FUNDAMENTOS DEL PROYECTO

La iniciación de proyectos, la determinación de la factibilidad del proyecto, la

calendarización del proyecto y la administración de las actividades y de los miembros del equipo
para lograr la productividad, son capacidades muy importantes que debe dominar el analista de
sistemas. Por lo tanto son fundamentales en el proyecto.

Un proyecto de sistema comienza con problemas y oportunidades de mejora dentro de la

organización, eso implica que la organización se va adaptando a los nuevos cambios.

Una vez que es sugerido un proyecto, el analista trabaja rápidamente con los tomadores de
decisiones, para determinar si es factible. Si es aprobado un proyecto se hará un estudio de
sistema completo. Las actividades del proyecto son calendarizadas mediante el uso de
herramientas tales como gráficas de Gantt y PERT, para que el proyecto pueda ser realizado a
tiempo. El manejo efectivo de la calendarización asegura una productividad a los miembros del
equipo.

a. Inicio del proyecto

I. Cómo comienzan los proyectos de sistemas: Las aplicaciones se originan en todas las
áreas de negocio con diferentes problemas.

1.1 Razones para iniciar un proyecto:

Los usuarios solicitan proyectos de sistemas de información por diferentes razones. A veces es
para solucionar un problema, como la reducción de costos, realizar ciertas tareas o mejorar el
control del trabajo que se lleva a cabo.

Algunas de las razones son:

 Mayor velocidad:
La razón fundamental porque se busca el desarrollo de proyectos de sistemas es la
velocidad, ya que las computadoras procesan los datos muy rápidamente.
Si se requiere un proceso rápido, el sistema automatizado es lo más útil, siempre que se
diseñe y se utilice en forma apropiada y efectiva.

Por ejemplo: El uso de cajeros para mejorar la velocidad.

 Mayor exactitud y mejor consistencia:

En ocasiones se solicitan los proyectos de sistemas de información para mejorar la exactitud
de los datos procesados o para asegurar que siempre se siga un procesamiento que prescribe
como realizar una tarea específica.
Por ejemplo, un proceso común es el de facturas: Lo que lleva consigo el cálculo de cada una de
ellas, lo que significa una exactitud matemática.

 Consulta más rápida de la información:

Esta razón nos ayuda a la cantidad de información.
Existen dos aspectos: donde almacenar los datos y cómo consultarlos cuando se necesitan
lo que se vuelve más complejo cuando existen varias formas de consultar por algún dato
en particular.

Por ejemplo las empresas almacenan grandes cantidades de datos sobre sus operaciones,
empleados, clientes, proveedores y finanzas.

Por ejemplo: La información sobre el suministro y uso de la materia prima es de vital importancia
para las compañías manufactureras. Cada parte utilizada en la manufactura de una
máquina de escribir por empleo, tiene un número de parte que lo identifica y es
único, y una descripción de ese artículo; además, cada artículo lo suministran
fabricantes específicos y se utilizan en uno o más productos diferentes. Hay muchos
usuarios de los datos, como el supervisor de producción que maneja la manufactura,
el comprador que adquiere la materia prima o el ingeniero quien determina el
conjunto de piezas necesarias para la fabricar cada producto. Los usuarios
necesitan tener información para responder a ciertas preguntas, como:

1. ¿Qué materiales suministra la General Steeworks Inc.?

2. ¿Quién es el proveedor de motor de bajo ruido de un caballo de fuerza?

3. ¿en qué modelos de máquinas de escribir se utiliza tabulador automático?

4. ¿Cuantos membretes de identificación de la marca hay en el almacén?

5. Qué productos incluye el número de artículo X234?

Todas las preguntas pueden dar una respuesta a una empresa sin necesidad de tener una
computadora, lo que implica buscar en cada registro hasta encontrar la información que se
solicita.

Entonces aparecen los costos de tiempo y espacio de almacenamiento para cada opción de
consulta. Al realizar cada búsqueda a través de un sistema de información la posibilidad de
obtener las respuestas para cualquiera de las preguntas es más rápida.

 Integración de las áreas del negocio:

 Los sistemas de información se utilizan para integrar las actividades que se expanden
alrededor de diferentes áreas de la empresa.

En muchas empresas el trabajo hecho en determinada área es coordinado con el que se lleva
a cabo en otra.

Por ejemplo: Los Sistemas de Policía Internacional.

La coordinación en el diseño y producción de un avión. Un grupo de
diseñadores trabaja en las alas otro en la cabina, otro en la sección de la cola
y así sucesivamente, otro grupo se encargara de la parte eléctrica,
comunicación, etc. Y todo ello necesita materiales diferentes de costos
variables, se necesita de coordinación en toda fase del proyecto, por ejemplo
al ensamblarlo.

 Reducción de costos:
La idea de la reducción de costos es aceptar la ventaja del cálculo automatizado y de las
capacidades de recuperación que se puedan incluir. Donde se realizará el mismo trabajo
pero a un tiempo más pequeño lo que implica bajar los costos, porque toda la parte tediosa
se llevará a cabo en forma automática y quedará menos que hacer en la parte manual.

Entonces el personal se capacitará y la empresa no tendrá que reducir a sus

empleados, ya que la creación de un sistema automatizado permitirá a ellos la posibilidad
de experimentar sobre aplicaciones nuevas, luego su trabajo puede llegar a convertirse en
algo más interesante si todas aquellas tareas tediosas se automatizan.

 Mayor seguridad:
Esta razón se refiere fundamentalmente a la seguridad de los datos, en un proceso no
automatizado la información está a la vista de cualquier persona aunque ella no la necesite, y se
repite en todos lados dependiendo quién la desee. Al tener un ambiente automatizado el acceso a
la información es controlado a través de claves, O sea el acceso a la base de datos es restringido.

Por otro lado los datos son confiables porque al no repetirse la misma información en
diferentes lados permite que no halla errores, por lo tanto cualquier cambio de un dato modificará
automáticamente toda la información relacionada con él.

Por ejemplo: Si se desea cambiar el costo de un ingrediente, cambiará inmediatamente

aquellos costos que involucren a ese ingrediente en forma automática.

b. Razones para iniciar un proyecto.

Las razones amplias de la sugerencia de un estudio de sistema, se pueden sintetizar en dos:

1. Para experimentar en problemas que les lleven por sí mismos a soluciones de sistemas.
2. Para reconocer oportunidades y hacer mejoras mediante la actualización, alteración o
instalación de nuevos sistemas.

RAZÓN INFORMACIÓN
MAYOR VELOCIDAD EN EL Utilizar la capacidad de la computadora para
PROCESO calcular, clasificar y consultar datos e
información cuando se desea una mayor
velocidad que la del personal que efectúa las
mismas tareas.
MAYOR EXACTITUD Y MEJOR Llevar a cabo correctamente y en la misma
CONSISTENCIA forma cada vez las etapas de calculo que
incluyen aritmética.
CONSULTA MAS RÁPIDA DE LA .Localizar y consultar información del
INFORMACIÓN almacenamiento. Efectuar rastreos
complejos.
INTEGRACIÓN DE LAS AREAS DE Coordinar las actividades del negocio que se
NEGOCIO realizan en áreas separadas de la empresa a
través de la capitación y distribución de la
información
REDUCCIÓN DE COSTOS Utilizar la capacidad de computo para
procesar datos a un costo menor que con
otros métodos, mientras se mantiene la
exactitud y los niveles de rendimiento.
MAYOR SEGURIDAD Salvaguardar los datos confidenciales e
importantes, de manera que sean accesibles
solamente para aquellas personas que tengan
autorización.

Problemas dentro de la organización

A los administradores no les gusta pensar que su organización tiene problemas (menos hablar de
ellos o compartirlos con externos). Sin embargo, los buenos administradores se dan cuenta que el
reconocimiento de síntomas de problemas o, en un momento posterior, el diagnosticar los
problemas por ellos mismos y enfrentarlos, es imperativo si el negocio va a seguir funcionando a
su más alto potencial.
 Para identificar problemas Busque estos signos específicos

Revise la salida contra los  Demasiados errores

criterios de desempeño  Trabajo terminado lentamente
 Trabajo hecho incorrectamente
 Trabajo hecho en forma incompleta.
 Trabajo que no se ha realizado del todo

Observe comportamiento de  Alto ausentismo

los empleados  Alta insatisfacción en el trabajo
 Alta rotación de personal

Escuche retroalimentación  Quejas

externa:  Sugerencias de mejoras
 Vendedores  Perdida de venta
 Clientes  Menores ventas.
 Proveedores

Oportunidades de mejora

Las mejoras a los sistemas pueden ser definidas como cambios que darán como resultado
beneficios aumentados y que valen la pena. Como por ejemplo:
 Mejora de facilidad de interacción con el cliente.
 Mejora de la satisfacción del trabajador con el sistema.
 Mejora en la integración de sistemas y subsistemas.
 Etc.

1.2 Origen de las solicitudes de proyectos:

Existen cuatro orígenes para solicitar un proyecto ya sean estos aplicaciones totalmente nuevas
o cambios de las ya existentes dependiendo del origen y la razón de la solicitud.

 Gerentes de departamentos
 Altos ejecutivos
 Analistas de Sistemas
 Grupos externos.

 Gerentes de Departamentos.

Los gerentes de departamentos buscan una ayuda dentro de su departamento. Las

actividades de operación diaria necesitan mejoras, ya sea para solucionar un problema por
errores excesivos, por costos o trabajos inconsistentes o tal ves para mejorar la eficiencia del
trabajo.

Las solicitudes de los gerente se enfocan a aspectos específicos,.

El gerente de departamento que solicita un proyecto puede no considerar la interacción de otros

departamentos, aun cuando en la realidad esa interacción exista, lo que también implica que
pueden beneficiar a otros departamentos.

 Ejecutivos de Alto Nivel.

Los ejecutivos de alto nivel son los presidentes, presidentes de consejos y vicepresidentes.
Ellos tienen información que por lo general no manejan los gerentes de departamentos, ellos
influyen en los proyectos que ellos solicitan, tienen amplias responsabilidades.

Las solicitudes de sus proyectos en sus objetivos son más amplios que los que prepara en gerente
de departamento

Los proyectos que incluyen a muchos departamentos son difíciles de controlar y administrar, no
así a los proyectos departamentales y por lo tanto tienen más probabilidad de éxito.

 Analistas de Sistemas.

Los analistas de sistemas detectan áreas donde los sistemas se deben desarrollar, mediante una
propuesta o a través del gerente. Se debe tener en cuenta que los analistas de sistemas y los
desarrolladores también pueden ser usuarios.

Por ejemplo: Si él se da cuenta que algún sistema de búsqueda de registros es muy lento,
provocando errores y es ineficiente puede elaborar una propuesta. Dando un conocimiento de la
tecnología que hará que el sistema sea más rápido.

 Grupos Externos.

Por ejemplo la presencia de organismos públicos en las empresas requiere de los sistemas de
información para revisar la retención de impuestos. Estos organismos públicos muchas veces
son ellos quienes determinan el tipo de formato para la entrega de información.

Estos proyectos tienen la misma importancia que el generado por la empresa misma.

1.3. Administración de la revisión y selección de proyectos:

Es cierto que en una empresa se generan muchos proyectos y no todos pueden ser
aprobados por diferentes motivos, algunos valen la pena otros no.
 Los no aprobados se dejan de lado para un reestudio más adelante.

La decisión de aceptar o rechazar una solicitud depende mayormente de los miembros de

la empresa los que se dividen generalmente en comités. Ellos son:

 Método de comité directivo

 Método del comité de sistema de información
 Método del comité del grupo de usuarios

1. Método del comité directivo:

Un comité directivo consta generalmente de gerentes claves de diversos departamentos de

la empresa, al igual que de miembros del grupo de sistemas de información. (No dominado por
ellos). Donde los miembros pueden ser:

1. Miembros de altas gerencias:

 Vicepresidente ejecutivo
 Vicepresidente de producción

2. Gerencias departamentales:
 Gerente de comercialización al menudeo
 Gerente de crédito

3. Gerentes técnicos:
 Gerente de investigación y desarrollo
 Coordinador de control de calidad

4. Grupo de sistemas de información

 Gerente de procesamiento de datos
 Analistas de sistemas con experiencia.

El comité recibe propuestas y las evalúa, su responsabilidad es tomar una decisión.

El comité consta de gerentes importantes, quienes tienen tanto la responsabilidad como la
autoridad de decidir cuales proyectos son de principal interés para la compañía en su conjunto.
Porque esto favorece ya que los proyectos de sistemas son inversiones de negocios.
Los gerentes tienen la información y criterio sobre cada uno de ellos, porque están
involucrados en el trabajo.
Los especialistas de sistemas del comité proporcionan la información técnica y de
desarrollo, útil en la decisión de la administración de proyecto.
 Los gerentes son los que seleccionan los proyectos a desarrollar, no los analistas, porque
son ellos quienes ven las decisiones en base al costo de proyectos, al beneficio de la empresa, y
a la factibilidad de llevar a cabo el desarrollo en la empresa.

2. Método del comité de sistemas de información.

En algunas empresas la responsabilidad de revisión de las solicitudes se asignara al comité

de gerentes y analistas de departamentos de sistemas de información. El comité de sistemas de
información aprueba o desaprueba los proyectos y les asigna prioridades, indicando cuales son
más importantes y deben recibir atención inmediata.

Pero cuando se deben tomar decisiones como compra de equipos o proyectos de desarrollo
a largo plazo para realizar un proyecto, se necesita la decisión compartida con los ejecutivos de
alto nivel.

3. Método del comité del grupo de usuarios.

En este método la responsabilidad de las decisiones de proyectos se distribuye en los

usuarios.
Los departamentos, en forma individual o las divisiones, contratan a sus propios analistas
y diseñadores, quienes manejan la selección de proyectos y llevan a cabo un desarrollo. Los
departamentos formas sus propios comités de selección, controlan lo que se ha desarrollado y
cuando se pondrá en marcha.

Toda esta realización de sistemas de información por departamentos trae una desventaja
enorme, como también las posibilidades de éxito son pocas.

1.3 Criterios para la selección de proyectos:

Hay que considerar la motivación que impulsa la propuesta del proyecto. Es necesario
asegurarse de que el proyecto bajo consideración no esté siendo propuesto simplemente para
mejorar la propia reputación política, o poder de la persona o grupo que lo propone, debido a que
hay mucha probabilidad de que el proyecto esté concebido inadecuadamente y hasta que sea mal
aceptado.

Por lo tanto los proyectos deben de tener una perspectiva de sistemas, de tal forma que se
considere el impacto del cambio propuesto sobre la organización completa.

Además de estas consideraciones generales existen cinco criterios específicos que debe
tener para la selección de proyectos.

1. Respaldo de la administración.
 El más importante, el respaldo de la administración. No se puede lograr absolutamente nada
sin la aprobación de las personas que, al final de cuentas, pagarán la cuenta.

2. Temporización adecuada para comprometerse con el proyecto.

Saber si en realidad el negocio será capaz actualmente de hacer compromiso de tiempo para la
instalación de nuevos sistemas o la mejora de los existentes.

3. Posibilidad del logro de mejoras de los objetivos de la organización.

El proyecto debe poner a la organización hacia su destino y no desalentarla de sus objetivos

finales.

4. Que sea práctico en términos de recursos para los analistas de sistemas y la

organización.

Que sea posible llevar a la práctica, de acuerdo con los recursos y capacidades propias así como
las del negocio. Algunos proyectos no caerán dentro del campo de experiencia propia y se debe
ser capaz de reconocerlo.

5. Que el proyecto sea valioso comparado con otras formas en que la organización pueda
invertir los recursos.

Se debe llevar a un acuerdo básico con la organización acerca del valor del proyecto de sistema
ante cualquier otro proyecto posible que esté siendo considerado.

1.4 La solicitud del proyecto.

La solicitud de un proyecto es un elemento crítico para iniciar el estudio de sistemas,

aunque esto es diferente entre las empresa, existe una estandarización sobre que se debe entregar.

En la propuesta se identifica:

 La situación donde se necesita ayuda, con detalles

 Conocer porqué se cree que el proyecto es importante
 La descripción del significado del problema
 Si surgió por un evento o es recurrente
 Nombres de personas que puedan dar más información
 INVESTIGACION PRELIMINAR.

La investigación preliminar la llevan a cabo los analistas de sistemas que trabajan bajo la
dirección del comité de selección. Su objetivo es evaluar las peticiones de proyecto.

1. Alcance de estudio

Los analistas recaban la información que permite a los miembros del comité evaluar las
ventajas de la petición del proyecto y dar un juicio sobre la factibilidad del proyecto. Ellos
deben:

1. Aclarar y entender la petición del proyecto.

2. Determinar el tamaño del proyecto

3. Señalar los costos y beneficios de las alternativas apropiadas.

4. Determinar la factibilidad técnica y operativa de los enfoques alternativos.

5. Informar los hallazgos a la gerencia con recomendaciones y subrayando la aceptación

o rechazo de la propuesta.

2. Realización de la investigación

Los datos que se recopilan en esta primera etapa, se obtienen a través de dos métodos:

2.1 Revisión de documentos de la empresa

Primero se investiga la sección de la empresa afectada por el proyecto. Entonces se debe

conocer primero el organigrama de la empresa y estudiar los procedimientos de operaciones
escritos, esto permite conocer las etapas más importantes del procedimiento.

Este método permite saber cómo operar los sistemas.

2.2 Realización de entrevistas

En las entrevistas, los analista estudian las características de los sistemas con objeto de conocer
más hechos sobre la naturaleza del proyecto requerido y la razón para analizarlo, recopilan
datos que les permita conocer más el proyecto solicitado, y la justificación en la parte técnica,
operativa y económica.

En esta etapa las entrevistas son dirigidas a la gerencia y al personal de supervisión.

3. Prueba de la factibilidad del proyecto.

Aunque los proyectos contienen los acuerdos tratados (criterios), todavía es necesario
determinar si ellos son factibles.

¿Qué entendemos por factibilidad de un proyecto de sistemas?

La factibilidad de un proyecto de sistemas es valorada en tres formas principales: operacional,

técnica y económica. Un proyecto debe ser factible en las tres formas para merecer un

desarrollo posterior. El estudio de factibilidad no es un estudio del sistema completo.

Definición de objetivos.

La determinación de factibilidad en general de un proyecto solicitado significa el encontrar

cuales son los objetivos organizacionales, y luego determinar si el proyecto sirve para mover el
negocio hacia sus objetivos en alguna forma.

Existen varios objetivos aceptables para los proyectos de sistemas que estos incluyen, pero no
están limitados, a:

1. Reducir errores y mejorar la precisión de la entrada de datos.

2. Reducir costos de salida del sistema mediante la agilización y eliminación de
reportes duplicados o innecesarios.
3. Integrar los subsistemas del negocio.
4. Mejorar los servicios al cliente para ganar una posición competidora.
5. etc...

Objetivos inaceptables:

1. Probar destreza del equipo de analistas de sistemas.

2. Para afirmar superioridad de un departamento sobre los demás.
3. Sólo por automatizar
4. Encaprichamiento con los atractivos de la tecnología nueva

La factibilidad significa que el proyecto propuesto:

Ayuda a que la organización logre sus objetivos generales.

Es posible de lograr con los recursos actuales de la organización en las siguientes tres áreas:
 Factibilidad Técnica
- Es una adición al sistema actual
- Tecnología disponible para satisfacer las necesidades de los
usuarios.

 Factibilidad Económica
- El tiempo del analista de sistemas.
- Costo de estudio de sistemas.
- Cos del tiempo de los empleados para el estudio.
- Costo estimado del hardware.
- Costo del paquete de software/desarrollo de software.

 Factibilidad operacional
- Si el sistema trabajara cuando sea instalado.
- Si el sistema será usado.
 DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS.

La determinación de requerimientos es el estudio de un sistema para conocer cómo trabaja y

saber dónde es necesario efectuar mejoras.

Un requerimiento es una característica que debe incluir en un nuevo sistema, la determinación

de requerimientos vincula el estudio de un sistema existente con la recopilación de detalles
relacionados con él.

Como el analista no conocen toda la situación de una empresa, entonces ellos deben realizar un
estudio y llegar a comprender la situación a resolver.

3.1 Requerimientos básicos

Los analistas estructuran su investigación y buscan respuestas a las siguientes cuatro

preguntas principales:

 ¿Cuál es el proceso básico?

 ¿Qué datos se utilizan o se producen durante este proceso?

 ¿Cuáles son los límites impuestos por tiempo y cantidad de trabajo?

 ¿Qué controles de rendimientos se utilizan?

a. ENTENDER EL PROCESO

Se empezará con lo básico. Con preguntas que proporcionen, una las descripciones del
sistema y antecedente de los datos. Las siguientes preguntas ayudaran a adquirir el conocimiento
necesario:

 ¿Cuál es el propósito de esta

actividad?  ¿Cuánto tiempo consumen?

 ¿Cuáles son los pasos que  ¿Con qué frecuencia se

realizan? realizan?

 ¿Dónde se realizan?  ¿Quién utiliza la información

resultante?
 ¿Quién los ejecuta?
Por ejemplo:

Supóngase que se investiga un sistema de reorden de inventarios, tema sobre el cual se

conoce muy poco. ¿Dónde se comenzará? A continuación se listan respuestas breves a las
preguntas básicas del sistema de reorden de inventarios. Estos son los tipos de respuestas que
se deberían buscar para cualquier sistema que se estudie.

 ¿Cuál es el objetivo del reorden de inventario?

Asegurar que cantidades adecuadas de existencias y materiales están disponibles para sus usos,
sin tener que manejar una cantidad excesiva y por lo tanto costosa.

 ¿Cuáles son los pasos que se realizan?

Se verifica la existencia disponible. Se determinan los requerimientos futuros y el momento ideal

para colocar los pedidos, así como las cantidades por ordenar. Se coloca el pedido.

 ¿Dónde se llevan a cabo?

El departamento de compras, al utilizar la información proporcionada por producción, ventas y

por miembros del grupo de inventario, así como por sus registros, maneja la proyección de
pedidos y tiempo de entrega.

 ¿Quién desempeña estas tareas?

Los gerentes de compras aprueban todos los pedidos. Ellos integran las instrucciones de compra
y escriben los pedidos.

 ¿Cuánto tiempo consumen?

El proceso puede tomar unos cuantos minutos para pedidos simples y rutinarios, o puede requerir
horas en pedidos que incluyen un nuevo artículo de precio alto o de circunstancias especiales.

 ¿Con qué frecuencia se realizan?

Este es un proceso continuo donde siempre se están disponiendo artículos diferentes.

 ¿Quién utiliza la información resultante?

El resultado de la información producida es un subproducto de este proceso y se utiliza en el

manejo de inventarios, los servicios que calendariza producción, control de compras y pagos a
proveedores. También se usa para cubrir los requerimientos inesperados de compra y la
información de reorden de inventarios.
 b. IDENTIFICACION DE LOS DATOS UTILIZADOS Y LA INFORMACION
PRODUCIDA

A continuación, el analista necesita encontrar que datos se deben utilizar para realizar cada
actividad.
Por ejemplo, para reordenar un inventario.

c. DETERMINACION DEL TIEMPO DEL PROCESO Y LA CANTIDAD

La frecuencia de las actividades del negocio varía enormemente.

Por ejemplo, el pago de impuestos.

Para un analista saber la cantidad de tiempo y la cantidad de información que se necesitan puede
servirle de guía para encontrar muchas preguntas adicionales e importantes y determinar la razón
de la frecuencia y su efecto en las actividades del negocio.

La forma más fácil es identificar la razón de la actividad: ¿Qué ocasiona que se desarrolle esta
actividad?. Los analistas a veces se refieren a la causa directa como la función de iniciación.
(Inician la actividad).

El tiempo no determina la importancia de una actividad, aunque afecta la manera en que los
analistas evalúan ciertos pasos al llevar a cabo el desempeño.

d. IDENTIFICACION DE CONTROLES

Durante la etapa de análisis, el analista debe examinar los métodos de control para saber si el
rendimiento en realidad corresponde a lo que debería ser (estándar) y para ello tiene las siguientes
preguntas:
 ¿Existen normas específicas de rendimiento?
 ¿Quién compara el rendimiento contra estas normas?
 ¿Cómo se descubren los errores?
 ¿Cómo se manejan estos?
 ¿Son excesivos?

Encontrar controles débiles o faltantes es un descubrimiento importante en cualquier

investigación de sistemas.

e. REQUERIMIENTOS DE TRANSACCIONES DE LOS USUARIOS

Los sistemas del nivel de transacción captan, procesan y almacenan los datos.

Por ejemplo: en un sistema de entrada de pedidos, los pedidos de ventas de los clientes se procesan
de manera que puedan embarcarse los artículos especificados. Este procedimiento se aplica a
cada pedido que se recibe.

Los analistas asignados para trabajar en un sistema de entrada de pedidos querrán saber más
acerca de cómo se procesan estas transacciones.

 ¿Que conforma la transacción que se está procesando?

 ¿Qué inicia la transacción?

 ¿Quién inicia realmente el pedido? ¿Para qué propósito?

 ¿Con qué frecuencia ocurren los pedidos?

 ¿Qué cantidad se asocia con cada uno?

 ¿Existen condiciones diferentes que puedan afectar la forma en la que los pedidos procesados?

 ¿Qué datos se necesitan para procesar la transacción?

 ¿Qué información se genera? ¿Qué datos se almacena?

 f. REQUERIMIENTOS DE DECISION DE LOS USUARIOS

Las decisiones pueden no seguir un procedimiento específico.

Las decisiones se hacen al integrar información en forma tal, que los gerentes puedan saber qué
acciones llevar a cabo. Los sistemas de toma de decisiones pueden enfocarse hacia el pasado, el
presente o el futuro.

El analista que esté investigando los sistemas de apoyo para la toma de decisiones debe realizar
las mismas preguntas.

 ¿Qué información se utiliza para tomar la decisión?

 ¿Cuál es la fuente de la información?

 ¿Qué sistemas de transacciones producen los datos utilizados en el proceso de decisión?

 ¿Qué datos del procesamiento de transacciones se requieren, pero no resultan del

procesamiento mismo?

 ¿Qué datos se originan de las fuentes externas a la empresa?

 ¿Cómo deben procesarse los datos para producir la información necesaria?

 ¿Cómo debe presentarse la información?

3.2 Técnicas para hallar datos

Los métodos usados por los analistas son:

 Entrevistas
 Cuestionarios
 Inspección de registros
 Observación

3.2.1 ENTREVISTAS.

Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, las preguntas se realizan a
gerentes o empleados, usuarios potenciales del sistema propuesto, aquellos que serán afectados
por la aplicación propuesta.

Las entrevistas pueden ser individual o en grupo.

> RECABAR DATOS MEDIANTE LA ENTREVISTA

Los analistas pueden conocer datos que no están disponibles en ninguna otra forma.

En las investigaciones de sistemas, las formas cualitativas y cuantitativas de la información son

importantes. La información cualitativa está relacionada con opiniones, políticas y descripciones
narrativas de actividades y problemas, mientras que las descripciones cuantitativas tratan con
números, frecuencias o cantidades.

En las entrevistas son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencias en relación a como
se podría hacer el trabajo. La entrevista, a veces es la mejor forma para conocer las actividades
de la empresa.

> DETERMINACON DEL TIPO DE ENTREVISTA

La estructura de las entrevistas varía. Si el objetivo de la entrevista radica adquirir información

general, es conveniente elaborar una serie de preguntas sin estructura, con una sesión de preguntas
y respuestas libres.

Sin embargo, cuando los analistas necesitan adquirir datos más específicos sobre la aplicación o
desean asegurar una alta confiabilidad en las respuestas puede ser entrevistas abiertas o cerradas;
las preguntas para respuestas abierta permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que
parezca apropiada. Pueden contestar por completo con sus propias palabras. Con las preguntas
para respuestas cerradas se proporciona al usuario un conjunto de respuestas que se pueda
seleccionar.

Las entrevistas no estructuradas requieren menos tiempo de preparación, porque no se necesita

tener por anticipación las palabras precisas de las preguntas.

Analizar las respuestas después de las entrevistas lleva más tiempo que con las entrevista
estructuradas.

El mayor costo radica en la preparación, administración y análisis de las entrevistas estructuradas

para preguntas cerradas
> REALIZACION DE LA ENTREVISTA

Las buenas entrevistas dependen del conocimiento del analista tanto de la preparación del
objetivo de una entrevista específica como de las preguntas por realizar a una persona
determinada.

El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista

exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier oportunidad de éxito.

Quienes responden también pueden crear situaciones difíciles. Los analistas deben estar al tanto
de cualquier intento por minimizar el esfuerzo de la investigación con preguntas evasivas o
incompletas.

A través de la entrevista, los analistas deben preguntarse a si mismos las siguientes interrogantes:

¿Qué es lo que me ésta diciendo la persona?

¿Por qué me lo está diciendo a mí?
¿Qué se está olvidando?
¿Qué espera esta persona que haga yo?

3.2.2. CUESTIONARIO

Los cuestionarios deben diseñarse en forma cuidadosa para que trate de enfocar lo mejor posible
todo el problema.

Da la posibilidad de poder contactarse con un gran número de personas para conocer varios
aspectos diferentes.

> RECABACION DE DATOS

Al no ser posible observar expresiones de las personas y por el motivo que son anónimas, esto
puede ser una ventaja con respecto a las respuestas por el hecho de ser más honestas.

¿Cómo son los cuestionarios?

Importante formato y Hechos significativos en la recopilación de preguntas.

¿Cómo se seleccionan los cuestionarios?

Existen dos tipos de cuestionarios que se aplican dependiendo de si se conocen todas las posibles
respuesta de las preguntas, que son los Cuestionarios abiertos y los Cuestionarios cerrados.
1. Cuestionario abierto

Se aplican para conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales, también se puede
ver básicamente cuál es el problema.

El formato abierto permite dar a los usuarios la oportunidad de escribir sus razones, sus ideas.

2. Cuestionario cerrado

Limita las respuestas del interrogado.

Las preguntas deben abarcar y controlar el marco de referencia.

Fuerza a las personas a tomar una posición.

Las respuestas están limitas a: si/no, bueno/regular/malo, etc.

> ETAPAS EN EL DESARROLLO DE UN CUESTIONARIO

Determinar el objetivo del cuestionario ¿Qué datos quiere conocer el analista a través de su uso?

Determinar el tipo de cuestionario que se va a realizar.

Elaborar preguntas bien estructuradas, las que se puedan modificar antes de imprimirse.

¿COMO SE SELECCIONA A LAS PERSONA?

Se selecciona de acuerdo a la información que puedan aportar para el desarrollo del problema

1. Verificando antecedentes

2. Verificando experiencia

3.2.3. Revisión de registros.

La revisión de registros sirve para:

 Examinar datos.
 Describir datos que ya están escritos.
 Relación del sistema y los departamentos de usuarios.
 Los registros permiten ver una forma de comparación con la historia de donde se va a
realizar el sistema con lo que presenta y con lo que debería suceder.

Permite familiarizarse con las operaciones, oficinas de la compañía y relaciones formales a las
que debe darse apoyo.

Los registros no muestran:

 Como se producen las actividades

 Como se realizan las actividades
 Donde se producen las decisiones

¿QUE REGISTROS SELECCIONAR?

Se debe tener presente que los registros de documentación y las formas que se utilizan al sistema
aportaran conocimientos necesarios para el desarrollo del sistema.

3.2.4. Observación

Existe información que no se puede obtener si no es observando. Ver para creer.

La observación es importante cuando:

 Se necesita seguir un procedimiento

 Ver como se llevan a cabo el manejo de documentos
 Como se llevan cabo los procesos, si ocurren los pasos especificados.
 Detectar los errores.

También les permite saber quiénes son las personas que utilizan la información o que la generan
para saber quién es importante entrevistar. O si utilizan todos los pasos para desarrollar en una
actividad, darse cuenta de cómo en realidad surgen los errores y así detectar más rápidamente del
porqué y cómo nacen los problemas.

También existe la observación participativa en donde el analista participa activamente en una labor
dándose cuenta y aprendiendo los pasos a seguir.

La observación le enseña al analista:

Lo que debe suceder, Lo que realmente ocurre, Procedimientos, Retraso al hacer el trabajo
Normales de operación, Controles y verificaciones, Información que se recuerda de exactitud y
grado de memoria (incorrectamente), Etapas omitidas, Documentos llenados en documentos mal
llenados, Fotocopia extra necesaria, Terminación del trabajo, Necesidades de nuevos controles
en forma eficiente y a tiempo, Información que no se encuentra en el archivo telefónico de llamadas,
Los empleados no están consientes de los procedimientos prescritos.
 Para poder analizar y organizar los datos recopilados y saber dónde se necesitan hacemos un
estudio de análisis de flujo de datos.
SOFTWARE

Instrucciones de ordenador que cuando se ejecutan proporcionan la función y el comportamiento

deseado.
Estructuras de datos que facilitan a los programas manipular adecuadamente la información.
Documentos que describen la operación y el uso de los programas.

Características

El software se desarrolla, no se fabrica en sentido estricto.

El software no se estropea.
La mayoría del software se construye a medida.

Requerimiento

Se formaliza lo que se desea por medio de un requerimiento. Este tiene que ser:

Necesario: Un requerimiento es necesario si su omisión provoca una deficiencia en el sistema a

construir.
Conciso: Un requerimiento es conciso si es fácil de leer y entender.
Completo: Un requerimiento está completo si se proporciona la información suficiente para su
comprensión.
Consistente: Un requerimiento es consistente si no es contradictorio con otro requerimiento.
No ambiguo: Un requerimiento no es ambiguo cuando tiene una sola interpretación.
Verificable: Un requerimiento es verificable cuando puede ser cuantificado de manera que
permita hacer uso de los siguientes métodos de verificación: inspección, análisis, demostración o
pruebas.

Dificultades para definir los requerimientos

Los requerimientos no son obvios y vienen de muchas fuentes.

Son difíciles de expresar en palabras (el lenguaje es ambiguo).
Existen muchos tipos de requerimientos y diferentes niveles de detalle.
La cantidad de requerimientos en un proyecto puede ser difícil de manejar.
Nunca son iguales. Algunos son más difíciles, más riesgosos, más importantes o más estables
que otros.
Los requerimientos están relacionados unos con otros, y a su vez se relacionan con otras partes
del proceso.
Cada requerimiento tiene propiedades únicas y abarcan áreas funcionales específicas.
Un requerimiento puede cambiar a lo largo del ciclo de desarrollo.
Son difíciles de cuantificar, ya que cada conjunto de requerimientos es particular para cada
proyecto.