Manual de Consultoría Administrativa (PG 23 35)

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Alonso, Velázquez, María del Pilar. Manual de consultoría administrativa, Plaza y Valdés, S.A. de C.V., 2012. ProQuest Ebook Central,
http://ebookcentral.proquest.com/lib/uvegsp/detail.action?docID=3218792.
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III. La consultoría y sus etapas
Etapas de la consultoría
l realizar la consultoría hay varias etapas, a grandes rasgos las podemos
A dividir en tres y por supuesto cada una se podría dividir en subetapas, sin
embargo, durante el desarrollo y de acuerdo con el tipo de empresa, se deriva
la profundidad hasta donde se piensa llegar en cada una.
A. Contratación de servicios de consultoría

Al Entrevista inicial con el dueño (s) presidente o directivos de la empresa,

donde se definirá el objetivo y meta de los servicios así como la profundi-
dad de ellos. Esta entrevista o junta inicial se puede convertir en varias
hasta quedar definidos los servicios a proporcionar.
A2 Elaboración del contrato de servicios entre la empresa y el despacho con-
sultor, donde se especificarán los tiempos y horas estimados (con un mí-
nimo y un máximo) así como el costo por hora más iva que se considera
necesario para realizar el trabajo.
A3 Una vez aprobado lo anterior se presentará a la empresa un programa
de trabajo el cual se menciona en el contrato de servicios con el fin de
definir la disponibilidad de los departamentos, secciones, jefes y di-
rectivos para las visitas de los consultores. Este programa se podrá ir
modificando de acuerdo a las variantes del análisis. Cabe aclarar que
hay otro programa de trabajo que se elabora en el despacho señalando
a los consultores y tiempos.
23
Manual de Consultoría Administrativa
B. Diagnóstico de la empresa
El objetivo de esta etapa es dar inicio propiamente a la consultoría con el

fin de elaborar el diagnóstico de la empresa, más adelante se explicará en
qué consiste.
C. Proceso de reestructuración organizacional
En esta etapa se van aplicando las sugerencias y recomendaciones en la

empresa consultada con base en el diagnóstico, y tanto en áreas adminis-
trativas como operativas, el tiempo depende del tipo de empresa así como
del tamaño de la misma y del alcance de las correcciones.
Tipo de empresas
Antes de entrar en la técnica y definición del diagnóstico de empresas, considero

necesario repasar el tipo de empresas y tamaño con los que contamos en México,
aunque un consultor debe estar capacitado o capacitarse en otro tipo de empresas
que tengan otro marco legal, como puede ser una empresa extranjera. Como se men-
cionó en los capítulos anteriores, las empresas que están reguladas por la Ley Gene-
ral de Sociedades Mercantiles, como son las Sociedades Anónimas (la más común
como ente jurídico en nuestro país), la cual la Ley (Art. 87 al 206) la define “como
la que existe bajo una denominación y se compone exclusivamente de socios cuya
obligación se limita al pago de sus acciones”. Esto quiere decir que excepto los ad-
ministradores únicos o gerenciales, que estén nombrados dentro de la escritura
constitutiva o bien actas de asamblea, serán los responsables solidarios de las obli-
gaciones laborales, fiscales, comerciales, etc., que adquiera la Sociedad Anónima y
los accionistas serán por el monto de sus aportaciones, para el consultor es impor-
tante conocer esta Ley ya que revisará el Acta Constitutiva y Actas de Asamblea con
el objetivo de conocer la responsabilidad de los administradores.
Cabe aclarar que sólo en caso necesario se recurrirá a un abogado o especialis-
ta para el diagnostico las sugerencias o correcciones que se hagan de la empresa.
Esto se aplica a todas las demás sociedades que se definirán. Otra de la sociedades
que menciona esta Ley (Art. 25 al 50) es la de Nombre Colectivo, y esta es aquella
que existe bajo una razón social y en la que todos los socios responden de modo
24
La consultoría y sus etapas
subsidiario, ilimitada y solidariamente de las obligaciones sociales. Esta sociedad

no es muy usada.
La Sociedad en Comandita Simple (Art. 51 al 57) y la Comandita por Acciones
(Art. 207 al 211), en estas sociedades el Contrato Social se divide en varios socios
comanditados que responden de manera subsidiaria ilimitada y solidariamente de
las obligaciones sociales y otros socios comanditarios que sólo están obligados al
monto de sus aportaciones o acciones.
En el Capítulo IV de la Ley General de Sociedades se señala la Sociedad de
Responsabilidad Limitada (Art. 58 al 86), esta sociedad se define como “ la que se
constituye entre socios que sólo están obligados al pago de sus aportaciones, sin
que las partes sociales puedan estar representadas por títulos negociables, a la or-
den o al portador, pues solo serán cedibles en los casos y con los requisitos que
establece la presente Ley”. En ocasiones se combina en la Constitución o Contrato
Social ante notario varias de las obligaciones y derechos de cada sociedad, de tal
forma que se encuentran siglas como El Éxito S.A. de R.L., por dar un ejemplo, el
consultor deberá leer y enterarse de la parte legal que puede afectar a su trabajo de
consultoría. Todas estas Sociedades son creadas como su nombre lo indica para
obtener utilidades y su actividad es mercantil. También están las reguladas por el
Código Civil* que se refieren a Contratos o Actas Constitutivas con objetivos ge-
neralmente de servicios, aunque si su actividad ocasiona ingresos repartibles, la
Ley del Impuesto sobre la Renta*, las considera gravadas como Sociedades Comer-
ciales, así lo define en su Artículo 8 que dice: “Cuando en esta Ley se haga mención
a persona moral, se entienden comprendidas entre otras, las Sociedades Mercanti-
les, los Organismos Descentralizados que realicen preponderantemente activida-

des empresariales, las Instituciones de Crédito, las Sociedades y Asociaciones Ci-
viles y la Asociación en Participación cuando a través de ella se realicen actividades
empresariales en México”.
Están también las figuras jurídicas de las Asociaciones Civiles que no tienen
como objetivo el afán de lucro, en la Ley del Impuesto sobre la Renta existe el TITU-
LO III que establece sus obligaciones fiscales, como ejemplo puede estar la Cruz
Roja. No podemos dejar de mencionar las empresas de Personas Físicas en dónde hay
uno o varios dueños que se juntan para realizar una actividad comercial, industrial o
de servicios y obtener utilidades por esa actividad, como pueden ser los Copropieta-
rios, o simplemente una persona física que es el iniciador y propietario del negocio.
También tenemos a las empresas de gobierno (municipales, estatales y federales) y
de Capital Mixto. La importancia de esta relación anterior es que en el tema que nos
ocupa de Consultoría Administrativa, los objetivos para los que fueron creadas estas
empresas en el proceso de consultoría deben tomarse en cuenta para el diagnóstico,
25
recomendaciones y conclusiones en los informes y asesorías. Otra de las clasificacio-

nes que es importante señalar y tomar en cuenta al realizar una Consultoría Adminis-
trativa, ya que afecta directamente en los procedimientos y métodos a aplicar como
se verá más ampliamente en el siguiente capítulo sería la siguiente:
Empresas pequeñas y medianas (Pymes), las cuales tienen características muy
específicas y que el consultoras) debe(n) tomar en cuenta. Generalmente aunque
haya excepciones, estas empresas surgieron de un proyecto que funcionó, y al te-
ner éxito comercial su crecimiento fue inevitable, sin embargo de inicio no se tuvo
una planeación administrativa es decir, un organigrama, descripciones de pues-
tos, áreas bien definidas, en estos casos se piensa en contratar un despacho de
consultoría pues la empresa está creciendo y sus operaciones se van complicando
en volumen y capacidad de atención, en este caso el consultor debe realizar el
diagnóstico, para determinar en dónde se tienen que aplicar técnicas y correccio-
nes de administración.
Dentro de esta clasificación de pequeñas y medianas están las empresas familiares
que como su nombre lo indica las conforman la familia, aquí para el consultor es nece-
sario “lidiar” con diferentes personas que están al frente de algunas áreas y que se
requiere, en la mayor parte de las veces, ubicar a las personas en las funciones que reali-
zan. Actualmente existe lo que se llama coaching, que es un método que incluye concep-
tos, y procesos, tanto administrativos como psicológicos en el aspecto laboral, que sirven
como herramientas de trabajo e instrumentos de medición para los grupos de personas
que conforman la empresa y comprende también seleccionar un estilo de liderazgo, una
forma particular de seleccionar a la gente o crear grupos de personas que coadyuven a

la estructura organizacional y el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Un ejemplo de lo anterior que me tocó vivir en la experiencia profesional fue una
empresa (actualmente bastante exitosa) que en su inicio se dedicó a la fabricación de ba-
lones y pelotas, la empresa empezó a crecer. Eran cinco hermanos que la dirigían, sin
embargo llegó un momento que era necesario una estructura administrativa, ya que hasta
para contestar un pedido decidían sobre la marcha quien lo iba a hacer, el Despacho de
consultoría donde yo colaboraba fue contratado y se empezó a realizar el diagnóstico, y
posteriormente surgieron todas las soluciones y reestructuraciones administrativas, se
elaboró un organigrama y se fueron designando las funciones sobre todo de los puestos
directivos, de tal forma que se ubicó a cada hermano de acuerdo a su interés y capacidad
en ventas, producción, administración y dirección general, ese fue el inicio o plataforma
para el arranque de la expansión de la empresa, actualmente es una de las organizaciones
más exitosas en su rama y exporta gran parte de su producción.
26
El diagnóstico de una empresa
Concepto
Definir las características de operación de una empresa, tanto en los aspectos admi-
nistrativos, contable-financieros, factores económicos así como los Recursos Huma-
nos que estén influyendo en sus resultados de eficiencia y productividad, detectando
las deficiencias y las posibles soluciones a ellas, para lograr el cumplimiento de los
objetivos generales y específicos inherentes a la misma empresa. Otra definición
sería la siguiente: Es el proceso mediante el cual, aplicando procedimientos, herra-
mientas y métodos en un Organismo Administrativo se llegan a determinar las dife-
rentes cualidades y deficiencias administrativas que están afectando al cumplimien-
to de sus objetivos así como al funcionamiento de sus áreas.
Elementos que intervienen en el diagnóstico
La primera etapa de una Consultoría Administrativa es el Diagnóstico de la Empre-

sa, que como su nombre lo indica se refiere a aplicar métodos y herramientas para
poder elaborar ese Diagnóstico (se puede equiparar a un diagnóstico médico, donde
se hacen análisis y estudios para conocer el problema que afecta al paciente). Para
realizar, lo anterior se debe elaborar un plan de trabajo, tanto para esta etapa como
para las subsiguientes.
Procedimientos, herramientas y métodos
Es necesario mencionar y describir las herramientas y métodos científicos que aplica-

remos en el procedimiento de Consultoría Administrativa, aclarando salvo algunas
excepciones y extensiones, las técnicas de consultoría son similares a practicar una
auditoría de Estados Financieros, nada más que no se limitan al análisis y revisión de
los renglones y saldos de los Estados Financieros, sino que, en la Consultoría Admi-
nistrativa se aplican las técnicas de auditoría más otras que abarcan a toda la empresa,
a continuación se señalan y describen las más importantes. Además son tomadas de
la fuente bibliográfica; Normas y Procedimientos de Auditoría del Instituto Mexicano
de Contadores Públicos (cabe aclarar que actualmente estas Normas se están adecuando
27
a las Normas Internacionales de Auditoría, IMCP). Los comentarios son consideraciones

y opiniones relacionadas con el proceso de Consultoría Administrativa.
• Estudio general (Mendivil, 2002). Es la apreciación y juicio de las caracterís-

ticas de la empresa, las cuentas o las operaciones, para concluir si se ha de
profundizar en su estudio y la forma que ha de hacerse. Como se menciona, al
iniciar una consultoría y visitar una empresa, el consultor empieza a sacar
conclusiones de las características y problemática de la empresa.
• Análisis. Es el estudio de los componentes de un todo para concluir con base
en aquellos, respecto de este. Esta técnica se usa concretamente al estudio de
las cuentas o rubros genéricos de los Estados Financieros, o bien sea de sus
saldos o de sus movimientos. El análisis en consultoría es más amplio ya que
se toman en cuenta no sólo los saldos en los Estados Financieros, sino cada
entrevista o cuestionario aplicado debe ser motivo de un análisis.
• Inspección. Es la verificación física de los elementos materiales en que se
tradujeron las operaciones. Se aplica al estudio de las cuentas cuyos saldos
tiene una representación material. Esta inspección en consultoría abarca mu-
chos aspectos aparte de corroborar los saldos, desde el tipo de instalaciones
(viejas, nuevas, adecuadas, incómodas, ventiladas), hasta la ubicación física
de los empleados y directivos, así como la mejor ubicación en relación a tiem-
pos y movimientos para registrar o cumplir un procedimiento.
• Confirmación. Es la ratificación por parte de una persona ajena a la empresa, de
la autenticidad de un saldo, hecho u operación, en la que participó y por la cual
está en condiciones de informar válidamente sobre ella. En la consultoría se

puede y debe usar esta técnica ya que muchas veces será necesario el “Cruce”
de información y corroborar el resultado de las entrevistas o investigaciones.
• Investigación. Es la recopilación de información mediante pláticas con los
funcionarios y empleados de la empresa. Generalmente se aplica al estudio
del Control Interno. Esta fase o técnica en consultoría es muy importante para
evaluar paso a paso el trabajo y proceso de consultoría que se está realizando,
y en la práctica profesional generalmente este tipo de pláticas y entrevistas
son de gran ayuda para las conclusiones y recomendaciones, siempre y cuan-
do se cruce y corrobore la información preponderante.
• Observación. Es una manera de inspección, menos formal y se aplica gene-
ralmente a operaciones para verificar cómo se realiza en la práctica (cómo
se paga la nómina, cómo se efectúa el recuento de inventarios, etc.). Esta
técnica se va aplicando en todas las etapas del proceso de consultoría, ya
28
que la observación es básica para irse formando la idea y conclusiones del

informe final.
• Cálculo. Es la verificación de la corrección aritmética de aquellas cuentas u
operaciones que se determinan fundamentalmente por cálculos sobre las
bases específicas (intereses pagados, depreciaciones, etcétera). En consulto-
ría será necesario corroborar cálculos como pudieran ser dividendos, tiem-
pos en procedimientos administrativos, tiempos y movimientos, además de
otros cálculos si es necesario hacerlos.
Todas estas técnicas y procedimientos como se vio son aplicables, sin embargo
no se olvide de la capacidad psicológica y de sentido común que el consultor debe
llevar implícito en su trabajo para ser lo más objetivo en sus conclusiones y asesoría,
ya que muchas veces será necesario tener juntas con los directivos para corroborar
ciertos hechos antes de darlos por ciertos.
Presentación del Proceso de Consultoría

Fuente: elaboración propia.
29
IV. Plan de trabajo
Elaboración de un plan de trabajo
na vez que están acordados y contratados los servicios de Consultoría Ad-
U ministrativa, es necesario elaborar un programa de trabajo; para ello hay

que tomar en cuenta el tamaño de la empresa y el enfoque principal, plati-
cado inicialmente con los directivos o la dirección de la empresa. Este enfoque se
señaló al presentar la oferta de los servicios así como a la firma del contrato de esos
servicios. Generalmente los puntos de este plan deben ser:
Ejemplo de un plan de trabajo
Visita a todas las instalaciones y oficinas de la empresa
Esta visita es importante porque físicamente se conocerán las áreas de trabajo tanto
administrativo como operativo, y el consultor aplicará su “ojo crítico”, analizando y
observando todo a su alrededor y aplicará algo de psicología laboral al saludar a algu-
nas personas que se encuentran trabajando y aprovechará para ver qué tipo de ambien-
te físico (agradable, sucio, limpio, adecuado, frío, caliente, etc.), puede influir en su
diagnóstico, posteriormente hará un análisis de las relaciones laborales del personal.
31
Recopilación documental
Escritura constitutiva (en caso de persona moral), manuales de organización (organi-

grama general y departamental, descripciones de puestos, manuales de procedimientos,
de políticas de personal), contratos que tengan que ver o afecten el área administrativa
en caso de haberlos, y en general cualquier documento que le dé más conocimiento del
aspecto legal y administrativo de la empresa.
Aplicación de cuestionarios
Definir las áreas donde se deben aplicar cuestionarios al personal, tanto directivo como
operativo. Hacer las citas en coordinación con los directivos para realizar las entrevistas
y aplicar los cuestionarios.
Juntas previas
Programar las juntas en su despacho para comentar y analizar los recopilados en los tres
puntos anteriores y sacar conclusiones, elaborando un primer reporte de lo analizado.
Este reporte será un documento de trabajo que se integrará y discutirá en las instalacio-
nes del consultor.
Primeras conclusiones
Tomando como base las primeras conclusiones, se decidirá la profundidad del aná-
lisis de cada área, como puede ser el área de ventas, producción o fabricación, admi-
nistración de alimentos y bebidas en un restaurante, reservaciones y recepción en un
hotel, etc., en cada caso se realizarán las pruebas necesarias hasta tener la certeza de
la conclusión.
Tamaño y tipo de empresa
Dependiendo del tipo de empresa y su actividad económica se realizarán los aná-

lisis por área, tal sería el caso de una industria en donde el proceso productivo
32
Plan de trabajo
sería motivo de un estudio y tomando en cuenta el primer reporte de conclusio-

nes. En ocasiones el tamaño de la empresa o la problemática amerita un segundo
reporte una vez que en las juntas del despacho se determine así.
Segundo reporte interno
En ocasiones el tamaño de la empresa o la problemática amerita un segundo reporte

una vez que en las juntas del despacho se determine así.
Elaboración del reporte final para presentar al cliente
Una vez que se cumplen cada uno de los programas y que se van sacando conclusio-
nes por áreas y departamentos, se procede a elaborar el diagnóstico de la empresa,
así como las sugerencias de corrección.
Como todo trabajo a realizar se deben contemplar los pasos y los recursos así
como el personal necesario, y se convierte en elaborar un proyecto y programas es-
pecíficos estableciendo las etapas.
Uno de los métodos propuestos es el de Project Management Body of Knowledge
(Pmbok) del Project Management Institute (pmi), Instituto dedicado a proyectos ge-
renciales (fuente internet), en donde se contemplan los principales renglones:
1. Administración de la integración del proyecto.

2. Administración del alcance del proyecto.
3. Administración de tiempos del proyecto.
4. Administración del costo del proyecto.
5. Administración de la calidad del proyecto.
6. Administración de los recursos humanos del proyecto.
7. Administración de las comunicaciones del proyecto.
8. Administración de los riesgos del proyecto.
9. Administración de los insumos del proyecto.
A continuación se proporciona gráficamente un ejemplo del llenado del Programa

de Consultoría que se va a ir realizando.
33

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Al Entrevista inicial con el dueño (s) presidente o directivos de la empresa,

El objetivo de esta etapa es dar inicio propiamente a la consultoría con el

C. Proceso de reestructuración organizacional

En esta etapa se van aplicando las sugerencias y recomendaciones en la

Antes de entrar en la técnica y definición del diagnóstico de empresas, considero

subsidiario, ilimitada y solidariamente de las obligaciones sociales. Esta sociedad

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recomendaciones y conclusiones en los informes y asesorías. Otra de las clasificacio-

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El diagnóstico de una empresa

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La primera etapa de una Consultoría Administrativa es el Diagnóstico de la Empre-

Procedimientos, herramientas y métodos

Es necesario mencionar y describir las herramientas y métodos científicos que aplica-

a las Normas Internacionales de Auditoría, IMCP). Los comentarios son consideraciones

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Presentación del Proceso de Consultoría

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Elaboración de un plan de trabajo

na vez que están acordados y contratados los servicios de Consultoría Ad-

U ministrativa, es necesario elaborar un programa de trabajo; para ello hay

Ejemplo de un plan de trabajo

Visita a todas las instalaciones y oficinas de la empresa

Escritura constitutiva (en caso de persona moral), manuales de organización (organi-

Tamaño y tipo de empresa

Dependiendo del tipo de empresa y su actividad económica se realizarán los aná-

sería motivo de un estudio y tomando en cuenta el primer reporte de conclusio-

Segundo reporte interno

En ocasiones el tamaño de la empresa o la problemática amerita un segundo reporte

Elaboración del reporte final para presentar al cliente

1. Administración de la integración del proyecto.

A continuación se proporciona gráficamente un ejemplo del llenado del Programa

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