Professional Documents
Culture Documents
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang.
Pedoman Mutu Puskesmas disusun untuk menjelaskan garis besar Sistem
Manajemen Mutu di UPT Puskesmas (selanjutnya disebut Puskesmas) kepada
seluruh karyawan.
Semua ketentuan yang tertuang di dalam pedoman ini merupaka acuan untuk
menjalankan kegiatan puskesmas. Penjelasan yang diberikan dalam pedoman ini
mencakup : ruang lingkup penerapan Sistem Manajemen Mutu, proses manajemen
Mutu berikut dengan interaksi antara proses dan referensi/rujukan ke berbagai
dokumen terkait.
Penerapan Sistem Manajemen Mutu dimaksudkan untuk memastikan
Puskesmas dapat menghasilkan produk sesuai dengan persyaratan yang telah
ditetapkan sehingga dapat menjamin kepuasan pelanggan . yang dimaksudkan
dengan “produk” adalah pelayanan yang dikerjakan oleh Puskesmas.
Pedoman ini disiapkan oleh Penanggungjawab Manajemen Mutu Puskesmas
beserta Tim Mutu Puskesmas dan disahkan oleh kepala Puskesmas.
1. Profil Puskesmas
a. Gambaran Umum Puskesmas.
UPT Puskesmas Karangmojo II adalah puskesmas non rawat inap yang
merupakan salah satu dari 30 Puskesmas yang ada di kabupaten Gunungkidul, daerah
Istimewa Yoyjakarta. UPT Puskesmas terletak di Dusun Banyubening I, Desa Bejiharjo
Kecamatan Karangmojo Kabupaten Gunungkidul yang letaknya 7 km dari pusat
pemerintahan (ibukota kabupaten).
Secara administrasi lokasinya dapat dilihat pada gambar sebagai
berikut :
Gambar 1. Lokasi kegiatan UPTD Puskesmas Karangmojo II
d. Tata Nilai
Nilai-nilai kerja yang disepakati diimplementasikan di Puskesmas Karangmojo II
adalah sebagai berikut :
HATI
H : harmonis adalah sebuah penyamaan rasa, aksi, gagasan, dan minat
dalam menciptakan sebuah keselarasan antara puskesmas dengan pihak-
pihak terkait.
A : Amanah adalah melaksanakan tugas sesuai dengan tupoksi.
T : Transaparan adalah keterbukaan akses informasi, kegiatan program dan
manajemen keuangan sesuai dengan mekanisme.
I : Inovatif adalah sikap bersedia menerima, melaksanakan dan atau
menciptakan sebuah ide tentang cara/metode/program baru yang belum
diterapkan sebelumnya dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan
puskesmas.
2. Kebijakan Mutu
a. Kami jajaran pengelola dan seluruh karyawan Puskesmas Karangmojo II
berkomitmen untuk memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat
dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan pelanggan.
Puskesmas Karangmojo II Kecamatan Karangmojo Kabupaten Gunungkidul
Propinsi DIY berkomitmen untuk :
1) Memahami dan melaksanakan sistem manajemen mutu dengan penuh
rasa tanggung jawab
2) Memberikan pelayanan sesuai dengan persyaratan pelanggan sesuai
dengan kemampuan dan kewenangan Puskemas Karangmojo II sebagai
Puskesmas non rawat inap.
3) Melakukan proses perbaikan mutu pelayanan secara berkelanjutan.
b. Kebijakan teknis dalam perbaikan mutu dan keselamatan pasien ada pada
lampiran pedoman ini.
3. Proses Pelayanan (Proses Bisnis)
B. Ruang Lingkup
Lingkup pedoman mutu ini disusun berdasarkan persyaratan standar
akreditasi puskesmas, yang meliputi: persyaratan umum sistem manajemen mutu,
tanggungjawab manajemen, manajemen sumber daya, proses pelayanan yang
terdiri dari penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat essensial dan
pengembangan yang meliputi: pelayanan promosi kesehatan, pelayanan
kesehatan lingkungan, pelayanan kesehatan ibu anak dan keluarga berencana,
pelayanan gizi, pelayanan pencegahan dan pengendalian penyakit, pelayanan
kesehatan usia lanjut dan pelayanan klinis.
Dalam penyelenggaraan UKM essensial dan pengembangan serta pelayanan
klinis memperhatikan keselamatan sasaran/pasien dengan menerapkan
manajemen risiko.
C. Tujuan
Pedoman mutu ini disusun sebagai acuan bagi Puskesmas Karangmojo II dalam
membangun sistem manajemen mutu baik untuk penyelenggaraan UKM
maupun untuk penyelenggaraan pelayanan klinis.
b. Kepuasan Pelanggan
Kelegaan orang yang membeli atau menggunakan barang secara tetap
terhadap barang yang diterima
c. Pasien
Orang sakit atau yang dirawat dokter
d. Koreksi
Pembetulan, perbaikan, pemeriksaan terhadap diri sendiri akan menumbuhkan
sikap rendah hati dan tidak cepat menyalahkan orang lain
e. Tindakan Korektif
Sesuatu yang dilakukan, perbuatan memperbaiki, teliti, berdisiplin
f. Tindakan Preventif
Sesuatu yang dilakukan bersifat mencegah, supaya tidak terjadi apa-apa
g. Pedoman Mutu
Kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah bagaimana sesuatu harus
dilakukan berdasarkan ukuran baik atau buruk.
h. Dokumen
Surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan
i. Rekaman
Semua dokumen hasil kegiatan baik berupa arsip tertulis, audio, foto maupun
film baik dalam bentuk hardcopi maupun softcopi.
j. Efektivitas
Kemampuan menghasilkan output / hasil yang diinginkan atau keberhasilan
pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
k. Efisiensi
Ketepatan cara (usaha, kerja, dll) menjalankan sesuatu (dengan tidak
membuang waktu, tenaga, biaya) atau dapat diartikan juga penggunaan
sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum.
l. Proses
Runtunan perubahan (peristiwa) dalam perkembangan sesuatu
m. Indikator mutu
Sesuatu yang menjadi tujuan berdasarkan ukuran baik atau buruk
n. Perencanaan Mutu
Dokumen penetapan proses, prosedur dan sumber daya untuk menjamin
bahwa proses pelayanan yang dilaksanakan dapat mencapai sasaran-sasaran
mutu dengan efektif dan efisien, dan konsisten memenuhi persyaratan-
persyaratan mutu yang telah ditetapkan.
o. Kebijakan Mutu
Pernyataan cita-cita, tujuan, prinsip atau maksud sebagai garis pedoman bagi
manajemen dalam usaha mencapai sasaran mutu.
p. Sarana
Segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam rangka mencapai
maksud atau tujuan
q. Prasarana
Segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu
proses dalam rangka mencapai maksud atau tujuan
1. Pengendalian Dokumen
Secara umum dokumen-dokumen dalam sistem manajemen mutu yang disusun
meliputi:
Dokumen level 1 : Kebijakan
Dokumen level 2 : pedoman/manual
Dokumen level 3 : standar prosedur operasional
Dokumen level 4 : rekaman-rekaman sebagai catatan sebagai akibat
pelaksanaan kebijakan, pedoman, dan prosedur.
Seluruh dokumen sistem manajemen mutu dikendalikan oleh Puskesmas agar
dokumen yang dipergunakan adalah dokumen yang tepat dan benar.
Cara pengendalian dokumen diatur dalam SOP Pengendalian Dokumen yang
secara garis besar mengatur hal-hal sebagai berikut:
a. Cara pembuatan dokumen
b. Cara pengesahan dokumen sebelum digunakan
c. Cara melakukan peninjauan dan revisi dokumen
d. Cara menempatkan/menggunakan dokumen
e. Cara mengidentifikasi dan menelusuri dokumen
f. Cara menangani dokumen eksternal
g. Cara menyimpan dokumen yang sudah tidak berlaku
Proses penarikan dokumen yang kadaluwarsa berpedoman pada daftar
retensi puskesmas.
B. Kebijakan Mutu
Seluruh karyawan berkomitmen untuk menyelenggarakan pelayanan yang
berfokus pada pelanggan, memperhatikan keselamatan pelanggan, dan
melakukan penyempurnaan yang berkelanjutan. Kebijakan mutu dituangkan
dalam surat keputusan Kepala Puskesmas yang meliputi kebijakan mutu
pelayanan klinis dan kebijakan mutu pelayanan UKM.
1. Manajemen puncak menyusun Kebijakan Mutu sesuai dengan tujuan
Puskesmas, mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan
perbaikan berkelanjutan serta menyediakan kerangka kerja untuk
menetapkan dan meninjau indikator mutu
2. Manajemen puncak memastikan bahwa Kebijakan Mutu dikomunikasikan dan
dipahami oleh setiap staf.
3. Manajemen puncak akan meninjau Kebijakan Mutu secara berkala minimal
setiap tahun agar tetap sesuai.
F. Komunikasi Internal
Komunikasi internal antar pimpinan/karyawan merupakan kegiatan yang sangat
penting untuk menunjang mekanisme kerja, karenanya sistem komunikasi
dipastikan diatur dengan baik dan menekankan hal-hal sbb:
1. Koordinator poli/bagian mengupayakan agar komunikasi dengan
bawahannya dipastikan berjalan lancar.
2. Komunikasi diarahkan untuk peningkatan pemahaman bawahannya
mengenai sistem manajemen mutu.
3. Komunikasi diarahkan agar karyawan memahami target-target pekerjaan
yang ingin dicapai .
4. Komunikasi diarahkan untuk memastikan persyaratan yang telah ditetapkan
dipenuhi.
5. Komunikasi internal diatur secara sistematis dan terdokumentasi.
6. Komunikasi internal untuk menjelaskan sistem manajemen mutu kepada
karyawan
7. Komunikasi internal membangun kesadaran mutu demi kepuasan
pelanggan
8. Penyelenggaraan rapat koordinasi dan diatur dengan baik.
9. Setiap poli/bagian pelayanan dilengkapi dengan papan informasi yang
dipergunakan untuk komunikasi /penyebaran informasi
10.Papan pengumuman puskesmas digunakan untuk memberi informasi terkini
dalam rangka mendukung upaya pembinaan karyawan.
Komunikasi internal dilakukan dengan cara workshop (minilokakarya),
pertemuan, diskusi, email, sms, memo dan media lain yang tepat untuk
melakukan komunikasi
C. Infrastruktur
1. Puskesmas menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastruktur yang
dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk, terdiri
dari :
a. Gedung, ruang kerja dan peralatan penunjang (misal: mebel,
komputer)
b. Peralatan yang dipakai dalam proses produk (misal: tensimeter,
timbangan)
c. Sarana pendukung (misal: mobil ambulance, pesawat telepon)
2. Penetapan infrastruktur dituangkan dalam Daftar Infrastruktur yang
dibutuhkan setiap unit
3. Penyediaan infrastruktur sesuai dengan Prosedur Pengadaan
4. Pemeliharaan infrastruktur sesuai Prosedur Pemeliharaan
D. Lingkungan Kerja
1. Puskesmas menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yang dibutuhkan
untuk mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk, antara lain:
a. Menetapkan bahwa lingkungan fisik di dalam dan luar gedung
Puskesmas merupakan daerah bebas asap rokok, bersih, dan aman dari
limbah infeksius.
b. Mengelola lingkungan kerja dengan cara menerapkan prinsip 5R
(5R=Ringkas-Rapi-Resik-Rawat-Rajin) sesuai Pedoman Pelaksanaan
Prinsip 5R
C. Pembelian
1. Proses Pembelian
a. Tim Pembelian/Pengadaan bertanggung jawab untuk memastikan fungsi
pembelian dilaksanakan secara terkendali.
b. Tim Pembelian/Pengadaan harus memahami fungsi-fungsi dan prosedur
pembelian.
c. Pembelian dilaksanakan mengikuti prosedur pembelian yang telah
ditetapkan.
d. Pemasok diseleksi secara objektif sebelum ditunjuk sebagai rekanan
e. Kriteria seleksi dan evaluasi barang dan jasa ditetapkan sebelumnya
f. Catatan hasil evaluasi dan tindak lanjut yang telah dilakukan dipastikan
disimpan.
g. Pengendalian pemasok dan pelayanan rawat jalan disesuaikan dengan
akibat yang dapat ditimbulkan oleh pelayanan rawat jalan tersebut pada
proses-proses berikutnya maupun terhadap akhir pelayanan rawat jalan
2. Informasi Pembelian
a. Sebelum melaksanakan pembelian, Informasi tentang berbagai
persyaratan dan spesifikasi yang diperlukan oleh puskesmas harus dibuat
secara jelas untuk menghindari kesalahan /ketidak-sesuaian
b. Dokumen pembelian harus dipastikan memuat penjelasan mengenai
semua persyaratan pelayanan rawat jalan yang akan diberikan termasuk :
1) Kejelasan mengenai jumlah barang yang akan dibeli
2) Persyaratan spesifikasi /mutu barang yang akan dibeli
3) Persyaratan waktu pengiriman
4) Persyaratan kemasan
5) Persyaratan pembayaran
6) Persyaratan sertifikat bila diperlukan.
7) Persyaratan kualifikasi personil yang terlibat
5. Penyimpanan barang
a. Barang pada semua tahapan proses dijaga kondisinya dan dipertahankan
kesesuaiannya selama penyimpanan, selama proses pelayanan rawat
jalan.
b. Selama barang ditangani secara internal, harus dilengkap identifikasi
secara jelas.
c. Prosedur penanganan, pengemasan, penyimpanan dan pengamanan
barang selama dalam proses pra-pelayanan rawat jalan harus dibuat
dengan jelas dan terdokumentasi.
d. Prosedur pemberian barang ke pelanggan harus dibuat untuk
mengamankan barang yang diberikan tetap dalam kondisi baik dan tepat
jumlah dan tepat waktu.
PENGUKURAN,
ANALISA DAN PERBAIKAN
DOKUMEN TERKAIT :
1. Prosedur Analisa Data
2. Prosedur Sistem Kearsipan
DOKUMEN TERKAIT :
1. Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan
2. Prosedur Survei Kepuasan Pelanggan
2. Audit Internal
a. Tujuan audit adalah untuk memastikan sistem manajemen mutu
diimplementasikan secara efektif dan hasilnya sesuai dengan yang telah
direncanakan
b. Tim audit dibentuk oleh Manajemen Representatif dan disahkan oleh
Kepala Puskesmas dan dibekali pelatihan yang cukup sebelum
melaksanakan audit.
c. Program audit direncanakan oleh ketua tim audit dengan
mempertimbangkan tingkat kepentingan dan kekritisan unit yang akan
diaudit
d. Audit harus dilakukan secara sistematis, objektif, terencana dan
terdokumentasi serta mengedepankan integritas dan independensi.
e. Audit harus dilakukan sesuai dengan prosedur audit yang telah
ditetapkan.
f. Dalam setiap pelaksanaan audit , auditor harus memperhatikan hasil
audit yang terdahulu untuk mengevaluasi efektivitasnya.
g. Kriteria audit, lingkup, frekuensi dan metode-metode yang akan
digunakan dipastikan ditentukan dalam prosedur audit internal.
h. Pelaksanaan audit dilakukan secara objektif dan mengikuti ketentuan
persyaratan audit.
i. Koordinator unit yang diperiksa bertanggung jawab untuk menindak-
lanjuti temuan audit pada unit-nya.
j. Tindakan koreksi diambil segera mungkin untuk mengeliminasi ketidak-
sesuaian yang telah ditemukan
k. Tindak lanjut audit harus mencakup verifikasi terhadap tindakan
tindakan yang telah diambil.
l. Ketua tim audit bertanggung jawab dan melapor kepada Manajemen
Representatif
DOKUMEN TERKAIT
1. Prosedur Audit Internal
2. Prosedur Tindakan Koreksi/Pencegahan
DOKUMEN TERKAIT:
1. Prosedur Persiapan Pelayanan Kesehatan
2. Prosedur QC / Daftar Tilik
DOKUMEN TERKAIT :
1. Prosedur Pengendalian hasil pelayanan kesehatan
2. Prosedur Ketidak-sesuaian Hasil Pelayanan kesehatan
6. Analisa Data
a. Data-data proses atau implementasi sistem manajemen mutu harus dikelola
dengan baik
b. Data dianalisa dengan menggunakan teknik-tehnik yang sesuai, misalkan
menggunakan tehnik statistik.
c. Analisa data dilakukan oleh setiap Koordinator Unit, kegiatannya untuk
mengetahui tingkat kinerja masing-masing proses/melihat kesenjangan-
kesenjangan yang ada sehingga dapat dilakukan tindakan perbaikan.
b. Prosedur analisa data dibuat oleh MR dan menjadi acuan bagi semua fungsi
lainnya.
c. Hasil analisa data harus mengarah pada pengidentifikasian ketidak-sesuaian
ketidak-efektifan dan tindakan-tindakan perbaikan yang diperlukan.
d. Data dianalisis, antara lain untuk memantau :
1) Kepuasan pelanggan
2) Kesesuaian terhadap persyaratan Hasil Pelayanan kesehatan
3) Karakteristik dan kecenderungan proses,Hasil Pelayanan kesehatan
4) Kinerja Pemasok
5) Sebagai dasar untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan.
DOKUMEN TERKAIT
1. Prosedur Analisa Data
DOKUMEN TERKAIT
1. Prosedur Kegiatan Continues Quality Improvement (CQI)
PENUTUP
Demikian manual mutu ini dibuat dan telah disahkan oleh Kepala Puskesmas
untuk dijadikan acuan dalam bertindak dan mengambil keputusan dalam rangka
menjalankan sistem manajemen mutu di Puuskesmas Karangmojo II serta tugas,
tanggung jawab masing-masing sesuai dengan kapasitas dan wewenang yang telah
diberikan.
Selamat bekerja, Kepala Puskesmas mendukung sepenuhnya pelaksanaan sistem
manajemen mutu ini sebagai komitmen yang tidak dapat ditawar-tawar.
REKAMAN HISTORIS PERUBAHAN
VII. PENUTUP
Demikian Pedoman mutu ini disusun sebagai acuan bagi Puskesmas Karangmojo
II dalam membangun sistem manajemen mutu baik untuk penyelenggaraan UKM
maupun untuk penyelenggaraan pelayanan klinis.