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PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE
PARA LA EMPRESA SAJOMA S.A.S.
Trabajo de grado presentado como requisito parcial para optar por el título
de Contador Público
Doctor
Alberto Arias Sandoval
Decano
Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas
Pontificia Universidad Javeriana Cali
La Ciudad
Esperamos que este trabajo cumpla con los requisitos académicos exigidos y que
alcance el propósito para el cual fue elaborado.
Atentamente,
__________________________ __________________________
Paola Andrea Melo De Los Rios María Camila Uribe Cotacio
0066014 0066261
Santiago de Cali, mayo 30 de 2017
Doctor
Alberto Arias Sandoval
Decano
Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas
Pontificia Universidad Javeriana Cali
La Ciudad
Atentamente,
__________________________
Angela María Cubillos Quintero
Tutor del Trabajo de Grado
ARTÍCULO 23 de la resolución N° 13 de julio 6
de 1946
Doctor
Alberto Arias Sandoval
Decano
Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas
Pontificia Universidad Javeriana
La Ciudad
Por medio de la presente autorizamos que el trabajo de grado del cual somos
autores llamado “Propuesta de Procedimientos de Control Interno Contable para la
Empresa SAJOMA S.A.S.” sea utilizado discrecionalmente por la Pontificia
Universidad Javeriana como fuente total o parcial de material académico, que
podrá ser usado dentro o fuera de la universidad con cualquier propósito
académico.
Deseamos que los derechos intelectuales que tenemos sobre esta obra se
expresencitándonos como autores del mismo.
_________________________
Paola Andrea Melo de los Rios
Autora Trabajo de Grado
C.C.1.143.844.397
_________________________
María Camila Uribe Cotacio
Autora Trabajo de Grado
C.C. 1.143.951.051
DEDICATORIA
A Dios por ser nuestra guía en el alcance de nuestras metas, a nuestros padres,
hermanos, nuestra familia y amigos quienes fueron parte fundamental en nuestro
crecimiento personal y profesional con un apoyo incondicional en el desarrollo de
este trabajo de grado, con el mejor ánimo, entusiasmo y amor para no de desistir,
continuar y culminar nuestro título profesional.
AGRADECIMIENTOS
1.5.1.4. Control Interno enfoque COSO III - Marco Integrado de Control Interno . 32
Según una noticia de la revista Dinero en Colombia “el 94,7% de las empresas
registradas son microempresas y el 4,9% pequeñas y medianas” (Revista Dinero,
2016, párr.4). de las cuales, la mayoría no cuentan un sistema de control interno
definido que este alineado con sus objetivos organizacionales y el cumplimiento de
los procedimientos desarrollados en la organización, a fin de cumplir con las metas
planteadas y planeadas por la administración.
15
calidad de la información financiera, identificación de eventos negativos, controles
y actividades que ejecuta en cada proceso que lleva a cabo la organización;
documentando los lineamientos y directrices a llevar a cabo para la correcta
recolección y registro de la información contable.
16
1. CAPÍTULO I. ASPECTOS GENERALES DE LA INVESTIGACIÓN
Una investigación previa se debe realizar con el fin de indagar estudios realizados
relacionados con el tema de investigación a desarrollar en el trabajo de grado,
logrando ampliar conocimientos sobre el tema, obtener fundamentos y buenas
bases para establecer el desarrollo del problema.
17
trabajada no cuenta con una estructura definida para los procesos financieros, los
cuales presentaron ausencia de procesos de control interno. Los autores realizan
un análisis global de la organización, de las necesidades de elaborar un manual
de control interno e identificación de falencias y una revisión estructural de los
procedimientos identificando las causales que origina la ausencia de control
interno y los efectos que se producen con ello, diseñando un sistema de control
Interno a los procesos financieros estableciendo las actividades de control que
deben llevar en cada uno de estos, basado en el modelo COSO.
18
Se considera una presentación relevante para el problema de investigación, dado
que explica sobre algunos de los diferentes modelos del sistema de control
interno, los componentes, elementos, criterios, instrumentos y cómo serían los
retos de fortalecimiento una vez implementado un sistema de control interno en
una organización.
19
1.1.4. “FACTORES QUE INCIDEN EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
DE UNA ORGANIZACIÓN”(NORKA, 2005, p.2)
Garcia (2015) aborda el tema sobre la evaluación del sistema de control interno
desde el modelo COSO I que consta de cinco (5) componentes, los cuales son el
ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, informe y
comunicación, y supervisión y seguimiento del sistema de control. El autor detalla
los fundamentos teóricos del control interno definiendo su importancia en una
organización como método o herramienta para medir los riesgos e identificar los
20
controles necesarios que puedan mitigar las amenazas que afecten la continuidad
de una empresa. Igualmente describe la implementación de un sistema de control
interno basado en el modelo COSO I, explicando previamente cada una de sus
fases; maneja una metodología como los cuestionarios de las fases del modelo
COSO I para el conocimiento de los procesos organizacionales, la identificación,
valoración y medición de los riesgos como los controles mitigantes.
21
donde está ubicada la empresa SAJOMA S.A.S.
22
deben describirse en los procedimientos de control interno en cada uno de los
procesos de la compañía; donde para el desarrollo del problema identificado, se
analizarán las actividades de control que se llevan actualmente en el proceso de
contabilidad, determinando los procedimientos control interno a implementar en el
proceso, de acuerdo a la estrategia y estructura de la organización.
De acuerdo con Santa Cruz (2014) el control interno “tiene como principales
objetivos: lograr las metas empresariales, promover eficiencia operativa y la
confiabilidad en la información financiera de las unidades económicas” (p. 37).
23
1.2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.3. OBJETIVOS
24
en la empresa SAJOMA S.A.S. de acuerdo a la metodología del informe
COSO.
1.4. JUSTIFICACIÓN
Es por esto que el presente trabajo pretende estudiar los procedimientos y buenas
prácticas de control interno contable, con el fin de diseñar un procedimiento de
control en el proceso de contabilidad basado en el sistema de control interno para
la empresa SAJOMA S.A.S. la cual se dedica al mantenimiento de infraestructura
y construcción de edificios y acabados; este diseño permitirá a la compañía contar
con una herramienta de gestión administrativa, que fortalezca el mejoramiento
continuo de sus procesos internos lo que soportará su operación.
25
los costos del proyecto; determinando la calidad y aplicabilidad de los
procedimientos existentes para los procesos.
Los procedimientos de control interno ayudan a alinear los procesos que se llevan
a cabo en la organización con los objetivos establecidos, partiendo de los
requerimientos que se deben cumplir en cada proceso conformado por diferentes
actividades que se ejecutan, dando como resultado un aprovechamiento de los
recursos, minimización en los gastos, agilidad en los procesos y reflejo de
confiabilidad en la información contable. En los procedimientos de control se
establecen los documentos que deben soportar los movimientos de la información,
tales como planillas, registros contables, formatos, entre otros.
26
a cabo en la empresa SAJOMA S.A.S.
Por otra parte, con el desarrollo de los objetivos planteados en el trabajo de
investigación se espera poder desarrollar y aplicar todos los conocimientos y
cumplir con el requisito de grado en el programa de Contaduría Pública de la
Pontificia Universidad Javeriana Cali.
El enfoque habitual del control interno tiene como objetivo que el desarrollo del
plan, los métodos y procedimientos organizacionales estén enmarcados en;
proteger los activos y bienes de la organización, los registros contables sean
razonables y confiables, el desarrollo de las actividades sea eficaces de acuerdo
27
al direccionamiento administrativo y el logro de los objetivos y metas planificada.
En efecto Estupiñan (2015) define que los elementos de control interno que
contempla el enfoque tradicional son los siguientes:
28
1.5.1.2. Control Interno enfoque COSO I
Los cinco elementos que contempla el enfoque contemporáneo del control interno
se clasifican así:
29
evaluar la compañía con base en las actividades críticas desarrolladas y
orientadas en el cumplimiento de los objetivos organizacionales, como control
interno. En este sentido, Estupiñan (2015) afirma:
30
cascada en toda la entidad(...), que se pueden clasificar en cuatro
categorías: Estratégicos: objetivos a alto nivel, alineados con la misión de la
entidad y dándole apoyo, operativos: objetivos vinculados al uso efectivo y
eficiente de recursos, reporte: confiabilidad de los reportes y cumplimiento
objetivos relativos al cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables (p.2).
31
f) Actividades de control: la organización define y establece políticas y
procedimientos que le permitan aseverar que las situaciones de riesgo sean
resueltas efectivamente.
32
políticas de la entidad.
El marco integrado de control interno tiene en cuenta todas las áreas y actividades
desarrolladas en la empresa y así mismo contempla los siguientes cinco
componentes, los cuales se relacionan entre sí:
33
componentes del control interno para garantizar ante la junta directivo o la
administración la efectividad del mismo.
Así mismo, el marco establece que los componentes están establecidos por
diecisiete principios, deben estar inmersos en los objetivos, actividades,
operaciones a cumplir dentro de la organización; con estos principios una
compañía puede obtener la efectividad de su control interno aplicado.
Para COSO (2013) los principios que sustentan los componentes del control
interno son
Ambiente de Control
La organización demuestra un compromiso con la integridad y los
valores éticos
El consejo de administración demuestra la independencia de gestión y
ejercicios de supervisión del desarrollo y desempeño del control interno
Administración establece, con supervisión de la junta, estructuras,
líneas de comunicación y las autoridades apropiadas y
responsabilidades en el logro de objetivos
La organización demuestra un compromiso para atraer, desarrollar y
retener competentes las personas en alineación con los objetivos
La organización sostiene individuos responsables de sus de control
interno responsabilidades en la búsqueda de objetivos
Evaluación de Riesgos
La organización específica los objetivos con suficiente claridad para
permitir la identificación y evaluación de los riesgos relacionados con
los objetivos
La organización identifica los riesgos para la consecución de sus
objetivos a través de la entidad y los análisis de riesgos como base para
34
determinar cómo se deben manejar los riesgos
La organización considera que la posibilidad de fraude en la evaluación
de riesgos para el logro de objetivos
La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar
significativamente el sistema de control interno
La organización selecciona y desarrolla actividades de control que
contribuyen a la mitigación de riesgos para el logro de los objetivos a
niveles aceptables
La organización selecciona y desarrolla actividades de control general
sobre la tecnología para apoyar el logro de los objetivos
La organización implementa las actividades de control a través de
políticas que establecen lo que se espera y los procedimientos que
ponen en práctica las políticas
Información y Comunicación
La organización obtiene o genera y utiliza la información pertinente, de
calidad para apoyar el funcionamiento del control interno
La organización se comunica internamente la información, incluyendo
los objetivos y responsabilidades de control interno, necesarias para
apoyar el funcionamiento del control interno
La organización se comunica con las partes externas con respecto a
asuntos que afectan al funcionamiento del control interno
Seguimiento de las actividades
La organización selecciona, desarrolla y lleva a cabo curso y / o por
separado evaluaciones para determinar si los componentes del control
interno están presentes y funcionando
La organización evalúa y comunica deficiencias de control interno de
una manera oportuna a las partes responsables de la adopción de
medidas correctivas, incluyendo la alta dirección y el consejo de
35
administración, según el caso (p.6).
Por otro lado, Estupiñan (2014) asegura que el control interno con enfoque en el
COSO III, indica el rol de los controles y como estos afectan en los principios en
cuanto a:
Control:
36
los objetivos organizacionales definidos por la administración, permitiendo
procesos efectivos. Según Galindo (2009) el control es el “poder para definir las
políticas financieras y de explotación de una sociedad, con el fin de obtener
beneficios en sus actividades” (p.59).Para Gómez (2009) “el control es
considerado en la filosofía empresarial moderna como el análisis permanente de
las desviaciones entre objetivos y realizaciones, y la adopción de las medidas
correctoras que permitan el cumplimiento de los objetivos o bien su adaptación
necesaria” (párr.2).
Control Interno:
37
organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que
los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son
fidedignos, la detección y prevención de fraudes contables y que la
actividad de la entidad se desarrolla eficazmente y se cumplen según las
directrices marcadas por la dirección del cliente de auditoría, con el fin de
cumplir con los objetivos señalados por la entidad (Galindo, 2009, p. 61).
Así mismo,
38
procesos y actividades de la organización.
Riesgo:
Los riesgos, pueden ser eventos positivos o negativos que afecten la continuidad
de una compañía en el desarrollo de sus procesos y actividades internas. De
acuerdo con esto Azcuénaga (2007) define el riesgo como “combinación de
39
probabilidad y consecuencias de que ocurra un suceso peligroso específico”
(p.76). De otra manera, la Real Academia Española (2017) menciona que el riesgo
es “cada una de las contingencias que pueden ser objeto de un contrato de
seguro” (párr.3).Así mismo, Escudero (2013) define que el riesgo es un “concepto
que se utiliza para expresar la incertidumbre de eventos y resultados que podrían
ejercer un efecto adverso en los objetivos y las metas de la organización” (p.58).
40
Figura 1. Organigrama de SAJOMA S.A.S.
1.6. METODOLOGÍA
41
cual determine el enfoque de la investigación.
42
método deductivo, dado que parte de la verificación de conceptos y modelos del
sistema de control interno que posteriormente serán aplicados en el desarrollo del
problema identificado en la empresa SAJOMA S.A.S. impactando directamente en
el proceso de contabilidad y en los procesos internos de la organización definidos
en cada área, contemplando un orden y control, mitigando futuros riesgos que se
puedan afectarlos.
43
directa de la empresa y suministrará la información necesaria sobre la
organización para el desarrollo del problema de investigación. Igualmente, será
con quien se indaga sobre las diferentes actividades organizacionales que se
ejecutan y la documentación de cada una de ellas como los procedimientos en los
que se detalle el objetivo del cumplimiento de cada una, identificando la ausencia
de gestión de riesgos.
44
personas que se consideren fuente de información. A diferencia de la
encuesta, que se ciñe a un cuestionario, la entrevista, si bien puede
soportarse en un cuestionario muy flexible, tiene como propósito obtener
información más espontánea y abierta. Durante la misma, puede
profundizarse la información de interés para el estudio(Bernal, 2010, p.194).
Las fases de investigación que serán utilizadas para el desarrollo del problema de
investigación son:
45
proceso contable bajo en una organización basado en libros, textos, revistas y/o
memorias de eventos académicos, realizando el análisis de los documentos
impresos o virtuales consultados.
Fase II: Realizar un diagnóstico sobre la situación actual del proceso de
contabilidad en la empresa SAJOMA S.A.S. de acuerdo a la metodología del
informe COSO.
46
2. CAPÍTULO II. PROCEDIMIENTOS Y BUENAS PRÁCTICAS DE CONTROL
INTERNO PARA EL PROCESO DE CONTABILIDAD EN ORGANIZACIONES DE
PRESTACIÓN DE SERVICIOS
47
2.1. ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL EN EMPRESAS DE
SERVICIO
Reconocimiento
Identificación
Clasificación
Registro y ajustes
Revelación
48
Luego de explicar a fondo sobre el proceso contable y sus etapas desarrolladoras,
la Universidad se enfatiza en las acciones de control frente a las actividades del
proceso contable:
Fuente: Paola Andrea Melo de los Rios y María Camila Uribe Cotacio
Una vez identifica las acciones de control en cada actividad contable, detalla la
implementación del control interno contable enfocado en evaluaciones
permanentes a la ejecución del proceso contable y a sus resultados, mediante el
mecanismo de evaluación de:
Revisiones eventuales
Evaluación del Control Interno Contable
49
El procedimiento de control que describe la Universidad es una buena práctica de
control, dado que determina y define cada etapa de su procedimiento de acuerdo
al desarrollo de su proceso contable desde la identificación de la información hasta
el análisis de la misma, identificando acciones de control que permite obtener un
proceso eficaz con confianza en la información manejada.
Reconocimiento
Identificación
Clasificación
Medición
Registro
Medición Posterior
50
Valuación
Registro de ajustes contables
Revelación
Una vez detalla las etapas del proceso contable, resaltala administración del
riesgo contable, donde relaciona los factores de riesgos asociados con el marco
de referencia del proceso contable,la rendición de cuentas y la administración del
riesgo de índole contable. Los elementos del marco normativo son los siguientes:
Políticas contables
Políticas de operación
51
2.1.3. “MANUAL DE CONTROL INTERNO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
ESPECIAL CUERPO OFICIAL DE BOMBEROS” (Unidad administrativa
especial cuerpo oficinal de bomberos, 2008, p.1).
Reconocimiento:
52
de recursos y el proceso de su incorporación a la estructura sistemática de
clasificación cronológica y conceptual de la contabilidad(p.53).
Identificación
Clasificación
Registro y ajustes
Revelación
Dentro del manual de control interno del proceso contable se listan los
procedimientos de control interno contable, los cuales tiene el propósito de
desarrollar una información contable confiable, relevante y comprensible.
53
Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones
Registro de la totalidad de las operaciones
Individualización de bienes, derechos y obligaciones
Reconocimiento de cuentas valuativas
Actualización de los valores
Soportes documentales
Conciliaciones de información
Libros de contabilidad
Estructura del área contable y gestión por procesos
Comité Técnico de Sostenibilidad Contable
Responsabilidad de los Contadores de la entidad públicas que agregan
información
Actualización permanente y continuada
Responsabilidad en la continuidad del proceso contable
Eficiencia de los sistemas de información
Cierre contable
Elaboración de estados, informes y reportes contables
Análisis, interpretación y comunicación de la información
Coordinación entre las diferentes dependencias (p.54).
54
todos los procesos organizaciones que se ven involucrados con la información
financiera, donde se estipulan controles mitigantes de los riesgos a los que se ve
expuesta la información.
55
3. CAPÍTULO III. DIAGNÓSTICO SOBRE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL
PROCESO DE CONTABILIDAD EN LA EMPRESA SAJOMA S.A.S. DE
ACUERDO A LA METODOLOGÍA DEL INFORME COSO
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PROGRAMA DE 001 PT
CONTROL INTERNO 18/03/2017
Pontificia Universidad
Javeriana
CUESTIONARIO DE CONTROL
No SI NO OBSERVACIONES
INTERNO
AMBIENTE DE CONTROL
¿La empresa SAJOMA S.A.S. Definido a nivel de
1 x
tiene un organigrama definido? cargos.
¿SAJOMA S.A.S. tiene claramente No se cuentan
definido el plan estratégico documentados.
2 x
corporativo, Misión, Visión,
Valores?
¿SAJOMA S.A.S. cuenta con un No se han establecido.
código de ética y conducta para los
empleados de la organización?, si
3 x
lo tiene, ¿Se evalúa el
cumplimiento bajo un periodo
definido?
¿SAJOMA S.A.S. tiene definido las No se tiene
acciones disciplinarias a tomar documentadas, las
4 frente al incumplimiento y actos x acciones son
incorrectos establecidos en la implementadas
organización? dependiendo delos
57
actos cometidos.
¿SAJOMA S.A.S. cuenta con Las políticas y los
políticas, procedimientos, procedimientos no se
instructivos o manuales tienen documentados
documentados para cada uno de formalmente, sin
los procesos que ejecuta la embargo, los
5 x
organización? colaboradores saben
cuáles son sus
funciones de acuerdo a
sus responsabilidades
encomendadas.
¿Se encuentran definidas y
establecidas las responsabilidades
del personal directivo,
6 administrativo y operativo en las x
descripciones de los cargos en
cuanto a habilidades y
competencias para el cargo?
¿La competencia de las personas
7 de la entidad es proporcional a sus x
responsabilidades?
¿Existen programas de Las capacitaciones son
capacitación que permita realizadas al ingresar
potencializar y percibir el un trabajador a la
8 compromiso del personal a todo x organización.
nivel de la organización con el
sistema de control interno en sus
funciones y responsabilidades?
¿Al personal nuevo se le entrega el No se guarda
cargo y recibe inducción constancia.
corporativa frente a las funciones y
9 x
responsabilidades del cargo y se
deja constancia firmada por el
empleado?
¿Se evalúa el funcionamiento de la No aplica, la
administración, en cuanto a la administración
forma en que asigna autoridad y corresponde a una
10 x
responsabilidad; y organiza y sociedad. La
desarrolla las labores asignadas? decisiones son
tomadas por la
58
gerencia y la contadora
¿La entidad evalúa y previene que
la información y recursos provenga
de actividades vinculadas con el
11 x
lavado de activos, acciones
delictivas y/o de la Financiación del
Terrorismo?
¿SAJOMA S.A.S evalúa los No se ha implementado
12 riesgos del entorno x la evaluación de
organizacionales? riesgos.
¿La gerencia administrativa y
personal directivo se reúne
13 x
frecuentemente con la parte
operativa de la organización?
EVALUACIÓN DEL RIESGO
¿Están establecidos y vinculados No se cuenta con un
con el plan estratégico los objetivos plan estratégico.
14 x
de toda la organización y los
objetivos de nivel de actividad?
Se Comunica
¿Existe un mecanismo de
comunicación interno donde el verbalmente a los
personal conozca de manera empleados las normas
15 x
oportuna, los lineamientos, corporativas de la
objetivos e información corporativa empresa y los cambios
y se mide su efectividad? que estas tengan lugar.
¿Están los riesgos internos y No se ha implementado
externos que influyen en el éxito o la evaluación de
16 x
fracaso del logro de los objetivos riesgos.
identificados y evaluados?
¿Está definido un responsable de No se ha implementado
la gestión de riesgos en cuanto la evaluación de
administrarlos, establecer acciones riesgos.
17 x
para mitigarlos y realice
seguimiento y monitorio de los
mismos?
¿Existen mecanismos para No se evalúa el
identificar los cambios que afectan cumplimiento de los
18 x
la capacidad de la entidad para objetivos.
alcanzar sus objetivos?
¿Se modifican las políticas y Las políticas y los
19 procedimientos según sea x procedimientos no se
necesario? tienen documentados
59
formalmente.
¿Tiene definido el tratamiento No se ha implementado
frente a la probabilidad de la evaluación de
20 x
materializar un riesgo de acuerdo a riesgos.
su criticidad?
ACTIVIDADES DE CONTROL
¿Existen actividades de control No se ha implementado
para asegurar el cumplimiento de la identificación de
21 la política establecida y la x actividades de control.
realización de acciones para
abordar los riesgos relacionados?
No se tienen
documentadas
formalmente, se
¿Existen actividades de control comunican las
22 apropiadas para cada una de las x
actividades de acuerdo
actividades de la entidad?
a las funciones
establecidas en los
colaboradores.
¿Tiene un departamento de La administración
auditoría independiente y realiza las funciones de
23 x
autónoma la empresa SAJOMA auditoría
SAS? indirectamente.
¿Realiza auditorias de evaluación No se cuenta con un
de cumplimiento y SCI de todos los área de auditoría.
24 procesos y realiza continuo x
seguimiento a las observaciones y
recomendaciones emitidas?
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
¿Existen sistemas de información Sistema de
para identificar y capturar iinformación Word
información pertinente financiera y Office
no financiera, relacionada con
25 x
eventos externos e internos y
llevarla al personal en una forma
que les permita cumplir con sus
responsabilidades?
Se Comunica
verbalmente a los
¿Tiene lugar la comunicación de la
26 x empleados las normas
información oportunamente?
corporativas de la
empresa y los cambios
60
que estas tengan lugar.
¿Está claro con respecto a las Verbalmente
expectativas y responsabilidades
27 x
de individuos y grupos, y la
presentación de resultados?
¿La comunicación ocurre hacia Verbalmente
abajo, hacia arriba y hacia arriba
28 x
en la entidad, así como entre la
entidad y otras partes?
MONITOREO
¿Existen procedimientos Las políticas y los
adecuados para monitorear de procedimientos no se
manera continua o para evaluar tienen documentados
29 x
periódicamente el funcionamiento
formalmente.
de los otros componentes del
control interno?
¿Se informan las deficiencias a las
30 x
personas adecuadas?
Las políticas y los
¿Se modifican las políticas y procedimientos no se
31 procedimientos según sea x
tienen documentados
necesario?
formalmente.
Fuente1: Estupiñan, R. (2015). Control interno y fraudes. Análisis de Informe COSO I, II y III con base en los ciclos transaccionales.
Fuente2: Paola Andrea Melo de los Rios, María Camila Uribe Cotacio
61
ha definido las acciones disciplinarias frente al incumplimiento de los lineamientos
ni sus políticas y procedimientos para cada uno de sus procesos.
62
3.3. Actividades de control
3.5 Monitoreo
63
3.6. Análisis del proceso contable
PROGRAMA DE 002 PT
CONTROL INTERNO 18/03/2017
Pontificia Universidad
Javeriana
CUESTIONARIO DE CONTROL
No SI NO OBSERVACIONES
INTERNO
PROCESO CONTABLE
¿Las funciones y La contadora realiza
responsabilidades del Contador se sus funciones en
1 encuentran separadas del personal x conjunto con la
que maneja los fondos, auxiliar contable.
inversiones, efectivo?
¿Se cuenta con un sistema que Sistema de
permita consolidar la información Información Word
2 x
contable y financiera de la Office.
empresa SAJOMA S.A.S.?
¿Existen actividades de El personal
autocontrol (vigilancia y encargado del manejo
3 x
seguimiento) realizadas por la y custodia de los
administración y/o el Contador fondos de efectivo es
64
General del personal responsable la coordinadora
de registros, manejo de efectivo, administrativa y
manejo de libros contables, etc.? financiera; se maneja
una caja menor para
la papelería,
implementos de
oficina y otra caja
menor para
materiales de obra.
¿El reporte de comprobantes, El gerente general
EE.FF, Informes, etc. son revisa y aprueba los
4 validados y aprobados por un x informes y reportes.
personal ajeno a su preparación?
(segregación de Funciones)
¿Existe un presupuesto para las Se realiza un
actividades administrativas y presupuesto por obra
operativas de la empresa SAJOMA o labor y al finalizar se
5 x
S.A.S.? compara lo real con lo
¿Se compara registro de lo real VS presupuestado.
lo presupuestado?
El personal encargado de realizar Las autorizaciones
aprobaciones previas, ¿tienen solo deben ser
registro de las firmas de directamente del
6 autorización de acuerdo a la clase x gerente general o de
de operación y montos definidos? la coordinadora
administrativa y
financiera.
El personal encargado del manejo No se tiene
de efectivo, fondos, cajas, etc. establecido.
7 ¿tiene pólizas de seguros de x
respaldo, manejo y cumplimiento y
garantías?
¿El responsable del manejo del Lo realiza la
registro contables y de efectivo es coordinadora
8 x
diferente al responsable del administrativa y
registro de las anulaciones? financiera.
¿El efectivo y cheques se Se encuentra en una
encuentran debidamente caja fuerte que solo
9 x
custodiados? tiene acceso el
gerente general y la
65
coordinadora
Administrativa y
financiera.
¿Se tiene definido los conceptos y No se tiene
montos de gastos por caja menor, establecido.
caja general, fondos fijos,
10 x
prestamos, etc. de acuerdo a la
necesidad de la empresa SAJOMA
S.A.S.?
¿Se presenta comprobante de los
11 gasto de efectivo de los diferentes x
fondos? formato establecido
Los anticipos o provisionales de Son autorizados por
gastos de fondos ¿son autorizados el gerente general
12 x
por personal distinto al manejo de para realizar
los mismos? anticipos.
Si el fondo fijo se encuentra
depositado en una cuenta bancaria
¿se ha notificado al banco no
13 aceptar cheques para el depósito x
en esta cuenta exceptuando los
emitidos por la empresa
reintegrando los gastos causados?
Fuente1: Estupiñan, R. (2015). Control interno y fraudes. Análisis de Informe COSO I, II y III con base en los ciclos transaccionales.
Fuente2: Paola Andrea Melo de los Rios, María Camila Uribe Cotacio
66
funciones y responsabilidades de la Coordinadora Administrativa y Financiera,
quien es está encargada de la anulación de registros contables y de efectivo y
la autorización para la anulación de registros; como del manejo de los fondos,
inversiones, efectivo.
67
4. CAPÍTULO IV. FORMULACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
REQUERIDOS PARA EL PROCESO DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA
SAJOMA S.A.S.
68
Figura 4. Etapas del proceso contable
Fuente: Paola Andrea Melo de los Rios y María Camila Uribe Cotacio
Identificación
Clasificación
69
4.1.2. ETAPA DE MEDICIÓN
Luego del reconocimiento de los elementos financieros, son asignados los valores
correspondientes a las transacciones realizadas y los registrados de los ajustes al
valor de la partida financiera de cada elemento. En esta etapa se realiza la
medición de los elementos de los estados financieros, de acuerdo con lo
contemplado en la organización.
Registro y ajustes
70
procedimientos de control. Por tal motivo se presentan a continuación una
propuesta de los siguientes procedimientos de control interno de mayor relevancia
para el proceso contable de la organización.
Identificación
Clasificación
Registro y ajustes
Elaboración de los estados financieros
71
4.2.1. PROCEDIMIENTO DE CONTROL PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LA
INFORMACIÓN CONTABLE
1. OBJETIVO
Describir los lineamientos de control para la identificación de la información
contable en la empresa SAJOMA S.A.S.
2. DEFINICIONES
2.1. Hecho contable:
3. GENERALIDADES
En la actividad de la identificación de la información se realiza la captura de los
hechos, transacciones y operaciones económicas realizadas durante un periodo
contable, afectando los procesos financieros de la organización, los cuales
72
conforman los recursos financieros y son evaluados mediante su reconocimiento.
Por lo cual, cada hecho o transacción es incorporado en su totalidad en el proceso
contable.
4. FACTORES DE RIESGO
Hechos, transacciones y operaciones económicas reconocidos no
considerados.
Mala interpretación de los hechos económicos, operaciones y transacciones
ejecutados.
Registros erróneos.
Incumplimiento de las normas internacionales de información financiera.
5. ACCIONES DE CONTROL
Deben ser informados al área de contabilidad, todos los hechos económicos
realizados en los procesos o áreas de la organización con sus debidos
soportes de los movimientos originales para que sean asociados al proceso
contable.
La información del soporte o documento de los hechos económicos deben ser
idóneos para el área de contabilidad.
Debe existir una adecuada segregación de funciones en el área de
contabilidad.
Se realiza la verificación de la aplicación de los hechos económicos y su
clasificación.
En el manejo de cajas menores se realizan mensualmente los respectivos
arqueos por los responsables definidos para cada una.
Se realiza la identificación de activos de la organización.
Se realizan las conciliaciones bancarias a las cuentas bancarias
pertenecientes a la organización.
73
Se identifican los saldos que afectan el proceso contable en su identificación
en el cierre de cada periodo.
74
7. FLUJOGRAMA
1. OBJETIVO
Describir los lineamientos de control para la clasificación de la información
contable en la empresa SAJOMA S.A.S.
2. DEFINICIONES
2.1. Hecho contable:
75
contables sólo los que afectan cuantitativa o cualitativamente al patrimonio
empresarial…el hecho contable va más allá de los sucesos que afectan
directamente al patrimonio de la empresa (Galindo, 2009,113).
3. GENERALIDADES
En la actividad de clasificación de la información a los hechos, transacciones y
operaciones económicas se determina cronológicamente su clasificación de
acuerdo al plan de cuentas de la organización, evaluando el cumplimiento de los
elementos de la naturaleza de cada cuenta.
4. FACTORES DE RIESGO
Desactualización del plan de cuentas contables de la organización SAJOMA
S.A.S.
Error en el manejo de las cuentas y subcuentas contables.
Incumplimiento de los criterios de clasificación y del marco normativo.
5. ACCIONES DE CONTROL
La empresa SAJOMA S.A.S debe tener un plan de cuentas contables
actualizado.
La organización debe aplicar las normas internacionales de información
financiera con el fin de garantizar que los registros contables corresponden a
los hechos económicos ejecutados
76
Identificar los cambios en la normatividad contable y aplicarlos oportunamente
en la organización.
Conciliar mensualmente los saldos de las cuentas con el fin de garantizar la
adecuada clasificación contable o identificar oportunamente si se requieren
ajustes o reclasificaciones.
77
administrativa y saldos contable realiza la corrección de la
contable conciliación de los saldos de los
hechos económicos.
Asistente ¿Está correcto la NO: ir a la actividad 2
6 administrativa y conciliación? SI: ir a la actividad 7
contable
Coordinadora Reporte de las La coordinadora administrativa y
administrativa y conciliaciones financiera verifica las
7
financiera conciliaciones causadas a los
hechos económicos y lasaprueba.
7. FLUJOGRAMA
78
4.2.3. PROCEDIMIENTO DE CONTROL PARA LA ELABORACIÓN DE
REGISTRO Y AJUSTES
1. OBJETIVO
Describir los lineamientos de control para la elaboración del registro y ajustes de la
información contable en la empresa SAJOMA S.A.S.
2. DEFINICIONES
2.1. Registro contable:
3. GENERALIDADES
En las actividades de registro de la información se elabora la documentación
soporte para efectuar posteriormente el registro contable en las cuentas y libros
79
correspondientes; adicionalmente, se verifica la información resultante del hecho
económico en cuanto a su consistencia y confiabilidad, verificando la razonabilidad
de las cuentas contables e identificando las cifras a ajustar o reclasificar.
4. FACTORES DE RIESGO
Modificación del consecutivo de la documentación soporte o del comprobante
contable.
Mal registro del documento contable.
Inoportunidad en el registro contable.
No registro voluntario o involuntario del hecho económico.
Variación del monto económico en el registro en el sistema de información.
Extravío o pérdida de la documentación del soporte del hecho económico.
5. ACCIONES DE CONTROL
La organización debe aplicar las normas internacionales de información
financiera.
Registro de cada hecho económico reportado al área de contabilidad.
Llevar los libros de contabilidad de acuerdo como lo establecido por el régimen
contable.
Archivar y custodiar la documentación soporte de los hechos económicos que
soportan los registros o transacciones contables.
Realizar los ajustes y reclasificaciones oportunamente al ser identificada.
Verificar que la información registrada corresponde a la información contenida
en la documentación soporte o comprobantes contables.
80
6. TABLA EXPLICATIVA DE ACTIVIDADES
# Responsable Actividad Cómo
1 Coordinadora Registro de los La coordinadora administrativa y
administrativa y hechos financiera registra cada hecho
financiera económicos económico reportado en el sistema
Word Office.
Coordinadora Consignación de la La coordinadora administrativa y
administrativa y información financiera consigna la información
2
financiera en los libros de contabilidad de
acuerdo con el régimen contable.
¿La información NO: ir a la actividad 4
registrada SI: ir a la actividad 5
corresponde a la
Coordinadora información
3 administrativa y contenida en la
financiera documentación
soporte o
comprobantes
contables?
Coordinadora Corroboración de La coordinadora administrativa y
administrativa y la información financiera identifica los ajustes o
4
financiera reclasificaciones.
Ir a la actividad 1.
Coordinadora Archivar soportes La coordinadora administrativa y
administrativa y financiera archiva y custodia la
5
financiera documentación soportes de los
hechos económicos.
81
7. FLUJOGRAMA
1. OBJETIVO
Describir los lineamientos de control para la elaboración de los estados financieros
de la empresa SAJOMA S.A.S.
2. DEFINICIONES
2.1. Estados financieros:
82
referido a un periodo y muestra el origen de las pérdidas o ganancias del
periodo. Otro estado financiero importante es el de fuentes y usos de
Fondos que muestran el origen y la aplicación de los flujos de caja del
periodo, permitiendo identificar el financiamiento de las pérdidas y el destino
de las ganancias (Escobar y Cuartas, 2006, p.188).
3. GENERALIDADES
En la actividad de elaboración de los estados financieros es el resultado del
proceso contable de la organización, se presenta por ciclos contables la
información mediante la construcción de los estados financieros los cuales están a
disposición frente al requerimiento de entes de vigilancia y control y directivos de
la organización para la toma de decisiones.
4. FACTORES DE RIESGO
No presentación y revelación de los estados financieros del periodo de la
empresa SAJOMA S.A.S.
Inoportunidad en la presentación de Estados Financieros a entes de vigilancia
y control.
Omisión de información contable en los Estados Financieros.
Omisión o insuficiencia de información en las notas contables de los Estados
financieros.
Omisión de las variaciones relevantes de un periodo a otro.
No identificación y explicación de cuentas contables materiales.
83
5. ACCIONES DE CONTROL
Validar y comprobar que la información contenida en los diferentes estados
financieros correspondan a los registrados en los libros contables.
Toda información contable debe estar a disponible y actualizada.
Suministrar oportunamente toda la información financiera requerida por los
entes de control y vigilancia y los directivos de la organización para la toma de
decisiones, de la empresa SAJOMA S.A.S.
Generar periódicamente estados financieros de prueba, validando el
funcionamiento del sistema de información contable.
Realizar notas a los estados financieros con toda la información suficiente y
pertinente.
Presentar las variaciones significativas de los estados financieros mediantes
notas contables.
Revisión y validación de que la información contenida en las notas contables
correspondan a la información contenida en los estados financieros y los libros
contables.
84
cuentas durante el periodo.
Asistente Presentación La asistente administrativa y
administrativa y informe contable contablepresenta un informe a la
contable coordinadora administrativa y
financiera del análisis de la
3
verificación de las cuentas
contables a la coordinadora
administrativa y financiera para su
revisión y aprobación.
Asistente ¿Está correcta la NO: ir a la actividad 5
4 administrativa y información? SI: ir a la actividad 7
contable
Coordinadora Verificación de la La coordinadora administrativa y
administrativa y información financiera solicita los ajustes de los
financiera contable saldos en las cuentas contables
5
que corresponden a lo expuesto
en el balance y el estado de
resultados.
Asistente Ajuste de la La asistente administrativa y
administrativa y información contable realiza los ajustes y
6 contable contable cambios solicitados por la
coordinadora administrativa y
financiera.
Coordinadora Preparación La coordinadora administrativa y
administrativa y estados financiera prepara los estados
7 financiera financieros financieros en un archivo de Excel,
de acuerdo a la revisiones previas
y tomando como base la
85
información de los saldos y
movimientos de las cuentas del
aplicativo World Office.
Coordinadora Preparación La coordinadora administrativa y
administrativa y estados financiera realiza notas a los
8
financiera financieros estados financieros con las
valoraciones correspondientes.
Coordinadora Presentación La coordinadora administrativa y
administrativa y estados financiera se reúne con el Gerente
9 financiera financieros General para exponer los
resultados de los estados
financieros.
Gerente Firma de estados El gerente general lee los estados
General financieros financieros y los firma en
10
constancia de revisión y
representación legal.
7. FLUJOGRAMA
86
4.2.5. FLUJOGRAMA PROCESO CONTABLE
87
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. CONCLUSIONES
88
Para estructurar los procedimientos de control requeridos para el proceso de
contabilidad y demás procesos de la empresa SAJOMA S.A.S., la gerencia
administrativa debe implementar evaluaciones, fortaleciendo el control interno con
el diseño de procedimientos de control con los responsables de los diferentes
procesos para identificar falencias actuales en realización a cada uno y posibles
respuestas a riesgos no identificados.
5.2. RECOMENDACIONES
89
Comunicar al personal laboral de SAJOMA S.A.S. sobre el sistema de
control interno que parte de los procedimientos de control de cada proceso
ejecutado para involucrar sus responsabilidades en el cumplimiento de las
políticas, los procesos definidos y el alcance de los objetivos
organizaciones.
90
6. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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