Manual de captura para inventario de archivo e3.

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El registro del inventario del archivo se divide en tres secciones: La primera aporta datos primarios
respecto al material del que se dispone (clave de registro, características físicas, volumen, etc). La
segunda sección aporta datos secundarios que auxilian en la administración y organización del
archivo (créditos, etiquetas, permanencia del registro en el archivo, etc.). La tercera sección presenta
datos prácticos para la localización física del registro y su consulta.
Características principales de cada registro. Sección Roja
Clave: se asigna una clave a cada registro, iniciando con el número de año en el que ingresa y seguido
de un número consecutivo. Esta clave puede ser utilizada como etiqueta para poder rastrear todos los
elementos pertenecientes a este proyecto.
Clasificación: La clasificación del registro es identificada conforme a la siguiente lista.
1. Documentos y registros de relaciones con clientes y colaboradores: Contratos,
correspondencia, seguimientos, expedientes, etc.
2. Archivos personales. Documentos personales. Administrativos, actas, documentos civiles,
y de carácter privado. Cuadernos de notas, correspondencia. Etc.
3. Proyectos: Proyectos parciales o completos surgidos desde cualquier sector estratégico de
e314, no importa la etapa que haya alcanzado. Todos los documentos que conformen el
proyecto no importando su materialidad (fotografía, cuadernos, planos, dibujos, carpetas, etc)
deberán permanecer unidos y bajo un mismo registro. Solo se alojarán en diferente espacio
Si el proyecto cuenta con prototipos y modelos a escala, deberán adjuntarse fotografías que
representen al objeto, la ubicación física deberá estar debidamente referenciada y organizada.
4. Reportes anuales: Administrativos o de cualquier Sector estratégico
5. Proyectos Internos: Proyectos realizados en la dinámica interna del despacho. (programa
becarios, desarrollo de assets, etc)
6. Bitácoras, Diarios y Minutas: Bitácoras de proyectos, diarios de metodologías y procesos
de proyectos, minutas de reuniones, seguimiento de proyectos conclusos.
7. Vinculación externa: Documentos y/o registros que demuestren la participación de e14 con
cuerpos externos como; en comités, asociaciones, academias, colegios. Así como constancias
y documentos probatorios de participación en concursos, bienales.
8. Publicaciones. Esta clasificación será subdividida en las publicaciones producidas por el
estudio y en publicaciones en las que el estudio haya sido mencionado.
9. Calendarios, Agendas y tableros de organización: Documentos o registros que auxilien al
entendimiento del proceso temporal del trabajo de e314.
10. Evaluaciones internas y externas a las que ha sido sometido e314
11. Archivo Administrativo (Inventarios, expedientes contables, expedientes de personal,
seguros, registros legales, licencias, permisos, etc)
12. Fotografías: Producidas por el e314 y de acervo.
13. Audio y Video
14. Biblioteca y Hemeroteca
15. Objetos artísticos
16. Maquetas
17. Prototipos
18. Muestrarios
19. Premios y reconocimientos
Sectores: Cada clave de registro abarca uno o varios sectores estratégicos del estudio, deberán ser
capturados cuántos de estos están reconocibles en el desarrollo del proyecto. Los sectores son:
Público, Inmobiliario, Hospitalidad y Cultura
Fecha: Fecha que aparece en el proyecto o cuando fue desarrollado
Materialidad: De qué manera se presenta la información, a través de planos, de manera digital, en
maquetas, fotografías, videos.etc.
Lugar: Ciudad a la que pertenece el proyecto, si es un proyecto no materializable, lugar en el que se
desarrolló.
Corpus: Descripción cuantificable del proyecto y sus componentes, se deberá mantener el orden
original si se encuentra en sobres, en cajas, en carpetas. Si es de manera digital, cuantos archivos son
y de qué tamaño es el cuerpo completo.
Conservación: Estado en el que se conservan los registros físicos u observaciones específicas
respecto a las condiciones en las que se encuentra.
Información de administración del archivo Sección Azul
Créditos: Autoría del registro o créditos otorgados por el mismo.
Colaboraciones: En caso de que el registro reconozca una colaboración, o se conozca que fue
producto de una colaboración entre diferentes miembros del equipo e3.14 o entre el estudio y otros
organismos externos.
Etiqueta estructurada: La etiqueta estructurada es un tag proporcionado por el administrador del
archivo. Son referencias mínimas que deberá tener todo registro. Las etiquetas permitirán diferentes
maneras de acceder a la información del acervo.
Etiqueta Subjetiva: El usuario del archivo podrá otorgarle al registro “tags” subjetivos, de esta
manera la información es aún más accesible presentando un mayor número de posibilidades de
búsqueda más próxima al uso práctico de la información.
Fecha de registro del archivo: La fecha en la que un registro es reconocido como parte del archivo.
Procedencia: El archivo reconocerá información procedente de manera externa, la procedencia es un
dato valioso y que no deberá perderse. Es importante saber si el registro proviene de otro archivo, de
un archivo personal, de otra institución, otro organismo, si es un donativo, etc. Mantener los datos
de procedencia de manera específica es importante. Ejemplo de procedencia, Archivo personal, Luis
Barragán.
Permanencia: El archivo mantendrá la permanencia de algunos registros bajo un régimen temporal,
es decir, si al registro se le otorga una permanencia temporal. Dentro de una fecha determinada deberá
ser consultado y su permanencia en el archivo será revalorada. Si a un registro se le otorga una
permanencia Indefinida. El registro entonces será parte permanente del archivo, su permanencia será
perpetua.
Fecha de revisión futura: si al registro se le otorgó una permanencia temporal, esta fecha indicará
cuando deberá ser reconsiderado su estatus en el archivo, se sugiere que esta fecha sea quince años
después de la fecha en la que la información llega al archivo.
Elementos de consulta Sección Amarilla
Etiquetas: Es el acumulado de las etiquetas estructuradas y las etiquetas subjetivas, de esta manera
el consultante podrá conocer diferentes maneras de acceder al archivo y a diferentes grupos a los que
pertenece.
Referencia digital: En donde puede ser localizado en su forma digital.
Depósito: Para los registros físicos, el depósito es el lugar en el que se encuentra, siendo lo más
específico posible.
Etapas de proyecto: Cada proyecto puede estar compuesto de cuatro etapas, Conceptual, Desarrollo,
Ejecución y Seguimiento. Independientemente de que etapa haya alcanzado cada proyecto, es
necesario marcar de cuales se dispone. De esta manera pueden evitarse búsquedas de información
inexistente.
Contenido: Es una descripción general del contenido del registro, para búsquedas y consultas mas
eficientes y con menor confusión de resultados.
Registro confidencial: Esta casilla solo podrá marcarse en caso de que el archivo sea confidencial y
por tanto necesite autorizaciones o credenciales específicas para su consulta.