Excel Básico 2016 PDF

CENTRO DE INFORMATICA MANUAL DE EXCEL BÁSICO
“UANCV – JULIACA – PUNO “UANCV – JULIACA - PUNO”
EXCEL BÁSICO 2016
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Contenido
Contenido................................................................................................................................................................... 3
Objetivo:..................................................................................................................................................................... 7
Introducción...............................................................................................................................................................8
1. Procedimientos Básicos ................................................................................................................................. 9
1.1. Iniciar Excel 2016 ....................................................................................................................................... 9
1.2. Pantalla inicial ..........................................................................................................................................10
Barra de título .....................................................................................................................................................11
Barra de acceso rápido .......................................................................................................................................11
Cinta de opciones ...............................................................................................................................................12
Barra de fórmulas ...............................................................................................................................................13
Barra de etiquetas ..............................................................................................................................................13
Barras de desplazamiento ..................................................................................................................................13
Barra de estado...................................................................................................................................................13
Herramientas de ayuda ......................................................................................................................................13
1.3. Abrir, guardar y cerrar un libro de trabajo ..............................................................................................15
1.4. Crear, guardar, guardar como, abrir y cerrar libros de trabajo ...............................................................15
Guardar cambios automáticamente...................................................................................................................16
Cerrar un libro de trabajo ...................................................................................................................................16
2. Libros de trabajo ..........................................................................................................................................16
2.1. Funcionamiento de un libro de trabajo ...................................................................................................18
2.2. Desplazamiento en un libro de trabajo ...................................................................................................19
Selección de hojas en un libro de trabajo...........................................................................................................20
Seleccionar una sola hoja ...................................................................................................................................20
Selección de hojas adyacente .............................................................................................................................20
Selección de hojas no adyacentes ......................................................................................................................20
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2.3. Desplazamiento dentro de la hoja ...........................................................................................................21

Hoja de trabajo ...................................................................................................................................................22
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2.4. Insertar y eliminar hojas ..........................................................................................................................23

Insertar hojas ......................................................................................................................................................23
2.5. Cambiar el nombre de la hoja..................................................................................................................24
Cambiar el color a las etiquetas de hoja ..............................................................................................................26
2.6. Mover y copiar hojas................................................................................................................................26
Mover una hoja a otro libro de trabajo ..............................................................................................................27
Elegir el comando Mover o Copiar hojas ............................................................................................................28
3. Creación de la Hoja de Cálculo.....................................................................................................................28
3.1. Introducción de datos ..............................................................................................................................30
3.2. Creación de series ....................................................................................................................................32
Aumentar una serie de números o fechas..........................................................................................................34
Crear una lista personalizada..............................................................................................................................34
4. Edición de una hoja de cálculo.....................................................................................................................36
4.1. Edición dentro de una celda ....................................................................................................................36
Las principales formas de accesar a la función copiar ........................................................................................37
Mover datos o celdas..........................................................................................................................................39
4.2. Insertar, eliminar y borrar celdas, filas y columnas .................................................................................41
Insertar filas ........................................................................................................................................................41
Insertar columnas ...............................................................................................................................................42
Eliminar o borrar celdas ......................................................................................................................................43
4.3. Búsqueda .................................................................................................................................................43
4.4. Corrección ortográfica .............................................................................................................................44
Configurar la Autocorrección..............................................................................................................................44
Crear un diccionario personalizado ....................................................................................................................47
5. Formato de una hoja de cálculo ..................................................................................................................48
5.1. Aplicar formatos.......................................................................................................................................48
5.2. Formato fuente ........................................................................................................................................48
Cambiar los estilos: ..............................................................................................................................................50
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5.3. Alineación de datos..................................................................................................................................50

5.4. Agregar bordes, diseños y colores ...........................................................................................................53
4
5.5. Agregar relleno ........................................................................................................................................55

5.6. Estilos predefinidos..................................................................................................................................56
Crear un estilo de tabla personalizado ...............................................................................................................58
5.7. Copiar formatos .......................................................................................................................................59
5.8. Formato de los valores numéricos...........................................................................................................59
5.9. Alto y ancho de las filas y columnas ........................................................................................................63
Ajuste del alto de fila ..........................................................................................................................................64
Ajuste del ancho de la columna ..........................................................................................................................64
5.10. Formato condicional ............................................................................................................................65
5.11. Los temas .............................................................................................................................................66
6. Impresión de documentos ...........................................................................................................................67
6.1. Vista de Diseño de página ........................................................................................................................67
6.2. Configurar página.....................................................................................................................................69
Página .............................................................................................................................................................70
Establecer un número diferente para la página inicial .......................................................................................71
Márgenes ............................................................................................................................................................71
Encabezado y pie de página................................................................................................................................72
Insertar números de página en varias hojas de cálculo......................................................................................75
Quitar números de página ..................................................................................................................................77
Hoja .............................................................................................................................................................78
Cambiar el orden en que se numeran las páginas..............................................................................................79
Imprimir .............................................................................................................................................................80
7. Uso de fórmulas ...........................................................................................................................................82
7.1. Sintaxis de la fórmula...............................................................................................................................82
7.2. Introducir funciones.................................................................................................................................86
La autosuma y funciones más frecuentes............................................................................................................86
Insertar función....................................................................................................................................................87
7.3. Fórmulas de referencia ............................................................................................................................90
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Referencias relativas ...........................................................................................................................................91

Referencias absolutas .........................................................................................................................................93
5
Referencia mixta .................................................................................................................................................97

7.4. Fórmula de nombre .................................................................................................................................99
Errores más comunes en las fórmulas ..............................................................................................................101
8. Gráficos ......................................................................................................................................................102
8.1. Creación de un gráfico ...........................................................................................................................102
8.2. Añadir una serie de datos ......................................................................................................................103
8.3. Formato del gráfico................................................................................................................................105
Modificar la posición del gráfico.......................................................................................................................107
Nuevos tipos de gráfico ....................................................................................................................................108
9. Listas de datos............................................................................................................................................110
9.1. Ordenar datos en una lista.....................................................................................................................111
9.2. Filtros .....................................................................................................................................................112
10. Glosario ......................................................................................................................................................114
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Objetivo:
Al finalizar el curso los participantes aplicarán las herramientas básicas de Excel en la

elaboración de hojas de cálculo, con la finalidad de optimizar su desempeño laboral.
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Introducción
Excel 2016 es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números
organizados en una cuadrícula, la cual está formada por columnas y filas formando celdas.
Sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva, textos, tablas, gráficos, listas de datos,
realizar cálculos desde simples sumas hasta cálculos más complejos como son reportes estadísticos e
informes, así mismo realizar tareas contables y financieras utlilizanso sus funciones. Una de las
ventajas es que permite almacenar y editar información las veces que considere necesario hacerlo.
Esta aplicación se encuentra integrada en el conjunto de programas Microsoft Office como Word,
Access, PowerPoint, por lo cual resultará familiar utilizarlo puesto que muchos iconos y comandos
funcionan de forma similar en todos los programas de Office.
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1. Procedimientos Básicos
1.1. Iniciar Excel 2016
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla, colocar el
cursor y hacer clic sobre el botón se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los
programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en el ordenador; colocar el
puntero del ratón sobre Mi Office y hacer clic sobre Excel se iniciará el programa. O bien para poder
encontrar la aplicación de Excel, debemos pulsar en , que es la primera

opción de este menú comenzando por abajo.
Verá un listado de aplicaciones ordenado alfabeticamente. En él aparecen todas las aplicaciones que
tiene instaladas en el equipo y, desplazándose verticalmente hasta la letra E (ya sea con el ratón o con
la barra de desplazamiento vertical), encontrará la aplicación Excel 2016, sobre la que pulsará para
abrir una nueva hoja de Excel.
Desde el nuevo asistente de ayuda de Windows (llamado Cortana) situado abajo a la derecha de la
pantalla, junto al botón de Inicio, escribir en la caja de texto del asistente la palabra excel y nos dará
la opción de iniciar la aplicación, o bien elegir Aplicaciones situado en la parte superior.
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O bien desde el escritorio siempre y cuando este como un acceso directo.
Para cerrar Excel 2016, puede utilizar cualquiera de las siguientes

operaciones:
• Hacer clic en el botón Cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior
derecha de la ventana de Excel.
• También puede pulsar la combinación de teclas ALT+F4; con esta combinación de teclas
cerrará la ventana que tenga activa en ese momento.
• Hacer clic sobre el menú y elegir la opción .
1.2. Pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta y sus componentes fundamentales.
Podemos abrir un Libro en blanco, dando clic sobre la primera opción del menú de la derecha, se
mostrará una hoja de cálculo.
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La pantalla consta de una barra de herramientas principal y de una amplia cuadrícula compuesta por
filas y columnas; donde se realizará el trabajo.
Barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando
creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que se guarde y se le asigne
un nombre. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , maximizar y
cerrar .
Barra de acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar
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Deshacer o Rehacer .
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Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quiera. Para ello, desplegar la
opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido haciendo clic sobre el pequeño icono
con forma de flecha blanca hacia abajo, situado a la derecha de los botones que describíamos
anteriormente. En el desplegable que aparece las opciones marcadas son las que están visibles en la
barra, si se desea alguna más dar clic sobre la opción para que aparezca visible dentro de la barra, de
forma similar se eliminan visualmente de la barra al dar clic sobre la opción. Si no encuentra la opción
en la lista que propone, puede seleccionar Más comandos....
Cinta de opciones
La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las
opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha.
Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En
ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.
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Es importante mencionar también que cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen
otras de forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un
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gráfico, se dispondrá de la ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrece botones especializados
para realizar modificaciones en los gráficos.
Barra de fórmulas
Muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos
a modificar el contenido de la celda, dicha barra cambiará ligeramente.
Barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida

y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola
con el ratón, o hacer clic en los triángulos.
Barra de estado
Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom
sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También dispone de
tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro).
Herramientas de ayuda
Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel como son:
¿Qué desea hacer?: Consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el Asistente.
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Es un campo de texto donde podrá introducir palabras o frases sobre lo que

desea realizar a continuación y llegar así rápidamente a esas opciones. O también sirve para buscar
ayuda sobre cualquier funcionalidad de Excel.
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Supone una alternativa al tener que llegar a las opciones mediante las pestañas, grupos y botones.
Tan sólo tendrá que introducir qué funcionalidad desea trabajar (por ejemplo, “celdas") y ofrece un
listado de opciones entre las que pueda elegir la que requiere.
Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado.
Un método adicional que ha aparecido en esta versión Excel 2016 es el de la Búsqueda inteligente.
Seleccionar un término (por ejemplo, "Francia") en los datos de nuestro libro de trabajo, hacer clic
derecho y pulsar Búsqueda inteligente, accederemos a información relevante sobre dicho término
proveniente del buscador Bing de Internet.
La Búsqueda inteligente nos proporciona no solo definiciones, sino también artículos de Wikipedia y
las búsquedas más relevantes de Internet. Todo ello sin salir de Excel 2016.
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1.3. Abrir, guardar y cerrar un libro de trabajo
La ficha Archivo
Hacer clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior

izquierda de la pantalla podrá desplegar un menú desde donde podrá ver las
acciones que puede realizar sobre el documento, incluyendo Guardar,
Imprimir o crear uno Nuevo.
Contiene elementos como: Información, Abrir, Guardar como o Imprimir. Al

situar el cursor sobre las opciones de este tipo observará que tiene un efecto
verde oscuro. Si hace clic en ellas se mostrará un panel a la derecha con más
opciones, ocupando toda la superficie de la ventana de Excel.
Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsar ESC o hace clic en el
icono con forma de flecha situado en la esquina superior izquierda (regresar).
1.4. Crear, guardar, guardar como, abrir y cerrar libros de trabajo
Una vez que se ha creado un libro de trabajo, o se han hecho modificaciones a uno existente, es
necesario guardar los cambios realizados.
Para almacenar un archivo, se utilizan las opciones Guardar y Guardar como, que tienen como
diferencia el de Guardar como que permite cambiar el nombre del archivo en cada ocasión que se
desea guardar en la unidad del almacenamiento, y la opción Guardar sólo lo hace la primera vez que
se almacena el archivo. Para mantener en el disco el último trabajo en forma segura, se debe guardar
periódicamente.
 Nuevo, para la creación de un nuevo documento.

 Abrir, para el acceso a un archivo existente de Excel.
 Guardar y Guardar como, que realizan las funciones como su nombre indica.
Por lo general se recomienda guardar cada 10 ó 15 minutos o después de haber terminado cualquier
trabajo que no se desee rehacer. Si se guarda frecuentemente se evita perder parte del trabajo en
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caso de que ocurra algún problema con la energía eléctrica o de otro tipo. También es conveniente
guardar un archivo antes de:
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 Imprimir o hacer un cambio importante.

 Transferir los datos del archivo a otra aplicación.
 Convertir los archivos a un formato de archivo diferente.
Iniciar una tarea que use mucha memoria, como la búsqueda o la revisión ortográfica.
Guardar cambios automáticamente
Excel puede guardar automáticamente el libro de trabajo activo o todos los libros de trabajo abiertos
durante un intervalo de tiempo especificado, se ejecuta como sigue:
1. Ir al botón de Archivo
2. Seleccionar la opción, Opciones
aparecerá un cuadro de diálogo de
Opciones de Excel, del lado izquierdo
elegir la opción Guardar, del lado
derecho definir en qué formato.
3. Especificar con qué frecuencia desea que
se guarde el archivo.
Cerrar un libro de trabajo
Para cerrar un libro de trabajo ir a la ficha Archivo, seleccionar la opción cerrar.
O bien cerrar ventana .
2. Libros de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos en Excel, es decir, todo lo que hacemos en este
programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la
extensión .xlsx para que la computadora lo reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el
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nombre provisional de Libro1. Esto se puede comprobar en la pantalla de Excel, en la barra de título
ubicada en la parate superior de la ventana verá que dice Libro1 - Excel.
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Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando dependiendo de
cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna será
Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.
El nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan
guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 1 hoja aunque el número de
ésta puede variar entre 1 y 255, Si observa en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las
diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número
de éstas puede variar entre 1 y 255. Si observa en la parte inferior de la ventana de Excel encontrará
la etiqueta de la Hoja1.
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas
referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro.
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2.1. Funcionamiento de un libro de trabajo
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es
una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y
necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas. Las hojas de
cálculo están formadas por columnas y filas, éstas forman celdas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por
letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de
una hoja de datos.
La intersección de una columna y una fila se le denomina Celda y se nombra con el nombre de la
columna a la que pertenece y a continuación el número de la fila, por ejemplo la primera celda
pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
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Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se
denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.De igual forma
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tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda
activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular
de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo,
ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Como se muestra en la imagen desde
la celda B4 hasta la celda B11.
2.2. Desplazamiento en un libro de trabajo
Un libro de trabajo es un contenedor de hojas de cálculo y de gráficos, todas las hojas se almacenan
en libros de trabajo. Un libro de trabajo se representa por un archivo de Excel. La hoja de trabajo en
Excel tiene una amplia cuadrícula compuesta por muchas filas y columnas. Es decir mucho espacio en
el que podemos trabajar, avanzar con mayor rapidez a posicionarnos en una celda específica,
moviendo las barras de desplazamiento.
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Podrá moverse hacia abajo al dar clic sostenido sobre la flecha o bien hacia la derecha
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También hay otras dos puntas de flecha en los contornos de la hoja de trabajo que nos permite
movilizarnos.
Movemos hacia arriba al pulsar esta flechita.
Movernos hacia la izquierda al pulsar esta flechita.
Selección de hojas en un libro de trabajo
El trabajar en un libro de Excel, permite agrupar las hojas para realizar diversas tareas de forma
simultánea. Por ejemplo, eliminar varias hojas en un solo paso, dar formato o introducir los mismos
datos en varias hojas a la vez.
Seleccionar una sola hoja
Para convertir cualquier hoja de un libro de trabajo en la hoja activa, hacer clic en la etiqueta
correspondiente. También se puede utilizar el teclado para hacer que la hoja anterior o la siguiente sea
la activa. Mantener presionada la tecla Control y presionar Avpag o Repag.
Selección de hojas adyacente
Hacer clic en la primera etiqueta de la hoja. Mantener presionada la tecla shift, posteriormente hacer
clic en la etiqueta de la última hoja del rango a seleccionar.
Selección de hojas no adyacentes
Hacer clic en la primera etiqueta de la hoja. Mantener presionada la tecla de Control y hacer clic en
las otras hojas a seleccionar.
Dependiendo de la configuración que se le da a Excel, al presionar ENTER en una celda determinada

podemos movilizarnos hacia otra. Generalmente se tiene configurado que al dar ENTER salta a la
celda de abajo.
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Excel en la versión 2016 presenta una Hoja de Trabajo en un mismo libro o documento, misma que
puede irse incrementando de acuerdo a las necesidades de trabajo.
2.3. Desplazamiento dentro de la hoja
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. La hoja de Excel, la
mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es
necesario moverse por el documento rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son
las siguientes:
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir
es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de
fórmulas:
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Por ejemplo, para ir a la celda HG16 deberá escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla ENTER.
Aunque siempre puede utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar
la celda a la que desea y hacer clic sobre ésta.
Hoja de trabajo
La hoja de trabajo consta de una cuadrícula compuesta por filas y columnas, de ahí que para nombrar
a una celda determinada se haga una combinación de ambos parámetros.
En el que el primer elemento es la Columna y luego la Fila, las columnas están ordenadas de acuerdo
al alfabeto y las filas por números.
Columnas: Las columnas están identificadas por medio de letras que van desde la A hasta la
combinación de las letras XFD, 16,384 en total. Las columnas se encuentran en forma vertical.
Fila o renglón: Las filas están identificadas por números del 1 al 1048576. Las filas se encuentran
en forma horizontal.
Celda: La intersección de una columna con una fila forma una celda. Una celda es una localidad en
la cual se consigue almacenar un dato que puede ser un número, un rótulo o una fórmula. Por
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ejemplo, A4 será una celda ubicada en la columna A y en la cuarta fila
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Si observa la columna A y la fila 4 tienen un color gris más oscuro que las demás lo que indica la
ubicación de la celda.
Podemos también identificar en la pantalla principal, una barrita que muestra el cuadro de nombre de
la celda y la barra de fórmulas que se encuentra sobre la cuadrícula de trabajo.
2.4. Insertar y eliminar hojas
Al abrir el programa de Excel 2016, se cuenta con una hoja de trabajo generalmente dependiendo de
la configuración que tenga el programa en opciones avanzadas, sin embargo si requiere más hojas
puede insertarlas o eliminarlas de acuerdo a sus necesidades.
Insertar hojas
Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás que añadir más. El número
de hojas puede variar de 1 a 255.
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Para añadir una hoja, se podrá hacer con los siguientes pasos:
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Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se añadirán a la izquierda
de la seleccionada.
• Seleccionar el menú Insertar.

• Elegir la opción Insertar hoja.
O bien pulsar la combinación de teclas Mayús + F11.

• Otra forma es pulsar el botón Insertar hoja de la zona inferior, es
decir el menú contextual de la etiqueta de la hoja.
En este caso se insertará a continuación de las existentes, es decir, a la derecha del todo.
También se pueden insertar varias hojas de cálculo al mismo tiempo. Seleccionando el número de
hojas que se desean, de la manera anterior o bien con el teclado shift + F11.
Eliminar hojas Nota: Es posible cambiar el número de hojas de un libro de trabajo nuevo elegiendo el
botón de Archivo, Opciones, aparece el cuadro Opciones de Excel, en General, donde dice Al crear nuevos
libros en el cuadro Incluir este número de hojas poner el número de hojas que desea aparezcan en el nuevo
libro, el máximo de hojas que permite es de 255.
Es posible eliminar las hojas sobrantes; para realizar esta tarea hacer los siguientes pasos:
En la cinta, selecciona la ficha Inicio, en al grupo Celdas, haz clic en la flecha situada junto a Eliminar
y después, en Eliminar hoja.
Para eliminar varias hojas al mismo tiempo, seleccionar el número de hojas, después ir al comando
Eliminar del “Menú contextual” de la etiqueta de la hoja.
2.5. Cambiar el nombre de la hoja
En Excel 2016 se crean libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se
referencia como Hoja1, Hoja2, ...
Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para
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identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de
cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la segunda Febrero, …
Recomendaciones al cambiar el nombre a las hojas:
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1. La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.

2. No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre.
3. Si se desea modificar el nombre de una hoja, se pueden utilizar dos métodos:
4. El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes pasos:
5. Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.
6. Seleccionar el menú Formato y Elegir la opción Cambiar el nombre de la hoja, dentro del
apartado Organizar hojas.
Si se observa en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionará, tal como:

.
• Escribir el nuevo nombre y pulsar ENTER.
El segundo método es mucho más directo y rápido:
• Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja, es decir en su etiqueta .

• Escribir el nuevo nombre de la hoja.
•
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Pulsar ENTER.
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Otro método es hacer clic derecho en el ratón sobre la etiqueta de la hoja aparece el menú
contextual elegir la Opción Cambiar nombre y se seleccionará en negro la etiqueta, escribir el nuevo
nombre en la etiqueta y presionar ENTER para fijar nombre.
Cambiar el color a las etiquetas de hoja
Excel 2016 también nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas de cálculo.
Para ello, seguir los siguientes pasos:
• Seleccionar el menú Formato de la pestaña Inicio.

• Elegir la opción Color de etiqueta. Aparecerá otro submenú.
• Seleccionar el color deseado.
Aquí se muestra como quedarían si asignamos un color a las etiquetas de las hojas.
Es posible que no aprecies el cambio mientras la hoja que hayas coloreado esté activa. Selecciona
otra para ver los cambios aplicados.
Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos, pero en vez de elegir
un color, elegimos la opción Sin color.
Otra forma de cambiar el color es hacer clic con el botón derecho sobre la propia etiqueta. En el menú
contextual encontrarás la opción Color de etiqueta.
2.6. Mover y copiar hojas

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En algunas ocasiones es necesario mover y copiar hojas en un libro de trabajo. En Excel es posible
efectuar estas dos acciones, ya sea dentro del mismo libro o en uno diferente. Para reorganizar las
hojas de un libro de trabajo, realiza los siguientes pasos.
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Seleccionar la hoja y arrastrarla por

la fila de etiquetas, se muestra un
triángulo negro que indica en
donde se va a insertar la hoja
Al soltar el botón del

ratón la hoja se mueve al
lugar indicado
Para mover más de una hoja, seleccionarlas y arrastrarlas. Si las hojas seleccionadas no son
adyacentes, se insertarán juntas
Mover una hoja a otro libro de trabajo
Para mover o copiar una hoja, realiza las siguientes acciones:
Seleccionar la ficha de Inicio el grupo Celdas botón de Formato la opción Mover o copiar hoja…
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Se visualizará el siguiente cuadro de diálogo.
Elegir el comando Mover o Copiar hojas
Seleccionar el libro de trabajo destino* (debe estar abierto), así como el lugar en donde se desean
colocar las hojas. O si lo prefieres, puedes crear un nuevo libro que contenga únicamente las hojas
que vas a mover o copiar.
Indicar si se desea que se haga una copia y Aceptar
Nota: Si existe una hoja con el mismo nombre en el libro de trabajo destino, Excel cambia el nombre de la hoja.
Otra forma de copiar hojas de una manera sencilla en el mismo libro de trabajo; es seleccionar la
hoja, mantener presionada la tecla de Control y arrastrar la hoja por la fila de etiquetas. El triángulo
negro indica dónde se va a insertar la copia de la hoja. Al soltar el botón del ratón la hoja se copia en
la nueva ubicación, generando una copia de la hoja agregando un número en la etiqueta ya que no
pueden contener el mismo nombre.
3. Creación de la Hoja de Cálculo
Antes de introducir cualquier información, se deben seleccionar las celdas u objetos que se desean
modificar.
Para ello mover el cursor en dirección a donde se requiere escribir, a través de las flechas de
movimiento del tablero o bien con el ratón.
Por ejemplo escribir en la celda B4, Nombre del empleado

[Fecha]
*
Libro en el que se va a copiar o mover la información.
28
En la celda C4 escribir Departamento

Aparentemente el Nombre del empleado no aparece completo.
Sin embargo se puede ampliar el tamaño, para ello posicionarse en el límite entre las dos columnas B
y C.
Aparece una cruz delgada con la cual podemos incrementar el tamaño, mantener el botón izquierdo
del ratón presionado y mover el ratón hacia la derecha hasta alcanzar el tamaño deseado de la
columna, a medida que se amplia la columna aparece un recuadro que muestra la medida del ancho
de la columna.
Al tener el ancho deseado soltamos el botón del ratón y dejamos de movernos hacia la derecha. Ya se
tendrá la columna con un tamaño suficiente para mostrar la información
Igual es el caso de la palabra Departamento que pasa el tamaño de la columna. Repetimos el mismo
procedimiento para ampliar; ubicarse en el límite entre la columna C y D, pulsar el botón izquierdo del
ratón y mantenerlo presionado, mover hacia la derecha hasta alcanzar el ancho deseado.
[Fecha]
29
3.1. Introducción de datos
En una hoja de cálculo se puede introducir dos tipos de datos:
Valor constante
Es un dato que se escribe directamente en una celda. Puede ser un valor numérico, como una fecha,
hora, moneda, porcentaje, fracción, notación científica o puede ser un texto. Los valores constantes no
cambian salvo que se seleccione la celda y se edite su contenido.
Fórmula
Es una secuencia de valores, referencias de celdas, nombre, funciones u operadores que producen un
nuevo valor a partir de valores existentes. Las fórmulas comienzan siempre con el signo (=). Un valor
que se ha creado a partir de una fórmula puede cambiar cuando cambian los valores de la hoja de
cálculo los valores de la hoja de cálculo a los que hace referencia.
Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO, siendo TEXTO
un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o
una hora negativa.
#¡NUM! Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser
sumar textos.
#¡DIV/0! Cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? Cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A Cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! Se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! Cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! Cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina
superior izquierda tal como esto: .
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el
error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro,
[Fecha]
siendo el más frecuente el que aparece a continuación:
30
Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones.
Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas
las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas).
Números
Cuando se crea una nueva hoja de cálculo a todas las celdas se les asigna el formato de número
General, que muestra los números en la forma más exacta posible, utilizando el formato de número
entero (789), el formato de fracción decimal (7,89). Cuando puede, Excel asigna automáticamente el
formato de número correcto a los datos que se están introduciendo. Por ejemplo, cuando se introduce
un número que contiene el signo de moneda o un signo de porcentaje, Excel cambia automáticamente
el formato de la celda a un formato de moneda o de porcentaje, respectivamente. Los números que se
introducen se alinean a la derecha de la celda.
Si un número es demasiado largo para aparecer en una celda, mostrarán una serie de signos de
número (#####). Si se aumenta el ancho de columna lo suficiente para acomodar el número, éste
aparecerá en la celda.
Para introducir un número como texto aplicar el formato de texto a las celdas antes de introducir los
datos, seleccionar la ficha Inicio del grupo número, categoría “Texto”. También se puede introducir un
número como si fuera texto escribiendo un apóstrofe (‘) antes del mismo.
Para introducir un número como valor constante, selecciona la celda y escribir el número, pueden
incluir caracteres numéricos (del 0 al 9), así como cualquiera de los caracteres especiales:
+ - () , / $ % . E e
Al introducir datos es necesario tomar en cuenta las Normas siguientes: Se pueden incluir puntos y
número como 1.000.000. Una sola coma en una entrada numérica será considerada como una coma
decimal. Los signos (+) introducidos delante de número serán ignorados. Los números negativos
deberán ser precedidos por el signo menos (-) o estar entre paréntesis.
[Fecha]
31
Texto
Un texto puede estar compuesto de cualquier tipo de caracter.
Cualquier conjunto de caracteres que se introduzca en una celda que Excel no interprete como
número, fórmula, hora, fecha, valor, lógico o de error lo interpreta como texto. Cuando se introduce
texto, se alinea a la izquierda de la celda.
Para introducir texto, seleccionar la celda y escribir el texto. Una celda puede contener hasta 255
caracteres.
3.2. Creación de series
Con el análisis de valores, se puede rellenar una serie de valores que se ajusten a una tendencia
lineal. Los valores proyectados se extraen de los valores iniciales seleccionados en la hoja de cálculo.
Por ejemplo, se puede aumentar una serie como 1, 2,3 para incluir 4,5,6..., o crear series como enero,
febrero o; Pérdida, Período2, Beneficio, Pérdida....etc.
Para lo cual hay que colocar el puntero del ratón sobre el controlador de relleno*, arrastrar hacia la
izquierda, derecha, arriba o abajo para llenar las celdas con datos. Como se indica en la siguiente
ilustración.
Series Numéricas
1) Seleccionar los dos primeros números de la serie

2) Manteniendo el botón izquierdo del ratón, mover hacia la derecha hasta crear el número deseado
de la serie
3) Soltar el ratón y ya se encontrarán los números: 3, 4 y 5 creados como parte de esta pequeña
serie [Fecha]
*
Es el pequeño cuadro negro situado en la esquina inferior de la selección. Cuando se señala con el puntero este cambia a
una cruz negra, se utiliza para copiar el contenido de la celda seleccionada o para crear series utilizando la característica de
llenado automático.
32
De igual manera, con sólo escribir ene y feb, también se puede crear una serie de datos: para poder
crear la serie de meses del año escribiendo solamente los dos primeros (enero y febrero). Realizar
los siguientes pasos:
1) Escribir en primer lugar los dos primeros meses de la serie
Colocar el puntero
del ratón sobre el
controlador de
relleno
Arrastrar el ratón hasta

donde se desea llenar
También se puede hacer la serie al escribir los meses abreviados, con minúsculas o con mayúsculas,
en español o en inglés. En este caso se puede escribir sólo un dato, como se muestra en el ejemplo.
Escribir January (Enero).
a) Sombrear January
b) Manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón, moverse hacia la derecha hasta poder crear el
mes de Mayo representado por May.
c) Soltar el ratón y encontrará el resto de datos creados hasta May.

[Fecha]
33
Aumentar una serie de números o fechas
Cuando se arrastra el controlador de relleno en una celda o en un rango de celdas que contiene
valores que se identifican como una serie de números o nombres secuenciales, la serie se aumenta
dentro del rango que se seleccionó. La tabla siguiente muestra algunos ejemplos de los tipos de datos
y sus secuencias.
Clase de datos Selección inicial Series extendidas
Números 10. 15 20, 25, 30, 35,...
Meses Ene Feb, Mar, Abr, May,....
Fechas 12/1/99 13/1/99, 14/1/99, 15/1//99,....
Se puede escoger alguna de las series utilizadas en el relleno. En la cinta selecciona la ficha Inicio,
enseguida el grupo Modificar y la opción Rellenar.
Crear una lista personalizada
Si se trabaja frecuentemente con series especiales de datos, como listas de productos o nombres, se
recomienda crear una lista personalizada. Las series de relleno personalizadas pueden basarse en
una lista de elementos existentes en un hoja de cálculo, o bien crearse una lista desde cero.
No es posible modificar ni eliminar una serie de relleno integrada (como una serie de relleno para
meses y días), pero se puede modificar o eliminar una serie de relleno personalizada.
Para crear una lista personalizada efectúa los siguientes pasos:

[Fecha]
1. Dar clic en la ficha

34
2. En la herramienta de .
3. Dentro del cuadro Opciones de Excel, seleccionar Avanzadas.
4. Desplazar con la barra de desplazamiento vertical hasta la categoría General en la cual se
encuentra Cree listas para utilizar con secuencias de ordenación y relleno, dar clic y
aparecerá el cuadro de Modificar listas personalizadas.
5. En el cuadro Listas personalizadas aparece seleccionado de color azul la opción Nueva Lista.
6. En el cuadro Entradas de lista escribir la lista que se desea crear, separar con coma después
de cada palabra excepto al final.
7. Cuando la lista está completa dar clic en el botón Agregar.
8. La lista que se creó aparece al final de Listas personalizadas, posteriormente dar clic en
Aceptar.
9. En la hoja de cálculo, seleccionar una celda y escribir el elemento de la serie de relleno
personalizada que deseas utilizar para comenzar la lista.
[Fecha]
Para eliminar un elemento de una lista, utilizar la tecla Suprimir o Retroceso.

35
Para eliminar por completo una lista personalizada seleccionar la lista en el cuadro “Listas
personalizadas” y elegir el botón “Eliminar”.
Nota: No se pueden editar o eliminar las listas ya incorporadas en al programa.
4. Edición de una hoja de cálculo
Modificar los datos ya capturados es natural al trabajar con cualquier programa de computadora, para
eso sirven las herramientas de edición.
Las opciones con las que podemos editar los datos en Excel son prácticamente iguales en los diversos
programas que componen Office. Sin embargo, también muestran algunas características específicas
de la hoja de cálculo que son útiles en el trabajo cotidiano.
La información que contiene una celda, se puede modificar o cambiar escribiendo la nueva entrada
sobre la ya existente o editando parte de la información incluida en la celda.
4.1. Edición dentro de una celda
Para editar el contenido de una celda, Excel cuenta con los botones de cortar, copiar, copiar formato y
pegar dentro de la cinta de Inicio.
También dentro del menú contextual, o los botones de la barra de herramientas, los principales
comandos en la Edición, son:
[Fecha]
 Cortar Elimina de las celdas los caracteres seleccionados y los coloca en el Portapapeles*.
*
Zona de almacenamiento temporal, hasta que se corta o copia otro texto, imagen, etc.
36
 Copiar Hace una copia de los caracteres seleccionados y los coloca en el Portapapeles
 Pegar Coloca el contenido del Portapapeles en la celda, a partir del punto de inserción.
 Borrar Borra de las celdas los caracteres seleccionados, no se guardan en el Portapapeles.
También se puede presionar la tecla de SUPRIMIR o RETROCESO para borrar los caracteres
seleccionados.
Nota: Se pueden deshacer o repetir la mayoría de las acciones y comando de edición haciendo clic en los
botones “Deshacer” y “Repetir” de la barra de herramientas, inmediatamente después de realizar una acción o de
elegir un comando.
Las principales formas de accesar a la función copiar
Existe la posibilidad de cambiar la posición del contenido de las celdas copiándose o moviéndose a
otro lugar dentro de la misma hoja de cálculo, a otra hoja dentro del mismo libro o a otra aplicación.
Existen dos formas de copiar y mover celdas o datos.
Desde la barra de herramientas
1) Sombrear los datos que se desea copiar
2) Buscar en la barra de herramientas la función Copiar
3) Las celdas sombreadas para ser copiadas aparecerán punteadas como muestra de que han sido
seleccionadas
4) Ubicarse en la celda donde a partir de ella se copiarán los datos previamente seleccionados y
pulsar Enter en el teclado.
[Fecha]
37
Botón derecho del ratón
a) Sombrear los datos que se desean copiar

b) Pulsar el botón derecho del ratón y aparecerá un menú de opciones.
c) Seleccionar la opción Copiar
d) Ubicarse en la celda a partir de la cual se requiere copiar los datos y pulsar Enter en el teclado.
Para pegar valores previamente seleccionados con copiar.
 Seleccionar la información que se desea copiar.

 Seleccionar copiar.
 Ubicar la celda donde se desea pegar la información.
 Seleccionar la función Pegar de la cinta de opciones, ficha Inicio.
 Observar la celda y aparecerá la información.
Por ejemplo, si se quisiera pegar la información más de una vez, se tiene que volver a seleccionar la
celda donde se desea y seleccionar nuevamente pegar las veces que sea necesario añadir la
información.
[Fecha]
Muy importante: Luego de haber pegado los datos por última vez, presionar Esc (escape) del
teclado, para borrar la selección de datos.
38
Mover datos o celdas
Cuando se mueven celdas, éstas se cortan y se transfieren a otra posición.
Para mover datos de un lugar hacia otro, en Excel como en otras aplicaciones, se toma como si se
fuera a cortar la información para pegarse en otro lado, utilizamos ambas funciones, Cortar y Pegar,
por ejemplo:
Si se desea mover las palabras Seguro e Interés, hacia la columna C, mantener las filas 2 y 3 para los
datos.
1) Sombrear ambas palabras.
2) Buscar y pulsar en la barra de herramientas la función Cortar (representado por una tijerita).
3) Ubicarse en las celdas donde se requieran los datos y pulsar la función Pegar de la barra de
herramientas
4) Aparecerán los datos movidos desde la columna A hasta la columna C
Otra forma de cortar y pegar:
a) Una vez sombreados los datos que queremos mover, pulsar el botón derecho del ratón y
seleccionar del menú que se desplegará la función Cortar, se marcan los datos de manera punteada.
[Fecha]
39
b) Ubicarse en la celda hasta donde se desean mover los datos cortados, pulsar el botón derecho del
ratón y elegir la función Pegar.
c) Ya tendremos nuestros datos cortados y pegados en otro lugar.
Además de los comandos de la cinta de opciones y el menú contextual, también se pueden utilizar las
teclas del método abreviado para mover y copiar:
Función Botón Teclas
Cortar CTRL + X
Copiar CTRL + C
Pegar CTRL + V
Cuando se insertan filas, columnas o celdas en una hoja que ya cuenta con formato, al realizarse la
inserción aparecerá una Etiqueta inteligente que contine las opciones necesarias.
Cuando se inserta filas, se visualiza el siguiente menú en la etiqueta inteligente.
[Fecha]
40
Mantener formato de origen: Copia la información, tal como se encuentra en el origen.
Coincidir con formato origen: Copia la información, pero le asigna el formato que tenga el destino.
Formato de números o valores: Copia los formatos de número y valores solamente; es decir, no
copia los formatos de fuente, tramas, bordes, etc.
Cuando se elimina celdas, éstas se pueden recorrer hacia la izquierda o hacia arriba.
4.2. Insertar, eliminar y borrar celdas, filas y columnas
Insertar filas
Para cambiar la estructura de los datos de una hoja de cálculo, es posible insertar, eliminar y borrar
celdas, filas o columnas. En Excel resulta útil la función de insertar filas y columnas. Se pueden
insertar celdas en blanco, filas y columnas enteras en cualquier lugar de la hoja de cálculo.
Al insertar celdas las demás se desplazan para incluir las nuevas. Al eliminar las celda, las celdas
circundantes de desplazan para llenar el espacio vacío. Al borrar las celdas lo que se borra es el
contenido, las celdas quedan en blanco. Por ejemplo, la siguiente tabla, muestra dónde tendría que
insertarse una fila.
Seguir los siguientes pasos para insertar la fila:

1. Ubicarse en la fila 5, que es en la que se requiere tener un nuevo espacio para escribir los datos
restantes.
2. Buscar la opción Insertar en la barra de herramientas del botón Inicio, grupo

Celdas.
3. Seleccionar Insertar filas de hoja

[Fecha]
41
4. Se tendrá una nueva fila insertada, en la cual podemos ingresar la información que falta.
Insertar columnas
Para insertar una única columna, seleccionar la columna o una celda de la columna situada
inmediatamente a la derecha de la posición en la que se desea insertar la nueva columna. Para
insertar varias columnas, escoger las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición
en la que se desea insertar las nuevas. Elegir el mismo número de columnas que se desea insertar.
Otra forma para insertar columnas. Seguir los siguientes pasos
1. Posicionarse en el lugar donde se desea una nueva columna. En este caso, la edad se tecleará al
lado derecho del nombre del empleado, es decir la columna D.
2. Buscar la opción Insertar de la barra de herramientas del botón Inicio, en el

grupo Celdas.
3. Desplegar el menú y seleccionar Insertar columnas de hoja.
4. Se habrá insertado una nueva columna
Escribir el parámetro Edad y los datos correspondientes. La nómina quedaría de la siguiente forma. [Fecha]
42
Eliminar o borrar celdas
Se borra el contenido, los formatos o las notas, pero las celdas permanecen en la hoja de cálculo.
Borrar y eliminar celdas produce resultados distintos en las fórmulas que hacen referencia a ellas. Si
se borra el contenido de la celda, su valor es cero. Si se elimina una celda, ésta dejará de existir, una
fórmula que haga referencia a la celda eliminada no podrá encontrarla y devolverá el valor de error #!
REF!
Para borrar celdas
 Seleccionar las celdas que se desean borrar

 Presionar la tecla Supr
Nota: Al borrar el contenido, se eliminarán todas las fórmulas o datos de una celda.
Copiar y desplazar celdas arrastrando
Un modo rápido de copiar y mover celdas a una distancia corta en la hoja de cálculo es usando el
ratón
Copiar celdas arrastrando
 Seleccionar la celda o rango

 Colocar el puntero del ratón en el borde de la selección
 Presionar la tecla Control y arrastrar el borde a una nueva posición
Mover celdas arrastrando
 Seleccionar las celdas que se van a mover. Colocar el puntero del ratón en el borde la
selección
 Arrastrar a una nueva ubicación.
4.3. Búsqueda
Para buscar celdas que contengan caracteres específicos en una hoja de cálculo, selecciona un texto,
un formato o un tipo de información específico dentro del libro. También puede reemplazar la
información con nuevo texto o formato en la hoja de cálculo de la siguiente manera.
Elegir la opción buscar dentro de la pestaña Inicio. Para buscar y reemplazar secuencias de
caracteres en celdas, elegir la pestaña Reemplazar dentro de las opciones Inicio.
[Fecha]
43
Indicar en dónde se
desea hacer la
búsqueda
Buscar variaciones en una secuencia de caracteres
Para buscar variaciones en una secuencia de caracteres, usar el signo de interrogación (?) que
representa cualquier carácter individual y el asterisco (*) para representar cualquier número de
caracteres en esa misma posición. Cuando se quieran buscar asteriscos y signos de interrogación
reales, procederlos de una tilde (~).
4.4. Corrección ortográfica
La herramienta Autocorrección de Excel se utiliza para que el programa nos corrija

automáticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en una hoja de
cálculo, así como manejar la corrección ortográfica y dejar nuestras hojas de cálculo libres de
errores lo que las hace más presentables.
Configurar la Autocorrección
Esta herramienta nos ayuda a corregir automáticamente errores habituales de escritura. Para
visualizar y poder modificar algunas de las opciones de autocorrección asignadas por defecto, seguir
los siguientes pasos:
1. Hacer clic en el menú Archivo .
2. Seleccionar Opciones.
3. En el cuadro de diálogo que se abrirá seleccionar la categoría Revisión.
Aquí tienes muchas de las opciones que conciernen a la corrección de textos en Excel.
[Fecha]
44
Las más importantes:
 Hacer clic en el botón de Opciones de Autocorrección...

 Aparecerá el cuadro de diálogo Autocorrección como el que te mostramos en la imagen.
Si activas la casilla Corregir DOs MAyúsculas SEguidas, no permitirá que a la hora de escribir una
palabra las dos primeras letras estén en mayúscula y el resto en minúscula. Este es un error frecuente
[Fecha]
a la hora de escribir, por lo que interesa que esta opción esté activada.
45
Si se activa la casilla Poner en mayúscula la primera letra de una oración, Excel comprueba a la
hora de escribir una frase, si la primera letra está en mayúscula, en caso de que no lo esté
automáticamente la cambiará. Si escribimos la frase toda con mayúscula, no se cambiará. Esta opción
también interesa que esté activada.
Si se activa la casilla Poner en mayúscula los nombres de días, en caso de encontrar una palabra
que corresponda a un día de la semana, Excel pondrá automáticamente la primera letra en mayúscula.
Esta opción no siempre interesa que esté activada.
Si se activa la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus, en caso de empezar una frase, si la
primera letra está en minúscula y el resto en mayúscula, Excel entiende que BLOQ MAYUS del teclado
está activado por error y automáticamente corrige el texto y desactiva la tecla. Esta opción interesa
que esté activada.
La opción Reemplazar texto mientras escribe, activa la lista de sustituciones de la parte inferior del
cuadro de diálogo, donde se encuentran muchos de los elementos comunes a sustituir, de esta forma
Excel reemplazará el texto que coincida con alguno de la columna de la izquierda por el texto que
aparece en la columna de la derecha.
Si deseamos añadir algún elemento a la lista bastará con escribir en el recuadro Reemplazar: el error
frecuente que deseamos que se corrija automáticamente, en el recuadro Con: escribir la corrección a
realizar, y hacer clic en el botón Agregar.
Si lo que se desea eliminar algún elemento de la lista, seleccionarlo de la lista y hacer clic sobre el
botón Eliminar.
Al final cuando hayamos configurado la autocorrección hacemos clic sobre el botón Aceptar para que
realice los cambios y cerrar el cuadro de diálogo.
Excel cuenta con una herramienta para revisar la ortografía de la hoja de cálculo incluyendo los
valores de celda, comentarios, gráficos integrados, cuadros de texto, encabezados y pies de página.
No se revisarán las hojas protegidas, las fórmulas o el texto que resulte de una fórmula.
Excel permite realizar una revisión ortográfica del contenido de la hoja de trabajo.
Seguir los siguientes pasos:
1. Dar clic en primer lugar a la pestaña Revisar de la barra de herramientas
2. Seleccionar el ícono Ortografía de la cinta de opciones o de herramientas

3. Se abrirá un cuadro de controles que va mostrando el proceso de la revisión de la Ortografía.
[Fecha]
Por ejemplo el de la siguiente imagen indica que la palabra "papeleria" no está en el diccionario
y da sugerencias de su escritura: Papelería, Papelera, Papelerita, Papelerío
46
4. La forma correcta de escribir esta palabra de acuerdo a lo que se desee expresar, es

Papelería, por lo que es necesario seleccionarla y dar clic para Cambiar del cuadro de
controles
5. Al finalizar la revisión ortográfica, aparecerá en la hoja de trabajo el siguiente recuadro:
Al cual deberemos de dar Aceptar para continuar trabajando en la hoja.

Si la palabra es incorrecta y se desea cambiar por cualquiera de las sugerencias, oprimir el botón de
Cambiar, si existen más palabras similares en el texto seleccionar el botón de Cambiar todas.
El botón de Agregar al diccionario se utiliza cuando la palabra se desea incluir al Diccionario

personalizado
En esta lista se selecciona el nombre del Diccionario en donde se desea agregar la palabra.
Nota: Para revisar la ortografía de todas las hojas de un libro de trabajo, elegir el comando Seleccionar todas las
hojas en el menú contextual de la ficha de la hoja y después hacer clic en el botón “Revisar ortografía”.
Crear un diccionario personalizado
Si se usan con frecuencia términos especializados como; nombres, siglas y abreviaturas, se

recomienda agregarlos a un diccionario personalizado para evitar que el programa se detenga en cada
uno de ellos durante la revisión ortográfica.
Para crear un diccionario personalizado, elegir la ficha , posteriormente y

[Fecha]
a continuación seleccionar Revisión, aparecerá dentro del cuadro de diálogo el botón Diccionarios
personalizados escribir un nombre para el nuevo diccionario en el cuadro “Agregar palabra a” y
después elegir el botón “Aceptar”.
47
5. Formato de una hoja de cálculo
El usar las diversas opciones de formato es de utilidad para destacar los datos, o bien, para hacer que
las hojas de cálculo sean más fáciles de leer y que tengan una apariencia más atractiva.
Las diferentes opciones de formato se pueden aplicar antes o después de incorporar los datos. Por
ejemplo, introducir los datos en un rango de celdas y luego asignarle el formato para que el rango
aparezca en negrita. O bien, si se aplica el formato de negrita al rango de celdas, cualquier dato que
se introduzca en dicho rango estará en negrita al introducirlo.
Los formatos de una celda son identidades independientes de los datos contenidos en la misma, lo
cual permite copiarlos, modificarlos o eliminarlos de manera separada de los datos.
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación
a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo
podemos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente.
Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y
resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos
rápidamente si el año ha ido bien o mal.
5.1. Aplicar formatos
Al aplicar formatos podemos identificar las diferentes opciones de formato disponibles en Excel 2016,
respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo trabajar en ellas para
modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, borde, sombreado y forma de visualizar números
en la celda.
5.2. Formato fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el
tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los cuadros de
diálogo o la banda de opciones; a continuación te describimos estas dos formas, en cualquiera de las
dos, primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el
aspecto:
 Utilizando los cuadros de diálogo:
En la pestaña Inicio hacer clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.
[Fecha]
48
Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, y más concretamente la pestaña Fuente.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo
de cómo quedará nuestra selección en la celda.
Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que queremos.
Descripción del cuadro de diálogo en la ficha Fuente.

 Fuente: Son los tipos de letra disponibles. Hay que elegir una de la lista.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente
elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que
además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la
lista de tamaños disponibles).
 Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con
cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
 Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir
de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
 Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la
derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.
[Fecha]
 Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podrás elegir un color para la letra.
49
 Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y Subíndice.

Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se
encuentra a la izquierda.
 Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel
2016 tiene por defecto.
En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las
opciones mencionadas anteriormente y de forma más rápida. Si seleccionamos previamente un texto,
los cambios se aplicarán a él, y si no se aplicarán al nuevo texto que escribas. Dichas opciones se
encuentran dentro del grupo Fuente en la cinta Inicio.
Elegir el tipo de fuente y el tamaño del texto. . Para cambiar el tamaño
también se pueden utilizar los botones , que aumentan o disminuyen el tamaño un nivel por
cada clic, respectivamente.
Cambiar los estilos:
Activa o desactiva la Negrita. Anteriormente se representaba con una B.
Activa o desactiva la Cursiva. Anteriormente se representaba con una I.
Activa o desactiva el Subrayado simple.
Puede utilizar los tres a la vez sobre el mismo texto.

O colorear la celda (bote de pintura) o el texto (A). respectivamente. Al hacer clic sobre
la flecha de la derecha se abrirá la paleta de colores para escoger uno.
5.3. Alineación de datos
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u
orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

[Fecha]
Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.
50
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo en la ficha Alineación.
Elegir las opciones deseadas y pulsar el botón Aceptar.

Descripción de las opciones de la ficha Alineación son:
Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es
decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la
derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:
General: Es la opción de Excel 2016 por defecto, alinea las celdas seleccionadas
dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los
textos a la izquierda.
Izquierda (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas

independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro Sangría: que
por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda
comienza un carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde
izquierdo de la celda.
Centra: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.

[Fecha]
Derecha (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas,

independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangría:
que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda
51
comienza un carácter más a la izquierda, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde
derecho de la celda.
Rellenar: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de la celda para rellenar
la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opción Rellenar, en la
celda aparecerá ************ hasta completar la anchura de la celda.
Justificar: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la derecha
como por la izquierda.
Centrar en la selección: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco
seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos.
Distribuido (Sangría): El contenido se alinea a izquierda y derecha, y además trata de ocupar todo el
espacio de la línea vertical, separando las palabras tanto como sea necesario.
Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir,
respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura
de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la
flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:
Superior: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior

de éstas.
Centrar: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura
de las celdas.
Inferior: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.
Justificar: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la
inferior.
Distribuido: Distribuye el texto en la celda, de forma que no se solape con las colindantes. Si es
necesario amplía el tamaño de la celda.
Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal
(opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido
opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel
2016 ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación
vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.
Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe,
utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos
esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta,
para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas
dentro de la celda.
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta
que su contenido pueda mostrarse en la celda.
[Fecha]
Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.
52
Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la

celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del
nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc.
En la Cinta de opciones del grupo Párrafo disponemos de unos botones que nos permitirán modificar
algunas de las opciones mencionadas anteriormente de forma más rápida, como:
Los botones de alineación vertical (superior, medio e inferior). Si nos situamos en una
celda con texto se marcará la que esté siendo utilizada.
Los botones de alineación horizontal (izquierda, centrado y derecha).
La opción para ajustar el texto en la celda lo que hace es que amplía la celda si el
texto no cabe.
El botón Combinar y centrar unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda y a
continuación nos centrará los datos. Pulsando en la pequeña flecha de la derecha se puede acceder a
otras opciones de combinación.
5.4. Agregar bordes, diseños y colores
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los
datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

2. Seleccionar la pestaña Inicio.
3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
4. En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la ficha Bordes.
5. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
6. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
[Fecha]
53
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra
selección en la celda.
Descripción del cuadro de diálogo en la ficha Bordes.
Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:
 Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

 Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas
seleccionadas.
 Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas
excepto alrededor de la selección.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos,
dependiendo del borde que se deseen colocar en la celda o rango seleccionado. Se puede poner o
quitar (superior, inferior, izquierdo,:...) hacer clic sobre los botones correspondientes. Al utilizar los
botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto
para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a
colocar.
 Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.

 Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre
la flecha de la derecha podrá elegir un color para los bordes.
En la Cinta de opciones dentro de grupo Fuente disponemos de un botón que nos permite modificar
[Fecha]
los bordes de forma más rápida:
54
Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En
caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Para abrir la ventana con
las opciones que hemos visto, elegir Más bordes....
5.5. Agregar relleno
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las
demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
1. Seleccionar la pestaña Inicio.

2. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
3. Hacer clic sobre la pestaña Relleno.
4. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
5. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro

Muestra un modelo de cómo quedará la selección en
la celda.
[Fecha]
55
Descripción de los cuadros de diálogo:
Efectos de relleno
Más colores
 Color de fondo: Elegir de la lista un color de fondo o se pulsar el botón Sin Color, si se
desea otro color que no se encuentre en la dar clic en el botón Más colores…se abrirá otra
paleta de colores elegir el que se desea ya sea Estándar o Personalizado.
 Color de trama: Elegir de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de la trama
que se desea.
También en el importante mencionar que en el mismo cuadro de diálogo aparece el botón Efectos de
relleno…al dar clic aparece la pestaña de Degradado con la cual se puede dar un aspecto personal
en las celdas seleccionadas.
En la Cinta de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar el relleno de forma más
rápida:
Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en este caso,
en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botón.
Aquí no podrás añadir trama y degradado a la celda, para ello se tendrá que utilizar el cuadro de
diálogo Formato de celdas.
5.6. Estilos predefinidos
Si no se quiere perder mucho tiempo en colorear las celdas y aplicar estilos, la mejor
opción son los estilos predefinidos. En la ficha Inicio, dentro de la sección Estilos se
[Fecha]
encuentran los botones: Dar formato como tabla y Estilos de celda.
56
Para dar formato a las celdas, se debe seleccionar el rango y dar clic en el botón Estilos de celda.
Aparecen muchas opciones a elegir. Al hacer clic sobre una de ellas, el estilo se aplicará
automáticamente.
Uno de los estilos predefinidos es Normal, de forma que si se desea que una celda formateada, ya
sea con un estilo predefinido o con uno personalizado, recupere el formato normal, sólo tendrás que
elegir esta opción.
Si se pretende dar formato a varias celdas, para formar una tabla, habrá que seleccionar el rango y dar
clic en Dar formato como tabla. La forma de proceder es similar a la anterior, elegir de un listado el
estilo que se prefiere y éste se aplicará. La única diferencia es que aparecerá un pequeño cuadro de
diálogo para que selecciones las celdas que formarán parte de la nueva tabla y elijas si ésta contendrá
encabezados.
Generalmente con estos estilos de tabla se activan los encabezados de columna que contienen filtros.
Estos se utilizan para seleccionar una sección de la información contenida en la tabla. Si no se desea
trabajar con los filtros se pueden desactivar desde la cinta Inicio en la categoría de Modificar se
encuentra el botón Ordenar y filtrar, seleccionar Filtro con un clic se activa y con otro se desactiva de
manera automática.
[Fecha]
57
Crear un estilo de tabla personalizado
Para crear un estilo de tabla personalizado, elige uno de los procedimientos siguientes:
En la cinta, selecciona la ficha Inicio; en el grupo Estilos, hacer clic en Dar formato como tabla.
Aplicar un diseño a la tabla existente para
mostrar las Herramientas de tabla y a
continuación, en la ficha Diseño, en el grupo
Estilos de tabla, hacer clic en Nuevo estilo de
tabla…
En el cuadro Nombre, escribe el nombre que

desee asignar al nuevo estilo de tabla. En el
cuadro Elemento de tabla, optar por uno de los
procedimientos siguientes:
 Para dar formato a un elemento, hacer

[Fecha]
clic en él y después en el botón Formato.
58
 Para quitar el formato existente de un elemento, hacer clic en el elemento y luego en el botón
Borrar.
5.7. Copiar formatos
Si se desea que una celda tenga el mismo formato que otra, lo más rápido muchas veces es copiar el
formato.
La forma de hacerlo es:
1. Primero, seleccionar la celda con el formato que queremos copiar.
2. En la ficha Inicio, seleccionar la herramienta Copiar formato . Situada en el

grupo Portapapeles, junto a las opciones para copiar, cortar y pegar.
3. Observara que al pasar el cursor por la hoja de cálculo, el cursor tiene el siguiente aspecto
.
4. Seleccionar la celda o el conjunto de celdas al que queremos aplicar el formato, para aplicar el
formato que se desea copiar.
5. De esta sencilla forma nos ahorraremos el trabajo de tener que volver a establecer todos y
cada uno de los parámetros de formato a mano: color, fuente, relleno, bordes, etc.
5.8. Formato de los valores numéricos
Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los
siguientes pasos:
 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto

de los números.
 Seleccionar en la cinta Inicio la flecha que se encuentra bajo la
sección Número.
[Fecha]
59
Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, situado en la pestaña Número.

Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:
Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra
selección en la celda.
Descripción de las distintas opciones del recuadro Categoría:, se elegirá de la lista una categoría
dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:
 General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel
por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial.
 Número: Contiene una serie de opciones que permite especificar el número de decimales,
también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números
negativos.
 Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se

puede escoger el símbolo monetario como podría ser ($, €, etc.) y la forma de visualizar los
números negativos.
 Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas
decimales en una columna.
 Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.
[Fecha]
 Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes
formatos de hora.
60
 Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100
y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra
0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
 Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
 Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el

número de decimales.
 Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se
encuentre algún número en la celda.
 Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número
de teléfono, etc.
 Personalizada: En esta categoría se define el tipo de formato deseado.
Así mismo también es importante mencionar que dichas opciones las tenemos disponibles de una
manera más rápida directamente en la cinta Inicio, dentro de la sección de Número en el botón que
dice General el cual contiene en una lista desplegable todos los formatos de número. Pero si
deseamos entrar al cuadro de diálogo para verlo de manera más detallada seleccionar la última opción
que es Más formatos de número…
Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán a
formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en la configuración
regional de Windows).
Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo
%).
Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineación).
Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.
Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.
El formato de número contiene cuatro secciones de código. Los números positivos, los números
negativos, los ceros y el texto, en este orden. Si únicamente se especifican dos secciones, la primera
[Fecha]
se utilizará para los números positivos y los ceros, mientras que la segunda se utilizará para los
números negativos. Si se especifica una sección, todos los números utilizarán ese formato. La
siguiente imagen muestra un ejemplo de un código de número personalizado.
61
(#.###,00);[rojo](#.###,00);0,00;”Entradas brutas para”@
Para crear nuevos formatos de número, se recomienda tomar en consideración lo siguiente:
Como marcadores de lugar de los dígitos, Excel usa el 0 y el signo de #. Si se utiliza el 0, entonces el
dígito se presentará siempre, incluso si se trata de un cero. El # suprime la presentación de los ceros
no significativos.
Una raya seguida de cualquier caracter creará un espacio del ancho del caracter. Por ejemplo, una
raya seguida de un paréntesis a la derecha permite que los números positivos se alinean
correctamente con los números negativos encerrados dentro del paréntesis.
Para establecer el color de una sección del formato, escribir en la sección el nombre del color dentro
de corchetes, como se muestra en la ilustración anterior.
Para impedir que se presente cualquier tipo de número –positivo, negativo o cero- omitir el código de
la sección correspondiente. Por ejemplo, el formato de número 0,000; -0,000;”Error” impedirá que los
ceros aparezcan porque la tercera sección está en blanco. Para omitir una sección colocar un punto y
coma (;) en su lugar.
Códigos para el formato de números
Símbolo del
Significado
formato
General Presenta el número en forma general
Marcador de lugar para dígitos. Si el número tiene más dígitos a la derecha de
la coma decimal que la cantidad de números a la izquierda de la coma decimal,
#
Excel redondeará el número agregando lugares decimales conforme a la
cantidad de números que haya a la derecha.
Marcador de lugar para dígitos. Sigue las mismas reglas especificadas
anteriormente para el marcador #, salvo que si el número tiene menos dígitos
0 (cero)
que la cantidad de ceros que haya en el formato, Excel mostrará los ceros
adicionales.
Marcador de lugar para dígitos, con este marcador Excel colocará un espacio
? para los ceros no significativos para cualquiera de los lados de la coma decimal
para que las comas decimales queden alineadas.
Este símbolo determina cuántos dígitos se presentarán a la derecha e izquierda
Coma (,)
de la coma decimal.
Porcentaje (%) Excel multiplica por 100 y agrega el carácter %
El programa separa los millares con puntos si el formato contiene un punto
Punto (.)
rodeado de números o ceros.
[Fecha]
“Texto” Presenta cualquier texto que se encuentre entre comillas.
62
* Un área es un rango continuo de celdas definidas por un perímetro de celdas vacías o contornos de
la hoja de cálculo.
El área activa es la zona situada alrededor de la celda activa.
5.9. Alto y ancho de las filas y columnas
Para designar o cambiar el alto de una columna o los formatos a las celdas, realiza los siguientes
pasos:
Seleccionar la columna o columnas que desea cambiar.

En la cinta, elegir la ficha Inicio, en el grupo de Celdas, hacer clic en Formato y en el cuadro de Alto
de fila… colocar el alto deseado, y Aceptar.
En una hoja de cálculo nueva, todas las columnas y filas se establecen conforme al ancho estándar, lo
cual se puede cambiar de acuerdo a las características del texto, estos cambios se efectúan en todas
o algunas de las filas y/o columnas de la hoja.
Para ajustar varias columnas a la vez, seleccionar las columnas y luego ajustar el ancho de cualquiera
de ellas. Para definir el tamaño de celda, seleccionar Ancho de columna aparecerá el cuadro de
diálogo en el cual se debe teclear el ancho de columna que necesita.
[Fecha]
63
Ajuste del alto de fila
Otra manera de cambiar las opciones de alto de fila es hacerlo con el ratón. Cuando se hace doble clic
en el borde inferior del encabezado de una fila, el alto se ajusta para que pueda acomodar la entrada
más alta de las mismas. Se puede ajustar varias filas a la vez, seleccionando primero las filas y luego
ajustando el alto en cualquiera de las filas seleccionadas. El alto para establecer un alto en puntos,
desde 0 hasta 409.
Autoajustar para que el alto de la fila se ajuste automáticamente a la letra más alta de la
selección. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:
Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición. Conforme movemos el
ratón, la altura de la fila cambia.
Ajuste del ancho de la columna
La manera de ajustar la columna se hace similar a la de la fila, en este caso es porque no cabe el texto
en la celda y se ajusta de modo que el dato más largo quede dentro de la celda. Por ejemplo:
Esto se hace al momento de hacer doble clic en la intersección de las columnas a las que se les desea
hacer el cambio en el caso del ejemplo anterior es en las columnas A y B para ajustar el ancho de la
columna al nombre más largo de manera automática, o bien con clic sostenido recorrer la columna
hacia la derecha hasta el ancho que se necesita.
[Fecha]
64
5.10. Formato condicional
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato
especial o no sobre esa celda.
El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una
determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc.
Cómo aplicar un formato condicional a una celda:
 Seleccionar la celda o el rango al que se le va a aplicar un formato condicional.

 Acceder al menú Formato condicional de la ficha Inicio.
Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación con otras, o
resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro. En la opción de resaltar reglas
de datos podemos elegir una de las opciones dependiendo de los datos que se quieran resaltar, al
aparecer el cuadro elegir el tipo de formato deseado.
[Fecha]
65
También se pueden utilizar las opciones de

Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de
iconos para aplicar diversos efectos a
determinadas celdas.
Si se observa en la Nueva regla que permite

crear una regla personalizada para aplicar un
formato concreto a aquellas celdas que cumplan
determinadas condiciones.
Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla

de formato como el que vemos en la imagen.
En este cuadro seleccionar un tipo de regla.

Normalmente querremos que se aplique el
formato únicamente a las celdas que contengan
un valor, aunque puedes escoger otro diferente.
En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la
celda y de qué forma se marcará.
De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como
pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor menor que y
condiciones de ese estilo.
Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar.
Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde podemos escoger el
formato con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato puede modificar, el
color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc.
Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcará. Si el
valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicará ningún formato
especial.
Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el formato condicional.
5.11. Los temas
Un tema es un conjunto de formatos que conforman el estilo general que presenta un libro. Engloba
los colores, la fuente y los distintos efectos que utilizará por defecto del documento completo.
Esto no implica que no se puedan personalizar las celdas de forma independiente, como
anteriormente se ha mencionado, pero sí se debe tener en cuenta que, si utilizamos colores del tema
al colorear un relleno o un texto, éstos cambiarán si modificamos el tema. Para cambiar el tema nos
situamos en la ficha Diseño de página, en la sección Temas.
[Fecha]
66
Desde el botón Temas, podemos seleccionar de una amplia lista el que más nos guste.
O bien podemos crear nuestro propio tema.
Si establecemos los estilos con los colores de la empresa, por ejemplo,

podemos pulsar Guardar tema actual... para conservarlo y utilizarlo en
otros documentos.
Para recuperar un tema personalizado y aplicarlo a nuestro libro, haremos

clic en Buscar temas... y lo buscaremos entre las carpetas de nuestro
equipo, donde lo hayamos guardado.
Si hay un tema que se aproxima a lo que busca, pero no es exactamente

lo que desearía, puede cambiar alguno de sus aspectos mediante los
botones Colores, Fuentes y Efectos.
6. Impresión de documentos
Las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, como son el diseño, la
configuración de las páginas a imprimir y la operación de imprimir los datos.
6.1. Vista de Diseño de página
En anteriores versiones existía la vista preliminar como herramienta para visualizar nuestra hoja
antes de imprimirla y modificar ciertos aspectos estéticos. En Excel 2016 la vista preliminar como tal
está mucho más limitada y sirve únicamente para dar una última ojeada al aspecto general antes de
imprimir.
En Excel 2016, para poder ver y ajustar las celdas y objetos de nuestro documento para la impresión
se utiliza el Diseño de página. Accedemos a esta opción desde la pestaña Vista.
La forma de visualizar la hoja cambiará de aspecto al dar clic en Diseño de página

[Fecha]
67
Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de cálculo como hasta ahora, la única
diferencia es que sabremos cómo quedará la hoja al imprimirla. Veremos los saltos de página,
márgenes, encabezados y pies de página y sabremos cuántas hojas ocuparán y cómo se ajustan los
datos a la página.
Si los datos ocupan más de una página, deberemos utilizar las barras de desplazamiento para ir
viéndolas:
[Fecha]
68
Al mover las barras de desplazamiento, un pequeño cuadro informativo nos indicará en qué columna o
fila estamos situados.
También aparecen las reglas superior e izquierda. En ellas podemos ajustar los márgenes de forma
sencilla, arrastrando sus límites.
La pestaña Vista permite personalizar qué elementos mostrar
Podemos ocultar o mostrar la Regla, las Líneas de cuadrícula, la Barra de fórmulas y los
Encabezados.
En caso de estar en la vista normal y no en la de diseño, también dispondremos de estas opciones,

exceptuando la regla.
Otra opción muy utilizada es la de Zoom.
Con la opción Zoom, se abre una ventana que te permite escoger entre varios valores.
La opción central devuelve la vista al 100%, es decir, al tamaño real.
Y Ampliar selección aumenta el zoom a 400%, centrándolo en la celda u objeto seleccionado.
Cuando volvemos a la vista Normal, aparecerán unas líneas discontinuas que nos indicarán dónde
hará Excel los saltos de página. Estas líneas no se imprimirán.
6.2. Configurar página
Antes de imprimir una hoja de cálculo, es conveniente que configuremos la página, para modificar
factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y
pies de página, tamaño del papel, etc.
[Fecha]
Para ello, situarse en la pestaña Diseño de página.
69
En la sección Configurar página encontramos botones rápidos a muchas de las opciones para
configurar como son: Márgenes, Orientación, Tamaño, Área de impresión, Fondo e Imprimir títulos.
Sin embargo si desea acceder a todas las opciones de configuración, deberá pulsar el seleccionador
de grupo, pequeño botón de la esquina inferior derecha (flecha), para abrir el cuadro correspondiente
a Configuración de página.
Página
El cuadro de diálogo Configurar página está organizado en varias pestañas: La primera de las
pestaña se denomina Página y permite indicar características como la orientación del papel, el tamaño
del papel que utilizamos y otros parámetros.
Seleccionar la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocará el papel
siempre de la misma forma).
En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora venga
[Fecha]
determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automáticamente la hoja
en un número de páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, así se imprimirá en una sola
hoja,...).
70
Establecer un número diferente para la página inicial
Para numerar todas las páginas de la hoja de cálculo de forma secuencial, primero agregue números
de página a todas las hojas de cálculo en un libro y, a continuación, use el siguiente procedimiento
para que el número de página de cada hoja de cálculo comience con el número adecuado. Por
ejemplo, si el libro contiene dos hojas de cálculo que se imprimirán ambas como dos páginas, se usará
este procedimiento para que la numeración de página de la segunda hoja de cálculo comience con el
número 3.
1. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en el
selector de cuadro de diálogo situado junto a Configurar página.

2. En la pestaña Página, en la opción Primer número de página, escribir el número que
desea usar para la primera página.
Para usar el sistema de numeración predeterminado, dejar Automático en la opcoión Primer número
de página.
Márgenes
Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la
pestaña Márgenes.
[Fecha]
71
Si la hoja tiene encabezado y/o pie de página, permite indicar a cuántos centímetros del borde del
papel queremos que se sitúen.
En la parte inferior del cuadro de dialogo tenemos la opción Centrar en la página, esta permite
centrar la información que contiene la hoja ya sea Horizontalmente o Verticalmente, o ambas si así
lo desea tomando en consideración los margenes establecidos respectivamente; podrá activar o
desactivar las casillas de verificación según lo requiera.
Encabezado y pie de página
En la pestaña Encabezado y pie de página podrá personalizar y ajustar diferentes parámetros.
Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las páginas, y un pie de
página es un texto impreso en la parte inferior de cada página. Los pasos para crear un encabezado
o un pie de página son los mismos.
Desde la vista de Diseño de Página
1. Hacer clic en la pestaña Vista.

2. Pulsa el botón Diseño de página.
3. Verá que en la propia hoja aparece el texto "Agregar encabezado". Para el pie de página es
[Fecha]
exactamente igual. Debemos hacer clic sobre el texto y se pondrá en modo edición, permitiendo
escribir el texto deseado.
72
O bien si lo prefiere también puede accesar a la herramienta desde el selector de grupo Configurar
página en la ficha Encabezado y pie de página podrá personalizar y ajustar diferentes parámetros.
Por ejemplo:
1. Muestra el encabezado de la página.
2. Seleccionar el encabezado y pie de página que se desea, hacer clic en la flecha del lado
derecho para mostrar la lista de las opciones de cada uno y si lo desea seleccionar una.
3. Si no desea ninguna de las opciones de la lista, dar clic en el botón Personalizar

encabezado… éste abrirá un nuevo cuadro llamado Encabezado en el cual se puede
seleccionar el dato o bien teclear el texto que desea que aparezca como encabezado, a dicha
información se le puede aplicar formato a gusto personal. Lo mismo se hace en el pie de
página al dar clic en el botón Personalizar pie de página… éste abrirá de igual manera un
nuevo cuadro llamado Pie de página el cual contiene exactamente las mismas herramientas.
El área de encabezado y el pie de página esta dividida en tres secciones, dependiendo de dónde
queremos que aparezca el contenido del encabezado o pie de página, hacer clic en la sección a
utilizar y escribir el texto.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

[Fecha]
73
En el cuadro de dialogo Encabezado tenemos unos botones que sirven para introducir los códigos o
modificar el aspecto del encabezado o pie de página, a continuación se describe cada uno de ellos:
Para cambiar el aspecto del texto escrito y seleccionado. Al hacer clic sobre este botón, aparece el
cuadro de diálogo Fuente con el que se aplica el formato al texto.
Para que aparezca el número de la página. Al hacer clic sobre este botón, aparece en la sección
en la que nos encontramos situados &[Página] de forma que, a la hora de imprimir la hoja, aparecerá
el número de página correspondiente a la hoja impresa.
Para incluir el número total de páginas a imprimir del libro de trabajo. Al hacer clic sobre este
botón, aparece &[Páginas] y, a la hora de imprimir, saldrá el número total de páginas.
Para poner la fecha del ordenador. Al hacer clic sobre este botón aparece &[Fecha] y en la
impresión saldrá la fecha real.
Para poner la hora del ordenador. Al hacer clic sobre este botón aparece &[Hora] y en la
impresión saldrá la hora real.
Para poner el nombre del libro de trabajo con su ruta de acceso (es decir, su posición en el disco).
Al hacer clic sobre este botón, aparece [Ruta de acceso]&[Archivo] y en la impresión saldrá el
nombre del libro de trabajo completo.
Para poner el nombre del libro de trabajo. Al hacer clic sobre este botón, aparece &[Archivo] y en
la impresión saldrá el nombre del libro de trabajo.
[Fecha]
Para poner el nombre de la hoja. Al hacer clic sobre este botón, aparece &[Etiqueta] y en la
impresión saldrá el nombre de la hoja impresa.
74
Para insertar una imagen. Al hacer clic sobre este botón, aparecerá el cuadro de diálogo para
elegir la imagen a insertar y, una vez elegida ésta, en el recuadro del encabezado o pie de página
pondrá &[Imagen] y en la impresión saldrá la imagen seleccionada. Se puede utilizar para incluir el
logotipo de la empresa, por ejemplo.
Para cambiar el aspecto de la imagen seleccionada. Este botón solamente estará activo en caso
de haber añadido una imagen en el encabezado o pie de página. Al hacer clic sobre este botón,
aparece el cuadro de diálogo Formato de imagen para poder elegir los cambios de aspecto de la
imagen deseados.
Realizar las modificaciones deseadas y hacer clic sobre el botón Aceptar.
Insertar números de página en varias hojas de cálculo
Para insertar números de página se utiliza el cuadro de diálogo Configurar página. Esto le permite
agregar números de página a varias hojas de cálculo en un libro, pero cada hoja de cálculo contiene
su propio conjunto de números de página. Por ejemplo, si el libro contiene dos hojas de cálculo ambas
con dos páginas, la primera hoja de cálculo tendrá dos páginas numeradas 1 y 2. La segunda hoja de
cálculo también tendrá dos páginas numeradas 1 y 2.
Para agregar números de página a todas las hojas de cálculo de un libro de forma secuencial, debe
cambiar el número con el que comienza cada hoja de cálculo.
 En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, hacer clic en el selector de

cuadro de diálogo situado en la parte inferior derecha del grupo.
 En el cuadro de diálogo Configurar página, en la pestaña Encabezado y pie de página, hacer

clic en Personalizar encabezado o Personalizar pie de página.
 Para especificar el lugar donde desea que aparezca el número en el encabezado o pie de
[Fecha]
página, hacer clic en los cuadros Sección izquierda, Sección central o Sección derecha.
75
 Para insertar números, hacer clic en el botón Insertar número de página . El marcador de
posición &[Página] aparecerá en la sección seleccionada.
 Para agregar el número total de páginas, dejar un espacio después de &[Página], escribir la
palabra de seguida de un espacio y, a continuación, hacer clic en el botón Insertar número de
páginas .
El marcador de posición &[Página] de &[Páginas] aparecerá en la sección seleccionada.
Dar clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Pie de página el cual ya queda definido,
posteriormente dar clic en el botón de Aceptar del cuadro Configurar página para que muestre la
vista previa del documento.
[Fecha]
76
En la parte inferior del mismo aparecen los botones para Mostrar márgenes y Toda la página
estos botones se activan y desactivan con un clic.
Quitar números de página
1. Hacer clic en las hojas que desea quitar los números de página.
2. En la pestaña Diseño de página, del grupo Configurar página, hacer clic en el selector de

3. En la pestaña Encabezado o pie de página, en la lista desplegable Encabezado o Pie de
página, elegir (ninguno).
Nota: Es necesario desplazarse hasta el principio de la lista para elegir (ninguno).

[Fecha]
77
Hoja
La ficha es Hoja, permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja
En Área de impresión: podrá indicar el rango de celdas a imprimir.
En Imprimir títulos podrá activar las siguientes opciones:
 Repetir filas en extremo superior para que, en cada página que se imprima, aparezca como
título de columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro.
 Repetir columnas a la izquierda para que, en cada página que se imprima, aparezca como
título de la fila aquella columna indicada en el recuadro.
En el recuadro Imprimir podrá activar opciones, como:
 Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.
 Blanco y negro para no gastar las tintas de colores.
 Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de la hoja. Sólo
tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
 Encabezados de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de
filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la
[Fecha]
hoja.
78
 Comentarios permite elegir si quiere imprimir o no los comentarios que hayas podido incluir, y
si quiere hacerlo donde los ha insertado o al final de la hoja.
 Errores de celda como podrá elegir si quiere imprimir las celdas con errores.
En Orden de las páginas podrá activar la dirección que seguirán las páginas contenidas en la hoja
al momento de imprimirlas.
Cambiar el orden en que se numeran las páginas
De forma predeterminada, Excel numera e imprime las páginas desde arriba hacia abajo y, luego, de
izquierda a derecha en la hoja de cálculo, pero puede cambiar la dirección para numerar e imprimir
páginas de izquierda a derecha y, luego, desde arriba hacia abajo.
1. Hacer clic en la hoja de cálculo que desee cambiar el orden de numeración.
2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, hacer clic en el selector de

3. En la pestaña Hoja, en Orden de las páginas, haga clic en Hacia abajo, luego hacia la
derecha o en Hacia la derecha, luego hacia abajo.
La dirección de cada opción se muestra en el cuadro de vista previa.

[Fecha]
79
Imprimir
A medida que se asignen nuevas características de impresión, resulta conveniente ver

cómo va quedando un reporte sin necesidad de imprimirlo. Excel muestra en la pantalla
de la computadora tal y como aparecerá finalmente, lo cual permite ahorrar tiempo y
papel. Ya que se puede hacer todos los ajustes necesarios y evitar la impresión de
copias incompletas o con defectos de formato.
Para visualizar la impresión de algún reporte o documento, seleccionar en el botón de
Vista previa de impresión, el cual se encuentra situado en la barra de acceso

rápido del programa O bien dar clic en el menú Archivo: , posteriormente
seleccionar Imprimir se muestra la siguiente ventana.
[Fecha]
80
También podemos utilizar la combinación de teclas Ctrl + P para acceder a ella.

En la zona izquierda disponemos de una serie de opciones de configuración de la impresión, lo cual
permitirá:
 Elegir cuántas copias imprimir del documento.
 Escoger qué impresora queremos utilizar en la impresión del documento, en caso de se quiera
utilizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto. También podemoss modificar las
Propiedades de impresora seleccionada.
 Opciones de Configuración como:
✓ Qué hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la selección realizada.
✓ La intercalación. Cuando imprimimos varias copias sin intercalación se imprime X veces

cada página, por ejemplo: 1,1,1 ,2,2,2 3,3,3 4,4,4 sería la impresión de tres copias de
un libro que ocupa cuatro páginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el
trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo sería: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4…
✓ La orientación y el tamaño del papel.
✓ Modificar los márgenes.
✓ Ajustar la escala de impresión.
✓ Acceder a la Configuración de página.
En la zona de la derecha se observa la vista previa de la página. En caso de tener más de una
página, podemos cambiar la página a visualizar utilizando los botones inferiores o escribiendo el
número de la página a visualizar . Si la hoja sólo tiene 1 página estos botones

estarán inactivos.
También en la zona inferior derecha, encontramos dos botones para personalizar la vista previa,
pudiendo mostrar/ocultar los márgenes y elegir visualizar la página completa.
Cuando esté todo listo para la impresión y quede como desea, podrás pulsar el botón de la zona
superior.
[Fecha]
81
7. Uso de fórmulas
El tema de fórmulas es uno de los más importante del curso, pues en su comprensión y manejo está la
base de Excel. Que es una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener
que recalcular por cada cambio que hacemos. Por tal motivo este tema es fundamental para el
desarrollo del curso y la buena utilización de programa.
A continuación se muestran ejemplos de diferentes tipos de fórmulas que contienen algunos de los
elementos que se pueden incluir. Ejemplo de algunas fórmulas:
Fórmula con referencias
Referencia de celda
Operador de división
Operador de suma=(B2/25)+100
Constante numérico
Fórmula con funciones
Funciones para hoja de cálculo
=SUMA(B2:B6)PROMEDIO(B1:E1)
Rangos de celdas
Una fórmula es la técnica que se utiliza para analizar los datos que se encuentran en la hoja de
cálculo. Combina en una celda valores y operadores, para producir un nuevo valor a partir de los ya
existentes. Con una fórmula se pueden realizar operaciones, tales como suma, resta, multiplicación,
división y comparaciones, entre otras. Las fórmulas pueden hacer referencia a otras celdas en la
misma hoja de cálculo, a celdas en otras hojas del mismo libro o a celdas en hojas de otros libros de
trabajo.
7.1. Sintaxis de la fórmula
La sintaxis de una fórmula es la estructura o el orden en que deben ir sus elementos. En Excel las
fórmulas siguen una sintaxis específica que incluye un signo de igual (=) seguido de los elementos que
van a calcularse (los operandos) y los operadores de cálculo, cada operador puede ser un valor que
no cambie (valor constante), una referencia de celda o de rango, un rótulo, un nombre o una función
[Fecha]
de la hoja de cálculo.
82
De forma predeterminada una fórmula se calcula de izquierda a derecha comenzando por el signo
igual. Sin embargo se puede modificar el orden en que se ejecutan los cálculos cambiando la sintaxis
de la fórmula. Por ejemplo, la fórmula =5+2*3 da un resultado de 11 porque se calcula la multiplicación
antes que la suma.
Por el contrario si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2
y, a continuación multiplicar el resultados por 3, resultando 21, =(5+2)*3.
Los operadores Se utilizan para especificar el tipo de cálculo que se va a realizar con los elementos
de una fórmula. Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo, aritmético, de
comparación, texto y de referencia.
Operadores aritméticos Realizan operaciones matemáticas básicas, cambian valores numéricos y

producen resultados numéricos. Por ejemplo, la fórmula =20^2*15%, eleva 20 al cuadrado y multiplica
el resultado por .15 para producir un resultado de 60.
Los operadores aritméticos son:
Operador Significado Ejemplo
(+) Signo más Suma 8+7
(-) Signo menos Resta 17-4
(-) Negación Negación -1
(*) Asterisco Multiplicación 5*6
(/) Diagonal División 125/9
(%) Signo de porcentaje Porcentaje 120%
(^) Acento circunflejo Exponente 3^2 (el mismo que 3*3)
Algunos operadores requieren de dos valores para poder dar un resultado, y otros actúan sobre uno.
Por ejemplo: La fórmula =5+2 contiene el operador de suma que requiere de dos o más valores,
mientras que la fórmula =3% utiliza el operador de porcentaje, que requiere de un sólo valor, divide 3
entre 100 para producir el valor 0.03.
El resultado de una fórmula depende del orden en que se realicen las operaciones. Por ejemplo,
=3+2*5 variará si se realiza primero la suma o la multiplicación. En el primer caso el resultado será 25,
en el segundo será 13. Para calcular este tipo de expresiones, Excel realiza las operaciones conforme
[Fecha]
al orden de prioridad que se indica en la siguiente tabla:
83
Operador Descripción Prioridad
- Signo negativo 1
% Porcentaje 2
^ Exponencial 3
*y/ Multiplicación y división 4
+ y - (resta) Suma y resta 5
& Concatenación 6
=, <, >, <=, >=, >< Comparación 7
En el ejemplo anterior, la prioridad del operador (*) es más alta que la del operador (+), por lo que se
efectúa primero la multiplicación, siendo el resultado 13.
Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad. Excel evalúa de izquierda a derecha,
=8+4/2*3 es igual a 14. Los operadores de mayor prioridad son (/) y (*). El primero de izquierda a
derecha es (/), por lo que la primera operación que se efectúa es 4/2=2. El resultado se multiplica por
3, 2*3=6. Por último al producto anterior se le suma 8, lo que nos da el resultado final, 6+8=14.
Si se requieren efectuar las operaciones en un orden diferente se deben utilizar paréntesis. Las
expresiones encerradas entre paréntesis se calculan en primer lugar. Si en el ejemplo anterior se
desea calcular primero 8+4, la fórmula será la siguiente; =(8+4)/2*3, cuyo resultado es 18.
Los paréntesis se pueden anidar, en este caso Excel calcula en primer lugar las expresiones
encerradas entre los paréntesis más interiores. La fórmula =((6*3)+(5+2))*4 es igual a 100. La primera
operación que se efectúa es 6*3=18. La segunda 5+2=7. A continuación se suman ambos resultados,
18+7=25. Por último, se calcula 25*4=100.
Operadores de comparación: Comparan dos valores y generan el valor lógico VERDADERO o

FALSO. Los símbolos que se utilizan son:
[Fecha]
84
(=) Igual A1=B1
> Mayor que A1>B1
< Menor que A12<B1
>= Mayor o igual que A1>=B1
<= Menor o igual que A1<=B5
<> Distinto de A1<>B6
Operador de texto (&): Conecta o concatena dos valores de texto para generar una única porción de
texto. Ejemplo: “Viento” & “ del “ & “norte” genera Viento del norte. Otro ejemplo sería juntar el
nombre de una persona en una base de datos como se muestra en la imagen:
Escribir la siguiente fórmula
Dará el siguiente resultado

[Fecha]
85
7.2. Introducir funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores
y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la
fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
 Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

 Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejar espacios antes o
después de cada paréntesis.
 Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
 Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
La función SUMA() devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador dos puntos :
identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8,
así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de
la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay
funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas,
de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier
texto, precedida siempre del signo =.
La autosuma y funciones más frecuentes
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su
sintaxis, sin embargo Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.
[Fecha]
En la pestaña Inicio o bien en la de Fórmulas encontrará el botón de que permite

utilizar la función SUMA de forma más rápida.
86
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la punta de flecha que se
encuentra en el botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá una lista desplegable y podemos utilizar otra
función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Contar
números (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo), Mín (obtiene el valor mínimo). Además de
poder accesar al cuadro de diálogo de funciones a través de Más Funciones....
Para utilizar éstas opciones, asegurarse de que tener seleccionada la celda en que desea que se
realice la operación antes de pulsar el botón.
Insertar función
Para insertar cualquier otra función, también se puede utilizar el asistente. Si desea introducir una
función en una celda:
 Situarse en la celda donde quiere introducir la función.

 Hacer clic en la pestaña Fórmulas
 Elegir la opción Insertar función.
 O bien, hacer clic sobre el botón de la pestaña de fórmulas.

[Fecha]
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
87
Excel 2016 permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función
necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón
de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya
que el programa lo mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen
que ver con la descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del
cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan
las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la
categoría podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que desea hacer clic sobre
ésta.
Conforme seleccionamos una función, podemos observar como en la parte inferior aparecen los
distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También se encuentra disponible un enlace
Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función. Y finalmente
hacer clic sobre el botón Aceptar.
La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde solicita introducir los
[Fecha]
argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso
se eligió la función SUMA ().
88
En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o
rango de celdas tipo A1:A4 . Para ello, hacer clic sobre el botón para que el cuadro se haga más
pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas que
aparecerán como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas hacer clic con el botón
izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrastrarlo hasta la última
celda del rango) al terminar de seleccionar aparecerán los rangos en el recuadro de Número 1, oprimir
la tecla Enter para volver al cuadro de diálogo.
En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que
existiera.
Si introduce un segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande
automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos
en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá
automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).
Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

[Fecha]
Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de
dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y
después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.
89
Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2
respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.
Utilizar funciones como argumentos de las funciones
Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma
podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo
=MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor
máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el
resultado de la suma y la celda B3.
7.3. Fórmulas de referencia
Cuando trabajamos en Excel y más concretamente cuando hacemos usos de fórmulas y funciones
casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la
misma celda donde tenemos la formula.
Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos =SUMA(A1;B1)
nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1.
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel en
qué lugar debe buscar los valores o los datos que se desean utilizar en una fórmula. Con las
referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo dentro de una fórmula, o
bien, utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas
de otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias de
celdas a otros libros se denominan Referencias Externas. Las referencias a datos de otros programas
se denominan Referencias remotas.
De forma predeterminada Excel utiliza el estilo de referencia A1, que rotula las columnas con las letras
(desde A hasta XFD, en un total de 16384 columnas) y las filas con número (desde la 1 hasta la
1048576), formando las celdas conformadas en la hoja desde A1 hasta XFD1048576.
Dentro de las fórmulas se pueden utilizar referencias o rangos de celdas indican en Excel la ubicación
de los valores para realizar los cálculos, lo anterior se muestra utilizando los operadores de referencia.
[Fecha]
90
Operadores de referencia: Combinan rangos de celdas para los cálculos.
Indica un rango de celdas

(:) Dos puntos A5:A15
incluido en dos referencias
Operador de unión, que

(,) Coma combina varias referencias en SUMA(B5:B15,D5:D15)
una sola
SUMA(A1:A7 A2:D2) en este

(Un espacio) Intersección de celdas ejemplo la celda A2 es común a
ambos rangos
Dependiendo de la tarea que se desea ejecutar, es el tipo de referencia a utilizar. En las fórmulas se
utilizan tres tipos de referencias:
Referencias relativas
Una referencia relativa describe la posición de una celda en función de su distancia, en filas y
columnas, respecto de la celda que contiene la fórmula.
Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda,
es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la
formula y las celdas que forman parte de la formula. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto.
Supongamos el ejemplo:
[Fecha]
91
Si ahora copiamos la celda A2 en B2, como la copiamos una columna hacia la derecha y en una fila
hacia abajo, la fórmula cambiará por: =B2+2 . Lo que variará es la referencia a la celda A1 , al copiarla
una columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A
pondrá B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondrá 2 , resultado =B2+2 . Para mantener
en la fórmula sumar 2 al contenido de la celda superior. Así quedarán las fórmulas después de
haberlas copiado hacia la derecha y hacia abajo como se muestra en la tabla y con los resultados en
la segunda tabla.
En el siguiente ejemplo, en la celda D5 se introdujo la fórmula =B4-C4 que calcula el saldo del mes de
enero. Excel lo interpreta como: “El valor de la celda que está dos columnas a la izquierda en la misma
fila menos el valor de la celda que está una columna a la izquierda en la misma fila”.
[Fecha]
92
Para los meses de febrero y marzo se requieren fórmulas semejantes, que tomen los valores de las
filas 5 y 6. Para introducirlas basta con copiar la fórmula de la celda D4 a las celdas D5 y D6,
obteniéndose el resultado que se muestra a continuación.
Excel modificó automáticamente las referencias, quedando la fórmula de la celda D5 como =B5-C5 y
la de la celda D6 como =B6-C6. A este tipo de referencia se le asigna el nombre de Relativa.
Referencias absolutas
Si se requiere que al copiar fórmulas, las referencias no sufran modificaciones, se deben emplear
referencias Absolutas, las cuales se fijan con el signo de $, quedando la referencia de la siguiente
forma $A$1. Al fijar la A se fija la columna y al fijar el 1 se fija la fila, en este caso se fija toda la
referencia por eso se llama Absoluta.
Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la fórmula a otra
celda, las referencias a las celdas de la fórmula son fijas. Supongamos el mismo ejemplo que
realizamos en la referencia anterior:
Si ahora copiamos la celda A2 en B2 , aunque la copiemos una columna hacia la derecha y en una fila
hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra en signo $ no variará la fórmula
[Fecha]
y en B2 pondrá =$A$1+2, y tampoco lo hará en las siguientes celdas donde se copie la fórmula ya que
se encuentra fija, por lo tanto los resultados son los mismos.
93
En el siguiente ejemplo se desea obtener el precio de los productos con un aumento del 17% el cual
es el mismo en todos los productos por lo que la celda que contiene el valor del porcentaje (%) es la
que debe fijarse quedando la fórmula como se muestra en la tabla. Para editar la fórmula se utiliza la
tecla F2.
Al copiar la fórmula hacia abajo se obtienen los siguientes resultados:
[Fecha]
94
Tomando otro ejemplo de referencia absoluta sería en el rango B4:B7 se presentan los precios de
mayoreo de diferentes productos, en el rango C4:C7 se deben introducir fórmulas que calculen el
precio al menudeo agregándole el porcentaje que se indica en la celda C2.
La fórmula para la celda C4 es =B4*C2+B4, al copiarla a las celdas de abajo la referencia cambia
=B5*C3+B5, =B6*C4+B6 y así sucesivamente conforme se va copiando la fórmula va cambiando la
referencia y el resultado obviamente no es el correcto o bien indica error como lo vemos en la imagen
de la tabla.
Por lo tanto es necesario fijar referencias, en este ejercicio el dato que debe mantenerse porque se
aplica para todos los precios es el 12% que se encuentra en la celda C2. Al fijar la referencia la
fórmula queda así =B4*$C$2+B4, para editarla oprimir la tecla F2 y teclear los signos de pesos $ tanto
en la columna como en la fila de la referencia C2, al tener los dos signos de $ ésta sería una
referencia absoluta, dicha celda permanece invariable.
Una celda es absoluta cuando se antepone el signo de “$” a la letra de la columna y al número de la
fila ($C$2).
Al copiar la fórmula se mostrará de esta manera:
[Fecha]
95
De esta manera la fórmula de la celda C4 queda =B4*$C$2+B4. Como se observa en la siguiente

ilustración, la referencia absoluta no sufrió modificaciones al ser copiada en el rango C8:C10, la
referencia D5 debe permanecer invariable, es decir debe ser ABSOLUTA.
Con los resultados quedará de la siguiente manera:
Para editar el contenido de una celda sea texto o fórmulas se utiliza la tecla F2 o bien dar doble clic en
la celda. Al realizar dicha acción el cursor aparece al final de la celda, después de editar oprimir la
tecla enter.
Convertir una referencia relativa en absoluta:
 Seleccione la celda que contenga la fórmula.

 Editar el contenido de la celda (oprimir la tecla F2, o dar doble clic en la celda).
 Seleccionar la referencia.
 Oprimir la tecla F4, Excel transforma automáticamente la referencia relativa en absoluta.
Editar una fórmula
 Seleccionar la celda que contiene la fórmula.

 Oprimir la tecla F2 o dar clic en la barra de fórmula también llamada barra edición
 Seleccionar la referencia a modificar (dar doble clic).
 Presione F4 para alternar las combinaciones.
Copiar fórmula
Se pueden copiar fórmulas hacia abajo o hacia la derecha utilizando el control de relleno (pequeño
[Fecha]
cuadrado negro situado en la parte inferior derecha de la selección). Cuando se sitúa el puntero del
ratón sobre el control de relleno, el puntero cambia a una cruz negra. .
96
Esto se hace al dar clic derecho con el ratón en el control de relleno y arrastar hacia donde se requiere
copiar la fórmula, posteriormente seleccionar del menú contextual la opción Copiar celdas. Otra
manera de hacerlo es dar clic normal en el control de relleno y arrastrar hasta donde se requiere
copiar la fórmula, esta acción la realiza de manera automática.
Referencia mixta
Una referencia mixta puede ser una mezcla entre relativa y absoluta por tanto pueden ser de este tipo
($A2, B$3, $D1...).En algunas situaciones es necesario emplear referencias en las que se fije la fila o
la columna pero no ambas, es decir combinan las propiedades de las referencias relativas y de las
referencias absolutas.
En el siguiente ejemplo se desea obtener el sueldo de los empleados con aumento, los valores se
encuentran en las celdas B3:G3 y el dato del aumento está en la celda A5. Debemos obtener el
resultado que es Sueldo con aumento en la celda B4, y posteriormente copiar la fórmula hasta la
celda G3. En este ejemplo se copia la fórmula hacia la derecha fijando el % que se encuentra ubicado
[Fecha]
en la celda A5 quedando la referencia $A5. Se copia la fórmula hacia la derecha por lo tanto se fija
sólo la columna.
97
En el ejercicio de abajo son los mismos datos, pero en el ejemplo se aplicará un descuento, los datos
se encuentran ubicados de diferente manera los sueldos están en las celdas B9: B14 y en el
descuento de % en la celda D8. Debemos obtener el resultado que es Sueldo con descuento en la
celda C9, y posteriormente copiar la fórmula hasta la celda C14, se copia la fórmula hacia abajo por lo
tanto debe fijarse la fila quedando la referencia D$9, como se muestra en la siguiente imagen.
[Fecha]
98
Introducir una fórmula para calcular un valor
 Hacer clic en la celda en que se desea introducir la fórmula.

 Escribir un signo de igual (=).
 Introducir la fórmula, tomando en cuenta la sintaxis.
 Presionar ENTER.
Introducir referencias
Es posible introducir las referencias en las fórmulas escribiéndolas. Sin embargo, la manera más fácil
es seleccionar las celdas o el rango directamente en la hoja de cálculo. Después de escribir un signo
de igual o un operador, simplemente se hace clic en la celda o por el rango de celdas. La selección
está rodeada por una línea punteada llamada borde móvil y la referencia a la celda o al rango aparece
en la fórmula.
Nota: Cuando se escribe una fórmula y Excel no convierte una referencia a letra mayúscula, no es válida y se
debe comprobar que no tenga errores.
7.4. Fórmula de nombre
Establecer y nombrar el Rango de un grupo de celdas determinadas, es muy útil a la hora de

simplificar relaciones y operaciones con un conjunto de datos.
Para poder realizar funciones entre ellas, se debe dar un nombre a las celdas.
Nombrar Rangos
Como ejemplo con un grupo de datos que representan las ventas en un semestre de cuatro productos.
Para realizar esta acción de una manera fácil, es a partir de la cinta de opciones:
 Ubicarse en la pestaña Fórmulas.

[Fecha]
 Seleccionar el rango a definir, en este caso podría ser Enero y sus valores.
99
 Dentro del grupo Nombres definidos seleccionar el ícono Asignar nombre a un rango.
 Se abrirá un cuadro de controles donde se debe nombrar el Rango y establecer el conjunto de

datos que lo formarán.
 En el cuadro de Nombre nuevo etiqueta el Nombre de manera automática Enero, Ámbito:

libro actual, muestra Libro, Se refiere a: muestra el conjunto de datos que forman el rango a
definir en el libro de trabajo.
 Dar clic en Aceptar en el cuadro de dialogo. Ya tendremos nombrado el rango, de esta manera
se hace con cada uno de los datos que se desea nombrar para utilizarlos en una fórmula de
[Fecha]
nombre.
100
Errores más comunes en las fórmulas
Si una fórmula no puede evaluar adecuadamente un resultado, Excel presentará un valor de error. Por
ejemplo lo valores de error pueden ser el resultado de utilizar texto en donde una fórmula espera un
valor numérico, de eliminar una celda a la que se hace referencia en una fórmula o bien de utilizar una
celda que no sea suficientemente ancha como para presentar el resultado.
Error Posible causa Solución
El contenido de la celda es Cambiar el ancho de la columna arrastrando

#######
demasiado ancho para verlo. el borde de los encabezados
El argumento u operador es Verificar que la fórmula o la función para el

incorrecto, se ha introducido texto operador es el argumento necesario y de que
#¡valor ?
y la fórmula requiere un número o las celdas a las que hace referencia contenga
un valor lógico valores válidos
Cambiar la referencia de celda o introducir un

Se produce cuando se divide una
#¡div/0!? valor que no sea cero en la celda que se
fórmula entre cero
utiliza como divisor
Aparece cuando Excel no

reconoce texto en una fórmula o
Asegurarse de que el nombre existe, corregir
se ha eliminado un nombre
#¿Nombre?? si es un error ortográfico, definir los nombres
utilizado en la fórmula, o bien, se
que se eliminaron
ha utilizado un nombre que no
existe
Un valor no está disponible para

una función o fórmula, se han Verificar que todos los valores se encuentren
#N/A?
omitido uno o más argumentos de en la hoja de cálculo
una función de la hoja de cálculo
Se da cuando una referencia de

#¡ref!? Cambiar las referencias de las fórmulas
celda no es válida
Se da cuando hay un problema Asegurarse de que los argumentos que se

#¡num!? con algún número en una fórmula utilizan en la función son correctos y
o función pertenecen al tipo de argumento.
Se da cuando se especifica una

intersección de dos áreas que no Comprobar si hay errores en la referencia a
#¡NULO!
[Fecha]
se cruzan, se ha utilizado un los rangos

operador de rango incorrecto
101
8. Gráficos
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.
Un Gráfico, se utiliza para mostrar de forma esquemática los datos de una hoja de cálculo, lo que se
facilita la lectura de los mismos la creación de informes de una manera más clara e interesante, así
como el evaluar y comparar entre distintos valores de la hoja de cálculo para una mejor toma de
decisiones.
Los valores de la celda, o puntos de datos, aparecen en el gráfico en forma de barras, líneas,
columnas, secciones de un gráfico circular o en otras formas. Los puntos de datos se agrupan en
series de datos y se distinguen por sus diferentes colores o diseños.
8.1. Creación de un gráfico
Al crear un gráfico podrá optar por hacerlo como gráfico incrustado, es el gráfico que se muestra
junto a los datos que se esta asociando, o bien como una hoja de gráfico, se crea en una hoja
exclusiva para el gráfico, es independiente.
Para insertar un gráfico dar clic en la pestaña Insertar de la cinta de opciones.
Muestra el grupo Gráficos.
Es recomendable tener seleccionado el rango de celdas es decir los datos a graficar. De esta forma,
Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se
creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.
Existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podrá insertar un gráfico haciendo clic en el
tipo que le interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de gráficos podrá encontrar un enlace en la parte inferior del
listado que muestra Más gráficos de...
Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se
muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos
[Fecha]
102
Aquí puede ver listados todos los gráficos disponibles. Seleccionar uno y pulsar Aceptar para
empezar a crearlo.
Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (si seleccionó los datos previamente) o un
cuadro en blanco (si no lo hizo).
Además, verá que aparece en la barra de menús una sección nueva, Herramientas de gráficos, con
dos pestañas: Diseño y Formato.
8.2. Añadir una serie de datos
Añadir los datos es el paso más importante de todos ya que en él definirá qué datos quiere que
aparezcan en el gráfico. Si observa la pestaña Diseño, encontrará dos opciones muy útiles
relacionadas con los Datos:
[Fecha]
El botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente cuadro de diálogo:
103
En el campo Rango de datos del gráfico, debe indicar el rango de celdas que se tomarán en cuenta
para crear el gráfico. En el caso de la imagen, se ha englobado de la celda A4 a la G8. Para escoger
los datos puede escribir el rango o bien pulsar el botón y seleccionar las celdas en la hoja.
Una vez que haya delimitado los datos a utilizar, Excel asociará unos al eje horizontal (categorías) y
otros al eje vertical (series). Teniendo en cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos series
para poder crearse (por ejemplo, los gráficos de superficie) mientras que otros, en cambio, como el
que se observa en la imagen se basta con una sola.
Utilizar el botón Editar o Modificar, dependiendo del eje, para modificar el literal que se mostrará en
la leyenda de series del gráfico, o el rango de celdas de las series o categorías. En este caso, por
ejemplo, cambiará Material (Series) por Meses (Categorías).
El botón Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a categorías y viceversa.
Este botón actúa del mismo modo que el que se encontra en la cinta de opciones Cambiar entre filas
y columnas disponible en la pestaña Diseño.
En la siguiente imagen se aprecia la diferencia de cambiar entre columnas y filas los datos.
[Fecha]
104
Si hace clic en el botón Celdas ocultas y vacías, abrirá un pequeño cuadro de diálogo desde donde
podrá elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos o estén ocultas.
Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados en el gráfico. Cuando acabe
de configurar el origen de datos, pulsa el botón Aceptar.
8.3. Formato del gráfico
En la pestaña Diseño podrá encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico.
En la sección Diseños de gráfico podrá agregar o modificar la presentación de los elementos del
gráfico, o bien escoger un Diseño rápido. Estos diseños rápidos incluyen aspectos como incluir un
título al gráfico, situar la leyenda en uno u otro lado, incluir o no las etiquetas descriptivas en el propio
gráfico, etc.
Si por ejemplo, escoge Líneas de la cuadrícula, podrá escoger entre distintas opciones sobre las
líneas a mostrar o la escala de valores a manejar. Inclusive si no le satisface ninguna podrá explorar
más a detalle en la última opción Más opciones de líneas de cuadrícula....
[Fecha]
105
Si el gráfico está seleccionado, también podrás realizar estas acciones a partir de los botones
que aparecen a la derecha de éste, el el primer botón Elementos de gráfico podrá agregar,
quitar o cambiar elementos del gráfico, así como darle formato a cada uno de ellos.
El segundo botón Estilos de gráfico establece un esquema de color y estilo para el gráfico.
El último botón Filtros de gráfico modifica qué puntos de datos y nombres son visibles en su gráfico.
[Fecha]
106
Modificar la posición del gráfico
Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento. Para ello:
 Seleccionar el gráfico.
 Situarse en la pestaña Diseño de las Herramientas de gráficos.
 Pulsa sobre el botón Mover gráfico que encontrará en la sección

Ubicación.
 Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
[Fecha]
 La opción Hoja nueva permite establecer el gráfico en una nueva hoja.

107
 En la opción Objeto en podrá mover el gráfico a una hoja ya existente, el gráfico quedará
flotante en la hoja y podrá situarlo en la posición y con el tamaño que elija. Esta es la forma en
que se inserta regularmente cuando se genera un gráfico.
Nuevos tipos de gráfico
Excel 2016 contiene 6 nuevos tipos de gráficos, con las mismas opciones de formato enriquecido
que el resto, para ayudarle a crear visualizaciones de datos de información financiera o jerárquica o
para revelar propiedades estadísticas en los datos.
Los 6 nuevos tipos de gráficos son: el gráfico de rectángulos, el gráfico de proyección solar, el
gráfico de cascada, el remodelado gráfico de histograma, el diagrama de pareto, y el gráfico de
cajas y bigotes.
La herramienta Mapas 3D de Excel 2016 es una utilidad de visualización de datos tridimensionales

que permite explorar la información de formas muy distintas a las tradicionales tablas y gráficos. Con
los mapas 3D, podrá representar datos geográficos y temporales en un globo terráqueo 3D. Para
trabajar los mapas 3D es necesario tener los privilegios del usuario para accesar a los servicios de
asignación de Microsoft Bing, ya que la funcionalidad puede estar limitada.
[Fecha]
108
La herramienta Mapas 3D en el botón correspondiente del grupo Paseos, de la pestaña Insertar.
Nuevos estilos predeterminados para dar una mejor apariencia y un formato más rápido a las formas
(cajas, botones, etc.).
[Fecha]
109
9. Listas de datos
La lista de datos es un conjunto de filas de una hoja de cálculo que contienen datos relacionados,
como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y números de teléfono de clientes. Una
lista de estudiantes de una escuela o bien una lista de personal de una empresa, puede utilizarse
como una base de datos en que las filas corresponden a los registros y las columnas a los campos. La
primera fila de la lista corresponde a los rótulos de las columnas.
Una base es un área de una hoja de cálculo que se usa para organizar, administrar y recuperar
información. Una base de datos de Excel se puede emplear para:
 Buscar y utilizar criterios definidos para encontrar datos específicos.

 Ordenar alfabética o numéricamente toda o parte de una hoja de cálculo
 Extraer subgrupos de datos con base en los criterios que se definen
 Simplificar la edición, cambio y eliminación de datos de la hoja de cálculo
 Imprimir datos organizados para propósitos específicos.
En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de una base de datos.
Campos
Datos de los
campos Registros
Cada fila del rango contiene un registro de la base datos y cada columna contiene un campo o
categoría de datos.
Para que una tabla sea reconocida en Excel como base datos, la primera fila de la tabla debe contener
los nombres de los campos (nómina, nombre, apellido, edad, departamento)
[Fecha]
Ordenar y filtrar datos

Excel facilita la organización y creación de informes con los datos de una lista.
110
Ordenar para organizar los datos de una lista en orden alfabético, numérico o cronológico.
Filtrar para encontrar y trabajar rápidamente con un grupo de datos sin tener que moverlos u
ordenarlos.
9.1. Ordenar datos en una lista
Puede reorganizar las filas o las columnas de una lista basándose en los valores que contiene,
ordenándolos. Al ordenarlos, Excel reorganizará las filas, las columnas o las celdas individuales
utilizando el orden que se especifique.
El criterio de ordenación constituye la forma de organización de los datos deseada. Por ejemplo,
cuando se usa un criterio de ordenación ascendente, los números se ordenan del 1 al 9; el texto de A
a la Z, y las fechas en orden cronológico. En el orden descendente, los números se ordenan del 9 al 1;
el texto de la Z a la A, y las fechas de la más antigua a la más reciente.
Para realizar esta tarea efectúa los siguientes pasos:
En la cinta, selecciona la ficha Datos en el grupo Ordenar y filtrar.
Para ordenar de números más bajos a números más altos, haz clic en ordenar de menor a mayor
Para ordenar de números más altos a números más bajos, haz clic en ordenar de mayor a menor
En el cuadro de diálogo Ordenar, se puede indicar cuál columna tiene mayor prioridad y según el
criterio o el orden. Puede agregar más niveles de ordenación utilizando otro campo, como si fuera un
nuevo criterio.
[Fecha]
111
9.2. Filtros
Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen con los criterios que hayas especificado
y ocultan las filas que no deseas ver. Tras filtrar los datos, puedes copiar, buscar, modificar, aplicar
formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver
a organizarlos ni moverlos.
También se puede filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada
filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos.
Se puede crear tres tipos de filtros con Autofiltro: una lista de valores, por un formato o por criterios.
Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por
ejemplo, al filtrar por color de celda o por una lista de números, pero no ambos; se puede filtrar por
icono o por filtro personalizado. Excel proporciona dos tipos de filtros. En la pestaña Inicio en el grupo
Modificar se encuentra el botón Ordenar y filtrar y en la pestaña Datos en el grupo Ordenar y filtrar
se encuentra el botón Filtro y Avanzadas, éste ultimo realiza opciones de filtrado con criterios más
complejos.
Cuando se aplica un filtro, éste oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar, es decir las
que no cumplan con el criterio establecido.
Selecciona un rango de celdas que contenga datos alfanuméricos.

[Fecha]
En la cinta Inicio; en el grupo Modificación, hacer clic en Ordenar y Filtrar y a continuación en

Filtrar.
112
En la tabla de datos que muestra la imagen se visualizan botones que permiten desplegar opciones de
criterio. (puntas de flecha en los campos).
Al hacer clic en el botón de lista desplegable, Excel presentará una lista con flechas con una muestra
de cada dato diferente que hayas encontrado en la columna
En la lista de valores, activa o desactiva una o más valores para filtrar los datos que desea, la lista de
valores pude llegar a tener hasta un máximo de 10000 entradas. Si la lista es grande, desactiva
Seleccionar todas en la parte superior y, a continuación seleccionar valores concretos para filtrar.
[Fecha]
113
10. Glosario
Área de destino Rango de celdas que se seleccionan para conservar los datos resumidos. El área
de destino puede estar en la misma hoja de cálculo que los datos fuente o en una
hoja de cálculo diferente.
Área de pegado El lugar de destino para los datos que han sido cortados o copiados.
Área de trazado Área de un gráfico en la que se trazan los datos.
Área gráfico Toda la región que rodea al gráfico, ubicada inmediatamente fuera del área de
trazado.
Área fuente Rango de celdas de donde se obtiene los datos para resumir en un área de
destino especificado.
Autoformato Características de formato, tales como diseño y letra que pueden aplicarse
rápidamente a una tabla o gráfico, para cambiar su apariencia.
Barra de estado Barra ubicada en la parte inferior de la pantalla que muestra información de un
comando seleccionado o una operación en curso.
Barra de fórmulas Barra ubicada en la parte superior de la ventana de Excel que se usa para
escribir o editar valores o fórmulas en las celdas o en gráficos. Muestra el valor o
la fórmula constante usado en la celda activa.
Barras de Barras sombreadas ubicadas a la derecha y en la parte inferior de la ventana.

desplazamiento Con estas barras es posible desplazarse por todas las filas y columnas de una
hoja.
Casilla de Casilla que indica con una marca de verificación si una opción está activa
verificación prescindiendo del estado de otras opciones en el cuadro de diálogo.
Cuadro de diálogo Es el cuadro que aparece cuando se elige un comando que requiere información
adicional. Puede incluir áreas en las que se puede escribir texto o números, y ver
cambiar la configuración para las opciones relacionadas con el comando.
Cuadro de edición Cuadro en donde se puede escribir texto, número o referencias de celdas.
Fórmula Secuencia de valores, referencias de celdas, nombres, funciones u operadores

[Fecha]
contenidos en una celda, que producen un valor nuevo a partir de valores

existentes. Una fórmula siempre inicia con un signo de igual (=):
114
Función Tipo de cálculo indicado para combinar datos.
Gráfico Representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo.
Gráfico incrustado Gráfico ubicado en una hoja de cálculo y guardado en esa hoja de cálculo al
momento de guardar el libro de trabajo.
Hoja activa Hoja en la que se está trabajando dentro de un libro. El nombre de la etiqueta de
la hoja activa siempre está en negrita.
Hoja de cálculo Una hoja de cálculo consiste en celdas organizadas por columnas y filas. Es el
documento principal utilizado en Excel.
Hoja de gráfico Hoja en un libro de trabajo que contiene un gráfico. Las hojas de gráfico se
vinculan con los datos de la hoja de cálculo y se actualizan al cambiarse los
datos de la hoja de cálculo.
Leyenda Cuadro que contiene entradas y claves de leyendas, que ayudan a identificar las
series de datos (o abscisas) en un gráfico.
Líneas de división Líneas que pueden agregarse al gráfico, que se extienden a partir de las marcas
de graduación de un eje a través del área de trazado. Facilitan la evaluación y
visión de los datos en un gráfico.
Lista Serie rotuladas de filas de hojas de cálculo que contiene grupos similares de
datos, donde las filas son registros y las columnas campos.
Menú contextual Menú que muestra una lista de comandos referentes a un elemento en particular,
dicho menú se muestra cuando se da un clic con el botón derecho del ratón.
Ordenación Manera de ordenar datos de basada en un valor o en tipo de datos.
Portapapeles Área de almacenamiento temporal para los datos que se cortan o copian. Los
datos permanecen en el Portapapeles hasta que se copien o corten otros datos o
al salir de Excel.
Puntos de datos Valores individuales trazados en un gráfico, que se originan en las celdas
individuales de una hoja de cálculo. Los puntos de datos se representan por
barras, columnas, líneas, sectores circulares o de anillos u otras figuras. Estas
figuras se llaman marcadores de datos. Los marcadores de datos de un mismo
color constituyen una serie de datos.
Rango Dos o más celdas de una hoja de cálculo. Los rangos pueden ser adyacentes o
[Fecha]
no adyacentes.
Referencia de Grupo de coordenadas que una celda ocupa en una hoja de cálculo. Por ejemplo,
115
celda la referencia de la celda que aparece en la intersección en la columna B y en la

fila 3 es B3.
Rótulo de datos Rótulo que provee información individual acerca de un marcador de datos.
Dependiendo del tipo de gráfico, los rótulos de datos pueden mostrar valores,
nombres de series de datos (o abscisas), porcentajes o una combinación de los
mismos.
Seleccionar Resaltar una celda o rango de celdas en una hoja de cálculo.
Selección no Selección de datos, celdas o rangos de celdas que no se tocan.

adyacente
Selector de grupo Flecha que muestra información a detalle de la herramienta utilizada.
Serie de datos Grupo de puntos de datos relacionados, trazados en un gráfico, que se originan
en columnas o filas individuales de una hoja de cálculo. Cada serie de datos en
un gráfico se distinguen con un color o con un diseño único.
Tabla Datos sobre un tema específico que se almacenan en registros (filas) y en

campos (columnas).
Títulos a imprimir Filas o columnas elegidas para su impresión en la parte superior o a la izquierda
de la página de las hojas de cálculo seleccionadas. Los títulos son parte de la
hoja y no están en los márgenes, como los encabezados y los pies de página.
[Fecha]
116
[Fecha]
117

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CENTRO DE INFORMATICA MANUAL DE EXCEL BÁSICO

“UANCV – JULIACA – PUNO “UANCV – JULIACA - PUNO”

EXCEL BÁSICO 2016

2.3. Desplazamiento dentro de la hoja ...........................................................................................................21

2.4. Insertar y eliminar hojas ..........................................................................................................................23

5.3. Alineación de datos..................................................................................................................................50

5.5. Agregar relleno ........................................................................................................................................55

Referencias relativas ...........................................................................................................................................91

Referencia mixta .................................................................................................................................................97

Al finalizar el curso los participantes aplicarán las herramientas básicas de Excel en la

1.1. Iniciar Excel 2016

encontrar la aplicación de Excel, debemos pulsar en , que es la primera

O bien desde el escritorio siempre y cuando este como un acceso directo.

Para cerrar Excel 2016, puede utilizar cualquiera de las siguientes

• Hacer clic sobre el menú y elegir la opción .

1.2. Pantalla inicial

Barra de acceso rápido

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida

Es un campo de texto donde podrá introducir palabras o frases sobre lo que

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado.

1.3. Abrir, guardar y cerrar un libro de trabajo

Hacer clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior

Contiene elementos como: Información, Abrir, Guardar como o Imprimir. Al

1.4. Crear, guardar, guardar como, abrir y cerrar libros de trabajo

 Nuevo, para la creación de un nuevo documento.

 Imprimir o hacer un cambio importante.

Guardar cambios automáticamente

Cerrar un libro de trabajo

Para cerrar un libro de trabajo ir a la ficha Archivo, seleccionar la opción cerrar.

O bien cerrar ventana .

2.1. Funcionamiento de un libro de trabajo

2.2. Desplazamiento en un libro de trabajo

Movemos hacia arriba al pulsar esta flechita.

Movernos hacia la izquierda al pulsar esta flechita.

Selección de hojas en un libro de trabajo

Seleccionar una sola hoja

Selección de hojas adyacente

Selección de hojas no adyacentes

Dependiendo de la configuración que se le da a Excel, al presionar ENTER en una celda determinada

2.3. Desplazamiento dentro de la hoja

ejemplo, A4 será una celda ubicada en la columna A y en la cuarta fila

2.4. Insertar y eliminar hojas

• Seleccionar el menú Insertar.

O bien pulsar la combinación de teclas Mayús + F11.

2.5. Cambiar el nombre de la hoja

1. La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.

Si se observa en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionará, tal como:

• Escribir el nuevo nombre y pulsar ENTER.

El segundo método es mucho más directo y rápido:

• Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja, es decir en su etiqueta .

Cambiar el color a las etiquetas de hoja

• Seleccionar el menú Formato de la pestaña Inicio.

2.6. Mover y copiar hojas

Seleccionar la hoja y arrastrarla por

Al soltar el botón del

Mover una hoja a otro libro de trabajo

Para mover o copiar una hoja, realiza las siguientes acciones:

Se visualizará el siguiente cuadro de diálogo.

Elegir el comando Mover o Copiar hojas

Indicar si se desea que se haga una copia y Aceptar

3. Creación de la Hoja de Cálculo

Por ejemplo escribir en la celda B4, Nombre del empleado