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DERECHO NOTARIAL:
Hasta hace pocas décadas aparece en el ámbito jurídico una rama del Derecho cuyo
objetivo principal es el de organizar en una forma sistemática, y dar seguridad jurídica a los
actos de voluntad de las personas tanto naturales o jurídicas, privadas o públicas,
individuales o colectivas; ya que a través del funcionario que interviene en la autenticación
de documentos que han de ser tomados como ciertos y verdaderos por los demás, dado
el hecho que el Estado ha depositado en personas especializadas en esta rama, es decir,
en los notarios, fe pública para dar valor probatorio a esos actos en los cuales por
requerimiento de parte o por disposición de ley, dan seguridad a las personas que lo que
han plasmado en documento o instrumento autorizado dicho notario en ejercicio, será
respetado tanto por las personas individuales como las instituciones de derecho.
CONCEPTO DE DERECHO NOTARIAL POSITIVO: El tratadista JOSE MARIA MENGUAL dice que:
“es el conjunto de normas jurídicas de carácter positivo que regulan el funcionamiento y
organización de la función notarial en los distintos países.”
Este mismo autor nos da un concepto más amplio y doctrinario y dice que: “Es aquella rama
científica del derecho público que constituyendo un todo orgánico, sanciona en forma
fehaciente las relaciones jurídicas, voluntarias y extrajudiciales, mediante la intervención de
un funcionario que obra por delegación del poder público.”
ENRIQUE JIMENEZ ARNAU dice que: “Es el conjunto de doctrinas o de normas jurídicas que
regulan la organización de la función notarial y la teoría formal del instrumento público.”
Concepto más importante.
Oscar Salas “ El derecho Notarial puede ser definido como el Conjunto de doctrinas y
normas jurídicas que regulan la organización del notario , la función notarial y la teoría
formal del Instrumento Público “.
Hasta hace pocas décadas aparece en el ámbito jurídico una rama del Derecho cuyo
objetivo principal es el de organizar en una forma sistemática, y dar seguridad jurídica a los
actos de voluntad de las personas tanto naturales o jurídicas, privadas o públicas,
individuales o colectivas; ya que a través del funcionario que interviene en la autenticación
de documentos que han de ser tomados como ciertos y verdaderos por los demás, dado
el hecho que el Estado ha depositado en personas especializadas en esta rama, es decir,
en los notarios, fe pública para dar valor probatorio a esos actos en los cuales por
requerimiento de parte o por disposición de ley, dan seguridad a las personas que lo que
han plasmado en documento o instrumento autorizado dicho notario en ejercicio, será
respetado tanto por las personas individuales como las instituciones de derecho.
Esta variedad de funcionarios no prueba en definitiva que estos sean el origen de nuestra
ciencia, ya que la función de redactar instrumentos estaba dispersa entre tantas personas
que ejercían cargos públicos; ya que se demuestra que aún no se había reunido en una
sola persona las atribuciones de redactar, conservar, custodiar y extender copias del
instrumento público.
Otro tipo de notariado que surge durante esta época es el NOTARIADO ECLESIÁSTICO el
cual fue creado por la Santa Iglesia Católica Romana Apostólica con el fin de que sus
integrantes se encargaran directamente de todos los asuntos contractuales de la Iglesia,
fin que con el pasar del tiempo fue ampliado no solo a estos asuntos sino también
empezaron los sacerdotes autorizados para actuar como tal a intervenir en otros ámbitos;
por disposición del Papa Inocencio III en el año de 1213 se emite ENCÍCLICA PAPAL en la
cual se acuerda poner fin a la práctica del Notariado por los sacerdotes de la Iglesia
Católica.
La Escuela de Bolonia, considerada por muchos tratadistas como la primera escuela del
notariado, a través de RANIERI DI PERUGIA, ROLANDINO PASSAGGERI y ROLANDIONO
RODULFO, aporto demasiada influencia en el auge del Derecho Notarial; por aparte en el
Reino de España, específicamente en la Provincia de Castilla se dicta el FUERO REAL
PRIMERO del año de 1255 que establecía: “que el oficio de Escribano es –público e honrado
e comunal para todos-“ posteriormente fueron dictados otros fueros en los cuales ya se
hace mayor relevancia al Notario, por ejemplo LAS LEYES DE LAS SIETE PARTIDAS dictadas
por ALFONSO EL SABIO establecían que los escribanos debían de ser personas que supieran
escribir bien y que fueran conocedores de la escritura.-
Así mismo a través de estas partidas se estableció la existencia de dos clases de Notarios,
los Notarios de la Casa del Rey y los Notarios Públicos, estos últimos tenían la atribución de
escribir las cartas de las vendidas, e de las compras de los pleytos y las posturas que los
omes ponen entre sí en las Ciudades en las Villas.”
Los requisitos para poder ser escribano o notario eran los siguientes:
En el año de 1835 se promulgo un Decreto Legislativo; por medio del cual se facultaba a los
jueces de circuito para que pudieran fungir como Notarios; decreto que fue ampliado por
medio del Decreto Legislativo de fecha ocho de agosto de 1837 en el cual también se
autorizaba a los secretarios de las cortes de distrito a cartular.
Otro aspecto que llama la atención fue que la revisión del registro notarial no fue
descuidada durante esta época de la historia de nuestra ciencia, en el año de 1832 se
promulgo, Decreto Legislativo en el cual se facultaba a los jueces de primera instancia a
realizar inspecciones periódicas a los protocolos de los Notarios; imponiéndoles así también
la obligación de remitir al propio tribunal inspector testimonio del índice de los protocolos.
Nuestro sistema notarial actual es APERTUS, tan es así que la Ley del Organismo Judicial,
Decreto 2-89 establece que los notarios guatemaltecos pueden autorizar en el extranjero
documentos que hayan de surtir efectos en el territorio nacional, siempre siguiendo los
requisitos establecidos en dicha ley. Pero con anterioridad Guatemala tuvo sistema notarial
de numero; en el año de 1850 fue promulgado el Decreto número 100 en el cual se
facultaba al Presidente de la República fijar el número de escribanos que reunieran los
requisitos de ley, así mismo, a su cargo estaba el de extender el título facultativo respectivo,
así como también tenia la facultad de clausurar el número del notario que infringiera
cualesquiera de las leyes vigentes en aquel entonces; durante la vigencia de dicho decreto
el notario facultado no podía ejercer su función fuera de su domicilio, situación que ocurre,
por ejemplo en los Estados Unidos Americanos y en los Estados Unidos Mexicanos.
Con la Revolución de 1871 a cargo del General JUSTO RUFINO BARRIOS se tuvo el primer
cuerpo de leyes relativas al Derecho Notarial, ya que durante este gobierno se promulgo el
primer código de notariado, lo cual marco un adelanto en la región centroamericana. Así
mismo durante este gobierno, en el año de 1877 se decreto que el Notariado no fuera ya
una profesión liberal sino que fuera una carrera universitaria adscrita a la Universidad de San
Carlos de Guatemala.
Los grandes avances que sufrió el derecho notarial guatemalteco se debe que el General
JUSTO RUFINO BARRIOS antes de llegar a ocupar la primera magistratura de la República
de Guatemala ejerció el notariado; quien en el ejercicio de sus funciones promulgo el
Decreto 271 de fecha 20 de febrero de 1882 el cual fue conocido como LEY DEL
NOTARIADO.
En el periodo de Gobierno del General JORGE UBICO Y CASTAÑEDA se promulgo una nueva
LEY DE NOTARIADO a través del Decreto número 2154 mismo que fue considerado como
extenso y detallista; en el año de 1940 siempre durante esa administración de gobierno se
estableció el reglamento de exámenes de práctica notarial.
Posteriormente durante el Gobierno del Doctor JUAN JOSE ARÉVALO BERMEJO se decreto
el actual CODIGO DE NOTARIADO contenido en el Decreto número 314 de fecha 10 de
diciembre de 1946 y entro en vigencia el 1 de enero de 1947.
Hasta nuestros días el actual Código de Notariado ha sufrido una serie de modificaciones y
reformas; dentro de las cuales se ha cumplido en muy pocas veces lo relativo a la unidad
de contexto de establece el artículo 110 de nuestro actual código de notariado.
OBJETO Y CONTENIDO DEL DERECHO NOTARIAL: El objeto del derecho notarial es la creación
del instrumento público que sólo un notario puede elaborar a petición de parte o por
disposición de la ley. A su vez, el contenido es la actividad del notario y de las partes en la
elaboración de ese instrumento.
No puede ser de otra forma, ya que el objeto de la existencia del derecho notarial es la
autorización del instrumento público, y éste no podría elaborarse sino hubiera un notario
que lo redacte y lo autorice, y las partes que requieran la intervención notarial.
El derecho notarial al igual que las demás ramas del derecho tiene relación con todas las
ramas o divisiones del derecho, pero principalmente en Guatemala se relaciona con las
siguientes:
2. CON EL DERECHO CIVIL: El Derecho Civil, en nuestro ámbito juega un papel muy
importante en relación con el Derecho Notarial, por el hecho que en el mismo se establecen
en forma clara y precisa cuales son los requisitos de fondo de cualquier acto o contrato
que deba de elaborarse en relación con el mismo, ya que si los mismos no se observan el
instrumento autorizado en ámbito del mismo deviene nulo absoluto por violentar los
requisitos de fondo. Por ejemplo el Artículo 93, 119, 174, 211, 361 y en especial lo establecido
en la 2da parte del libro V que regula los contratos en general.
4. CON EL DERECHO PROCESAL CIVIL: La única relación que se puede mencionar con
el Derecho Notarial y este cuerpo adjetivo de leyes civiles y mercantiles, sería que los
documentos que se presenten a cualquier juicio como medios de prueba y que hayan sido
autorizados por Notario se tendrán como verdaderos según el artículo 186 del Código
Procesal Civil y Mercantil.
6. CON EL DERECHO REGISTRAL: Esta relación estriba en que todos o casi todos los
instrumentos que el notario autoriza llegan en forma definitiva a los distintos registros públicos
para que sean operados o registrados. Ejemplo: el testimonio de una escritura pública de
compraventa de bien inmueble, el testimonio de una escritura de constitución de una
sociedad mercantil, el testimonio de una escritura de declaración jurada de identificación
de persona, etc.
SISTEMAS NOTARIALES:
Establece el Magíster NERY ROBERTO MUÑOZ docto y autoridad en el Derecho Notarial
guatemalteco, que existen muchas clasificaciones con respecto a este tema, sistemas
notariales, pues ésta clasificación se debe más a la costumbre y las tradiciones de otorgarse
o documentarse los actos y negocios de las personas, por ello considera que la clasificación
más importante es la siguiente:
Países que usan el sistema latino: Argentina, Austria, Alemania, Bélgica, Bolivia, Brasil, Chile,
Costa Rica, España, El Vaticano, El Salvador, Francia, Guatemala, Grecia, Holanda,
Honduras, Haití, Italia, Japón, Luxemburgo, Louisiana (EEUU), México, Nicaragua, Paraguay,
Perú, Panamá, Puerto Rico, Quebec (Canadá), Republica Dominicana, Suiza, Turquía y
Uruguay
Países que usan este sistema: Venezuela, Inglaterra, EEUU (excepto Louisiana), Canadá
(excepto Québec), Suecia, Noruega, Dinamarca.
3. SISTEMA DE FUNCIONARIOS JUDICIALES: Conocido como sistema Notario–Juez, ya
que los notarios son magistrados y están subordinados a los tribunales de justicia, dichos
notarios se encuentran subordinados al organismo judicial.
Se caracteriza porque:
a. Los notarios son empleados públicos, servidores del estado o sea que son
funcionarios del gobierno.
b. La función notarial es de directa relación entre el estado y el particular.
EL NOTARIO:
El Notario en el ejercicio de su cargo aplica el derecho en todas sus formas, tiene que
obedecer las leyes adjetivas que regulan su función, para lograr la perfección en el
documento que produce, o sea, el instrumento público; y cumple en realidad todas las
leyes casi imaginables, que tengan alguna relación con los intereses de los particulares,
como son el Derecho Civil, Mercantil, el Bancario, etc.
En el presente capitulo se desarrolla lo referente al Notario, quien es un profesional del
derecho en quien el Estado de Guatemala ha depositado fe pública para hacer constar
hechos y actos que por disposición de la ley o a requerimiento de parte autoriza.
Nuestro código de notariado contenido en el Decreto 314 del Congreso de la República
no nos da una definición legal de notario sino que únicamente en el artículo 1 nos establece
que el notario tiene fe pública para hacer constar y autorizar actos y contratos en que
intervenga por disposición de la ley o a requerimiento de parte.
I. DEFINICIÓN:
II. REQUISITOS HABILITANTES: Para ser notario hay requisitos, y los hay también para
ejercer el notariado ya que primero se obtiene la calidad y después se puede ejercer.
El Artículo 2 del Código de Notariado indica que los requisitos para ser notario son los
siguientes:
1. JUECES DE PRIMERA INSTANCIA: el numeral 6º del Artículo 1, establece que los jueces de
primera instancia del ramo civil pueden ejercer el notariado en aquellos lugares en
donde no existe notario hábil, o que habiéndolo estuviera imposibilitado o se negare a
prestar sus servicios; es decir, en casos excepcionales; el literal g) del Artículo 70 de la Ley
del Organismo Judicial tiene contemplada la prohibición de los jueces y magistrados
ejercer el notariado.
a. Es una institución estatal, porque su función es propia de los intereses del Estado.
b. Es un órgano dependiente, ya que la Escribanía de Cámara y de Gobierno no goza
de autonomía propia, sino que depende del Ministerio de Gobernación.
c. Es de carácter público: pues a través de ella nos podemos dar cuenta de cómo el
estado lleva a cabo una de sus múltiples actividades.
d. Es una institución no codificada, es decir, que para la realización de sus actividades
no se funda en un código especifico para ella sino que se funda en cualquier ley que
regule el caso concreto del momento.
3. Los ciegos, sordos o mudos, y los que adolezcan de cualquier efecto físico, o
mental que les impida el correcto desempeño de su cometido.
4. Los que hubieren sido condenados por alguno de los delitos de insolvencia
fraudulenta, cohecho, e infidelidad en la custodia de documentos y en los casos
de prevaricato y malversación. Esta causal es más que lógica, ya que no se le podría
confiar en una persona que cuya honorabilidad estuviera en tela de duda.
1. Autorizar actos o contratos a favor suyo o de sus parientes. Sin embargo, podrá
autorizar con la antefirma: POR MÍ Y ANTE MÍ los instrumentos siguientes.
a) Su testamento o donación por causa de muerte y las modificaciones y revocaciones
de los mismos.
b) Los poderes que confiere y sus prorrogas, modificaciones y revocaciones.
c) La sustitución total o parcial de poderes que le hayan sido conferidos, cuando
estuviere autorizado para ello.
d) Los actos en que le resulten solo obligaciones y no derecho alguno.
e) Las escrituras de ampliación o aclaración que tengan por objeto único, enmendar
errores u omisiones de forma en que hubiere incurrido, siempre que no sean de los
contemplados en el Art. 96 del código de notariado.
2. Si fuere juez de primera instancia facultado para cartular, Secretario de los tribunales
de justicia o Procurador, autorizar actos o contratos relativos a asuntos en que esté
interviniendo.
3. Extender certificación de hechos que presenciare sin haber intervenido en ellos por
razón de su oficio, solicitud de parte o requerimiento de autoridad competente.
4. Autorizar o compulsar los instrumentos públicos o sus testimonios antes de que
aquellos hubieren sido firmados por los otorgantes y demás personas que
intervinieren.
5. Usar firma o sello que no este previamente registrado en la Corte Suprema de
Justicia.
1) Los que tengan auto de prisión motivado por alguno de los delitos a
que se refiere el inciso 4o. del artículo 3.
2) Los que desempeñen cargo público que lleve aneja jurisdicción.
3) Los funcionarios y empleados de los Organismos Ejecutivo y Judicial y
de las municipalidades que devenguen sueldos del Estado o del
municipio y el Presidente del Congreso de la República.
4) Los que no hayan cumplido durante un trimestre del año civil, o más,
con las obligaciones que impone el artículo 37 del Código de
Notariado.
5) Los establecidos en los numerales 1º, 2º, 4º y 5º anteriores.
6) Los que obtengan su rehabilitación de conformidad con el artículo
105 del Código de Notariado.
El primer claustro del Colegio de Abogados del año 1810 quedo integrado por los siguientes
Abogados:
Decano: don José Ignacio Palomo.
Secretario: don Alexandro Díaz Cabeza de Vaca.
Diputados: Don José Maria de Aycinena, Don Antonio Robles y por el presbítero Mariano
Méndez.
En el año 1832, el colegio de Abogados, pasó a formar parte de la Academia de Estudios,
creada por orden del Jefe de Estado, Dr. Mariano Gálvez.
La colegiación no era obligatoria y por no ser en ese entonces el Notariado una profesión
sino un oficio, al mismo solo pertenecían abogados.
Posteriormente con el movimiento revolucionario del 20 de octubre de 1944 le da mayor
relevancia a la autonomía universitaria, así el 11 de marzo de 1945 se decreta la
Constitución Política de la Republica de Guatemala en vigencia a partir del 15 de marzo
de 1945. en esta carta magna en donde por primera vez se legisla lo concerniente a la
Colegiación Oficial Obligatoria de los profesionales con fines de mejoramiento moral, social,
cultural y económico de los mismos.
Posteriormente con fecha 13 de febrero de 1947 el Congreso de la Republica de
Guatemala emite el decreto número 332 (Ley de Colegiación Oficial Obligatoria para el
ejercicio de las Profesiones Universitarias), destacando sus fines primordiales de los Colegios
Profesionales entre los cuales se destacan: el mantenimiento del decoro en el ejercicio de
l a profesión, disciplina, solidaridad, mejoramiento cultural, honestidad y eficiencia del
servicio de las profesiones en beneficio de la colectividad.
Con respecto de la fundación del Colegio de Abogados y Notarios, atendiendo a los fines
del decreto numero 332 por acta número dos del 10 de noviembre de 1947 el Consejo
Superior Universitario de la Universidad de San Carlos de Guatemala, aprueba los Estatutos
del Colegio de Abogados y Notarios, e inscribe en el registro respectivo a dicho cuerpo de
profesionales. Dichos estatutos regulan lo concerniente a la Asamblea General, Junta
Directiva, atribuciones del Presidente, Secretario, Tesorero, derechos y obligaciones de los
colegiados, Tribunal de Honor, Sanciones, Elecciones, Registro de Miembros, etc.
LA FUNCIÓN NOTARIAL:
Al hablar de la función notarial, cabe hacernos el cuestionamiento ¿Qué es la función
notarial? , A esta interrogante la respuesta acertada es: que la función notarial es el que
hacer del notario.
Y bien entonces se puede plantear la pregunta ¿Qué hace el Notario? De conformidad
con al Unión Internacional del Notariado Latino, en su primer congreso celebrado en Buenos
Aires, Argentina en 1948 se estableció que el que hacer del notario es: El Notario es el
profesional del derecho, encargado de una función pública, que consiste en recibir,
interpretar y dar forma legal a la voluntad de las partes, redactando los instrumentos
adecuados a ese fin, confiriéndoles autenticidad, conserva los originales de éstos y expide
copias que dan fe de su contenido. Está facultado para conocer, tramitar y resolver algunos
asuntos no contenciosos, llamados en nuestros sistemas notariales asuntos de jurisdicción
voluntaria.
El Magíster Nery Roberto Muñoz considera que las finalidades de la función notarial
son las siguientes:
1. En algunos países se obliga a tener una sola sede notarial, en Guatemala, esto no
se da, ya que el notario, puede tener más de una oficina, usualmente tiene una la
ciudad capital y otra en su lugar de origen que comúnmente se atiende los días
viernes y sábado.
4. En algunos países, el sistema es de NUMERUS CLAUSUS, esto quiere decir, que pueden
ejercer únicamente los notarios que obtienen una autorización para ello. En
Guatemala, no se requiere de autorización alguna, por eso nuestro sistema notarial
es de NUMERUS APERTUS.
Así el protocolo penetró en el derecho positivo y fue adoptado por la mayoría de las legislaciones,
y de esto se extrae que la existencia del protocolo, es necesaria e importante para la función
notarial, para la conservación del instrumento público, asegurándose así los derechos de los
otorgantes.
De manera, que el protocolo ha sido una creación derivada de la necesidad que el hombre tuvo de
llevar al papel escrito la voluntad creadora de las relaciones jurídicas, para que de el surgiera, sin
riesgo de pérdida, y en caso de duda para mejor probar, toda la intención contractual,
materializada en forma gráfica, manuscrita.
Por otro lado, tiene relevancia el protocolo en nuestro medio por el hecho que los actos y
negocios jurídicos que se consignan en el mismo, tienen, por lo general cierta durabilidad que se
prolonga con el tiempo, por lo cual, en cualquier momento constituye prueba fehaciente sobre los
derechos y relaciones jurídicas incorporadas en tales documentos.
DEFINICIÓN DE PROTOCOLO: A través de la historia del Derecho Notarial han sido varias las
acepciones que se han dado del protocolo, a continuación trataremos las que más se asemejan al
protocolo según nuestra legislación notarial.
1. DEFINICIONES DOCTRINARIAS:
Es el libro en que cada notario extiende las escrituras públicas que se otorgan ante él.
b. LARRAUD:
2. DEFINICIÓN LEGAL:
LEY DEL IMPUESTO DE TIMBRES FISCALES Y DE PAPEL SELLADO ESPECIAL PARA PROTOCOLOS
Del impuesto
ARTÍCULO 2.- De los documentos afectos. Están afectos los documentos que contengan los actos y
contratos siguientes:
ARTICULO 6.- De la tarifa específica del Impuesto de Papel Sellado Especial para Protocolos. Se
establece un Impuesto de Papel Sellado Especial para Protocolos, con una tarifa especifica de
diez Quetzales (Q.10.00) por cada hoja.
ARTICULO 27. De los notarios. Los notarios por su condición de tales, gozan de los privilegios de los
patentados. La venta de timbres fiscales y papel sellado especial para protocolos a tales
profesionales se rige por lo que para el efecto disponga el reglamento. La dirección debe habilitar
una ventanilla especial para la atención personal de los notarios e integrar los sistemas y
procedimientos para ese efecto.
ARTICULO 28. De la comisión. A los patentados para el expendio de especies fiscales, se les
reconocerá como comisión un diez por ciento (10%) sobre el monto de sus compras, la que se
pagará con dichas especies.
A los notarios, que sean colegiados activos, se les reconocerá como comisión el diez por ciento
(10%) en el acto en que realicen las operaciones siguientes:
4. En el pago en efectivo del impuesto, cuando así corresponda en los documentos que autoricen y
contengan actos o contratos gravados con el Impuesto de Timbres Fiscales.
ARTICULO 5. DEL USO DEL PAPEL SELLADO ESPECIAL PARA PROTOCOLOS. Cuando en actos o
contratos gravados se haga uso del Papel Sellado Especial para Protocolos, lo escrito o impreso en
la hoja será de veinticinco líneas por lado o cincuenta por hoja; pero cuando se excediere de las
líneas o de losmárgenes, lo escrito o impreso se tendrá por no puesto, salvo que al final del
instrumento se hagan los salvados respectivos, de conformidad con lo establecido en el Código de
Notariado, Quedan excluidas de esta disposición, las anotaciones y/ o razones que se hagan en los
márgenes del papel en los casos expresamente autorizados en razón del ejercicio profesional que el
notario deba efectuar.
Lo
El ARTÍCULO 14. DE LA VENTA A LOS NOTARIOS. Los notarios podrán efectuar sus compras de
timbres fiscales personalmente, presentando su credencial de colegiado activo. También podrán
hacerlo por medio de sus procuradores o empleados, quienes presentarán su documento de
identificación personal y nota de autorización firmada por el Notario, acompañando la credencial
de colegiado activo de éste. Las compras de Papel Sellado Especial para Protocolos, podrán
efectuarlas personalmente o por medio de otros Notarios, quienes también deben ser colegiados
activos y no encontrarse inhabilitados para el ejercicio de la profesión. Para tal efecto, estos
últimos se identificarán con su credencial de colegiado activo y deberán presentar nota de
autorización del Notario interesado. El Ministerio de Finanzas Públicas, ……………. El Papel Sellado
Especial para Protocolos se venderá en lotes de cincuenta hojas más comisión, debiendo la
Administración Tributaria llevar registro de las ventas realizadas al Notario por compras directas
o por encargo de otro Notario.
ARTICULO 16. DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL PAPEL SELLADO ESPECIAL PARA PROTOCOLOS. De
conformidad con el artículo 23 de la Ley, el tamaño, tipo, colores, medidas de seguridad, leyendas,
numeración y otras características de las hojas de Papel Sellado Especial para Protocolos, serán
determinados por la Administración Tributaria. La Administración Tributaria podrá poner a
disposición de los Notarios hojas de Papel Sellado Especial para Protocolos con o sin renglones
impresos, en ambos casos no podrán imprimirse más de veinticinco líneas por página o de
cincuenta por hoja. Las hojas de Papel Sellado Especial para Protocolos, no tendrán periodo de
vigencia.
PREGUNTA …. ARTO 27 QUE HACEMOS SI AUN TENEMOS HOJAS DE PAPEL ESPECIAL PARA
PROTOCOLOS …… ANTERIOR DE VALOR Q.1.oo
“El Protocolo es la colección ordenada de las escrituras matrices, de las actas de protocolación,
razones de Legalización de firmas y documentos que el notario registra de conformidad con esta
ley. “
1. LAS ESCRITURAS PÚBLICAS O MATRICES: Para el autor FERNÁNDEZ CASADO dice que por
escritura pública debemos de entender a aquel instrumento público por el cual una o varias
personas jurídicamente capaces establecen, modifican o extinguen relaciones de derecho.
2. LAS ACTAS DE PROTOCOLACIÓN: son escrituras publicas que sirven para incorporar al
protocolo documentos que están fuera del mismo y al ser incorporados se obtiene una mayor
seguridad jurídica en la custodia de ese documento, además de que hay actos en los cuales al
extenderse el primer testimonio sirve de título ejecutivo o penal para iniciar un proceso o juicio.
3. LAS RAZONES DE LEGALIZACIÓN: Las razones de legalización de firmas son las constancias
que el Notario deja en su protocolo después de haber autenticado una o varias firmas en un
documento.
Esta razón de legalización también es una escritura pública ya que debe de cumplirse con lo
establecido en el artículo 13 y 29 del código.-
4. LA RAZÓN DE CIERRE: El protocolo debe cerrarse cada año, el último día del año natural,
pero también puede cerrarse en cualquier momento que el Notario dejare de cartular.
5. EL ÍNDICE: Son las listas de los instrumentos autorizados por el notario en un año, que
expresa la relación entre el número de instrumentos autorizados, fecha de otorgamiento,
nombres de los otorgantes, objeto del contrato y numero de folios del protocolo en los cuales
quedan contenidas;
6. LOS ATESTADOS: Son los documentos que el notario agrega al final de su protocolo y tienen
relación con los instrumentos autorizados y que debe constar principalmente el recibo del pago de
apertura, comprobantes de entrega de testimonios especiales, copias de avisos, recibos, solvencias,
y los que las partes presentan al notario, ya sea para identificarse, para acreditar un derecho, para
acreditar una representación, es decir, cualquier documento que las partes entreguen al notario y
que se relacionan con el instrumento autorizado por el notario. Art. 17.
Nota: Ricardo Alvarado Sandoval y José Antonio Gracias Gonzalez los numerales 1,2,3 se
encuentran contenidos en los artículos 29, 63 y 59 del CNot y los documentos que el Notario
Registra de conformidad con la Ley se encuentran como ejemplo artículo 962 del Código Civil
DECRETO 106 en el cual ordena que el acta notarial en donde consta la transcripción de la
cubierta del testamento cerrado deberá trascribirse en el Protocolo.
1 APERTURA :
REQUISITOS LEGALES PARA LA APERTURA
Para la apertura anual del protocolo existen dos clases de requisitos: a) El Legal, que considera
la apertura desde el punto de vista de la autorización del primer instrumento en el registro de
protocolo y, b) el administrativo, según el cual debe pagarse la correspondiente tasa en
concepto de apertura, aun que para realizarlo haya que satisfacer al mismo tiempo la presentación
de formulario de apertura provisto por el Archivo general de Protocolos .
1 - lo regulado en el artículo 11 .- REFORMADO por el Art. 1 del DECRETO del CONGRESO No. 131-
96 vigente desde el 21 de Diciembre de 1996, el cual queda así:
"Los notarios pagarán en la Tesorería del Organismo Judicial cincuenta quetzales (Q.50.00), cada
año, por derecho de apertura de protocolo. Los fondos que se recauden por este concepto, se
destinarán a la encuadernación de los testimonios especiales enviados por los Notarios al Archivo
General y a la conservación de los protocolos."
Artículo 12. El protocolo se abre con el primer instrumento que el notario autorice, el que
principiará en la primera línea del pliego inicial. Se cerrará cada año el 31 de Diciembre, o antes si
el notario dejare de cartular.La razón de cierre contendrá la fecha; el número de documentos
públicos autorizados; razones de legalización de firmas y actas de protocolación; número de
folios de que se compone; y la firma del notario.
La apertura legal del protocolo, como registro notarial ocurre con la autorización del primer
instrumento del año, en ese preciso momento.
CIERRE:
Artículo 12.
El protocolo debe cerrarse cada año, el último día del año natural, pero también puede cerrarse en
cualquier momento que el notario dejare de cartular. El cierre es mediante una razón notarial, la
cual debe contener: la fecha, el número total de instrumentos autorizados, indicando cuantos de
ellos son escrituras públicas, el número de actas de protocolización, de razones de legalización, el
número de escrituras cancelas, si lo hubieren; así como el total de folios utilizados; observaciones si
fueren necesarias y la firme del notario;
Ejemplo : En la ciudad de Guatemala, el treinta y uno de diciembre del año dos mil diecisiete , Yo,
el infrascrito Notario, procedo a cerrar el Registro notarial a mi cargo correspondiente al año dos
mil diecisiete, el que contiene treinta escrituras matrices ,veinticinco actas de protocolación, quince
razones de legalización de firmas , dos instrumentos cancelados, el cual consta de ciento cinco folios.
Leo lo escrito, lo acepto, ratifico y firmo . DOY FE.
INDICE:
Posteriormente a la razón de cierre, debe redactarse el índice, según la Ley Guatemalteca, este
debe cubrir un impuesto que estipula en el artículo 5 numeral 6 el Decreto 37-92 del Congreso
de la República de Guatemala, Ley de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos
.3. Los nombres de los otorgantes, si fuere el notario, debe anotar su nombre;
En el índice es permitido utilizar cifras y abreviaturas, al final la fecha y la firma del notario, antes de
suscribirlo podrá hacer las observaciones si las hubiere.
C) ATESTADOS: Los atestados son los documentos que el notario agrega al final de su protocolo
y tienen relación con los instrumentos autorizados y deben constar principalmente el recibo del
pago de apertura, comprobantes de entrega de testimonios especiales, copias de avisos, recibos,
solvencias, etc.
PROTOCOLO NOTARIAL:
REQUISITOS Y FORMALIDADES:
f. La numeración fiscal del papel sellado no podrá interrumpirse mas que para a
intercalación de documentos que se protocolen; o en el caso de que el notario
hubiere terminado la serie; y
g. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarán con una línea
antes de que sea firmado el instrumento.
i. La transcripción de las actuaciones ordenadas por la ley o que a juicio del notario,
sean pertinentes, cuando el acto o contrato haya sido precedido de autorización u
orden judicial o preceda de diligencias judiciales o administrativas.
k. La advertencia a los otorgantes de los efectos legales del acto o contrato y de que
deben presentar el testimonio a los registros respectivos.
l. Las firmas de los otorgantes y de las demás personas que intervengan y la del
notario, precedida de las palabras “Ante mí”. Si el otorgante no supiere o no
pudiere firmar, pondrá la impresión digital de su dedo pulgar derecho y en su
defecto, otro que especificará el notario firmando por él un testigo, y si fueren
varios los otorgantes que no supieren o no pudieren firmar, lo hará un testigo, por
cada parte o grupo que represente un mismo derecho. Cuando el propio notario
fuere el otorgante pondrá antes de firmar, la expresión: “Por mí y ante mí”.
1. APERTURA: El protocolo se abre con el primer instrumento que el notario autorice durante
el año a iniciarse,. Artículos 11 y 12 del Código.
2. CIERRE: El protocolo debe cerrarse cada año, el último día del año natural, pero también
puede cerrarse en cualquier momento que el Notario dejare de cartular. Artículo 12.
3. AVISOS TRIMESTRALES: Son las comunicaciones que el Notario hace dentro de los 25 días
hábiles siguientes al vencimiento de cada trimestre del año calendario, indicando el
número y fecha del último instrumento público autorizado o cancelado, o en su caso que
no autorizó ninguno durante el trimestre que corresponda. Literal c) del Artículo 37 del
Código.
5. INDICE Y SU TESTIMONIO: Son las listas de los instrumentos autorizados por el notario en
un año, que expresa la relación entre el número de instrumentos autorizados, lugar y
fecha de otorgamiento, nombres de los otorgantes, objeto del contrato, numeros de folios
del protocolo en los cuales quedan contenidas. En él índice se pueden utilizar cifras y
abreviaturas; se redacta en papel bond o papel español, el mismo debe de ir fechado y
firmado por el notario. Este índice se agrega al final del tomo del protocolo. Al igual que
los instrumentos públicos debe remitirse al Archivo General de Protocolos testimonio de
este índice dentro de los 25 días siguientes de haberlo autorizado. Art. 15, 16, 17 y literal
a) del Artículo 37.
6. ATESTADOS: Son los documentos que el notario agrega al final de su protocolo y tienen
relación con los instrumentos autorizados y que debe constar principalmente el recibo del
pago de apertura, comprobantes de entrega de testimonios especiales, copias de avisos,
recibos, solvencias, y los que las partes presentan al notario, ya sea para identificarse, para
acreditar un derecho, para acreditar una representación, es decir, cualquier documento
que las partes entreguen al notario y que se relacionan con el instrumento autorizado por
el notario. Art. 17.
7. EMPASTADO: Dentro de los treinta días posteriores al cierre del protocolo el Notario debe
mandar a empastar su protocolo. El empastado puede hacerse en uno o más tomos,
dependiendo de su volumen, usualmente es en un solo tomo. No es permitido empastar
en un solo tomo, dos o más años. Art. 18.
Para iniciar este punto, es prudente hacer constar que el Notario no es propietario del protocolo,
sino del Estado, ya que el notario solo tiene la custodia, es responsable del mismo y de su
conservación. El hecho que el Notario sea quien compre el papel legal no lo hace propietario del
mismo.
La misma ley en sus artículos 19, 24 y 25 del código determina en que casos o circunstancias debe
de entregarse ese protocolo al Archivo General de Protocolos, en algunas ocasiones en forma
definitiva y en otras temporales, siendo estos los siguientes:
1. POR AUSENCIA DEL NOTARIO DEL PAÍS POR TIEMPO MENOR DE UN AÑO: Debiendo en
este caso el notario de dejar depositado su protocolo en otro notario hábil, dando un avios
firmado y sellado por ambos Notarios al Archivo General de Protocolos. En estos casos el notario
depositario puede extender copias o testimonios de los instrumentos contenidos en el protocolo
depositado, pero no puede autorizar instrumentos en él. Mientras dure la ausencia del notario
depositante, el notario depositario es responsable de la guarda y custodia de ambos protocolos.
Art. 27.
2. POR AUSENCIA DEL NOTARIO DEL PAIS POR MÁS DE UN AÑO: Si la ausencia del Notario
será por más de un año, el protocolo debe depositarse en el Archivo General de Protocolos,
directamente si es en la capital, o por medio del Juez de Primera Instancia si es en el Interior,
quien lo remite al Archivo General de Protocolos. En este caso el Director del Archivo General de
Protocolos es el único para extender copias y testimonios. Art. 27
En estos dos casos los notarios no podrán retirarse del país, sí no muestra copia de la recepción al
oficial de Migración de Guatemala, quien tendrá además una nomina de los notarios en ejercicio.
3 POR INHABILITACIÓN: El notario que por cualquier causa quedare inhabilitado para
cartular, deberá entregar su protocolo al Archivo General de Protocolos en la capital y al Juez de
Primera Instancia en los departamentos, quien lo remitirá dentro de los ocho días siguientes al
referido archivo. En este caso el Director del Archivo General de Protocolos es el único para
extender copias y testimonios. Art. 26
5. POR FALLECIMIENTO DEL NOTARIO: Los albaceas, herederos o parientes, o cualquiera otra
persona que tuviere en su poder el protocolo de un notario fallecido, lo depositará dentro de los
treinta días siguientes al fallecimiento, en el Archivo General de Protocolos, si se encontrare en la
capital, o dentro del mismo plazo en el Juez de Primera Instancia o alcalde municipal, si estuviere,
en una cabecera departamental o municipio, respectivamente. En estos casos el Juez de Primera
Instancia o el Alcalde municipal, lo remitirá dentro de los ocho días siguientes a su depósito al
referido archivo. Art. 23.
Los albaceas, herederos o parientes, o cualquiera otra persona que tuviere en su poder el protocolo
de un notario fallecido, lo depositará dentro de los treinta días siguientes al fallecimiento, en el
Archivo General de Protocolos, si se encontrare en la capital, o dentro del mismo plazo en el Juez
de Primera Instancia o alcalde municipal, si estuviere, en una cabecera departamental o municipio,
respectivamente. En estos casos el Juez de Primera Instancia o el Alcalde municipal, lo remitirá
dentro de los ocho días siguientes a su depósito al referido archivo. Art. 23.
RECTIFICACIÓN EN EL PROTOCOLO:
En estos casos el notario debe de acudirá a un Juez de Primera Instancia del orden civil, el cual al
constatar el error y en vista de las razones expuestas por el notario, podrá acordar la enmienda,
levantándose al efecto un acta, certificación de la cual se agregará entre los comprobantes del
protocolo. Art. 96.