Trabajo Proceso de Recultamiento y Seleción de Personal

Diagrama de Flujo del Proceso de Reclutamiento y Selección 1
Tabla de contenido
1. Introducccion ........................................................................................................................ 3
2. Justificación ............................................................................................................................ 4
3. Política de Preselección de la empresa distribuidora LAP S.A.S ............................................ 5
3.1. Políticas del proceso de preselección ................................................................................... 5
3.1.1.Solicitud de vacante ............................................................................................................ 5
3.1.2. Reclutamiento ..................................................................................................................... 6
3.1.3.Recepcion y análisis de hoja de vida .................................................................................. 7
3.1.4. Base de datos de hojas de vida ........................................................................................... 8
3.1.5.Entrevista preliminar ............................................................................................................ 8
4. Definición de perfil de postulante ....................................................................................... 9
5. Búsqueda, reclutamiento o convocatoria ............................................................................ 11
6. Evaluación .............................................................................................................................. 14
7. Selección y contratación ..................................................................................................... 16

8. Inducción y capacitación ..................................................................................................... 18
9. Diagrama de Flujo ................................................................................................................ 18
10. Formato 1: Requisición de personal .................................................................................... 19
11. Formato 2: Entrevista ........................................................................................................... 21
12. Formato3: Confirmación de referencia ................................................................................ 23
1
1. Introducción
El proceso de selección de personal del dentro de una empresa es el
punto de partida para direccionar el tipo de empleados que queremos tener y
como estos contribuirán al desarrollo de la misión y de la visión. La selección
de personal es fundamental para crear un equipo competitivo y que aporte valor
a la empresa, constituyéndose en un pilar importante dentro de cualquier
estratégica empresarial. El diseño de una política clara de preselección y
selección le permite a las empresas disminuir la rotación de personal y ayuda
a que los equipos de trabajo sean más competitivos y estén en sintonía con las
competencias organizaciones y valores empresariales.
En el siguiente documento encontraremos la política de preselección de la
empresa distribuidora LAP S.A.S, así como la descripción del proceso de
preselección desde que se genera la vacante hasta que se realiza el proceso de
entrevistas preliminares a través de un diagrama de flujo.
El diseño del proceso de preselección le permitirá a la empresa distribuidora
LAP S.A.S lograr una mayor eficiencia en los procesos de vinculación de
personal y permitirá formar un equipo de trabajo más competitivo y
comprometido.
2
2. Justificación
La definición del proceso de preselección de personal de la empresa
distribuidora LAP S.A.S, es importante porque permite definir la forma como
la coordinación de selección y vinculación que está a cargo de la dirección
de Gestión Humana, realizara un proceso de reclutamiento que garantice
escoger el personal que tenga las competencias técnicas y organizacionales
requeridas en cada cargo y contribuir así con los objetivos estratégicos de la
organización. La identificación de cada uno de los pasos del proceso de
preselección permitirá una mayor efectividad en la escogencia de las
personas que ocuparan un determinado cargo y disminuirá la rotación del
personal dentro de la empresa.
Este documento proporciona a la dirección de Gestión Humana una
guía para desarrollar con éxito un proceso de selección y vinculación de
personal a la empresa de acuerdo a los requerimientos de cada una de las
áreas y también permitirá a la gerencia general conformar un equipo de
primer nivel y un grupo de colaboradores apasionados y comprometidos.
3
3. POLITICA DE PRESELECCION DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA LAP SAS
Esta política tiene como objetivo fijar los lineamientos que regulan el sistema
de preselección de la empresa Distribuidora LAP SAS , procurando atraer y
seleccionar personas con niveles de competencias relacionadas con el perfil de
cargo y las competencias organizacionales de la empresa que contribuyan al
alcance de los objetivos estratégicos de la misma.
El alcance de la política es para todas aquellas personas (internas y externas) que
se postulan a un cargo dentro de la empresa, así como a los líderes y coordinadores
de la dirección de gestión humana.
La vigencia de la política de preselección tiene una duración de tres años. Las
modificaciones realizadas deben quedar por escritos y entran en vigencia una vez
sean aprobadas por la Gerencia General.
3.1. Políticas del proceso de preselección:
3.1.1Solicitud de vacante:
 Cada año los jefes de área deberán estimar las necesidades de personal
y proyectar las vacantes necesarias para el siguiente año.
 Cada requerimiento de selección deberá ser solicitado y justificado a
través de una ficha técnica de selección a la dirección de Gestión
humana.
4
 La ficha técnica debe estar firmada por los directores de área y es el único
documento válido para dar inicio al proceso de preselección y selección
de personal.
3.1.2. Reclutamiento:
 Solo la dirección de Gestión Humana estará a cargo de realizar el
proceso de preselección.
 Recibidas las fichas técnicas se realizará validación del perfil actual con
el responsable del área solicitante.
 Si el requerimiento es de un cargo nuevo, de debe crear el perfil de cargo
entre la dirección de gestión humana y el jefe encargado del área y este
debe ser validado y aprobado por el gerente general.
 El proceso de selección podrá ser interno o externo de acuerdo al tipo
de cargo y las necesidades que resulten del requerimiento.
3.12.1. Reclutamiento Interno:
 Deben postularse los trabajadores que cumplan con el perfil y con
una antigüedad mínima de dos años en la empresa.
 La publicación de la vacante se realizará por el correo electrónico, los
periódicos murales y medios oficiales de la empresa.
 Toda postulación que sea enviada fuera de los tiempos de plazo
quedara fuera de del proceso.
5
 La dirección de Gestión Humana es la encargada de comunicar los
resultados a los candidatos.
3.1.2.2. Reclutamiento externo:
 La promoción de la vacante la realizará directamente la empresa y la
publicación no hará alusión al nombre de la empresa.
 Las fuentes de reclutamiento serán: periódicos, revistas
especializadas y agencias de reclutamiento virtuales y de la base de
datos de hojas de vida de la empresa.
3.1.3. Recepción y análisis de hojas de vida:
 Una vez realizada la publicación del cargo, se tendrá en cuenta un
periodo de tres semanas para recepcionar las hojas de vida de los
candidatos.
 Para el análisis de hojas de vida se tendrá en cuenta los
requerimientos establecidos en el perfil de cargo.
 Las hojas de vida que no cumplan, se clasifica según su perfil y se
almacenaran en el banco de hojas de vida.
 Los candidatos que no cumplan con el perfil se les realizara
notificación por escrito.
 Las hojas de vida seleccionadas deben cumplir con todos los
requerimientos establecidos en el perfil de cargo
6
3.1..4. Base de datos Hoja de vida:
 La empresa contara con una base de datos de hojas de vida la cual
debe tener las hojas de vida clasificadas por perfiles.
 La estancia de las hojas de vida de la base de datos será de cinco
años según lo establecido en los procedimientos de gestión
documental.
3.1.5. Entrevista preliminar:
 La realización de la entrevista estarán a cargo de la dirección de Gestión
Humana Cy el Jefe del área que solicito la necesidad .
 En la entrevista se indagará acerca de las motivaciones, expectativas
sobre el cargo. Se validará la experiencia laboral, los estudios
realizados y la aspiración salarial.
 Los candidatos que cumpla con los perfiles requeridos serán notificados
para las pruebas psicológicas y técnicas.
 Los candidatos que no pasen la validación realizada en la entrevista se
les notificara por el canal escogido por la empresa.
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4. Definición del perfil del postulante
El proceso de reclutamiento y selección de personal de Distribuciones LAP
SAS., inicia en primer lugar con la definición del perfil del postulante, es decir que
se debe determinar las competencias o características personales, tales como
experiencia, habilidades, destrezas, valores, actitudes y la capacidad para
adaptarse al ambiente o a la cultura de la empresa, que debe cumplir una persona
para que pueda postularse al puesto ofrecido al igual que las condiciones especiales
del cargo en cuanto a horario, esfuerzo físico u otras.
La requisición de personal debe ser notificado por escrito a la Dirección de Gestión
Humana mediante una solicitud de personal del departamento interesado. Este
proceso termina cuando se tiene información básica de prospectos para ocupar la
vacante, es decir, solicitudes de empleo o curriculums. Ver Formato No. 1
Con base en lo anterior y para poder definir mejor las competencias o características
requeridas, es importante dividirlas en las 3 Ss: Saber, Saber hacer y Ser:
Saber: conocimiento e información: qué conocimientos e información debe poseer
el postulante, es decir el grado de Cualificación, muestra lo que sabe el personal
que es experto.
Saber Hacer: habilidad (algo innato) y destrezas (habilidad en acción, por ejemplo,
en el uso de algún instrumento): qué habilidades y destrezas queremos que tenga.
8
Es decir, el Talento, saca a relucir aquello que el personal puede hacer con lo que
sabe; comprende sus habilidades, destrezas y capacidades
Ser: personalidad, valores, actitudes: qué valores y actitudes queremos que posea.
En este sentido tenemos que la Personalidad, muestra la actitud frente a las
exigencias y retos laborales, su voluntad, sus deseos, sus gustos, sus valores.
5. Búsqueda, reclutamiento o convocatoria
Para la búsqueda, reclutamiento o convocatoria de los postulantes que
cumplan con las competencias o características definidas, se debe tener en cuenta
las fuentes de reclutamiento relacionadas a continuación:
5.1. Fuentes Internas
 Verificar en la base de datos la existencia de posibles candidatos.
 Publicar la vacante en los medios internos para allegarnos de información
sobre los interesados que pudieran ser futuros candidatos; dicha
publicación pudiera ser en: - Periódico Mural. - Correo Electrónico. - Bolsa
de Trabajo Interna.
 Reunir información de prospectos para obtener un listado de posibles
candidatos.
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En caso de no obtenerlos se le da seguimiento con el reclutamiento a través de
Fuentes externas.
5.2. Fuentes externas
 Avisos o anuncios: consiste en poner avisos o anuncios en diarios, Internet,
instituciones, etc. La ventaja de éste método es que podemos llegar a una
gran cantidad de personas. La desventaja es que implica un mayor tiempo y
costo, por lo que es recomendable que al redactar los avisos, seamos lo
más específicos posibles en cuanto a los requisitos. Un buen lugar en
donde poner nuestros avisos son las instituciones educativas, en donde
podemos conseguir personal joven y con conocimientos actualizados.
 Agencias de empleo: empresas que ofrecen postulantes con determinadas
competencias y características ya definidas por ellos.
 La competencia: empresas competidoras, de las cuales podemos obtener
postulantes capacitados y con experiencia.
 Consultoras de personal: empresas especializadas en buscar y ofrecer
postulantes, pero a un costo muy elevado.
 Instituciones educativas y Asociaciones Gremiales: Las organizaciones
utilizan las instituciones para divulgar sus necesidades de vacantes y éstas
recepcionan las hojas de vida y crean un banco de éstas.
10
 Cartelera anuncios: Se encuentran en lugares de alto flujo de personas.
 Postulación de candidatos por trabajadores : Es la oportunidad de que los
mismos trabajadores de la organización presenten o recomienden a las
personas, para ello deben tener en cuenta aspecto tales como invitación a
presentar candidatos, nombre del colaborador, Cargo, fecha de ingreso,
fecha de presentación y firma.
 Reclutamiento virtual: Mecanismo utilizado a través de la página de la
organización, la cual ofrece información de interés para los postulantes.
 Banco de datos de candidatos: Corresponden a las hojas de vidas de las
personas que participaron en los diferentes procesos de selección y que
quedaron opcionados para cualquier otra necesidad de la organización.
Una vez que se dispone de un grupo idóneo de solicitantes obtenido mediante
el reclutamiento, se da inicio al proceso de selección
6. Evaluación
El paso siguiente del proceso de reclutamiento y selección de personal es
la evaluación de los postulantes que hemos reclutado o convocado, con el fin de
elegir entre todos ellos al más idóneo (o a los más idóneos) para el puesto que
estamos ofreciendo.
11
Esta etapa puede empezar con una pre-selección (por ejemplo, a través de
revisión de currículums) que nos permita descartar a los postulantes que no
cumplan con los requisitos solicitados, o que nos permita tener un número
razonable de postulantes a los cuales evaluar.
Si es interno ver el expediente. Reporte de resultados de evaluación del
desempeño, si el candidato es interno, siempre y cuando haya pasado por un
proceso de selección.
En caso de ser externo, pasamos a citarlos y a evaluarlos a través del siguiente
proceso:
 Entrevista preliminar: consiste en tomarle al postulante una
primera entrevista informal en la cual le hagamos preguntas abiertas
con el fin de comprobar si realmente cumple con los requisitos que
hemos solicitado.
 Prueba de conocimiento: consiste en tomarle al postulante una
prueba oral y escriba con el fin de determinar si cumple con los
conocimientos necesarios para el puesto.
 Prueba psicológica: consiste en tomarle una prueba psicológica con
el fin de determinar su equilibrio emocional, para lo cual podríamos
contratar los servicios de un psicólogo que nos ayude con ello.
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 Entrevista final: consiste en tomarle una entrevista más formal y
estricta que la primera, en donde le hagamos preguntas abiertas con
el fin de conocerlo en profundidad, la cual podría ser tomada por el
jefe del área a la cual postula.
Durante este proceso de evaluación es importante corroborar que la información y
las referencias brindadas por el postulante sean veraces, por ejemplo,
comunicándonos con sus antiguos jefes y preguntándoles si la información que nos
ha brindado es correcta.
Asimismo, también es importante evaluar cómo ha sido el desempeño del
postulante en sus antiguos trabajos, para lo cual también podríamos optar por
comunicarnos con sus antiguos jefes, pares y subordinados, y consultarles sobre su
desempeño. Ver Formato 2
7. Selección y contratación
Como resultado de la entrevista, se eliminará a cierto número de candidatos,
seleccionando sólo a los candidatos detectados hasta el momento, que hayan
tenido el mejor desempeño en las pruebas y entrevistas realizadas los cuales
pasarán a la siguiente etapa del proceso. Ver formato No. 2
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Verificación de datos y referencias Los pasos siguientes de selección consisten en
gran medida en la verificación de los datos contenidos en la solicitud, así como de
los recabados durante la entrevista. Ver Formato No. 3
 Pruebas de idoneidad Las pruebas de idoneidad son instrumentos para
evaluar la compatibilidad entre los aspirantes y los requerimientos del
puesto.
 Prueba De conocimiento
 De desempeño
 Psicológicas
 Quedando a elección de entrevistador alguna otra que aplique de acuerdo
al puesto solicitado. PRUEBAS DE IDONEIDAD
 Entrevista de selección (Jefe inmediato del puesto vacante) La entrevista de
selección consiste en una plática formal y con profundidad, conducida por el
Jefe Inmediato del puesto en el que se está presentando la vacante.
Deberá cumplir dicha entrevista con los siguientes parámetros:
 Preparación del entrevistador (El entrevistador deberá haber revisado la
información del solicitante y la evaluación preliminar y realizada por la
Dirección de Gestión Humana)
 Creación de un ambiente de confianza
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 Intercambio de información (El entrevistador deberá concentrarse en
detalles específicos del puesto y profundizar en la preparación técnica o
especializada del candidato, requerida para el puesto. Y describirle con
mayor amplitud el puesto al candidato)
 Terminación.
 Evaluación (Deberá entregar por escrito o vía correo electrónico, la
evaluación del candidato a la Dirección de Gestión Humana )
Y una vez que hayamos elegido al candidato más idóneo, pasamos a contratarlo,
es decir, a firmar junto con él un contrato en donde señalemos el cargo a
desempeñar, las funciones que realizará, la remuneración que recibirá, el tiempo
que trabajará con nosotros, y otros aspectos que podrían ser necesario acordar.
8. Inducción y capacitación
Finalmente, una vez que hemos seleccionado y contratado al nuevo
personal, debemos procurar que se adapte lo más pronto posible a la empresa, y
capacitarlo para que se pueda desempeñar correctamente en su nuevo puesto.
Para ello, podríamos empezar con darle a conocer las instalaciones y las áreas de
la empresa, indicarle dónde puede encontrar las herramientas que podría necesitar
para su trabajo, y presentarle a sus supervisores inmediatos y a sus compañeros.
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Luego podríamos señalarle su horario de trabajo, decirle dónde puede guardar sus
pertenencias, entregarle su uniforme si fuera el caso, decirle cómo mantenerlo en
buen estado, decirle qué hacer en caso de emergencia, etc.
Y por último informarle sobre los procesos, políticas y normas de la empresa, y
asignarle un tutor que se encargue de capacitarlo sobre las funciones, tareas,
responsabilidades, obligaciones y demás particularidades de su nuevo puesto .
9. Diagrama de Flujo del proceso de reclutamiento y selección de personal
El diagrama de flujo del proceso, queda contenido en el anexo 1. Que se encuentra
en el documento complementario.
16
FORMATO No. 1 REQUISICIÒN DE PERSONAL
FORMATO DE REQUISICIÓN DE FECHA DE LA SOLICITUD

DI ME AÑ
PERSONAL A S O
INSTRUCCIONES
La presente requisición debe ser diligenciada por el jefe del área que presenta la
necesidad y debe venir aprobada por el Gerente General.
1. DATOS DE LA REQUISICIÓN
CARGO No. DE CIUDAD
REQUERIDO: CUPOS: :
DEPENDEN
CIA: ÁREA:
MOTIVO DE LA REQUISICIÓN:
Retiro / Renuncia
Empleado
Reemplazo por REEMPLAZA A:
Maternidad /
Incapacidad
Nuevo Cargo
Nuevo Cupo
Nómina
Cua
Otro:
l:
TIEMPO DE VINCULACIÓN
REQUERIDO:
JORNADA LABORAL HORARIO LABORAL

REQUERIDA: REQUERIDO:
17
Tiempo
Completo
Medio FECHA DE INICIO DE DI ME AÑ

Tiempo LABORES: A S O
Requisición solicitada Requisición aprobada Revisado y Aprobado

por: por: por:
1. 2. 3.
Director/Jefe del Cargo Director Dpto. Gestión
Solicitado Gerente General Humana
ME DI
DIA S AÑO A MES AÑO
2. ESPAVIO DILIGENCIADO POR TALENTO HUMANOS
Radicación de la Insumos SI/N Tiempo de

solicitud: : O Respuesta:
PERFIL
ADICIONES AL Area administrativa. Dpto

PERFIL Talento Humana
DI AÑ
A MES O
18
FORMATO No. 2 DE ENTREVISTA
PROCESO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN TALENTO

HUMANO
TITULO: FORMATO DE ENTREVISTA
Fecha:
Nombre del candidato: Edad:
Cargo al que aspira:
AREA PERSONAL
Fortalezas:
Debilidades:
Resolucion de conflictos:
Manejo del tiempo libre:
Relaciones familiares: (fortalezas y debilidades)
Personas a cargo:
Aspiracion Salarial:
AREA ACADEMICA
Formacion academica:
Estudia actualmente
Expectativas academicas:
AREA LABORAL
Relaciones laborales:
Motivos de retiro:
Periodos no trabajados
Rotaciones:
Disponibilidad de tiempo:
Habilidades y conocimientos frente al cargo:
Expectativas laborales:
19
Trabajo en equipo y bajo presion:
ESPACIO RESERVADO PARA GESTION GUMANA

EDUCACION FORMACION HABILIDADES
EXPERIENCIA OTROS CUALES
OBSERVACIONES:
Firma AprobacionIRECCIÒN Gestiòn Humana Firma Ijefe del àrea
20
FORMATO No. 3 CONFIRMACION R E F E R E N CI A S
Fecha: _________________ Nombre del candidato: ____________________________________

Puesto propuesto: ______________________________________ ¿Cómo considera su?:
Concepto Excelente Buena Regular Mala
Calidad de
trabajo
Responsabilidad
Iniciativa
Adaptabilidad
Nombre del lugar de trabajo: _____________________________________________________

Nombre de la persona que dio referencias: __________________________________________
Puesto(s) que desempeñó: _________________________________________________________
Ultimo sueldo devengado: _____________ Motivo de su separación: _________________
Observaciones: ___________________________________________________________________
Lo recomienda? SI ( ) NO ( )
Realizó entrevista (nombre y firma):___________________________________
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22

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Diagrama de Flujo del Proceso de Reclutamiento y Selección 1

7. Selección y contratación ..................................................................................................... 16

punto de partida para direccionar el tipo de empleados que queremos tener y

como estos contribuirán al desarrollo de la misión y de la visión. La selección

de personal es fundamental para crear un equipo competitivo y que aporte valor

a la empresa, constituyéndose en un pilar importante dentro de cualquier

estratégica empresarial. El diseño de una política clara de preselección y

selección le permite a las empresas disminuir la rotación de personal y ayuda

competencias organizaciones y valores empresariales.

En el siguiente documento encontraremos la política de preselección de la

empresa distribuidora LAP S.A.S, así como la descripción del proceso de

preselección desde que se genera la vacante hasta que se realiza el proceso de

entrevistas preliminares a través de un diagrama de flujo.

El diseño del proceso de preselección le permitirá a la empresa distribuidora

LAP S.A.S lograr una mayor eficiencia en los procesos de vinculación de

personal y permitirá formar un equipo de trabajo más competitivo y

La definición del proceso de preselección de personal de la empresa

distribuidora LAP S.A.S, es importante porque permite definir la forma como

la coordinación de selección y vinculación que está a cargo de la dirección

de Gestión Humana, realizara un proceso de reclutamiento que garantice

escoger el personal que tenga las competencias técnicas y organizacionales

requeridas en cada cargo y contribuir así con los objetivos estratégicos de la

organización. La identificación de cada uno de los pasos del proceso de

preselección permitirá una mayor efectividad en la escogencia de las

personas que ocuparan un determinado cargo y disminuirá la rotación del

personal dentro de la empresa.

Este documento proporciona a la dirección de Gestión Humana una

guía para desarrollar con éxito un proceso de selección y vinculación de

personal a la empresa de acuerdo a los requerimientos de cada una de las

áreas y también permitirá a la gerencia general conformar un equipo de

primer nivel y un grupo de colaboradores apasionados y comprometidos.

3. POLITICA DE PRESELECCION DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA LAP SAS

de preselección de la empresa Distribuidora LAP SAS , procurando atraer y

seleccionar personas con niveles de competencias relacionadas con el perfil de

cargo y las competencias organizacionales de la empresa que contribuyan al

alcance de los objetivos estratégicos de la misma.

El alcance de la política es para todas aquellas personas (internas y externas) que

se postulan a un cargo dentro de la empresa, así como a los líderes y coordinadores

de la dirección de gestión humana.

La vigencia de la política de preselección tiene una duración de tres años. Las

sean aprobadas por la Gerencia General.

3.1. Políticas del proceso de preselección:

y proyectar las vacantes necesarias para el siguiente año.

 Cada requerimiento de selección deberá ser solicitado y justificado a

través de una ficha técnica de selección a la dirección de Gestión

documento válido para dar inicio al proceso de preselección y selección

 Solo la dirección de Gestión Humana estará a cargo de realizar el

el responsable del área solicitante.

 Si el requerimiento es de un cargo nuevo, de debe crear el perfil de cargo

entre la dirección de gestión humana y el jefe encargado del área y este

debe ser validado y aprobado por el gerente general.

 El proceso de selección podrá ser interno o externo de acuerdo al tipo

de cargo y las necesidades que resulten del requerimiento.

3.12.1. Reclutamiento Interno:

 Deben postularse los trabajadores que cumplan con el perfil y con

una antigüedad mínima de dos años en la empresa.

 La publicación de la vacante se realizará por el correo electrónico, los

periódicos murales y medios oficiales de la empresa.

 Toda postulación que sea enviada fuera de los tiempos de plazo

quedara fuera de del proceso.

 La dirección de Gestión Humana es la encargada de comunicar los

resultados a los candidatos.

3.1.2.2. Reclutamiento externo: