LA IMPORTANCIA EN LA GESTIÓN DE ALMACENES

Cuanto mejor sea la logística, organización del servicio, costos y tiempos de

ejecución en los almacenes, permitirá mejorar los procesos de cualquier retailer.

La logística es una herramienta estratégica que sirve para mejorar la

competitividad de cualquier negocio, por tanto, una empresa que pretenda ser
competitiva en su mercado deberá calcular y valorar las ventajas que puede
generarle la administración de almacenes.

Hoy en día, los nuevos modelos de negocio, centros logísticos con tecnologías
amigables con el medio ambiente y conceptos mejorados en seguridad
perimetral e interna son sólo algunas de las características que integran los
nuevos proyectos logísticos.

La buena administración del almacén facilita el logro de ahorros potenciales, así

como el aumento de utilidades. Su importancia estratégica incluye la
participación integral junto con las funciones de mercadotecnia, ventas, compras,
planeación, producción, etc.

Organizar y controlar las operaciones y flujos de mercancías del almacén, de

acuerdo con los procedimientos establecidos y normativa vigente, y asegurando
la calidad y optimización de la red de almacenes y/o cadena logística es básico
para la mejor de la productividad.
Asimismo, es indispensable conocer y aplicar las herramientas y técnicas más
avanzadas que permitan facilitar las tareas administrativas y humanas en los
diferentes procesos de la administración de almacenes e inventarios y sobre
todo, que permitan optimizar los recursos financieros y materiales de una manera
muy importante en los resultados del negocio.

Para poder cumplir de manera adecuada con los pedidos realizados por todos y
cada uno de los clientes es necesario contar con un sistema automatizado que
permita visualizar un panorama general de los productos almacenados
relacionándolos en tiempo real con la demanda.

Por lo contrario, las empresas que lleven a cabo una administración de

almacenes empírica corren el riesgo de enfrentarse a serios problemas que
pueden reflejarse cuantitativamente al momento de auditorías tanto contables
como administrativas, ya sea internas o externas, o bien también pueden
reflejarse en errores que pueden impactar en el cliente final, sin dejar de lado el
famoso “robo hormiga” o pérdidas económicas por el deficiente manejo de
materiales y/o producto terminado.

Finalmente, podemos destacar, que gran parte del éxito de una compañía
depende de manera directa del modo en que se gestionen los recursos
materiales alojados en los almacenes.

Qué es la administración de almacén?

El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para
custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa,
antes de ser requeridos para al administración, la producción o al venta de
artículos o mercancías
 ¿Qué se hace en el área de almacén?
Las actividades y las funciones principales que se realizan en los
almacenes:
 Recepción de mercancías. Es el proceso que consiste en dar entrada a las
mercancías que envían los proveedores. ...
 Almacenamiento. ...
 Conservación y mantenimiento. ...
 Gestión y control de existencia.
¿Cuál es la logistica de un almacén?

La gestión de almacenes puede definirse como el proceso logístico que se

encarga de la recepción, el almacenamiento y el movimiento dentro de un
mismoalmacén hasta el punto de consumo de cualquier unidad logística,
así como el tratamiento de información de los datos generados en cada uno
de los procesos.

¿Qué es la gestión de almacenes?:

Es el proceso logístico que se encarga de recibir, acumular, mover y mantener

cualquier tipo de material, como por ejemplo:

 Materia prima
 Productos semielaborados
 Productos elaborados
 Resguardar máquinas y equipos

Además, la gestión de almacenes también se encarga de planificar el

almacenamiento de esos productos en un local, planificar el movimiento, el
abastecimiento y llevar el control exacto de las existencias que son tan
importantes para producir más y vender más.
¿Existe una diferencia entre la gestión de almacenes y la gestión de inventarios?

En realidad todas se basan en la misma idea con la diferencia de la complejidad,

es decir, del tamaño de tu empresa. En la imagen tendrás un ejemplo:

Si tienes un negocio pequeño la gestión de inventario te dice cuántas unidades

del producto tienes un lugar.

Si por el contrario tienes una empresa un poco más grande tendrás que
atender tareas más complejas como saber cuántos productos están terminados
y cuántos están por la mitad, conocer cuántos están defectuosos, hacer tareas
de mantenimiento del sitio en donde se resguarda y todas las tareas referente a
la gestión de un almacén.

La gestión de inventarios también es conocida como gestión de existencias o

gestión de stock.

Las tareas generales de la gestión de almacenes son:

  Entrada y de materiales, suministros y productos
 Suministro a la producción
 Ubicación exacta del producto en el almacén
 Estado del producto o material (terminado, casi por terminar, etc.)
 Características del producto (Talla M, color verde, versión 40 GB, por
ejemplo)
 Identificación y etiquetado del producto
 Fotos del producto
 Movimiento de los operarios
 Máquinas encargadas (montacargas, grúas, etc.)
 Conectado con el departamento de ventas para actualizar la
disponibilidad
 Distribución de los productos dentro y fuera del almacén
 Gestión de calidad
 Plan de mantenimiento del almacén
 Plan de seguridad
 Control de fechas de caducidad

La tarea de la gestión de almacenes termina cuando el artículo sale del almacén

(aunque se lleven datos como quién, cuándo y a dónde se lo llevaron).

¿Qué es lo que hace la gestión de un almacén por tu empresa?

De forma sencilla:

 Evita que pases mucho tiempo buscando dónde está un producto y haces
entregas más rápidas
 Controlas todos los movimientos del producto en tu almacén para evitar
daños, hurtos o caducidad de tus existencias.
 Control de la producción para no saturar al almacén.
 Envía información actualizada a los vendedores, tienda ecommerce,
sistema de pedido a proveedores, producción, etc.
  Evita errores a la hora de identificar productos.
 Evita contratar tanto personal para este tipo de tareas.
 Reduces tiempo y dinero que puedes usar para otras actividades de valor
agregado.

El problema con la gestión de almacenes es que representa un costo que no

aporta valor final al producto. Así que la gestión optimizada es vital para que
puedas tener precios más competitivos en el mercado.

Para lograr esta ardua tarea te recomiendo que uses…

Los principios logísticos de almacenamiento:

Por suerte, ya hay reglas generales que los expertos sugieren para que la gestión
de un almacén sea más efectiva, como por ejemplo:

 La vigilancia de las existencias debe recaer en una sola persona.

 Una persona para cada puesto y función.
 Lo mejor es tener una sola puerta y vigilada. Si tu producción es más
grande puedes tener una puerta de entrada y otra de salida.
 Registra diariamente todo el flujo de productos y personas (entradas y
salidas).
 Actualizar (automáticamente) la información a los otros departamentos de
la empresa.
 Crear una identificación codificada para clasificar todos tus productos.
 El inventario debe ser realizado por alguien que no esté relacionado con
el almacén.
 Distribuye las zonas del almacén por sectores.
 Para almacenes muy grandes puedes crear identificativos con niveles de
acceso a áreas restringidas, etc.
 Escoge la unidad máxima de manipulación (paquetes dentro de más
paquetes)
 El recorrido de las máquinas y los operarios debe ser el mínimo
 El espacio requerido para el almacenamiento debe ser el mínimo
 Debe buscar el número mínimo de manipulaciones (pasos, movimientos,
etapas)
 Línea de fracasos y ensamblaje
 Coordinación entre las máquinas de fabricación y de ensamblaje

10 Pasos para crear una gestión de almacenes:

Paso 1: Diseña el plan de distribución

Aquí es donde debes cubrir los aspectos básicos de toda la logística de tu
empresa.

Si ya tienes tu empresa creada quizá debas repasar cada punto para entender
un poco mejor el proceso de forma global.

Si estás empezando con tu empresa pequeña quizás debas tener todos estos
puntos en cuenta para pedir el financiamiento que necesitas.

Las tareas que te presento están así:

En palabras cortas, cada ítem quiere decir:

Paso 2: Escoge si tendrás tu propio almacén o si será subcontratado

En este caso, la gestión de un almacén depende de varios factores como:

 El comportamiento de tu mercado
 Tu estrategia de negocio
 El modelo de ventas (a empresa o a usuarios finales)
 De la cadena de abastecimiento
 De tu cadena de producción
 Y otros factores más como espacio en la ciudad, dinero disponible, etc.

Aquí te dejo una imagen de las ventajas y desventajas de gestionar tú mismo el

almacén o dejárselo a otros especialistas:

Sin importar si escogiste el propio almacén o alquilar uno no puedes dejar pasar
estos pasos:

Paso 3: Escoge la ubicación

El dinero y el espacio no son los únicos puntos que debes tener en cuenta para
escoger dónde estará tu almacén:

Algunos de estos puntos más importantes están:

Paso 4: El tamaño del almacén

A la hora de adquirir un almacén no puedes escoger la sala de tu casa ni los

almacenes de la ciudad. Debes unificar el tamaño de tus productos, la caducidad,
el modelo de negocio y las obligaciones legales para:

1. El lugar donde debe estar tu almacén

2. El tamaño del recinto

Antes de alzar el teléfono para llamar a un arquitecto es necesario que tengas

en cuentas estos puntos:

 La cantidad de los productos que hagas al día / semana / mes.

 El tamaño de los productos (forros de celulares o cristales de decoración,
para que entiendas el contraste).
 La demanda del mercado (si tus productos se venden mucho necesitarás
un sistema más fluido, si por el contrario vendes poco necesitarás espacio
para guardar por mucho tiempo tus existencias).
 El tiempo de producción.
 Requisitos de pasillos (mira las obligaciones legales en tu país para las
instalaciones de tu tipo de industria).
 Sistemas de manipulación (las maquinarias que usarás para mover la
mercancía).
 La cantidad de obreros que necesitas para que estén seguros y cómodos.

Paso 5: Distribuye de las zonas del almacén

Un almacén debe contar con un diseño (hecho por un profesional) en el que se

proyecten el número de plantas, instalaciones principales, acceso a servicios,
salidas de seguridad, entradas, salidas, entre otros puntos.

Una vez que estés reunido(a) con el ingeniero o el arquitecto debes pensar cómo
vas a distribuir el espacio.
Los espacios que debe tener un almacén son:

 Entrada, recepción (carga y descarga)

 Zona de reserva
 Preparación de pedidos
 Zona de expedición
 Espacios de maniobras para personas y maquinarias)
 Oficinas

Como puedes ver en la imagen:

Y otras zonas son:

 Muelles
 Calzadas
 Accesos ara peatones y vehículos
 Acceso para maquinarias de gran tamaño
 Rampas
 Estacionamiento para camiones y vehículos personales

(Toma en cuenta los principios básicos para el diseño de un almacén que te

mencioné anteriormente)

Encontré algunos modelos de distribución de un almacén para que te inspires.

Paso 6: Diseña los movimientos de la mercancía

Un almacén industrial no tiene nada que ver con la habitación de una casa donde
se guardan cosas para que agarren polvo.

En una empresa el almacén es una de las áreas con mayor movimiento así que
tienes que pensar desde cero dónde vas a poner cada cosa, el espacio para que
las se trasladen tus empleados o las maquinarias.

Antes de diseñar los pasillos, te recomiendo escoger el flujo de entrada y salida

de mercancía que vas a usar:

1. ÚLTIMA EN LLEGAR – PRIMERA EN SALIR

2. PRIMERA EN LLEGAR – PRIMERA EN SALIR
3. PRIMERA EN VENCER – PRIMERA EN SALIR

Una vez que tengas claro cómo será el movimiento de la mercancía puedes darte
a la tarea de diseñar la distribución del almacén.

Paso 7: Escoge el tipo de distribución de la planta

Teniendo en cuenta el flujo de la entrada y salidas de los materiales puedes

diseñar la distribución con estos tres ejemplos diseño en U, diseño en T o
el diseño lineal. Si se te ocurre otra forma más efectiva no dudes en usarla.
Distribución en línea recta

Recomendado para empresas pequeñas:

Distribución en “U”

Recomendado apara empresas un poco más ágiles que puedan necesitar

modificaciones posteriores:
Distribución en “T”

Combina aspectos del diseño en línea recta y en U:

Paso 8: Crea tu propio código de identificación de las existencias

Una gestión de almacenes no es posible si no diseñar tu propio sistema de

identificación. La recomendación que hacen todos los expertos es que
sea codificado. Así que te recomiendo que uses abreviaturas, colores, iniciales,
siglas y números de miles (si produces bastante).

Por lo general, puedes contratar a empresa que diseñen sistemas automatizados

para etiquetar y administrar tu mercancía porque ahorrarás mucho tiempo en
comparación para hacerlo solo.

Si ya tienes tu propio sistema de gestión de existencias, puedes preguntar si el

programa es compatible con los equipos de identificación y etiquetado de la
mercancía.

Además, esto es un paso vital para la organización de un almacén:

Paso 9: Diseña la distribución de los estantes

No puedes diseñar el sistema de identificación sin tener en cuenta las zonas de
tu almacén y lso estantes en donde estará cada mercancía.

Aquí te dejo 2 formas populares de distribuir los estantes en un almacén:

Si tienes la creatividad para diseñar otra forma más eficiente para el almacén
que tienes no dudes en aprovecharla.

Además, debes tener en cuenta otros aspectos finales para la gestión de

almacenes, como por ejemplo:

Paso 10: Toma en cuenta los materiales de un almacén

No olvides tomar en cuenta para el diseño del espació y la distribución los

siguientes elementos:

 Camiones de carga y descarga.

 Montacargas.
 Grúas.
 Brazos robóticos.
 Correas e transporte
 Transpaleta.
 Carretillas
 Ascensores
 Otros accesorios que necesites.