BASES DE DATOS Y MICROSOFT ACCESS

LINA BAYONA
DAYANA BERMUDEZ

UNIPAZ
TRABAJO SOCIAL
BARRANCABERMEJA
2019
BASES DE DATOS Y MICROSOFT ACCESS

LINA BAYONA
DAYANA BERMUDEZ

INVESTIGACION DOCUMENTAL

WILFRIDO VALENCIA
DOCENTE

UNIPAZ
TRABAJO SOCIAL
BARRANCABERMEJA
2019
 CONTENIDO

1. QUE ES UNA BASE DE DATOS ............................................................................................... 4

1.1 TIPOS DE BASES DE DATOS............................................................................................... 4
2. COMO SE DISEÑA UNA BASE DE DATOS ........................................................................... 5
3. MODELO RELACIONAL ............................................................................................................. 5
4. QUE ES UN MANEJADOR DE BASES DE DATOS ............................................................. 6
4.1 CARACTERISTICAS Y FUNCIONALIDAD........................................................................... 6
5. QUE ES MICROSOFT ACCESS ................................................................................................ 7
6. COMO SE DISEÑAN LAS BASES DE DATOS EN ACCESS ............................................. 7
 1. QUE ES UNA BASE DE DATOS

Se llama base de datos, o también banco de datos, a un conjunto de información

perteneciente a un mismo contexto, ordenada de modo sistemático para su posterior
recuperación, análisis y/o transmisión. Existen actualmente muchas formas de bases
de datos, que van desde una biblioteca hasta los vastos conjuntos de datos de
usuarios de una empresa de telecomunicaciones.
Las bases de datos son el producto de la necesidad humana de almacenar la
información, es decir, de preservarla contra el tiempo y el deterioro, para poder acudir
a ella posteriormente. En ese sentido, la aparición de la electrónica y la computación
brindó el elemento digital indispensable para almacenar enormes cantidades de datos
en espacios físicos limitados, gracias a su conversión en señales eléctricas o
magnéticas.

1.1 TIPOS DE BASES DE DATOS

Existen diferentes clasificaciones de las bases de datos, atendiendo a características

puntuales:

Según su variabilidad. Conforme a los procesos de recuperación y preservación de

los datos, podemos hablar de:
• Bases de datos estáticas. Típicas de la inteligencia empresarial y otras áreas
de análisis histórico, son bases de datos de sólo lectura, de las cuales se puede
extraer información, pero no modificar la ya existente.
• Bases de datos dinámicas. Aparte de las operaciones básicas de consulta,
estas bases de datos manejan procesos de actualización, reorganización,
añadidura y borrado de información.
Según su contenido. De acuerdo a la naturaleza de la información contenida, pueden
ser:
• Bibliográficas. Contienen diverso material de lectura (libros, revistas, etc.)
ordenado a partir de información clave como son los datos del autor, del editor,
del año de aparición, del área temática o del título del libro, entre otras muchas
posibilidades.
• De texto completo. Se manejan con textos históricos o documentales, cuya
preservación debe ser a todo nivel y se consideran fuentes primarias.
 • Directorios. Listados enormes de datos personalizados o de direcciones de
correo electrónico, números telefónicos, etc. Las empresas de servicios
manejan enormes directorios clientelares, por ejemplo.

• Especializadas. Bases de datos de información hiperespecializada o técnica,

pensadas a partir de las necesidades puntuales de un público determinado que
consume dicha información.

2. COMO SE DISEÑA UNA BASE DE DATOS

Una base de datos bien estructurada:

• Ahorra espacio en el disco eliminando los datos redundantes.
• Mantiene la precisión e integridad de los datos.
• Ofrece acceso a los datos de formas útiles.
Diseñar una base de datos útil y eficiente requiere seguir el proceso adecuado,
incluidas las siguientes etapas:
1. Análisis de los requisitos o identificación del propósito de tu base de datos.
2. Organización de los datos en tablas.
3. Especificación de las claves primarias y análisis de las relaciones.
4. Normalización para estandarizar las tablas.

3. MODELO RELACIONAL

El modelo de datos relacional organiza y representa los datos en forma de tablas o

relaciones. Es una colección de relaciones (tablas).
Una base de datos relacional es un conjunto finito de relaciones junto con una serie
de restricciones o reglas de integridad:
Restricción de integridad: Condición necesaria para preservar la corrección
semántica de la base de datos.
Esquema de la base de datos: Colección de esquemas de relaciones junto con las
restricciones de integridad que se definen sobre las relaciones.
 4. QUE ES UN MANEJADOR DE BASES DE DATOS

Un sistema manejador de bases de datos (SGBD, por sus siglas en inglés) o DataBase
Management System (DBMS) es una colección de software muy específico, cuya
función es servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las distintas
aplicaciones utilizadas.
Como su propio nombre indica, el objetivo de los sistemas manejadores de base de
datos es precisamente el de manejar un conjunto de datos para convertirlos en
información relevalante para la organización, ya sea a nivel operativo o estratégico.
Lo hace mediante una serie de rutinas de software para permitir su uso de una manera
segura, sencilla y ordenada. Se trata, en suma, de un conjunto de programas que
realizan tareas de forma interrelacionada para facilitar la construcción y manipulación
de bases de datos, adoptando la forma de interfaz entre éstas, las aplicaciones y los
mismos usuarios.
Su uso permite realizar un mejor control a los administradores de sistemas y, por otro
lado, también obtener mejores resultados a la hora de realizar consultas que ayuden
a la gestión empresarial mediante la generación de la tan perseguida ventaja
competitiva.
4.1 CARACTERISTICAS Y FUNCIONALIDAD

Un sistema SGBD es sinónimo de independencia, una redundancia mínima,

consistencia de la información (control de la concurrencia), abstracción de la
información sobre su almacenamiento físico, así como un acceso seguro y la adopción
de las medidas necesarias para garantizar la integridad de los datos.
Estas particularidades son algunos de los rasgos definitorios de un SGBD, cuyos
procesos esenciales son la manipulación y construcción de las bases de datos, así
como la definición de los mismos. Son características que, a su vez, facilitan el
cumplimiento de una serie de funciones relacionadas con muchos de los aspectos
apuntados, entre otros la definición de los datos, su fácil manipulación, una rápida
gestión, poder representar relaciones complejas entre datos y otros aspectos
relacionados con la seguridad y validez de los datos.
Frente a su gran funcionalidad, por otra parte, la inversión necesaria para implementar
un DBMS en hardware, software y conocimientos, vulnerabilidad a los fallos por su
misma centralización y sus deficiencias con algunos tipos de datos (datos gráficos,
multimedia, etc.), son algunas de sus principales desventajas.
 5. QUE ES MICROSOFT ACCESS

Access, o Microsoft Access, es un software que permite gestionar una base de datos.
El programa forma parte de Microsoft Office, un paquete de aplicaciones que permiten
realizar tareas de oficina.
La primera versión de Access fue lanzada en 1992. A partir de entonces se sucedieron
diversas versiones que incrementaron la funcionalidad del software. Actualmente,
Access es un programa utilizado para la gestión de datos a través de informes y
consultas, que incluso puede importar información creada con otro software (como
Microsoft Excel).

6. COMO SE DISEÑAN LAS BASES DE DATOS EN ACCESS

Para crear una base de datos es necesario comenzar con el diseño. Existen diferentes
formas de crear una base de datos:
Base de datos en blanco: cuando existen se trata de una buena opción si se tienen
requisitos de diseño muy concretos o datos existentes que hay que adaptar o
incorporar.
Una plantilla que se instala con Access: Access incluye varias plantillas instaladas
de manera predeterminada.
Una plantilla de Office.com: las plantillas están disponibles en la pestaña nuevo.
Access incluye diversas plantillas que pueden usarse tal como están o como punto de
partida. Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las
tablas, las consultas, los formularios, las macros y los informes necesarios para
realizar una tarea concreta. Por ejemplo, hay plantillas que puede usar para realizar
el seguimiento de problemas, administrar contactos o mantener un registro de gastos.
Algunas plantillas contienen varios registros de ejemplo que demuestran su uso.
Crear una base de datos sin usar una plantilla
Se puede crear una base de datos creando sus propias tablas, formularios, informes
y otros objetos de base de datos. En la mayoría de los casos, esto implica uno o ambos
de los procedimientos siguientes:

• Escribir, pegar, o importar datos en la tabla que se crea al crear una base de
datos y después repetir el proceso con otras tablas que cree mediante el
comando Tabla de la pestaña Crear.
• Importar datos de otros orígenes y crear otras tablas en el proceso.
Crear una base de datos en blanco
1. Haga clic en la pestaña Archivo, en Nuevo y luego, en Base de datos en blanco.
2. Escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Para cambiar
la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación
donde colocar la base de datos (junto al cuadro Nombre de archivo), vaya a la
nueva ubicación y haga clic en Aceptar.
3. Haga clic en Crear.
4. Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, luego,
abre esa tabla en la vista Hoja de datos. El cursor se coloca en la primera celda
vacía de la columna Haga clic para agregar.
5. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal
y como se describe en la sección Copiar los datos de otro origen en una tabla
de Access.
Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de cálculo
de Excel. La estructura de tabla se crea al escribir los datos. Cuando agrega una
nueva columna a la hoja de datos, se define un nuevo campo en la tabla. En función
de los datos que se escriben, Access establece automáticamente el tipo de datos de
cada campo.
 BIBLIOGRAFIA

MICROSOFT OFFICE. [citado en 17 de mayo de 2019] disponible en internet:

https://support.office.com/es-es/article/crear-una-base-de-datos-32a1ea1c-a155-43d6-aa00-
f08cd1a8f01e
DECSAI. [citado en 17 de mayo de 2019] disponible en internet:
https://elvex.ugr.es/idbis/db/docs/intro/D%20Modelo%20relacional.pdf
CONCEPTO.DE. [citado en 17 de mayo de 2019] disponible en internet:
https://concepto.de/base-de-datos/
POWER DATA. [citado en 17 de mayo de 2019] disponible en internet:
https://blog.powerdata.es/el-valor-de-la-gestion-de-datos/bid/406549/qu-es-el-sistema-
manejador-de-bases-de-datos
Julián Pérez Porto y María Merino. Publicado: 2015. Actualizado: 2017.
Definicion.de: Definición de Access. Disponible en internet: https://definicion.de/access/