El documento describe los elementos y tipos de organigramas. Define un organigrama como una representación estática de la estructura formal de una organización. Explica que un organigrama muestra las unidades administrativas de una empresa y las relaciones entre ellas. Además, detalla los diferentes tipos de organigramas, incluyendo verticales, horizontales, escalares y mixtos. Finalmente, proporciona criterios para la elaboración de organigramas como precisión, sencillez y actualización.
El documento describe los elementos y tipos de organigramas. Define un organigrama como una representación estática de la estructura formal de una organización. Explica que un organigrama muestra las unidades administrativas de una empresa y las relaciones entre ellas. Además, detalla los diferentes tipos de organigramas, incluyendo verticales, horizontales, escalares y mixtos. Finalmente, proporciona criterios para la elaboración de organigramas como precisión, sencillez y actualización.
El documento describe los elementos y tipos de organigramas. Define un organigrama como una representación estática de la estructura formal de una organización. Explica que un organigrama muestra las unidades administrativas de una empresa y las relaciones entre ellas. Además, detalla los diferentes tipos de organigramas, incluyendo verticales, horizontales, escalares y mixtos. Finalmente, proporciona criterios para la elaboración de organigramas como precisión, sencillez y actualización.
Definición de organigrama: Etimológicamente significa descripción de la organización, y mas concretamente descripción de las unidades administrativas de una empresa. Así mismo, un organigrama es una fotografía o la representación estática de la estructura formal de una organización que se encuentra en permanente proceso de cambio. Esto significa que el dinamismo de la empresa genera necesidad de crear o eliminar unidades administrativas. También puede decirse que es el esqueleto de la organización, este explica la estructura de la empresa además de eso simplifica el conocimiento de la misma. Por ello es considerado como un instrumento metodológico de la administración, ya que sirve tanto para el análisis teórico, e instrumentar acciones prácticas.
Objetivos: Los diferentes tipos de organigramas, nos permitirán
definir las funciones que se van a ejecutar y distribuir las actividades entre los trabajadores que la componen, determinando, además, las relaciones que existen entre ellos con el propósito de conseguir las metas previstas de una manera más rápida y eficaz. Es importante que todo quede plasmado en un sistema gráfico y la manera más sencilla es por medio de un organigrama.
Entre los objetivos de realizar un organigrama se encuentra
sobre todo la posibilidad de analizar la organización existente y detectar posibles errores en la asignación de funciones, ya sea con duplicidades o con superposiciones, por ejemplo. Pero también supone una importante información con vistas al exterior, ya que puede resultarle de utilidad a clientes, proveedores, competencia o instituciones. Elementos del organigrama: Básicamente esta integrado por dos elementos gráficos: La figura geométrica y la línea de relación. Además utiliza otros símbolos, tales como la línea punteada, que facilita su entendimiento y compresión.
La figura geométrica refleja las unidades administrativas. Estas unidades
pueden representar cargos, funciones o subdivisiones de la estructura: secciones, departamentos, divisiones, gerencias, entre otros. Tradicionalmente esta figuras están representadas por rectángulos o recuadros. La línea de relación condiciona a las unidades, es decir, indica el tipo de relación que existe entre una y otra unidad.
Utilidad de los organigramas: Son útiles instrumentos de organización,
puesto que proporciona una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial, algunas de las principales razones por la que los organigramas se consideran de gran utilidad, son:
Representan un elemento técnico, valioso para el análisis
organizational. La división de funciones. Los niveles de jerarquías. Las líneas de autoridad y responsabilidad. Los canales formales de la comunicación. La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. Las relaciones que existen entere los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma. Tipos de organigramas: Se clasifican de acuerdo a: la función que realizan, la forma y disposición que presentan, y las relaciones que prevalecen entre unidades.
Según la función que realizan, o la función para la cual han sido
diseñados, estos pueden ser: sintéticos, analíticos y complementarios.
Sintéticos: Son también llamados generales por cuanto su función es
reflejar la estructura básica de la organización, es decir, sus partes constitutivas más importantes y las relaciones que entre ellas existen. Entre los organigramas sintéticos, el mas conocido es el estructural, el cual es diseñado con el propósito de familiarizar al personal de una empresa con su estructura o, simplemente, como información para el público.
Analíticos: Presentan una información detallada de una unidad o de
una área de responsabilidad de la empresa o institución. Generalmente se auxilian con una gama de símbolos, referencias y hasta escritos que permitan cumplir la función para la cual fueron diseñados. Este tipo de organigrama, por la variada y completa información que presenta, permite al analista mostrar gráficamente ambigüedades o posibles fallas de la estructura, además facilita el señalamiento de modificaciones y establece claramente las relaciones entre unidades. En este sentido los más comunes son: el de posición, refleja los cargos asignados a un departamento, división, entre otros. El funcional, este detalla las principales funciones que tiene cada unidad.
Complementarios: Son esencialmente organigramas analíticos que
incorporan la mayor información posible. Generalmente se diseñan para ilustrar un estudio específico, por ejemplo: el análisis de una unidad administrativa que la gerencia respectiva ha decidido reorganizar. Verticales: Reflejan la estructura organizativa tal y como se encuentran en la realidad. Se presentan los niveles jerárquicos con toda fidelidad, colocándose en la parte superior la unidad de mayor jerarquía y luego en forma descendente, se ubican las otras unidades que por jerarquía le siguen. Las líneas de relación muestran, pues, una dirección vertical entre las unidades, es decir, de arriba hacia abajo.
Horizontales: Como su nombre lo indica representa una distribución
horizontal, de izquierda a derecha, de las unidades administrativas de la empresa. Para algunos técnicos en este tipo de organización, hay cierta confusión en la determinación de los niveles jerárquicos los cuales suponen sean dados no por su posición sino por la determinación dada a las unidades. Otros, sin embargo puntualizan las siguientes ventajas: el organigrama horizontal sigue el hábito formal de la lectura, muestra claramente los distintos niveles de la organización, ocupa menos espacio y son relativamente fáciles de formular.
Escalares: Representan un listado ordenado de unidades o cargos
que son presentados en sucesivos y descendentes entrantes o escalones. Los entrantes son colocados de manera tal que presentan una idea de jerarquía o dependencia entre los cargos de una misma unidad. Este tipo de organigrama escasamente suministra una idea gráfica de la organización como una totalidad.
Organigrama mixto: Este tipo se caracteriza por ser una mezcla
del organigrama vertical y el horizontal para ampliar las posibilidades de graficación. Concéntricos: Se caracteriza por utilizar el círculo para representar las unidades y por eso también se llama circular. Cabe resaltar que este organigrama no es utilizado en nuestro país.
Criterios para la elaboración de los organigramas:
Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones
deben establecerse con exactitud. Sencillez: deben ser lo más simple posible, para representar la/s estructura/s en forma clara y comprensible. Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación. Presentación: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio en función de su objeto. Vigencia: para conservar su validez deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización.