Manual de Beê ERP 2018 Version POS

Manual de usuario: BEE ERP 2018
GENERALIDADES
Si está leyendo este Manual de usuario, es porque ha adquirido la solución completa,
automatizada y especializada en convertir los datos ingresados por sus usuarios en información
valiosísima en la toma de decisiones estratégicas para la organización y desarrollo de la empresa
donde sea implementada.
BeêERP, es la herramienta con

la que podrá visualizar el estado
completo de su empresa,
enfocándose en las áreas principales
o puntos críticos de control sin obviar
el detalle, además de que podrá
evaluarlas con la periodicidad que
usted lo desee, ya sea a través de
gráficos para visualizar de manera
rápida o a nivel numérico para
profundizar
Nuestra empresa fue fundada con el nombre jurídico de Inversión Rivas Romero & cia LTDA,
conocidos comercialmente como Beê Business Suite desde el año 2010, somos un equipo
dedicado y comprometidos con el desarrollo de nuestro país a través del diseño e
implementación de Softwares orientados a resultados reales; Mantenemos una
retroalimentación constante con todos nuestros clientes, quienes como usted tienen
requerimientos y necesitan de información específicas para tomar decisiones acertadas que les
conlleven a su éxito.
El estar en contacto con usted nos permite tener una mejora continua y como resultado entregarle
un software de alta calidad.
Nuestros principales valores son:

 Honestidad
 Ética
 Responsabilidad
 Eficiencia
Ponemos a su disposición un equipo de soporte técnico encargado de solventar alguna duda que
persista después del estudio del presente Manual de usuario y el entrenamiento que haya
recibido.
Los números donde nos puede contactar son:
22202225 - 22240277 – 22524761
Página Web: www.beesys.net
Dirección: Colonial Los robles, del gimnasio Atlás 1c. arriba 1 ½ al sur, casa #124
Correo electrónico: scarleth.ramirez@beesys.net – alejandra.romero@beesys.net y algún correo
adicional de su asesor que se le haya entregado en el momento de su entrenamiento
2
Manual de Usuario Beê ERP= Software orientado a resultados
FICHA TÉCNICA DEL PRODUCTO.
Proveedor: Beê Business Suite
Fabricante: Beê Business Suite
Año de actualización: 2018
Lenguaje de programación: Visual Basic
Base de datos: SQL-SERVER
Compatible con: Windows: 7 y 10
S.O servidor mínimo: Windows 2005 server express o superior
REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE HARDWARE PARA SERVIDOR.
HARDWARE CARACTERISTICAS
Procesador Core i3
Memoria Ram 4Gb de RAM o superior
Disco Duro 250 GB o superior
CD ROM o DVD ROM Requerido
Tarjeta de Red Requerido
Dispositivos de entrada Mouse, Teclado.
Requerimientos adicionales:
 Conexiones de red en excelente estado, ya que el software funciona en un ambiente de
red local
 Terminales con procesador superior a Core 2 duo y 2 GB en Ram
 Computadoras libres de virus.
*Los requerimientos mínimos variarán en base a la cantidad de terminales conectadas al servidor

local
RESTRICCIONES DE USO
LA PROTECCIÓN JURÍDICA DEL SOFTWARE
Este software Beê ERP (Pos, accounting, payroll y time) se encuentra protegido por La Ley de
Derecho de Autor y Derechos Conexos (Ley No. 312) de Nicaragua que protege expresamente
los programas de ordenadores o de cómputo y por El Código Civil en el Título IV del Libro II, a
partir del Arto. 724.
De conformidad con el artículo 5, el autor tiene la plena disposición y el derecho exclusivo de

explotación de la obra, sin más limitaciones que las establecidas en la Ley.
El artículo 19 de la Ley de Derecho de Autor y Derechos Conexos establece que corresponde al

autor los siguientes derechos morales:
1) Derecho a la paternidad, en virtud del cual debe ser reconocido como tal, en particular el
derecho a que se indique su nombre en los ejemplares de su obra, y en la medida de lo posible,
de forma habitual en relación con cualquier uso público de su obra.
2) Derecho a la integridad que le faculta para exigir que se respete la integridad de la obra, por lo
que podrá oponerse a toda deformación, mutilación u otra modificación de la obra cuando pueda
causar o cause perjuicio a su honor, legítimo interés o reputación.
3) Derecho de divulgación, el autor es quien decide si su obra es divulgada, en que forma y
momento.
4) Derecho de retiro o arrepentimiento, que le permite retirar la obra de circulación, previa
indemnización de daños y perjuicios a los titulares de derechos de explotación de la obra.
3
5) Derecho de modificarla respetando los derechos adquiridos por terceros.
El Artículo 20 estatuye que los derechos morales son irrenunciables e inalienables. Corresponde
al autor el derecho exclusivo de autorizar o prohibir la explotación de su obra en cualquier forma
según el artículo 22 de la referida ley. Esta disposición está en concordancia con el 17 del
Reglamento de la Ley.
El Arto. 23 dice El derecho patrimonial es alienable, temporal y sin perjuicio de otras

modalidades, comprende las siguientes:
1) Derechos de reproducción de la obra total o parcial, permanente o temporal, en cualquier tipo
de soporte;
2) Derecho de transformación;
3) Derecho de traducción;
4) Derecho de adaptación; y
5) Derecho de comunicación al público, como:
a) La declamación;
b) La representación, ejecución, en forma directa o indirecta;
c) La proyección y exhibición o exposición pública;
d) La transmisión digital o analógica, o por cualquier medio, por hilo o sin hilo, de sonidos,
imágenes, palabras, a distancia, lo que comprende la captación en sitio público de obras y
producciones protegidas, comprendida la puesta a disposición del público de las obras de
tal forma que los miembros del público puedan acceder a estas obras desde el lugar y en
el momento que ellos elijan;
e) El acceso público a base de datos informáticos por medio de la telecomunicación;
f) Derecho de distribución al público
g) Derecho de alquiler; y h) Derecho de importación.
El mal uso de este software y sin la autorización del fabricante será considerada piratería,
denomina como la reproducción, plagio, uso, distribución o comunicación de los programas por
quien no tiene derecho a ello según los artículos 106, 107 y 111 de la ley de derechos de autor y
derechos conexos ley número 312.
También se considera piratería la fabricación, puesta en circulación y tenencia de cualquier medio
específicamente destinado a facilitar la supresión no autorizada o la neutralización de cualquier
dispositivo técnico que se haya utilizado para proteger programas de ordenador según el párrafo 3
del Arto. 111de la referida ley. El mal uso de este software o sin la autorización del fabricante
acarrea penas civiles y penales, descritas en la ley
.
DELIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD
Beê Business Suite y Empresas comercializadoras del software no son legalmente responsables
por pedidas o daños ocasionados por el uso del software Beê ERP, esto incluye, sin limitarse
exclusivamente a, perdida de información; pérdida de información confidencial, de trabajo o
personal; fallas o mal funcionamiento de equipos informáticos; fallas o mal funcionamiento de
programas, aplicaciones y sistemas instaladas en el mismo equipo; o cualquier otro daño o
pérdida.
Es responsabilidad del cliente verificar la información generada por el Software y en caso de
identificar algún error en los cálculos o procedimientos del mismo, notificarlo de inmediato al
proveedor y hacer valer la garantía contratada.
Por lo anterior expuesto se deriva No es responsabilidad de ninguno de los antes mencionados

las pérdidas o gastos monetarios ocasionados por fallas del sistema hasta donde la garantía lo
permita o de igual forma no es responsabilidad de ninguno de los antes mencionados las multas o
sanciones impuestas por cualquiera de las instituciones gubernamentales del país
4
Es responsabilidad del cliente la compra, autenticidad, legalidad y renovación de licencia de
aplicaciones, programas o sistemas presentes en los equipos informáticos donde esté instalado el
software.
Contenido
Generalidades ..........................................................................................................................2
FICHA TÉCNICA DEL PRODUCTO. .........................................................................................3
REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE HA RDWARE PARA SERVIDOR. ..........................................3
RES TRICCIONES DE US O ......................................................................................................3
Módulo Beê Pos (Ventas y control de inventario) ........................................................................8
Acceso al sistema ........................................................................................................................................................... 8
Dashboard o tablero gráfico de cont rol gerencial Y demás avisos .............................................. 10
Menú Gráfico. ........................................................................................................................ 11
PASOS GENERALES PARA UTILIZAR EL S IS TEMA. ............................................................. 12
Cont eos del sistema. .............................................................................................................. 12
Configuración de porcentajes. ................................................................................................. 14
Configuración de Chequeos. .................................................................................................. 16
Configuración de Cuent as. ...................................................................................................... 19
Configuración de puntos. ........................................................................................................ 20
Configuración Otros. .............................................................................................................. 21
Configuración General del sistema. ......................................................................................... 23
Permisos de acceso. ............................................................................................................. 24
Sub-catálogos o catálogos tipos .............................................................................................. 25
Tipos de Combos..........................................................................................................................................................26
Combos ..........................................................................................................................................................................26
Pasos para crear una plantilla....................................................................................................................................28
Tallas de Productos......................................................................................................................................................30
Tipo de Movimientos de Inventario .........................................................................................................................31
Tipos de Pagos ..............................................................................................................................................................31
Tipos de Clientes ..........................................................................................................................................................32
Tipo de gastos de Importación ..................................................................................................................................33
Tipos de vendedores ...................................................................................................................................................33
Tipo de productos ........................................................................................................................................................34
Grupos de productos...................................................................................................................................................35
Unidades de Medidas..................................................................................................................................................35
Tabla de Descuentos ...................................................................................................................................................36
Catálogo de Monedas .................................................................................................................................................37
Tarjetas de Crédito ......................................................................................................................................................38
Catálogos de Ubicación...............................................................................................................................................38
Catálogo Laboratorio o Fabricante ...........................................................................................................................38
Catálogo de Bodegas ...................................................................................................................................................39
Catálogo de Departamentos ......................................................................................................................................39
Catálogo Municipios ....................................................................................................................................................39
Catálogo caja.................................................................................................................................................................40
Catálogo de Clientes .............................................................................................................. 40
Catálogos de Productos .......................................................................................................... 43
Catálogos de Proveedores ...................................................................................................... 49
Catálogos de Vendedores ....................................................................................................... 50
Movimiento de Inventario ........................................................................................................ 51
MENU DE COMP RAS ............................................................................................................ 53
Pedidos/compras .........................................................................................................................................................53
Numeros de series en compras .................................................................................................................................55
5
Reparación de fecha de vencimiento .......................................................................................................................56
Estado de cuenta por proveedor ..............................................................................................................................56
Saldos por proveedor ..................................................................................................................................................56
MENÚ VENTAS ..................................................................................................................... 57
Adelantos ......................................................................................................................................................................57
Cotizaciones ..................................................................................................................................................................58
Facturación....................................................................................................................................................................60
Módulo de pago ...........................................................................................................................................................64
Arqueo de caja..............................................................................................................................................................65
Productos pendientes de entr ega.............................................................................................................................65
Devoluciones ................................................................................................................................................................66
Revisar Ventas ..............................................................................................................................................................67
Revisar Pagos ................................................................................................................................................................67
Reparación de múltiples cuentas por cobrar ..........................................................................................................67
Números de series .......................................................................................................................................................68
Ventas perdidas............................................................................................................................................................68
Menú Estados de cuent as ....................................................................................................... 69
Recibos de pagos..........................................................................................................................................................69
Cuentas por pagar........................................................................................................................................................70
Movimientos de productos ........................................................................................................................................70
Traslados de bodega ...................................................................................................................................................71
Kardex ............................................................................................................................................................................71
Comparativo de inventario físico vrs digital............................................................................................................72
Crear clientes prospectos ...........................................................................................................................................75
Tipo cliente prospecto ................................................................................................................................................75
Categoría .......................................................................................................................................................................75
Rubro..............................................................................................................................................................................75
Estados de cotización ..................................................................................................................................................76
Tipos de tarea cotización............................................................................................................................................76
Tareas Cotización .........................................................................................................................................................76
Tareas próximas a vencerse......................................................................................................................................77
Cotizaciones próximas a vencerse ............................................................................................................................77
Reportes de CRM .........................................................................................................................................................77
Otras cuentas por cobrar............................................................................................................................................78
Salidas en Consignación..............................................................................................................................................78
Devolución a Proveedores .........................................................................................................................................79
Manufactura .................................................................................................................................................................79
Plantilla de manufactura ............................................................................................................................................80
Contabilidad..................................................................................................................................................................80
Estados de cuenta........................................................................................................................................................86
Notas de Débito/crédito .............................................................................................................................................87
Antigüedad de saldo....................................................................................................................................................87
Notas de débito/ crédito en compras ......................................................................................................................88
Menú Herramientas ................................................................................................................ 89
 Corregir inventario ............................................................................................................................................89
SELECCIONAR IMPRESORA .........................................................................................................................................89
Reiniciar rifa ..................................................................................................................................................................89
Ejecutar rifa...................................................................................................................................................................89
Cambiar código de productos....................................................................................................................................90
Promedio de factura....................................................................................................................................................91
Promociones y descuentos ........................................................................................................................................91
Reparación de costos ..................................................................................................................................................92
6
Cancelación Masiva de cuentas por cobrar ............................................................................................................93
Eliminación de productos nulos ................................................................................................................................93
Verificación de costo moneda Pivote.......................................................................................................................94
Cancelar cuentas por pagar masivas ........................................................................................................................94
Calcular inventario mínimo ........................................................................................................................................95
Menú Producción ................................................................................................................... 95
Plantilla de producción, ..............................................................................................................................................95
Producción ....................................................................................................................................................................96
Proceso de producción ...............................................................................................................................................96
Proceso por plantilla....................................................................................................................................................97
Liquidación de la producción .....................................................................................................................................98
MENU REPORTES ................................................................................................................ 99
7
MÓDULO B EÊ POS (VENTAS Y CONTROL DE INVENTARIO)
Vamos a empezar por mostrarle el software de facturación con control de inventario denominado
Beê Pos
ACCESO AL SISTEMA
Para tener acceso al sistema de Beê Pos, inicie con un doble clic
Al siguiente icono:
Al presionar el ícono anterior, le mostrará la siguiente pantalla de

inicio
Digite su nombre de usuario y clave correspondiente, como lo

haya definido de previo en la configuración.
Para que BeêPos recuerde su usuario en las siguientes sesiones,
presione la opción de recordar usuario y en adelante solo
bastará que digite su contraseña
Si digita por tres veces consecutivas incorrectamente alguno o

ambos de los datos solicitados anteriormente, BeêPos le mostrará el siguiente mensaje:
En tal caso, solo presione Aceptar, espere unos segundos y vuelva a intentarlo cerciorándose de
digitarlos correctamente.
Si persiste el inconveniente, favor comunicarse con soporte técnico de nuestra empresa.
Una vez ha logrado ingresar a BeêPos con usuario y contraseña correcta, en caso de que no
haya almacenado de previo la tasa cambiaria del mes (como veremos a continuación), le solicitará
ingresar la tasa del día, según lo indica en la pantalla que verá a continuación
8
Seleccione aceptar y se le abrirá la siguiente ventana:
BeêPos trabaja con dos monedas (dólares o

córdobas) y requiere que le sea ingresada la tasa de
cambio para el realizar las operaciones de cada día
en base a la misma
Dentro del software tiene 3 maneras de agregar la
tasa:
 Agregarla Diario, solo presione el botón Agregar
y el software le mostrará automáticamente la
fecha de su computadora (es importante verificar
antes que la fecha de la computadora se
encuentre correcta), al lado de la misma, digite
la tasa del día y presione guardar
 Agregarla por un periodo de fecha determinado
aplicando o no deslizamiento.
En tal caso, presione Agregar Var y seleccione

el rango de fecha en que desea aplicar la tasa,
en caso que no digite el monto de deslizamiento,
seleccione la opción Igual y el software le
mostrará la misma tasa de cambio para todo el
periodo seleccionado (en algunos establecimientos trabajan con una misma tasa todo el
mes), en caso de que le aplique deslizamiento, el software le hará el cálculo según el
mismo entre el rango de fechas seleccionado
 Importarla desde el banco central, en tal caso, primero ingrese a la página del banco central,
descargue las tasas en Excel del período que desee, guárdelas en su computadora y en Beê
Pos, presione el botón importar, busque la ruta donde almaceno el archivo de Excel
descargado del banco central en la pestaña Hoja, ponga el nombre de la hoja a importar y le
da cargar, en caso que haya ingresado tasas previas puede
proceder a darle en el botón Actualizar Tasas existentes para
que estas sean modificadas según el archivo, una vez
realizado el proceso darle en el botón Aplicar.
9
DASHBOARD O TABLERO GRÁFICO DE CONTROL GERENCIAL Y DEMÁS AVISOS
En el caso de
haber habilitado el
Dashboard en la
pantalla de
configuración,
luego de haber
digitado la tasa de
cambio, le
mostrará la
siguiente gráfica:
Este tablero gráfico es una extraordinaria herramienta con la cual los jefes, gerentes o
propietarios que tengan en verde el permiso de acceso a la misma, visualizarán inmediatamente
su información más importante en lo que respecta a ventas y recuperación.
En el Dashboard podrá observar:

 Porcentaje de ventas actual según definición de ventas mensuales para toda la empresa
 Principales vendedores, tomando como base la cantidad de participación que han tenido
en las ventas al día de hoy
 Visualización de la recuperación actual
 Principales productos relacionados a las ventas actuales
 Visualización de ventas en productos seleccionado
 Promedio de facturación
 Tendencias.
Cabe destacar que esta pantalla es para ver de manera general la información, si desea verla en
detalle BeêPos se encuentra integrado por más de 100 reportes ricos en información vital.
Para configurar el Dashboard, siga los siguientes pasos: Presione el botón configurar que se le
muestra en la parte inferior de la pantalla gráfica
 Establezca una meta mensual para toda

la empresa (esta meta será almacenada
en la moneda principal con que se
configure BeêPos, como le mostraremos
más adelante)
 Seleccione la cantidad máxima de
vendedores que le mostrará en el gráfico
con el mismo nombre, BeêPos le
mostrará en base a la cantidad de
ventas, los principales vendedores
(recomendamos poner un máximo de 7
10
vendedores, para que el gráfico se pueda apreciar con claridad)
 Seleccione los tipos de productos y productos que desea monitorear
 De igual manera que vendedores establezca la cantidad máxima de productos y tipos que
podrá ver en la gráfica
Esta meta de ventas se ira retroalimentando de las ventas del mes (la meta se puede configurar n
veces, cantidad de vendedores, cantidad de productos y tipo de productos, de los que desee ver
el movimiento a través del dashboard
Otros mensajes que le muestra el sistema al momento de entrar a la pantalla principal:

1. Productos por agotarse (este mensaje lo hace en base a la configuración de inventario
mínimo que haya activado en la pantalla de configuración)
2. Productos por vencerse (Esta opción se activa solo si en la configuración tiene chequeado
la opción Fecha de vencimiento de Productos)
3. Cotizaciones próximas a vencerse (Cotizaciones de Clientes Prospectos) del CRM.
4. Tareas Próximas: Tareas programadas por el vendedor en la cotización para que se
realicen en tiempo y forma (Seguimiento de prospectos con vistas, llamadas, envió de
correos, etc.)
Si desea ver el detalle de cada uno de los avisos mostrados anteriormente, solo selecciona en la
pantalla del aviso correspondiente y BeêPos, le mostrará un listado de cada una
MENÚ GRÁFICO.
El menú gráfico o vertical está dividido en 5 secciones:
Favoritos: En esta sección, el sistema irá almacenando de manera automática las opciones más
utilizadas dentro del sistema para cada usuario.
Movimientos: Permite acceder a las opciones de: Cotización, Compras, Ajuste de Inventario,
Cuentas por Pagar, Ajustar pagos, Movimiento de productos, Número de serie de Compra,
Número de serie de Ventas, salida en consignación, devoluciones a proveedor, Manufactura de
productos, plantilla de manufactura y Asiento
Menú Caja: En este menú podrá acceder a las opciones de: Abrir Caja, Facturar, Cerrar Caja
Cierres de Caja, Estados de cuenta, Notas de Débito y Crédito, Antigüedad de Saldos, Arqueo,
Caja Centralizada, Notas de Débito y Crédito Compras.
Menú Catálogos: Permite acceder a los principales catálogos, como son Clientes, Productos,
Proveedores, Vendedores, tabla de descuento, combos, consultar producto y planilla combo.
Estos son los principales catálogos pero el proceso podrá conocer todos los catálogos en donde
se almacena la información.
CRM: es un módulo de control prospectos y clientes, nos permite acceder a las siguientes
opciones: Clientes Prospectos, Tipos prospectos clientes, categorías, Rubro, Cotización, Estado
de Cotización, Tareas Cotización, cambiar estado de cotización.
Configuración: Permite acceder a los parámetros de configuración del Sistema y a la definición

de permisos de acceso.
11
PASOS GENERALES PARA UTILIZAR EL SISTEMA.
1. Configure el sistema, busque en el menú de texto, la parte correspondiente a

herramientas, seleccione configuración y digite los datos solicitados, en esta parte, es
donde usted seleccionará la numeración de la papelería de su empresa con la que
comenzará a trabajar dentro de BeêPos, registrará los usuarios configurando sus
permisos de accesos, registrará la información general de su empresa y seleccionará los
distintos parámetros con los trabajará, por ejemplo el tipo de costeo para el inventario, la
tasa de cambio, tipo de facturación; Entre otros.
2. Llene todos los catálogos, todos los catálogos se encuentran en el menú de texto, en la
primera opción con el nombre de archivo, después de haber configurado el sistema para
su uso, comience el llenado de catálogos, ya que ellos son la matriz para iniciar BeêPos
con toda su información. Primero se deberán llenar los catálogos tipos y luego los
principales.
3. Realice movimientos: Una vez que ya ha configurado BeêPos y ha grabado toda la

información de los catálogos dentro del mismo y a cargado su inventario, ya puede
proceder a utilizar cotizaciones, facturas, traslados de bodega, pedidos y compras, entre
otros.
4. Emita sus reportes generales y reportes CRM: por último está la parte de resultados,
que son todos los reportes que BeêPos emite, tomando como base la información y los
movimientos que usted y los demás usuarios hayan ingresados
C ONFIGURACIÓN DEL SISTEMA

La pantalla de configuración podrá variar en dependencia de la versión de BeêPos adquirida.
Para entrar al menú de configuraciones Seleccione en el menú gráfico o de texto la opción

Configuración, en el menú de texto se encuentra dentro de la opción de herramientas, al
ingresar a esa opción le aparecerá la pantalla con las siguientes funciones:
C ONTEOS DEL SISTEMA.

Esta parte de la configuración es donde usted podrá continuar con la numeración de los
principales documentos de su empresa como: facturas, recibos, ajustes de inventarios, entre
otros.
Generales: en esta parte configurará los conteos del software

 movimientos de inventario, Si en su
empresa ya registra los movimientos
de inventario (aquellos movimiento
que incrementan o decrementan su
inventario, por causa no relacionadas
a facturas o compras, como es el caso
de la disminución por pérdida o
deterioro), digite el consecutivo con el
que continuará dicha opción, caso
contrario digite 1.
 Facturas, si su empresa ya es un
negocio en funcionamiento, tiene
facturas previas al uso de BeêPos, en
tal caso, digite el consecutivo con el
12
que el software continuaría.
 Compras, en esta parte del BeêPos, se digita el número consecutivo de compras para nivel
interno, ya que las numeraciones de facturas de compras son variadas de proveedor a
proveedor.
 Cierres, Si en su empresa ya hay un documento de soporte para cierres de caja, digite el
consecutivo por el que continuará el software, caso contrario digite uno.
 Promociones aplicadas, si actualmente lleva un control interno con numeración de las
promociones realizadas en su empresa, digite en BeêPos el consecutivo con el que
continuará, caso contrario digite 1
 Recibos de caja, al igual que las facturas, en caso de que se trate de un negocio en
funcionamiento ya tiene recibos de previo realizados, por tal razón digite el consecutivo del
recibo oficial siguiente con el que empezará a trabajar el software.
 Cotizaciones, en el caso de que su empresa lleven un control interno numerado de
cotizaciones realizadas, digite en el software el consecutivo que seguiría, en caso contrario
digite 1
 Devoluciones de los clientes, en caso de que en su empresa lleven un control interno
numerado de las devoluciones realizadas por cliente, digite en el software el consecutivo que
seguiría, caso contrario digite 1
 Cuentas por cobrar a los clientes, en caso de que en su empresa lleven un control interno
numerado de las cuentas por cobrar, digite en el software el consecutivo que seguiría, caso
contrario digite 1.
 Dígitos en ventas, es la cantidad de decimales que aparecerán en factura.
 Ganancia, aquí se establece el porcentaje de ganancia que desee tener sobre los productos
y/o servicios activos dentro de la empresa en base a los costos de los mismos que haya
establecido en la ficha del producto o servicio. Es importante mencionar que este cálculo es
solo sugerido y que puede variar, en caso de que usted le cambie el precio a sus productos.
Otras Numeraciones:
 Conteos de facturas temporales, mientras el usuario facturador está en proceso de
elaboración de factura, BeêPos trabaja con facturas temporales, hasta el momento que
van a imprimir la factura o guardarla el software utiliza el consecutivo oficial, además
puede trabajar con caja centralizada, bajo esta opción, en su empresa puede tener varias
facturadoras simultáneas (conectadas al mismo servidor) y todas estarán trabajando con
facturas de numeración temporal, hasta que cualquiera de las facturadoras, guarde la
factura, la cajera podrá seleccionar y mandarla a imprimir y en ese momento el software
reemplaza la numeración de facturas temporales y le asigna el consecutivo oficial. Por tal
razón la numeración de una factura temporal sirve solamente para control interno y en
configuración es usual que se inicie con 1, por ser una opción única en el software
 Órdenes de Ensamble, al activar esta opción en el software le habilita el poder
posteriormente realizar órdenes de ensamble (orden de trabajo) o bien combinación o
uniones de diferentes productos para dar como resultado un producto terminado, por
ejemplo una computadora (a lo interno está compuesto por varias piezas que tienen
distintos costos, sin embargo al hacer efectiva la orden se le creará un producto final con
su costo unitario)
 Arqueo de caja, al activar esta opción, podrá realizar arqueos de caja a sus cajeras o
bien facturadoras/cajeras.
 Salida de consignación, Al activar esta opción habilita al software para que sus productos
salgan de su empresa bajo el concepto de entrega en consignación.
 Adelantos de Clientes, al activar esta opción, habilita a BeêPos para que reciba dinero de
clientes, emitiendo su correspondiente recibo de caja sin que exista aún una factura y
generando automáticamente una cuenta por pagar en su contabilidad, la cual deberá de
estar registrada y redireccionada de previo (según se explique en la capacitación)
13
 Ventas tarjetas. Al activar esta
opción Beê Pos lleva un registro
consecutivo y numerado de la
cantidad de veces que se ha
utilizado tarjetas de créditos en los
arqueos de caja.
 Remisiones arqueos. Al activar
esta opción, el software llevará el
control consecutivo numérico de
remisiones en los arqueos de caja.
Es decir control del dinero recibido
por otros conceptos que no son
facturación.
 Devolución a Proveedor, Al activar esta opción, habilita al software para poder regresar
productos a sus proveedores
 Días de Consignación, al activar esta opción, habilita a BeêPos para configurar la
cantidad de días que tendrán sus clientes para devolver los productos consignados que
aún no hayan sido facturados
 Traslados de bodega: Si su empresa trabaja con múltiples bodega, es común que se
realicen movimientos de traslados entre ellas, por tal razón es recomendable tener un
documento de soporte numerado, de igual manera en el software le establece a partir de
qué numeración empezará ese conteo
Producción
En esta parte tiene para establecer el consecutivo con el que continuará el software tanto en
producción como en la liquidación de una
Notas de Debito – Crédito: seleccione la numeración con la que el software comenzará el

consecutivo automático, tanto para notas de débito-crédito que le realizan sus proveedores, como
las que usted realiza a sus clientes. En esta misma pestaña encontrará:
 Control de adelantos, si su empresa trabajan con adelantos de dinero (cuando reciben dinero
de un cliente en concepto de adelanto sin que aún le hayan realizado factura), digítele a
BeêPos el consecutivo que deberá de seguir.
 Comparativo de inventario: Beê Pos trae una herramienta que con la que usted podrá hacer
un comparativo entre el inventario almacenado en el software y el levantamiento físico que
realice en su empresa. En esta parte usted le definirá a partir de que numeración empiece a
realizar el consecutivo.
Para hacer cambios en la numeración de los consecutivos seleccione las flechas de cualquiera de
los contadores anteriormente mencionado o simplemente digite el número.
Es importante mencionar que esto se hace una sola vez dentro de BeêPos, una vez configurado
no se deben realizar cambios sin consultarnos previamente, ya que podría afectar reportes,
costos en sus inventarios, entre otras alteraciones.
C ONFIGURACIÓN DE PORCENTAJES .
 Cambiarle el nombre de IVA: en

esta parte se registra el porcentaje de
IVA legalmente aprobado en nuestro
país, actualmente del 15% pero si en
un futuro las leyes modificaran este
valor el usuario administrador deberá
14
modificarlo en el campo correspondiente.
 Intereses (cambiar la palabra interés por porcentaje) ventas de combos: Esto sirve, para
que el sistema le haga un incremento sobre el costo de los combos de manera automática,
tomando como base el porcentaje de incremento que usted le haya determinado en el campo
correspondiente.
 Fotos, cámara digital y documentos adjuntos: en esta opción registra la ruta donde se
guardarán y se cargarán las fotos de BeêPos (imágenes de los productos, fondos, archivos entre
otros). Importante mencionar que si no tiene configurada la ruta, le puede mandar el siguiente
error:
Error al consultar el catálogo de Productos.
Error al querer buscar un producto en los

módulos de Facturación y cotización.
Este mensaje de error se presentará

cuando se desee adjuntar algún archivo al
módulo de Adjuntar en el catálogo de
Producto, si no están las rutas
predeterminadas que apuntan a las
carpetas que se almacenan en la carpeta
principal de BeêPos, no podrá acceder a
las fotos de los productos, a los principales
movimientos ni adjuntar archivos.
Las rutas por defectos deberán apuntar a

la siguiente dirección:
 C:Bee\BeePosPro o Plus (según versión
adquirida)\Fotos
 C:Bee\ BeePosPro o Plus (según versión
adquirida)\\Fotos
 C:Bee\ BeePosPro o Plus (según versión
adquirida)\\Digitalización.
 Fecha de cierre: en esta opción se determina que a partir de la fecha de cierre ya no se puede
realizar ningún otro movimiento de facturas, pagos de recibos, entre otros, si realiza un movimiento
y cambia la fecha para poder hacer el proceso BeêPos mostrará el siguiente mensaje:
15
La utilización de esta opción es muy importante para no alterar los inventarios principalmente
cuando ya se ha realizado un cierre fiscal
 Moneda Nacional: Aquí escribirá el nombre de su moneda Nacional. Esto es independiente al

tipo de moneda con que trabajará el sistema, ya que se refiere a la moneda principal del país.
 Símbolo de la Moneda Nacional: Aquí escribirá el símbolo de su moneda nacional, al igual

que el punto anterior se refiere al símbolo interno de la moneda principal del país.
Una vez configurados los puntos anteriores no podrá editarlos.
 Cliente venta de contado: con esta opción asignará el código 0000 y le funciona como una
cuenta de cliente predeterminado, en la misma se almacenarán todas las facturas que vayan
haciendo de contado y no necesita ingresar a la base de datos clientes que no crea necesarios
tener. Una de las ventajas de tener al cliente contado en la configuración es que con solo entrar al
módulo de la facturación y dar enter, BeêPos asocia al cliente contado con el código ya
mencionado, en el caso de que ese cliente requiera factura con nombre, bastará con que borre el
nombre de cliente de contado y digite el nuevo nombre + el número RUC si lo solicitan, sin
embargo estos datos no quedarán almacenados dentro del software, si desea que dicha
información quede guardada, deberá de registrarlo en el catálogo de cliente
 Moneda principal: Es la moneda principal con la que trabajará Beê Pos una vez la
seleccione, una vez seleccionada la moneda no deberá cambiarla, caso contrario ocasionará
incongruencia en sus costos y reportería.
C ONFIGURACIÓN DE CHEQUEOS.
 Costeo de
Inventarios:
elige el tipo de
costeo que
utilizan en su
empresa para
el inventario
(costo promedio
simple, costo
promedio
ponderado o
costo de
reposición),
puede consultar
con la DGI o su
contador, cuál
es el generalmente aceptado por esta institución. En base al tipo de costeo aquí seleccionado
BeêPos realizará el costeo de su inventario, una vez que se ha definido el tipo de costeo ya no
16
debe de ser modificado, porque causará diferencias significativas en sus cálculos,
produciéndole datos erróneos (no cubiertos por garantía)
 Colocar promociones en una segunda línea: Es un efecto visual en la factura que le refleja
al cliente que el producto en la segunda línea es gratuito reflejándolo con un costo cero.
 Contabilización: al activar esta opción cada movimiento realizado en BeêPos

correspondiente a facturas, recibos, notas de débito y crédito, compras, liquidación de pólizas
entre otro, se verá reflejado automáticamente en BeêAccounting a través de comprobantes
automáticos, siempre y cuando se hayan configurado de previo las cuentas de enlaces
contables correspondientes
 Contabilidad MN: al Activar esta opción independientemente de la moneda principal

seleccionada en la configuración el recibo o la factura caerá en la contabilidad en córdobas en
base a la tasa cambiaria que tenga agregada BeêAccounting.
 Permitir vender debajo del costo: en caso de activar esta opción, El sistema le permitirá
vender por debajo del costo todos los productos (Esta opción solo la puede activar el usuario
administrador). Es recomendable mantenerla desactivada y poder designarle en el catál ogo del
producto aquel producto que se puede vender por debajo del costo.
 Bitácora, esta es una herramienta muy útil en BeêPos, ya que al activarla, podrá visualizar
posteriormente a través de reporte inmodificable, todos los movimientos con fecha que hay an
realizado cada usuario dentro del software.
 Imprimir factura sin vista preliminar: Al tener seleccionada esta opción, al momento de
guardar la factura BeêPos en vez de mostrarle una vista preliminar de la misma, le mandará a
imprimir inmediatamente
 Trabajar con mercancía pendiente de entrega: en caso de que seleccione esta opción,
podrá facturar un producto que no esté en existencia actualmente, al hacerlo BeêPos
generará automáticamente un listado de todos los productos pendientes de entrega, para que
al momento de la aplicación de la compra el usuario pueda descargarlos
 Permitir devoluciones sin nueva factura: con esta opción s podrá aceptar devoluciones de
productos vendidos y regresarle a su cliente el efectivo.
 Agregar producto de detalle uno a uno: cuando habilita esta opción, podrá agregar los
productos iguales a través de la lectora de código de barra uno por uno independientemente
de la cantidad, por ejemplo 10 litros de leche, en vez de escanear uno y digitarle10, pasa a
través de la lectora los 10 litro
 Ver costo en reportes. Al dejar desactivada esta opción, el software omite la visualización
del costo en algunos reportes como:
o Pedidos y Compras
o Traslados de bodegas
o Ajustes de inventarios ( Movimientos)
o Reportes de existencia por bodegas
o Entre otros
 Permitir productos sin existencias (servicios): Esta opción habilita al BeêPos para que
usted pueda registrar servicios.
17
 Grabados de compras con importación y conteo de productos: Al habilitar esta opción
podrá realizar las liquidaciones de pólizas en compras, aplicarles los gastos de internación y
BeêPos prorrateará el costo FOB y actualizará los costos unitarios en sus productos
 Editar precio en ventas: Al activar esta opción, la facturadora o vendedora podrá editar los
precios en facturación y cotizaciones.
 Validar eliminar producto en ventas: en caso de tener activada esta opción los facturadores
o vendedores podrán eliminar productos o servicios de una factura, siempre y cuando una
persona autorizada digite la contraseña configurada de previo. Esta contraseña podrá
almacenarla o editarla en configuración-pestaña Puntos la cual se explicará más adelante.
 Fecha de vencimiento de los productos: Al activar esta opción BeêPos le mostrará el aviso
que vimos en la pantalla inicial, de los productos próximos a vencerse, la fecha de vencimiento
de estos productos el software la toma de las fechas de vencimientos registradas al momento
de cada compra.
 Imprimir el detalle de combo en factura: En caso de que se habilite esta opción tanto
facturas como cotizaciones mostrará los productos y/o servicios que integran el combo, en
caso de que no se active, solo mostrará el nombre del combo
 Pago centralizado en caja general: en caso de activar esta opción los vendedores pueden
realizar las facturas y al presionar guardar la factura lista para imprimir aparecerá en caja,
cuando la cajera la imprima se hará el descargue del inventario (si lleva productos) y se
deberá guardar el tipo de pago o bien si es de crédito el software genera automáticamente la
cuenta por cobrar
 Factura detallada: Muestra en la factura el detalle de aquellos productos que son exentos o
los productos que son grabados
 Ver empresa en factura: Refleja la empresa del cliente en factura y no el nombre del
contacto asignado en el catálogo del cliente.
 Verificar tasa al entrar: Esta opción nos permite recordar que la tasa no está ingresada a
BeêPos
 Imprimir factura en U$:esto funciona para que al momento de la impresión de la factura, si la

misma es en córdobas el sistema le imprima el equivalente en dólares (debe tener activada la
tasa de cambio)
 Respaldar factura temporal: al tener activada esta opción en caso de que BeêPos se cierre
inesperadamente (Falta de energía, interrupción de conexión con el servidor, entre otros)
guardará la factura que se estaba realizando, al momento del último autoguardado. Al entrar
nuevamente al módulo BeêPos le preguntará si desea restaurar la factura temporal.
 Editar costos: al seleccionar esta opción podrá editar los costos en el catálogo del producto,
si esta opción esta desactivada los costos solo se actualizarán a través de la compras. No
sugerimos activar esta opción, ya que los costos se actualizan correctamente según los
movimientos almacenados en BeêPos y al ser editados manualmente, causará incongruencia
en el cálculo de costos reales
 Imprimir salida Bodega: al tener

seleccionada esta opción, al
momento de imprimir la factura
BeêPos la mandará a imprimir a la
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impresora que tenga seleccionada la bodega a como muestra la imagen siguiente.
La salida de bodega se emitirá a donde este configurada la ruta, ésta la podemos configurar en:
herramientas-Seleccionar Impresoras-Bodegas.
C ONFIGURACIÓN DE CUENTAS.
En cuentas es donde usted podrá enlazar las cuentas del sistema BeêPos a BeêAccounting
Para configurar estas cuentas

de enlace es necesario tener
activado en BeêPos y
BeêAccounting la opción de
Contabilización y la conexión
realizada por Beê Business
Suite que indique que el
enlace está correctamente.
Una vez realizado los pasos

explicados anteriormente
ubique el cursor en los
binoculares para seleccionar la cuenta correspondiente o bien puede digitar el número para efecto
de búsqueda, presione guardar, este módulo de enlace lo llevará a su catálogo de cuentas en
BeêAccounting, para que seleccione la cuenta correspondiente, por tal razón es fundamental que
su catálogo de cuentas esté correctamente depurado
Pestaña Cuentas- Cuentas1:

 Cuenta Caja: para las enviar a contabilizar el pago de las compras de Contado y pagos a
proveedores, así como devoluciones de ventas de contado.
 Cuenta Impuesto Por pagar: para contabilizar el IVA De las ventas
 Diferencial cambiario: es el deslizamiento que sufre una cuenta por Cobrar en lanzo de
tiempo este diferencial se manda a contabilizar
 IVA pagado por Anticipado: se Contabiliza el IVA de las compras
 Retenciones IR y retenciones Alcaldía: son las retenciones que realizan nuestros clientes
Pestaña Cuentas- Cuentas2:
Cuentas de Mayor
 Cuenta por Cobrar Cliente ,
está el sistema la necesita para
proceder a crea
automáticamente la cuenta por
Cobrar del cliente en el catálogo
de cuenta según un numero
consecutivo
 Cuenta Anticipo Cliente , está
el sistema la necesita para
proceder a crea
19
automáticamente de Anticipo (cuenta de pasivo) del cliente en el catálogo de cuenta según
un numero consecutivo
C ONFIGURACIÓN DE PUNTOS.
 Cantidad de Puntos
Otorgados por cada Unidad
de Moneda (US$ o CS$): en
esta opción digitará la
cantidad mínima de dinero en
factura para poder otorgar
puntos.
 Valor por cada Punto

Otorgado: Aquí digitará
cuanto equivaldrá cada punto en dinero, por ejemplo si en la opción anterior digita 100 y en
esta opción se maneja el mismo referente de 0.000001 BeêPos por cada 100 córdobas
facturados el cliente tendrá 0.000001 de puntos que al acumularlos en próximas compras
podrá canjearlos por saldo al momento de pagar las facturas.
 Referencia, Referencia1, Referencia2, Referencia3: El nombre de estas referencias

puede ser personalizado y sirven para agregarle distintivos adicionales a cada producto
para que puedan ser visualizados al momento de facturar o cotizar y a su vez emitir
reportes correspondientes filtrados por cada referencia por ejemplo, por ejemplo colores,
tamaños, marcas, modelos, entre otros
Referencia
Principal
Referencia2
Referencia3
Referencia4
 Clave EliminarItems: Si se digita la clave en esta opción cada vez que se elimine un
producto o servicio de la facturación BeêPos pedirá la clave de validación para poder
eliminarlo.
 Clave Para Descuento: Si se digita la clave en esta opción cada vez que el vendedor o
facturador quiera otorgar un descuento el administrador será el que del permiso.
Esta dos opciones solo el administrador BeêPos deberá conocerla y solo el podrá cambiarla
en cualquier momento.
 Items Por Factura: Si se desea imprimir en una factura pre impresa (tamaño carta o media
carta) que refleje datos en la factura que emite desde BeêPos, deberá tener una indicación
de cuantos ítems es el máximo que podrán alcanzar en la factura, si no el software saltará a
múltiples hojas de factura.
Si deja en cero esta opción BeêPos determinará que no tiene un límite (caso de imprimir en
TMU).
 Omitirlo en cotizaciones: Si tiene activa esta opción BeêPos al momento de realizar las
cotizaciones, no tendrá restricciones en la cantidad de Items.
20
 Separador de Miles: esta opción su proveedor lo deja configurado por defecto y no deberá
ser modificado
 Separador de Decimales: esta opción su proveedor lo deja configurado por defecto y no

deberá ser modificado
 Formato de fechas: Formato establecido para día/mes/año (DD/MM/YYYY)
Es muy importante revisar la configuración regional del sistema operativo de la computadora de

cada usuario + el del Servidor, ya que para que estos últimos tres puntos estén correctos la
configuración regional debe ser Español-Nicaragua. A veces la configuración esta en Español-
España y esta configuración hace que las comas sean par los decimales y los puntos para los
miles. Un ejemplo común de esta mal configuración del equipo es que la tasa de cambio la
ingresemos con el punto y el sistema lo reconozca como coma y se extienda el monto de la tasa
alterando las conversiones del monto por la tasa.
C ONFIGURACIÓN OTROS.
En esta última parte puede configurar las siguientes opciones:
 Bodega de ventas:
seleccione la bodega
que utilizará para
despachar, esta
bodega aparecerá por
defecto al momento de
facturar, esto implica
que solo de esa
bodega podrá facturar
siempre y cuando
tenga existencia, caso
contrario deberá hacer
primero un traslado de
bodega. Cabe destacar
que esto es cuando no se trabaja con múltiples cajas.
 Bodega de ensamble: seleccione la bodega donde mandará los productos de ensamble al
momento de realizar la manufactura. Al igual que el anterior la bodega se puede cambiar al
momento de realizarla
 Entrada de bodega: En esta opción se selecciona el tipo de ajuste al que hace referencia la
entrada a Bodega (Son opciones creadas por defectos en el catálogo Tipo de Movimientos de
Inventario).
 Salida de bodega: En esta opción se selecciona el tipo de ajuste al que hace referencia la
salida a Bodega (Son opciones creadas por defectos en el catálogo Tipo de Movimientos de
Inventario).
 Días de avisos antes de la devolución: digite los días previos que desea que BeêPos le
avise para realizar una devolución a sus proveedores en general. Sin embargo más adelante
se le mostrará una opción de aviso de devolución de mercadería por proveedores específicos.
BeêPos muestra el aviso en base a la fecha de vencimiento, es decir si se configura 10 el
software comenzará la advertencia 10 días antes de la fecha de vencimiento.
21
 Precio de ventas por defecto: BeêPos trabaja con 4 tipos de Precio configurados
porcentualmente en base al costo, sin embargo una vez seleccionada esta opción, al momento
de entrar en la pantalla de facturación y en la de cotización el software le mostrará el tipo de
precio que haya seleccionado por defecto, aunque esto es sugerido, puede ser cambiado y
seleccionar otro precio en el momento del movimiento mismo.
Reglas de precios en BeêPos
Existen 3 tipos de configuración de precio en BeêPos:

 Configuración de Precio en la Configuración, esto se configura a través de porcentajes en
los 4 tipos de precio, estos tipos de precio se incrementaran tomando siempre el costo de
cada producto y según el tipo de precio seleccionado por defecto, lo vis ualizaremos al
momento de realizar una factura o una cotización.
 Configuración de Precio en el Catálogo clientes, esta función es opcional y aplica cuando

tenemos clientes con los que trabajamos con tipos de precios específicos, por ejemplo, al
público en general trabajamos con precio 1 (se deja ese tipo de precio en la configuración)
y a los clientes mayoristas los trabajamos con tipo deprecio 2 (en tal caso, cliente por
cliente le configuro el tipo de precio 2), al momento de cotizar o facturar y selecc ionar el
cliente, el software tomará automáticamente el tipo de precio configurado a ese cliente.
 Configuración de Precio en el Catálogo de Productos, esta función también es opcional y

aplica cuando queremos dejar un precio específico para un producto en particular, por
ejemplo: el producto BeêAdmin, lo vendo por defecto a precio 1, y a mi cliente Claudia
Solórzano yo le vendo a tipo de precio 2 (todos los productos le serán facturados a este
tipo de precio), sin embargo ese producto en particular (BeêAdmin), yo se lo venderé a
todo el mundo a tipo de precio 3, independientemente del tipo de precio seleccionado tanto
en configuración como en el cliente
De lo anterior explicado, se amplía, que en caso de que en BeêPos, se configure a productos

específicos un tipo de precio, el software los identificará como prioridad, reemplazando de esta
manera al momento de facturar o cotizar tanto el tipo de precio establecido en la configuración
general, como el establecido en el catálogo (ficha) del cliente.
 Formato de correo adjunto de reportes: Seleccione el formato que desea que el sistema
tome por defecto al exportar los documentos, ya sea pdf, xls o rtf para enviar por correo. Sin
embargo podrá variar al darle exportar el software le permitirá seleccionar cualquiera según
sea la conveniencia del usuario.
 Código del cliente (Auto numérico): configure de qué manera tendrá el código de su cliente,
si activa esta opción será solamente numérico por ejemplo “00001”
 Espacios: Digite la cantidad de ceros antes del número 1, esto solo si activó que sus códigos
de clientes sean auto numérico.
El usuario administrador usualmente es la persona habilitada para activar si los códigos de los
clientes serán numéricos o podrán llevar números y letras
 Opciones de rifa: Al activar esta opción, podrá realizar la opción de rifa en BeêPos , para
ejecutar la misma deberá seguir los siguientes pasos:
 Activar check de Activar Rifa.

 Digitar la Acción Actual en la que iniciará la rifa.
22
 Digitar el Valor de acción, este valor es el valor monetario por el cual se emitirá
cada acción.
 Guardar la configuración.
 Luego de haber terminado la configuración, deberá ir al menú Herramienta y dar
clic en la opción de Ejecutar Rifa.
Con estos puntos configurados BeêPos comenzará a acumular acciones de rifas
Una vez efectuada la rifa se deberá desactivar en la configuración la opción de Activar rifa, esto
con el fin que ya no genere ningún error al ingresar a la misma
 Retención de IR Y retención de Alcaldía: aquí deberá de ingresar los montos de ambas

retenciones, en el momento que haya cambio en los mismos, solo deberá ingresar
nuevamente a esta pantalla, editar el monto y presionar guardar. Con esto el sistema realiza
de manera automática el cálculo de retención al aplicar un ROC.
C ONFIGURACIÓN GENERAL DEL SISTEMA.
En generales es
donde usted deberá
ingresar los datos
generales de la
empresa como:
nombre jurídico,
nombre comercial,
dirección, teléfono,
número RUC, Pie
de Página (Algún
tipo de mensaje al
final de la factura,
por ejemplo Le
esperamos Pronto!), Eslogan de la empresa, Dirección de logo (esta dirección puede mandar a
llamarla seleccionando los binoculares y buscando la ruta del logo, es recomendable que la ruta la
guarde en las carpetas internas de BeêPos), el nombre de la persona jurídica o natural a quien
saldrán los cheques, esta última no redirección el nombre a ningún documento, solo es para que
se vea reflejado en la cotización y factura
Una vez ingresado todos los campos, presione guardar para una actualización de datos exitosa
CONFIGURACIÓN DE USUARIOS DEL SISTEMA.

En esta parte de BeêPos es donde podrá crear los usuarios
que tendrán acceso al software.
Para crear usuarios vaya al menú de texto, herramientas y
presiona la opción de usuarios y se le abrirá la siguiente
ventana en la cual podrá crear un nuevo usuario o modificar
los datos de un usuario ya existente
 Digite un código para el usuario, un código nuevo que no

exista en el catálogo.
 Chequear la opción de Cajero solo aquel usuario que
tenga habilitada esta opción podrá abrir, cerrar caja y
23
facturar.
 Escriba el nombre del usuario, este es el que tenemos que escribir a la hora de ingresar al
software. Caso contrario no tendrá acceso a como pudo observarlo en la explicación de la
primer pantalla
 Iniciales del usuario: Digitar iniciales de Usuario, Estas iniciales se podrán habilitar en los
formatos de factura y cotización para que refleje las iniciales del vendedor.
 Escriba la contraseña y repítala nuevamente , tienen que ser las mismas para que el
software le permita guardar al usuario.
 Vendedor: En esta parte del software es donde se le indica al mismo que este usuario se
trata de un vendedor específico.
 Caja, si el usuario es cajero, se le asocia la caja que administrará, en vista de que en BeêPos,
puede hacerse los arqueos de caja por usuario
 Botón eliminar: Elimina el usuario que seleccionamos. Solamente si el usuario no ha tenido
ningún movimiento dentro del software (Cotizar, facturar, entre otros.)
 Botón Guardar Una vez llenado todos los datos del usuario seleccionar este botón para que
se efectúe el registro.
Para modificar datos de un usuario ya existente: Entre a la misma pantalla, busque al usuario
seleccionando la fecha que aparece a la par de código, cambie el dato que desea editar y
presione guardar.
 Cerrar: esta opción cierra el catálogo y no realiza ninguna modificación.
PERMISOS DE ACCESO.
Una vez creados los usuarios, se deberá seleccionar uno por uno y configurarles sus tipos de permisos
de acceso a cada módulo. Pasos para configurar:
Entrar a herramientas y luego selecciona permisos de acceso, le mostrará la siguiente ventana:

Recomendaciones Generales:
 Seleccionar al usuario que se
desea asignar permisos.
 Podrá asignar permisos para
todas las funciones del
software de una sola vez o
podrá seleccionarlos por cada
función, por ejemplo al Módulo
de Archivo podrá designar
uno por uno a que catálogo
tendrá acceso el usuario.
 Por cada módulo completo o
sub módulo que se desee dar
permiso se tendrá que dar
guardar para que registre el
permiso asignado.
 Cabe mencionar que en caso
de editar datos de algún
usuario, deberá renovar sus
permisos
 Una vez configure los permisos
de los usuarios, recuerde restringirle el acceso de los mismo al área de las herramientas
(exceptuando aquel que será usuario administrador)
 De manera general el dashboard se deja con acceso restringido para gerentes.
24
MENÚ DE CATÁLOGOS
En esta parte de BeêPos, es donde usted deberá ingresar los datos solicitados con la información
real de su empresa.
Los catálogos se dividen en dos partes:
SUB-CATÁLOGOS O CATÁLOGOS TIPOS

Son los catálogos de clasificación o tipo, estos catálogos son los primeros que usted deberá
ingresar ya que son necesarios para el llenado de los catálogos principales. Existen dos maneras
para tener acceso a estos catálogos, clic derecho sobre cualquier lugar de la pantalla o en la parte
superior del menú horizontal o de texto seleccionar la opción de Archivo.
Catálogos Principales.
Sub Catálogos.
25
TIPOS DE COMBOS
El tipo de combo sirve para para poder seleccionar múltiples unidades de medi das a un combo y
definirle un precio especifico a la unidad.
Información para llenar un nuevo

tipo de combo: Este cuadro
aplica cuando la empresa trabaja
con mezclas de pinturas
 Código tipo Combo:

Asignarle un código único al
Tipo de combo.
 Tipo de Combo: Digite el
nombre al Tipo de Combo.
 Palabra Clave: Puede
agregar una palabra clave
que haga referencias a los
productos a utilizar, esto con
el fin de realizar un filtro de búsqueda rápido y será al criterio del que lo cree.
 Chequear las unidades de medidas que se desean agregar al tipo de combo para definirles un
precio para la medida.
 Nuevo: Al seleccionar este botón BeêPos le asignará el consecutivo en la numeración del
código tipo Combo automáticamente.
 Eliminar: Solo se eliminará el tipo de combo siempre y cuando no tenga ningún movimiento en
el software.
 Guardar: Una vez todo los datos han sido llenado, aplicar el botón guardar para que se
registre el tipo de Combo.
 Cuando la empresa trabaja con mezclas de pinturas, deberá seleccionar los cuadros
correspondientes a galón, cubeta, ¾ etc.
COMBOS
Combo, esta función del software se utiliza para agrupar varios productos y ponerles un solo
nombre, al momento de que el usuario le indica al software los productos que serán parte de ese
combo BeêPos va reflejando los costos de cada uno de ello y la sumatoria de costos de todos los
productos que integrarán el software y en lo interno cada producto agrupado mantiene su
existencia individual, independientemente que se encuentren agrupados por combos.
Presione el icono con el mismo nombre, esto le llevará a la siguiente pantalla:
Para crear el nuevo combo,

siga los pasos descritos a
continuación:
 Combo: Digite el
código que desea
asignarle al combo
respetando un
correcto consecutivo.
 Nombre del Combo:
Digite el nombre que
26
le desea asignar a su Combo.
 Tipo: esta opción es solamente si desea crear combos para pinturas, es decir que se
tendrá que ingresar los datos necesarios al Catálogo de Tipo de combos el cual fue
explicado anteriormente. Seleccione el tipo de combo ya creado
 Seleccione la UnidadPrincipal y luego seleccione unidad de medida secundaria, solo
con seleccionar el check junto a la unidad se activará la segunda unidad a seleccionar.
 Código de Producto: Digite el código del servicio o producto, este último puede
deslizarlo por una lectora de código de barra (en el caso de que así lo hubiese ingresado)
o búsquelo dando clic en los binoculares, una vez seleccionado el producto o servicio
seleccione la unidad (flecha que se encuentra a la par de donde selecciona el producto) y
la cantidad a usar y presione enter, de la misma manera podrá ingresar el restante de
productos o servicios.
 Botón Borrar Línea: Este botón sirve para eliminar algún producto que usted ya no
desee en el combo. Para utilizar este botón deberá primero seleccionar la línea del
producto que desee borrar dando clic sobre ella y luego presionar el botón borrar línea.
 Plantilla: es recomendable que primero realice las plantillas de combo, ya que las
mismas le simplifican el trabajo, porque solo será necesario buscar la plantilla
correspondiente, agregarle o quitarle producto para crear nuevos combos. Por ejemplo:
Combo verano incluye una sombrilla, un sombrero y un vestido de baño y el combo
verano 2 incluye lo mismo solo que además trae unas sandalias, en tal caso en vez de
estar creando un combo para cada uno de ellos, se crea una sola plantilla y se edita.
 Orden de trabajo: es un combo que se trabaja por estados o etapas hasta que se
termine de realizar el trabajo correspondiente se procede a facturar y en este momento
BeêPos hace el descargue correspondiente de inventario de los productos relacionados a
esa orden de trabajo. Durante el tiempo que la orden esté activa, los productos pueden
ser visualizados en todo momento en el inventario con sus existencias correspondientes,
salvo que están siendo utilizados en X orden de trabajo, por ende no pueden venderse de
manera individual.
 Precio 1,2,3,4 son los que visualizaremos en base a la configuración de porcentaje de
ganancia en los combos, registrados en la pantalla configuración para cada tipo de
precio, BeêPos los actualiza, cuando usted seleccione la opción que se describe a
continuación
 Actualizar Precios: Este check nos permite actualizar los tipos de precio en base a los
márgenes de ganancias que se le asignan a los combos en la pantalla de configuración
(herramientas-configuración-Intereses-Interés Venta de Combos).
 Costo Total: En este campo usted podrá ver el costo total que tiene este combo el cual el
sistema calcula automáticamente haciendo la suma los totales de cada Producto.
 Copiar combo: Este
botón le permite copiar
un combo ya guardado,
funciona cuando los
combos son casi iguales
y se diferencian por
alguna cantidad de
producto o producto o
servicio. Se deberá
crear un código nuevo y
nombre, al seleccionar
el botón copiar
automáticamente se
creará el nuevo combo.
presionarlo le muestra la
siguiente pantalla:
27
 Botón Eliminar: Al presionarlo eliminará un combo, BeêPos cumplirá con lo indicado
siempre y cuando no haya realizado ningún movimiento con el combo que desea eliminar.
Para realizar la eliminación se debe de ingresar el código del Combo que se desea
eliminar y luego se procede a presionar el botón.
 Botón Guardar: presione este botón una vez que haya llenado todos los datos
correspondientes y desee guardar el Combo.
 Botón Cerrar: Con este botón podrá salirse de la pantalla sin guardar, es decir que no se
almacenará ningún dato dentro del software, correspondiente a la relación que estaba
realizando (deberá hacerlo antes de haber presionado el botón guardar, en caso de ya
haberlo presionado y no desee dicho registro, siga los pasos indicados para el botón
eliminar)
 Imprimir: Este botón manda a imprimir el combo ya creado con todas sus descripciones
y se le mostrará el siguiente documento listo para su impresión correspondiente
PASOS PARA CREAR UNA PLANTILLA

Para acceder a esa opción tiene que ir a archivos y seleccionar la plantilla, le llevará a la
siguiente pantalla:
 Crear un código respetando el consecutivo a la

plantilla.
 Digite un nombre a la plantilla.
 En la pestaña de Componentes agregar los
productos que pertenecerán a esa plantilla,
presionando el botón + y digite la cantidad
correspondiente, para eliminar un producto,
seleccione el que desea eliminar y presione el botón
– no me queda claro el procedimiento porque no sé
realmente qué es un componente
 El botón Eliminar: Es para eliminar una plantillase
podrá eliminar la plantilla siempre y cuando no tenga
ningún movimiento.
 Guardar: Una vez que todo esté agregado en la plantilla se podrá dar guardar.
 Cerrar: Si se selecciona este botón antes de haber presionado el botón guardar, se cerrará la
pantalla y no guardará ningún registro.
El componente es aquella palabra clave que quiere que el soaftware filtre de todo sus productos,
es decir, por ejemplo: en una empresa de Cómputo se puede poner como componente, Disco
duro, y así BeêPos al momento de pegar la plantilla y seleccionar el componente solo filtrará los
productos que contengan la palabra disco duro esto para hacer el proceso más rápido
28
Una vez creada la plantilla, el siguiente paso es como usarla, al momento de facturar un combo le
abre la misma pantalla donde se crean los combos, luego busque el combo, si no existe debe
seleccionar el botón de la Plantilla y se abrirá la siguiente pantalla:
 Desplegar la flecha y
seleccione la Plantilla que
contenga los componentes
para crear el Combo.
 El software por defecto
refleja los datos de la
plantilla y al lado de cada
componente hay casillas
vacías que nos hacen
referencia a los productos
que buscará.
 Buscar en el código de
productos, el cual le
mostrará la siguiente
pantalla:
El software realiza una búsqueda

en todo el inventario con el nombre
del primer componente, una vez
que lo seleccione presione el botón
pegar, luego enter para que lo
ingrese y así de esta manera poder
seleccionarle la unidad, la
cantidad el software la toma
automáticamente de la plantilla,
este proceso lo realizará con todos
los componentes
 Si desea agregar un producto que no esté asociado a un componente, bastará con buscar el
producto, dar enter para que lo agregue y se deberá seleccionar el check de Agregar sin
Componente, incluso podremos decir si lo queremos antes o después de los componentes.
 Pegar la plantilla a la pantalla principal del combo.
Este es el proceso para crear un combo en caliente a través de las plantillas y poder facturarlo.
Pasos para realizar una orden de trabajo

Deberá crear de previo en el catálogo con el mismo
nombre, los distintos estados que podría utilizar en sus
órdenes de trabajo.
Para crear un estado solo presione el botón nuevo, el
software le auto rellenará un código auto numérico
respetando el consecutivo que tuviese registrado en él,
digite el nombre del estado (es totalmente
personalizado a su criterio), agregue una descripción
del estado y presione el botón guardar
Para eliminar un estado existente, seleccione el código correspondiente y presione eliminar, solo
se eliminará si no ha sido utilizado en ninguna orden de trabajo.
Para editar un estado realizado de previo, solo seleccione su código correspondiente y modifique
el dato que desea en el mismo, presione el botón guardar y el nuevo registro quedará registrado
29
Al seleccionar el botón de Orden de trabajo se le abre la siguiente pantalla:
 Entrar al catálogo de combos,

seleccionar el combo.
 Entrar a la opción de Orden
de Trabajo.
 El software por defecto le
agregará el combo y la
descripción que se desea
mandar a armar.
 Seleccionar el cliente al que
se le asociará la orden de
trabajo.
 Fecha: La fecha el software la
toma de la computadora y
hace referencia a la fecha en
que se solicitó la orden de
trabajo.
 Número: El número es automático y cambiará cada vez que realice una orden de trabajo.
 Cantidad: Cantidad de los combos a armar con la orden de trabajo.
 Estado: seleccione el estado de esa orden, generalmente empieza con el Inicial
 Costo y Costo Total: en este campo, podrá ir observando cómo cambian los costos en base
vaya agregando productos, en el campo de sólo costo podrá observar el costo del producto
seleccionado (ya multiplicado por su unidad de medida correspondiente) y en el campo de
costo total podrá observar la sumatoria de todos los productos agregados. En la pantalla
aparentemente el costo se refleja incorrecto
 Guardar. Al presionar este botón BeêPos, almacena el registro correspondiente y le envía la
opción de imprimir la orden realizada
TALLAS DE PRODUCTOS
Estas tallas hace referencia a medidas para en el caso que se tuviese en el inventario productos
con diferentes tallas. Un ejemplo práctico en el que se puede usar es para ropas, zapatos, entre
otros.
En caso contrario se creará una Talla que se llame NO APLICA o Sin talla.
Para crear una Talla siga las siguientes indicaciones:
 Presione el botón nuevo y BeêPos le creará

automáticamente un consecutivo auto numérico.
 Nombre: cree el nombre de la talla.
 Descripción: Digite una descripción para la talla.
 Eliminar: en el campo de código, seleccione la talla a
eliminar. Solo se eliminará la talla no tenga ningún
movimiento en el software.
registre la misma.
 Cerrar: Puede cerrar la pantalla antes de haber guardado ningún registro, en tal caso en el
software no quedará ningún dato registrado.
30
TIPO DE MOVIMIENTOS DE INVENTARIO
En este catálogo podrá guardar los distintos movimientos que puede afectar su inventario (no
relacionados con compras y ventas), como por ejemplo, decremento de inventario por pérdida,
deterioro, robo, etc o bien incremento de inventario por regalías de sus proveedores. Al presionar
la opción con el nombre de tipo de movimiento, se le abrirá la siguiente pantalla:
Creando un Tipo de
Movimiento de
Inventario
 Código Tipo de
Movimiento: Aquí se
agregará un código
que se relacionará al
tipo de movimiento.
 Tipo de
Movimiento: Digitar
una descripción para
el movimiento.
 Cuenta Contable: esta opción solo se podrá seleccionar si se tiene el sistema contable
BeêAccounting, como se explicó anteriormente. Aquí se configura la cuenta contable para el
tipo de ajuste la cuenta será la contra partida del inventario
 Operación: Aquí se designa si el tipo de movimiento se utilizará para aumentar o disminuir el
inventario de la empresa.
 Contador: Digitar un número donde se comenzará el conteo de los movimientos.
 Nuevo: Al seleccionar este botón el sistema por defecto busca el número más alto y asigna el
siguiente código automáticamente.
 Eliminar: Solo se eliminará el tipo de movimiento si no tiene ningún movimiento en el sistema.
 Guardar: Una vez todo los datos han sido llenado, presione este botón para actualizar el
registro
 Cerrar: Si selecciona el botón de cerrar, el sistema no guardara ningún dato registrado.
TIPOS DE PAGOS
En esta Ventana es donde usted ingresará los tipos de pagos que la em presa recibe: Cheques,
tarjeta, efectivo dólar, efectivo córdoba, entre otros. Cada uno de los tipos de pagos que se creen
deberá tener una asociación mediante cuenta contable.
Para crear los Tipos de Pagos siga las siguientes indicaciones:
 CodTipoPago: Presione nuevo y el software le

rellenará automáticamente un consecutivo
numérico
 Tipo de Pago: Aquí se digitará un nombre para
el tipo de pago.
 Retención: Chequear esta opción solo si el tipo
de pago a crear son retenciones IR o Alcaldía.
 Diferencial: Chequear esta opción solo si el
tipo de pago a crear es un diferencial cambiario
ya sea pérdida o ganancia cambiaria.
31
 Categoría de Pago: Se deberá seleccionar el tipo de pago al que corresponde Efectivo,
Tarjeta de crédito, cheques, ninguno(este es el c aso de las retenciones y diferencial
cambiario)
 Caja-Bodega: En este caso se debe seleccionar la caja a la cual estará asignado el tipo de
pago, ya que por sucursal se puede tener diferenciado los tipos de pagos que se aceptan.
 Cuenta: En esta parte del software es donde se realiza el enlace contable entre BeêPos y el
catálogo de cuentas en BeêAccounting. esta opción solo se podrá seleccionar si se tiene
BeêAccounting, en este caso se deberá seleccionar la cuenta según corresponda al ingreso
de caja, ejemplo si estoy configurando el tipo de pago Efectivo Cordoba se deberá seleccionar
la cuenta de Caja Moneda Nacional.
 Moneda: Asocie cada pago a una moneda, es decir si el detalle es efectivo dólar, la moneda
a seleccionar serán dólares
 Pago con Tarjeta: Chequear esta opción solo si el tipo de pago a crear es una tarjeta.
 Cuenta Comisión: en este campo se enlaza al módulo contable y deberá ir direccionada a la
cuenta donde se almacena las comisiones que cobran los bancos por cada tarjeta de crédito
 % comisión: Aquí digitará el porcentaje que le cobra el banco por uso de tarjetas asociadas
al mismo.
 Cuenta Impuesto: en este campo se enlaza al módulo contable y deberá ir direccionada a la
cuenta donde se almacena los impuestos que es pagado a la DGI.
 % Impuesto: Aquí digitará el porcentaje que le paga a la DGI por uso de tarjetas asociadas al
mismo.
 Nuevo: Al seleccionar este botón el sistema por defecto busca el número más alto y asigna el
siguiente código automáticamente.
 Eliminar: Solo se eliminará el tipo de pago que no tenga ningún movimiento en el software.
registre el tipo de pago.
 Cerrar: Si selecciona el botón de cerrar, el sistema no guardará ningún dato.
TIPOS DE CLIENTES
Este catálogo es para categorizar sus clientes y que pueda emitir posteriormente reportes
específicos por categoría de cliente.
Creando nuevos Tipos de Clientes
 Código Tipo Cliente: Al presionar el botón nuevo.

 Tipo de Cliente: Aquí se digita un nombre para el
tipo de cliente.
 Límite de Crédito: Digitar límite de crédito si el tipo
de cliente fuese de crédito. También es importante
mencionar que el limite se aplicará para todo
aquellos que tengan seleccionado este tipo de
cliente, por tal razón es más recomendable dejarlo
en cero, ya que posteriormente se le enseñará
cómo crear límite de crédito por cliente, en vez de
llevarlo general a como se puede hacer con esta opción
 Eliminar: Solo se eliminará el tipo de Cliente que no tenga ningún movimiento en el software.
registre el tipo de Cliente.
 Cerrar: Si selecciona el botón de cerrar, el sistema no guardará ningún dato registrado.
32
TIPO DE GASTOS DE IMPORTACIÓN
En este catálogo del sistema usted deberá registrar todos los gastos de importación en que puede
incurrir su empresa al comprar mercadería en el extranjero.
Para crear los Tipos de Gasto de Importación siga las siguientes indicaciones:
 Código Tipo Gasto: Presione el botón nuevo para

que el software le rellene con el consecutivo
numérico
 Tipo de Gasto: digite el nombre del tipo de gasto.
 Monto: En caso de que el tipo de gasto sea un
monto específico, lo puede dejar plasmado en este
campo, caso contrario déjelo en cero.
 Impuesto: Este se chequea cuando el tipo de gasto
de importación corresponde a un Impuesto.
 Cuenta Contable: Esta opción deberá relacionar
este tipo de gasto con la cuenta contable
correspondiente en su catálogo de cuentas del
BeêAccounting, por lo general corresponde a una
cuenta de naturaleza pasivo.
 Eliminar: Solo se eliminará el tipo de gasto de Importación siempre y cuando no tenga ningún
movimiento en el sistema.
registre el tipo de Gasto de Importación.
TIPOS DE VENDEDORES
Este catálogo es para categorizar sus Vendedores y que pueda emitir posteriormente reportes
específicos por categoría de vendedores.
Para crear los Tipos de Vendedores siga las siguientes indicaciones:
 Código Tipo Vende: Presione el botón nuevo

para que el software le rellene con el
consecutivo numérico
 Tipo de Vendedor: Aquí digitará un nombre
para el tipo de Vendedor.
 Comisión: Esta es una de las opciones de
emitir reporte por comisiones que tiene BeêPos,
se refiere a al monto de comisiones por venta
que tiene como política entregar en base al tipo
de vendedor. Cabe mencionar que no es exigido
digitar un monto, si la empresa no mantiene
políticas de comisiones por venta, se deberá
dejar el monto en 0.
 Eliminar: Solo se eliminará el tipo de Vendedor cuando no tenga ningún movimiento en el
software.
registre el tipo de Vendedor.
 Cerrar: Si selecciona el botón de cerrar, el software no guardará ningún dato registrado.
33
TIPO DE PRODUCTOS
En este catálogo del sistema deberá registrar todos los tipos de productos es una agrupación
específica de sus productos o líneas con la cual podrá visualizar sus reportes de manera más
exacta y podrá realizar incrementos generales de precios según sus tipos, ya que en el software
se pueden configurar dos incrementos porcentuales de precios, estos son:
 Incremento de Precio por Proveedor
 Incremento de Precio por Tipo de Producto.
Una vez estipulado los porcentajes de precios, deberá seleccionar si se hará por proveedor o por
tipo de producto
Si se chequea cambio de precio por Proveedor, el sistema aumentará los precios en base a los
porcentajes que tenga el catálogo de proveedor.
Si se chequea cambio de precio por Tipo de Producto, el software aumentará los precios en
base a los porcentajes que tenga el tipo de Producto.
A continuación se muestra la Pantalla del catálogo Tipo de productos
Para crear los Tipos de Productos siga las

siguientes indicaciones:
 Código Tipo: Presione el botón nuevo para que
el software le rellene con el consecutivo
numérico.
 Tipo de Producto: Digite un nombre para el tipo
de producto.
 Incremento porcentual de Precios: Digitar los
montos específicos para que el software en base
al Costo Actual recalcule automáticamente los
diferentes precios (Precio1, Precio2, Precio3,
Precio4), en base al tipo de producto.
 Caja-Bodega: En este caso se debe seleccionar
la caja a la cual estará asignado el tipo de
producto, ya que por sucursal se puede tener
diferenciado las cuentas de costos e ingresos.
 Cuenta Producción en proceso: a través de
los binoculares, se conectará con el
Beêaccounting para direccionar la cuenta de inventario en proceso creada de previo en su
catálogo de cuentas, (específicamente para empresas que ocupan el módulo de Producción)
 Cuenta contable: a través de los binoculares, se conectará con el Beêaccounting para
direccionar la cuenta de inventario creada de previo en su catálogo de cuentas
 Cuenta Costo Venta: a través de los binoculares, se conectará con el Beêaccounting para
direccionar la cuenta costo de ventas creada de previo en su c atálogo de cuentas
34
 Ingresos Grabados: a través de los binoculares, se conectará con el Beêaccounting para
direccionar la cuenta a la que entrarán los ingresos de aquellos productos que sean grabados
con IVA
 Ingresos Exentos: a través de los binoculares, se conectará con el Beêaccounting para
direccionar la cuenta a la que entrarán los ingresos de aquellos productos que sean Exentos
de IVA
Si no tiene productos exentos, solo grabados con IVA, redireccione en el campo de ingresos
exentos la misma cuenta de IVA, ya que si no le configura nada al momento de contabilizar le
mandará un mensaje de advertencia que la cuenta no está configurada, en el caso contrario
hacer lo mismo para los productos que sean exentos.
 Eliminar: Solo se eliminará el tipo de Producto siempre y cuando no tenga ningún movimiento
en el software.
registre el tipo de Producto.
 Cerrar: Si selecciona el botón de cerrar, el sistema no almacenará ningún dato.
GRUPOS DE PRODUCTOS
En este catálogo del software usted deberá registrar todos los grupos de productos. Es una
agrupación general de sus productos que al igual que los tipos de productos le permitirá emitir sus
reportes más enfocados y grupos de productos
Para crear los Grupos de productos siga las siguientes indicaciones
 Codigo Tipo Grupo: Presione el botón

nuevo para que el software le rellene con el
consecutivo numérico.
 Grupo: Digite un nombre para el Grupo del
Producto.
 Comision: Digite el monto de comisión por
venta que le pagará a los vendedores en
relación a grupos de productos, si no es
parte de su política de ventas, para
comisiones por productos, solo digítelo en
cero
 Eliminar: Solo se eliminará el Grupo de Producto cuando no tenga ningún movimiento en el
software.
registre el Grupo de Producto.
 Cerrar: Si selecciona el botón de cerrar, el sistema no guardara ningún dato registrado.
UNIDADES DE MEDIDAS
BeêPos está capacitado para trabajar con múltiples unidades de medida para cada producto y
realizarle las conversiones y distribución de costos correspondientes, tomando como base las
equivalencias que usted registre en la tabla de equivalencias.
En el software puede registrar la unidad de medida principal que tiene cada producto, la cual
generalmente es la unidad de medida en que realiza la compra de la misma y a su vez asociarle
las unidades de medidas secundarias.
Por ejemplo:
En su empresa compran el barril de alcohol para venderlo y lo venden en:
 Barril (la misma unidad de medida de compra)
35
 Cubeta
 galón
 Litro
 Medio litro
 Onza
En la parte de catálogo de unidades de medida, tiene que registrar todas las unidades con las que
trabajará sus inventarios y posteriormente configurar la tabla de equivalencias, indicando, un barril
a cuántas onzas equivale, a cuántas cubeta, a cuántos galones, a cuántos litros y a cuántos
medios litros.
Para crear las Unidades de Medida siga las siguientes
indicaciones:
 Codigo Unidad de Medida: Presione el ícono de

cruz verde (nuevo) y el software automáticamente le
creará el consecutivo numérico
 Unidad de Medida: En este campo digite el nombre
para la unidad de medida.
 Eliminar: Solo se eliminará la unidad de medida
cuando no tenga ningún movimiento en el sistema.
 Guardar: Una vez todo los datos han sido llenado,
aplicar el botón guardar para que se registre la
unidad de medida.
TABLA DE DESCUENTOS
En este catálogo del software es donde usted creará todos los descuentos porcentuales que
utilizarán en la empresa.
Este catálogo de descuentos estará asociado al catálogo de clientes y al catálogo de Productos.
En caso de que el descuento sea asignado por cliente desde la ficha del mismo, éste será
opcional.
Si el descuento es asignado directamente a la ficha del producto, éste se agregará
automáticamente al momento de seleccionar ese producto en la factura a menos que sea
desactivada la opción de descuento en la pantalla al momento de facturar
Cuando se va a establecer un descuento que podrá variar en porcentaje, deberá registrar siempre
el porcentaje más alto de descuento que tenga autorizado el producto o el cliente, para que al
momento de aplicarlo pueda seleccionar el descuento en orden descendente, desde el descuento
máximo registrado.
Para crear el Catálogo de Descuentos siga las siguientes indicaciones:
 Código del Descuentos: al seleccionar el botón

nuevo el software crea el consecutivo numérico
 Descuentos: Aquí se digitará el monto del
porcentaje para el Descuento.
 Monto: Aquí se digitará el monto al que
corresponde el porcentaje digitado, el porcentaje
de descuento y el nombre deberán ser los
mismos.
 Eliminar: Solo se eliminará el descuento cuando
no tenga ningún movimiento en el sistema.
 Guardar: Una vez todo los datos han sido
llenado, aplicar el botón guardar para que se registre el nuevo porcentaje de descuento
 Cerrar: Si selecciona el botón de cerrar, el software no guardará ningún dato
36
Catálogo de Proyectos
Proyectos, son aquellos clientes a los que usted puede enviarles productos de manera
sistemática, por un período de tiempo y facturarles hasta el final. Si su empresa trabaja con
proyectos, en este módulo podrá crearlos registrándoles un nombre y seleccionarlos como activo,
una vez creado y activado el proyecto, podrá irle asignando mercadería (en consignación), hasta
la fecha que deba proceder a facturar.
Para crear el Catálogo de Proyectos

siga las siguientes indicaciones:
 Código del Proyecto: digite un
nuevo código numérico aun no
utilizado
 Nombre del Proyecto: Aquí se
digitará el nombre que se le asignará
al proyecto.
 Conteo: Aquí se digitará el conteo
con que empezará las salidas en
consignación para cada Proyecto.
 Activo: Chequear activo una vez que
el proyecto comience a registrar salidas de consignación (Salidas de Productos del inventario
sin costo, se factura hasta que el proyecto retorne el material no usado y el material usado es
facturado al proyecto), en caso que el proyecto termine, solo desactivarlo y éste no se reflejará
en las búsquedas correspondientes.
 Eliminar: Solo se eliminará el Proyecto cuando no tenga ningún registro en el sistema.
registre el Proyecto.
 Cerrar: Si selecciona el botón de cerrar, el sistema no guardará ningún dato
CATÁLOGO DE MONEDAS
En este Catálogo ya está agregada la

denominación de nuestra moneda nacional (C$)
así como las denominaciones dólares (US$)
A como muestra la imagen están todas las

denominaciones desde monedas hasta los billetes.
Es necesario conservar el catálogo completo con
todas las denominaciones de dinero, ya que esto
permitirá realizar un correcto arqueo de caja
37
TARJETAS DE CRÉDITO
Esta función se utiliza al momento de realizar los
cierres de caja ya que selecciona el tipo de tarjeta
que se utiliza y le digita el monto total de la suma
de los vauchers de dicha tarjeta y con ello puede
hacer entrega de un arqueo completo
Para crear el Catálogo de tarjeta siga las

 Código: al seleccionar el botón nuevo el
software crea el consecutivo numérico.
 Tarjeta: Aquí se digitará el nombre de la tarjeta
(master card, credomatic, american express,
etc).
 Eliminar: Solo se eliminará el Catálogo siempre y cuando no tenga ningún movimiento en el
sistema.
registre el catálogo.
CATÁLOGOS DE UBICACIÓN
En este catálogo del BeêPos usted podrá crear todos los nombres de ubicaciones en que
posteriormente podrá ordenar su inventario, esto le permitirá posteriormente emitir desde el
software un reporte por ubicación y de esta manera llevar el control de inventario más acertado
Para crear el Catálogo de Ubicación siga las siguientes

indicaciones:
 Codigo de Ubicacion: al seleccionar el botón nuevo el
software crea el consecutivo numérico
 Ubicación: digite el nombre que le asignará a la
ubicación.
 Eliminar: Solo se eliminará el Catálogo de Ubicación
siempre y cuando no tenga ningún registro en el
sistema.
 Guardar: Una vez todo los datos han sido llenado,
aplicar el botón guardar para que se registre el nombre
de ubicación.
CATÁLOGO LABORATORIO O FABRICANTE

En este catálogo se deberán ingresar los fabricantes o laboratorios de los productos, si la
información del fabricante no se posee se podrá designar dentro del catálogo “Sin Fabricante” o
“sin laboratorio”
Para crear el Catálogo de Laboratorio o
Fabricante siga las siguientes indicaciones:
 Código: al seleccionar el botón nuevo el

software crea el consecutivo numérico
 Laboratorio o Fabricante: Aquí se digitará
el nombre que se le asignará al catálogo de
Laboratorio o Fabricante.
38
 Eliminar: Solo se eliminará el nombre de Laboratorio o Fabricante cuando no tenga ningún
registro en el sistema.
registre el nombre de Laboratorio o Fabricante
 Cerrar: Si selecciona el botón de cerrar, el sistema no guardara ningún dato
CATÁLOGO DE BODEGAS
En este catálogo se deberán crear todos los nombres de las bodegas que se utilizarán dentro del
software. BeêPos tiene la opción de mantener inventario por bodegas con sus respectivas
existencias actualizadas
Para crear el Catálogo de Bodegas siga las siguientes

indicaciones
 Código de Bodega: Aquí se agregará un código
que se relaciona al nombre de la bodega
 Bodega: Aquí se digitará el nombre que se le
asigna ala Bodega.
 Eliminar: Solo se eliminará el nombre de la
bodega que no tenga ningún registro en el sistema.
registre el nombre de la bodega.
CATÁLOGO DE DEPARTAMENTOS
En este catálogo ya están agregados los 17 departamentos de Nicaragua, este catálogo nos
permite guardar la información completa de nuestros clientes en cuanto conocer a qué
departamento pertenece y poder visualizar e imprimir posteriormente reportes por departamento.
Para crear el Catálogo de Departamentos

siga las siguientes indicaciones:
 Código: Aquí se agregara un código

consecutivo que se relaciona al nombre del
departamento
 Departamento: Aquí se digitará el nombre
que se le asignaal código anteriormente
ingresado
 Nuevo: Al seleccionar este botón el sistema
por defecto busca el número más alto y
asigna el siguiente código automáticamente.
 Eliminar: Solo se eliminará el departamento cuando no tenga ningún movimiento en el
sistema.
registre el nuevo departamento.
CATÁLOGO MUNICIPIOS
En este catálogo deberá ingresar todo los municipios que pertenezcan a un mismo Departamento.
Esto le servirá dentro del sistema para tener una información veraz y concreta de los clientes
sobre todo cuando son de crédito.
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Para crear el Catálogo de Municipios siga las
 Código: Aquí se agregará un código que se
relaciona al Nombre del municipio.
 Departamentos: Aquí se seleccionará el
departamento al que está asociado el
municipio.
 Descripción: Digitar el nombre del Municipio.
 Nuevo: Al seleccionar este botón el sistema
por defecto busca el número más alto y asigna
el siguiente código automáticamente.
 Eliminar: Solo se eliminará el nombre del
municipio cuando no tenga ningún registro en
el sistema.
registre el nuevo municipio.
CATÁLOGO CAJA
En esta parte del software deberá crear las cajas con las
que trabaje en su empresa y a cada caja asociarle su
numeración de facturas y recibos con sus números de
serie (generalmente se utiliza cuando la empresa tiene
sucursales)
Para crear una nueva caja:

 Presione el botón nuevo y BeêPos le mostrará el
 Digite el nombre de la caja
 Si en su empresa o sucursal imprimen las facturas y
recibos con formatos ticket (impresión como la de los
supers), actívelo al seleccionar formato ticket
 Digite la numeración de facturación, recibo actual y el número de serie correspondiente (en
configuración se configuró la general para la empresa, esta es la específica cuando se trabaja
con facturas y recibos de múltiples números de series)
 Seleccione la bodega asociada a esa caja y presione guardar
C ATÁLOGOS PRINCIPALES
Una vez ingresado todos los subcatálogos o catálogos tipos, deberá de comenzar la grabación de
datos en los Catálogos principales, a través de los cuales usted familiarizará al software con la
información fundamental de la empresa en lo concerniente a inventario de ventas, clientes,
proveedores y vendedores.
Existen dos maneras para tener acceso a estos catálogos, clic derecho sobre cualquier lugar de la
pantalla o en la parte superior del menú horizontal o de texto seleccionar la opción de Archivo.
C ATÁLOGO DE CLIENTES
En este catálogo usted deberá registrar los datos generales de los mismos, así como el vendedor
habitual del cliente (este vendedor podrá ser editado al momento de facturarle al cliente), además
40
podrá clasificar a los clientes por su tipo o estatus, lo que le ayudará a determinar el precio que se
le dará en la facturación (Precio1, Precio2, Precio3, Precio4) y asignarle un límite de crédito y si
se le podrá facturar o no cuando éste tenga facturas vencidas
El catálogo de Clientes se divide en 3 pestañas:

 Cliente
 Generales
 Otros
Pestaña Clientes
 Código de cliente: Al
presionar el botón nuevo, el
software le rellenará con el
consecutivo auto numérico
correspondiente. ( En caso de
que en su empresa trabajen
con códigos de números y
letras, los mismos deberán de
ser digitados)
 Fecha de ingreso del Cliente,
el sistema toma por defecto la
hora de la computadora donde
se está grabando el registro
 Botón : Este botón es un
reparador de los códigos es
decir que si se tiene un código
0001 se tiene opción a crear
9999 clientes pero que pasa si necesitará crear el cliente 10,000 el sistema no lo dejaría. Con
este botón usted puede reparar los ceros antes del digito. Primero corregir el número de
dígitos permitidos (en la configuración-pestaña Otros) de 4 ceros a n ceros, luego entrar al
catálogo de clientes y seleccionar el botón de reparar códigos, esto nos abrirá la siguiente
pantalla:
Al reparar automáticamente el sistema aumenta el

margen para que se creen 99,999 clientes más.
Esta opción estará vigente solo si los códigos están en

auto numérico (solo números y en un orden
ascendente).
 Empresa: ingrese el nombre de la empresa a la que

pertenece el cliente.
 Nombres y Apellidos: Ingrese datos del contacto, al igual que los datos de la persona
autorizada por la empresa, deberá ingresar el email, teléfonos, fax, celular, pagina web,
Dirección y la cédula-pasaporte (este último hace referencia al número RUC o el número de
cedula en el caso que la empresa sea representada por una persona natural
 Precio autorizado: elija el tipo de precio al cual se le podrá vender al Cliente, para que se lo
muestre por defecto en la pantalla de facturación al momento de facturarle a ese cliente
 Vendedor: esta opción es para elegir el Vendedor que le desea asignar a su cliente, los
vendedores deberán ingresarse primero en el catálogo de vendedores.
 Permitir Facturar aunque tenga facturas vencidas: al activar esta opción, le da la orden a
BeêPos, para que le permita facturar siempre al cliente, independientemente que tenga
facturas vencidas, al desactivar esta opción, en caso de que el cliente tenga facturas
41
vencidas, al momento de facturarle, BeêPos enviará un mens aje indicando que tiene facturas
vencidas y no le dejará almacenar la factura.
 Cliente Exonerado: Esta opción deberá estar activa solo si el cliente presenta su carta de
exoneración, de esta manera el sistema no le calculará el IVA en las facturas.
 Activo: Todo cliente activo dentro de la empresa deberá mantener chequeada esta opción,
caso contrario no se lo mostrará dentro del buscador de clientes.
Es importante destacar, que todos los datos que están con el distintivo de *, son
indispensables para que Beê Pos le permita almacenar el cliente
Pestaña de Generales
 Tarjeta de Crédito: Digitar el

número de tarjeta, esto en el caso
que el cliente le permita almacenar
su tarjeta de crédito, caso contrario
deje el espacio en blanco.
 Departamento y Municipio:
Seleccionar el departamento y el
municipio al que pertenece el
cliente. Esto posteriormente le
permitirá sacar reporte de ventas
por clientes y por zona geográfica
 Tipo Cliente: Elegir la clasificación
o categoría que le desea asignar a
su Cliente, a como se explicó
anteriormente mediante el tipo de
cliente podrá determinar el tipo de precio que se le dará al cliente y mantener bien
estructurado su gama de clientes (como clientes Frecuentes, Contado, Crédito, Mayoristas,
entre otros.)
 Descuento autorizado: digite el descuento máximo que le puede aplicar al Cliente al
momento de cotizarle o facturarle. Se podrá determinar si se le da el descuento máximo o si
se le dar un descuento menor al descuento máximo.
 Límite De Crédito: Ingresar el límite de crédito que desea darle a su Cliente. Esta parte del
software es muy útil, ya que en caso de que el cliente desee facturar al crédito un monto
superior a su límite establecido, el software le mostrará un mensaje indicándole que no se
realizará el registro porque sobre pasa el límite establecido. Cabe destacar que se trata de un
crédito revolvente, es decir que si el cliente tiene de límite 3000 y ya ha factura 2800, solo
tiene disponible 200, cuando llegue a cancelar o por ejemplo dar un abono de 1000, tendrá
disponible 1200 y así sucesivamente. En caso de que desee aumentar el límite de crédito del
cliente, el usuario que tenga autorización para ingresar a esta pantalla, podrá realizar el
aumento, guardar el registro y con eso le permitirá guardar la factura respetando el nuevo
límite establecido.
 Cantidad de cuotas, días y fecha fin
de contrato, estas opciones las
puede habilitar cuando su empresa
tiene algún contrato de crédito con
el cliente en particular y en el
mismo se estableció una fecha de
finalización (el software detecta que
después de esa fecha no le
permitirá facturarle al crédito) y la
cantidad de cuotas y días de pago.
42
Pestaña Otros
 Cuenta contable: Busque el número de cuenta contable del cliente asignada en el software
contable BeêAccounting. (aplica en caso de que haya adquirido el software de contabilidad).
 Cuenta de Anticipo: Busque el número de cuenta de anticipo del cliente asignada en el
software contable BeêAccounting (aplica en caso de que haya adquirido el software de
contabilidad).
Al tener configurada y enlazadas correctamente estas cuentas, toda factura de venta tanto al
crédito como de contado, recibo de caja ya sea de adelanto o de abono reflejará un comprobante
de manera automática en la contabilidad
 Crear nueva Cuenta: Esta opción se podrá aplicar si en la configuración-Cuentas-

Transitorias se tiene seleccionada la cuenta de mayor asignada a los clientes y los anticipos
de clientes. El sistema buscará la última cuenta para cada una y automáticamente creará las
cuentas en el sistema de contabilidad BeêAccounting
 Botón Eliminar: Al presionar este botón se eliminará a un cliente siempre y cuando no se
haya realizado ningún movimiento con este. Para realizar la eliminación se debe de ingresar
el código del cliente que se desea eliminar y luego se procede a presionar el botóneliminar.
 Botón Guardar: Una vez que se haya ingresado los datos correspondientes al cliente se
procede a presionar el botón Guardar.
 Botón Cerrar: Este botón al igual que todos los botones cerrar del sistema tiene la función de
cancelar la operación y cerrar la ventana.
Los datos que sean obligatorios en el catálogo se marcan con un * a la par de cada opción, si
algún campo requerido hace falta el sistema no dejará guardar el cliente.
C ATÁLOGOS DE PRODUCTOS
En este catálogo se registrarán todos los productos y/o servicios que generarán pedidos,
compras, cotizaciones y facturas de venta en su empresa, además le mostrará las existencias
actuales de cada producto seleccionado
Para acceder a esta parte del software inicie seleccionando el ícono con el mismo nombre y se le
mostrará la siguiente pantalla:
El catálogo de Productos se divide en 5

pestañas:
 General
 Bodegas
 Fotos
 Ventas
 Otros
Primero le explicaremos el contenido
inicial de la pantalla y luego le
mostraremos en detalle cómo funciona
cada pestaña.
 Código: Digite el nuevo código que

se le asignará al Producto o servicio,
43
este código puede ser solamente numérico o una combinación de números, letras y guiones.
En caso de que trabaje con lectora de código de barra, en la esta parte solo deslice la lectora.
 Producto: Digite el nombre del nuevo producto o servicio
 Seleccione Producto activo independientemente que sea producto o servicio, en caso de que
no lo chequee, aunque lo cree y tenga movimientos no se le mostrará en el buscador. Quitar
la selección de producto activo se utiliza cuando el producto o servicio ya no se ofrece, sin
embargo no puede ser eliminado porque ya tiene movimientos dentro de BeêPos (compras,
facturas o movimientos)
 Servicio: al seleccionar esta opción le indica al software que el registro que está realizando
se trata de un servicio.
 Al seleccionar la opción de validar productos repetidos, el software hará una validación dentro
del mismo para evitar el grabado de un producto ya exis tente.
 Al presionar este botón botón el software le autorellenará los datos de los sub
catálogos tales como proveedor, grupos, tipos, talla, ubicación,
laboratorio, unidad
 Botón Este botón es un reparador de los códigos es decir que si se tiene un

código 0001 se tiene opción a crear 9999 Productos pero
que pasa si necesitara crear el Producto 10,000 el sistema
no lo dejaría. Pero con este botón usted puede reparar los
ceros antes de digito (a como se mostró en el reparador de
código de clientes). Se deberá seleccionar el botón de
reparar códigos, esto le abrirá la siguiente pantalla:
Al abrir la ventana digitar el número de ceros a reparar y automáticamente el sistema aumentará

el margen para que se creen 99,999 productos más.
 El botón de los binoculares, sirve para realizar búsqueda de productos ya existentes, sirve
para editar algún dato (no se puede editar código, ni existencia)
 Producto en Consignación: Esta opción se deberá activar si el producto que tenemos en el
inventario se nos dio en consignación, esto es muy importante porque así llevaremos un
control de todos los productos que al vender tendremos que rendir cuentas a nuestro
proveedor. Existe un reporte que me muestra las ventas de todos los productos que le
entregaron en consignación.
 Aplicar Margen de Contribución al cambiar el costo: Al activar esta opción y cambiar el
costo actual el software recalculará los precios en según el incremento porcentual de precios
que tenga el producto (Por Proveedor o por Tipo de Producto), tomando como base el costo
 Exonerado: Esta opción deberá estar activa solo si el producto es exento de IVA.
 El Precio Incluye IVA: Esta opción se deberá activar solo si el precio ya tiene incluido el IVA.
De esta forma el IVA no se reflejara en la Factura.
 Recalcular Precio Unid. Secundaria: Esta opción deberá estar activa solo si el producto
contiene medidas secundarias, ya que si el costo y precio cambia el sistema deberá recalcular
también las medidas secundarias.
 Permitir vender Producto debajo del Costo: Esta opción se deberá activar solo si se desea
vender el producto por debajo del costo.
 Importar y Exportar Productos: con esta
opción podrá exportar/importar todos los
productos que se encuentran en el catálogo de
productos, para tener acceso a esta opción se
debe ir a al botón de importación que se
encuentra en el catálogo de productos.
Exportar productos: los exporta todos en un
archivo de texto plano
44
Importar Producto: Los importa desde un archivo de Excel o texto plano
Exportar e importar unidades: exporta e importa solamente unidades de medida
Seleccione la opción de registrar solo productos nuevos, cuando usted sabe que al
momento de importarlos, hay algunos que no estaban creados de previo en su base de datos
 Botón Adjuntar: En este botón se podrá adjuntar algún documento referente al producto
como: instructivo, manual, entre otro, solo es necesario que lo presione, seleccione la ruta
donde está el archivo a adjuntar y presione guardar
 Botón Eliminar: Al presionar este botón se eliminará el producto seleccionado, siempre y

cuando no se haya realizado ningún movimiento con el mismo. Para realizar la eliminación se
debe de ingresar el código del Producto que se desea eliminar y luego se procede a presionar
el botón.
 Botón Guardar: Una vez que se haya ingresado los datos correspondientes al Producto se
procede a presionar el botón para que éste se guarde en la base de datos del software.
 Botón Cerrar: Si usted está ingresando un producto o realizando modificaciones de este y

presiona el botón cerrar, cancelará la operación lo que significa que la base de datos del
software no se realizará el registro.
 Código de barra : código de barra único: Solo imprime una unidad de la etiqueta del producto
Pestaña Generales
 Proveedor: Seleccione al
Proveedor que asignará
al producto, esta
asociación no impide
poder comprar a mas
proveedores, sin
embargo al momento de
emitir reportes de
existencias por proveedor
BeêPos toma esta
referencia para hacer el
filtro
 Grupo: Seleccione el
Grupo al que pertenece el
producto o servicio.
 Tipo de Producto:
Seleccionar el tipo de
producto o servicio al que
asociará el producto
 Costo FOB: Digite el
costo FOB o costo de Proveedor (Costo según factura de compra), si ese producto se crea
por primera vez y aún no ha ingresado al inventario de su empresa, deje el costo FOB y Costo
Actual en cero ya que al realizar las compras se podrá actualizar los costos. Cuando ya utilice
el módulo de compras en el software, este costo será calculado automáticamente por el
mismo, en base al método de costeo establecido en la configuración regional.
 Costo Actual: En caso de que el producto está siendo grabado por primera vez en el
software, si es un producto local, digite el mismo costo FOB, si es un producto comprado en el
extranjero y por el cual incurrió en gastos de nacionalización, en el costo actual ya ingrese el
45
nuevo costo del producto ya nacionalizado, cuando ya utilice el módulo de liquidación de
póliza, este costo será calculado automáticamente por Beê Pos y no deberá digitarlo
 Precios 1,2,3,4: En caso de haber activado la opción de si cambia el costo cambia el precio,
en base a ingrese su costo, el software calculará automáticamente los precios según los
porcentajes establecidos en la configuración, en caso de no tener habilitada esta opción digite
cada uno de los precios, si su empresa trabaja con un mismo precio, digite el mismo precio en
todos.(precio 1,2,3,4)
 Existencia: En esta opción solo podrá ver las existencias y no podrá modificarlas, solo se
modificará las existencias a través de compras, ventas o Movimientos de Inventario.
 Equivale: Esta opción mostrará las existencia en la medida principal y si posee existencia en
una medida secundaria. Por ejemplo si la unidad principal en Cubeta, la medida secundaria
podría ser Galón.
 Referencia Principal: Digite una referencia principal para el producto, como la marca o color.
 Descuento Autorizado: Seleccionar el descuento para este producto en específico, el
sistema siempre mostrará el descuento al facturar este producto y se lo otorgará a cualquier
cliente que se le facture.
 Promoción: Esta opción deberá realizarse solo cuando se tenga configurado el módulo de
Promociones y Descuentos, solo es decir que si el producto va a tener un 2x1 y así el
software al momento de facturar va a sacar 2 por el precio de 1
 Talla: Seleccionar la talla en caso que se tenga productos que contengan talla, si no se tiene
productos que contengan esa característica se podrá crear una talla que diga que “no
aplica”.
 Comisión: Al digitarle un porcentaje de comisión al producto, podrá emitir posteriormente un
reporte de comisiones por productos, en donde podrá visualizar las comisiones a pagar por el
producto independientemente del vendedor que haya realizado la venta. La comisión puede
ser grabada por porcentaje (el software realiza el cálculo del porcentaje en base al precio de
venta) o en base a un monto específico.
 Moneda: Seleccionar la moneda con que guardará el producto o servicio, cabe mencionar
que esta moneda es indistinta a la moneda principal con la que trabaja el software en todas
las demás funciones, una vez ingresada la moneda y tenga operaciones no podrá hacerse
cambio de la misma
 Género: Seleccionar el género según el artículo que está ingresando, en caso de que sus
productos no estén catalogados bajo género, seleccione cualquiera de los dos
 Botón Código de Barra Único: En este botón podrá observar e imprimir el código de barra
del Producto que se está visualizando en el momento al darle clic
 Botón Código de Barra Múltiple: el software le da la opción de seleccionar varios productos
y digitar la cantidad de códigos de barras que quieres que salga impreso o así mismo
seleccionar una compra y solo darle imprimir según la cantidad de productos que ingreso de
dicha compra.
Al activar el botón aparecerá la siguiente pantalla:
Es importante mencionar que estos códigos
no barra no tienen validez internacional, solo
se utilizan para control interno de su
inventario y para aquellos productos que no
traigan de fábrica un código de barra establecido (por ejemplo si su empresa produce o
realiza manufactura), en caso de que desee un código de barra reconocido
internacionalmente, deberá abocarse con la institución correspondiente.
 Botón Eliminar: Al presionar este botón se eliminará el producto seleccionado, siempre y
cuando no se haya realizado ningún movimiento con el mismo. Para realizar la eliminación se
debe de ingresar el código del Producto que se desea eliminar y luego se procede a presionar
el botón.
 Botón Guardar: Una vez que se haya ingresado los datos correspondientes al Producto se
procede a presionar el botón Guardar para que éste se guarde en la base de datos del
sistema.
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 Botón Cerrar: Si usted está ingresando un producto o realizando modificaciones de este y
presiona el botón cerrar, cancelará la operación lo que significa que la base de datos del
sistema no sufrirá ninguna modificación.
Pestaña Bodegas
 Existencias por Bodegas: En esta parte

del software podrá visualizar las existencias
de cada producto en todas las bodegas que
tenga creadas
 Total: aquí se le refleja la sumatoria de las
existencias de ese producto en todas las
bodegas
 Mínima Ganancia: Digitar el porcentaje
mínimo que se desea ganar en este
producto. Es muy importante tener en
cuenta esta configuración ya que si el
software reconoce que al dar un descuento
interfiere con la mínima ganancia no dejará
facturar el producto y mandará un mensaje

parecido al siguiente:
 Formula Activa: En caso de que su empresa

comercialice o produzca productos químicos, al registrarle la fórmula activa, facil itará la
búsqueda del mismo
 Inventario Mínimo: Al establecerle al software un inventario mínimo de cada producto, al
momento que llegue a ese inventario mínimo, le generará una alerta para que proceda a
realizar el pedido o la compra correspondiente.
 Inventario Máximo: cuando le digita al software el inventario máximo de cada producto, si al
momento de realizar la compra está sobre pasando el máximo configurado, le enviará un
mensaje de alerta y no le permitirá almacenarla, a menos que ingrese a esta pantal la y
aumente el máximo ( esto solo lo puede hacer un usuario autorizado
 Días para Devolución de Productos por vencerse: Digitar los días de devolución para este
producto antes que se venza, el software verifica cuantos días tiene en la configuración, luego
en el catálogo del proveedor y luego en el catálogo del producto, si difieren los días, el toma
en cuenta el del producto
 Precio X Defecto: Es el precio principal con el que desee que se cotice y factura el producto.
Como ya se explicó anteriormente este es el precio que rige jerarquía en la facturación. En el
caso de que su facturación la determine por el tipo de precio seleccionado al cliente, este
campo deberá dejarlo vacío
 Ubicación/Estante: Seleccionar la ubicación del producto, esta opción es funcional para
emitir luego el inventario de productos por ubicación y hacer un conteo más rápido y efectivo
 Laboratorio/Fabricante: Seleccionar el fabricante del producto, si no tiene se esa
información seleccione de previo la opción creada en subcatálogo corres pondiente, la cual
usualmente es “Ninguno” o no aplica
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Pestaña Fotos
 Foto: Seleccionando el botón

de Nueva podrá agregar una
foto a como muestra la imagen:
 Adjuntar foto desde un

archivo ya guardado en la
computadora.
 Tomado desde una cámara Digital.
 Adjuntado desde un Scanner.
Luego recorte la imagen o si la imagen está bien solo dar guardar.
Cambio de Precio: en esta parte del software le definiremos si el cambio de precio (en los cuatro
niveles) lo aplicaremos por proveedor o por tipo de producto, tomando siempre como base los
costos.
Referencia: En esta parte del software es donde se visualiza la personalización de los nombres
de las referencias establecidos en configuración, en la pestañas de puntos y se pueden utilizar
para agregar otras referencias que les deseemos crear al producto para facilitar su búsqueda.
Líneas: Digitar las líneas que desee que el producto tenga en la facturación, si el producto tiene
un nombre que sobrepase a la cantidad de líneas establecidas lo cortará, ya que cada línea es un
Items que no se podrá usar en la factura.
Pestaña Ventas
En esta pantalla podrá realizar una búsqueda rápida
de las ventas del producto seleccionado por un filtro
de fechas y saber que usuario o vendedor la realizó
Pestaña Otros
 Proveedor (Suplidor):En esta parte del
software es donde podrá almacenar algún
proveedor secundario que le distribuya el
producto, independiente del proveedor principal
 Para elegir un proveedor suplidor se tendrá que
digitar una clave y luego presionar el botón de
disquette que está a la par del código suplidor.
Para eliminar cualquiera solo se deberá
seleccionar y dar clic al botón de la X que se
encuentra en la misma fila donde se selecciona
el Proveedor.
48
 Unidad de Medida Principal: Aquí deberá seleccionar la medida principal del producto, es
decir la unidad de medida en que compra el producto
 Unidad de Medida Secundaria: Esta opción se deberá habilitar solo si el producto se
venderá en diferentes unidades de medidas al seleccionar esta opción el software hará un
cálculo del costo en las unidades de medida secundaria, tomando en cuenta las equivalencias
y el costo de la unidad de medida principal.
 Cantidad/Porción: Una vez seleccionada la medida secundaria se deberá indicar al sistema
el equivalente de la medida principal a la medida secundaria, es decir que si la unidad
principal es una cubeta y la medida secundaria es Galón la cantidad/porción deberá ser de 5
ya que 5 galones representan una Cubeta.
Esta conversión se deberá hacer para todas las medidas secundarias, ya que se podrán agregar
n medida secundaria, siempre y cuando estén por debajo de la medida principal.
 Precio: Digitar el Precio de la medida secundaria, el precio de todas las porciones sumadas
no podrá ser menor al Costo de la medida principal. Si no el sistema no dejará facturar la
medida secundaria.
 Una vez seleccionado la medida principal y las unidades de medida secundarias, la
cantidad/Porción y el precio de las mismas se deberá presionar el botón con el disquete para
almacenar cada una de ellas (hay que hacerlo para cada una de las unidades de medidas
secundarias)
Una vez guardada la medida secundaria se podrá designarle cual será la medida por defecto al
facturar a como muestra la siguiente imagen:
Si se desea dejar una de las medidas

secundarias por defecto solo se
deberá marcar para que se deje
predeterminada al facturar.
Botón guardar para agregar la

medida secundaria al detalle
Botón eliminar para eliminar una
medida secundaria ingresada
incorrectamente, la cual podrá ser
eliminado solo si no tiene registro dentro del sistema.
Costo: Este costo se reflejará automáticamente a través de las compras ya que es un parámetro
para que la suma de los precios de una medida secundaria sean menor al costo de la medida
Principal.
C ATÁLOGOS DE PROVEEDORES
En esta parte del sistema es donde usted podrá registrar a las personas o empresas que le
abastece de productos o servicios y que le otorgan créditos para poder abastecer su almacén.
Para crear un Proveedor siga las

 Código Proveedor: Aquí se

agregará un código que se
relacionará al nombre del
Proveedor.
 Nombre: Digitar un nombre para el
Proveedor.
 Dirección: Digitar la dirección del
Proveedor.
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 Teléfonos, Fax y E-mail: Digitar el teléfono, el fax y el E-mail en caso de no poseer la
información deberá rellenar con un – (Guión) la celda.
 Incremento Porcentual de Precios: Digitar el incremento por precio para aquellos productos
que recalculen los precios de ventas en base a este Proveedor.
 Cuenta Contable: Busque el número de cuenta contable del Proveedor asignada en el
sistema contable BeêAccounting (Para que esta opción funcione tendrá que tener el software
de contabilidad) Esta cuenta hace referencia a la cuenta por pagar que tiene con el
proveedor.
 Cuenta Devolución: Busque el número de cuenta contable de Devolución del Proveedor
asignada en el sistema contable Bee Accounting (Para que esta opción funcione tendrá que
tener el software de contabilidad) Esta cuenta hace referencia a las devoluciones efectuadas a
Proveedor.
 Exonerado: Esta opción deberá activarla en caso de que el proveedor sea exonerado
 Eliminar: Solo se eliminará un proveedor que no tenga ningún movimiento en el sistema.
registre el Proveedor.
C ATÁLOGOS DE VENDEDORES
En esta parte del sistema es donde usted registrará a
todas las personas que le brindan sus servicios como
vendedores.
Para crear un Vendedor siga las siguientes
indicaciones:
 Código de Vendedor: Digite el código que
desea asignarle al Vendedor
 Vendedor Activo: Este check se deberá activar
al ingresar al vendedor y se desactivará solo
cuando el vendedor deje de laborar en la
empresa para que no aparezca en los módulos
de facturación y cotización.
 Nombre y apellidos: Digite el nombre y apellidos del vendedor
 Iniciales: Digite las iniciales de un nombre y un apellido, estas iniciales se podrán reflejar al
momento de imprimir una cotización o imprimir una factura.
 Dirección: Digite la dirección del vendedor.
 Departamento y Municipio: Seleccione el departamento y municipio al que pertenece el
vendedor
 Teléfonos, fax y E-mail: digite el número de teléfono, fax y E-mail en caso de no poseer la
información deberá rellenar con un – (Guion)
 Tipo de Vendedor: Seleccione con la pequeña flecha qué tipo de vendedor será.
 Estimado de Ventas: Monto estimado de venta en el mes, las comparaciones la podrá
observar en los reportes de CRM.
 Metas de prospectos: Digitar una cantidad de nuevos prospectos para convertirlos en
clientes potenciales dentro de la empresa (Clientes nuevos en la base de datos), que pondrá
de meta a ese vendedor.
Tanto el estimado de Ventas como la meta de prospectos son herramientas funcionales para
medir el rendimiento de cada vendedor, ya que al establecerles las metas respectivas, en los
reportes de CRM, podrá verificar los logros de ese vendedor versus las metas propuestas
(concernientes a prospectos y a ventas)
50
 Botón Eliminar: Al presionar este botón se eliminará a un Vendedor siempre y cuando no se
haya realizado ningún movimiento con este. Para realizar la eliminación se debe de ingresar
el código del Proveedor que se desea eliminar y luego se procede a presionar el botón.
 Botón Cerrar: Cerrar: Si selecciona el botón de cerrar, el sistema no guardará ningún dato
registrado.
MOVIMIENTOS
En esta parte de BeêPos es donde realizará todas las transacciones propias del mismo como :
cotizaciones, facturas, compras de un producto o grupo de productos, cuentas por pagar, abono a
proveedores, movimientos de productos, ingresar números de serie de compra y venta de
productos entre otras
Menú de archivo
En este menú de texto podrá encontrar todos los catálogos que contiene el sistema, catálogos
que se han explicado a lo largo del manual. Además de tener acceso total a los catálogos se
puede ver la pantalla para
ingresar la tasa Cambiaria que
se nos muestra al entrar al
sistema y el modulo para
realizar los Movimientos de
Inventario.
MOVIMIENTO DE INVENTARIO
En este módulo usted podrá
disminuir o aumentar su inventario,
utilizando un movimiento distinto al
de una compra o una venta
Todo movimiento de inventario no

relacionado a una venta o a una
compra deberá estar justificado
dentro del sistema y la persona que
lo realice deberá tener autorización.
Para realizar un movimiento de

inventario siga las siguientes
indicaciones:
 Autorizado por: Digitar el usuario que realizará el movimiento de inventario. Es importante

mencionar que el administrador deberá tener seleccionará a quien le da permiso para usar
esta herramienta ya que a través de este módulo se tendrá acceso al inventario.
 Fecha: La fecha se establecerá de manera automática ya que toma la fecha de la
computadora.
51
 Número: El sistema automáticamente ira aumentando el número cada vez que se realice un
movimiento de inventario.
 Tipo de Movimiento: Seleccionar el tipo de movimiento que se realizare, ya sea una salida o
una entrada, se puede tener más de 2 tipos de movimientos, siempre y cuando los cree en el
catálogo (Tipo de Movimientos de Inventario). Como conteo interno de cada tipo de
movimiento el sistema cada vez que se elija un tipo mostrará el conteo interno para cada uno.
 Bodega: Elija la bodega en donde realizará el movimiento de Inventario.
 Agregar Producto (Cód. Producto): Realizar la búsqueda a través de los binoculares, una
vez seleccionado el producto solo se deberá dar doble clic sobre el o seleccionar el botón
pegar. Una vez que el sistema reconozca el producto que usted eligió, el sistema le agregará
la medida principal del producto, pero usted podrá seleccionar cualquier medida siempre y
cuando el producto tenga múltiples medidas. Luego digitar la cantidad a aumentar o a
disminuir esta será en dependencia al tipo de movimiento que eligió.
No es necesario que seleccione los check de (+) y (-) que se

muestran en la imagen ya que el sistema toma la decisión de si
aumentará o disminuirá del tipo de movimiento (esto lo definirá en
el catálogo de Tipo de Movimiento).
Para que el software para puede aumentar y disminuir en el mismo tipo de movimiento, usted
tiene que usar la ley de los signos para realizar el aumento y la disminución del inventario. Por
ejemplo si el tipo movimiento es de salida en el inventario no es necesario que seleccione el (-) ya
que el sistema sabe que es una salida pero si usted desea aumentarlo en el mismo movimiento
de salida deberá seleccionar el (-) y el sistema aumentara el inventario ya que menos por menos
es igual a más.
 Detalle del Producto agregado: en el detalle agregará solo información relacionada al

producto como el código del producto, Descripción del producto, la unidad, Existencia de la
bodega, existencia a ajustar, Observación del movimiento (el cual se lo podrá editar en la
celda), Lote y fecha de vencimiento (Estos 2 últimos solo si el producto se compra en lote y si
es un producto perecedero).
 Observaciones: En este campo podrá digitar cualquier observación que se le desee agregar
al movimiento de inventario.
 Ajustar Según Conteo. Este check se deberá activar si la cantidad que desea disminuir o
que desea aumentar está contada y se encuentra seguro que es lo que se desea aplicar.
 Botón Vista Previa: Este botón nos permite visualizar el movimiento pero sin ser aplicado
aun.
 Botón Cancelar: Este botón nos permite cancelar la operación y poder salir del módulo sin
haber guardado ningún cambio.
 Botón importar Conteo: Al seleccionar este botón se nos abrirá la siguiente ventana:
En esta pantalla se podrá importar un archivo .txt

(el cual se levantan con pistolas que leen el
código y van almacenando código y cantidad),
Se deberá seccionar la ruta en donde se
encuentra el archivo y una vez seleccionado el
archivo en el módulo de importar conteo le
reflejará los datos importados en la segunda
pestaña y en la tercera pestaña mostrará
aquellos productos que no existen en la base de
datos.
Si todo se importó correctamente, solo se deberá
seleccionar el botón aplicar y automáticamente
se deberá trasladar los productos del archivo al
módulo de Movimiento de Inventario.
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 Exportar: Este botón funciona para exportar a Excel el movimiento que esté aplicando, solo
se deberá seleccionar la ruta donde deseas guardar. En esta opción el movimiento aún no ha
sido aplicado.
 Aplicar: Este botón es el que debe seleccionar si desea aplicar el movimiento, una vez
aplicado se efectuará la operación y emitirá un documento que será el soporte del
movimiento.
MENU DE COMPRAS
En este menú encuentra todos los módulos que hacen referencia al proceso de compras.
PEDIDOS/COMPRAS
Antes de almacenar una compra, primero deberá de realizarse el pedido, sin embargo si en su
empresa solo realizan directamente la compra, solo deberá chequear la opción en esta misma
pantalla Aplicar como compra, para que el software lo aplique directamente, en vez de dejarlo
en espera como si fuera un pedido
Para realizar un pedido a un

proveedor siga las siguientes
indicaciones:
 Bodega: Seleccione la
bodega a donde ingresará
el producto una vez que el
pedido se aplique como
una compra.
 Número: el software
rellenará este campo con
el consecutivo numérico
según lo establecido en
configuración (este
consecutivo es para control
interno, no el número de la
factura que le emita el
proveedor)
 Contado o crédito:
Seleccione contado o
crédito, en caso de
seleccionar crédito el software le generará automáticamente la cuenta por pagar
 Fecha: La fecha se establecerá de manera automática ya que toma la fecha de la
computadora. Esto no indica que no se pueda cambiar la fecha siempre y cuando la fecha de
cierre no le deniegue el permiso, si la fecha de cierre aun le permite cambiar la fecha, el
sistema podrá actualizar el ingreso de los pedidos.
 Código de Proveedor: Seleccionar los binoculares para poder elegir al proveedor, una vez
seleccionado dar clic al botón de pegar y automáticamente se pegaran el código del
proveedor y los datos del mismo (Nombre).
 código de producto: seleccione el código o búsquelo a través de los binoculares que va a
pedir, presione enter y digite la cantidad, haga este paso con cada producto diferente a
agregar.
 Descuento: En esta opción se deberá digitar el descuento por producto que le desea otorgar
su proveedor.
53
 Costo: este costo del producto el sistema lo aplica automáticamente, es el costo FOB de la
última compra, pero si el costo aumenta o disminuye se podrá cambiar en esta celda para que
el sistema almacene su costo real de compra.
 Detalle del Pedido: en esta opción se mostrará datos específicos por productos como el
código del producto, descripción del producto, cantidad de pedido, costo FOB, Descuento
aplicado por producto, bonos, lote, bonos por cantidad (estos últimos 3 se activarán en
dependencia de cómo configure el sistema al inicio) por ejemplo si tiene activado en los
chequeos de la configuración que el sistema trabaje con Lotes o fechas de vencimientos en
los productos la pantalla de pedido cambiará a como muestra la imagen:
Ahora si se puede
apreciar los siguientes
campos:
 Vencimiento del
producto:
 Bonos, cantidad de
Bonos otorgados por
el proveedor, esto
solo para efecto de
que salga reflejado
en el comprobante
que manda a
imprimir en el software, si el proveedor le otorga bonos en producto se deberá ingres ar la
mercadería a través de un movimiento de inventario.
 Lote, en el caso que compre la mercadería por lote, esta opción la tendrá que utilizar en la
facturación es decir que si quiere facturar algún producto el sistema le pedirá de qué lote
saldrá.
 Botón Borrar Línea: Este botón le servirá para eliminar un ítem en el detalle, solo con
seleccionar la línea y dar clic al botón se eliminará el registro.
 Compra en Consignación: Esta opción se deberá chequear solo si el pedido se aplicará
como una compra en consignación, esto implica que el producto que ingresará a su almacén
no tendrá costo y que una vez vendido deberá rendirle cuenta a su proveedor de los
productos vendidos y de los que aún están en su inventario.
 Facturas de Proveedor: En esta celda podrá digitar la factura que le da su proveedor solo si
el pedido se aplicará como compra. Este dato solo es informativo dentro del software
 Bonificación: En esta celda podrá digitar el concepto de lo que su proveedor le dio de
bonificación por su compra, por ejemplo un llavero, un termo, etc.
 Observación: En este campo podrá digitar cualquier observación que se le desee agregar al
pedido o la compra.
 Cuenta contable: esta opción se deberá tomar en cuenta si adquirió el sistema contable Bee
Accounting ya que si la compra es de contado se deberá seleccionar la cuenta de donde
saldrá el efectivo (cuenta de caja o Banco) y si es de crédito no necesitará poner ninguna
cuenta ya que el sistema automáticamente tomará la cuenta contable del proveedor.
 Ocultar CIF e Importación: Esta opción ya está activa por defecto y lo único que hace es
ocultar en el detalle del pedido el costo de importación del producto.
 Ocultar Unidad y Grupo: Esta opción ya está activa por defecto y lo único que hace es
ocultar en el detalle del pedido la unidad y el grupo del producto.
 Igual Pedido e Importación: Esta opción no está activada por defecto como las anteriores,
se deberá activar si se desea aplicar el pedido como una compra directa lo cual indicará que
lo pedido en la orden de compra fue lo ingresado al inventario.
 Aplicar como Compra: Esta opción se deberá activar solo si el pedido se desea aplicar como
compra, al mismo tiempo de activarla se desplegaran otras 2 opciones las cuales se muestran
en la siguiente imagen:
54
En caso de que seleccione la opción de Actualizar costos, el software realizará
automáticamente la actualización en caso de que haya habido variación en el mismo.
En caso de que seleccione la opción de actualizar precios, habilitará ak software para que
realice una actualización automática de los precios de esos productos, según los
parámetros porcentuales establecidos en la configuración y tomando como base el nuevo
costo.
Si usted activa esta opción y aplica el pedido como compra automáticamente el inventario
aumentará y no podrá cargarle ningún gasto de póliza.
Una vez ingresado el pedido le mostrará la siguiente pantalla:
NUMEROS DE SERIES EN COMPRAS

Ingrese en el menú de texto : Número de compra y presione la opción de números de series y se
le mostrará la siguiente pantalla:
Una vez realizada la compra,

en esta opción del software
ppodrá almacenar todos los
números de series de los
productos adquiridos.
Solo seleccione el número
de compra (el consecutivo
interno del software),
seleccione cada producto al
que le desea grabar la serie
(como se muestra en la parte
izquierda de la pantalla), y
digite el número de la serie
en el campo correspondiente
y presione enter. Cuando haya terminado de guardar las series de todos los productos, presione
guardar.
55
REPARACIÓN DE FECHA DE VENCIMIENTO
Esta herramienta se utiliza cuando en la compra se digitó

mal la fecha de vencimiento del producto, en esta opción
se tiene que digitar la compra y cambiar la FechaVence
errada por la correcta y luego guardar
ESTADO DE CUENTA POR PROVEEDOR

En compras seleccione la opción de estado de cuentas por proveedor y lo llevará a la siguiente
pantalla:
En la misma podrá visualizar el
estado de cuenta por cada uno de
sus proveedores. Solo búsquelo en
los binoculares, seleccione el rango
de fechas que desee visualizar y
presione el botón calcular y se le
mostrará el estado completo
(incluyendo facturas ya pagadas),
según el rango de fecha
seleccionado.
Presione imprimir para imprimirlo y
exportar para exportar el estado de
cuentas a Excel.
En caso que solo desee ver el saldo
pendiente, seleccione al proveedor
y presione el botón de saldo
pendiente y le imprimirá un reporte
de texto solo con los saldos
pendientes, no se requiere que se
seleccione rango de fecha.
SALDOS POR PROVEEDOR

En el menú de compras, la opción de saldo por Proveedor, podrá visualizar e imprimir un reporte
de cuentas por pagar
general que incluye a todos
los proveedores. Una vez
presionada esa opción, les
pantalla:
Una vez seleccionado la
fecha de corte de los
reportes, puede escoger
tres opciones de reportes:
 Saldo por vencer mes,
que le mostrará sus
cuentas por pagar por
vencerse en tanto en
los próximos 30 días
como en los siguientes
56
tres meses
 Saldo por vencer, que le mostrará sus cuentas por pagar en los próximos tres meses
 Saldo cartera, que le mostrará sus cuentas por pagar a vencerse en los siguientes treinta días
Presione el botón imprimir, para imprimir el detalle de las

cuentas por pagar en los próximos 30 días y presione
exportar para exportarlas a Excel.
MENÚ VENTAS
En este Menú se encontrará todo lo relacionado con los

movimientos de ventas como lo son: devoluciones,
Productos Pendientes de Entrega, Cotización, Facturación,
Número de serie de ventas, Número de serie y Cotización son las m ismas que aparecen en el
menú Grafico.
ADELANTOS
En esta parte de Beê pos, podrá registrar los adelantos de clientes, de forma sencilla y
rápida, solo presione la opción de adelantos y se le mostrará la siguiente pantalla:
 El software le mostrará
inmediatamente el
del adelanto y la fecha
que tome de la
computadora desde
donde se esté
realizando el adelanto.
 Seleccione al cliente
 Seleccione la moneda
en la que dará el adelanto
 Digite el monto
 Ingrese el concepto de adelanto y presione guardar.
El software a lo interno, realizará el movimiento contable correspondiente (En caso de que ya se

haya realizado completo el enlace de las cuentas contables de anticipo de cada cliente en Beê
Accounting)
57
COTIZACIONES
Para realizar una cotización, solo
presione el botón con el mismo
nombre y el software le mostrará la
siguiente pantalla:
BeêPos, ingresará automáticamente

el número de cotización en base a
la numeración establecida en
configuración y la fecha en base a
la fecha de la computadora de la
persona que está realizando la
misma.
 Seleccione al cliente
 Por defecto el software le
mostrará el vendedor que
atiende a ese cliente (según
el seleccionado en el
catálogo de cliente)
 Seleccione el código de
producto o productos a
cotizar
 Seleccione la unidad de
medida a cotizar
 Digite la de ese producto a
cotizar
 De enter. Haga este proceso con cada producto y/o servicio a cotizarle al cliente
 En caso de que se equivoque con algún producto y/o servicio digitado, solo selecciónelo y
presione el botón Borrar Línea
 Ocultar unidad y grupo: Este check está seleccionado por defecto lo que hace que en el
detalle de cotización se oculte la característica del producto, el tipo de unidad que utiliza y
el grupo al que pertenece, para que estas opciones le aparezcan en el detalle de
cotización solo deberá dar clic en el check de ocultar unidad y grupo, para
desseleccionarloy el sistema agregará automáticamente estos campos al detalle de venta.
Para ocultar de nuevo solo vuelva a dar clic.
 Existencia Actual: Este campo de texto muestra la existencia del producto. Para que se
realice esta acción usted deberá haber ingresado algún producto al detalle de la
cotización, luego tendrá que dar doble clic en la línea del producto que usted desee ver su
existencia y este le mostrará la existencia actual en el campo.
 Precio: el software le muestra por defecto el tipo de precio seleccionado en configuración,
sin embargo usted podrá cambiarlo, seleccionando otro tipo o bien él se le cambiará
automáticamente una vez ingresado al cliente (en caso de que le haya establecido un
precio distinto al cliente). *favor ver las políticas de precio dentro del software
 El software le irá mostrando automáticamente el precio de los productos y los subtotales
 Descuento: Aquí usted tendrá una casilla en blanco que deberá dar clic sobre ella para que
se aplique el Descuento en la cotización. Luego se procede a seleccionar el porcentaje de
descuento a aplicar, ese cliente deberá tener autorizado descuentos para que aplique este
campo, de igual manera se deberá permitir cambiar el campo de descuento, desde la
configuración, caso contrario, no le permitirá grabarlo
 IVA: en caso de que el cliente y el producto sean grabados de IVA, el software le hará el
cálculo automático (en caso de combinación de productos grabados y no grabados, el
software hará el cálculo del IVA solo tomando en cuenta los grabados)
58
 Total: En este campo una vez que se hayan ingresado los datos correspondientes el
sistema mostrará el Monto total de la cotización.
 Observaciones: En este campo de texto usted puede ingresar alguna observación que le
desee anexar a la cotización
 Exportar a Excel: Seleccione esta casilla si desea que su cotización se guarde como
documento de Excel
 Botón Guardar: Presione este botón una vez que ya esté completa la cotización que
realizó para que se guarde en el sistema. Después de realizar este evento tendrá una vista
preliminar de cómo quedará su cotización.
 Botón Cerrar: Presione este botón si ya no desea realizar cotizaciones o cancelar las
operaciones realizadas.
Con BeêPos podrá realizar la reserva de los productos de una cotización seleccionando en la
misma pantalla la opción de Aprobado, una vez habilitado el software guardará los productos
contenidos en la misma en una bodega temporal y no podrán ser facturados por nadie mas. Si
desea deshabilitar la reserva de la cotización, solo búsquela en el menú del listado y deseleccione
la opción de reserva.
En caso de que desee cotizar un

combo, seleccione el botón con el
mismo nombre, seleccione el combo
a cotizar (para esto lo debe de
haber creado de previo, como se lo
mostramos en la pantalla de combo)
o bien en Crear combo desde
plantilla, créelo en el momento de
cotizar, seleccione el precio de
venta y presione guardar, eso le
remitirá nuevamente a la pantalla de
cotización, donde deberá realizar los
mismos pasos descritos al momento
de facturar servicios o facturas.
Al Agregarle fecha de vencimiento,
puede llevar el control de la validez
de esa cotización.
Al agregarle fecha estimada de compra, el software almacenará la misma en un reporte, que
podrá visualizar posteriormente en el CRM y de esta manera que en su empresa puedan darle un
seguimiento a estas cotizaciones.
En el caso que desee enviar la cotización por correo electrónico directamente desde el software,
realice las siguientes indicaciones:
 Una vez que haya presionado el botón Guardar, se le presentará una vista preliminar de
la Cotización, en el menú Archivos, de la esquina superior izquierda presione “Enviar
correo”
59
Seguidamente se le presentará esta pantalla:
Pantalla de Enviar mail
Asegúrese de llenar todos los campos requeridos y para finalizar

presione el botón de enviar e-mail
Para cerrar la pantalla presione el botón cerrar.
Vista Preliminar
Cada vez que guarde una cotización, una factura, una compra,
el sistema le mostrará una vista preliminar. En estas usted puede realizar las siguientes acciones
que se presentan en la parte superior de la pantalla
Para darle un seguimiento completo a sus

cotizaciones, puede agregarles estados (si ya se
envió, si está en proceso, aprobada, descartada, entre
otros) y tareas (llamar, visitar, entre otro), para agregar
cualquiera de las dos opciones anteriores, vaya a
listado de cotizaciones seleccione la cotización a la
que desea cambiarle el estado o agregarle una tarea y
seleccione la opción deseada, luego presione guardar.
A continuación le presentamos una pantalla de
ejemplo:
Para reimprimir una cotización, igualmente puede

buscarla en listado de cotizaciones ya sea por cliente,
número de cotización o activando el rango de fecha,
selecciónela, seleccione en qué moneda desea imprimirla (dólares o córdobas) y presione
imprimir.
FACTURACIÓN
Antes de poder elaborar una factura en el software, deberá abrir su caja al inicio del día (para
esto el usuario deberá estar habilitado como cajero en el
catálogo de usuarios), el hacer este primer proceso habilita en el
software la opción de empezar a guardar los movimientos de
caja
Seleccione la opción abrir caja, en el menú de caja en
movimiento y se le mostrará la siguiente pantalla:
 Seleccione el cajero
 Seleccione la fecha y hora de apertura
 Presione Abrir
Una vez abierta la caja, puede proceder a facturar tanto de contado como de crédito.
60
Al entrar a la pantalla de facturación BeêPos, le muestra automáticamente, el número de factura
correspondiente, en base al consecutivo digitado en configuración, la fecha en base a la fecha de
la computadora donde el usuario va a realizar la factura y la opción de contado (esta última puede
ser cambiada por el usuario)
Pasos para crear una
factura
 Busque al cliente con

los binoculares o bien
digite el código
 De manera automática
el software le mostrará
el vendedor que tiene
asignado este cliente
(esto podrá ser
cambiado por el
facturador,
seleccionando otro
vendedor)
 Realice los mismos

pasos de la cotización
(agregando cada uno
de los productos y/o
servicios a facturar)
 En caso de que desee facturar una cotización, seleccione el botón cotización, búsquela y
presione pegar, si desea puede editarla y mandarla a facturar presionando el botón guardar
 Si desea aplicar un descuento, dele doble cliqu al campo con el mismo nombre y le mostrará
los descuentos disponibles (esto está basado en los descuentos máximos plasmados en el
catálogo de clientes)
 Si desea facturar un combo, solo seleccione la opción con el mismo nombre y

realice los mismos pasos que con la facturación de una cotización, si en ese
momento va a realizar la plantilla del combo, seleccione la pestaña de plantilla
de combo y registre los productos que lo conformarán
 Para facturar una orden de trabajo, seleccione siempre la opción de combo y luego presione
la pantalla de órdenes de trabajo, seleccione el tipo de precio, la cantidad y presione pegar
 Si desea eliminar de la factura alguno de los productos o servicios registrados en la misma,

seleccione el producto y presione el botón eliminar línea
 Al lado de cliente se encuentra los siguientes íconos, al presionar el primero, podrá guardar
un nuevo prospecto de cliente, digitándole todos los campos solicitados y presionando
guardar. Al presionar el segundo ícono se le mostrará la pantalla que en el software se
denomina CRM, La administración basada en la relación con los clientes, al presionarlo le
mostrará un historial de productos facturados, facturaciones realizadas y cuentas por cobrar
del cliente seleccionado
 Al activar retención Alma y/o IR, el software le hará el cálculo automático de la retención
correspondiente que vaya a realizarle su cliente, para esto toma como base los porcentajes
establecidos en configuración
61
 Ocultar unidad y grupo: Este es un check que está seleccionado por defecto lo que hace que
en el detalle de facturación se oculte el tipo de unidad que utiliza y el grupo al que pertenece,
para que estas opciones le aparezcan en el detalle de facturación solo deberá dar clic en el
check y el sistema agregará automáticamente estos campos al detalle de factura. Para ocultar
de nuevo solo vuelva a dar clic. .
 Existencia Actual: Este campo de texto muestra la existencia del producto. Para que se
realice esta acción usted deberá haber ingresado algún producto al detalle de factura, luego
tendrá que dar doble clic en la línea del producto que usted desee ver su existencia y este le
mostrará la existencia actual en el campo.
 En caso de que la factura sea de crédito (para esto tiene que estar registrado el cliente con
sus datos completos y tener autorización para venderle al crédito con su límite permitido),
seleccione la cantidad de cuotas de créditos y el plazo a pagar cada cuota
 Al seleccionar cada producto a facturar, el software le muestra por defecto el precio de cada
uno (según tipo de precio configurado), sin embargo, si en la pantalla de configuración tiene
habilitada la opción de editar precio en factura, el facturador podrá editar el mismo.
 El software le mostrará el monto del Iva correspondiente (según porcentaje definido en

configuración), siempre que el producto no sea exonerado y el cliente no sea exento)
 Total: En este campo una vez que se hayan ingresado los datos correspondientes el software
mostrará el Monto total de la factura.
 Botón Buscar Consignación:

sirve para poder facturar una
salida en consignación, la
misma puede ser facturada total
o parcialmente. Esta acción se
realiza presionando el botón,
luego apareceria en la pantalla
el listado de salidas de
consignaciones y elegimos la cotizacion que deseamos facturar y presione pegar
 En el campo observaciones: digite alguna observación que quiera ingresarle a la factura
 En la pestaña de imprimir, digite alguna descripción y active la opción de imprimir para que la
misma salga impresa en la factura.
 Para facturar promociones, primero elija el producto y
 presione la opción de aplicar promoción (tiene que

estar creada de previo) y le aparecerá la siguiente
pantalla, en donde podrá visualizar todas las
promociones activas, seleccione la opción deseada y
presione Pegar
 Una vez culminada la factura, presione guardar y la

misma quedará almacenada dentro del software (una
vez guardada no se puede eliminar, solo anular) y
realizará el descargue del inventario correspondiente
(si facturó productos)
62
 En caso de que la factura sea de contado, se le mostrará la pantalla de recibos para que
registre el dinero recibido en la forma de pago correspondiente.
 Si la factura es de crédito, el software automáticamente registrará la cuenta por cobrar y ya

enlazada podrá visualizarla en su contabilidad (en caso de haber realizado el enlace
correspondiente con Beê Accounting)
 Si en configuración
tiene activada la
opción de caja
centralizada, una vez
guardada la factura,
vaya a la opción de
caja centralizada (en
el menú de caja) y le
pantalla:
En la misma, le
aparecerán todas las facturas que están pendientes de impres ión (aplica cuando hay varios
facturadores y un solo cajero), seleccione la moneda de impresión de la factura, seleccione
retención de alcaldía (Alma) y retención de IR si el cliente le va a retener (para esto debe tener
configurado de previo los porcentajes de retención en configuración) y el software le calcula
automáticamente el monto de las retenciones y puede presionar cualquiera de las siguientes tres
opciones:
 Impresión en bodega, cuando desea que se imprima una copia de la factura en
bodega para el despacho de los productos (esto lo deberá tener habilitado y
configurado de previo en la pantalla de configuración.
 Vista previa, si desea ver la factura antes de imprimir
 Pagar imprimir, lo lleva directamente al módulo de recibos para registrar el pago
correspondiente (en caso de que sea de crédito)
Es importante mencionar, que cuando el cliente tiene registrado un adelanto, al momento de
facturarle a ese cliente en particular, el cliente le consultará, si desea aplicar el adelanto total o
parcialmente a esa factura, en caso de ser así, solo presione SI, en caso de que ese adelanto lo
vaya a aplicar a otra factura posterior, presione NO.
En el modulo de facturación, existe una opción que dice Mostrar Saldo, si se chequea el sistema
imprimirá en la parte inferior de la factura el monto que tenga pendiente de pago el cliente, esta
función se activa solo para la primera impresión, si después la queremos ver nuevamente el
sistema ya no muestra el saldo.
En factura se tiene la opción de poder poner el número de orden de compra y que este salgo
impreso en la factura, esa orden de compra es dada por el cliente, en caso que este requiera que
salgo impreso en la factura solo es digitar el numero para que este salga impreso
Si desea visualizar facturas realizadas, vaya a la opción de listados, seleccione listado de facturas
y en el buscador podrá buscarlas por clientes, fechas, números de facturas, solo las de contado,
solo las de crédito, por caja. En esta misma pantalla encontrará las siguientes opciones:
 Digitalizar, aquí podrá digitalizar la factura impresa, esto es funcional cuando desea
guardar un recibido de la misma, por ejemplo cuando son de créditos)
 Anular, para dejar sin efecto una factura y en todo caso el software revertirá el movimiento
de inventario, caja o bien cuenta por cobrar
 Reporte, en donde podrá visualizar en formato de reporte el detalle de la factura, con el
número, subtotal e IVA
 Garantía, donde podrá visualizar los productos sujetos a garantía, este módulo toma en
consideración los números de serie de los productos, por lo cual si un producto no tiene
63
número de serie este documento saldrá en blanco, en el caso que tenga información le
mostrara los productos con su número de serie.
 Bodega, esta opción es cuando se tiene configurada una impres ora en Bodega y se da la
orden de imprimir desde ese botón.
 Vista preliminar, en donde podrá volver a visualizar la factura seleccionada
Una vez realizadas todas las facturaciones del día, proceda a cerrar caja, para que el software
realice el corte correspondiente.
Seleccione en el menú de caja la opción con el nombre de cerrar caja, seleccione el usuario y
luego presione el botón de cerrar caja
MÓDULO DE PAGO
Esta pantalla es la que el
software le mostrará, cada vez
que realice una factura de
contado ya sea directamente
desde la pantalla facturación
cuando presione guardar y la
misma sea de contado o bien
desde la opción de caja
centralizada cuando presione la
opción pagar imprimir
Beê Pos automáticamente le
mostrará la fecha y hora de la
computadora donde se está
registrando el pago, el número
de factura que cancela, los
puntos acumulados (en caso de
que tenga activada la opción de
puntos en configuración) y el
monto que debe el cliente tanto
en dólares cómo su equivalente
en córdobas.
 Si el cliente tiene algún
adelanto no aplicado, presione la opción de Adelantos para visualizarlos, seleccione el
adelanto (puede ser que tenga varios activos), digite el monto del adelanto que aplicará
para esta factura y presione pegar.
 Si queda un saldo pendiente, selecciónele al cliente cada tipo de pago con el que el
cliente va a cancelar (incluyendo tipo de pago retenciones)
 En caso de que el cliente pague demás, BeêPos muestra el cambio que hay que darle ya
sea en dólares o en córdobas.
 Una vez completado la forma de pago, la factura quedará por cancelada.
En caso de que el cliente lo que desee es abonar o cancelar facturas existentes de previo como
crédito. Lo explicaremos en detalle en el módulo de estados de cuenta
64
ARQUEO DE CAJA
Ya cerrada la caja, vaya al mismo menú de caja y seleccione la opción de arqueo, para el total de
las ventas del día en dinero, ya sea vaucher, efectivos, cheques, u otra forma de pago como
puntos.
Para realizar correctamente el arqueo,
siga los siguientes pasos:
 Cajero: Seleccione el cajero al que

le realizará el arqueo
 El software le mostrará la fecha y
hora de la computadora en que se
está realizando el arqueo.
 En la pestaña de córdobas digite los
córdobas recibidos indicando cada
denominación (Monedas, billetes)
 En la pestaña de dólares, digite los
dólares recibidos indicando cada
denominación (Monedas, billetes)
 En la pestaña de totales el software
le mostrará los totales que haya
digitado en cada pestaña anterior y le
restará el fondo de cambio (es el
monto con el que inició su caja).
 Le mostrará la cantidad de dinero
aún no recibido por facturación de
crédito
 Le mostrará si hay algún faltante o
sobrante
 Presione guardar para terminar.
 Monto total de remisiones, se utiliza para indicar el monto recibido en vaucher, tarjetas y
cheques.
PRODUCTOS PENDIENTES DE ENTREGA

En esta parte de BeêPos, podrá visualizar todos aquellos productos que hayan quedado pendiente
de entrega (en caso de que haya habilitado esta opción en configuración), siempre que haya
facturado productos que tenían cantidades insuficientes para su entrega o bien aún no habían
ingresado a su inventario
Una vez haya
ingresado a la
opción, se le
pantalla:
En la misma podrá
ver reflejados todos
los productos que
actualmente están
pendientes de
entregas o bien de
descargar del inventario.
Ya sea que presione la opción de actualizar uno en particular o actualizar todo, lo que realiza el
software es verificar las entradas (compras o movimientos de inventario) del o los productos
pendientes de entrega para realizar la actualización o descargue correspondiente.
65
Esta lista de productos pendientes de entrega puede ser impresa o exportable a Excel.
DEVOLUCIONES
Con Beê Pos, podrá recibir
devoluciones de productos ya sea
que realice el cambio del producto
devuelto por otro o ya sea que
entregue dinero en efectivo.
Para ingresar a esta opción en el
menú de ventas presione la
opción con el nombre de
devolución, o bien dentro de la
pantalla de facturación, hay una
opción que dice aplicar
devolución, la cual al ser activada
le llevará a esta misma pantalla
En el caso de recibir el producto

devuelto y cambiarlo por otro de
igual o mayor precio siga los
siguientes pasos:
 Ingrese a la pantalla de facturación

 Realice los pasos para facturar (código de cliente, seleccione los productos o producto a
cambiar, entre otros)
 Active la opción de devolución
 Presione Guardar y el software le llevará a la pantalla mostrada anteriormente.
 En esta pantalla seleccione el cliente, digite el número de factura (es el número de factura
con que fue facturado el producto que están devolviendo), el software le desplegará el
listado de productos contenidos en esa factura
 Dele doble cliqu al producto
que le están devolviendo y
le aparecerá una ventana
donde usted procederá a
ingresar la cantidad que se
va a devolver del producto y
presione botón OK de esta
ventana. En detalle de
devolución se le mostrará en la pestaña devolución, podrá visualizar además el subtotal,
descuento, IVA y el Monto total a devolver, verifique que los datos ingresados estén
correctos.
 Presione el botón Guardar para que esta se guarde en el software y el mismo haga el
reingreso correspondiente al inventario y la salida del o los nuevos productos .
 Si hay una diferencia de precios entre el producto devuelto y el o los nuevos, el software le
abrirá el módulo de caja para que registre el pago por la diferencia
Si usted recibirá el producto que le están devolviendo a cambio del dinero

correspondiente, váyase directamente al menú Ventas, seleccione Devoluc ión y aplique el
mismo procedimiento anterior.
66
REVISAR VENTAS
Esta opción en el software sirve para, verificar que los

subtotales en facturas estén bien realizados en el caso que
se haya realizado una modificación a nivel de la base de
datos a petición del usuario.
Al presionar la opción con el mismo nombre (en el Menú de

ventas), podrá realizar la revisión por número o por fechas,
en el caso de realizarlo por ventas seleccione la fecha inicial
y la fecha final y presione Aplicar
REVISAR PAGOS
Esta opción en el software sirve para verificar los pagos realizados en recibos y facturas,
verificando así la cantidad en dólares, córdobas y tarjetas.
REPARACIÓN DE MÚLTIPLES CUENTAS POR COBRAR
Es un herramienta que trae el BeêPos para reconstruir

aquellas cuentas por cobrar y otras cuentas por cobrar
que tuvieron algún desperfecto en su registro.
Si bien es cierto las cuentas por cobrar las genera

automáticamente el software en base a la grabación
de facturas de crédito, puede suceder que en el
momento de grabación, haya ocurrido alguna
interrupción de energía o de comunicación en la red y
esto produzca un registro erróneo.
Este registro erróneo puede ser visualizado, cuando

ingresa a la pantalla de cuentas por cobrar y le
muestra un mensaje de error indicando que ha
ocurrido un error en las cuentas por cobrar, si es ese
el caso, solo ingrese a este módulo de reparación de múltiples cuentas por cobrar y realice el
siguiente procedimiento:
1. Seleccionar el rango de fecha que se desea aplicar la corrección
2. Seleccionar la cantidad de cuotas y días a aplicar la CXC
3. Clic en reparar.
67
NÚMEROS DE SERIES
En este módulo es
donde usted podrá
registrar el número de
serie de los distintos
productos que vaya
vendiendo. Este registro
podrá hacerlo
manualmente o a través
de una lectora de código
de barras.
Digite el número de
factura y seleccione con
doble clic el producto y
posterior digite el
número de serie o con la lectora se puede agregar los números de serie, cabe señalar que la
cantidad vendida es la cantidad de números de serie a digitar.
VENTAS PERDIDAS
En esta parte de BeêPos, los
facturadores podrán almacenar
ventas que no hayan podido
realizar exitosamente, porque el
producto o servicio no se
encontraban disponibles, al
presionar la opción de ventas
perdidas, le muestra en la
pantalla.
 Solo tendrán que buscar al

cliente
 Registrar los productos y
cantidades que quería el
mismo
 Seleccionar la fecha (por defecto el software le muestra la fecha de la computadora donde se
está realizando la operación
 Registrar sus observaciones
 Presionar guardar
En el módulo de reporterías, podrá visualizar posteriormente por rango de fechas, el reporte

correspondiente a todas las ventas perdidas almacenadas.
68
MENÚ ESTADOS DE CUENTAS
Al ingresar al menú estado de cuentas, se le mostrará esta
pantalla:
En la misma podrá realizar todas las funciones que se le
muestran a continuación.
RECIBOS DE PAGOS
En este módulo es en donde se
elaboran los recibos de pagos de
contado, cancelaciones o abonos
de los clientes, al ingresar a este
módulo se le presentará la
siguiente pantalla:
BeêPos le mostrará
automáticamente el consecutivo
correspondiente, en base a la
numeración establecida en la
configuración y la fecha del recibo,
en base a la fecha de la
computadora donde se está
elaborando el mismo.
 Busque al cliente desde los
binoculares, ya seleccionado
presione el botón cargar y se le
mostrarán todas las facturas
pendientes de pago del mismo
 Seleccione la factura o facturas
a abonar o cancelar.
 Si el cliente cancelará todas las pendientes, active la opción de seleccionar todos, dele doble
cliqu al campo Saldo seleccionado y se le mostrará el monto de las facturas seleccionadas a
pagar
 En caso de que el cliente le vaya a aplicar alguna retención, selecciónelas, para que el
software le haga el cálculo automático según los porcentajes definidos en configuración
Retención 2%: Igualmente si la casilla de verificación “Retención” ha sido activado, este valor
será calculado automáticamente.
 Monto Pago: aquí podrá digitar el monto a pagar, seguidamente presionará un clic en el botón
de al lado “Total a pagar”
 Pagar Selección: Al presionar este botón solo se aplicará el pago seleccionado
 Seleccione la moneda, ya sea dólares o córdoba
 Digite el monto en exacto de lo que le están entregando, para la cancelación o abono de
facturas
 Guardar: presione este botón para asegurarse de guardar los cambios.
69
CUENTAS POR PAGAR
En el módulo de compras, cuando usted
realiza las compras de sus inventarios al
crédito, Beê Pos le almacena de manera
automática sus cuentas por cobrar, las
mismas podrán ser visualizadas y canceladas
en este módulo.
Al presionar la opción de cuentas por pagar,

se le despliega la siguiente pantalla:
 Seleccione al proveedor
 Presione cargar para que se le muestren
todas las facturas pendientes de
cancelación con sus montos o saldos
correspondientes
 Seleccione la o las facturas a las que le realizará algún abono o cancelación
 Digite el monto del pago
 Digite el monto de las retenciones (en caso de que usted vaya a aplicarle retenciones a su
proveedor)
 Si desea digite alguna observación que quiera poner o concepto, en el campo de Nota
 Presione el botón de efectuar pago y automáticamente el software le generará un recibo de
egresos con los datos ingresados, el mismo podrá ser impreso como soporte adicional, si lo
desea
MOVIMIENTOS DE PRODUCTOS
En esta parte del sistema usted podrá monitorear el comportamiento de un producto en particular,
como son las entradas y salidas en un período determinado al igual que las trasferencias,
devoluciones y ajuste de inventario que ha tenido.
 Busque el producto
que desee monitorear,
 filtrar la entrada y
salida del producto
por fecha, en tal caso
seleccione la opción
de filtrar por fechas
dando clic en la
casilla y elija la fecha
de inicio y la fecha
final,
 Elija la pestaña que
desea para ver el
movimiento que ha
tenido su producto
seleccionado.
 El software le
muestra de forma
automática el total de las entradas, total de salidas y la existencia actual.
Si desea exportarlo a Excel presione el icono con el mismo nombre.
70
TRASLADOS DE BODEGA
Cuando la empresa tiene múltiples bodegas,
puede suceder que en una haya un producto en
existencia que en otra no hay y necesita vender,
para esto se aplica el traslado entre bodegas, que
es trasladar un producto de una bodega a otra
Para poder hacer esta operación se tiene que

tener ingresa en el catálogo de bodegas más de
una bodega
 Seleccione de donde saldrá el producto
(bodega de origen)
 Seleccione hacia donde se ingresará el producto (bodega destino).
 Seleccione los productos a trasladarse,
 Presione guardar y automáticamente se le restará al inventario de la bodega de origen y se le
sumará a la bodega de destino.
KARDEX
El kardex es una opción similar a la pantalla de movimiento de productos, con la diferencia que en
una sola pantalla verá todos los movimientos que ha tenido ese producto, con su total de costo
inicial y costo final. Este reporte es el corazón del control de inventario, en él se concentran todas
las operaciones que se han realizado y cómo está el producto en la actualidad (existencias,
costos, pendientes de entrega, entre otros)
 Seleccione el producto a visualizar
 Presione el rango de fechas
deseado
 Presione el botón calcular
 Si desea filtrar por una Bodega
en específico deberá
seleccionar la bodega y
chequear la opción Filtrar por
Bodega.
 Beê pos de manera rápida y
eficiente le mostrará: Las
existencias actuales con sus
equivalencias
 Le indicará además cuantos
tiene pendiente de entrega.
Este reporte puede ser exportado a Excel, o bien impreso en PDF, al hacer esta última
opción, se le mostrará como el ejemplo que le plasmamos a continuación
71
COMPARATIVO DE INVENTARIO FÍSICO VRS DIGITAL
A través de este módulo, podrá realizar un comparativo exacto de cuánto hay en inventario en el
software y cuánto hay realmente de inventario en físico. Además de que el software le muestra
automáticamente un reporte con las diferencias, le realice un comprobante de ajuste, para igualar
su inventario físico con lo almacenado en el mismo
 Seleccione un
producto a
inventariar
 Seleccione la
bodega
 Seleccione su
unidad de medida
 El software le
muestra
automáticamente
las existencias
actuales de ese
producto
 En el campo
conteo digite la
existencia física
 Presione enter,
automáticamente el software le registrará el producto ya indicándole si hay sobrantes o
faltantes
 En el caso de que se registren sobrantes y faltantes, los deberá ajustar en dos momentos
distintos, ya que se tendrá que realizar dos ajustes diferentes.
 Haga este mismo procedimiento con cada producto a inventariar.
 Una vez ingresado todos los productos active la opción de ajustar inventario y seleccione el
tipo de ajuste ya sea de uso interno, regalía robo, entre otros (en dependencia de los que
haya almacenado en el catálogo de tipos de ajustes.
 Presione guardar y le mostrará el siguiente reporte, el cual podrá ser impreso:
72
MENÚ LISTADOS
En esta parte del software encontrará todos los reportes en forma
de listado de los distintos movimientos realizados en el mismo.
Al entrar en cada uno de ellos, se les mostrarán distintas opciones
de búsquedas como: buscar por fechas, por números, por número
de documento, entre otros.
Cabe destacar que este módulo de listado sirve para reimprimir
algún documento y para anular, solo es necesario seleccionar el
documento correspondiente y presionar la opción con lo que desea
hacer
 Listado de Adelantos: muestra los anticipos aplicados, se puede filtrar por fecha,
número de documento y por cliente, tiene opción de anular el doc umento.
 Listado de Pedido y Compras: muestra los pedidos y compras realizadas, se puede
filtrar por fecha, número de documento, por proveedor, contado y crédito y en el caso de
los pedidos se pueden filtrar por los pendientes sin aplicación, tiene opción de anular el
documento.
 Listado de Facturas: muestra la facturación realizada, se puede filtrar por fecha, número
de documento, por cliente, por caja y por observaciones digitadas durante la facturación,
tiene opción de anular el documento, así como poder digitalizar un documento a una
factura especifica.
 Listado de Cotizaciones: muestra las cotizaciones realizadas, se puede filtrar por fecha,
número de documento, tiene opción de anular el documento.
 Listado de Devoluciones: muestra las devoluciones realizadas, se puede filtrar por
fecha, número de documento, tiene opción de anular el documento.
 Listado de Recibos: muestra los recibos realizadas, se puede filtrar por fecha, número
de documento, tiene opción de anular el documento.
 Listado de Salidas en consignación: muestra las salidas en consignación realizadas, se
puede filtrar por fecha, número de documento, tiene opción de anular el documento.
73
 Listado de Arqueo: muestra los arqueos realizados, se puede filtrar por fecha, número
de documento y por cajero, tiene opción de anular el documento.
 Listado de Orden de trabajo: muestra las órdenes de trabajo, se puede filtrar por fecha,
número de documento, tiene opción de anular el documento.
 Listado de acciones: Por cada factura que se emite el sistema con la opción de Rifa
activa el sistema crea una acción, esta se puede buscar por cliente, número de acción o
con filtro de fecha.
 Listado de promociones y descuentos: Muestra el listado de promociones y
descuentos creados se pueden realizar filtros de solo las promociones activas, fecha de
inicio y fin, además de indicar si es la promoción de un proveedor.
 Listado de traslados de bodega: Muestra el listado de los traslados realizados, se
pueden filtrar por fecha, número de traslado, bodega de entrada o salida. Y adem ás
contiene opción de Anulación y Aplicar traslado si este no fue aplicado durante la creación
del mismo.
 Listado de devoluciones proveedores: muestra las devoluciones de proveedores
realizadas, se puede filtrar por fecha, número de documento, tiene opción de anular el
documento.
 Listado de Notas de débito y crédito: muestra las notas de débito y crédito realizadas,
tanto aplicadas a los clientes, como a los proveedores, se puede filtrar por fecha, número
de documento, buscar por clientes y proveedores.
 Listado de Movimientos de inventario: muestra los ajustes de inventarios realizadas, se
puede filtrar por fecha, número de documento, autorizado, tipo de movimiento, tiene
opción de anular el documento. Además contamos con opción de Exportar e importar
movimientos, esta opción es activada cuando se utiliza base de datos independientes y se
desea enviar mercadería de una sucursal a otra a través de un archivo encriptado.
 Listado de comparaciones de inventario: muestra la comparativa de inventarios
realizadas, se puede filtrar por fecha, número de documento, bodega, además que brinda
la opción de poder aplicar el ajuste de inventario correspondiente de dicha comparativa.
 Listado de producciones: muestra las producciones realizadas, se puede filtrar por
fecha, número de documento, tiene opción de anular el documento.
 Listado de liquidación de producción: muestra las liquidaciones de producciones
realizadas, se puede filtrar por fecha y número de documento.
 Listado de pago de proveedores: muestra las pago de proveedores que se han aplicado
para cancelación de compras de crédito, se puede filtrar por fecha, número de
documento, tiene opción de anular el documento.
CRM
Con este módulo podrá realizar un seguimiento muy de

cerca a todas las actividades que tienen que realizar los
vendedores dentro de su empresa. Ya que en esta parte
es donde deberán realizar las funciones sobre creación
de prospecto de ventas y seguimiento a cotizaciones.
A su vez a través de este módulo y sus reportes
específicos, puede medir el cumplimiento real de cada
uno de los vendedores.
74
CREAR CLIENTES PROSPECTOS
A través del software le puede asignar a cada
vendedor una meta de grabación de clientes
prospectos (nuevos clientes).
Para que el vendedor pueda crear al cliente
prospecto, solo es necesario que complete la
pantalla correspondiente. En la misma se
visualizan algunos campos a seleccionar que
deberán ser creados de previo, como:
Vendedor, categoría, Rubro, tipo de prospecto
y tipo de cliente. Los mismos son necesarios
para que después pueda visualizar reportes
filtrados con estas opciones, no son más que
clasificaciones de los mismos prospectos de
cliente, para llevar un registro más ordenado
de los mismos
TIPO CLIENTE PROSPECTO
 Presione nuevo y el software le pondrá el consecutivo

numérico correspondiente
 Digite el nombre de tipo de prospecto
 Presione guardar
 Este catálogo le funciona para filtro en reportes
posteriormente, ya que a través del mismo puede hacer
una clasificación del prospecto por tipo.
CATEGORÍA
 Presione nuevo, para que el software le indique el

 Digite el nombre de la categoría
RUBRO

 Digite el nombre del rubro
75
ESTADOS DE COTIZACIÓN
En este catálogo se crearán los
distintos estados que le asignará a las
cotizaciones.
 Presione nuevo, para que el

software le indique el consecutivo
numérico
 Digite el nombre del estado
TIPOS DE TAREA COTIZACIÓN
En este catálogo podrá clasificar las tareas de

las cotizaciones por tipos.
 Presione nuevo, para que el software le
indique el consecutivo numérico
 Digite el nombre del tipo de tarea
TAREAS COTIZACIÓN
En esta pantalla podrá crear las tareas que le vaya a
asignar a cada cotización.
 Digite el nombre del cliente al que le dará seguimiento
 Seleccione usuario, con el fin de saber que usuario está
realizando la tarea, en este caso puede ser un
supervisor que está realizando seguimiento a la
cotización y no necesariamente el vendedor.
 Seleccione al vendedor, esto es con el fin de guardar el
vendedor que está realizando el seguimiento, ya que no
necesariamente el vendedor que realizo la venta está
realizando el seguimiento.
 Seleccione el tipo de tarea
 Seleccione la fecha, la fecha en la cual realizo la tarea.
 Si desea que el software le esté recordando esta tarea, active la opción de agregar
recordatorio
 Agregue una descripción a la tarea
 Actualizar fecha, en caso que haya realizado la misma tarea pero solo actualizara la fecha en
la cual lo realizo.
76
TAREAS PRÓXIMAS A VENCERSE
En esta parte del software podrá visualizar todas aquellas próximas a vencerse, a continuación se
le muestra el formato de cómo lo visualizará
COTIZACIONES PRÓXIMAS A VENCERSE

El software le mostrará en forma de reporte todas aquellas cotizaciones próximas a vencerse,
tomando como base la fecha de vencimiento que haya establecido al momento de realizar la
cotización
REPORTES DE CRM
El módulo de CRM tiene disponible tiene 15

reportes con información orientada a medir la
eficiencia de sus vendedores.
Todos los reportes pueden ser filtrados por
rangos de fechas y entre los mismos encontrará
algunos principales como: efectividad por
vendedor, cumplimiento de metas, ventas
realizadas, tareas realizadas, entre otros y
algunos meramente informativos como: clientes
por rubros, estados de clientes, ventas estimadas
del mes, entre otros
77
En este momento hemos terminado la explicación del menú completo de texto, exceptuando todo
el módulo de reportes del software. Antes de pasar a este último, le explicaremos algunas
funciones que se encuentran contenidas en el menú gráfico y no est án visibles en el menú de
texto
OTRAS CUENTAS POR COBRAR
Para acceder a este módulo, diríjase al menú de movimiento, al seleccionar la opción

correspondiente se le mostrará la siguiente pantalla:
Estas otras cuentas por cobrar, se

utilizan para almacenar dentro del
software cuentas no pertenecientes a
la facturación realizada en el software,
como por ejemplo algún saldo que el
cliente tenía al momento de empezar a
utilizar BeêPos.
Para crear una nueva cuenta siga los
siguientes pasos:
 Busque el cliente con los
binoculares, al darle pegar el
software le mostrará el nombre
 Seleccione la cantidad de cuotas pendientes
 Seleccione si son cuotas de 15 o de 30 días
 Digite el monto total que tiene pendiente
 Recuerde que el número y la fecha lo mostrará el software automáticamente.
.
SALIDAS EN CONSIGNACIÓN
En este módulo usted podrá registrar toda

aquella mercancía que entrega a sus clientes
bajo consignación. Al entrar al menú
movimiento y seleccionar la opción de Salidas
en consignación y le mostrará la siguiente
pantalla:
Para realizar una factura en consignación siga
los siguientes pasos:
 Busque el código del cliente

 Seleccione el proyecto según lo que haya
creado en catálogo de proyectos
 No. Orden: Esto nos sirve para llevar un
control de las ordenes de salidas en
consignación por proyecto, es decir que un
proyecto puede tener más de una orden
de salida de consignación.
 Seleccione la fecha en la que está
realizando la entrega en consignación de su mercadería. Por defecto aparecerá la fecha del
día de la computadora que realiza la operación
 Código Vendedor: Digite el código de la persona que está haciendo la consignación.
 Busque el producto o productos a los que les dará salida en consignación
78
 Registre la cantidad que mandará en consignación para cada uno de ellos
 Borrar Línea: en caso que quiera eliminar uno de los productos que estén en el Detalle de
facturación, presione este botón
 Existencia actual: le permitirá visualizar qué cantidad de productos de los que ha
seleccionado hay en su inventario.
 Precio: le permite seleccionar el precio al que dará la mercadería que va ingresando en el
detalle de consignación.
 Observaciones: en esta parte podrá anotar cualquier detalle o comentario del que quiera dejar
constancia, referente a la consignación que está realizando.
 Guardar: Para que la salida quede registrada en el sistema.
 Salir: para salir de la aplicación, si presiona este botón antes de presionar el botón guardar el
sistema no guardará registro alguno
DEVOLUCIÓN A PROVEEDORES
Para ingresar a la pantalla de devolución a proveedores, diríjase al menú de movimiento y

presione la opción con el nombre de devolución a proveedor y le mostrará la pantalla
correspondiente.
Para aplicar las devoluciones a
los proveedores, deberá realizar
los siguientes pasos:
 Seleccionar la bodega de
donde saldrán los productos a
devolver
 Seleccionar el proveedor al
que se le hará la devolución
 Ingresar el número de la
compra y automáticamente se
llenarán en la pantalla todos
los productos que entraron al
inventario con esa compra
 Dar doble clic sobre el
producto al cual se hará la
devolución e ingresar la cantidad correspondiente a devolverse
 En la parte inferior están los campos de Existencia Actual en donde puedes verificar la
existencia por productos
En el campo de observaciones, podrán ingresar datos adicionales que se requieran
MANUFACTURA
Manufactura, es la creación de un nuevo
producto en base a materia prima (o unión
de varios productos que dan como
resultado un producto nuevo que
ingresara a inventario). Este se crea a
través de la unión de diversos productos
disminuyendo las existencias de dichos
producto y aumenta la cantidad del
producto nuevo.
En el Menú movimientos, seleccione la

opción de Manufactura y le mostrará la
pantalla correspondiente:
79
 Tipo de movimiento: Manufactura
 Bodega: Muestra la bodega en que se harán los ajustes de los productos, es decir de donde
saldrán los materiales para el nuevo producto.
 Número: el sistema le mostrará un número consecutivo tomando como base todas las
manufacturas realizadas
 Agregar producto: Aquí se agregan los productos con los que se realizará la manufactura del
producto nuevo.
 Borrar línea: Nos permite borrar la línea de producto ya ingresado, una vez seleccionada
como muestra la figura se podrá borrar.
 Buscar plantilla: El manejo de este botón es muy útil y muy importante porque le tener
creadas para solo mandarlas a pegar y hacer algún tipo de edición.
 Guardar para almacenar el registro
PLANTILLA DE MANUFACTURA
Al ingresar al menú
movimiento y seleccionar
la plantilla de
manufactura, le mostrará
la siguiente pantalla.
Para crear una plantilla,

se necesita llenar los
mismos campos de la
manufactura con la
diferencia de que se le
pondrá un nombre con el
cual se guardará y luego
se agregará desde la
manufactura.
 Material de empaque: esto nos para seleccionar todo el material de empaque y sumarlo a los
costos
 Nuevo producto a ingresaren base a los materiales o ingredientes: Aquí nos refleja todo los
datos del nuevo producto creado en la manufactura
 Observaciones: en esta parte podrá anotar cualquier detalle o comentario del que quiera dejar
constancia, referente a la manufactura del producto que está realizando
 Guardar: Para que la salida quede registrada en el sistema
 Salir: para salir de la aplicación
CONTABILIDAD
En el menú gráfico de movimiento, encuentra la opción
de contabilidad.
Si en la pantalla de configuración no dejó activado la
opción de contabilización Online, o bien necesita mandar
a re contabilizar algún documento, solo ingrese a esta
pantalla y siga los siguientes pasos:
 seleccione si mandará a contabilizar por rango de
fechas o por números de documento.
 Si desea enviar a contabilizar todos solo presione el
botón crear y él software realizará el movimiento
contable correspondiente según la fecha que tenga
seleccionada.
80
 Si va a enviar a contabilizar un tipo de documento en particular, posesiónese sobre el
documento y active la opción de solo documento seleccione
 Presione crear, para que el software realice la contabilización.
Nota: Para realizar el asiento contable, tiene que estar enlazado con BeêAccounting, deberá
seguir los siguientes pasos:
En la Configuración / Pestaña Cuenta
Tenemos otras dos pestañas:
En la Pestaña Cuenta 1
Las siguientes cuentas se configuran por lo siguiente:

 Cuenta Caja: para las enviar a contabilizar el pago de las compras de Contado y pagos a
proveedores, así como devoluciones de ventas de contado.
 Cuenta Impuesto Por pagar: para contabilizar el IVA De las ventas
 Diferencial cambiario: es el deslizamiento que sufre una cuenta por Cobrar en lanzo de
tiempo este diferencial se manda a contabilizar
 IVA pagado por Anticipado: se Contabiliza el IVA de las compras
 Retenciones IR y retenciones Alcaldía: son las retenciones que realizan nuestros clientes
Pestaña Cuentas 2
81
 Cuentas de Mayor
o Cuenta por Cobrar Cliente , está el sistema la necesita para proceder a crea
automáticamente la cuenta por Cobrar del cliente en el catálogo de cuenta según
un numero consecutivo
o Cuenta Anticipo Cliente , está el sistema la necesita para proceder a crea
automáticamente de Anticipo (cuenta de pasivo) del cliente en el catálogo de
cuenta según un numero consecutivo
 En la ficha cliente se guarda las cuentas contables de cuenta por Cobrar y cuenta de
Anticipo, entonces cuando se guarda un cliente nuevo y no se tiene creada la cuenta
contable le indicamos al sistema con la opción chequeada crear nueva cuenta y el toma
los parámetros de las cuenta s de mayor configuradas anteriormente
 Cuentas transitoria
o Compras: esta es una cuenta puente que utiliza el sistema para realizar la
devolucion de una factura de compra de crédito
o Ventas: esta es una cuenta puente que utiliza el sistema para realizar la
devolucion de una factura de Venta de crédito
82
En Archivo tenemos los siguientes catálogos para enlazar
 Clientes
 Proveedores
 Tipo de Movimiento de inventario
 Tipos de pagos
 Tipos de gastos de Importación
 Tipos de Productos
83
 Clientes
Tenemos dos campos la primera es cuenta Contable: aquí se configura la cuenta por cobrar del
cliente y en cuenta de Anticipado la cuenta de anticipo del cliente para los adelantos que el
cliente da
 Proveedores
En esta tenemos que configurar la cuenta contable donde se va a provisionar la

obligación de pago con el proveedor y la cuenta de devolucion del proveedor
 Tipo de Producto
84
En el catálogo Tipo de producto se configuran las cuentas siguientes:
o Cuenta Contable: es la cuenta de Inventario
o Cuenta de Costo : cuenta de Costo de ventas para contabilizar las ventas
o Ingresos grabados : la Cuenta de Ingreso sobre la venta que graban IVA en
donde se va a contabilizar por tipo de producto
o Ingresos Exentos : la Cuenta de Ingreso sobre la venta que no graban IVA en
donde se va a contabilizar por tipo de producto
 Tipo de Movimiento de Inventario
En el catálogo de tipo de Movimiento

Aquí se configura la cuenta contable para el tipo de ajuste la cuenta será la contra partida
del inventario
85
 Tipo de gastos de Importaciones
En los gatos de importación y gastos por Impuesto se configura la cuenta de

provisionamiento de la obligación de pago de los impuestos
ESTADOS DE CUENTA
En el menú gráfico de caja, encuentra la opción de Estados de cuenta, desde la cual podrá emitir
y visualizar los estados de cuenta de los mismos.
 Busque al cliente del que

desea ver el estado de cuenta
 Seleccione el rango de fecha
deseado
 Presione el botón calcular
 Beêpos le mostrará el saldo
inicial de ese cliente y su saldo
pendiente final
 Este estado de cuenta puede
ser impreso o bien exportado a
Excel.
86
NOTAS DE DÉBITO/CRÉDITO
En el menú gráfico de caja, encuentra la
opción de Notas de débito/Crédito de ventas
(la que les aplicará a sus clientes)
Beê Pos le muestra tres opciones para aplicar

la nota:
 Facturas: digite el número de factura y
seleccione esta opción para aplicarle la
nota correspondiente
 Cartera, digite el número de cartera es
decir el número asignado de cuenta por
cobrar al crear una factura de crédito y
seleccione la opción cartera para aplicarle
la nota correspondiente
 Factura caja, esta opción se utiliza cuando
lleva varias cajas, en tal caso digite el
número de factura correspondiente a la
caja y seleccione la opción de caja
 Seleccione el tipo de nota
 Tanto la fecha como el número de
documento lo completa por defecto el software
 Digite el número de Factura a la que aplicará la nota
 Presione cargar
 Después de haber cargado la Factura, en este campo le aparecerá el nombre a la cual
pertenece dicha factura
 Monto Total: Refleja la sumatoria de todos los créditos que se le han otorgado a su cliente
 Saldo Total: Refleja la deuda pendiente de su cliente
 Monto: En esta parte usted podrá digitar el monto por el cual va a aplicar la nota de
crédito/débito
 Concepto: En esta parte usted podrá especificar la razón por la cual está aplicando la Nota de
crédito/débito.
 Guardar: una vez que haya ingresado correctamente todos los datos presione el botón
guardar
 Cerrar: Para salir de la aplicación presione el botón cerrar, en caso de que no haya
presionado de previo guardar el sistema no almacenará ningún registro
ANTIGÜEDAD DE SALDO
En el menú de caja, seleccione el
módulo de antigüedad de saldo y le
mostrará la pantalla correspondiente.
En este módulo usted podrá revisar
todos los saldos que hasta la fecha
tienen sus clientes. Estos montos se
podrán visualizar por rangos
delimitados, es decir, el saldo que X
cliente le debe con 30 días de
retraso, con 60 días de retraso, entre
otros.
Para visualizar el reporte
correspondiente:
87
 seleccione la fecha de corte
 Presione el botón calcular para que el software comience la acción
 En total de mora se refleja los saldos vencidos hasta la fecha de corte seleccionada
 Al presionar Saldos por vencer le refleja, tanto el saldo vencido como el que se vencerá en los
próximos tres meses, detallados por rangos de fecha
 Saldo Cartera: es un reporte que te muestra lo que ya está vencido y eso vencido los muestra
con rangos de fechas
 Saldo por vencer mensual, muestra el saldo próximo a vencerse solo por rango de fecha
 Imprimir: le mostrará una vista previa a la impresión de todo el documento
 Cerrar: Para salir de la aplicación.
NOTAS DE DÉBITO/ CRÉDITO EN COMPRAS

En el menú gráfico de caja, seleccione la opción
 Tipo: Seleccione el tipo de nota

que vaya a aplicar, activando
cualquiera de las dos opciones
 La fecha y el número de
movimiento es mostrado lo
muestra el software por defecto
 Factura: Deberá digitar el
número de factura de compra la
cual desea aplicar la nota de
crédito/débito y seguidamente
presionar el botón cargar
 Proveedor: Después de haber
cargado la Factura, en este
campo le aparecerá el nombre del proveedor a la cual pertenece dicho pago.
 Monto Total: Refleja la sumatoria de todos los créditos que le han otorgado
 Saldo Total: Refleja la deuda pendiente.
 Monto: En esta parte usted podrá digitar el monto por el cual va a aplicar la nota de
crédito/débito.
 Concepto: En esta parte usted podrá especificar la razón por la cual está aplicando la Nota de
crédito/débito.
 Guardar: una vez que haya ingresado correctamente todos los datos presione el botón
guardar
 Cerrar: Para salir de la aplicación presione el botón cerrar.
88
MENÚ HERRAMIENTAS
Hay algunas opciones como las de creación de usuarios y asignación de premisos que ya han
sido explicadas de previos en el presente manual.
Ahora le explicaremos cómo funcionan otras opciones contenidas en este menú
 CORREGIR INVENTARIO , es un
herramienta del software que se puede
utilizar para reparar cualquier anomalía
que haya ocurrido en el cálculo de las
existencias de los productos. Al ser
presionado, volverá a calcular en tiempo
real todas las existencias
SELECCIONAR IMPRESORA
En esta parte del software podrá seleccionar la impresora que corresponda a reportes, facturas,
recibos y bodega, lo más importante es que esta configuración se hace para cada uno de las
computadoras que lo utilizan, por ende cada usuario puede tener configurada su propia impresora
o bien seleccionarle la misma ruta, en caso de ser impresoras compartidas.
Solo seleccione la ruta en cada pestaña y presione guardar.
REINICIAR RIFA
Esta opción en el software, una vez presionado borrará las acciones anteriores y empezará
nuevamente.
EJECUTAR RIFA
Al presionar esta opción le mostrará esta pantalla.
Para ejecutar la rifa, solo presione el botón Activar
y el software inmediatamente empezará a buscar
entre todos los números de facturas participantes.
Al presionar el botón detener, le mostrará en
pantalla el número ganador (el número de factura
ganadora)
89
CAMBIAR CÓDIGO DE PRODUCTOS
Esta opción sirve para reparar el código de producto que se haya creado erróneo o bien para
consolidar en un solo código productos que está repetidos.
 En caso de que se trate de un producto con código erróneo, cree el producto con el nuevo
código correcto en el catálogo de producto.
 Una vez creado, diríjase a esta pantalla de cambio de código
 Seleccione el código de producto erróneo (código actual)
 Seleccione el código correcto ( Código nuevo)
 Verifique que estén seleccionados todos los parámetros
 Presione guardar.
Bitácora
Desde el momento que la opción de bitácora es activada en el menú de configuración, el software
empieza a guardar registros de los movimientos que realizan los usuarios dentro del mismo y los
puede visualizar en esta pantalla.
La búsqueda de los registros la puede realizar por rangos de fechas, por usuarios, por nombre de
operación, por nombre de documento o por número de documento, presione la opción buscar y el
software comenzará a buscar según los criterios plasmados, los registros asociados a los mismo.
Estos registros encontrados, podrán ser exportados a Exc el o impreso.
Lo más importante de este módulo es que con el mismo podrá identificar qué usuarios hizo qué
movimiento y en qué momento.
90
PROMEDIO DE FACTURA
En esta parte de Beê Pos, podrá ver el promedio de sus

facturas en cantidad en montos, en el rango de fechas
seleccionado
PROMOCIONES Y DESCUENTOS
Hay dos maneras de crear promociones en Beê Pos, la primera es la manera mas corta y sencilla
que es directamente en el catálogo de producto, seleccione el código del mismo y registro la
promoción, la misma será visualizada automáticamente en la pantalla de facturación desde el
momento de pegar el producto.
La segunda manera, es la más completa y se hace desde el menú de herramientas, presionando
la opción con el mismo nombre:
91
 Digite el nombre de la
promoción
 En el campo promoción
digite la cantidad de
productos que el cliente
debe de pagar y en el
campo gratis digite la
cantidad que llevará
gratis por cada compra
 Puede seleccionar la
cantidad de días por la
que será válida la
promoción o bien la
fecha específica hasta
la que será válida
 Seleccione si realizará
la promoción a un
producto en específico
o a un grupo de
productos.
 En caso de que no
desee que la promoción
se aplique automáticamente, si no hasta que usted la mande a llamar desde la pantalla de
facturación, seleccione la opción de Esta promoción es opcional.
 En caso de que algún proveedor financie la promoción, selecciónelo y posteriormente el
software le mostrará un reporte con la promoción realizada y el nombre del proveedor que la
patrocinó
 Presione aplicar y quedará guardad la nueva promoción
 En el caso de descuento, es cuando va a aplicar un descuento adicional a un producto o
grupo de productos, por un período de tiempo determinado, lo puede aplicar realizando los
mismos pasos de la promoción
REPARACIÓN DE COSTOS
Es una herramienta que se
puede aplicar en el software
para reparar los costos de los
productos en todos sus
movimientos y realizar una
correcta contabilización, ya
que hay algunos movimientos
tardíos que pueden ocasionar
descuadres en los costos,
como la grabación de una
compra o una producción a
destiempo.
Presione la opción de
reparación de costo
 Seleccione el rango de
fecha y presione la opción
filtrar por fecha
 Seleccione si reparará
solo un producto, en tal
caso actívela opción de
92
un producto y seleccione el producto o bien seleccione si será para todos los productos
activos
 Active las opciones donde se reparará el costo y presione la opción corregir.
CANCELACIÓN MASIVA DE CUENTAS POR COBRAR
Esta opción se aplica cuando

se desea cancelar a través de
notas de crédito saldos
pendientes de los clientes, al
seleccionar al cliente y darle
cargar el sistema mostrara las
facturas con saldos pendientes
de dicho cliente se deberá
realizar lo siguiente:
1.- Seleccionar al cliente
2.- Cargar CXC
3.- Seleccionar la factura a
cancelar (Esta opción solo
funciona para cancelar y no
para abonar)
4.-El sistema pondrá en monto
la suma de las CXC que se
quieren cancelar.
5.- Si selecciona Todas, el sistema chequeara por defecto todas las facturas enlistadas del
cliente.
6.- Si selecciona Todas, el sistema le quitara el check por defecto todas las facturas enlistadas
del cliente.
7.- Digitar el concepto que se desea, este concepto será el que salga para todas las notas de
créditos creada.
8.- Seleccionar cuenta contable, esto en el caso que se tenga contabilidad deberá de seleccionar
la cuenta con la que realizara la contra partida de la Nota de crédito.
9.- Guardar, el sistema empezara a crear las notas de crédito, el sis tema crea una nota de crédito
por cada factura seleccionada.
ELIMINACIÓN DE PRODUCTOS NULOS
Esta opción está habilitada

para aquellos productos que
nunca han tenido un
movimiento, es decir que solo
se crearon pero nunca se ha
utilizado ni en compras,
ventas, ajustes, etc.
93
VERIFICACIÓN DE COSTO MONEDA PIVOTE
Esta opcion esta habilitada para
la verificacion de costos de la
moneda, es decir que vuelva a
realizar el costo que esta en la
configuracion para todos los
movimientos en el software.
CANCELAR CUENTAS POR PAGAR MASIVAS

Esta opción se aplica cuando se desea cancelar a través de notas de debitos saldos pendientes
de los Proveedores, al
seleccionar al Proveedor y
darle cargar el sistema
mostrara las facturas con
saldos pendientes de dicho
Proveedor se deberá realizar
lo siguiente:
1.- Seleccionar al Proveedor
2.- Cargar CXP
3.- Seleccionar la factura a
cancelar (Esta opción solo
funciona para cancelar y no
para abonar)
4.-El sistema pondrá en
monto la suma de las CXP
que se quieren cancelar.
5.- Si selecciona Todas, el
sistema chequeara por
defecto todas las facturas
enlistadas del proveedor.
6.- Si selecciona Todas, el sistema le quitara el check por defecto todas las facturas enlistadas
del proveedor.
7.- Digitar el concepto que se desea, este concepto será el que salga para todas las notas de
débitos creada.
8.- Seleccionar cuenta contable, esto en el caso que se tenga contabilidad deberá de seleccionar
la cuenta con la que realizara la contra partida de la Nota de débito.
9.- Guardar, el sistema empezara a crear las notas de débito, el sistema crea una nota de débito
por cada factura seleccionada.
94
CALCULAR INVENTARIO MÍNIMO
Este módulo está diseñado para que
el sistema realice el cálculo de
inventarios mínimos en base a las
ventas, se debe seleccionar a un
producto, productos o un grupo de
productos específicos.
1.- Seleccionar en base a que
realizara el cálculo el sistema,
basados en meses o en fechas
especifica.
2.- Seleccionar la cantidad de días
para lo que se de quiere en el
inventario mínimo.
3.- Aplicar, el sistema empezara a
verificar las ventas en el rango
seleccionado (Meses o fechas), para
los días que se deseaba contar con el mínimo, y enviara a poner a los productos seleccionados el
inventario mínimo calculado, esto con el fin que el sistema muestre el reporte de inventario
mínimo real basado en las ventas y se pueda realizar un pedido en base a esto.
MENÚ PRODUCCIÓN
Es el proceso de elaboración de un nuevo producto a través de la utilización de materia prima y
costos directos e indirecto, a través del cual, el software le dará un costo total unitario de cada
producto realizado (producido)
A este módulo se puede acceder desde el menú grafico Producción en donde se encuentran sus
tres procesos integrados
 Plantilla de Producción
 Proceso Producción
 Liquidación Producción
PLANTILLA DE PRODUCCIÓN,
En este módulo puede crear una plantilla de producción, que le servirá para agilizar
posteriormente dicho proceso ya que a través de la misma tendría listo los diferentes
componentes de cada producto con cantidades y unidades de medidas específicas
En esta parte del software se encuentran
dos pestañas: Listados de materiales y
Producción
Listado de Materiales
 Digite el nombre de la plantilla
 Seleccionar la bodega de la cual
este material o insumo va a salir
 BeêPos le muestra por defecto la
fecha de la computadora donde se
realiza la plantilla.
 El software le genera
95
automáticamente el consecutivo numérico.
 Agregar productos, aquí si se conoce el código del producto se digita sino se deberá dar
clic en los binoculares y buscar el producto que se desea
 Una vez que se selecciona el producto se deberá seleccionar la unidad de medida que
utilizara la receta (en caso que se trabaje con unidad de medida secundaria) y posterior
digitar la cantidad a utilizar.
 Material de empaque, es aquel que producto que ocupará como empaque del producto
que estamos realizando.
 En caso de no haber escogido correctamente el producto, solo seleccionarlo y darle clic
en el botón Borrar línea
 Observaciones, en caso que se desee agregar algún comentario a la plantilla y este se
adicionará al momento de hacer la producción
PRODUCCIÓN
 Producto terminado /
Productos excedentes,
son aquellos productos
sobrantes del proceso
productivo en este caso
pueden ser materiales, a
este se debe ir digitando el
producto con las
cantidades sobrantes y el
software ira costeando
este producto.
 En caso de no haber
escogido correctamente el
producto, solo
seleccionarlo y darle clic en el botón Borrar línea
 Nuevo producto a ingresar en base a los materiales o ingredientes: es el producto que va a
producir.
PROCESO DE PRODUCCIÓN
Al presionar en el menú de producción
la opción con el mismo nombre, le
mostrará la siguiente pantalla:
En este mismo módulo, al igual que en
la plantilla, encuentra dos pestañas:
Listado de materiales y producción
Para realizar el proceso de
producción, puede utilizar cualquiera
de las siguientes maneras:
 Aplique la plantilla creada
previamente
 Digite cada uno de los datos.
96
Datos Contables Importantes:
 Número de producción; es el número de documento que se está realizando, este es
necesario conocerlo para poder liquidar ( en caso que se tenga el modulo contable)
 Fecha: esta es importante porque deberá estar dentro del periodo contable que
seleccionemos para poder liquidar.
 Caja: es donde el sistema tomara de referencias las cuentas de inventario e inventario en
proceso para enviar a contabilizar el comprobante.
PROCESO POR PLANTILLA

 En la pestañar de listado de materiales presione el botón buscar plantilla y seleccione la
que se desea utilizar
 El software le pregunta la cantidad de
productos a crear en base a la plantilla
si selecciona 2, el va a multiplicar por 2
las cantidades de los insumos y Beê
pos sacaría del inventario los
materiales y aumentaría en 2 el nuevo
producto.
 Se debe seleccionar la bodega de ingreso del producto nuevo
 Observaciones si se desean
 Presione Guardar
Proceso seleccionando todo el producto

Pestaña Listado de Materiales
 Seleccione
 Seleccione la bodega de ingreso del producto producido.
 Número, es el número de plantilla esta se lleva de manera consecutiva.
 Agregar productos, aquí si se conoce el código del producto se digita sino se deberá dar
clic en los binoculares y buscar el producto que se desea
 Una vez que se selecciona el producto se deberá seleccionar la unidad de medida que
utilizara la receta (en caso que se trabaje con unidad de medida secundaria) y posterior
digitar la cantidad a utilizar.
 Material de empaque, es aquel que producto que ocupamos como empaque del producto
que estamos realizando.
 En caso de no haber escogido correctamente el producto, solo seleccionarlo y darle clic
en el botón Borrar línea
 Observaciones, en caso que se desee agregar algún comentario a la plantilla y este se
adicionara al momento de hacer la producción
Pestaña Producción:
a. Producto terminado / Productos excedentes, son aquellos productos sobrantes del
proceso productivo en este caso pueden ser materiales, a este se debe ir
digitando el producto con las cantidades sobrantes y el software ira costeando
este producto.
b. En caso de no haber escogido correctamente el producto, solo seleccionarlo y
darle clic en el botón Borrar línea
c. Nuevo producto a ingresar en base a los materiales o ingredientes: es el producto
que va a producir.
97
d. Darle guardar
LIQUIDACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
Es el proceso donde
agregará sus MOD y CIF a
las producciones en un
determinado periodo, este
proceso se realiza solo si
se tiene el software Bee
Accounting.
 Seleccione la fecha de
la liquidación, esta
debe estar dentro del
rango de fecha que va
a utilizar.
 Fecha inicio y fin, son
las fechas que el
software utiliza para el periodo que se está seleccionando los saldos de las cuentas
de Mano de obra y CIF.
 Número de liquidación es el número consecutivo que se lleva de las liquidaciones
realizadas.
 Agregar, debe primeramente agregar todas las producciones que vayan a incluir
dentro de la liquidación, estas pueden ser N.
 Eliminar si desea eliminar alguna producción que ha sido agregada por error.
 Calcular liquidación, una vez que haya agregado todos los costos debe dar clic en
calcular liquidación para que el software realice el prorrateo de las producciones con
sus costos
 Aplicar, una vez que aplica y guarda está cerrando la producción, mientras solo se
calcule y solo se guarde el software aun permite agregar nuevas producciones y
aplicar más costos mientras este botón no esté chequeado.
 Actualizar Costos, el software envía a actualizar los costos de los productos.
 Actualización Precio 1, Precio 2, Precio 3, Precio 4, BeêPos envía a actualizar de
manera automática los precios basado en la configuración de los tipos de productos
(se debe tener previamente configurado los productos con este método de cambio de
precio)
 En la pestaña mano de obra, seleccione la cuenta que va a utilizar y al darle enter le
pondrá el movimiento del periodo que tenga seleccionado. Se digita el porcentaje que
desea aplicar de ese monto o puede modificar el monto por el deseado y ponerle
100% sobre lo nuevo digitado. Y darle clic en agregar, este proceso de puede realizar
varias veces en caso que se desee.
 En la pestaña Costos indirectos, seleccione la cuenta que va a utilizar al darle enter le
pondrá el movimiento del periodo que tenga seleccionado. digite el porcentaje que
desee aplicar de ese monto o puede modificar el monto por el deseado y ponerle
100% sobre lo nuevo digitado. Y darle clic en agregar, este proceso de puede realizar
varias veces en caso que se desee.
 En la pestaña configuración se debe seleccionar la base que utilizará el software para
ponderar los costos:
98
i. Ponderación de costos si será en base a la cantidad de unidades producidas
o en base a las cantidades de materia prima utilizada
ii. Capacidad instalada, es que se pueda evaluar la capacidad teórica o
capacidad optima de la empresa, se deberá digitar los datos que se deseen
para que el sistema pueda validad la según los datos obtenidos en la
producción esto en base a la cantidad y al costo.
iii. Cuenta de gasto de sub producción: Es la cuenta que se indica del nivel de
producción que está por debajo de la producción de equilibrio de lo real que
está en el mercado de los productos producidos.
MENU REPORTES
Este módulo tiene
disponible más de 100
reportes con información
general, específica y
estadística, orientada a
brindarle la situación real
e inmediata de su
empresa incidiendo
directamente en la toma
de decisiones, de ahí la
importancia fundamental
que los usuarios del
mismo ingresen
correctamente la
informacion y los
encargados del área
correspondiente
certifiquen con
anterioridad que la misma es correcta para que el software le muestre resultados verdaderamente
útiles.
Los reportes contenidos en BeêPos, pueden ser emitidos con la periodicidad que lo
requieran y exportados a: Excel, PDF y rtf.
Para emitir cualquiera de ellos, solo será necesario que le establezca el rango de fechas y
presione el botón con el nombre del reporte que desee visualizar.
99

Manual de Beê ERP 2018 Version POS

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BeêERP, es la herramienta con

Nuestros principales valores son:

*Los requerimientos mínimos variarán en base a la cantidad de terminales conectadas al servidor

LA PROTECCIÓN JURÍDICA DEL SOFTWARE

De conformidad con el artículo 5, el autor tiene la plena disposición y el derecho exclusivo de

El artículo 19 de la Ley de Derecho de Autor y Derechos Conexos establece que corresponde al

El Arto. 23 dice El derecho patrimonial es alienable, temporal y sin perjuicio de otras

Por lo anterior expuesto se deriva No es responsabilidad de ninguno de los antes mencionados

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Digite su nombre de usuario y clave correspondiente, como lo

Si digita por tres veces consecutivas incorrectamente alguno o

BeêPos trabaja con dos monedas (dólares o

En tal caso, presione Agregar Var y seleccione

En el Dashboard podrá observar:

 Establezca una meta mensual para toda

Otros mensajes que le muestra el sistema al momento de entrar a la pantalla principal:

El menú gráfico o vertical está dividido en 5 secciones:

Configuración: Permite acceder a los parámetros de configuración del Sistema y a la definición

1. Configure el sistema, busque en el menú de texto, la parte correspondiente a

3. Realice movimientos: Una vez que ya ha configurado BeêPos y ha grabado toda la

C ONFIGURACIÓN DEL SISTEMA

Para entrar al menú de configuraciones Seleccione en el menú gráfico o de texto la opción

C ONTEOS DEL SISTEMA.

Generales: en esta parte configurará los conteos del software

Notas de Debito – Crédito: seleccione la numeración con la que el software comenzará el

 Cambiarle el nombre de IVA: en

Error al consultar el catálogo de Productos.

Error al querer buscar un producto en los

Este mensaje de error se presentará

Las rutas por defectos deberán apuntar a

 Moneda Nacional: Aquí escribirá el nombre de su moneda Nacional. Esto es independiente al

 Símbolo de la Moneda Nacional: Aquí escribirá el símbolo de su moneda nacional, al igual

 Contabilización: al activar esta opción cada movimiento realizado en BeêPos

 Contabilidad MN: al Activar esta opción independientemente de la moneda principal

 Imprimir factura en U$:esto funciona para que al momento de la impresión de la factura, si la

 Imprimir salida Bodega: al tener

Para configurar estas cuentas

Una vez realizado los pasos

Pestaña Cuentas- Cuentas1:

Pestaña Cuentas- Cuentas2:

 Valor por cada Punto

 Referencia, Referencia1, Referencia2, Referencia3: El nombre de estas referencias

 Separador de Decimales: esta opción su proveedor lo deja configurado por defecto y no

 Formato de fechas: Formato establecido para día/mes/año (DD/MM/YYYY)

Es muy importante revisar la configuración regional del sistema operativo de la computadora de

En esta última parte puede configurar las siguientes opciones:

Reglas de precios en BeêPos

Existen 3 tipos de configuración de precio en BeêPos:

 Configuración de Precio en el Catálogo clientes, esta función es opcional y aplica cuando

 Configuración de Precio en el Catálogo de Productos, esta función también es opcional y

De lo anterior explicado, se amplía, que en caso de que en BeêPos, se configure a productos

 Activar check de Activar Rifa.

 Retención de IR Y retención de Alcaldía: aquí deberá de ingresar los montos de ambas

C ONFIGURACIÓN GENERAL DEL SISTEMA.

CONFIGURACIÓN DE USUARIOS DEL SISTEMA.

 Digite un código para el usuario, un código nuevo que no

Entrar a herramientas y luego selecciona permisos de acceso, le mostrará la siguiente ventana:

Los catálogos se dividen en dos partes:

SUB-CATÁLOGOS O CATÁLOGOS TIPOS

Información para llenar un nuevo

 Código tipo Combo:

Presione el icono con el mismo nombre, esto le llevará a la siguiente pantalla:

Para crear el nuevo combo,