Manual del usuario

Sistema de Información – SIENI

Para la gestión de la formación de los
instructores

Módulo subdirector de centro

Bogotá, D.C., noviembre de 2018

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 3
2. OBJETIVOS DE LA APLICACIÓN ................................................................................... 3
3. MÓDULOS DE LA APLICACIÓN USUARIO SUBDIRECTOR ......................................... 3
3.1 Módulo Asignación de Ruta de Formación a Instructores ........................................... 3
3.2 Módulo Plan Institucional de Capacitación de Instructores - PIC ................................ 3
3.3 Módulo Informe de Capacitación de Instructores ........................................................ 3
4. ÍCONOS ........................................................................................................................... 4
5. FUNCIONAMIENTO DEL APLICATIVO ....................................................................... 5
5.1 Ingreso al Aplicativo .................................................................................................... 5
5.2 Abrir el navegador internet Google Chrome ................................................................ 6
5.3 Para ingresar al aplicativo Sistema de Información SIENI .......................................... 6
5.4 Digite el usuario y clave previamente asignados, luego presione ingresar. ................ 7
5.5 Menú de la aplicación .................................................................................................. 7
5.5.1 Módulo: Asignar Ruta de formación ......................................................................... 7
5.5.2 Módulo: Plan Institucional de Capacitación de Instructores – PIC ......................... 11
5.5.3 Modulo: Autorizar ................................................................................................... 15
5.5.4 Mensajes de la aplicación ...................................................................................... 17

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1. INTRODUCCIÓN
La aplicación SISTEMA DE INFORMACIÓN - SIENI de la Escuela Nacional de Instructores
´Rodolfo Martínez Tono’ - ENI, está desarrollada para manejar y documentar los diferentes
procesos existentes que tienen que ver con la gestión de la capacitación y formación de los
instructores del SENA.
El propósito de este documento es informar detalladamente los pasos a seguir en la aplicación
para completar la información en cada uno de los módulos desarrollados para gestionar los
diferentes procesos de la Escuela, que competen al Usuario Subdirector de centro.

2. OBJETIVOS DE LA APLICACIÓN
El SISTEMA DE INFORMACIÓN - SIENI es la aplicación informática desarrollada para gestionar
la formación de los instructores del SENA que permite concentrar todas las posibles acciones y
necesidades que requieren los usuarios de la Escuela Nacional de Instructores (Directores
Regionales, Subdirectores de Centros, Asesores de Red, Gestores de Red, Instructores, etc.)
para administrar la formación de los instructores del SENA. La aplicación permite mantener la
información actualizada y disponible en tiempo real, para la gestión de la capacitación y
formación de los instructores de planta.

3. MÓDULOS DE LA APLICACIÓN USUARIO SUBDIRECTOR

La aplicación cuenta con varios módulos específicos, desarrollados para atender cada
necesidad del plan de formación de los instructores del SENA que dependen de los
permisos de usuario para acceder o no a ellos.

3.1 Módulo Asignación de Ruta de Formación a Instructores

En este módulo, realiza la asignación de las Rutas de Formación a cada uno de los instructores
de planta que pertenezcan a su centro.
El usuario Subdirector, es quien tiene las credenciales para gestionar este módulo.

3.2 Módulo Plan Institucional de Capacitación de Instructores - PIC

En este módulo, se seleccionan dentro de las rutas de formación técnica, clave y transversal;
los programas de capacitación que luego de un análisis técnico, el Centro considera más
pertinentes para sus instructores de planta.

3.3 Módulo Informe de Capacitación de Instructores

En este módulo, se pueden consultar los resultados de la capacitación técnica, clave y
transversal de instructores del correspondiente Centro de Formación.

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4. ÍCONOS

NOMBRE IMAGEN DESCRIPCIÓN

Sirve para señalar o

Puntero apuntar áreas de la
pantalla.

Campo en el que el
Caja de texto
usuario puede escribir.

Permite llenar los campos

Caja de login Inicio de de usuario y contraseña
sesión para ingresar a la
aplicación.

Permite seleccionar un
solo elemento de la lista
Caja de selección
de selección que se
presenta.

Permite seleccionar
Calendario fechas cuando el modulo
lo requiera.

Aparece cuando el
usuario trata de
Advertencia tipo contraseña
ingresar con datos
o usuario errado
errados de usuario o
contraseña

Aparece cuando un
campo falta por
Advertencia tipo faltan
diligenciarse y se
datos
intenta guardar o
finalizar

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 Aparece cuando al pasar
Advertencia cuando no se de un capítulo a otro no se
han completado los han diligenciado
campos obligatorios correctamente todas las
respuestas.
Permite buscar
información en la base de
Buscar datos que coincidan con
la información que se
digite en el campo buscar
Permite pasar al capítulo
anterior, cuando se está
Anterior y siguiente capturando o actualizando
información de un
registro.
Permite tener la certeza
que los documentos, la
Guardar información digitada o
datos seleccionados se
guarden correctamente.
Permite abandonar el
Salir de un proceso o proceso actual y
formulario recomenzar o cambiar a
otro

Permite terminar la sesión

dentro del aplicativo Web
Salir de la aplicación
y cerrar la aplicación de
manera segura.

5. FUNCIONAMIENTO DEL APLICATIVO

5.1 Ingreso al Aplicativo

Para poder acceder la aplicación es necesario contar con conexión a internet dentro de la
red del SENA (Intranet), para su correcto funcionamiento, es prerrequisito contar con el
navegador Google Chrome mínima versión Versión 54.0.2840.99 o superior.

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 5.2 Abrir el navegador internet Google Chrome

5.3 Para ingresar al aplicativo Sistema de Información SIENI

Digitar el URL o la dirección IP indicada:
http://pru-vssieni01.sena.red/Bancodeinstructores/wplogin.aspx
Esta página web lo llevará a la siguiente pantalla

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 5.4 Digite el usuario y clave previamente asignados, luego presione ingresar.

Si no tiene conocimiento del usuario y contraseña se debera comunicar con la IP 12757 – 13580
para recordarla.

5.5 Menú de la aplicación

La aplicación le presenta el menú de opciones de acuerdo al rol del usuario que se registra en la
sesión, por ejemplo el rol de Subdirector de Centro le permite las opciones comunes más las
propias del Subdirector de centro, como la asignación de Rutas de formación a los instructores
de planta de su centro y la autorización de los cupos de formación o capacitación de los
instructores del centro.

5.5.1 Módulo: Asignar Ruta de formación

Seleccionada la opción “Asignar Ruta” en el menú anterior, obtendrá el formulario con los campos
para esta actividad, ver la siguiente imagen. En este formulario se registran los instructores de
planta pertenecientes al centro de formación, la red de conocimiento, el área de desempeño y la
ruta de formación a la cual se encuentra registrado para efectos de capacitación.
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Para asignarles la Ruta de formación a los instructores, existen varias opciones, buscarlo por
número de documento o buscarlo por nombre ingresando los datos en los campos
correspondientes en la cabecera del formulario que despliega la aplicación o seleccionando
directamente al instructor que requiera, desde la lista desplegable que le ofrece la misma pantalla
de la aplicación. (Ver imagen abajo)

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Usando cualquiera de los métodos mencionados para localizar al instructor que requiera editar
o completarle los datos de asignación de Ruta de Formación, proceda dando un solo clic sobre
el icono de la lupa situada a la derecha de la fila que contiene los datos del instructor, para
obtener la correspondiente pantalla que le permitirá hacer la gestión requerida. (Ver la siguiente
imagen)

La aplicación despliega la siguiente pantalla con una ventana emergente, donde deberá
diligenciar con los datos de la Red, Área y Ruta correspondientes al Instructor seleccionado:

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Luego de seleccionar los datos correspondientes, estos se confirman mediante el botón
“Confirmar” con un clic o en su defecto si declina el proceso para la asignación de la Ruta del
instructor previamente seleccionado, hágalo con un clic en el botón “Cancelar”. (Ver imagen
abajo)

La aplicación le da la opción de listar la asignación de Ruta de todos los instructores del centro
en formato Excel, usando el botón “Generar Listado Asignación” en la parte inferior de la pantalla,
como se muestra en la siguiente imagen.

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Ver ejemplo del listado generado por la aplicación con la asignación de Ruta de Formación:

Finalmente para salir del módulo de asignación de Ruta y de la aplicación, hágalo mediante el
botón “Salir” ubicado en el menú en la parte superior de la pantalla.

5.5.2 Módulo: Plan Institucional de Capacitación de Instructores – PIC

A través de este módulo, el centro puede seleccionar los diferentes programas de formación
técnica, clave y transversal de sus instructores de planta diseñados por la Escuela Nacional de
Instructores para desarrollar las rutas de formación. Con esta información, el centro podrá
conformar el plan de capacitación de instructores anualmente, para que posteriormente sea
consolidado por la Regional y así conformar el Plan Regional de Capacitación de Instructores.

NOTA: previamente al registro de los programas, existe la posibilidad de generar un reporte con
la información de las capacitaciones tomadas hasta la fecha por los instructores del Centro de
formación a su cargo, esta información le facilitará la escogencia de los programas de formación
para la vigencia 2018.

En el menú principal escoger la opción “Reportes”, ver siguientes figuras

A continuación la aplicación le despliega la siguiente pantalla para que inicie la generación del
reporte correspondiente,

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El reporte generado esta en formato Excel y es descargado a su PC

En el siguiente paso se debe hacer el registro de los programas a tener en cuenta para la
capacitación 2018, estos programas están agrupados en técnicos y transversales por lo tanto el
procedimiento contempla dos pasos: en el menú Principal bajo “Formación”, encontrará los dos
procedimientos para acceder tanto al formulario de PIC Técnico como al formulario PIC
Transversal. A continuación el detalle para realizar esta actividad.

A. Elegir los programas Técnicos. Desde el menú principal seleccionar la opción “PIC Técnico”.
(Ver figura abajo).

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Posterior a la selección de las Red, el Área y la Ruta de formación correspondiente, la aplicación
despliega en la parte de abajo de la pantalla todos los programas disponibles para esta Ruta. En
esta pantalla debe escoger los programas que desea incluir para ser tenidos en cuenta en la
programación de formación del año 2018. (Ver la imagen)

Confirme la selección realizada mediante el botón “Guardar”.

NOTA: el máximo número de programas por cada Ruta de conocimiento es 4 (cuatro).

Una vez terminada la selección de programas para todas las Redes que el centro de formación
imparta, puede generar un reporte en Excel, que contenga el listado de programas elegidos,

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posteriormente seleccione con el puntero del mouse el botón “Reporte” para descargar el archivo
solicitado. (Ver imagen siguiente)

B. Selección de los programas Transversales. Desde el menú principal seleccionar la opción

“PIC Transversal”. (Ver imagen abajo).

La siguiente pantalla es el resultado de la acción anterior, pantalla que le despliega la aplicación

para gestionar la selección de los “programas Transversales”, el máximo número de programas
que puede seleccionar es 6 (seis) luego confirme con el botón “Guardar”

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 5.5.3 Modulo: Autorizar
Este módulo de la aplicación está dedicado a la autorización de los cupos de formación o
capacitación de los instructores del Centro a su cargo y que han sido convocados para participar
de la actividad.
Este módulo se selecciona desde el menú principal, desplegando con un clic el contenido de
“Formación”, seleccionar la opción “Autorizar” para ingresar al módulo. (Ver figura abajo)

Posterior a la acción anterior el sistema le despliega la siguiente pantalla donde podrá escoger
la acción de formación a la que han sido invitados los instructores, para que la aplicación le
despliegue los datos de cada uno de ellos y proceder con la autorización o la negación de la
participación a la capacitación.

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Una vez seleccionado el programa de capacitación, va a realizar el proceso de autorizar o no por
el usuario de Subdirector. La aplicación le despliega el listado de instructores de su centro, que
han sido invitados a dicha capacitación para que el Subdirector elija en la pantalla siguiente,
quienes SI son autorizados y quienes NO, el paso siguiente es seleccionar el botón “Guardar”
para que los instructores aprobados continúe con el proceso. (Ver figura siguiente).

Nota: Para realizar esta acción, el instructor debió aceptar la invitación de la convocatoria.

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 5.5.4 Mensajes de la aplicación
Dependiendo del ingreso o manipulación de los campos, la aplicación en algunos casos envía
mensajes que ayudan a interpretar qué está ocurriendo. Hay mensajes de error, mensajes de
confirmación, mensajes de acciones inválidas, mensajes de acciones incompletas, etc., estos
pueden ser de ayuda para corregir si es el caso, por lo tanto mencionarlos cuando requieran
soporte.

Soporte: En caso de requerir ayuda por favor comunicarse con:

Yurany Stefanny Galindo

Teléfono 12757, correo ysgalindo@sena.edu.co
José Palacios
Teléfono 13580, correo jpalacios@sena.edu.co
Camilo Sierra
Teléfono 13580, correo csierra@sena.edu.co

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