Código: GI P - 20

Procedimiento para la administración

Revisión: 01
de los Almacenes.
Vigencia: Marzo de 2013

1. Objetivo:
Determinar la metodología para la administración del almacén en la Planta de
Girardota.

2. Alcance:
Inicio: Entrada de materiales, insumos y/o repuestos al software Ofimática módulo de
inventarios.
Fin: Entregar los materiales, insumos y/o repuestos al funcionario solicitante.

3. Definiciones:
3.1 Almacén: Sitio físico en el que se procesa la recepción, almacenamiento y
movimiento de materiales, insumos, repuestos y/o herramientas garantizando el suministro
oportuno de las mismas al proceso productivo.
3.2 Kardex: Es un documento que se utiliza para tener el control de los materiales o
insumos que entran o salen de los almacenes o los centros de acopio.

4. Condiciones Generales.
4.1 El control de inventarios se llevará a cabo en forma permanente con cortes
mensuales al último día hábil de cada mes.
4.2 El Almacén deberá llevar un registro sistemático en el Software Ofimática de los
movimientos de los materiales, insumos y/o repuestos.
4.3 Los empleados que se encuentran autorizados para retirar materiales y/o insumos del
Almacén de la(s) Planta (s):
· Mecánicos de Trituración.
· Mecánico de Maquinaria Pesada.
· Mecánico Automotriz.
· Electricista Industrial.
· Electricista General de Equipos.
· Soldadores.
· Lubricador.
· Monta-llantas.
4.4 Cuando sea necesario la salida de las instalaciones de la Planta de Girardota, de un
material, insumo y/o repuesto acompañado de empleados autorizados para su retiro,
deberá elaborarse una autorización firmada por el Administrador de la Planta o Director
de Producción o Director de Equipos confirmando la salida de esos materiales, insumos y/o
repuestos. Sin esta autorización los Porteros NO PODRAN PERMITIR LA SALIDA.

5. Descripción de las actividades

5.1 Entrada de Materiales, Insumos y/o Repuestos.

· Ver GC P – 02 Procedimiento para las compras del proceso de Equipos.

Revisó: Almacenista. Aprobó: Subgerente Administrativo
Cargo: Carlos Mario Florez. Cargo: Juan Carlos Lopez de Mesa G.
La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en medio electrónico. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA
CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA
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Procedimiento para la administración
Revisión: 01
de almacenes
Vigencia: Marzo de 2013

Numeral 8.
· Ver GC P – 03 Procedimiento para las compras del proceso de Producción y
Despachos de Agregados y Mezclas Asfálticas.
Numeral 8.

5.2 Entrega de Materiales, Insumos y/o Repuestos.

Ítem Descripción Registro

GC F – 02
El personal autorizado realiza la solicitud del Material, Insumo y/o Repuesto al Solicitud con
Almacén con el GC F – 02 Solicitud. En el caso de repuestos defectuosos que Nombre y firma
1.
deban ser reemplazados y de algunos insumos consumidos deberán ser de la persona
entregados al Almacén. autorizada por
PROCOPAL S.A.
El Almacenista verifica el repuesto defectuoso y/o insumo consumido que le
están entregando, lo dispone de acuerdo a los lineamientos establecidos en el
documento GIP17 Procedimiento para la disposición de residuos.

· Si el Usuario del Almacén no entrega el repuesto defectuoso y/o el

insumo consumido por que debe desmontarlo del Equipo, Vehículo o
Planta, el Almacenista registra PENDIENTE DE DEVOLUCIÓN en el
formato GCF 02 Solicitud.
· Si el Usuario del Almacén entrega el repuesto defectuoso y/o el insumo
consumido, el Almacenista procede a realizar la entrada al software
GC F – 02
ofimática y digita en el campo NOTA: Solicitud # XXXX. (El número
Solicitud.
digitado debe ser el que se tiene en el formato GC F 02 Solicitud).
2.
PENDIENTE DE
NOTA: DEVOLUCIÓN

El Almacenista debe hacer un arqueo cada dos semanas de las Solicitudes que
tiene Pendientes por Devolución de repuesto defectuoso y/o insumo
consumido. Con esta información remitirá un memorando al Administrador de
la Planta anexando el listado de pendientes.

El Administrador de la Planta requerirá a los funcionarios implicados para que en

un plazo perentorio de 3 días remita al Almacén los repuestos defectuosos y/o
insumos consumidos pendientes de entrega, en caso contrario se le impondrá
la sanción disciplinaria a que haya lugar.
El Almacenista o quien haga sus veces, verifica si se tiene existencia del
material, insumo y/o repuesto en el Almacén.

Si no se tiene existencia, debe seguir los lineamientos establecidos en los

documentos.
3. No Aplica.
· GC P - 02 Procedimiento para las compras del proceso de Equipos y
Transporte.
· GC P - 03 Procedimiento para las Compras en el Proceso de Producción
y Despachos de Agregados y Mezclas Asfálticas.

Si tiene existencia, continua con la siguiente actividad de este procedimiento.

La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en medio electrónico. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA
CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA
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de almacenes
Vigencia: Marzo de 2013

Ítem Descripción Registro

El Almacenista, ingresa al software de Ofimática módulo de inventarios, para
realizar la salida registrando: Salida de
Almacén de
· Donde se consumirá el material, insumo y/o repuesto que se está software de
4.
retirando del almacén (Equipo, Vehículo, Planta o Edificio (sede)). Ofimática, con
· Guarda el respectivo documento lo imprime y lo hace firmar a la Nombre y firma
persona como evidencia de entrega del material, herramienta, de recibido.
repuesto, otros.

5.3 Traslados de Materiales, Insumos y/o Repuestos.

Ítem Descripción Registro

El Almacenista o Encargado o Ingeniero Residente o quién haga sus veces del
centro de trabajo, en el momento en que tengan la necesidad de trasladar
materiales o insumos al Almacén de la Planta de Girardota, deben diligenciar
Salida de
el formato de Salida de Materiales, Insumos y/o Repuestos de la Plataforma
Materiales,
I.construye.
Insumos y/o
1.
Repuestos de la
Si este traslado lo van a realizar en un horario extra al de la jornada laboral se
Plataforma
deben comunicar con el Administrador de Planta para que este verifique; la
I.construye.
necesidad de programar horas extras a las personas del Almacén o dar las
instrucciones que el considere necesarias en la portería de la Planta o
reprogramar el traslado de los Materiales, Insumos y/o Repuestos.
El Almacenista o el Auxiliar de Almacén o Portero, reciben el traslado de los
materiales verificando el estado y que la cantidad de lo recibido corresponda
Salida de
a lo que está en la Salida de Materiales, Insumos y/o Repuestos de la
Materiales,
Plataforma I.construye.
Insumos y/o
Repuestos de la
· Si no tiene ninguna inconsistencia continua con la siguiente actividad
Plataforma
2. de este procedimiento.
I.construye.
· Si tiene alguna inconsistencia se comunica con el funcionario que
VoBo del
realizó el traslado vía telefónica y/o por correo electrónico.
Almacenista o el
Auxiliar de
NOTA:
Almacén.
En el caso del Portero, estos solo recibirán verificando la cantidad y será el
Almacenista quien confirme el estado de lo recibido al día siguiente.
El Almacenista, ingresa los materiales, insumos y/o repuestos trasladados al Entrada al
software de Ofimática módulo de inventarios y digita en el campo NOTA: Almacén del
3.
Traslado # XXXX. (El número digitado debe ser el que se tiene en el formato la software
Salida de Materiales, Insumos y/o Repuestos de la Plataforma I.construye). Ofimática.

5.4 Devolución de Materiales, Insumos y/o Repuestos.

Ítem Descripción Registro

El Usuario del Almacén, en el momento en que genere la necesidad de

1. No Aplica.
devolver materiales, insumos y/o repuestos debe hacer entrega al Almacén.

La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en medio electrónico. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA
CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA
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Ítem Descripción Registro

El Almacenista o el Auxiliar de Almacén recibe la devolución de los materiales,
2. No Aplica.
insumos y/o repuestos verificando el estado de lo recibido.

El Almacenista, ingresa los materiales, insumos y/o repuestos devueltos al

Entrada del
software de Ofimática módulo de inventarios.
3. Software
Guarda el respectivo documento lo imprime y lo firma como evidencia de
Ofimática.
recibo de los materiales, insumos y/o repuestos

6. Control de Registros:

Nombre del Tiempo de

Responsable Almacenamiento Disposición
Registro Retención

GC F – 02 Nombre de la
Solicitud con: Carpeta:
Nombre y firma de Solicitudes.
6 meses. Destrucción.
la persona Archivo:
autorizada por Cronológico
PROCOPAL S.A. Invertido.

Entrada de
Almacén del
Software de
ofimática.
Software Ofimática.
Almacenista. Módulo de Permanente. Permanente.
Salida de Almacén
Inventarios.
del Software de
Ofimática, con
Nombre y firma de
recibido

Nombre de la
Carpeta:
Salida de
Traslados de
Materiales, Insumos
Materiales, Insumos
y/o Repuestos de 6 meses. Destrucción.
y/o Repuestos.
la Plataforma
Archivo:
I.construye.
Cronológico
Invertido.

La documentación vigente corresponde a la que se tiene acceso en medio electrónico. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA
CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considera como COPIA NO CONTROLADA
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