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Project 2007 - A Bíblia

Elaine Marmel

R
Microsoft Office Project 2007 - A Bíblia
Do original Microsoft Office Project 2007 - Bible Copyright © 2008 da Editora Alta Books Ltda.

Authorized translation from English language edition, entitled Microsoft Office Project 2007 Bible, by Elaine
Marmel, published by Wiley Publishing, Inc. Copyright © 2007 by Wiley Publishing, Inc. PORTUGUESE language
edition published by Editora Alta Books, Copyright © 2008 by Editora Alta Books.

Todos os direitos reservados e protegidos pela Lei 5988 de 14/12/73. Nenhuma parte deste livro, sem
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ou de conteúdo; porém, nem sempre isso é conseguido, seja por motivo de alteração de software, interpretação
ou mesmo quando alguns deslizes constam na versão original de alguns livros que traduzimos. Sendo assim,
criamos em nosso site, www.altabooks.com.br, a seção Erratas, onde relataremos, com a devida correção,
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Produção Editorial: Editora Alta Books
Coordenação Editorial: Fernanda Silveira
Tradução: Felipe Zuccoli e Nilson Dias
Revisão: Monica Mourão
Diagramação: Leandro Zuhlke
Revisão Técnica: Eduardo Velasco

Impresso no Brasil

O código de propriedade intelectual de 1º de Julho de 1992 proíbe expressamente o uso coletivo sem autorização dos detentores do
direito autoral da obra, bem como a cópia ilegal do original. Esta prática generalizada nos estabelecimentos de ensino, provoca
uma brutal baixa nas vendas dos livros a ponto de impossibilitar os autores de criarem novas obras.

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 Prefácio

Gerenciar projetos pode ser tão excitante como programar a próxima viagem espacial ou tão mundano
como planejar a rotina de manutenção da linha de produção. Um projeto pode ser tão compensador
quanto encontrar petróleo ou tão desastroso como a viagem inaugural do Titanic. Projetos podem ter
um orçamento de R$ 5,00 ou R$ 5.000.000,00. Uma coisa que todos os projetos têm em comum,
todavia, é seu potencial para sucesso ou fracasso – a promessa de que se você desenvolver as coisas de
forma correta, você alcançará seu objetivo.

Porque você precisa deste livro

Microsoft Project é uma ferramenta para implementar princípios e práticas de gerenciamento de projetos
que podem lhe ajudar a ter sucesso. É por isto que este livro fornece não somente informação sobre quais
botões apertar e onde digitar as datas do projeto, mas também a estrutura conceitual para fazer o
gerenciamento de projetos informatizado trabalhar para você.

Como ele foi desenvolvido

Este livro esforça-se para oferecer exemplos da vida real de projetos de vários segmentos e disciplinas.
Você se visualizará e também aos seus próprios projetos em algum lugar deste livro. Uma riqueza de dicas
e conselhos mostra como endereçar, controlar e superar restrições da vida real. Este livro foi desenvolvido
para trabalhar para você de duas formas:

„ Como um Tutorial. Você pode usar o Microsoft Project 2007 – A Bíblia como uma
ferramenta linear para aprender Project, das fundações até o final.
„ Como Referência. Você pode colocá-lo em sua prateleira e usá-lo como seu livro de referência do
Project conforme a necessidade – para conselhos, informações e procedimentos passo-a-passo.

De qualquer forma, este livro enriquecerá sua experiência com Microsoft Project e você será um melhor
gerente de projetos.

Para quem ele é

Diferente de softwares processadores de texto ou de planilhas, muitos de vocês devem ter se deparado
com softwares de gerenciamento de projetos sem nunca ter usado nada parecido antes. Você também
pode ter utilizado versões anteriores de Project e outros softwares de gerenciamento de projetos.

„ Se gerenciamento de projetos for uma novidade, este livro é para você. Os capítulos
iniciais explicam os conceitos básicos de gerenciamento de projetos computadorizado e o
que ele pode fazer para que você tenha um contexto no qual possa aprender Project.
„ Se você for experiente no gerenciamento de projetos, este livro também é para você.
Ele explica as novidades da última versão do Project e mostra técnicas para usar o software
que talvez você não tenha considerado antes.
 Você receberá um maior benefício deste livro caso tenha, pelo menos, o conhecimento básico do
ambiente Windows, domínio das convenções padrão de software Windows e sinta-se confortável em
utilizar um mouse. Mas, além disto, você precisa querer obter sucesso como um gerente de projetos –
meta à qual este livro lhe ajudará alcançar.

Aspectos especiais deste livro

Para ajudá-lo a maximizar o uso deste livro, incluí muitos aspectos especiais em seu desenvolvimento
e concepção. As seguintes seções mostram como eles funcionam.

Convenções de formatação
Para acelerar sua experiência de aprendizado, utilizei as seguintes convenções de formatação:

„ Texto que você deve digitar: Quando for necessário digitar texto em um cronograma no

Project, por exemplo, aparecerá em negrito.

„ Quando o uso do mouse for necessário: Um clique indica um clique com o botão esquerdo

do mouse e um clique com o botão direito indica um clique com o botão direito do mouse.
Clique duplo indica dois cliques rápidos e sucessivos com o botão esquerdo do mouse.
„ Combinações de teclas do teclado: Vão se parecer com Alt+Tab. Segure a primeira tecla e,

sem soltá-la, pressione a segunda tecla.

„ Comandos de Menu: São exibidos com a seta de comando – por exemplo, escolha

Arquivo ÎAbrir.
„ Novos termos: Quando um novo termo ou conceito é introduzido aparece em itálico.

Ícones de margem
Através do livro, incluí ícones especiais nas margens para chamar sua atenção para informações adicionais,
atalhos, conselhos, avisos sobre cursos de ação desastrosos, novas funcionalidades do Project 2007,
referências para sabedoria adicional e como acessar o software no CD-ROM que acompanha este livro.
Esta é a forma como elas aparecem:

O ícone de nota indica informação adicional sobre um ponto em

NOTA
discussão ou informação histórica que possa lhe interessar.

Uma dica é uma pequena recomendação para poupar tempo e indicar-

DICA
lhe o melhor modo de fazer as coisas.

Este ícone chama a atenção para uma nova

NOVA FUNCIONALIDADE funcionalidade do Project 2007.

Este ícone útil dá uma pista de fontes de informações

REFERÊNCIA CRUZADA
adicionais sobre um tópico em discussão. Ele aponta para
outro capítulo ou tópico específico no livro.

O ícone do CD-ROM indica softwares úteis ou modelos que você

NO CD ROM
encontrará no CD-ROM que acompanha este livro.
 *Barras laterais sagazes*
Barras laterais, como esta, são saídas para detalhes históricos ou informações interessantes.
Seu propósito é que você leia a informação nela contida caso esteja com pressa para concluir
uma tarefa específica.

Quando você tiver tempo para aprofundar-se no assunto os conceitos contidos nas barras laterais
podem ser de valor incalculável – eles fornecerão o contexto e profundidade necessários para alcançar uma
compreensão mais completa das funções do Project.

Como este livro é organizado

Este livro é organizado do mesmo modo como você usa o Microsoft Project. Ele começa com alguns
conceitos básicos e progride através de funcionalidades de que você precisa para desenvolver um típico cronograma
e, então, monitorar seu progresso. Os capítulos finais fornecem informações mais avançadas para customizar
o Project, utilizando as configurações de grupo de trabalho e trabalhando com o Project online.

Parte I - O Básico sobre gerenciamento de projetos

A Parte I deste livro explica os conceitos básicos e terminologia sobre gerenciamento de projetos
necessários para aprender Project. No capítulo 1, você conhecerá a natureza de projetos, como o Microsoft
Project pode ajudar a controlá-los e o ciclo de vida de um projeto típico. No capítulo 2, você verá num
primeiro relance o ambiente do software Project.

Parte II: Fazendo seu projeto andar

É aqui que você aprenderá o tipo de informação de que o Project precisa para fazer seu trabalho. No capítulo
3, você começa a construir seu primeiro cronograma e adicionar tarefas em uma estrutura de tópicos. No
capítulo 4, você atribui tempo e constrói relações de tempo entre as tarefas. No capítulo 5, você começa a atribuir
pessoas e recursos ao seu projeto. É também nele que você aprende a determinar como estes recursos adicionam
custos a um projeto e como lidar com situações de hora extra e troca de turnos.

Parte III: Refinando seu projeto

Antes que seu projeto esteja pronto para estréia, você precisa ajustar algumas coisas, da mesma forma
que faz uma revisão ortográfica em um documento gerado em um processador de textos. O capítulo 6
explica como visualizar esta informação para ganhar perspectiva sobre seu projeto. O capítulo 7 ajuda-o
a manipular e customizar modos de visualização para fazê-los trabalhar para você. O capítulo 8 mostra
como fazer o cronograma do seu projeto parecer mais profissional através da formatação do texto e
mudanças na aparência dos elementos gráficos. Os dois capítulos seguintes sondam as ferramentas que
o Project oferece para solucionar conflitos em seu cronograma. O capítulo 9 explora a resolução de
conflitos de tempo em seu cronograma para que possa alcançar seus prazos finais. O capítulo 10 considera
a resolução de conflitos de recursos, como pessoas superalocadas e equipamentos subutilizados.

Parte IV: Monitore seu progresso

É aqui que você recebe a recompensa por todos os dados que você digitou e pelas pacientes resoluções
dos conflitos em seu cronograma. Depois de montar seu cronograma básico e de começar o projeto, você
pode monitorar seu progresso e verificar dados em seu status sob várias perspectivas. O capítulo 11
oferece uma visão geral do processo de monitoramento. O capítulo 12 mostra como monitorar progresso
em suas tarefas individuais e como visualizar este progresso em vários modos. No capítulo 13, você
explora o poder de gerar relatórios em seus projetos para todos, dos gerentes aos membros individuais
do projeto. O capítulo 14 fornece recomendações e métodos para analisar seu progresso e fazer ajustes
conforme necessário para permanecer dentro do prazo e do seu orçamento.

Parte V: Trabalhando em grupos

A maioria dos projetos que valem o esforço de monitoramento no Project não são executados por uma
única pessoa; grupos de trabalho, times e comitês, geralmente, formam um time de projeto no dia-a-dia.
O capítulo 15 mostra como montar projetos múltiplos para rodarem concorrentemente ou como
consolidar pequenos projetos em cronogramas maiores. E do capítulo 16 até o 21, você aprende como
planejar, implementar e gerenciar projetos usando Project, Project Web Access e Project Server, a solução
Microsoft para gerenciamento de projetos através da web.

Parte VI: Microsoft Project avançado

A Parte IV fornece recomendações e informações sobre como facilitar o uso do Microsoft Project.
Aprenda a customizar o ambiente do Project no capítulo 22. O capítulo 23 fornece informações sobre
macros, que são programas simples capazes de gravar e automaticamente rodar uma série de passos
usados com freqüência, poupando esforço e tempo. O capítulo 24 mostra como usar VBA e VBScript
para customizar o Project para que ele trabalhe da mesma forma como você. O capítulo 25 lida com
informações sobre importação e exportação para dentro e fora do Project. Importar informações de
outros softwares pode poupar tempo e despesas de redigitação de dados já existentes. E no capítulo 26,
você encontrará alguns estudos de caso que demonstram maneiras como o Project foi utilizado por
diversas empresas.

Apêndices
Apêndices B-D fornecem recursos e outros materiais adicionais para facilitar seu trabalho. O apêndice A
cobre o conteúdo e a instalação do CD-ROM que acompanha este livro, que contém softwares versão
trial, modelos que poupam tempo e uma página web com links para páginas de interesse no mundo do
gerenciamento de projetos – incluindo páginas de parceiros do Microsoft Project.

Glossário de gerenciamento de projetos

O glossário no final do livro contém muitos termos específicos relacionados ao gerenciamento de
projetos, assim como os conceitos que se desenvolveram com o passar dos tempos. Estes termos são
definidos quando são usados pela primeira vez no livro, mas você pode desejar consultá-los depois. Para
isto, use esta conveniente lista em ordem alfabética.
 Agradecimentos

Nenhum homem (ou mulher) é uma ilha e este livro é produto dos esforços de muitas pessoas.
Obrigado, Kyle Looper, pelo seu suporte, por tornar as coisas suaves e fáceis e por ter fé em mim.
Obrigado, Robin Drake, por iniciar este projeto comigo e manter-me por dentro enquanto você pôde.
Sinto por não podermos ter finalizado juntos, mas eu espero que haja projetos em nosso futuro.
Obrigado, Susan Christophersen, pelo ótimo trabalho a partir de onde Robin parou, por manter-me sã
e o manuscrito legível. Meu obrigado também para o time do CD na Wiley por produzir a página web no
CD e por lidar com os detalhes da compilação do CD.
Obrigado Jim Peters por Cpelos maravilhosos insights que me ajudaram. Como sempre, foi um prazer
trabalhar com você e estou esperando por nossa próxima aventura juntos. Jim é um PMP e presidente da
SoftwareMatters.com, Inc, uma parceira do Microsoft Project focada em integrar gerenciamento de projetos
e métodos de desenvolvimento de software com as soluções e ferramentas do Microsoft Enterprise
Project Management. Jim possui vasta experiência no desenvolvimento e implementação de soluções de
softwares enterprise project management, treinamento sobre gerenciamento de projetos, desenvolvendo
sistemas de relatórios para gerenciamento de projetos. Ele pode ser contatado no telefone (877) 257-1982
ou pelo e-mail jmpeters@softwarematters.com. Para mais informações sobre SoftwareMatters.com, Inc,
veja seu website www.softwarematters.com. Muito obrigado também aos revisores técnicos adicionais
que ajudaram numa corrida contra o tempo e contribuíram com sua expertise para este projeto: Brian
Kennemer, Thuy Le e T.R. Sloan.
Obrigado à Ira Brown e Roger Butler da Project Assistants, co-autores do capítulo 24. Ira é o Vice-
presidente Executiva, CTO e co-fundadora da Project Assistants, Inc, uma parceira Premiere Microsoft
Project e Solution Provider especializada em implementar serviços, integração, treinamento e
desenvolvimento de software customizado para Microsoft Project. Ela possui vasta experiência em
gerenciamento de projetos e desenvolvimento de aplicações e é reconhecida como uma autoridade líder
em desenvolvimento de soluções customizadas para Microsoft Project e Project Server. Roger é um
Arquiteto de Soluções Sênior na Project Assitants especializado em desenvolvimento de software
customizado para Microsoft Project e Microsoft Project Web Access e é um expert em integração com
uma variedade de aplicações de terceiros relacionadas a gerenciamento de projetos. Ira pode ser contatada
através do telefone (800) 642-9259 ou pelo e-mail ibrown@projectassistants.com. Para mais informação
sobre a Project Assistants, visite a página web deles em www.projectassitants.com .
Todos vocês me ajudaram a fazer o Project 2007 – A Bíblia um livro melhor do que eu poderia ter
produzido sozinha.
 Sumário
Agradecimentos X

Parte I: O Básico sobre gerenciamento de projetos

Capítulo 1: A Natureza de Projetos 3

Entendendo Projetos 3
Explorando o gerenciamento de projetos 4
Caminho crítico e folgas 4
Durações e etapas
Cronogramas dirigidos por recursos e
tarefas de duração fixa 7
Diagramas que ajudam o gerenciamento
de projetos 7
Dependências 10
Gerenciando projetos com software de gerenciamento
de projetos 10
O que é requerido de você 11
O que Microsoft Project pode fazer
para ajudar 12
O Ciclo de Vida de um Projeto 13
Identificando seu objetivo e o escopo do projeto 13
Planejando 14
Revisando 15
Monitorando 16
Resumo 18

Capítulo 2: Explorando o ambiente do Microsoft Project 19

Observando o Projeto pela primeira vez 19
Iniciando o Projeto 20
Trabalhando com a Guia do Projeto 21
Examinando o modo de exibição do
Gráfico Gantt 25
Utilizando menus do Project 28
Examinando as barras de ferramentas 31
Inserindo informações 32
Modificando modos de Exibição 34
O que há de novo no Project 2007 35
Resumo 36

Parte II: Fazendo seu projeto andar

Capítulo 3: Criando um novo projeto 39

Reunindo informações 39
Determinando o detalhe das tarefas 40
Estabelecendo limites de tempo 41
Alinhando seus recursos 41
Analisando as dependências 41
Abrindo um arquivo de projeto 42
Abrindo um arquivo de projeto – o modo usual 42
Outros modos de abrir ou iniciar projetos 42
Estabelecendo a informação básica do projeto 44
XI
 Analisando calendários de projetos 47
Ajustando opções de calendário 48
Ajustando opções de cronograma 49
Criando um novo calendário 49
Ajustando o calendário 52
Inserindo tarefas 56
Adicionando subtarefas 58
Salvando arquivos de projeto 62
Salvando arquivos 62
Salvando arquivos como modelos 64
Protegendo arquivos 64
Fechando o Project 65
Trabalhando com estrutura de tópicos no Project 65
Ajustando tarefas em uma estrutura de tópicos 65
Copiando tarefas 68
Exibindo e ocultando tarefas 70
Obtendo Ajuda 73
Utilizando o sistema de Ajuda 73
Buscando Ajuda on-line 75
Resumo 76

Capítulo 4: Construindo tarefas 77

Estabelecendo duração para tarefas
77
Tarefas de unidades fixas 78
Tarefas de duração fixa 78
Tarefas de trabalho fixo 79
Tarefas controladas pelo empenho 80
Designando a duração de tarefas 80
Utilizando a tabela Gantt 80
Utilizando a caixa de diálogo Informações sobre a tarefa 82
Utilizando seu mouse e barra de tarefas 84
Configurando opções de cronograma 85
Designando um calendário para uma tarefa 86
Criando etapas 87
Duração para tarefas de resumo 88
Utilizando tarefas recorrentes 88
Estabelecendo restrições e datas de prazo final 92
Entendendo restrições 92
Utilizando datas de prazo final 93
Configurando restrições e datas de prazo final 94
Manipulando o Gráfico de Gantt para visualizar tempo 95
Inserindo anotações de tarefas 98
Estabelecendo dependências entre tarefas 101
Entendendo dependências 101
Entendendo as interações entre restrições e dependências 101
Permitindo latências e sobreposições 103
Tipos de dependência 104
Término-a-início (TI) 105
Início-a-término (IT) 106
Início-a-início (II) 107
Término-a-término (TT) 108
Estabelecendo dependências 109
Estabelecendo dependências término-a-início 109
Estabelecendo outros tipos de dependências 110
Visualizando dependências 112
Excluindo dependências 113
Resumo 114

XII
 Capítulo 5: Criando recursos e inserindo custos 115
Entendendo recursos 115
Como recursos funcionam 116
Como Project usa informações de recurso para
afetar o cronograma 117
Como Project reúne informações de custo 117
Criando uma lista de recursos 118
Modificando informações de recursos 121
Atribuindo um método de comunicação 122
Especificando disponibilidade de recursos 122
Especificando um tipo de reserva 122
Criando um recurso genérico e atribuindo
campos personalizados 125
Criando recurso de orçamento 126
Adicionando notas a um recurso 127
Calendários e recursos 129
Modificando o período útil de um recurso 129
Bloqueando o período de férias 130
Utilizando recursos e tarefas 133
Atribuindo recursos a tarefas 133
Atribuindo um recurso de orçamento 135
Obtendo ajuda enquanto seleciona recursos para atribuição 137
Algumas dicas sobre atribuição de recursos 140
Removendo ou substituindo uma atribuição de recurso 141
Lidando com situações de custo incomuns 143
Atribuindo custos fixos 143
Atribuindo um custo fixo a uma tarefa 143
Atribuindo um custo de recurso fixo
a uma tarefa 145
Contabilizando mudanças de taxa de recursos 146
Resumo 149

Parte III: Refinando seu projeto

Capítulo 6: Entendendo o básico sobre modos de exibição 153

O que é um modo de exibição 153
Alterando uma tabela 154
Alterando detalhes de uma seção 155
Examinando indicadores 156
Admirando os modos de exibição 157
Calendário 158
Gantt Detalhado 159
Gráfico de Gantt 160
Gantt de Redistribuição 161
Gantt de Controle 162
Gantt com várias linhas de base 164
Diagrama de Rede 165
Diagrama de Rede descritivo 170
Diagrama de Relações 171
Modo de exibição Análise de PERT 172
Planilha de Entrada PERT 173
Gantt Otimista 174
Gantt Esperado 174
Gantt Pessimista 175
Pesos do PERT 175
Alocação de Recursos 176
Formulário de Recursos 178
Gráfico de Recursos 178
XIII
 Formulário Nome da Tarefa 180
Planilha de Recurso 180
Uso do Recurso 181
Modos de Exibição Acumulados 182
Utilizando a barra de tarefa de resumo 183
Utilizando o macro Acumular_Formatação 185
Alterando modos de exibição acumulados 188
Formulário Detalhes da Tarefa 189
Entrada de Tarefa 190
Formulário de tarefas 191
Formulário Nome da Tarefa 191
Planilha de Tarefas 192
Uso da Tarefa 193
Imprimindo seu projeto 194
Resumo 198

Capítulo 7: Usando os modos de exibição para ganhar perspectivas 199

Personalizando modos de exibição 199
Alterando tabelas 199
Alterando a altura da linha e largura da coluna 199
Ocultando e inserindo colunas 201
Adicionando campos em um modo de
exibição de uso 202
Alterando tabelas 204
Criando novas tabelas ou editando
tabelas existentes 205
Trabalhando com modos de exibição 208
Adicionando modos de exibição 209
Criando um modo de exibição combinado 211
Classificando tarefas em um modo de exibição 214
Classificando tarefas 214
Criando códigos de EDT 216
Renumerando códigos de EDT 220
Definindo números de estrutura de tópicos 222
Filtrando modos de exibição para ganhar perspectiva 226
Filtros de tarefa padrão 228
Aplicando um filtro a um modo de exibição 230
Criando filtros personalizados 231
Utilizando AutoFiltro 232
Utilizando Grupos 233
Resumo 237

Capítulo 8: Alterando a aparência do seu projeto 239

Modificando a aparência do projeto 239
Utilizando o assistente de Gráfico de Gantt 240
Formatando elementos um a um 245
Trabalhando com texto 245
Formatando o texto selecionado 245
Aplicando formatação a categorias
de texto 247
Alterando barras de tarefas 249
Formatando barras de tarefas 249
Alterando o layout do Gráfico de Gantt 254
Alterando linhas de grade 255
Alterando o diagrama de rede 257
Formatando os nós do diagrama de rede 257
Modificando estilos das caixas 257
Formatando campos que aparecem nas caixas 259
Alterando o layout do diagrama de rede 262
XIV
 Formatando o modo de exibição Calendário 264
Formatando as entradas de Calendário 264
Alterando o layout do Calendário 265
Inserindo Desenhos e Objetos 267
Copiando figuras 268
Usando imagens em cronogramas 274
Inserindo objetos visuais 275
Usando a barra de ferramenta Desenho 277
Modificando gráficos e desenhos 280
Resumo 281

Capítulo 9: Solucionando problemas de cronograma 283

Solucionando conflitos de cronograma 283
Adicionando recursos a tarefas 284
Usando horas extras 284
Adicionando tempo às tarefas 286
Ajustando margem de atraso 286
Alterando restrições de tarefas 287
Ajustando dependências 290
Dividindo uma tarefa 292
Usando o caminho crítico para encurtar um projeto 293
Identificando o caminho crítico 293
Encurtando o caminho crítico 297
Usando múltiplos caminhos críticos 298
Resumo 301

Capítulo 10: Solucionando problemas de recursos 303

Entendendo como conflitos de recursos ocorrem 303
Identificando conflitos de recursos 304
Usando modos de exibição para identificar conflitos de recursos 304
Usando filtros para identificar conflitos de recursos 306
Solucionando conflitos 308
Alterando alocações de recurso 308
Trocando recursos 308
Adicionando ou excluindo uma atribuição
de recurso 311
Agendando horas extras 312
Redefinindo o calendário de um recurso 313
Atribuindo trabalho em meio período 315
Controlando quando recursos começam a trabalhar
em uma tarefa 317
Atrasando tarefas ao nivelar cargas de trabalho de recursos 317
Permitindo que o Project nivele as cargas
dos recursos 317
Fazendo ajustes na redistribuição 320
Contornando recursos 322
Definindo um padrão de contorno 323
Contornando a disponibilidade de um recurso 325
Pool de recursos 325
Resumo 326

Parte IV: Controlando seu progresso

Capítulo 11: Compreendendo o controle 329

Compreendendo os princípios do controle 329
Estimativas versus trabalho realizado 330
Fazendo ajustes conforme você trabalha 330
Usando linhas de base 332
XV
 O que é uma linha de base? 332
Definindo uma linha de base 333
Alterando a linha de base 335
Adicionando uma tarefa à linha de base 335
Usando planos provisórios 336
Limpando a linha de base ou plano provisório 338
Exibindo o progresso no modo de exibição Gantt de Controle 339
Interpretando o modo de exibição Gantt de Controle 339
A tabela variação de tarefa 341
A Tabela Custo da Tarefa 342
Compreendendo Estratégias de Controle 344
Preparativos para o trabalho de controlar 344
Mantendo o controle sob controle 345
Resumo 345

Capítulo 12: Gravando o realizado 347

Organizando o processo de atualização 347
Compreendendo opções de cálculo 348
Atualizando tarefas para refletir informações realizadas 351
Definindo as datas de início e término reais 352
Gravando durações reais 353
Configurando o valor de porcentagem completa 354
Definindo trabalho concluído 356
Definindo as durações restantes 357
Usando dados reais e custos 358
Usando a Tabela Custo para tarefas 359
Usando a tabela Custo para recursos 360
Sobrescrevendo avaliações de custo dos recursos 360
Técnicas e Dicas para Atualizações 363
Controlando trabalho ou custos regularmente 364
Acelerando o processo de atualização 367
Permitindo que o Project reagende trabalho incompleto 368
Analisando progresso 370
Usando o modo de exibição Gantt de Controle 370
Usando a tabela Trabalho para tarefas 371
Usando a tabela Trabalho para recursos 371
Exibindo linhas de progresso 372
Resumo 374

Capítulo 13: Relatórios de progresso 375

Criar relatórios de texto 375
Observando o todo 378
Resumo do Projeto 378
Tarefas de nível superior 378
Tarefas críticas 379
Etapas 380
Dias úteis 380
Gerando relatórios de custos 381
Fluxo de caixa 381
Valor Acumulado 383
Cabeçalhos do Relatório Valor Acumulado 384
Orçamento 384
Relatórios de Orçamento estourado 384
Produzindo relatórios de tempo 385
Tarefas não iniciadas 386
Tarefas com início breve 386
Tarefas em andamento 387
Tarefas Concluídas 387
Tarefas que já deveriam ter iniciado 388
XVI
 Tarefas adiadas 388
Fazendo relatórios de atribuições de trabalho 389
Quem faz o que 389
Quem faz o que e quando 389
Lista de Tarefas pendentes 390
Recursos superalocados 391
Apresentando relatórios sobre cargas de trabalho 391
Uso da Tarefa 392
Uso do Recurso 392
Personalizando relatórios 394
Relatórios personalizados 394
Personalizando um relatório existente 396
Relatórios Visuais 399
Relatórios de Uso de Tarefas 400
O Relatório Fluxo de Caixa 400
O Relatório Valor Acumulado sobre o Tempo 400
Relatórios de uso dos recursos 402
Relatório Fluxo de Caixa 402
Relatório Disponibilidade de Recurso 402
Relatório Resumo de Custo do Recurso 403
Relatório Disponibilidade de Trabalho de Recurso 404
Relatório Resumo de Trabalho de Recursos 404
Relatórios Uso de Recursos 405
Relatório Custo de Linha de Base 405
Relatório Linha de Base 406
Relatório Trabalho de Linha de Base 407
Relatório Custo de Orçamento 408
Relatório Trabalho de Orçamento 409
Relatórios de Resumo 410
Relatório Status de Tarefas Críticas 410
Relatório Status de Tarefas 411
Relatório de Trabalho Restante de Recursos 412
O Relatório Status de Recurso 413
Personalizando modelos de relatórios visuais 414
Resumo 416

Capítulo 14: Analisando o progresso financeiro 417

Compreendendo o valor acumulado 417
Compreendendo os campos de valor acumulado 417
Usando o método % trabalho concluído para
calcular valor acumulado 420
Definindo a data para cálculos de valor acumulado 421
Usando tabelas de valor acumulado 422
Usando a tabela Valor acumulado para tarefas 423
Usando a tabela Valor acumulado para recursos 424
Usando as tabelas Indicadores de custo de valor
acumulado e Indicadores de cronograma
de valor acumulado 424
Avaliando informações de custo 426
Gerando gráficos de valor acumulado 426
Utilizando tabelas dinâmicas para análises 432
Fazendo ajustes durante o projeto 436
Alterando o cronograma 436
Modificando atribuições de recursos 436
Resumo 437

XVII
Parte V: Trabalhando em grupos

Capítulo 15: Coordenando múltiplos projetos fora do Project Server 441

Consolidando projetos 441
Preparando para utilizar consolidação 442
Inserindo um projeto 444
Usando projetos inseridos e seus arquivos fonte 448
Consolidando todos os projetos abertos: um atalho 449
Movendo subprojetos dentro de um projeto consolidado 450
Compreendendo Projetos Consolidados e Dependências 451
Criando links entre tarefas dentro dos projetos 451
Mudando links entre projetos 453
Projetos Consolidados – salvar ou não salvar 453
Visualizando múltiplos projetos 454
Visualizando o caminho crítico entre projetos 455
Compartilhando recursos entre projetos 457
Criando um compartilhamento de recursos (pool de recursos) e
compartilhando os recursos 457
Abrindo um projeto que utilize um compartilhamento
de recursos (pool de recursos) 459
Atualizando informações no compartilhamento de recursos. 459
Pare de compartilhar recursos 460
Resumo 462

Capítulo 16: Preparando para usar Project Server 463

Compreendendo o Project Server e o Project Web Access 463
Quais as novidades no Project Server 2007? 466
Novas funcionalidades no Project Server 2007 466
Planejando o projeto 468
Acessando os requisitos 468
Identificar as pessoas que aprovarão o desenho
do Project Server 469
Identificar membros do staff para entrevista 469
Criar um questionário de definição de requisitos. 469
Conduzir entrevistas 470
Calculando o ROI 470
Desenhando o sistema 470
Acessando o ambiente tecnológico 470
Endereçando necessidades especiais 470
Estabelecendo e reforçando os padrões da organização 471
Treinamento 473
Desenvolvendo uma estratégia para implantação e configuração 473
Evitando brechas 474
Resumo 475

Capítulo 17: Instalando e configurando Project Server 477

Revendo requisitos 477
Atendendo aos requisitos do software 478
Requisitos do software para os servidores 478
Requisitos do Software para computadores client 478
Atendendo os requisitos de hardware 478
Requisitos de hardware para os servidores 478
Requisitos de hardware para computadores client 479
Acessando o ambiente de rede 479
Considerando cenários de software/hardware 479
O pequeno servidor farm 480
O servidor farm médio 480
XVIII
 O servidor farm grande 481
Instalando Software Periférico 481
SQL Server e Analysis Services 481
Verificando a versão do SQL 481
Internet Information Services (IIS) 482
Ativando o IIS 483
Checando o modo IIS 484
Instalando o .NET Framework 3.0 486
Estabelecendo a conta do Windows Security 486
Conta de Serviço do Windows SharePoint Services 486
A conta de segurança do Pool de Aplicações 486
Conta do proprietário do conjunto de sites 487
Conta de administrador do provedor de serviço compartilhado 487
Conta de administrador de instância do Project Server 487
Criando uma conta 487
Instalando o Project Server e o Windows SharePoint Services 489
Conectando o Project Server a partir do Project Web Access 494
Resolvendo problemas de instalação 495
Resumo 496

Capítulo 18: Project Server e o administrador 497

Checando novamente as configurações 498
Especifique as funcionalidades do Project Server para
sua organização 500
Gerenciando o Windows SharePoint Services 501
Gerenciando Configurações de Segurança 503
Gerenciando modelos de segurança 503
Gerenciando grupos 504
Trabalhando com categorias 506
Gerenciando usuários 509
Trabalhando com visualizações 510
Trabalhando com o template global da empresa 513
Trabalhando com o global da empresa 513
Definindo campos personalizados de empresas 514
Criando calendários de empresas 516
Configurando e editando os recursos da empresa 518
Criando o pool de recursos da empresa 518
Editando recursos no pool de recursos da empresa 519
Importando projetos 521
Gerenciando configurações de planilha de horas e tarefas 523
Períodos financeiros 523
Períodos da planilha de horas 524
Classificações de planilha de horas 525
Configurações e padrões de planilha de horas 525
Configurações e exibições de tarefas 527
Feche tarefas para atualizar 528
Estabelecendo Tempo Administrativo 529
Customizando o Project Web Access 530
Controlar a aparência do painel Iniciação Rápida 530
Selecionando estilos e escalas de tempo da barra de
tarefas do Gantt 531
Selecionando formatação de agrupamento 532
Tarefas de manutenção 533
Ativando os projetos e recursos da empresa 533
Gerenciando informações nos databases do Project Server 534
Fazendo e restaurando o Backup 535
Agendamento de backups 535
Faça um backup 536
Restaure um backup 536
Gerenciando a fila 538
XIX
 Gerenciando cubo OLAP 539
Migrando os repositórios de serviços de análise 539
Configurando o cubo 542
Estabeleça configurações de construção de cubos 543
Checando o status da construção do cubo 543
Permitindo que os usuários exibam o cubo. 544
Gerenciando operações 547
Alertas e lembretes 547
Configurando o manipulador de eventos do server-side 548
Sincronizando o pool de recursos da empresa com um
grupo ativo de diretório 550
Trabalhando com espaços de trabalho de projeto 550
Resumo 552

Capítulo 19: Project Server e o gerente de projeto/recursos 553

Criando uma conta de logon do Project Server 553
Para criar uma conta do Project Server, siga os seguintes passos: 554
Conectando-se ao Project Server 555
Criando um projeto baseado em web 556
Compreendendo a estrutura do database do Project Server 556
Revendo as opções de um projeto baseado em web 556
Armazenando um esboço de projeto no database do
Project Server. 557
Publicando as informações do projeto 558
Trabalhando com projetos baseados em web 559
Abrindo um projeto armazenado no database do Project Server 559
Compreendendo a caixa de diálogo Abrir 560
Abrindo um projeto de esboço ou um
projeto publicado 560
Fechando um projeto armazenado no database
do Project Server 561
Gerenciando o cache local 561
Exibindo páginas do Project Server no Project Professional 563
Utilizando planos de atividades e propostas 564
Atribuindo recursos aos projetos 567
Adicionando recursos da empresa ao seu projeto 568
Substituindo recursos genéricos por recursos reais 568
Notificando os recursos das tarefas 570
Utilizando o assistente de substituição de recursos 570
Atribuindo recursos utilizando o Project web Access 573
Monitorando o progresso 577
Estabelecendo um método de monitoramento 577
Configurando um relatório de status 578
Recebendo atualizações dos membros das equipes 580
Trabalhando com problemas e riscos 582
Monitorando os problemas 582
Monitorando Riscos 586
Gerenciando Produtos 586
Resumo
589
Capítulo 20: Project Server e o usuário do dia-a-dia 591
Conectando-se ao Project Web Access 591
Revendo a página inicial 592
Personalizando a página inicial 593
Exibindo Informações 595
Trabalhando com suas tarefas 596
Inserindo tempo nas tarefas 596
Submetendo atualizações de Tarefas 597
Adicionando Tarefas 599
XX
 Reatribuindo uma tarefa 600
Trabalhando com sua planilha de tarefas 601
Inserindo Horas 602
Salvando entradas de planilha de horas 603
Reportando horas administrativas 603
O Project Web Access e o Microsoft Outlook 604
Integrando o calendário do Outlook com o Project Web Access 604
Configurando a integração 605
Configurando opções de integração 606
Importando Atribuições do Project Web Access
para o Outlook 607
Atualizando o Project Web Access com as informações
do Outlook 608
Trabalhando com documentos 609
Reportando status 612
Resumo 614

Capítulo 21: Project Server e o executivo 615

Revendo seu portifólio 615
Identificando ameaças e problemas em potencial 620
Resumo 622

Parte VI: Microsoft Project Avançado

Capítulo 22: Personalizando o Microsoft Project 623

Utilizando campos Personalizados 625
Personalizando entrada de informações 626
Criando um campo personalizado 626
Utilizando um campo personalizado para entrada
de um dado 628
Utilizando fórmulas em campos personalizados 629
Modificando a interface 634
Configurando níveis de Desfazer 634
Ícone da barra de tarefas do Windows 635
Salvando arquivos de projetos 636
Utilizando o Organizador 638
Fazendo mudanças na barra de ferramentas 639
Combinando ou separando a barra de ferramentas 639
Adicionando e deletando ferramentas da barra
de ferramentas 642
Criando barra de ferramentas personalizadas 644
Alterando e editando imagens de botões 646
Personalizando menus de projeto 648
Adicionando menus 648
Atribuindo novos comandos 650
Removendo comandos e menus 651
Resumo 652

Capítulo 23: Utilizando macros para acelerar seu trabalho 669

Utilizando macros 653
Gravando macros 653
Executando macros 657
Utilizando atalhos para executar macros 658
Atribuindo uma macro a um botão na barra de ferramentas 658
Atribuindo uma macro a um comando de menu 662
Atribuindo uma tecla de atalho a uma macro 666
Resumo 668

XXI
Capítulo 24: Personalizando Microsoft Project utilizando VBA e
ActiveScripting 669
Exemplo um: Criando um filtro para exibir tarefas críticas e
atribuições de recursos 670
Gravando uma macro para criar um filtro para tarefas críticas 670
Editando a macro para exibir apenas recursos especificados 673
Testando o código 674
Exemplo dois: Criando um objeto de UserForm para ajustar o trabalho 677
Desenhando a UserForm 678
Criando uma UserForm 678
Ajustando o tamanho do UserForm 680
Adicionando controles ao UserForm 681
Adicionando um código ao UserForm 686
Adicionando código para exibir nomes de recursos 686
Adicionando um código ao botão OK para
mudar o trabalho 688
Adicionando um código ao botão Cancelar 690
Adicionando um subprocedimento para mostrar a UserForm 691
Exemplo Três: Personalizando a Guia do Projeto 692
Conteúdo do documento XML da Guia do Projeto 694
Os elementos do documento XML da Guia do Projeto 695
Definindo a Guia do Projeto para um projeto 697
Customizando a Guia do Projeto para criar
um novo projeto 698
Adicionando uma nova tarefa à área objetivo Tarefas 699
Criando uma página HTML customizada 700
Implantando a Guia do Projeto personalizada. 704
Resumo 704

Capitulo 25: Importando e exportando informações do projeto 705

Entendendo conceitos gerais de importação e exportação 705
Exportando informações 706
Salvando informações de relatório em um cubo OLAP
ou em um database Access 706
Exportando para arquivos do Office 708
Enviando dados do projeto para o Excel 708
Enviando dados do Project para o Microsoft Word 713
Exportando informações do projeto para uma imagem gráfica 714
Exportando para arquivos de texto 716
Importando informações 717
Inserir outro projeto 718
Importando arquivos do Office 718
Levando informações da pasta de trabalho do
Excel ao Project 718
Levando informações do banco de dados
Access ao Project 720
Levando lista de tarefas do Outlook para o Project 722
Levando informações do Word ao Project 722
Importando outros arquivos 727
Importando arquivos do Microsoft Project Exchange 728
Importando arquivos de texto 728
Resolução de problemas 729
Project importa tempos de dados incorretos do
Microsoft Excel 730
Objetos vinculados ou anexados não importam
ou exportam 730
O arquivo exportado contém informações a mais ou
a menos do que o esperado 730
XXII
 O Project importa informações inválidas 731
Os valores das informações importadas alteram 731
O projeto importado está vazio 731
O Project exibe informações importadas nos
campos errados 731
Resumo 731

Capítulo 26: Estudos de caso de projetos 733

Caso 1 733
Descrição do problema 734
Solução do problema 734
Benefícios do negócio 735
Solucionadores do problema 736
Caso 2 736
Descrição do problema 736
Solução do problema 737
Solucionadores do problema 737
Caso 3 737
Descrição do problema 737
Solução do problema 738
Solucionadores do problema 738
Caso 4 739
Descrição do problema 739
Solução do problema 739
Solucionadores do problema 740
Caso 5 740
Descrição do problema 740
Solução do problema 741
Solucionadores do problema 742
Caso 6 742
Descrição do problema 742
Solução do problema 742
Solucionadores do problema 743
Caso 7 743
Descrição do projeto 743
Solução do projeto 744
Solucionadores do problema 744
Resumo 744
Parte VII: Apêndices

Apêndice A: O que tem no CD-ROM 745

Apêndice B: Planilha de gerenciamento de projeto 753
Apêndice C: Campos e funções disponíveis para fórmulas
de campos customizados 763
Apêndice D: Recursos de gerenciamento de projetos 781
Índice Remissivo 793

XXIII
 Capítulo 1
A natureza de
projetos
Todo mundo executa projetos. Construir uma casa na árvore
é um projeto; da mesma forma que colocar um homem na NESTE CAPÍTULO
lua. Da mais simples reforma em sua casa até o mais complexo
negócio ou aventura científica, projetos são uma parte
significativa de nossas vidas. Mas o que exatamente é um Observando o projeto pela
projeto e o que você pode fazer para gerenciar todas as suas primeira vez
facetas?
Alguns projetos são definidos pela sua aleatoriedade. Prazos O básicosobre entrada de
perdidos, surpresas desagradáveis e problemas inesperados informações no project
parecem ser tão inevitáveis como as reuniões semanais de
equipe. Outros projetos possuem poucos problemas. O
projeto que transcorre suavemente do início ao fim é raro.
Bom planejamento e comunicação podem ser um longo
caminho em direção a evitar desastres. E mesmo que nenhum
planejamento possa antever todos os possíveis problemas, o
bom gerenciamento de projetos permite-lhe lidar com aquelas
viradas e rolos inevitáveis da melhor maneira possível.
Neste capítulo, você começará a explorar ferramentas e
adquirirá habilidades que poderão lhe ajudar a se tornar um
gerente de projetos mais eficiente e produtivo. O objetivo
deste capítulo é fornecer uma base sobre o que é um projeto,
o que é gerenciamento de projetos e como Microsoft Project
2007 compõe este quadro.

Entendendo projetos
Quando você procura a palavra projeto no dicionário, encontra
definições como “plano” ou “esforço concentrado”. Um
projeto no sentido mais verdadeiro não é um esforço de uma
única pessoa para executar uma tarefa. Por esta definição vestir-
se – por mais difícil que esta tarefa possa parecer numa segunda-
feira de manhã – não é um projeto.
Um projeto é uma série de passos tipicamente executados
por mais de uma pessoa. Além disto, um projeto possui as
seguintes características:
 „Um projeto possui um objetivo específico e mensurável. Você sabe que terminou
um projeto quando alcançou com sucesso o objetivo do projeto.
„ Projetos possuem um período específico no tempo. O sucesso de um projeto é,
geralmente, mensurado pelo sucesso com o qual o foi completado dentro de uma quantidade
de tempo alocada para ele.
„ Projetos usam recursos. Recursos não são somente pessoas; recursos podem incluir
equipamentos, materiais e mais. A forma como estes recursos são alocados e orquestrados
é outro aspecto chave utilizado para mensurar o sucesso ou fracasso de um projeto.
„ Todos os projetos consistem em passos interdependentes, ainda assim individuais,
chamados tarefas. Nenhum pedaço do projeto existe em um vácuo. Se uma tarefa atrasa
ou excede o orçamento, geralmente, afeta outras tarefas, o cronograma, de um modo geral,
e o custo total do projeto.

Projetos podem durar meses ou até anos. Por sua natureza, eles são dinâmicos; tendem a crescer, mudar
e a comportarem-se de formas que não podemos prever sempre. Conseqüentemente, você, como gerente
de projetos, deve permanecer alerta ao progresso e mudanças dos seus projetos, ou nunca alcançará seus
objetivos. Documentação e comunicação são suas duas ferramentas chave para permanecer no topo de
um projeto durante toda sua vida.

Explorando gerenciamento de projetos

Gerenciamento de projetos é uma disciplina que examina a natureza de projetos e oferece caminhos para
controlar seu progresso. Gerenciamento de projetos tenta organizar e sistematizar as tarefas em um
projeto para minimizar o número de surpresas que você pode encontrar.
Gerenciamento de projetos e gerentes de projeto dizem respeito às seguintes áreas chave:

„ Cronograma;
„ Orçamento;
„ Gerenciar recursos;
„ Monitorar e comunicar progresso.

Para gerenciar estes aspectos dos projetos, certas ferramentas desenvolveram-se ao longo dos anos.
Algumas são conceituais, como o caminho crítico, outras envolvem formatos específicos para mapear
progresso, como o Gráfico de Gantt. As seções seguintes introduzem alguns conceitos e ferramentas do
gerenciamento de projetos.

Caminho crítico e folga

O caminho crítico marca uma série de tarefas em um projeto que devem ser completadas no prazo para
manter-se o cronograma. Por exemplo, suponha que você esteja planejando uma festa de despedida em
seu escritório. Você possui três dias para planejar a festa. A seguinte tabela lista algumas das tarefas
envolvidas e indicam seus prazos.
 Tarefa Duração
Assinar o cartão de despedida Três dias
Pedir a comida Um dia
Reservar a sala Uma hora
Comprar um presente de despedida Um dia

A tarefa mais curta, reservar a sala, leva apenas uma hora. Assumindo que muitas salas estão disponíveis
para a festa, você pode adiar a reserva da sala até a última hora do terceiro dia. Atrasar esta tarefa não causa
nenhum atraso na execução da festa - contanto que você conclua esta tarefa de reservar a sala ao final da
tarefa mais longa, que é conseguir com que todo mundo assine o cartão de despedida. Então, a tarefa
reservar a sala não está no caminho crítico. Todavia, você não pode atrasar a tarefa de assinar o cartão, que
está projetada para levar três dias para ser concluída, sem atrasar a festa. Então, a tarefa de assinar o cartão
está no caminho crítico. (É claro que este exemplo é muito simples. Tipicamente, toda uma série de
tarefas não podem se atrasar, formando um caminho crítico completo).
Os seguintes pontos definem e clarificam mais este conceito:

„ O caminho crítico muda conforme o projeto progride. Lembre-se de que o caminho crítico
é um meio de identificar tarefas sem folga em seu prazo para garantir que não atrasem e não
afetem o cronograma geral. Sabendo onde estão as tarefas do seu caminho crítico em
qualquer ponto durante o projeto é crucial para permanecer nos trilhos. As figuras 1.1 e 1.2
mostram o mesmo cronograma – primeiro com todas as tarefas exibidas e, então, filtrada
para exibir apenas as tarefas no caminho crítico.

REFERÊNCIA CRUZADA Veja o capítulo 7 para saber como filtrar apenas tarefas
do caminho crítico e para encontrar mais informações
sobre mudar os modos de exibição do seu projeto.

„ Folga, também chamada de flutuação, é a quantidade de tempo que você pode atrasar uma
tarefa antes que se mova para o caminho crítico. No exemplo anterior, a tarefa com duração
de uma hora - reservar a sala - possui folga. Esta tarefa pode deslizar algumashoras ou até
um par de dias e a festa ainda acontece dentro do prazo. Todavia, se você esperar até a última
meia hora do terceiro dia para reservar a sala, esta tarefa terá usado sua folga e, por isso,
move-se para o caminho crítico.
Figura 1-1

Tarefas com folga exibidas junto com as que estão no caminho crítico.

Figura 1-2
Quando você aplica o filtro apropriado, somente as tarefas que não podem atrasar são exibidas em seu cronograma.
 Durações e etapas
A maior parte das tarefas em um projeto levam uma quantidade de tempo para serem finalizadas.
Tarefas podem levar de cinco minutos a cinco meses. A quantidade de tempo necessária para completar
uma tarefa é conhecida como a duração da tarefa. Você deve sempre tentar quebrar as tarefas grandes de
um projeto em tarefas menores de duração mais curta para que você possa acompanhar o progresso de
maneira mais precisa. Por exemplo, quebre uma tarefa de duração de cinco meses em tarefas com um mês
de duração cada. Verificando a conclusão de tarefas menores cada mês reduz as chances de surpresas sérias
cinco meses depois e aumentam a sensação de que você está conseguindo realizar as coisas.
Algumas tarefas, chamadas de etapas, não possuem duração (0). Etapas são meramente pontos no
tempo que marcam o início ou conclusão de alguma fase do projeto. Por exemplo, se seu projeto envolve
o design de um novo panfleto, a aprovação do design inicial pode ser considerada uma etapa. Você pode
atribuir uma duração para o processo de mostrar o design para várias pessoas para revisão, mas atribuir
uma duração para o momento em que você obtém a aprovação final de todos é provavelmente impossível.
Logo, esta tarefa possui uma duração de 0 - isto é, a aprovação do design é uma etapa que simplesmente
marca um momento chave no projeto.

Cronogramas dirigidos por recursos e tarefas de duração fixa

Algumas tarefas levam a mesma quantidade de tempo – não importando o número de pessoas ou
outros recursos que você lhes devote. Voar de Nova Iorque para São Francisco leva em média cinco horas,
não importando o número que você adicione de pilotos ou comissárias. Você não pode acelerar o teste de
uma mistura de dois solventes que devem descansar por seis horas para reagir adicionando mais solvente
ou contratando mais cientistas para trabalhar no laboratório. Estas tarefas possuem uma duração fixa,
significando que a duração é estabelecida pela natureza da ação.
Por outro lado, o número de recursos disponíveis pode afetar a duração de algumas tarefas. Por
exemplo, se uma pessoa precisa de duas horas para cavar uma vala, adicionar uma segunda pessoa,
provavelmente, reduzirá o tempo pela metade. O projeto ainda requer duas horas de esforço, mas dois
recursos podem executar a tarefa simultaneamente. Tarefas cuja duração é afetada pela adição ou subtração
de recursos são chamadas tarefas dirigidas por recursos.

Em tarefas do mundo real, este cálculo raramente é tão exato. Porque

NOTA
as pessoas possuem níveis diferentes de habilidades e executam
trabalhos em diferentes velocidades, duas pessoas, não necessariamente, executam a
tarefa na metade do tempo. Ainda mais, quanto mais pessoas forem adicionadas a
uma tarefa, mais comunicação, cooperação e treinamento estarão envolvidos. O
Microsoft Project lida com as atribuições adicionais de recursos estritamente como
cálculos matemáticos, mas você ainda pode usar seu julgamento dos recursos
envolvidos para modificar este cálculo (veja capítulo 10).

Diagramas que ajudam o gerenciamento de projetos

Os gráficos de Gantt, os diagramas de rede e a estrutura detalhada de trabalho (EDT) são ferramentas
de gerenciamento de projetos que evoluíram ao longo de muitos anos. Elas são simplesmente gráficos
que você pode usar para monitorar os diferentes aspectos do seu projeto. A Figura 1.3 mostra o Gráfico
de Gantt do Microsoft Project e a Figura 1.4 mostra um diagrama de rede do Microsoft Project. A Figura
1.5 mostra uma típica EDT, apesar do Microsoft Project não incluir o gráfico EDT como um de seus
modos de exibição padrão.
Figura 1-3

As barras do Gráfico de Gantt representam a duração das tarefas em um projeto.

NO CD ROM Você pode comprar softwares adicionais (como o WBS Chart Pro)
para criar uma EDT a partir de um arquivo do Microsoft Project. O
CD-ROM incluso neste livro possui uma versão demonstração deste software.

Antes das pessoas utilizarem computadores para gerenciar seus projetos, os gerentes desenhavam estes
gráficos à mão. Qualquer projeto de respeito possuía em sua “War Room” um diagrama de rede, EDT
ou Gráfico de Gantt de três metros colado na parede. Ao final do projeto, este gráfico estava tão marcado
e desatualizado como o calendário de compromissos do ano passado. Felizmente, os softwares de
gerenciamento de projetos facilitam o processo de geração, atualização e customização.
Um Gráfico de Gantt representa as tarefas em um projeto utilizando barras que refletem a duração de
tarefas individuais. As etapas são exibidas como objetos em forma de diamante.
O diagrama de rede assemelha-se a um fluxograma do trabalho em um projeto.
Figura 1-4
O gráfico da estrutura detalhada de trabalho lembra um típico organograma de uma empresa

Figura 1-5

O gráfico da estrutura detalhada de trabalho lembra um típico organograma de uma empresa

REFERÊNCIA CRUZADA Você pode descobrir mais sobre os vários elementos do

Gráfico de Gantt no capítulo 2. Para o propósito deste
capítulo, você só precisa saber que o Gráfico de Gantt permite que você visualize e
monitore a duração do projeto.