Una receta para calcular (bien) tus costos

En esta ocasión mi señor marido se anotó un diez al escribir sobre un tema que es necesario dominar
para trabajar como freelancero, emprendedor o dueño de una pequeña empresa.

La mala noticia: nunca nos lo enseñaron en la escuela. La buena noticia: aquí están los elementos
básicos para que calcules correctamente los costos de tus servicios y corras a revisar tus cotizaciones.
Spoiler: al final incluimos una liga para que bajes una hoja de cálculo lista para usar. Aprovechen.

Para que cualquier freelancero tenga un negocio que funcione de manera saludable es
necesario entender algunos de los indicadores financieros más básicos. Independientemente
de la complejidad de la actividad económica que desarrollemos, hay unas sencillas
fórmulas para calcular cuánto cuesta nuestro trabajo y en cuánto tenemos que venderlo para
obtener utilidades y evitar perder dinero.

Primero hay que entender unos conceptos muy simples:

Costos Directos (CD)

Los costos directos son aquellos insumos que intervienen directamente en la fabricación de
un producto o servicio. Básicamente son:
a) Materia prima: insumos consumibles que se lleva el cliente ya transformados, en el
caso de un freelancer que presta un servicio estos insumos pueden ser mínimos. Por
ejemplo, la memoria USB que entregamos al cliente con el diseño de su sitio web.
b) Mano de obra: el sueldo del empleado o empleados que intervienen directamente en la
elaboración del bien o servicio. Ojo: el freelancero debe asignarse un sueldo por realizar
ciertas labores.

Los costos directos siempre son variables: si grabamos dos DVDs para entregar un
proyecto nos cuestan la mitad que si grabamos cuatro. Otro ejemplo de costo directo son los
viáticos y boletos de avión si requerimos atender un cliente fuera de nuestro lugar habitual
de trabajo (como ir a fotografiar una locación en otro estado de la república, varía
dependiendo de la ubicación).

El Costo Directo Unitario (CDU) representa piezas fabricadas u horas trabajadas

desarrollando un servicio y se calcula dividiendo nuestro Costo Directo (CD) entre el
número de unidades.

CDU = CD / Unidades

Costos Indirectos (CI)

Son las demás erogaciones que ayudan a llevar a cabo la operación del negocio, como:
renta del local, material de papelería, conexión a internet, sueldos del personal
administrativo, anuncios y publicidad, mensajería o reparto, servicio de limpieza, etc.

Otro costo indirecto que a menudo es pasado por alto es la depreciación de los bienes
tangibles del negocio (las computadoras, mobiliario, vehículos, etc.) y la amortización de
bienes intangibles (primas de seguro, costos de instalación de redes, etc.).

A diferencia de los costos directos, los costos indirectos suelen ser fijos. Por ejemplo, nos
cuesta lo mismo la renta mensual de la línea telefónica si trabajamos tres días o el mes
completo.

Nota: el sueldo del freelancero debería entrar dentro de esta categoría, pero para fines de
hacer cuentas podemos considerarlo mitad costo directo y mitad costo indirecto
(asumiendo que va a estar trabajando en parte como operativo y en parte como
administrador de su negocio).

Costo Total (CT)

El Costo Total (CT) de la operación de un negocio se calculará con esta fórmula:

CD + CI = CT

Y el Costo Unitario (CU), ya sea de un producto o del tiempo que desarrollamos un

servicio, se calcula dividiendo nuestro Costo Total (CT) entre el número de unidades que
desarrollamos:

CT / unidades = CU

Utilidad Deseada (UD)

Es un porcentaje que debe fijar el freelancero. Esta es la cantidad que queremos obtener de
utilidad. Aunque un 30%-35% sería ideal, hay que investigar los precios que maneja la
competencia y el costo que tiene nuestro producto o servicio en el mercado. Como es un
valor arbitrario puede estar influenciado por el prestigio o reputación que tenemos en
nuestra actividad.

Precio de Venta (PV)

Ahora que sabemos cuál es el Costo Unitario (CU) de nuestro producto o servicio y que ya
establecimos una Utilidad Deseada (UD), podemos calcular el Precio de Venta (PV) con
una sencilla fórmula:

PV= CU/(1-UD)

El famoso Punto de Equilibrio (PE)

El objetivo fundamental de un negocio es hacer dinero. Podemos estar facturando mucho y

aún así tener pérdidas. La manera más sencilla de saber si estamos ganando, o no, dinero es
conocer nuestro Punto de Equilibrio (PE). Este indicador calcula el nivel de ventas
necesario para igualar los ingresos con los costos totales, en otras palabras es el punto
donde no se obtienen pérdidas ni ganancias. Este punto de referencia es importante porque
nos indica en qué momento generar más ventas generará utilidades o generar menos ventas
ocasionará pérdidas.

PE=CI/(PV-CDU)

La Ganancia no es lo mismo que la Utilidad

Finalmente queda aclarar un par de conceptos que se confunden fácilmente, sobre todo
cuando alguien nos propone iniciar un negocio similar a los multiniveles: Los márgenes
de Ganacia (G) y Utilidad (U) .

La Utilidad (U) es la diferencia entre el Precio de Venta (PV) y el Costo Unitario (CU):

U=PV-CU

La Ganancia (G) es la diferencia entre el Precio de Venta (PV) y el Costo Directo

Unitario (CDU):

G=PV-CDU

Noten que para calcular las ganancias no se contemplan los costos indirectos del negocio,
pero para calcular la utilidad sí. Es un error muy común confundir estos dos términos y hay
que evitarlo: si solo contemplas los márgenes de ganancia para fijar tus precios entonces
muy probablemente estás regalando tu trabajo y tu infraestructura.

Un ejemplo práctico

A continuación les presentamos una hoja de cálculo (descargar el archivo .XLS

“Calculadora de costos”) donde se aplican todas las fórmulas en un ejemplo con tres
escenarios distintos. Queremos calcular nuestros costos para la elaboración de 10, 20 o 100
ilustraciones diarias.

La materia prima para hacer cada ilustración (papel, una marialuisa de cartón y lápices de
colores) cuesta $5.00 y nos cobran $10.00 por enmarcar cada ilustración. La suma de estos
costos es el Costo Directo Unitario (CDU) ($15.00).

Además, tenemos un Costo Indirecto (CI) de $100.00 al día (entre renta de un local, pago
de luz, etc.).

Dependiendo del número de ilustraciones que pretendemos enmarcar va a variar

nuestro Costo Total (CT). Noten que no varía de forma proporcional (el Costo Total de
enmarcar 20 ilustraciones NO es el doble que el costo de enmarcar 10: la parte de costos
indirectos se conserva y los costos directos varían.
A continuación, calcularemos el Precio de Venta (PV) de nuestro trabajo utilizando el
porcentaje de Utilidad Deseada (UD). Vale la pena recordar que en México el Impuesto
Sobre la Renta (ISR) se calcula con base a la utilidad, así que más o menos una tercera
parte de ese porcentaje se va a volver una contribución (o sea que es dinero que no es tuyo,
sino que deberás apartar para pagar los impuestos). Fijar una utilidad deseada muy baja
puede volver atractivo el precio de nuestro trabajo como freelanceros, pero vamos a tener
que trabajar mucho más para alcanzar nuestro punto de equilibro. Por otra parte, fijar una
utilidad muy alta nos va a permitir alcanzar rápido nuestro punto de equilibro, pero nos
puede volver poco competitivos ante nuestros clientes. Si no tenemos mucha información
respecto al margen de utilidad de nuestra competencia podemos fijar este número entre un
30% y 35%.

En nuestro ejemplo, noten que entre mayor sea el número de ilustraciones enmarcadas que
planeamos producir el costo unitario y el precio de venta disminuyen (aunque tengamos
planeado el mismo margen de utilidad). También es notable que el Punto de Equilibrio
(PE) aumenta, mientras que para una producción estimada de 10 ilustraciones necesitamos
vender 5 para quedar “tablas”(la mitad de lo que planeamos producir), para una producción
estimada de 50 llegamos al punto de equilibrio vendiendo únicamente 11 (un poco más de
la quinta parte de lo que planeamos producir).

Estos números son un ejemplo hipotético, pero las fórmulas de la hoja de cálculo se aplican
de una manera similar para cualquier modelo de negocio, ya sea un trabajo de freelance
haciendo páginas web o para vender papas fritas en un puesto ambulante.

En nuestra labor cotidiana, necesitamos conocer nuestra capacidad de trabajo (en el

ejemplo, es el renglón de cuantas ilustraciones podemos crear al día). Recuerden que los
días sólo tienen 24 horas y que no podemos venderlas todas como horas de trabajo (hay que
comer, dormir, divertirnos, trabajar y no se puede hacer todo al mismo tiempo). También es
importante recordar que, aunque los profesionistas independientes podamos contabilizar 40
horas de trabajo a la semana en nuestra hoja de cálculo, lo más realista es que buena parte
de esas horas las tengamos que dedicar a hacer trabajo administrativo (como preparar
cotizaciones, contestar teléfono y mails, ir al banco a pagar la luz, preparar el café, etc.) que
debemos considerar como un Costo Indirecto y no como mano de obra o Costo Directo.

Calcular nuestros costos, utilidad y punto de equilibro es una actividad que puede ser
tediosa pero es indispensable para saber si verdaderamente estamos cobrando
correctamente nuestro trabajo o si estamos subsidiando a nuestros clientes.