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O ciclo PDCA é um método de gerenciamento com foco na melhoria que tem como objetivo
controlar e melhorar os processos e produtos de uma forma contínua. Também é conhecido
como Ciclo de Shewhart ou roda de Deming.
O ciclo é dividido em quatro etapas, sendo elas: Plan (Planejar), Do (Executar), Control
(Controlar) e Act (Agir). É utilizado na resolução de problemas crônicos com causas variadas
onde não se sabe bem o que fazer.
O PDCA cresceu e se tornou famoso dentro da Qualidade Total (TQC), considerada como um
sistema de gestão inovador para a época e, até para os dias atuais, com princípios e
fundamentos ainda adotados.
Neste período, as ferramentas da qualidade também estavam sendo usadas com forte apelo
estratégico, não demorou muito para que fossem introduzidas a este modelo revolucionário
para resolução de oportunidades e problemas.
Plan (Planejar)
A etapa de planejamento é a base do gerenciamento para melhorar os resultados da
organização. Afinal, Einstein já dizia:
“Se eu tivesse uma hora pra resolver um problema e minha vida dependesse dessa solução,
eu passaria 55 minutos definindo a pergunta certa a se fazer”
Ou seja, tudo depende de quão bem você irá planejar sua solução, pois se você não definir o
problema de forma bem feita, se não fizer as perguntas certas, ao chegar na etapa do Check,
você perceberá que sua solução não foi eficaz.
Sabendo da importância dessa etapa, vamos analisar ela de forma detalhada, pois como você
pode observar, dentro da fase de planejamento existem quatro fases que devem ser seguidas
para garantir que tudo seja feito da maneira correta.
2 - Análise do fenômeno
Nesse momento o objetivo é investigar quais são as características específicas do problema
com uma visão ampla.
Por isso, nessa etapa você deve realizar as seguintes tarefas: Descoberta das características
do problema; Observação no local; Preparo dos documentos.
Assim como na primeira etapa, existem ferramentas que podem te ajudar a entender e analisar
o fenômeno estudado, e são elas: Histograma. Diagrama de Pareto. Diagrama de Dispersão.
Como você pode notar, na primeira etapa foram usadas ferramentas que auxiliaram a entender
as possíveis causas do problema, através do levantamento de dados estatísticos do processo.
Já nessa segunda etapa, as ferramentas utilizadas focam em entender o comportamento do
problema, através de diagramas que tornem o entendimento mais fácil de ser visualizado.
3 - Análise do Processo
O foco aqui é simples e direto: identificar a causa raiz do problema.
Com as possíveis causas levantadas e os diagramas para facilitar o entendimento, pode-se
filtrar aquelas que causam maior impacto ao processo, concentrando todos os esforços daqui
pra frente na solução desses problemas.
Resumindo, nessa etapa devem ser feitas as seguintes atividades: Definição das causas
influentes; Escolha das causas mais prováveis; Análise das causas mais prováveis.
Para conseguir realizar essas tarefas é preciso utilizar as seguintes ferramentas: Fluxograma.
Diagrama de Ishikawa. Matriz Esforço x Impacto. 5 porquês.
Talvez você esteja se pergunta por que estamos usando o Diagrama de Ishikawa novamente,
certo? Nesse ponto essa ferramenta também é muito importante, pois nos ajuda a selecionar
as causas que impactam mais nos resultados. Como assim?
Através de um Brainstorming com pessoas de todos os setores do processo em questão, você
consegue facilmente obter inúmeras ideias sobre as causas do problema. Dessa forma, você
precisa usar o Ishikawa para filtrar aquelas que são mais relevantes ao processo.
Outra ferramenta que merece destaque nessa etapa é a Matriz Esforço X Impacto. Através
dela, você consegue mensurar quais problemas podem ter planos de ação com um grande
impacto e um baixo esforço, que são as ações mais recomendadas.
4 - Plano de ação
O foco nessa etapa é elaborar planos de ação para bloquear os problemas por meio da
eliminação de suas causas raiz.
De forma simples e direta, duas tarefas precisam ser executadas nesta etapa, e são
elas: Elaborar estratégia de ação; Trabalhar com as causas mais prováveis.
Ou seja, tendo as causas mais prováveis em mãos, você precisa elaborar uma estratégia de
ação visando solucionar cada uma delas da maneira mais eficiente possível.
Nessa etapa, vamos dar destaque total a uma ferramenta que vai te ajudar bastante: 5W2H.
Através das 7 perguntas desse método você conseguirá descobrir tudo sobre seu processo e
como solucioná-lo.
Mas isso é assunto para nosso próximo ponto…
Do (Executar)
É na fase de execução que são gerados os resultados. O nível de resultados depende da
“qualidade” das ações e do nível de execução do plano de ação proposto.
Check (Checar)
A fase de checagem é uma oportunidade de reflexão sobre os resultados e sobre o
comprometimento dos responsáveis com a implementação das ações definidas.
Act (Agir)
A fase de ação corretiva ou padronização é crítica para fechar o ciclo de melhoria. No caso de
sucesso, é a etapa que integra os dois ciclos de gerenciamento (melhoria e manutenção dos
resultados).
7 - Padronização
Validou as ações executadas? Agora, então, o objetivo é padronizar ganhos obtidos! Para que
os mesmos problemas não retornem e o desempenho futuro decorrente não reduza,
ferramentas como Programa 5S, POP (Procedimento Operacional Padrão), CEP (Controle
Estatístico de Processos) e Poka-Yoke podem ajudar.
Para manter uma boa padronização na sua empresa você pode utilizar o ciclo SDCA, cujo
pensamento é semelhante ao PDCA, mas busca manter as melhorias obtidas. Caso queira
conhecer mais sobre esse ciclo, você pode ler o artigo PDCA X SDCA: qual a diferença?
8 - Conclusão
Encerra-se aqui o ciclo PDCA, certo? Errado! Como o próprio nome diz, esse é um ciclo de
melhoria contínua! Sempre vão haver problemas para serem solucionados ou oportunidades
de melhoria para serem exploradas.
Portanto, quando um ciclo PDCA se encerra, garantindo a permanência dos resultados obtidos,
é hora de buscar solucionar novos problemas em busca de melhorar ainda mais os resultados
obtidos!