REUNIÓN APROBACION - FLUJO DOCUMENTAL PROCESO

RADICACION DE CUENTAS PARA PAGOS RECURSOS HUMANOS

Fecha: 2019-02-27 Lugar: Bogotá D.C.
Nombre Cliente o Proyecto: Secretaría Distrital de Integración Social – SDIS
Hora de Inicio: 09:00h Hora Final: 11:00h
Objetivo: Prueba funcional y aprobación flujo documental del procedimiento de Radicación de
cuentas para pagos de recursos humanos con los usuarios funcionales.

CONTROL DE ASISTENCIA A LA REUNIÓN

AGENDADOS ASISITIERON SI /
ASISTENTES EMPRESA
SI / NO NO
Nasly Pisciotti SI SI SDIS
Deisy Yolima Gutierrez SI SI SDIS
Deyanira Sanchez SI SI SDIS
Diana Marcela Caucali SI SI SDIS
Alvaro Daniel Ramirez R SI SI SDIS
Alvaro Pinzón SI SI SDIS
Hans Cruz SI SI SDIS
Anyerson Ortiz N SI SI SDIS
Fredy Alberto Cubides SI SI Analítica
Camilo Hernández Rincón SI SI Analítica
DESARROLLO DE LA REUNIÓN

Se realizan pruebas funcionales del flujo de trabajo construido en AZDigital con los asistentes, explicando
el flujo documental, las colecciones y bandejas de entradas creadas para la ejecución del mismo.

Se menciona que ni el flujo documental ni las actividades tienen tiempo parametrizado por indicaciones
de los usuarios funcionales (Nasly y Deysi), de igual manera se indica que la herramienta permite
configurar los tiempos cuando lo requieran.

Durante la prueba se muestran las bandejas de entrada (por centro de costos) que previamente habían
solicitado los usuarios funcionales para la ejecución del flujo, los usuarios funcionales solicitan eliminar
dichas bandejas de entrada y reemplazarlas por una única bandeja de entrada llamada “Giradores de
cuentas” donde llegaran las carpetas digitales con las planillas y MC14 firmadas, se determina que cada
referente técnico deberá nombrar estas carpetas con el número de planilla y nombre del centro de costos
para iniciar el flujo documental.

Adicional los usuarios funcionales solicitan crear las bandejas de entrada “devolución contabilidad y
devolución cuentas” para las devoluciones en las actividades 5 y 6.

El flujo documental termina en la bandeja de entrada de verificación de firmas.

El equipo de gestión documental debe definir la serie documental a la cual finalizado el flujo se
trasladaran los documentos de acuerdo a las TRD.

Se anexa a la presente acta:

 El Instructivo que soporta el proceso “Radicación de Cuentas para pagos de Recursos Humanos
V2”.
 Imagen del flujo documental (versión 1 y 2) revisado, ajustado y aprobado.

COMPROMISOS
ID Actividad Responsable Fecha
Agendar reunión para el viernes
1 de marzo a las 8:00 am en la
SDIS
1 cual se realizaran pruebas con 01-03-2019
el cargue de documentos reales
en cada actividad.
Crear las bandejas de entrada:
 BDE - devolución
contabilidad.
 BDE – devolución
cuentas.
 BDE – Giradores de
cuentas.
 Ajustar el flujo de
trabajo documental, de
2 acuerdo a los nuevos Analítica 28-02-2019
ajustes solicitados por
los usuarios funcionales,
esto el 28 de Febrero de
2.019.
 FIRMAS
POR SDIS: POR ANALITICA:
Firma: Firma:
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
Firma: Firma:
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
Firma: Firma:
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
Firma: Firma:
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
Firma: Firma:
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
Firma: Firma:
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
Firma: Firma:
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
Firma: Firma:
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
Flujo documental procedimiento Radicación de Cuentas Para Pagos Recursos
Humanos (Versión 2)
Flujo documental procedimiento Radicación de Cuentas Para Pagos Recursos
Humanos (Versión 1)