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Manual de Usuario

Cuando se ingresa por primera vez al sistema se mostrará la siguiente pantalla,


colocamos el nombre de usuario y contraseña y se da clic en ingresar.
Si los datos del Usuario son válidos entrará a la ventana principal, en la cual se
puede observar:
• Cantidad de correspondencia para cada una de sus prioridades (esto solo
para el administrador del departamento)
• Las correspondencias con menos de 7 días, más de 7 días y más de 15 días,
para alertar al usuario sobre sus correspondencias.
• Las correspondencias del usuario
• La actividad reciente que haya realizado dentro del sistema.
• Botón de usuario en la esquina superior derecha.
• Buscar por número de historia
• Menú vertical ubicado a la izquierda
Dando clic en mis correspondencias, se mostrara la siguiente pantalla donde aparecerán todas las
correspondencias pertenecientes al usuario con un resumen de la correspondencia comprendido
por: Asunto, N.-Oficina, Prioridad y Estado.

Dentro de este módulo existe la posibilidad de buscar la correspondencia por rango de fecha y
luego para una búsqueda más específica con una palabra clave.
Al dar clic e correspondencia, aparecerá la pantalla para poder cargar las correspondencias de la
siguiente forma:
Fecha/Oficio: La fecha en la que se recibió la correspondencia.
Historia: código otorgado en secretaria.
N° Oficio/Memo: código que tenga la correspondencia para su seguimiento.
Interno/Externo: El tipo de correspondencia, se podrá elegir entre Interno, Externo.
Dirección: Estado, Municipio y Parroquia, este último opcional.
Ente: Institución que envió la correspondencia.
Responsable: Persona que envió la correspondencia.
Nacionalidad y Cedula: De la persona que envió la correspondencia, es opcional.
Tipo de requerimiento: Se podrá elegir, dotación, infraestructura o dotación/infraestructura.
Asunto: Descripción observada en la correspondencia, es opcional.
Respuesta: Dada por la departamento, es opcional.
Observación: Dada por el departamento, es opcional.
Estado: Abierto, Cerrado, Duplicado, invalido, todas las correspondencias deberán ser creadas con
el estado inicial “Abierto”
Prioridad:
Al dar clic en Departamentos se puede observar los departamentos ya creados cada uno con
botones de acción: Editar y Eliminar.

También se pueden crear nuevos departamento en el botón Agregar Departamentos y se


mostrará la siguiente pantalla, rellenando los campos solicitados se presiona Guardar y se
agregará el nuevo departamento.
Dando clic en Grupos, se puede observar los grupos ya creados cada uno con botones de acción:
Editar y Eliminar.

También se pueden crear nuevos departamento en el botón Agregar Grupos y se mostrará la


siguiente pantalla, rellenando los campos solicitados, (se puede guardar con uno o más roles) se
presiona Guardar y se agregará el nuevo grupo.
Dando clic en Usuarios, se puede observar los Usuarios ya creados cada uno con botones de
acción: Editar, Ver y Desactivar, los usuarios no se pueden eliminar.

También se pueden crear nuevos Usuarios en el botón Agregar Usuario y se mostrará la siguiente
pantalla, rellenando los campos solicitados, se presiona Guardar y se agregará el nuevo usuario.
Al dar clic en Búsqueda Avanzada, se muestra una pantalla donde podemos buscar las
correspondencias por rango de fecha, también por historia, asunto, ente, responsable, cedula o
usuario, para esta opción debemos primero seleccionar algunos de los ítems rellenar el campo y
presionar Go, después de usar una de estas búsquedas se puede hacer una segunda búsqueda por
palabra clave en el campo Buscar que está arriba de las correspondencias.

El botón Exportar a Excel, sirve para descarga una o más correspondencias y será mostrada de
manera horizontal en documento, recomendable utilizar para exportar correspondencias en lotes.
Al dar clic botón mi perfil se podrá observar y editar los datos del usuario.

Aparecerá la siguiente la pantalla, se puede editar los datos del usuario, para cambiar la
contraseña se deberá hacer clic en botón si y luego en guardar.
Al dar clic botón Configuración se podrán hacer ciertas reconfiguraciones sobre el sistema

Aparecerá la siguiente la pantalla, permitiendo realizar la reconfiguración Tiempo de inactividad,


cantidad de correspondencia en el panel y cantidad de bitácora en el panel, una vez colocado los
datos deseados se presionara Guardar y la reconfiguración será exitosa pero no será apreciada
hasta un nuevo refrescamiento de la pagina.