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RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

Por: Claudia Marcela Torres Maldonado

Manual DocuShare – Xerox

1. Objetivo del software


El software tiene como función principal permitir a los usuarios fácilmente capturar, gestionar,
compartir y proteger una amplia gama de objetos desde papel a contenidos digitales en entornos
seguros, centralizados y altamente escalables en cuanto a repositorio, puede entenderse también
DocuShare como un sistema de administración de documentos basado en el Web que permite de
manera muy fácil almacenar, acceder y compartir información en un entorno de trabajo en
colaboración, facilita mantener información en el Web sin tener que comprender el lenguaje
HTML. Con DocuShare, los usuarios pueden crear sus propias cuentas personales y agregar o
eliminar información sin la intervención de un administrador del Web o un administrador del sitio.

2. Funcionalidades del Software

a. Para qué se utiliza


Almacenar información y organizarla utilizando carpetas anidadas llamadas referenciada como
colecciones. Las colecciones pueden contener otros objetos de DocuShare tales como archivos,
calendarios, tableros de boletines, direcciones URL y otras colecciones. Cualquiera de estos
objetos de DocuShare puede aparecer en varias colecciones al mismo tiempo y mediante las
distintas funciones de búsqueda y navegación de DocuShare, la localización de estos objetos es
muy fácil.

DocuShare tiene una interfaz intuitiva y sencilla que permite una alta aceptación, los usuarios se
pueden poner en marcha el mismo día que se instala y pueden haber recibido la formación en una
semana. DocuShare es fácil de implementar, que requieren poco o ningún soporte de TI, y
funciona con todos los hardware y software conocidos y comunes.

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DocuShare funciona con la mayoría de Scanners y EIP - dispositivos habilitados para que usted
pueda rápida y fácilmente realizar capturas, indexar automáticamente, y administrar una amplia
variedad de contenidos.

Puede almacenar más de 50 millones de documentos, realizar búsquedas en segundos y permitir


la entrada de más de un millón de documentos con imágenes al día; Este software permite la
edición de más de 1.000 imágenes por minuto así como un escaneo de "alto volumen" que
permite servicios automatizados de documentos. La inclusión de una amplia gama de interfaces de
escaneo, incluyendo el de correo electrónico y otros dispositivos, le permite la "captura" de
la copia impresa y la electrónica de documentos, así como el control de otros dispositivos que
estén en la empresa.

Otras de las funcionalidades mas especificas con que cuenta DocuShare son las siguientes:

Los usuarios pueden crear y realizar el mantenimiento de sus propias cuentas personales
y entornos de trabajo.
Descargar en el PC los archivos almacenados en DocuShare, así como también, cargar
archivos desde el PC al servidor de DocuShare.
Montar el sitio de DocuShare como una unidad en el Explorador de Windows y compartir
la administración de los archivos mediante Windows Client.
Crear y almacenar objetos de DocuShare tales como archivos de documento, imágenes,
colecciones (carpetas), calendarios, suscripciones, consultas guardadas, tablero de
boletines y direcciones URL.
Definir y mantener el acceso a los archivos que se crean sin la asistencia de un
administrador del Web o un administrador del sitio.
Encontrar material nuevo en DocuShare de manera muy fácil con la función Novedades.
Mantener versiones consecutivas de un archivo, realizar el seguimiento del historial de
revisiones del archivo y bloquear un archivo para evitar múltiples actualizaciones de
forma simultánea.
Los objetos de DocuShare pueden aparecer en más de una ubicación de forma
simultánea.
Realizar la búsqueda de objetos en DocuShare por fecha, texto, objeto o tipo de
documento, etcétera.

Entre otras características de esta aplicación tenemos:

Integración nativa al entorno de Windows.


Recuperación de la información borrada por error rápido y coherente.
Registro de las consultas más frecuentes para una recuperación más rápida y
uniforme de la información.
Conservación de cualquier fichero en su formato original.

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Control de acceso a documentos.


En resumen, Docushare es un servicio web seguro y eficaz para una gestión
cómoda de documentos dentro de un proyecto compartido

b. Descripción de todos los módulos que lo componen


En cuanto el contenido del propósito del programa encontramos los siguientes módulos

i. Gestión de Documentos:
Incluye el control de versiones y capacidades ultra-rápidas de búsqueda
(menos de 3 segundos para un máximo de 50 millones de documentos.)

El control de versiones
Documento con check-in / check-out
Documento versionado basada en permisos
Búsqueda simple por una sola palabra y/o búsquedas avanzadas

ii. Colaboración:

Wizards o Asistentes para la herramienta de enrutamiento y aprobación


de documentos
Wikis y blogs
Hilos de debates
Notificación por correo electrónico
Contenido vía correo electrónico

iii. Captura de imágenes:

Escaneado a través de portadas para aportación directa de los documentos


dentro de las colecciónes o carpetas. Alto rendimiento en la captura de imagen

iv. Seguridad:

Permisos de control de acceso


Gestión para refuerzo de contraseñas y reglas de validación
encriptación SSL

Una estructura gráfica representativa nos muestra la estructura en cuanto al concepto del
propósito del software y se encuentra

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i. Captura
Gestión de documentos: Los usuarios necesitan agrupar de forma fácil y
rápida distintos tipos de contenido en un depósito central seguro, indexado y con
capacidad de búsqueda, que se pueda compartir y administrar.

Captura de imágenes: Captura de contenido en papel para su inclusión en


el sistema de gestión documental con capacidad avanzada de búsqueda.

ii. Administración
Administración de registros: Cumplimiento de la normativa aplicable al
contenido electrónico; maximización de la funcionalidad en el entorno de la
gestión documental.

iii. Gestión
Flujo de trabajo: Generación de flujos de trabajo ad hoc con herramientas
de aprobación y distribución integradas, incluyendo la capacidad del usuario de
definir varios pasos en la ruta del contenido y la aceleración de estos procesos de
múltiples pasos que requieren revisión y aprobación.

Búsqueda e indexación: Facilitar la búsqueda de documentos en los


depósitos centrales en línea y en múltiples servidores DocuShare

iv. Distribución
Publicación de contenido web: Distribución rápida de la información en las
intranets de su empresa o páginas web externas, aprovechando una gran gama de
herramientas de publicación, administración y edición basadas en la web,
protegidas mediante protocolos de seguridad.

Colaboración: Distribución de documentos, flujo de trabajo y espacios de


colaboración basados en la web, que incluyen Wikis y Blogs fácilmente
administrables, para que los usuarios puedan trabajar conjuntamente con
documentos compartidos.

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3. Requerimientos del Software

a. Características de las máquinas requeridas para el servidor o


servidores
Intel or AMD Platforms

Windows 2003 Server R2 or SP2 Standard and Enterprise (32- and


64-bit)
Windows 2008 Server SP2 Standard and Enterprise (32- and 64-bit)
Windows 2008 Server R2 Standard and Enterprise (64-bit)
Red Hat Enterprise Linux ES 5 (32- and 64-bit)
Procesador 3.0 GHz Intel Pentium 4 o AMD Athlon MP
3 GB RAM o superior (32-bit) / 4 GB RAM or superior (64-bit)
20 GB de Espacio Libre en disco
Interface de Red

Sun SPARC Platform

Solaris 10
Procesador UltraSPARC III o superior
4 GB RAM or mas alta (64-bit)
20 GB espacio libre en disco
Interface de Red

Virtual Server

VMware ESX Server

Servidores Web

IIS 6 en Windows 2003 Server


IIS 7 o 7.5 en Windows 2008 Server
SunONE / Sun Java System Web Server 6.1 en Solaris 10
Servidor Web Apache

b. Características de las máquinas requeridas para cliente

Navegador Web

Microsoft Internet Explorer 6 SP1, 7, or 8

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Mozilla Firefox 2.0, 3.0, or 3.5


Opera 9.0
Apple Safari 2.0 or 3.0

WebDAV

Windows XP Professional con Office XP/2003/2007


Apple Mac OS X 10.5

4. Proceso de Instalación

Para el proceso de instalación de y hacer uso de una versión trial se requiere llenar un formulario
con información y vía email es recibido un enlace para acceder a la descarga.

El proceso de instalación es relativamente sencillo pero también en muy necesario tener en


cuenta los requerimientos necesarios precios a la instalación

La descarga se realiza en un tiempo aproximado de 2 horas y 30 minutos minutos con un tamaño


total de 780MB en su versión trial.

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a. Instalación en Servidor Windows

- Inicie sesión en el servidor como un administrador del servidor de Windows


- Inserte el CD-ROM de instalación deberá iniciarse el instalador automáticamente.
- Si lo descargo de la web ejecute el instalador desde la ruta que quedo alojado

A continuación observará la siguiente ventana:

- Se le da click en Install DocuShare

Como ventada de ayuda aparecerá la siguiente para las guias necesaria de instalación,
administrador y funciones de uso.

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- El producto utiliza funciones de java para la instalación por ello verá la siguiente ventana

- Luego observará una ventana de Bienvenida indicando el inicio de la instalación del


producto y damos clic en Next

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- DocuShare permite la instalación de un servidor FTP para recibir archivos si no cuenta con
la configuración para ello simplemente omita esto y seleccione la primera opción. Luego
damos clic en siguiente.

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- Aparecerá entonces una ventana donde debemos indicarlo puertos y las configuraciones
necesarias para la comunicación con el servidor, se requieren 9 puertos.
o Puerto para TOMCAT
o Puerto RMI
o Puerto SunOne Msg
o Almacenador de Contenido
o Nombre del Servidor SMTP
o Puerto para el Servidor SMTP
o Puerto para Tomcat Web Bridge
o Puerto para Tomcat Server Admin

- Luego llevaremos a cabo la asignación de nivel de acceso que puedes ser:


o Guest: Cualquiera puede entrar al sitio
o User: Usuario Autenticado puede entrar al sitio
o Administrator: Solo los administradores pueden entrar al sitio de DocuShare

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- Luego damos clic en Next y establecemos en la próxima ventana las políticas o por decirlo
así los roles de los usuarios o cuentas que van a interactuar con el sitio

- Luego se define el formato de fecha que será utilizado

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- Para el caso de U.S. English es mm/dd/yy, y para English International es dd/mm/yy.


Damos clic en Netx.
- Asignamos los puerto para el uso de los Motores de Busqueda K2, ellos son Admin, Index y
Search

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- Luego pasamos a la parte configuración de la base de datos esta parte requiere de


personal capacitado en el tema de bases de datos.

Acá se hace la selección de acuerdo al motor de base de datos con la cual pensamos en lazar la
aplicación. Hay que tener en cuenta que en este punto de acuerdo a nuestra escogencia la
configuración para cada una de ellas es diferente.

- Luego seleccionamos la opción de servidor web que vamos a montar para nuestro sitio

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- Cuando usamos IIS (Internet Information Server) seleccionamos Tomcat/IIS, el puerto por
defecto utilizado será el 80.
- Luego de parametrizar el servidor Web definimos el nombre de dominio, el nombre del
servidor (root) y el esquema seleccionado HTTP o HTTPS, la diferencia de uno y el otro es
la seguridad y de acuerdo a las configuraciones del servicio.

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Cuando el servicio de Windows muestra la ventana de configuración, seleccione la opción para


el Servicio de DocuShare Windows.

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Si el servidor de DocuShare estará en un entorno de clúster, no seleccione para instalar


DocuShare Windows Servicio de inicio automático.

Con ello finaliza la instalación y se requiere la validación de la licencia via Web y el registro del
sitio.

b. Instalación en Cliente DocuShareWindows

- Hacemos doble clic ya sea en la ruta del ejecutable o insertamos cd de instalación de la


aplicación aparecerá una patalla de bienvenida y damos clic en Siguiente

- Aparecerá entonces la siguiente con información del producto y hacemos clic en Siguiente

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- Luego aceptamos los términos de la licencia y clic en siguiente

-En esta ventana seleccionamos el tipo de instalación ya sea típica o avanzada de acuerdo a la
información de cada una de ella. Damos clic en siguiente

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Luego de hacer clic en instalar aparecerá la siguiente ventana indicando el estado de la instalación
del software.

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La instalación del cliente es muy sencilla en el escritorio nos aparece el siguiente icono

Como previamente ya hemos instalado el servidor y de acuerdo a los parámetros llenamos la


información requerida para acceder a los documentos

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Si la cuenta previamente fue creada se usa sino el administrador de acuerdo a los roles la s creará.

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Por ejemplo sis se supone que vamos a crear la cuenta utilizamos la siugente venta y llenamos los
campos necesarios para ello.

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Luego adicionamos la siguiente información.

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Una vez revisada toda la información de nuestro servidos DocuShare hacemos clic en finalizar,
automáticamente si todo está correcto se realiza el enlace al servidor que contiene la información
documental.

Solo después de asignar correctamente el servidor DocuShare podremos asignar las colecciones al
las cuales previo a los roles de los usuario se tendrán acceso y con ellos sus respetivos cuadro de
búsqueda y recuperación de información.

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