MANUAL I

POWER POINT

Crear una Carpeta

Abrir el programa PowerPoint
Crear la primera diapositiva
Añadir más diapositivas al documento
Modificar el texto
Añadir una foto a la diapositiva
Dar color a la diapositiva
Música en la presentación
Guardar la presentación
Comprimir el Archivo PowerPoint

Aporte del equipo Sector Apoyo C69

a los “Talleres de Cualificación de los Administrativos”. Septiembre 2007
 Crear una Carpeta

Para facilitar nuestro trabajo lo mejor es comenzar creando una carpeta en nuestro ordenador que utilizaremos para
guardar el archivo de PowerPoint en el que estamos trabajando y todos los materiales que necesitamos para crearlo
como son fotos, textos, música,…

Crear una carpeta nueva para guardar nuestro trabajo: Primero elegimos donde vamos a crear la nueva carpeta,
puede ser en el “Escritorio” o dentro de cualquier otra carpeta. Para crear la nueva carpeta: clic con el botón derecho
del ratón y nos aparece un menú desplegable como el que se ve a continuación

Colocamos el cursor sobre la opción que pone “nuevo”, luego vamos

seguimos deslizando el cursor hasta donde pone “Carpeta” y clicamos
sobre esa opción.

Clic sobre “Carpeta”

Ahora podemos ver la Nueva carpeta que hemos creado y nos da la

posibilidad de ponerle el nombre que queramos, escribiéndolo
directamente desde el teclado.

En caso de que no nos dejase, clicamos dos veces sobre “Nueva carpeta”
(esos dos clics que no sean muy rápidos porque entonces lo que estamos
haciendo es abrir la carpeta) y ya podemos ponerle el nombre que
queramos.

Escribimos el nombre de la carpeta

 Abrir el programa Microsoft PowerPoint

Vamos a “Inicio”.

Luego a “Todos los programas”

Donde pone “Microsoft Office” colocamos el cursor para que se abra el menú desplegable y elegimos “Microsoft
PowerPoint”.

Clic aquí

Clic sobre el programa y esperamos a que se abra.

Cuando se haya abierto nos aparecerá esto:

Habitualmente el programa se abre con una diapositiva vacía para empezar a crear un nuevo documento de
diapositivas. Si por lo que fuera, al abrir no diese esa opción, seguimos estos pasos para crear un documento nuevo:

Vamos al icono que aparece en la pantalla, arriba de todo y a la izquierda Clic sobre el para abrir un nuevo
documento.

Ahora ya podemos empezar a crear la primera diapositiva.

 Crear la Primera diapositiva

Vamos a empezar poniéndole un título al trabajo. Para ello clicamos encima del recuadro que pone “Haga clic para
agregar título”

Ahora escribimos el texto del título del documento.

También podemos ponerle un subtítulo u otra información que necesitemos, para ello usamos el recuadro de texto que
está debajo, donde pone “Haga clic para agregar subtítulo” e igual que antes escribimos el texto que queremos poner.

Para mover el texto de lugar, clicamos sobre el recuadro de texto y vemos que alrededor del recuadro aparece un
borde gris más grueso. Ahora es cuando clicamos en ese borde gris con el ratón y sin soltar el botón, arrastramos el
recuadro hasta el lugar donde lo queremos poner y soltamos el botón del ratón.

Hacemos lo mismo con el subtítulo si lo hubiese.

Añadir más diapositivas al documento

Para añadir más diapositivas vamos a la parte izquierda de la pantalla donde podemos ver todas las
diapositivas que tenemos hasta este momento.
En la parte blanca, debajo de las diapositivas clic con el botón derecho del ratón.

Clic aquí con el botón derecho del ratón.

Nos aparece este submenú:

Clic en “Nueva diapositiva…”

Seguimos estos pasos cada vez que queramos añadir otra diapositiva.
 Modificar el texto

Para modificar la fuente lo haremos desde la “Barra de herramientas de Formato” que aparece en la parte de arriba
del programa:

Herramientas para modificar la fuente

Pero, lo primero de todo es seleccionar el texto que queremos cambiar

Para seleccionar el texto clicamos con el ratón al principio del texto que queremos cambiar y sin soltar el botón,
arrastramos el cursor hasta que este seleccionado todo el texto que queramos (también podemos empezar por el final
del texto y acabar en el principio).

Una vez seleccionado lo vemos de este modo

Lo dejamos así seleccionado y vamos a la”Barra de Herramientas de Formato”.

Para elegir el tipo de fuente:

Clic en la flechita que está al lado del nombre de fuente

A continuación nos aparece un menú desplegable con las fuentes que tenemos instaladas en el ordenador. Cuando
encontremos la que nos gusta clicamos en ella

Elegimos la fuente

También podemos modificar el tamaño clicando en la flecha que aparece al lado del tamaño de fuente

Aparece un menú desplegable con los tamaños de fuente y elegimos un tamaño clicando sobre el con el ratón.
 Clic con el ratón para elegir el tamaño de fuente

Las siguientes opciones de la barra de herramientas de texto son:

Para poner el texto en Negrita, clic en

Si quisiéramos volver a poner el texto normal clicamos en el mismo botón

Para poner el texto en Cursiva, clic en y para quitar la cursiva clic en

Para subrayar el texto, clic en y para quitar el subrayado clic en

Así, vemos que estos tres botones sirven tanto para activar como desactivar el texto en negrita, cursiva y subrayado.

Las siguientes tres opciones de la barra de herramientas son para colocar el texto dentro del recuadro a la izquierda,
en el centro o a la derecha.

Para ponerlo a la izquierda:

Clic en

Para colocar en el centro:

Clic en

Para colocar el texto a la derecha:

Clic en
Para modificar el color del texto también lo hacemos desde la misma barra de herramientas. Para ello

seleccionamos el texto y luego hacemos clic en la flechita que está al lado de este icono

Clic en la flechita

Sale un menú y elegimos un color clicando encima de el con el ratón

También podemos clicar donde pone “Más colores…” y desde la nueva ventana podemos elegir cualquier color.

Clic sobre un color y luego clic en “Aceptar”

 Añadir una foto a la diapositiva

Para añadir una foto dentro de una diapositiva vamos al menú de la parte de arriba del programa, hacemos clic en
“insertar” y dentro del menú desplegable llevamos el cursor del ratón hasta “Imagen” y a continuación dentro del
submenú que se abre clic en “Desde archivo…”

Clic aquí

Nos sale una ventana desde la que podemos buscar la foto en nuestro ordenador.

Una vez que hayamos encontrado la imagen que vamos a colocar

en la diapositiva la seleccionamos y clic en insertar.

La imagen se coloca directamente en la diapositiva que tengamos

seleccionada.

Para cambiar el tamaño de la foto clic con el botón izquierdo del ratón en uno de los círculos que aparecen en las
esquinas de la foto y sin soltar el botón arrastramos el cursor hacia fuera o hacia dentro de la foto según queramos
agrandar o reducir. Cuando lleguemos al tamaño deseado soltamos el botón del ratón.

Clic en uno de estos círculos

Si queremos cambiarla de lugar clic sobre ella y sin soltar el botón del ratón la arrastramos hasta el lugar donde
queremos colocarla.
 Dar color a la diapositiva

La forma más fácil de dar color a la diapositiva es elegir uno de los estilos de diapositivas que
viene en el programa. Para ello, vamos a la ventana de herramientas que tenemos a la derecha
de la pantalla, en la ventana de “Estilo de diapositiva – Combinación de colores”.

Primero nos fijamos que estemos en “Estilo de diapositiva – Combinación de colores”

Si no estuviéramos en esta ventana la buscamos haciendo clic en la flechita

En el menú desplegable que nos sale:

Clic en “Estilo de diapositiva – Combinación de colores”

Ahora sólo tenemos que elegir una de las

combinaciones de colores que nos da el programa

Para ponerle color al fondo de la diapositiva hacemos clic con el botón derecho del ratón en cualquier parte de la
diapositiva que no sea encima del texto o de una foto.
No sale este menú:

Después de clicar en “Fondo”, nos sale esta

ventana:

Clic en “Fondo…”

Clic sobre la flechita para poder ver los colores.

A continuación clic en un color y ya tenemos color
en el fondo del la diapositiva.

También podemos clicar donde pone “Más colores…”

y desde la nueva ventana podemos elegir cualquier color.

Clic sobre un color y luego clic en “Aceptar”

 Música en la presentación

Para poner música a la presentación primero nos colocamos en la primera diapositiva para que la música suene desde
el principio de la presentación. Luego vamos a la ventana de herramientas que tenemos en la derecha del programa.

Nos fijamos que estemos en “Transición de diapositiva”

Si no estamos en “Transición de diapositiva” clic en la flechita de la derecha

En el submenú que nos sale clic sobre “Transición de diapositiva”

Ahora, en la parte de abajo, en las opciones que están en “Modificar transición” vemos “Sonido”

Clic en la flechita para que

aparezca el submenú
que vemos a la derecha

Clic en “Otro sonido…”

Ahora nos sale una ventana desde la que podemos buscar el archivo de sonido en nuestro ordenador. Vamos a la
carpeta donde lo tenemos guardado. Cuando la hayamos encontrado clic dos veces sobre el para colocarlos en la
presentación.
Para que el archivo de sonido quede incrustado en el archivo PowerPoint no puede pesar más de 100 KB.
 Guardar la presentación

Para guardar la presentación lo podemos hacer de dos modos y estaría bien que lo hiciésemos cuanto antes para
prevenir posible perdida del trabajo que estamos haciendo por bloqueos de ordenador, cortes de luz, etc.

Guardar como “Presentación”

Este es el modo de guardar cuando todavía no hemos terminado el trabajo y para abrir ese archivo necesitaremos abrir
primero el programa. Un archivo guardado como “Presentación” no se abre ni se reproduce clicando directamente
sobre el.

Guardar como “Presentación con diapositivas de PowerPoint”

Este es el modo en que la guardaremos cuando hayamos acabado el trabajo. El archivo que se crea ya no necesita el
programa para poder visualizar las diapositivas.

Guardar como “Presentación”

Vamos a la primera opción del menú de arriba de todo de la pantalla y a la izquierda, donde pone “Archivo” y clicamos
sobre ella, nos sale un submenú. Buscamos la opción que pone “Guardar como…”

Clic en “Guardar como…”

Ahora tenemos la siguiente ventana:

1. Escribimos el nombre del documento

2. Comprobamos que ponga “Presentación”.

Si no pusiera “Presentación”:
Clic en la flechita y elegimos Presentación.

3. Clic en “Guardar”

No olvidemos fijarnos donde guardamos el archivo para que después podamos encontrarlo fácilmente.
Nos facilitaría mucho si creamos una carpeta nueva con el nombre del trabajo que estamos realizando y en ella,
además de grabar nuestro trabajo de PowerPoint, vamos poniendo todos los archivos que vamos necesitando para crear
la presentación de diapositivas como son las fotos y música.

Guardar como “Presentación con diapositivas de PowerPoint”

Los pasos son del mismo modo que Guardar como “Presentación”. Vamos a “Archivo”, luego a “Guardar como…”, Nos
sale la ventana donde escribimos el nombre del documento si no se lo hubiésemos puesto.
La diferencia está que en la opción “Guardar como tipo” no tiene que poner “Presentación”.
Tiene que poner: “Presentación con diapositivas de PowerPoint”
 1. Escribimos el nombre del documento

2. Clic en la flechita y en menú desplegable

elegimos: “Presentación con diapositivas
de PowerPoint”.

3. Clic en “Guardar”

Comprimir el Archivo PowerPoint

Una vez que hemos hecho nuestro trabajo y lo tenemos guardado podemos comprimirlo para que pese menos y nos
facilite el envío del archivo por e-mail, listas de correo,…
Esto lo haremos sin perder el archivo original que tiene más calidad que el archivo que obtenemos cuando lo
comprimimos. El archivo original lo podemos almacenar en sitios de internet para ser luego descargado.

Para comprimir el archivo vamos de nuevo a “Guarda como…”, en la ventana que nos sale, en la parte de arriba y la
derecha vemos esto:

Clic en “Herramientas”

Nos sale el submenú:

2. Nos fijamos que esté seleccionada

la opción “En Web o pantalla”
para que el archivo pese menos

3. Clic en “Aceptar”

1. Clic en “Comprimir imágenes…”

Clic en “Aplicar”

Por último clic en “Guardar” y ya tenemos el archivo comprimido.

Atender al nombre que le ponemos al nuevo archivo comprimido, que no sea igual que el original porque lo
perderíamos. Lo que queremos es crear un nuevo archivo comprimido sin perder el original.