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MINISTÉRIO DAS FINANÇAS 01-09-2008 Inspecção-Geral de Finanças

Refª
INSPECÇÃO-GERAL DE FINANÇAS Preparado por _____ __/__/__
Auditoria XX
Instituição: ________________________ Revisto por _____ __/__/__

ANEXO 9 a

AVALIAÇÃO DO CONTROLO INTERNO – PROGRAMA DE AUDITORIA

AQUISIÇÕES DE BENS E SERVIÇOS

Objectivo da auditoria:

 Avaliar as actividades de aquisição, recepção, conferência e armazenagem de bens e


serviços;
 Identificar os pontos fracos do controlo interno implantado, avaliar os seus potenciais
efeitos caso não sejam tomadas medidas para a sua correcção, e formular recomendações
visando a melhoria dos procedimentos;
 Avaliar o cumprimento da legislação sobre a contratação de empreitada de Obras
Públicas, Fornecimento de Bens e Prestação de Serviços ao Estado.

Legislação básica:

 Dec. Nº 54/2005, de 13 Dez., Regulamento de Contratação de empreitada de Obras


Públicas, Fornecimento de Bens e Serviços ao Estado;
 Diploma Min. nº 142/2006, de 5 de Set., Aprova o Modelo de estruturação das Unidades
Gestoras Executoras das Aquisições
 Diploma Min. nº 147/2006, de 8 de Set., Aprova os documentos de concurso para bens e
serviços gerais;
 Diploma Min. nº 148/2006, de 8 de Set., Aprova os documentos de concurso para bens e
serviços gerais de pequena dimensão;
 Diploma Min. nº 151/2006, de 8 de Set., Aprova os documentos de concurso para
serviços de consultoria;

Critérios de Controlo interno: Como deve ser um bom controlo interno sobre Aquisição de
bens e serviços?

Manual Básico de Auditoria Interna – Anexo 9 a– Programa: Aq. de Bens e Serviços


versão1
MINISTÉRIO DAS FINANÇAS 01-09-2008 Inspecção-Geral de Finanças

 Devem existir unidades gestores e executores de aquisições e comissões de recepção que


efectivamente funcionem. No caso dos Orgãos de Estado, o seu funcionamento é
regulado pelo decreto 54/2005 de 13 de Dezembro. A utilização do sistema de concurso
comptetitivo e o papel de UGEA são aspectos muito importantes par um bom controlo
interno
 Deve existir um segregação de funções no processo da execução orçamental.
 É também muito importante que exista e que se recorra a uma lista de fornecedores
autorizados. A aprovação desta lista, bem como a sua alteração não deve ser da
responsibilidade do Departamento de Compras
 Deve existir transparência, documentação e critérios claros para avaliar as propostas dos
concursos
 A contabilidade tem um papel muito importante no controlo interno, para assegurar que
os pagamentos correspondem apenas ao que é reconciliações entre documentos para
pagamento – Factura – Requisição externa – Guia de Remessa – Livro Numerador de
Requisições Externas e de Controlo de pagamento – Existência/utilização física

Manual Básico de Auditoria Interna – Anexo 9 a– Programa: Aq. de Bens e Serviços


versão1
Questões S N Obs. Refª
Aspectos organizativos
 O sector de compras tem uma estrutura adequada em função
MINISTÉRIO
do tipo eDAS FINANÇAS
volume 01-09-2008
de compras que realiza? (v.g. quantos Inspecção-Geral de Finanças
funcionários tem, respectivas qualificações e funções
distribuídas)
 Todas as compras estão centralizadas num único sector? Se
não: que outros sectores efectuam aquisisções (v.g. setor de
transportes, sector do património, o armazém, etc)? Que
articulação existe entre esses sectores?
 As actividades com financiamentos próprios (de doadores,
créditos externos) efectuam as suas compras autonomamente?
 A UGEA encontra-se nomeada e funciona efectivamente?
(anexar despacho de nomeação e verificar a sua composição)
 Existem normas escritas sobre o funcionamento da UGEA, Se
não entrevistar o presidente para recolher a informação
 As compras são baseadas em concursos ou pedidos de cotação,
conforme o estabelecido no Decreto n° 54/2005
 Existe rotatividade de funções do pessoal afecto ao
departamento de compras?
 A Comissão de recepção encontra-se nomeada e funciona
efectivamente? (anexar despacho de nomeação e verificar a
sua composição)
 Existe uma segregação de funções e uma divisão de
responsabilidade entre as seguintes funções:
a) Os departamentos operacionais;
b) A recepção de mercadorias e serviços;
c) O departamento de Compras/Procurement;
d) O armazém;
e) A contabilidade; e
f) A tesouraria.

Realização da compra
 Existem critérios para determinar as necessidades?
(anexar lista dos critérios utilizados)
 As compras têm subjacentes as actividades previstas no
Orçamento ou no Plano de Actividades?
 Caso contrário, é possível estabelecer para determinado tipo de
aquisições a sua subordinação a esse orçamento ou plano?
 Existe algum formulário standard para a solicitação da compra
por parte dos departamentos requisitantes? (Obter um
exemplar)
 Existe uma lista de pessoas competentes para autorizar os
pedidos de compra? (anexar lista dos funcionários autorizados,
respectivas funções ou categoria e assinaturas)
 O sector de compras observa as normas regulamentares
estabelecidas para as aquisições de bens e serviços, decreto nº
54/2005?
 Selecionar X acquisições de concurso e concluir sobre os
procedimentos adaptados (veja os questionários sobre as
modalidades de concursos-checklists de procurement anexos
13 e 14 do manual).
Recepção e conferência dos fornecimentos
 A recepção de compras é centralizada em algum local ou
Manual Básico de Auditoria Interna – Anexo 9 a– Programa: Aq.
sector? de Bens e Serviços
versão1
 Esse sector é independente do das compras?
 Existe algum registo de controlo dos materiais entrados? Caso
contrário, como é assegurado esse controlo?

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