ACTIVIDAD 2

PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

IVAN JAVIER ARAUJO ACUÑA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CURSO VIRTUAL ADMINISTRACION DOCUMENTAL
EN EL ENTORNO LABORAL
AGOSTO 12 DE 2019
VALLEDUPAR, CESAR
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus
funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una
unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías,
etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un
soporte, dando lugar a una fuente archivista, arqueológica, audiovisual, etc.

PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO DE DOCUMENTO SIMILITUDES DIREFENCIAS

ARCHIVO ELECTRONICO

Determinado por el Toda la información Similitud en la En el documento de

lugar donde se generada, enviada , organización de los archivo:
encuentra toda la recibida, almacenada documentos.
información o acumulada por
producida o recibida medio electrónico, El registro se

por una entidad también se Tiene el mismo encuentra en un

pública o privada en encuentran objetivo el cual es medio cuya

razón a sus documentos mantener la información es

actividades o electrónicos de información accesible a través de

funciones archivo que cumplen organizada y la escritura manual y

su acción durante protegida, a fin de que se mantiene en papel.

todo el ciclo vital sea fácil su
documental, como localización en el
son los archivos de momento de que sea
El contenido no se
gestión, central e requerida la
puede separar de su
histórico información.
soporte, por lo cual se
garantiza la integridad
de la información en
Se debe disponer de
el documento.
los elementos
necesarios de equipo
espacio y personal
El valor documental se
para el desarrollo de
puede determinar por
la función archivística.
su autenticidad, entre
ellas por la firma.

Igualmente se deben
crear archivos para
Los documentos se
clasificar la
mantienen en
información, tanto la
carpetas tangibles,
que se produce como
que se archivan en
la que se recepción.
archivadores.

Se realiza la misma
En el documento
clasificación
electrónico:
documental

La información se
recibe en un medio
cuyos símbolos solo
puede ser leído por
medio de la
computadora.
Su contenido puede
ser desglosado de su
texto original, para
llevarse a otro
documento, siendo así
más fáciles de
vulnerar su contenido
alterándolos o
perdiendo la
información.

Los documentos se
archivan en carpetas
electrónicas o
virtuales y se
conservan en
formatos digitales.

La autenticidad del
documento depende
del programa en el
cual se haya creado.
 CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

SEGÚN SU SEGÚN SU SEGÚN SU SEGÚN SU GRADO SEGÚN EL SEGÚN SU

CLASE O TRADICION CONTENIDO O DE ACCESIBILIDAD ENTE FUNCION EN
SOPORTE DOCUMENTAL FINALIDAD PRODUCTOR EL TIEMPO
O AUTOR

TEXTUALES libros ORIGINAL DISPOSITIVO O PUBLICADOS PUBLICOS VITALES actas

,estadísticas IMPERATIVOS leyes leyes-derecho generado por de constitución
,administrativos entidades
publicas

NO TEXTUALES COPIAS TESTIMOMIALESO LIBRE ACCESO PRIVADOS IMPORTANTES

iconográficos, PROBATORIOS resoluciones, generado por prestan apoyo
sonoros registro civiles entidades en la toma de
actas,
,audiovisuales, privadas decisiones
magnéticos y sentencias

materiales

BORRADOR INFORMATIVOS O NO UTILES

NOTICIOSOS cartas- CLASIFICASDOS
De acuerdo con
circulares con grado de
el contenido
confiabilidad

MINUTA SUSTANTIVOS O CONFIDENCIALES NO ESENCIALES

CARACTERISTICOS son consultas por como la
horarios de vuelos personas publicidad
diagramas autorizadas enviada por la
otra empresa

COMUNES O
FACILITADORES
libro de
 contabilidad

• Según el mensaje informativo: O por la forma de expresión del contenido hablaríamos de

documentos textuales (libros, revistas, etc.) y documentos no textuales (gráficos como mapas,
planos, etc.; sonoros como cintas, discos, etc.; iconográficos como fotografías, carteles, etc.;
audiovisuales como películas, vídeos, etc.; informáticos como programas de ordenador;
tridimensionales como esculturas o juguetes; compuestos o multimedia cuando el documento
combina varios contenidos mencionados anteriormente); o por la transformación del contenido
hablaríamos de documentos primarios (originales, como libros y revistas, etc.), secundarios (que
hacen referencia a los documentos primarios, como bibliografías, catálogos, índices, sumarios,
boletines, bases de datos, etc.) y terciarios (tienen estructura formal de secundarios, pero
contenido primario, como los diccionarios, enciclopedias, léxicos, tesauros, etc.).
• Según la posibilidad o forma de transmisión o difusión: Desde el punto de vista social
hablaríamos de documentos públicos, reservados e inéditos; y desde el punto de vista temporal
hablaríamos de documento periódicos o no periódicos (de naturaleza monográfica).

• Según el soporte material: Hablaríamos de documentos de papel (libros, revistas, folletos, etc.),
material químico (películas), material magnético (cintas de vídeo, disquete de ordenador, casetes,
etc.),soportes ópticos (CDROM, DVD, vídeo-discos, etc.), etc.