Procedimiento Fecha:

Código Página: 1 de
Versión:

Procedimiento Producción y provisión del servicio

Objetivo Proporcionar la entrega de productos terminados en la cantidad y oportunidad
solicitada por el cliente,
Garantizando los estándares de calidad establecidos para el producto.
Alcance Comienza con la aprobación de la cotización y elaboración de la O.P y finaliza
con la elaboración del producto y su empaque
Condiciones / Recursos Necesarios Internet, Tablet, software, maquinas

Actividades ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde?

Descripción Responsables ( Documentos Periodicidad Lugar De
Y Registros Si Realización
Existen ) Tarea

Generar op Se agregan los El vendedor Cotización y orden Cada que se Software

ítems que el trabajo de compra apruebe una ineditto
debe de llevar como cotización
el diseño, pre
prensa, planchas,
impresión, pre corte,
acabados.
Entregar artes al área Se determina la Diseñadores Documento en pdf Cada que se En la oficina y
de diseño tinta, la resolución, y gráficos y orden de apruebe una por medio del
con los archivos de producción cotización correo
las artes se manda corporativo
a realizar troquel y
planchas
Preprensa Realizar el montaje, Diseñadores Orden de Cada que se Área de
hacer prueba digital gráficos producción, artes y apruebe una producción
curvas cotización
Precorte Seleccionar el papel Guillotinista Orden de Cada que se Área de
requerido y cortarlo producción apruebe una producción
según las medidas cotización
requeridas.
Impresión Se entinta la Prensista Prueba digital y Cada que se Área de
máquina, se monta orden de apruebe una producción
el papel y se producción cotización
procede a imprimir
Estampar Marcar mediante Maquinista Orden de Cada que se Área de
presión un producción apruebe una producción
determinado estilo cotización
Troquelar Se perfora el papel Maquinista Orden de Cada que se Área de
siguiendo el producción apruebe una producción
contorno elegido cotización
Descartonar Se desprenden del Operario Orden de Cada que se Área de
papel las piezas que producción apruebe una acabados
se imprimieron cotización

Elaboro Reviso Aprobó

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 Procedimiento Fecha:
Código Página: 2 de
Versión:

Revisar Seleccionar cuales Operarias Orden de Cada que se Área de

salieron de diferente producción apruebe una acabados
color o con cotización
imperfecciones.
Empacar Se fajan los Jefe de Orden de Cada que se Área de
productos de a producción producción apruebe una logística
50unidades, se cotización
envuelven en papel
chicle o se empacan
en cajas.

Procedimiento Preservación del almacenamiento

Objetivo Garantizar el suministro de bienes y servicios cumpliendo con las
especificaciones requeridas, en el
Momento oportuno, en las cantidades solicitadas, en el lugar indicado y con
precios favorables.
Alcance Comienza con el requerimiento de materias primas y termina con la entrada al
inventario
Condiciones / Recursos Necesarios Bodega, teléfono, software, base de datos, dinero, stocks

Actividades ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde?

Descripción Responsables ( Documentos Periodicidad Lugar De
Y Registros Si Realización
Existen ) Tarea

Solicitud de material Se le comunica al Jefe de Solicitud de Cada que se Software

área responsable de producción material requiera el ineditto
compras el material material
que necesita
Revisar inventario Se analiza el stock Área de compras Módulo de Cada que Bodega
para ver si el producción en el requieran un
material se software de inedito material
encuentra en
bodega o es
necesario comprar
Buscar proveedor Se busca en la base Área de compras Módulo de Cada que se Oficina
de datos del administración en requiera un
software los el software de material
proveedores para el ineditto
tipo de material que
se necesita
Llamar el proveedor Se llama a Área de compras Vía telefónica Cada que se Oficina
preguntar si hay requiera un
disponibilidad y si el material
precio sigue igual a
como lo compraron
anteriormente

Elaboro Reviso Aprobó

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 Procedimiento Fecha:
Código Página: 3 de
Versión:

Solicitar el material Darle Área de compras Vía telefónica Cada que se Oficina
especificaciones del requiera un
material como material
tamaño, cantidad,
gramaje etc.
Enviar al mensajero por Se le entrega Jefe de Bitácora Cada que se Lugar donde
el pedido especificaciones del producción requiera un reside el
material con material proveedor
dirección
Ingresar el material a Se rectifica que este Área de Orden de compra Cada que se Bodega
bodega completo y en producción y factura requiera un
buenas condiciones material
Se imprime orden de Se hace firmar por Área de compras Orden de entrada Cada que se Área de
entrada al inventario la persona que lo al inventario ingrese un producción
solicito material al
inventario
Se entrega material al Se compara lo Área de compras Solicitud De Cada que se Área de
jefe de producción solicitado con lo material requiera un producción
ingresado al material
inventario y se le
entrega

Procedimiento Monitorización de satisfacción al cliente

Objetivo
Alcance
Condiciones / Recursos Necesarios

Actividades ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde?

Descripción Responsable ( Documentos Periodicidad Lugar De
s Y Registros Si Realización
Existen ) Tarea

Realizar un listado de lo más actualizado y Vendedores Base de datos del Semanal Oficina
clientes exhaustivo (dirección, software Ineditto
teléfono, fax, correo
electrónico) u otra
información que
pudiera resultar de
interés (productos o
servicios que recibe)
Determinar la Analizar en qué Vendedores N/A N/A Oficina
periodicidad determinado
momento se puede
contactar al cliente

Elaboro Reviso Aprobó

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 Procedimiento Fecha:
Código Página: 4 de
Versión:

Llamar al cliente Preguntar por la o las Vendedores Cotizaciones y Cada que se Oficina
personas que órdenes de realice la
realizan los pedidos compra entrega de un
pedido
Calificar el servicio Obtener el grado de Vendedores Remisiones Cada que se Oficina
satisfacción a la hora realice la
de recibir el pedido entrega de un
pedido
Preguntar en que hay Analizar si fue por Vendedores N/A Cada que se Oficina
que presentar mejoras problemas de calidad realice la
en el producto o por entrega de un
incumplimiento en las pedido
entregas
Quejas o reclamaciones Medir los índices de Vendedor y jefe Bitácoras Cada que se Oficina
recibidas defectos o rechazos de producción realice la
entrega de un
pedido
Determinar las áreas de Realizar un post Gerente general Cotización y Cada que se Oficina
mejoras urgentes costeo para saber en y jefe de bitácora genere una
qué determinado producción queja en el
proceso se servicio
presentaron
problemas
Prevenir a la empresa Se le comenta al Vendedor N/A Cada que se Oficina
gerente general los genere una
problemas y se queja en el
implementan servicio
estrategias para
lograr fidelizar al
cliente
Definir las áreas de Presentarles las Gerente general N/A Cada que se Oficina
fortalezas estrategias y genere una
motivarlos para que queja en el
aplique capacidades servicio
competitivas
Difundir una imagen Enviarles una carta Jefe de Cotización y orden Cada que se Oficina
positiva de la de disculpas y producción y de producción genere una
organización mandarle la cantidad vendedor queja en el
restante del material servicio
publicitario que
faltaba por cumplir en
condiciones
excelentes

Procedimiento Auditoria interna

Objetivo examinar y evaluar la adecuada y eficaz aplicación de los sistemas de control
interno, velando por la preservación de la integridad del patrimonio de la
entidad
Alcance Comienza seleccionando los auditores y termina con la comunicación de los
logros alcanzados
Condiciones / Recursos Necesarios Presupuesto para auditoria, contratación de auditores externos, contratación
de expertos técnicos, técnicas de auditoria.

Elaboro Reviso Aprobó

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 Procedimiento Fecha:
Código Página: 5 de
Versión:

Actividades ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde?

Descripción Responsables ( Documentos Periodicidad Lugar De
Y Registros Si Realización
Existen ) Tarea

Designación del líder del Asignar al auditor o responsable de N/A Anual Oficina
equipo auditor equipos de auditoría Gestión de
para los distintos Calidad
programas.
Diseñar la auditoria Revisar y actualizar Auditor interno y Hoja de ruta Anual Oficina
las hojas de ruta responsable de
para verificar los Gestión de
aspectos que deben Calidad
ser auditados
Programar las auditorías Se elabora con Auditor interno y Plan anual y hoja Anual Oficina
internas antelación un plan responsable de de ruta
anual de auditorias Gestión de
Calidad
Ejecución de la auditoria Chequear los Auditor interno y Hoja de ruta Anual Oficina
interna requisitos indicados responsable de
Gestión de
Calidad
Descubrir evidencias de El auditor deberá Auditor interno, Hoja de ruta Anual Oficina
incumplimiento anotar en las hojas responsable del
de rutas las posibles área y
mejoras y responsable de
comentarlas con el Gestión de
responsable del Calidad
área
Registrar las Exponer las Auditor interno Informe de la Anual Oficina
deficiencias acciones correctivas auditoria interna
encontradas al área auditada
Aprobación y Se debe emitir en el responsable de Informe de la Anual Oficina
distribución del informe periodo de tiempo Gestión de auditoria interna
de la auditoría acordado Calidad
Reconocimiento estudiar las Auditor interno, Informe de la Anual Oficina
colectivo de la situación acciones necesarias responsable del auditoria interna
para solventar área auditada y
dichas no sus
conformidades colaboradores
Finalización de la Cuando todas las Auditor interno y Informe de la Anual Oficina
auditoria actividades responsable de auditoria,
descritas en el plan Gestión de requisitos legales,
de auditoría se Calidad reglamentarios y
hayan realizado y el contractuales
informe de la aplicables
auditoría aprobado
se haya distribuido.

Elaboro Reviso Aprobó

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 Procedimiento Fecha:
Código Página: 6 de
Versión:

Actividades de Verificar si se Auditor interno y Informe de la Anual Oficina

seguimiento implementó la responsable de auditoria
acción correctiva y Gestión de
su eficacia Calidad

Procedimiento Ventas
Objetivo Conceptualizar productos y/o servicios que satisfagan necesidades y/o deseos
de los clientes
Alcance Inicia enviando carta de presentación o visitando el cliente para mostrar el
portafolio y termina con el cierre de la venta.
Condiciones / Recursos Necesarios Oficina, computador, celular, teléfono, software (Ineditto), personal de ventas y
gerencia e instalaciones, internet

Actividades ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde?

Descripción Responsable ( Documentos Periodicidad Lugar De
s Y Registros Si Realización
Existen ) Tarea

Buscar clientes Se busca en Vendedores Páginas web, Semanal Oficina

plataformas virtuales periódicos,
o en directorios directorio
posibles clientes telefónico
Recoger información del Se debe consultar su Vendedores Internet o pág. Semanal Oficina
cliente dirección, teléfono y web del cliente
sobre todo que
actividad económica
realizan
Llamar al cliente Se tiene un Vendedores Vía telefónica Semanal Oficina
acercamiento con el
cliente y se le
comentan los
servicios que tiene la
empresa con
respecto a las artes
graficas

Enviar correo Se le hace un breve Vendedores Correo corporativo Semanal Oficina

electrónico saludo y se le adjunta
un brochure con
algunos de los
productos que se
manejan e imágenes
de productos
realizados a
diferentes clientes
Seguimiento de Se confirma que Vendedores Vía telefónica Semanal Oficina
llamadas haya llegado el

Elaboro Reviso Aprobó

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 Procedimiento Fecha:
Código Página: 7 de
Versión:

correo y se solicita
disponibilidad para
mostrar el portafolio
Confirmar visita Se confirma los datos Vendedores Vía telefónica Cada que se Oficina
de la dirección, fecha agende una
y horas estipuladas visita
para la visita
Visita al cliente Se le lleva brochure y Vendedor En moto o en Cada que se Dirección del
tarjeta personal para carro agende una cliente
dejarle al cliente, se visita
realiza una breve
historia de la
empresa y muestran
los productos que se
han realizado en la
empresa
Generar cotización El cliente envía por Vendedor Software Ineditto Cada que lo Oficina
medio de correo las solicite el cliente
especificaciones de
un requisito
(cantidad, papel,
tamaño, tintas)
Seguimiento de Confirmar que llego Vendedor Vía telefónica Cada dos días Oficina
cotización la cotización y
preguntar qué tal le
parecieron los
precios
Cierre de la venta El cliente acepta la Vendedor Vía telefónica o Cada que el En la empresa
cotización y envía correo corporativo cliente apruebe del cliente o en
orden de compra la cotización la oficina
para proceder a la
producción del
material.

Elaboro Reviso Aprobó

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