MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO

PÁGINA 1 de 32

Modelo de Equipos de Alto Desempeño

 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 2 de 32

Generalidades sobre equipos de alto desempeño

¿Qué es un equipo?

Es un grupo de personas comprometidas con un propósito común, que cooperan

para lograr resultados excepcionales.

Los miembros del equipo son la parte fundamental de este, ya que son
personas comprometidas con el éxito del equipo, que saben cómo exponer sus
ideas y escuchar las de los demás, que además se enfrentan a los problemas en
lugar de huir de estos, se enfocan en las posibilidades y alternativas de solución
y no únicamente en los riesgos y peligros que estos representan y nunca en la
búsqueda de culpables.

Para poder trabajar en equipo, entre las principales claves es que cada miembro
del equipo entienda plenamente el objetivo que se busca lograr y el porque es
esto importante, y asuma las responsabilidades que su rol como miembro del
equipo requiere. Esto es vital debido a que:

 Los equipos generalmente se ven involucrados en procesos y proyectos

importantes para el éxito del negocio.

 Trabajar en equipo requiere la dedicación y el compromiso de todos los

miembros del equipo.

 Cada miembro del equipo tiene una opinión muy valiosa que ofrecer para
la solución de problemas.
 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 3 de 32

Cada integrante del equipo debe:

1.- Comprometerte a ser parte del éxito del equipo.

 Entender y mantenerse enfocado en el logro de los objetivos del equipo.
 Ayudar a que le equipo logre sus objetivos.
 Dar su opinión cuando vea que el equipo se desvía de sus objetivos.
 No olvidarse que se está trabajando con otras personas, no solo.

2.- Colaborar con su equipo para poder enfrentar los problemas que se
presenten.
 Compartir sus ideas con el equipo.
 Escuchar a los demás, construir soluciones sobre ideas ya expuestas.
 Expresar su apoyo a otras ideas.

3.- Ser responsable por las cosas que hace y dice.

 Mantener sus compromisos con el equipo.
 Entender como nuestras palabras y acciones afectan al equipo.

Los siguientes son algunos de los beneficios que el trabajar en equipo traerá
para nuestra empresa:

Los objetivos corporativos serán alcanzados con mayor facilidad debido a

que cada área de trabajo logrará sus metas las cuales están alineadas.

Los principales indicadores de gestión mejorarán.

 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 4 de 32

Costos menores debido a una menor duplicidad de esfuerzos y mejor

asignación de recursos.

Ambiente de trabajo más flexible y participativo que permite que los

miembros del equipo contribuyan plenamente.

Para el éxito de la empresa será fundamental el trabajo en equipo, ya que sólo

de esa forma podremos alcanzar los objetivos trazados. Está comprobado que
siguiendo el modelo de equipos de alto desempeño (basado en la filosofía de
Calidad Total), un grupo puede lograr grandes resultados, incrementando su
capacidad y satisfacción general en el trabajo.

En este material de consulta encontrarás los seis componentes del modelo de

equipos de alto desempeño que nos servirán de guía para el trabajo que
realizaremos de aquí en adelante.

Un equipo de alto desempeño tiene características bien definidas que lo hacen

altamente eficiente. Estas características se pueden agrupar en los siguientes 6
componentes lo cuales tocaremos a profundidad.

 Dirección
 Liderazgo
 Roles
 Sistemas
 Comunicación
 Relaciones
 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 5 de 32

I. Dirección

La DIRECCION de un equipo es aquel componente que indica el propósito del

equipo, su razón de existencia y los objetivos y metas específicas que éste debe
alcanzar para satisfacer las necesidades de sus clientes. Estos objetivos deben
ser establecidos de común acuerdo con los jefes, y deben estar alineados a los
objetivos corporativos de la empresa. Es el rol de los jefes garantizar que los
equipos de sus áreas tengan este alineamiento en sus objetivos. Es la
responsabilidad de cada miembro del equipo entender dicho alineamiento con
los objetivos corporativos. Este elemento de dirección (visión, misión, valores,
objetivos y estrategias) debe ser entendido y compartido por todos sus
integrantes en forma íntegra. Un equipo sin dirección común anda perdido, sin
un rumbo o destino claro, tal vez incluso, algunos integrantes traten de ir en
direcciones contrarias generando aún mayor estrés y desorientación entre sus
compañeros y otros equipos. Por el contrario, cuando un equipo y cada uno de
sus integrantes comparten una dirección común son capaces de avanzar y
superar los obstáculos con mayor facilidad hasta el logro de sus metas.

El elemento Dirección está comprendido por la Visión (imagen futura de lo que

se desea alcanzar y responde a la pregunta ¿cómo nos vemos en el futuro?), la
 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 6 de 32

Misión (la razón de ser del equipo y responde a la pregunta ¿para qué estamos?),
los Valores (describe los componentes más importantes para la empresa que
debe reflejarse en nuestro comportamiento y responde a la pregunta ¿qué
comportamientos valora la empresa en sus empleados?), los Objetivos (describe
los resultados que la empresa desea que el equipo alcance en un periodo
determinado) y las Estrategias (describe el como alcanzaremos dichos objetivos).

¿Por qué establecemos una dirección?

 Describe los resultados que deseamos alcanzar.

 Identifica las formas en que planeamos lograr los resultados.

 Enfoca y canaliza la energía de la organización.

¿Qué hacen los equipos efectivos con ella?

 Desarrollan una visión futura de lo que desean alcanzar lo cual los

entusiasma y compromete (¿Dónde queremos llegar?).

 Documentan su misión por escrito (¿Para qué estamos?)

 Establecen objetivos desafiantes, alcanzables, retantes y medibles (¿Qué

queremos lograr?, ¿Cómo sabremos que logramos el éxito?).

 Definen las estrategias y planes para alcanzarlos (¿Cómo lo haremos?).

 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 7 de 32

A) La Visión

Panorama claro de qué es lo que queremos crear para el futuro, o descripción del
estado final deseado. Se establece en tiempo presente.

Pregunta clave: ¿Dónde queremos llegar o qué deseamos ser?

Características:
 Es el futuro ideal.

 Debe ser grande.

 No tiene restricciones.

 Describe relación con clientes.

 Describe valores internos, comportamientos y códigos de conducta de la

organización.

B) Misión (Propósito):

Describe la razón por la que existe el equipo.

Características:
 Proporciona claridad y enfoque
 ¿Por qué existimos?
 ¿Cuál es nuestro negocio?
 ¿Qué cosa importante debemos lograr?
 ¿Cuál es la contribución única y relevante que hace este equipo que
los otros no hacen?
 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 8 de 32

 Añade significado al trabajo.

 Ayuda a tomar decisiones.

 Clara y concisa (breve).

C) Objetivos:
Definiciones:

Son enunciados escritos sobre resultados a ser alcanzados en un periodo

determinado, describen lo que debe cumplirse. Es el compromiso de logro del
equipo para el periodo dado. El equipo deberá entonces esforzarse en la
búsqueda del logro de dicho objetivo.

Sirven de guía para la toma de decisiones, evaluación del desempeño.

Características:

Claridad: Un objetivo debe estar claramente definido, de tal forma que no deje
ninguna duda en aquellos que son responsables de lograrlo.

Flexibilidad: Deben ser lo suficientemente flexibles para ser modificados cuando

las circunstancias lo requieran.

Medible o mesurable: Los objetivos deben ser medibles en un horizonte de

tiempo para poder determinar con precisión y objetividad su cumplimiento.

Realista: Deben ser factibles de lograrse.

 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 9 de 32

Coherente: No deben contradecirse.

Motivador: Deben representar un reto para las personas responsables de su

cumplimiento.
 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 10 de 32

II. Liderazgo

El LIDERAZGO es el segundo componente de un equipo efectivo de trabajo. Una

vez establecida la dirección, necesitamos ahora que cada miembro del equipo
demuestre su liderazgo para lograr alcanzar las metas.

Todo líder debe tener claro su objetivo, dónde quiere llegar, y también debe
saber cómo llegar ahí. Para ello tendrá que motivar a su equipo a seguirlo,
entendiendo y trabajando con el equipo a superar las barreras que encuentren
en el camino. El líder debe velar porque el equipo cuente con los recursos
necesarios para lograr la meta.

Para ello el líder debe demostrar una actitud de compromiso incondicional con
respecto a las responsabilidades y metas asignadas. Debe mantener su enfoque
en las posibilidades y alternativas de solución. Debe mantenerse firme a pesar
de los problemas que encuentre en el camino.

Un equipo con dirección pero sin liderazgo permanece inmóvil o retrocede pero
no avanza ni logra superar los obstáculos. Es necesario que sus integrantes sean
valientes y afronten con decisión sus responsabilidades.
 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 11 de 32

Un equipo de alto desempeño utiliza el liderazgo compartido, es decir, cada uno

de los miembros es responsable de liderar alguna actividad o tarea del equipo,
de esa forma obtendremos mejores resultados. En un equipo de alto desempeño
los jefes o el líder no concentra el liderazgo de todos o la mayoría de proyectos y
metas ya que estas son asumidas en forma equitativa entre los integrantes del
equipo. Esto no tiene por objetivo restarle poder o importancia a los jefes y
líderes, todo lo contrario, se trata de potenciar al máximo el desempeño de todos
sus integrantes. Los jefes y líderes de los equipos tienen de igual forma asegurar
que sus equipos logren las metas trazadas.

Dentro de las características que debe tener un buen líder están:

A) ENVISIONAR

Significa tener una visión clara de lo que puede alcanzarse, siendo medible a
través de objetivos específicos y sistemas de seguimiento (indicadores).

Características:

 Concentrarse en lo que se puede hacer, no en las limitaciones.

 Es lo que el líder planea medir y recompensar.
 Le da a cada miembro del equipo una dirección/propósito.

En vista que nadie nace sabiendo todo y que todo en la vida requiere un proceso
de aprendizaje, la tarea inicial de un buen líder es el de aprender, preguntar a
los que más saben (expertos, clientes, proveedores, jefes, compañeros, etc.) para
poder formarse una visión futura de lo que se puede alcanzar.
 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 12 de 32

B) ENERGIZAR

Consiste en inspirar a la gente para forjar el futuro.

Características:

 Fija metas, define roles y responsabilidades.

 Se comunica abierta y honestamente.
 Se preocupa por su gente.
 Elabora planes de acción.
 Realiza seguimiento a los resultados y los pendientes.
 Da retroalimentación tanto positiva (celebra los avances y contribuciones)
como negativa (identifica los errores con el ánimo de corregirlos).

C) FACILITAR RECURSOS

Desarrolla la capacidad de su gente, identifica y proporciona las herramientas

necesarias para alcanzar los resultados deseados.

Características:

 Análisis periódico de las desviaciones y asignación de acciones correctivas

con fechas y responsables.

 Es quien logra llevar a los demás a través de cambios hasta la

consecución de los resultados.

 Establece una meta, la dirección y recursos necesarios para lograrla.

 Recompensa y brinda reconocimiento por logros de su gente.

 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 13 de 32

El cuadro Hoshin = Liderazgo

Una manera práctica para facilitar el liderazgo de una persona la encontramos
en el cuadro Hoshin (ver ejemplo abajo).

Este cuadro muestra el avance y los planes para un objetivo específico. Un líder
efectivo debe ser capaz de administrar este cuadro en forma continua ya que es
una excelente herramienta para potenciar su liderazgo. El cuadro Hoshin
cuenta con 3 componentes:
1. Seguimiento de resultados vs. objetivos: muestra la evolución a través del
tiempo de los resultados obtenidos vs. el nivel objetivo de rendimiento.
Permite saber si vamos o no por buen camino.
2. Análisis de las desviaciones: nos muestran mediante el uso de
herramientas de calidad total (diagrama de Pareto, histogramas, análisis
causa efecto, análisis porque-porque, etc.) las causas raíz por las cuales
los resultados esperados no se han dado. Esto es la base para poder
determinar posteriormente un buen plan correctivo.
3. El plan de acción: en este plan se muestran las principales acciones que
deben realizarse con el fin de atacar las principales causas identificadas
en el punto anterior y hace seguimiento al cumplimiento de los planes.
Para ello es necesario identificar responsables de la ejecución de cada
actividad y una fecha esperada para la conclusión de la misma.

El cuadro Hoshín nos muestra los 3 elementos de un buen líder: (1) La visión
se muestra plasmada en el gráfico de control donde se muestran los objetivos
proyectados para el periodo, es decir, nos muestra el futuro deseado; (2) El
cuadro Hoshin también nos ayuda a Energizarnos, pues si es que estamos en
buen camino nos alienta, pero si no es así nos recuerda a cada uno que
debemos tomar acción para corregir, (3) Al estar especificado el plan de
acción con fechas y responsables, nos invita a reflexionar periódicamente
sobre los recursos existentes y necesarios para cumplirlo. Por ende todo líder
 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 14 de 32

responsable de un objetivo debe implementar un cuadro Hoshin de

seguimiento a sus objetivos asignados.

Ejemplo Hoja Hoshin

Control visual: evalua en forma visual el resultado (Feliz:


Costos vs. Presupuesto resultado = meta, Ambar= meta no alcanzada pero tendencia
correcto, Triste=tendencia contraria)
(1) Gráfico de Resultado vs. Objetivo
250.0
(1) Gráfico de Resultados vs. Objetivo.
200.0 - Responde a las preguntas:
¿Dónde vamos?
150.0 ¿Dónde deberíamos estar ahora?
100.0 ¿De dónde venimos?
¿Dónde estamos?
50.0
0.0
-50.0 Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total

-100.0
-150.0 Objetivo

-200.0 Real

-250.0

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total
CGI PPTO acum 43.2 91.4 113.3 142.2 163.5 -1.9 30.6 51.3 65.7 90.6 111.9 183.9 183.9
CGI Real acum -195.6 -150.3 50.0 65.3 65.3
Costo % Vta Obj 2.32% 2.24% 2.17% 2.11% 2.10% 2.41% 2.08% 2.09% 2.11% 2.10% 2.02% 2.17% 2.22%
Costo % Vta Real 2.36% 2.29% 2.21% 2.54% 2.22%
CGI Trimestral 50
(2) Análisis del gap
(2) Análisis del gap
CGI - Responde a las preguntas:
Total ¿Por qué no estamos donde deberíamos estar?
¿Cuáles son las principales causas raíz?
Ingresos
Nota: se utilizan gráficos de pareto, análisis de causa
Depreciacion efecto, o la herramienta que aplique mejor para enten-
Fletes der el problema y sus causas.
Comercial

Funcionamiento

Administración

Personal

Margen SL

-2000 -1500 -1000 -500 0 500 1000 1500

(3) Plan de acción

Actividad Resp. Fecha Impacto (3) Plan de acción
Renegociar margen logístico con UNSC/ME  CEV Hecho 50 mil/mes @ +10%Vta - Responde a las preguntas:
Análisis cobranzas a terceros (p.e. Sancela, Sempar, CISA.)  LB 02-Abr ---- ¿Qué debemos hacer para corregir?
Piloto Centralización Almacenes  RG Abril-Julio sin impacto ¿Cómo eliminamos los principales problemas?
Ahorro alquileres Expansión Centralización Almacenes FT Julio-Dic. 750 mil anual ¿Quién debe hacer qué y para cuando?
Ahorro Fletes x Django  FT 15-Abr 300 mil anual ¿Cuál es el impacto esperado por dichas acciones?
Productividad: proyecto eliminación Verificación  RG por definir por definir
Ahorro Salarios x plan de vacaciones  LB Mensual 100 mil
Disminuir dif. Inventarios= Mejora ERI y Plan de Seguridad  LGV Mensual < 144 mil/año
Mejor control de gasto x dueños de cuentas y rev.mensual  LB Mensual sin impacto
Redefinir margen logístico x farma/consumo/Lima/Provincias  CEV/LB Diciembre Plan 2008
 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 15 de 32

III. Roles

Un equipo con dirección y liderazgo avanza decididamente hacia el logro de sus

metas. Sin embargo, un equipo logra maximizar su organización y eficiencia si
todos los integrantes tienen claro sus ROLES y responsabilidades. Un rol
define lo que la persona a nivel individual debe hacer. ¿Para qué estoy yo?
¿Cuáles son mis responsabilidades individuales?

Además del liderazgo, debemos saber quién va a hacer qué. Los equipos son más
efectivos cuando comprenden el rol de cada uno de los miembros y cómo
interactúan con otros roles para cumplir las tareas.

En un equipo sin roles bien definidos los integrantes duplican esfuerzos para
lograr algo, o en ocasiones nadie toma acción pues piensa que le corresponde a
otro hacerlo. Avanzan con tropiezos y desgastan esfuerzo.

Cuando trabajan juntos definiendo claramente los roles, los miembros del
equipo se crean expectativas de uno y otro. Es por ello que dichas expectativas
deben discutirse y acordarse, ya que influyen en los roles de cada miembro del
equipo.
 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 16 de 32

Estos roles se establecen en base a los objetivos del equipo, el trabajo puede
delegarse en base a las habilidades de cada integrante o según las áreas. La
división de trabajo claramente definida tiene como resultado un uso más efectivo
de la capacidad de cada miembro del equipo, evitándose duplicidad de trabajo y
consiguiendo mejores resultados.

Importancia:
Se aprovecha el conocimiento, ideas, habilidades y la división de trabajo para
generar una sinergia positiva y así asegurar el logro de los resultados.

Los miembros del equipo comprenden la importancia de trabajar de manera

interdependiente.

Los miembros asumen responsabilidades para asegurar el éxito.

Facilita la implementación de sistemas de reconocimiento para recompensar el

trabajo individual y el trabajo en equipo.

Ayuda a confrontar problemas y conflictos cuando ocurren y permite trabajar

con otros para encontrar soluciones.

Los roles del equipo deben quedar documentados para que nadie tenga duda
sobre quien es responsable de qué. Sobre todo en lo relacionado al liderazgo de
los proyectos de mejora y al cumplimiento de las actividades acordadas. Es muy
importante que los roles sean específicos en cuanto a la función principal de
cada integrante y también defina que prioridades o proyectos lidera cada
persona.
 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 17 de 32

IV. Sistemas (o procesos internos del

equipo)

El equipo ahora tiene, dirección, liderazgo y roles bien definidos. Para proceder
a ejecutar las actividades en forma eficiente es necesario que se establezcan
algunos sistemas de trabajo. De otra manera cada persona actuará de acuerdo
con su criterio y experiencia lo cual podría generar desorden en el equipo. Para
garantizar la eficiencia del equipo deben establecerse algunos sistemas de
trabajo (procesos internos para el trabajo en equipo) que le permitan realizar
sus labores de equipo en forma ordenada y eficiente maximizando el tiempo y
efectividad de los integrantes.

Estos sistemas o procesos internos de trabajo les ayudan a determinar cómo

trabajarán juntos de manera eficiente.

Esta forma de trabajar juntos deberá basarse en principios, los cuales servirán
como guías del comportamiento de los miembros del equipo, permitiéndoles
trabajar de manera eficiente.

Los principales sistemas o procesos internos de trabajo en equipo son:

 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 18 de 32

A- Sistema de reuniones efectivas.

B- Sistema para la toma de decisiones.
C- Sistema de seguimiento y control de pendientes.
D- Sistema de planificación de proyectos
E- Sistema de inducción o integración de nuevos integrantes.
F- Sistema de back-up o reemplazos en caso de ausencias de uno o más de
sus integrantes.

En forma adicional el equipo puede indentificar sistemas adicionales a

implementar.

Para cada uno de los sistemas indicados, los equipos deberán reaplicar y
adaptar los modelos ya existentes utilizados por otros equipos y, si fuera posible,
construir sobre ellos, es decir, mejorarlos.

A continuación algunas pautas a tomar en cuenta para cada sistema de trabajo

indicado:

A) Reuniones efectivas:

Para que una reunión sea efectiva debe tener los siguientes componentes:

1) Agenda: en ella se describe lo siguiente:

Propósito: Motivo de la reunión (objetivo).
Agenda detallada: Temas a tratar, tiempos esperados y
responsables de tratar cada punto.
Lugar, hora y participantes
 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 19 de 32

2) Durante la reunión
Tomador de notas: Apunta los acuerdos, fechas y responsables
asignados.
Facilitador / Moderador: Normalmente asume este rol la persona
que convoca a la reunión y se asegura de moderar la discusión de
tal manera de lograr el objetivo de la reunión. En lo posible trata de
mantener los temas de discusión dentro de la agenda prevista. Es
responsable también de “leer” la comunicación corporal de los
asistentes de tal manera de “invitar” la participación de alguien
que está callado pero expresa inconformidad o que intenta
participar sin éxito.
Participación total: Todos deben compartir sus ideas en forma
abierta y honesta y escuchar con respeto las ideas de los demás.

3) Luego de la Reunión
Distribución del Acta: El tomador de notas distribuirá el acta con
los acuerdos tomados a todos los asistentes e interesados.
Ejecución de los acuerdos: Cada persona asignada para el
desarrollo de una tarea debe ejecutarla de acuerdo con lo
establecido o comunicar al líder de cualquier contra tiempo.
Seguimiento: El líder deberá realizar el seguimiento al
cumplimiento de los compromisos.

B) Toma de decisiones
La toma de decisiones dentro de un equipo es un tema fundamental, es por ello
que se debe seguir el sistema de toma de decisiones, el cual se basa en principios
que permitan tomar las mejores decisiones.

A continuación se indican los componentes principales a tomar en cuenta:

 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 20 de 32

Quórum: Para tomar una decisión, primero debe convocarse a las

personas involucradas en el tema.¿Contamos con todos los involucrados
para poder tomar una decisión?
Involucrar a los afectados - ¿La decisión a tomar involucra a otras
personas que no están presentes en la discusión?
Conocimiento u Asesoría.- ¿Tenemos los conocimientos suficientes para
tomar la decisión o es necesario recurrir a un asesor (experto) que nos
pueda orientar en cuanto al tema en cuestión?

Consenso.- ¿Todos los miembros del equipo están dispuestos a apoyar

dicha decisión a pesar que algunos no hayan estado de acuerdo?
Nivel de Autoridad.- ¿Tenemos el nivel de autoridad para tomar la
decisión o es necesario someterla a consideración de los jefes?

Matriz de priorización y selección

Se usa para elegir un problema en particular de varios candidatos, también se

usa para soluciones.

Cada miembro del equipo asignará un puntaje del 1 al 5 al impacto que tiene el
problema o la solución en el cliente y la necesidad de mejora. Luego se sacará un
promedio y ese será el puntaje que se ponga en la columna. Al final, se
multiplican ambas columnas, dando un puntaje final, que será el que determine
que problema resolver primero.
 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 21 de 32

Matriz de Selección de Temas

Impacto en
Temas probables Necesidad de Puntaje final
clientes
mejora

Temas de la La contribución a Diferencia entre el Multiplique el

votación este tema cuenta nivel de desempeño impacto del cliente y
para la satisfacción actual y el deseado la necesidad de
del cliente. por lo clientes. mejora.

C) SEGUIMIENTO DE PENDIENTES
Un equipo efectivo para hacer el seguimiento a los temas pendientes, deberá
manejar una lista de pendientes, en la cual se ponga las actividades por hacer,
los responsables y las fechas límite de entrega. Este documento deberá revisarse
al inicio de cada reunión del equipo.

 Fecha de asignación
 Descripción de la tarea a realizar
 Proceso de solución
 Nombre del responsable a dar solución.
 Fecha límite
 Status

A continuación se muestra un ejemplo:

 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 22 de 32

D) SISTEMA DE PLANEACION

Diagrama de Gantt

Es una representación gráfica del tiempo estimado y/o empleado para ejecutar
las actividades de un proceso determinado.

Suele utilizarse en las etapas de planeación (tiempos estimados) y ejecución

(tiempos reales).

Pasos:
1. Definir las actividades del proceso y su interdependencia.
2. Estimar la duración de cada actividad.
3. Desarrolle el gráfico considerando: inicio, duración, término e
interdependencia.

Ejemplo:
 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 23 de 32

10- 11- 14- 15- 16-

Actividades 3-Ago 4-Ago 7-Ago 8-Ago 9-Ago Ago Ago Ago Ago Ago
Presentación del proyecto
Paso 1:Formación de equipos
Presentación avance tablero
Paso 2: Entender el proceso
Presentación paso 2
Paso 3: Análisis de problemas
Presentación paso 3
Paso 4: Implementación
Presentación de resultados
Documentar

F) SISTEMA DE INDUCCION
Cada equipo debe establecer un plan de inducción para nuevos integrantes el
cual será aplicada cada vez que se integra una nueva persona al equipo. Esto
permitirá que el nuevo integrante pueda conocer en forma programada sus
objetivos, roles y responsabilidades, sistemas, conceptos y procedimientos de
trabajo, y demás normas del área de trabajo que le permitan ser efectivo dentro
del equipo.

Los puntos a tomar en cuenta son:

Objetivos y roles
Presentación con los miembros del equipo y clientes principales.
Orientación sobre los sistemas de trabajo del equipo.
Capacitación en el proyecto La Liga SC.
Capacitación en los procedimientos y políticas de trabajo.
Capacitación en las herramientas de trabajo.
Evaluación.

El sistema de inducción deberá tener la forma de un plan de trabajo con tiempos

estimados y responsables de ejecutar cada actividad.
 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 24 de 32

ACTIVIDAD Resp 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Presentar AB Xx
objetivos
Presentación CD Xx
integrantes
Curso La Liga EF xx xx Xx
Curso SAP CE Xx
Revisión CD xx Xx
tablero de
mando
…… Xx
Evaluación AF Xx

G) SISTEMA DE BACK-UP (REEMPLAZOS O RELEVOS)

Este sistema permite al equipo organizarse en aquellos casos cuando hay

integrantes que por diversos motivos (inasistencias, vacaciones, etc.) dejan de
participar en las actividades regulares del equipo. Para ello el equipo debe
establecer en forma anticipada las personas responsables de asumir el rol y
responsabilidades de la persona ausente de tal manera que el equipo no paralice
sus actividades y pueda continuar con las mismas.

Por ejemplo, debe designarse una persona que reemplaza al líder, al responsable
de la lista de pendientes, etc. y establecer también un quórum mínimo para
llevar a cabo las reuniones del equipo.

Ejemplo de sistema de back-up:

Rol Titular Reemplazo

Líder del equipo Juan Pérez Ricardo Montaner
Líder de la lista de Jorge López Ricky Martin
pendientes
Tomador de Notas Juan Mendoza Rocky Balboa
 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 25 de 32

V. Comunicación

Tenemos ahora un equipo con dirección, liderazgo, roles y sistemas de trabajo.

Durante todo este proceso es necesario trabajar en desarrollar el nivel de
comunicación entre los integrantes del equipo. Los equipos efectivos establecen
expectativas claras, encuentran soluciones que cumplen con las necesidades de
los miembros del equipo, proporcionan y reciben retroalimentación (crítica
positiva) y manejan efectivamente el conflicto.

Es muy importante que nos comuniquemos de forma clara, abierta, honesta y en

el momento oportuno, tanto dentro del equipo como con los clientes y
proveedores, para evitar malos entendidos y cumplir nuestros objetivos.
 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 26 de 32

En un equipo de alto desempeño sus integrantes se comunican en forma abierta

y honesta, se enfocan en escuchar y entender primero y luego hablar, es decir,
buscar primero entender, para luego ser entendido.

De esta forma podremos actuar desde una posición de conocimiento, ya que

hemos prestado atención a lo que la otra persona tenía que decir y ahora
podemos argumentar mejor nuestro punto de vista.

Comportamientos clave para escuchar efectivamente:

1. Enfocarse.- Mantenerse en silencio, mostrar interés por lo que se esta

escuchando, hacer gestos y sonidos alentadores.

2. Reflejar.- Formular preguntas abiertas, repetir lo que la persona nos esta

diciendo para ver si estamos entendiendo, por ejemplo: “A ver si te
entendí, a lo que te refieres es a que…”.

3. Resumir.- Decir lo que se ha entendido.

A parte de escuchar efectivamente, uno debe poder darse a entender, es por eso
que les presentamos los siguientes comportamientos para hablar efectivamente:

1. Organizar.- Determinar las necesidades de la otra persona, planear los

puntos claves a tocar.
2. Expresar.- Introducir el tema, presentar nuestra idea.
3. Revisar.- Estar atentos a las reacciones de la persona que nos escucha,
para ver si estamos siendo claros y nos esta entendiendo.
 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 27 de 32

VI. Relaciones

Finalmente, pero no menos importante en la formación de un equipo de alto

desempeño son las relaciones interpersonales.

El desempeño de un equipo se ve afectado por las relaciones interpersonales

entre sus miembros. De nada nos servirá tener clara nuestra dirección, roles,
sistemas de operación y procedimientos de comunicación si los integrantes del
equipo no mantienen una buena relación laboral entre ellos.

Es por ello que los equipos efectivos crean un clima de cooperación, donde se
reconoce que la capacidad del equipo para cumplir sus objetivos recae en gran
parte en su habilidad para usar los talentos y habilidades individuales de sus
miembros.

Cuando existen relaciones de calidad, los miembros confían y se respetan entre

sí, aceptan sus diferencias y reconocen los logros individuales y del equipo.
 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 28 de 32

Para desarrollar y mantener relaciones de calidad es necesaria una evaluación

regular. Para ello es recomendable solicitar a nuestros compañeros que nos
indiquen cómo nuestro comportamiento les afecta, permitiéndonos identificar y
eliminar los comportamientos que obstaculizan el camino para trabajar mejor.
Para ello se recomienda el Mapeo de Relaciones.

MAPEO DE RELACIONES:

Esta es una dinámica que permite que cada colaborador evalúe el nivel de
relación laboral que tiene con cada uno de los demás miembros del equipo. Para
ello usa la siguiente simbología:

- COLOR VERDE: Relación productiva, buena, fuerte, positiva.

- COLOR AMARILLO: Relación intermedia, aun sin desarrollar, o con temas por
mejorar.
- COLOR ROJO: Relación no productiva, débil, con puntos urgentes por mejorar.
 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 29 de 32

En cada caso el participante indica:

- 2 características buenas de la relación que deben continuar a
futuro.
- 1 característica que debe mejorar. Además debe proponer una o dos
acciones que él mismo realizará para propiciar que esta relación
mejore.

Este “mapeo de relaciones” es muy importante tomarlo de forma positiva, ya que

lo que se busca no es resaltar los defectos de los demás, si no darnos entre los
miembros del equipo una retroalimentación positiva (crítica constructiva), ya
que a veces ciertas conductas o actitudes en el trabajo de uno, sin que nos demos
cuenta, pueden estar afectando el de algún miembro de nuestro equipo.
 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 30 de 32

Anexo I – Formato de Auto Evaluación del Equipo

Item Calificación
Dirección
1.- La dirección del equipo (Visión, misión y objetivos) es
entendida por todos los miembros del equipo y satisface las
necesidades de aquellos a los que el equipo provee de servicios.
2.- Las metas (objetivos) del equipo son desafiantes pero a la vez
cumplibles.
3.- El equipo obtiene los resultados que se esperan de él.
4.- Todos en el equipo conocen los indicadores que miden su
desempeño.
Liderazgo (El lider del equipo)
5.- Dirige y controla adecuadamente al equipo, apoyando de esta
forma el logro de las metas del equipo.
6.- Discute aspectos clave con el equipo y apoya activamente las
decisiones tomadas en consenso por el equipo.
7.- Influye consistentemente en las personas clave para la toma de
decisiones, moviliza recursos y elimina barreras de forma que
todos en el equipo puedan contribuir con su máximo potencial.
8.- Demuestra preocupación por los miembros de su equipo,
desarrollando confianza.
9.- Delega a las personas que tienen la experiencia y
conocimientos necesarios para asumir responsabilidades.
Roles
10.- Los miembros del equipo saben cuándo sus tareas son
independientes y cuando dependen de otros, evitando duplicidad
de trabajo.
11.- Los miembros entienden lo que el equipo espera de ellos para
 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 31 de 32

alcanzar su propósito como equipo y son responsables de ello ante

la organización.
12.- Los miembros del equipo saben cuáles son las fortalezas 1ue
cada miembro ofrece y las usan totalmente.
13.- Los miembros tienen las habilidades necesarias para ejecutar
sus roles.
Sistemas
14.- Las reuniones del equipo son bien planeadas y se ejecutan con
efectividad.
15.- El equipo es efectivo en el manejo de relaciones clave
importantes para su éxito- tanto externa com internamente.
16.- El equipo actualiza o implementa continuamnete mejores
formas de realizar su trabajo.
17.- El equipo tiene un sistema bien definido para la solución de
problemas, toma de decisiones y establecimiento de prioridades.
18.- El equipo cuenta con suficientes recursos para hacer su
trabajo.
19.- El equipo cuenta con un sistema de inducción efectivo para
los nuevos miembros, de manera que se incorporen rápido y se
sientan parte del equipo.
Comunicación
20.- Todos sienten que sus ideas, opiniones y contribuciones
reciben uan atención equitativa antes de tomarse las decisiones.
21.- Las diferencias de conflictos se resuelven abierta y
constructivamente.
22.- La interacción entre los miembros del equipo es abierta y
honesta.
23.- El equipo tiene un sistema bien definido para comunicar/
compartir información de manera rápida y eficiente.
 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 32 de 32

Relaciones
24.- Las diferencias visibles y no visibles (antecedentes
personales, intereses, habilidades) del equipo se aceptan y
utilizan.
25.- Existe confianza entre los miembros del equipo (franqueza,
sinceridad).
26.- Los miembros se apoyan entre sí (demuestran confianza,
lealtad, respeto, aceptan/ofrecen ayuda) promueven el crecimiento
mutuo y son sensibles a las necesidades personales de los demás.
27.- El equipo actúa bajo principios entendidos que establecen
cómo el equipo opera entre sí.
28.- El equipo reconoce y celebra los logros individuales y del
equipo.
29.- Los nuevos miembros del equipo se sienten valorados y
rápidamente se convierten en productivos para el equipo.
30.- El equipo asume la responsabilidad de sus fallas y problemas,
y evita culpar a otras personas o grupos.

Calificación total (sumatoria del puntaje total):

Calificación promedio:

Criterios de calificación:
10 Fuertemente de Acuerdo
Obtiene resultados superiores a corto y largo plazo en forma sostenida.
Excede las expectativas en todos los aspectos.

8 De acuerdo
Implementada satisfactoria y efectivamente.
Existe un sistema sólido y sostenido.
 MODELO DE EQUIPOS EFECTIVOS DE TRABAJO
PÁGINA 33 de 32

6 Ligeramente de acuerdo
Implementada aunque en forma incompleta o parcialmente satisfactoria.
Se ha identificado un “dueño de proceso”.
Los resultados son sólidos pero no sostenibles en el tiempo.

4 Ligeramente en desacuerdo
Los resutlados son insatisfactorios, con mucho campo por mejorar.
Puede que exista un sistema, pero no es entendido por todos o no se ha
comunicado a todo el equipo, no existe un “dueño” del sistema.

2 Desacuerdo
Se ha hecho algún intento peroaún no funciona o no es efectivo.
Se ha identificado un área qu necesita cubrirse.
El resultado todavía no es evidente.

0 Fuertemente en desacuerdo
No se ha hecho nada