalah:
11
i) Pelayanan TB Paru.
j) Pelayanan Kusta.
k) Pelayanan Imunisasi.
l) Klinik Sanitasi.
m) Pelayanan Management Terpadu Balita Sakit (MTBS).
n. Luar Gedung
Sesuai dengan jadwal yang telah disepakati antara penderita atau
keluarganya dengan petugas, petugas kesehatan lingkungan
melakukan kunjungan lapangan/rumah dan diharuskan melakukan
langkah – langkah sebagai berikut:
a. Mempelajari hasil wawancara atau konseling di dalam
gedung(Puskesmas).
b. Menyiapkan dan membawa berbagai peralatan dan
kelengkapan lapangan yang diperlukan seperti formulir
kunjungan lapangan, media penyuluhan, dan alat sesuai
dengan jenis penyakitnya.
c. Memberitahu atau menginformasikan kedatangan kepada
perangkat desa/kelurahan (kepala desa/lurah, sekretaris, kepala
dusun atau ketua RW/RT) dan petugas kesehatan/bidan di
desa.
d. Melakukan pemeriksaan/pengamatan lingkungan, pengamatan
perilaku, serta konseling sesuai dengan penyakit/maslah yang
ada.
e. Membantu menyimpulkan hasil kunjungan lapangan.
f. Memberikan saran tindak lanjut kepada sasaran (keluarga
penderita dan keluarga sekitar).
g. Apabila permasalahan yang ditemukan menyangkut
sekelompok keluarga atau kampung, informasikan hasilnya
kepada petugas kesehatan di desa/kelurahan, perangkat
desa/kelurahan (kepala desa/lurah, sekretasris, kepala dusun
atau ketua RT/RW), kader kesehatan lingkungan serta lintas
sektor terkait di tingkat Kecamatan untuk dapat ditindak lanjuti
secara bersama.
o. Koordinator Pelayanan Imunisasi
Tanggung jawab dan Uraian Tugas :
1. Menyusun rencana kegiatan imunisasi berdasarkan data
Program Puskesmas.
2. Melakukan pemberian imunisasi, sweeping imunisasi,
penyuluhan imunisasi, penanganan KIPI dan koordinasi lintas
program terkait sesuai prosedur dan ketentuan.
3. Membuat pencatatan dan pelaporan kegiatan imunisasi serta
visualisasi data sebagai bahan informasi dan
pertanggungjawaban kepada kepala Puskesmas.
28
3. Kebijakan
a. Sistim Manajemen Mutu
Puskesmas Tanjungharjo merupakan penjabaran dan penerapan dari
Kebijakan Pemerintah tentang Pelayanan Kesehatan pada
Masyarakat yang di dasarkan atas Peraturan Pemerintah, Peraturan
Daerah dan Perundang-undangan sebagai berikut:
1). Undang-undang Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 1999
tentang Perlindungan Konsumen;
2). Undang-undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004
tentang Praktik Kedokteran;
3). Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009
tentang Kesehatan;
4). Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 72 Tahun 2012
tentang Sistem Kesehatan Nasional (SKN);
5). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 741
Tahun 2008 tentang Standar Pelayanan Minimal (SPM) Bidang
Kesehatan di Kabupaten/Kota;
6). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 28
Tahun 2014 tentang Pedoman Pelaksanaan Program JKN;
7). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75
Tahun 2014 tentang Puskesmas;
b. Kegiatan Manajemen Mutu
Puskesmas Tanjungharjo menetapkan, mendokumentasikan,
menerapkan, memelihara dan memperbaiki secara
berkesinambungan Sistem Manajemen Mutu Puskesmas
Tanjungharjo, yang meliputi kegiatan mutu;
30
B. TUJUAN
Manual Mutu ini disusun sebagai acuan bagi Puskesmas Tanjungharjo dalam
membangun Sistem Manajemen Mutu baik untuk penyelenggaraan upaya
Puskesmas maupun upaya kesehatan perorangan, yang bertujuan untuk:
a. Menentukan dan menguraikan sistem mutu organisasi, menetapkan
tanggung jawab personil manajemen yang mempengaruhi sistem mutu dan
memberikan prosedur umum kegiatan yang berkaitan dengan sistem mutu.
b. Menunjukkan komitmen terhadap mutu dan pengakuan berdasarkan standar
untuk memelihara mutu, pelaksanaan suatu layanan, sistem pengendalian
mutu dan proses perbaikan yang berkelanjutan serta pelayanan dalam
memuaskan pelanggan.
c. Memantau kekurangan-kekurangan dalam mengadakan pelayanan kepada
masyarakat sebagai acuan dalam meningkatkan pembenahan pelayanan
secara terus-menerus.
d. Memastikan bahwa seluruh personil mempunyai pemahaman yang jelas
terhadap apa yang diperlukan/dipersyaratkan dari diri mereka serta dengan
31
siapa mereka bekerja dan kepada siapa mereka bertanggung jawab secara
langsung atau melaporkan pekerjaannya.
e. Merupakan pedoman dalam bertindak dan pengambilan keputusan untuk
penyelenggaraan pelayanan di Puskesmas Tanjungharjo.
C. LANDASAN HUKUM DAN ACUAN
Landasan hukum yang digunakan dalam menyusun Manual Mutu ini adalah:
1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 1999 tentang
Perlindungan Konsumen;
2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik
Kedokteran;
3. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang
Kesehatan;
4. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 72 Tahun 2012 tentang
Sistem Kesehatan Nasional (SKN);
5. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 741 Tahun 2008
tentang Standar Pelayanan Minimal (SPM) Bidang Kesehatan di
Kabupaten/Kota;
6. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2014
tentang Pedoman Pelaksanaan Program JKN;
7. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2014
tentang Puskesmas;
Acuan yang digunakan dalam menyusun Manual Mutu ini adalah: Standar
Akreditasi Puskesmas.
33
34
B. PENGENDALIAN DOKUMEN
Secara umum dokumen-dokumen dalam Sistem Manajemen Mutu yang
disusun di Puskesmas Tanjungharjo Kabupaten Bojonegoro meliputi:
1. Dokumen level 1 : Kebijakan, Surat Keputusan
2. Dokumen level 2 : Pedoman
3. Dokumen level 3 : Standar Operasional Prosedur (SOP)
4. Dokumen level 4 : Rekaman-rekaman sebagai catatan sebagai akibat
pelaksanaan kebijakan, pedoman, dan prosedur
No. Revisi : 00
SOP
Tanggal Terbit : 1 Februari 2018
KABUPATEN
BOJONEGORO Halaman : 1/1
Keterangan :
440 : Kode kesehatan (PerGub Jatim Nomor 26 Tahun 2009
001 : Nomor urut SOP
412.202.36 : Kode wilayah untuk tata kearsipan Puskesmas Tanjungharjo
di Lingkungan Pemkab Bojonegoro (PerGub Nomor 19
Tahun 2009
SOP : Dokumen SOP
I : BAB I
2018 : Tahun Penerbitan
dokumen yang dipergunakan adalah yang terbaru, maka semua dokumen yang
berlaku dicatat dalam “Buku Daftar Dokumen”.
Dokumen yang sudah tidak berlaku/kadaluwarsa dipisahkan dan ditarik dari
peredaran.Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan unit/bagian yang
bersangkutan harus berada di unit/bagian kerja tersebut sehingga memudahkan
untuk dipedomani unit/bagian tersebut sebagai Dokumen Terkendali. Dokumen
Master atau Dokumen Induk tidak didistribusikan, atau hanya sebagai informasi dan
arsip, yang disimpan serta dipelihara oleh Pengendali Dokumen yang dalam hal ini
adalah Kepala Sub Bagian Tata Usaha. Apabila terdapat perubahan atau revisi
terhadap dokumen, maka harus dilaksanakan melalui peninjauan oleh manajemen
melalui mekanisme Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) dan setiap perubahan harus
dengan persetujuan unit terkait dan Wakil Manajemen Mutu Puskesmas
Tanjungharjo Kabupaten Bojonegoro.Penjelasan lebih terinci mengenai
pengendalian dokumen Sistem Manajemen Mutu dapat dilihat pada Kebijakan dan
SOP Pengendalian Dokumen.
1. Kop Surat (Identitas Instansi/Lembaga)
a. LOGO
Logo Pemerintah Kabupaten Bojonegoro berwarna atau hitam putih
Tempat/posisi pada pojok kiri atas
b. JARAK PENGETIKAN
Jarak pengetikan (spasi) kop surat adalah 1 (satu/single)
c. PEMERINTAH KABUPATEN BOJONEGORO
Ditulis huruf kapital dan dibold
Jenis huruf “Arial”
Ukuran huruf 14
d. DINAS KESEHATAN BOJONEGORO
Ditulis huruf kapital dan dibold
Jenis huruf “Arial”
Ukuran huruf 14
e. UPTD PUSKESMAS TANJUNGHARJO
Ditulis huruf kapital dan dibold
Jenis huruf “Arial”
Ukuran huruf 18
f. ALAMAT, NOMOR TELEPON DAN KODE POS
Jalan Rajekwesi No 10 Tanjungharjo Kode Pos: 62181 telp (0353)
311092
Jenis huruf “Arial”
Ukuran Huruf 9 dan dibold
36
g. ALAMAT EMAIL
E-mail addres : tjharjo_excellence@yahoo.co.id
Tempat/Posisi pada pojok kanan bawah
Jenis huruf “Arial”
Ukuran huruf 9 dan dibold dan miring
h. KOTA /KECAMATAN
KECAMATAN KAPAS, ditulis huruf kapital tebal, jenis huruf Arial,
ukuran huruf 12 dan dibold
i. GARIS PEMBATAS
Dibuat garis tebal
Ukuran garis 2 1/4 pt
Contoh Kop Naskah dinas
PEMERINTAH KABUPATEN BOJONEGORO
DINAS KESEHATAN BOJONEGORO
UPTD PUSKESMAS TANJUNGHARJO
Jalan Rajekwesi No. 10 Tanjungharjo Kode Pos 62181 Telp. (0353) 3110
E-mail addres : tjharjo_excellence@yahoo.co.id
KECAMATAN KAPAS
2. Tata Naskah
a. Kertas Surat
Jenis kertas HVS minimal 70 gram
Folio 210 x 330 mm
Ukuran kertas F4 atau A4
Margin (batas tepi) kertas : Atas : 2 cm
Kiri : 3 cm
Bawah : 2 cm
Kanan : 2 cm
b. Pengetikan
Pengetikan menggunakan alat ketik elektronik (Komputer)
Jenis huruf “Arial” atau sesuai dengan kebutuhan
Ukuran huruf 12
Spasi 1,5 atau sesuai kebutuhan
Warna tinta hitam
c. Ketentuan jarak spasi
Jarak antara bab dan judul adalah 2 spasi
Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua
adalah satu spasi
Jarak antara judul dan sub judul adalah 2 spasi
37
g. Konsideran
38
Terdiri dari Menimbang dan Mengingat , ditulis diawali huruf kapital dan
diakhiri tanda baca titik dua (:) dan diletakan disebelah kiri.
1) Menimbang: memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang
menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan. Huruf awal
kata menimbang ditulis dengan huruf capital diakhiri dengan tanda baca
titik koma ( ; ), dan diletakkan di bagian kiri, konsideran menimbang
diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil abjad dan dimulai
dengan kata bahwa dengan “b” huruf kecil;
2) Mengingat: memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan
yang memerintahkan pembuat keputusan tersebut. Perturan
perundangnan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang
tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Konsideran ini diletakkan di
bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang. Konsideran yang
berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki tata
perundangan diawali dengan nomor dengan huruf angka 1, 2, dst.
h. Diktum
a. Diktum “Memutuskan” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan
huruf capital, serta diletakkan di tengah margin;
b. Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan
disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf
awal kata menetapkan ditulis dengan huruf capital, dan diakhiri dengan
tanda baca titik dua ( : );
c. Nama keputusan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya ditulis
dengan huruf capital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ).
i. Batang tubuh
a. Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan
dalam dictum-diktum, misalnya:
KESATU :
KEDUA :
dst
b. Dicantumkan saat berlakunya peraturan/keputusan, perubahan,
pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan/keputusan,
dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang
menetapkan peraturan/keputusan.
39
j. Kaki
Tempat penetapan : TANJUNGHARJO ditulis dengan huruf kapital;
Tanggal penetapan : ....... bulan tahun (ditulis bulan dan tahun penetapan,
sedangkan tanggal DI KETIK/ ditulis tangan)
Nama Jabatan penanda tangan ditulis dengan huruf kapital
KEPALA PUSKESMAS TANJUNGHARJO,
(4x enter)
Nama terang + Gelar
NIP.
Lampiran peraturan/keputusan:
a) Halaman pertama harus dicantumkan judul dan nomor peraturan /
keputusan
b) Halaman terakhir harus ditanda tangani oleh Kepala FKTP Kapas.
4. Standar Operasional Prosedur
Prosedur yang dimaksud dalam Istilah “Standar Operasional Prosedur (SOP)“
bersifat instruksi maupun perorangan sebagai profesi.
Penomoran SOP :
(440/Nomor urut SOP/SOP/(Kode Unit)/ Nomor urut Puskesmas/Tahun
Pembuatan
Contoh : 440/001/ /412.202.36/SOP/I/2018
(e) No. Revisi : diisi dengan status revisi, dapat menggunakan huruf.
Contoh : dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi pertama diberi
huruf B dan seterusnya. Tetapi dapat juga dengan angka, misalnya
untuk dokumen baru dapat diberi nomor 0, sedangkan dokumen
revisi pertama diberi nomor 1, dan seterusnya.
(f) Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total
halaman untuk SOP tersebut. misalnya : halaman pertama : 1/5,
halaman kedua: 2/5, halaman terakhir : 5/5.
(g) SOP diberi penamaan sesuai ketentuan (istilah) yang digunakan
Puskesmas Tanjungharjo, misalnya :SOP,
(h) Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal
diberlakukannya SOP tersebut
(i) Ditetapkan Kepala Pusksmas/FKTP : diberi tandatangan Kepala
Puskesmas Tanjungharjo dan nama jelasnya.
b) Isi Standar Operasional,Prosedur (SOP)
Isi dari SOP minimal adalah sebagai berikut:
1) Pengertian : yang paling awal diisi judul SOP adalah, dan berisi
penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami
atau menyebabkan salah pengertian/menimbulkan multi persepsi.
2) Tujuan :berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : “
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……”
3) Kebijakan :berisi kebijakan Kepala Puskesmas Tanjungharjo yang
menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut. Dicantumkan kebijakan yang
mendasari SOP tersebut,
4) Referensi: berisikan dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan
SOP, bisa berbentuk buku, peraturan perundang- undangan, ataupun
bentuk lain sebagai bahan pustaka,
5) Alat dan bahan : berisi alat dan bahan yang digunakan untuk
melaksanakan SOP tersebut
6) Langkah- langkah prosedur :bagian ini merupakan bagian utama yang
menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses
kerja tertentu.
7) Bagan alir :langkah- langkah kegiatan untuk memudahkan dalam
pemahaman prosedur pelaksanaan kegiatan
8) Hal –hal yang perlu diperhatikan : sesuatu hal yang diperlukan untuk
memudahkan pelaksanaan kegiatan
9) Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam
proses kerja tersebut.
41
1. Pengertian
2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
5. Alat dan
Bahan
6. Langkah-
Langkah
7. Bagan Alir
8. Hal-hal yang
perlu
diperhatikan
9. Unit Terkait
10.Dokumen
Terkait
11.Rekaman
Tanggal Mulai
historis No. Yang diubah Isi Perubahan
diberlakukan
perubahan
42
Pengendalian Dokumen
ASLI
TERKENDALI
TIDAK TERKENDALI
KEDALUWARSA
Kode Singkatan
DOKUMEN TERKAIT:
1. Standar Operasional Prosedur Pengendalian Dokumen
C. PENGENDALIAN REKAMAN
1. Tanggung Jawab
Kepala Puskesmas, Ketua Tim Manajemen Mutu, Penanggungjawab Upaya,
Penanggungjawab Pelayanan Klinis, dan seluruh karyawan Puskesmas
bertanggungjawab untuk menerapkan seluruh persyaratan yang ada pada
Manual Mutu, dengan melalui kegiatan antara lain;
43
Contoh :
TERKENDALI
NO.SALINAN :01 / 3 / 04 / 2018
Tahun
Nomor urut Dokumen Terkendali
No salinan distribusi/penerima
Level Dokumen
( kebijakan/surat keputusan, pedoman, SOP, Rekaman-rekaman Lainya)
6. Tinjauan Dokumen:
Untuk penyelarasan perkembangan organisasi, secara berkala Ketua Tim
Manajemen Mutu Puskesmas Tanjungharjo Kabupaten Bojonegoro akan
melakukan peninjauan terhadap Manual Mutu ini dengan tujuan untuk menilai
efektivitas dan kecocokan sistem mutu yang berkesinambungan dalam
penerapannya sehingga dapat mengindentifikasi peluang peningkatan sistem
mutu.
BAB III
2. KIA Kelas Ibu Semua ibu hamil 80% Jumlah ibu hamil
Hamil mengikuti kegiatan yang hadir dibagi
50
METODE
NO UNIT KEGIATAN INDIKATOR TERGET
PENGUKURAN
kelas ibu setiap jumlah ibu hamil
bulan yang terdaftar
dalam kelas ibu
dikali 100
3. P2P HIV Penyuluhan Semua sasaran 90% Jumlah sasaran
HIV ke penyuluhan yang hadir dibagi
masyarakat program HIV/AIDS jumlah sasaran
diikuti hadir dalam yang diundang
semua kegiatan dikali 100
sasaran penyuluhan
4. Imunisasi Adanya Semua sasaran 90% Jumlah sasaran
konseling yang diimunisasi yang dapat
dan mendapatkan konseling dan
persetujuan konseling dan menandatangani
sebelum menandatangani surat persetujuan
tindakan surat persetujuan dibagi jumlah
tindakan sasaran yang
diimunisasi dikali
100
5. Semua Pemenuhan Semua kegiatan 50% Jumlah tenaga
program persyaratan UKM dilaksanakan yang memiliki
UKM kompetensi oleh tenaga yang sertifikat dibagi
petugas berkompeten jumlah tenaga
UKM dibuktikan dengan penanggung jawab
sertifikat yang dan pelaksana
masih berlaku program UKM
dikali 100
6. Semua Pelaksanaa Semua pelaksana 100% Jumlah pelaksana
program n kegiatan kegiatan UKM yang memiliki
UKM UKM dalam surat tugas dibagi
melaksanakan jumlah petugas
kegiatan memiliki yang melakukan
surat tugas dari kegiatan pada
kepala Puskesmas bulan tersebut
dikali 100
7. Semua Pelaporan Pelaporan 100% Jumlah yang lapor
program kegiatan monitoring dan tepat waktu dibagi
UKM monitoring evaluasi kegiatan jumlah UKM yang
dan UKM dilakukan melakukan
evaluasi tepat waktu pada kegiatan pada
UKM minggu ke 4 bulan tersebut
bersamaan dikali 100
dengan pertemuan
pra minlok UKM
dan pembinaan
UKM
8. Semua Monitoring Kegiatan UKM 100% Jumlah yang
program pelaksanaa yang tidak sesuai membuat RTL dan
UKM n kegiatan dengan rencana TL dibagi jumlah
UKM dilakukan RTL dan kegiatan UKM
tindak lanjut yang tidak sesuai
rencana dikali 100
9. Semua Evaluasi Kegiatan UKM 100% Jumlah yang
program pencapaian yang tidak tercapai membuat RTL dan
51
METODE
NO UNIT KEGIATAN INDIKATOR TERGET
PENGUKURAN
UKM target UKM target dilakukan TL dibagi jumlah
( PKP ) RTL dan TL kegiatan UKM
yang tidak tercapai
target dikali 100
10. Semua Pembinaan Semua sasaran 90% Jumlah peserta
program UKM oleh pembinaan UKM yang hadir dibagi
UKM koordinator hadir tepat waktu jumlah PJ dan PL
yang ada dikali
100
Wewenang :
Tugas :
1. Bersama koordinator unit membuat prosedur kerja dan instruksi
kerja.unit masing-masing dan terdokumentasi.
2. Memelihara / mempertahankan SMM pada unitnya.
3. Melakukan perbaikan / penyempurnaan SMM secara terus – menerus.
4. Menambah pengetahuan dan keterampilan guna peningkatan mutu
pelayanan.
5. Bekerja secara profesional untuk mencapai kepuasan pelanggan.
belajar Bidan
A. UMUM
Manajemen Puskesmas Tanjungharjo Kabupaten Bojonegoro memiliki
kebijakan untuk selalu melaksanakan peninjauan terhadap Sistem Manajemen
Mutu organisasi dan peninjauan dilakukan melalui Rapat Tinjauan Manajemen
(RTM) yang sedikitnya dilakukan 2 (dua) kali dalam 1 (satu) tahun.Rapat
Tinjauan Manajemen ini adalah untuk menjamin kelangsungan efektifitas dan
kelayakan sistem manajemen mutu, persyaratan layanan wajib pajak, kebijakan
mutu dan sasaran mutu di Puskesmas Tanjungharjo.
B. MASUKAN TINJAUAN MANAJEMEN
Masukan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) Puskesmas Tanjungharjo
Kabupaten Bojonegoro berisi informasi antara lain mengenai;
1. Hasil Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) sebelumnya yang belum
terselesaikan;
2. Hasil audit internal, baik berupa hasil audit mutu kinerja maupun hasil audit
mutu layanan;
3. Hasil penilaian sasaran mutu;
4. Temuan antisipatif manajemen risiko/peningkatan mutu dan keselamatan
pasien;
5. Hasil kegiatan umpan balik dan survei pelanggan;
6. Tindakan-tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan;
7. Kebijakan mutu dan layanan/upaya puskesmas;
8. Perubahan yang perlu dilakukan terhadap Sistem Manajemen Mutu dan
pelayanan/penyelenggaraan kegiatan.
C. KELUARAN TINJAUAN
Keluaran atau output Rapat Tinjuan Manajemen (RTM) berisi keputusan
dan tindakan yang berhubungan dengan :
1. Peningkatan efektifitas Sistem Manajemen Mutu dan prosesnya;
2. Peningkatan jasa pelayanan yang berhubungan dengan persyaratan
pelayanan;
3. Kebutuhan sumber daya yang diperlukan;
4. Kesesuaian terhadap aktifitas dan proses dari Sistem Manajemen Mutu,
terhadap kebijakan mutu dan pencapaian sasaran mutu;
5. Menentukan tindakan pencegahan dan atau tindakan perbaikan secara terus
menerus;
59
60
63
64
lanjut dan bahan perbaikan yang akan dilakukan oleh Tim Audit Internal,
Tim Manajemen resiko atau Tim Peningkatan Mutu dan Keselamatan
Pasien (PMKP) serta Tim Survei atau Kepuasan Pelanggan.
Mekanisme dan tata cara validasi terhadap pelayanan
penyelenggaraan upaya secara rinci sebagaimana diatur dalam dokumen
Kebijakan dan Prosedur Tugas dan Wewenang serta Tata Kerja Tim Audit
Internal, Tim Manajemen resiko atau Tim Peningkatan Mutu dan
Keselamatan Pasien serta Tim Survei (PMKP) atau Kepuasan Pelanggan.
Validasi ini termasuk untuk proses dimana ketidaksesuaian terjadi
baik sebelum pelayanan penyelenggaraan upaya dilakukan maupun
setelah program atau kegiatan dilakukan.
c. Identifikasi dan mampu telusur
Pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) yang dilakukan di
Puskesmas Tanjungharjo KabupatenBojonegoro dimulai dari proses
identifikasi atau survei kebutuhan masyarakat terhadap upaya yang
menjadi program dan kegiatan di masyarakat yang dilakukan secara
terintegrasi pada unit atau program terkait. Survei kebutuhan masyarakat
dan kegiatan integratif di masyarakat secara lebih rinci yang dilakukan di
Puskesmas Tanjungharjo Kabupaten Bojonegoromengacu kepada
dokumen Kebijakan dan ProsedurTata Cara Survei Kebutuhan
Masyarakatdan dokumen Kebijakan dan ProsedurKegiatan Integratif
Upaya di Masyarakat.
d. Hak dan kewajiban sasaran
KEWAJIBAN SASARAN PROGRAM
1) Berkontribusi dalam menyelesaikan masalah Kesehatan di Wilayah
Kerja Puskesmas Tanjungharjo.
2) Memberikan dan membantu menyampaikan informasi terkait dengan
masyarakat sekitar.
3) Mendukung program kegiatan UKM di wilayah Kerja Puskesmas
Tanjungharjo.
4) Mematuhi segala aturan dan kesepakatan yang telah disepakati
bersama
HAK SASARAN PROGRAM
1) Memperoleh kejelasan informasi tentang program kegiatan UKM yang
akan dilaksanakan di wilayah kerja Puskesmas Tanjungharjo.
2) Memperoleh informasi mengenai aturan, tatacara dan peraturan yang
berlaku tentang program kegiatan UKM.
69
lainnya secara rinci dijelaskan pada Kebijakan dan Prosedur Umpan Balik
Pelanggan terhadap Layanan Upaya di Masyarakat.
c. Audit Internal:
Untuk memastikan efektifitas Sistem Manajemen Mutu yang
diterapkan, di Puskesmas Tanjungharjo Kabupaten Bojonegorodilakukan
audit internal secara periodik, yang dilakukan terjadwal dan dilakukan
pembahasan dalam pertemuan internal tim audit internal dan unit terkait
yang diperlukan. Audit dilakukan oleh petugas /tim yang telah dibentuk
dengan keputusan kepala puskesmas. Audit internal dilakukan
berdasarkan prosedur dengan ketentuan yang telah ditetapkan dalam
Standar Operasional Prosedur (SOP) audit internal Puskesmas
Tanjungharjo Kabupaten Bojonegoro.
89
BAB VIII
PENUTUP
Dengan semakin meningkatnya tuntutan masyarakat terhadap pelayanan
kesehatan termasuk puskesmas maka pelaksanaan kegiatan peningkatan mutu dan
keselamatan pasien sangatlah penting. Salah satu upaya peningkatan mutu adalah
dengan membentuk tim-tim yang terkait dengan pelaksanaan Sistem Manajemen
Mutu dan mengimplementasikannya dengan konsekuen.
Manual Mutu merupakan dokumen yang sangat penting yang tidak dapat
dipisahkan dari pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu. Puskesmas Tanjungharjo
Kabupaten Bojonegorotelah memiliki Manual Mutu yang merupakan panduan dalam
pengelolaan proses implementasi Sistem Manajemen Mutu yang memuat juga
sasaran mutu yang harus dicapai.
90
LAMPIRAN:
1) Struktur Organisasi Tim Akreditasi Puskesmas
7) Sasaran Mutu
93
94
Koordinator Administrasi dan Koordinator Upaya Kes. Masyarakat Koordinator Upaya Kes Perorangan
Manajemen Partini, Amd.Keb drg. Dwi Aprilina Candikasari
Setyo Budi Purwanto,SKep.Ns
b
TIM MUTU
KETUA
KUSWANTORO,Amd.Kep