PROCEDIMIENTO Código: Apo.4.3 Pro.

3
RADICACION Y DISTRIBUCION DE Fecha: 23-01-2015
COMUNICACIONES OFICIALES Versión: 1
RECIBIDAS Y ENVIADAS Página: 1 de 14

1. OBJETIVO

Recibir, radicar y distribuir las comunicaciones oficiales de los clientes internos y externos
garantizando una distribución eficaz y eficiente, acorde con los procesos y/o
dependencias del MHCP, teniendo en cuenta los canales de recepción tanto físicos como
los que proveen los medios tecnológicos.

2. ALCANCE

Desde la recepción de la comunicación oficial en la ventanilla única de radicación, o de la

comunicación oficial enviada por las diferentes dependencias y/o procesos del MHCP, o
las recibidas a través de los medios de Tecnología dispuestos por la Entidad, hasta la
distribución y entrega de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas a su
destinatario final.

3. NORMAS RELACIONADAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN

3.1 Normas Relacionadas

Norma
Acuerdo 060 de 2001 del Archivo
General de la Nación
Decreto 2609 de 2012
Resolución 121 de 2003 MHCP
Circular 006 de 2003 MHCP
Contenido
Por el cual se establecen pautas para la administración
de las comunicaciones oficiales en las entidades
públicas
Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de
2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de
Gestión Documental para todas las Entidades del
Estado"
Por la cual se adoptan las normas generales y en el
especial el Acuerdo 060 de 2001 para la administración
de las comunicaciones oficiales en el MHCP y se dictan
otras disposiciones de carácter administrativo.
Forma para la presentación y el manejo de las
comunicaciones.

3.2 Políticas de Operación

 El horario de recepción para radicación de comunicaciones del público es de 8:30

a. m. a 4:30 p.m. en jornada continua de lunes a viernes, en días hábiles laborales.

 Para los casos en los que la jornada laboral se reduzca, la recepción de los
documentos para ser radicados como comunicaciones oficiales recibidas o
 PROCEDIMIENTO Código: Apo.4.3 Pro.3
RADICACION Y DISTRIBUCION DE Fecha: 23-01-2015
COMUNICACIONES OFICIALES Versión: 1
RECIBIDAS Y ENVIADAS Página: 2 de 14

enviadas, se realizará hasta 30 minutos antes de la finalización del horario que

haya sido indicado.

 La distribución de las comunicaciones oficiales recibidas se realiza a cada una de

las dependencias del Ministerio en cuatro (4) recorridos según el siguiente horario:

1. 08:15 a.m. a 08:45 a.m.

2. 10:30 a.m. a 11:00 a.m.
3. 02:00 p.m. a 02:30 p.m.
4. 04:00 p.m. a 04:30 p.m.

 La distribución de las comunicaciones oficiales enviadas a nivel urbano se realiza

en dos (2) recorridos según el siguiente horario:

1. 08:30 a.m. a 11:30 a.m.

2. 12:30 p m. a 05:00 p.m.

 La radicación de las comunicaciones recibidas, se realiza acorde con las funciones

asignadas y procesos desarrollados en cada dependencia y no con base en el
nombre de la persona a quien se dirige la comunicación.

 Cuando una dependencia reciba una comunicación que no es de su competencia,

no la podrá rechazar, es su deber realizar el traslado al área competente, y, no
deberá generar un memorando de traslado o comunicación interna, a menos que
este aporte una instrucción adicional. Así mismo, debe reasignar el documento en
el Sistema de Gestión Documental adoptado por la entidad.

 Es responsabilidad del jefe de la dependencia a la que se asigna el documento,

impartir las instrucciones que considere necesarias para responder las
comunicaciones, las cuales en todo momento deberán quedar reflejadas en el
Sistema de Gestión Documental, así como la secuencia de actividades ejecutadas
por la persona asignada.

 Es responsabilidad del jefe de la dependencia efectuar el seguimiento a los

documentos recibidos y velar por el cumplimiento de los términos establecidos
para el oportuno trámite de cada documento según las normas legales vigentes, y,
su respuesta, registro y cierre correspondiente en el Sistema de Gestión
Documental.

 Para la recepción y radicación de documentos relacionados con Procesos

Judiciales, y en los casos que requiera notificación personal, los apoderados
designados son los directos responsables del recibo de las comunicaciones,
quienes deberán gestionar su radicación y seguimiento en el Sistema de Gestión
Documental.

 Las comunicaciones recibidas relacionadas con tutelas o procesos judiciales, se

deberán asignar a la Subdirección Jurídica, quien responde o gestiona la
respuesta con el área competente.
 PROCEDIMIENTO Código: Apo.4.3 Pro.3
RADICACION Y DISTRIBUCION DE Fecha: 23-01-2015
COMUNICACIONES OFICIALES Versión: 1
RECIBIDAS Y ENVIADAS Página: 3 de 14

 Los documentos que no tengan el número de radicación oficial del Ministerio de

Hacienda y Crédito Público no serán considerados como Comunicaciones
Oficiales y para el caso de las comunicaciones enviadas, no serán incluidas en el
consecutivo de comunicaciones oficiales correspondiente.

 Las Dependencias deberán elaborar las comunicaciones (Internas y Enviadas)

acorde con las plantillas fijadas para tal fin en cumplimiento del Sistema de
Identidad Visual del Gobierno de Colombia, emitido por la Presidencia de la
República.

 Las comunicaciones Internas deben ser radicadas en el Sistema de Gestión

Documental y su distribución será responsabilidad de la propia dependencia.

 El memorando no podrá ser usado por los funcionarios para hacer solicitudes de
tipo personal a las dependencias del Ministerio de Hacienda y Crédito Público;
para tal efecto, el funcionario deberá elaborar una comunicación en papel y
presentación diferente a la del Ministerio y radicarlo como una Comunicación
Oficial Recibida, para que sea direccionada por competencia, según el proceso, a
la dependencia correspondiente.

 Las comunicaciones oficiales que se proyecte enviar, sólo podrán ser firmadas por
los funcionarios con los siguientes cargos: Ministro, Viceministro, Secretario
General, Director, Subdirector, Jefe de Oficina, Coordinador de Grupo y Supervisor
de Contrato, este último solo en relación con la función de supervisión. Igualmente
podrán firmar los abogados con poder para representar a la Nación –Ministerio de
Hacienda y Crédito Público.

 Es responsabilidad de la Dependencia generar los sobres o los rótulos para ellos,

en los que se encuentre claramente identificado el destinatario de la comunicación,
queda prohibido elaborar sobres en letra manuscrita por cuanto puede inducir a
error en su entrega.

 En las comunicaciones oficiales enviadas es obligatorio en los datos del

destinatario, registrar números de teléfono así como el código postal reglamentado
mediante Decreto 852 de abril de 2013.

 Los correos electrónicos recibidos o generados en el ejercicio de las funciones

asignadas a cada una de las dependencias que se consideran documentos
oficiales, deben ser radicados y gestionados en el Sistema de Gestión
Documental.

 La correspondencia personal como: extractos bancarios, telegramas,

notificaciones judiciales de carácter personal, invitaciones, etc., los folletos y las
publicaciones periódicas (revistas), que no constituyan una suscripción
institucional, no darán lugar a algún tipo de trámite o responsabilidad del Ministerio
de Hacienda y Crédito Público y por ende no serán radicadas.
 PROCEDIMIENTO Código: Apo.4.3 Pro.3
RADICACION Y DISTRIBUCION DE Fecha: 23-01-2015
COMUNICACIONES OFICIALES Versión: 1
RECIBIDAS Y ENVIADAS Página: 4 de 14

 Se deberá informar oportunamente a las dependencias del Ministerio, aquellos

destinos de difícil acceso por asuntos de orden público, a los cuales no puedan
llegar con la oportunidad requerida las comunicaciones enviadas.

 Los operadores postales no entregan comunicaciones a sitios rurales como

veredas o fincas, las comunicaciones quedarán en la lista de correos de la oficina
postal del municipio correspondiente.

 El coordinador del Grupo de Gestión de Información o quien él delegue, deberá

realizar seguimiento al personal encargado de la radicación y distribución de las
comunicaciones oficiales, verificando de manera periódica las radicaciones
realizadas y elaborará los reportes pertinentes.

 El Grupo de Gestión de Información teniendo en cuenta las directrices impartidas

por la Subdirección de Recursos Humanos del MHCP relacionadas con el tema de
capacitaciones internas, debe realizar sesiones de inducción, reinducción y
retroalimentación al personal encargado de la radicación y distribución de las
comunicaciones oficiales, en los temas de su competencia y en la estructura
orgánico/funcional de la entidad.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

a. Anexos: se entiende como anexo todo documento o soporte adjunto posterior a la

firma de la comunicación.

b. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en

desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.

c. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a

las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan
trámites para las instituciones.

d. Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada,

recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos.

e. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y

características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

f. Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en

ejercicio de su cargo o con su intervención.

g. Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del

cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones
 PROCEDIMIENTO Código: Apo.4.3 Pro.3
RADICACION Y DISTRIBUCION DE Fecha: 23-01-2015
COMUNICACIONES OFICIALES Versión: 1
RECIBIDAS Y ENVIADAS Página: 5 de 14

recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de

envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir
del día siguiente de radicado el documento.

h. Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual,

las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
datos tales como:

Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de

la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del
funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita),
entre otros.

5. DESCRIPCIÓN

PROVEEDOR:
No. ENTRADAS
ACTIVIDAD RESPONSABLE EXPLICACIÓN REGISTRO

A. Comunicaciones Oficiales Recibidas

Clientes,
Recibir Las comunicaciones tanto de personas
personas
comunicaciones naturales como jurídicas se reciben en
naturales y/o Radicador de
1. de personas la ventanilla.
jurídicas: Ventanilla
naturales y/o
Comunicacion
jurídicas
es oficiales
Identificar que obedece a un trámite
que debe ser atendido por el
Ministerio; revisar la(s) firma(s) del
documento y la copia idéntica al
Clientes,
original presentado por el solicitante en
personas
el momento de la radicación y se
naturales y/o Verificar Radicador de
2. verifica la cantidad de anexos.
jurídicas: documentación Ventanilla
Comunicacion
Como medida de seguridad, todo
es oficiales
sobre o envío postal, será revisado por
el detector de metales, o en la
máquina de rayos x cuando se trate de
cajas o paquetes voluminosos.
Clientes, Si el documento es para el MHCP se
personas radica en el Sistema de Gestión
¿El documento
naturales y/o Radicador de Documental, y si no se devuelve el
3. es para el
jurídicas: Ventanilla documento al ciudadano y/o ente
MHCP?
Comunicacion externo, y se le explican los motivos de
es oficiales la devolución sin radicar.
 PROCEDIMIENTO Código: Apo.4.3 Pro.3
RADICACION Y DISTRIBUCION DE Fecha: 23-01-2015
COMUNICACIONES OFICIALES Versión: 1
RECIBIDAS Y ENVIADAS Página: 6 de 14

PROVEEDOR:
No. ENTRADAS
ACTIVIDAD RESPONSABLE EXPLICACIÓN REGISTRO

Clientes, Para proceder a la radicación de la

personas Radicar en el comunicación, identificará la Registro en
naturales y/o Sistema de Radicador de dependencia responsable y se el Sistema
4.
jurídicas: Gestión Ventanilla asignará el trámite acorde con los de Gestión
Comunicacion Documental procesos del MHCP, diligenciando los Documental
es oficiales campos del formulario respectivo.
Una vez radicados los documentos se
Radicador: Escanear/digital digitalizan en su totalidad y se cargan
Encargado de Documento
5. Comunicacion izar la en el Sistema de Gestión Documental,
escanear digitalizado
es oficiales documentación realizando el respectivo control de
calidad.
Generar e
Planilla de
imprimir planilla Se genera y se imprime la planilla de
distribución
Patinador: de distribución distribución de las comunicaciones
Encargado de de
6. Comunicacion de oficiales recibidas para entrega a las
recorridos comunicacio
es oficiales comunicaciones dependencias y/o procesos del MHCP.
nes oficiales
oficiales
recibidas
recibidas
Clasificar Se clasifican las comunicaciones de
Patinador: manualmente acuerdo al proceso o dependencia,
Planilla de las verificando que el contenido de la
distribución de comunicaciones Encargado de planilla de control de entrega
7.
comunicacione de acuerdo al recorridos concuerde con las comunicaciones
s oficiales proceso o recibidas, ingresándolas en las valijas
recibidas dependencia del recorrido.
competente
Patinador: Clasificar Cuando sean documentos que no son
Planilla de manualmente la propios de los procesos misionales del
distribución de correspondenci Encargado de Ministerio, tales como revistas, Publicidad
8.
comunicacione a que no recorridos periódicos, invitaciones, etc., éstas se Sin Sello
s oficiales requiere registran en el formato: Publicidad Sin
recibidas radicación. Sello.
Planilla de
Se distribuyen y se entregan las comunicacio
Patinador: Distribuir
comunicaciones oficiales recibidas a nes Oficiales
Comunicacion comunicaciones Encargado de
9. los procesos y/o dependencias de Recibidas
es oficiales oficiales recorridos
acuerdo con los horarios establecidos. firmada por
recibidas recibidas
dependencia
destinataria
Personal La dependencia destinataria recibe la
encargado de valija con las comunicaciones y las
la radicación y planillas de entrega las revisa y
Recibir la
distribución de Dependencia tramita. Si hay inconsistencias entre
10. comunicación
las destinaria los documentos recibidos y la planilla,
oficial
comunicacione la dependencia debe informar
s oficiales: inmediatamente al Grupo de Gestión
Comunicacion de Información, para que resuelva la
 PROCEDIMIENTO Código: Apo.4.3 Pro.3
RADICACION Y DISTRIBUCION DE Fecha: 23-01-2015
COMUNICACIONES OFICIALES Versión: 1
RECIBIDAS Y ENVIADAS Página: 7 de 14

PROVEEDOR:
No. ENTRADAS
ACTIVIDAD RESPONSABLE EXPLICACIÓN REGISTRO

es oficiales inconsistencia
recibidas

Dependencia Gestionar la Una vez la comunicación ha sido

destinataria: Comunicación entregada y recibida a satisfacción en
Dependencia
11. Comunicacion en el Sistema las dependencias, estas asumen la
destinaria
es oficiales de Gestión responsabilidad por su trámite.
recibidas Documental
B. Comunicaciones Oficiales Enviadas
Las dependencias y/o procesos del
MHCP elaboran la comunicación a
Dependencias Elaborar, firmar
enviar, utilizando las plantillas oficiales
y/o procesos y registrar la
Dependencias y/o a través del Sistema de Gestión
del MHCP: comunicación
12. procesos del Documental.
Comunicacion en el sistema
MHCP Si la comunicación requiere firma
es oficiales de Gestión
Digital, ver Directrices de Gestión de
enviadas Documental
documento electrónico, Capitulo Firma
Digital.
El funcionario responsable del proceso
y/o dependencia deberá incorporar en
la valija del recorrido el original, las
copias y los sobres correspondientes
Dependencias
Remitir debidamente diligenciados con los
y/o procesos El funcionario
comunicación al datos del destinatario.
del MHCP: responsable del
13. Grupo de Si la respuesta es por correo
Comunicacion proceso y/o
Gestión de electrónico, se remite a Atención al
es oficiales dependencia
Información Cliente para su remisión desde este
enviadas
buzón de correo al destinatario. A
dichos envíos se les agrega el servicio
de Correo Electrónico Certificado –
Certimail.
Dependencias
y/o procesos Recoger en cada una de las
del MHCP: Grupo de Gestión dependencias las valijas con las
14. Recoger valijas
Comunicacion de Información comunicaciones oficiales a enviar.
es oficiales
enviadas
Recibir la valija y/o en forma personal
Verificar que la los documentos cuando la
Dependencias comunicación dependencia no utiliza el servicio de
y/o procesos entregada este valija; verificar que los documentos Registro en
del MHCP: registrada y/o Radicador de enviados por los procesos y/o el sistema de
15.
Comunicacion radicada en Ventanilla dependencias para radicación estén Gestión
es oficiales Sistema de completos, con los anexos y los sobres Documental
enviadas Gestión correspondientes.
Documental Verificar que la comunicación
entregada este registrada y/o radicada
 PROCEDIMIENTO Código: Apo.4.3 Pro.3
RADICACION Y DISTRIBUCION DE Fecha: 23-01-2015
COMUNICACIONES OFICIALES Versión: 1
RECIBIDAS Y ENVIADAS Página: 8 de 14

PROVEEDOR:
No. ENTRADAS
ACTIVIDAD RESPONSABLE EXPLICACIÓN REGISTRO

en Sistema de Gestión Documental, de

lo contrario se radica y se asigna
número consecutivo para cada
comunicación con la fecha y la hora.
Radicador de
Clasificar la Se clasifican las comunicaciones a
Ventanilla:
comunicación Radicador de entregar de acuerdo a su destino y
16. Comunicacion
según el Ventanilla zona.
es Oficiales
destino
enviadas
Si las comunicaciones oficiales son
Elaborar la
para destinos nacionales o
planilla/guía de
internacionales, se ingresan en el Planilla/guía
Radicador de control de
sistema del operador postal. Una vez de control de
Ventanilla: entrega de
Encargado de impresas y firmadas las planillas de entrega de
17. Comunicacion comunicaciones
recorridos imposición, son entregadas junto con comunicacio
es Oficiales oficiales
las comunicaciones, al funcionario de nes oficiales
enviadas enviadas
la firma contratista para su entrega enviadas
correspondiente
Nacional o Internacional.
s

Si las comunicaciones oficiales son

Generar la
para destino urbano, se genera la Planilla de la
Radicador de planilla de la
planilla de la ruta de motorizados para ruta de
Ventanilla: ruta para
Encargado de entregar las comunicaciones oficiales motorizados
18. Comunicacion entregar
recorridos enviadas, de acuerdo con las zonas de y mapa de
es Oficiales comunicaciones
la ciudad en las cuales hay cobertura cobertura
enviadas oficiales
de este servicio
enviadas

Grupo de Planilla de la
Entregar las
Gestión de Contratista de ruta de
comunicaciones El contratista deberá entregar las
Información: servicio postal y/o motorizados
19. oficiales comunicaciones oficiales enviadas al
Comunicacion mensajería firmada por
enviadas al destinatario
es oficiales especializada los
destinatario
enviadas destinatarios
Recibir la
planilla/guía de
Operador
control de Planilla/guía
postal:
entrega de Se reciben las planillas/guías de de control de
Planillas de
comunicaciones control de entrega de comunicaciones entrega de
20. entrega de Técnico
oficiales oficiales enviadas y se realiza la comunicacio
comunicacione
enviadas y verificación de la entrega. nes oficiales
s oficiales
hacer la enviadas
enviadas
verificación de
la entrega
Operador Una vez agotados los intentos de
Revisar la Formato
postal: entrega por parte del operador de
21. comunicación Técnico Devolucione
Devolución de correo, se reciben, revisan y registran
oficial devuelta s
Comunicacion las comunicaciones oficiales devueltas;
 PROCEDIMIENTO Código: Apo.4.3 Pro.3
RADICACION Y DISTRIBUCION DE Fecha: 23-01-2015
COMUNICACIONES OFICIALES Versión: 1
RECIBIDAS Y ENVIADAS Página: 9 de 14

PROVEEDOR:
No. ENTRADAS
ACTIVIDAD RESPONSABLE EXPLICACIÓN REGISTRO

es oficiales si el motivo es atribuible a problemas

enviadas con el prestador de servicio de correo,
se solicita el reenvío (control de
calidad) y si no, se devuelve a la
dependencia remitente, para que
revise y realice las correcciones
pertinentes.
El proceso y/o dependencia elabora
una nueva comunicación corrigiendo
Dependencias
Realizar El funcionario los datos del destinatario si
y/o procesos
corrección o responsable del corresponden al motivo de la
22. del MHCP:
notificación por proceso y/o devolución. Si no, se notifica a través
Comunicación
página web dependencia de la página web del MHCP. (Proceso
oficial devuelta
Atención a Derechos de Petición y
Emisión de Conceptos Jurídicos).
Operador Archivar la
postal: planilla/guía de Planilla/guía
Planillas de control de Se archiva la planilla/guía de control de de control de
Encargado de
23. entrega de entrega de entrega de comunicaciones oficiales entrega de
recorridos
comunicacione comunicaciones enviadas junto con la copia del recibo. comunicacio
s oficiales oficiales nes oficiales
enviadas enviadas.
Archivar copia
de la
Operador
comunicación Formato
postal:
oficial enviada único de
Copias de las Radicador de Se archiva la copia en el consecutivo
24. en el inventario
comunicacione Ventanilla de comunicaciones oficiales enviadas
consecutivo de documental-
s oficiales
comunicaciones FUID
enviadas
oficiales
enviadas

FIN DEL PROCEDIMIENTO

 PROCEDIMIENTO Código: Apo.4.3 Pro.3
RADICACION Y DISTRIBUCION DE Fecha: 23-01-2015
COMUNICACIONES OFICIALES Versión: 1
RECIBIDAS Y ENVIADAS Página: 10 de 14

6. ANEXO N° 1 INFORMATIVO

Causales de devolución

Los motivos de devolución y su significado son los siguientes:

1) Desconocido (DE): Corresponde aquellas situaciones en la cuales las personas

que se encuentran en la dirección registrada en la guía manifiesta no conocer al
usuario destinatario.

2) Rehusado (RE): Corresponde a la situación en la que el usuario destinatario

rechaza o se niega a recibir el objeto postal.

3) No reside (NS): Corresponde a aquella situación en la cual la persona que se

encuentra en la dirección registrada en la guía manifiesta que el usuario
destinatario ya no reside en ese lugar o se trasladó.

4) No reclamado (NR): Esta causal se debe utilizar en los casos mencionados en la

resolución de la CRC 3095 en la cual para correo expreso nos piden almacenar
por 30 días los envíos que no se hayan podido entregar y que su causal sea
cerrado para que el cliente lo pueda reclamar, igualmente se debe utilizar para
cuando el envío se encuentre en lista de correo y no sea reclamado antes de los
30 días que debe estar publicado.

5) Dirección Errada (DR): Corresponde a los eventos en los cuales la dirección

suministrada en la guía por el usuario remitente carece de algún elemento que
permita su identificación inequívoca.

6) Apartado Clausurado (AP): Corresponde aquellas situaciones que impiden que el

objeto postal sea entregado al destinatario en el casillero de apartado postal.

7) Cerrado (C1-C2): Corresponde aquellas situaciones en la cuales en las

direcciones y/o predios para donde va dirigido el envío, no se encuentran personas
que estén en la capacidad de recibir la correspondencia.

8) No existe número (NE): Corresponde a los eventos en los cuales la dirección

suministrada en la guía por el usuario remitente no existe.

9) Fallecido (FA): Corresponde a aquella situación en la cual la persona que se

encuentra en la dirección registrada en la guía o envío manifiesta que el usuario
destinatario ha fallecido.

10) No contactado (N1-N2): Corresponde aquellas situaciones en la cuales en las

direcciones y/o predios para donde va dirigido el envío, no se logra localizar al
destinatario, se utiliza para el servicio NOTIEXPRESS PERSONAL.
 PROCEDIMIENTO Código: Apo.4.3 Pro.3
RADICACION Y DISTRIBUCION DE Fecha: 23-01-2015
COMUNICACIONES OFICIALES Versión: 1
RECIBIDAS Y ENVIADAS Página: 11 de 14

11) Fuerza mayor (FM): Corresponde aquellas situaciones que impiden que el objeto
postal sea entregado al destinatario tales como cierres temporales de la empresa
destinatario, problemas de orden público, cierre de vías.

12) Perdida de envío o Prueba de entrega: Cuando en el proceso de distribución se

pierde registro del envío, y/o prueba de entrega y no es posible determinar el curso
final dado al envío.

13) Ilocalizado: Dirección completa pero no encontrada en la información geográfica.

14) Lista de correo ilocalizado: Cuando en el proceso de geocodificaciòn se detecta

que los envíos son direcciones rurales, y los envíos reposan en la agencia de
correo más cercana durante un mes para que el destinatario se acerque a
reclamarlo, es de anotar que según acuerdo en la reunión se acordó no cursar
dichos envíos y retornarlos a la entidad, y la dirección no registra numeración
válida para proceso de entrega.

15) Lista de correo: Cuando en el proceso de geocodificaciòn se detecta que los

envíos son direcciones rurales, y los envíos reposan en la agencia de correo más
cercana durante un mes para que el destinatario se acerque a reclamarlo, es de
anotar que según acuerdo en la reunión se acordó no cursar dichos envíos y
retornarlos a la entidad.

7. ANEXO N° 2 INDUCCIÓN PARA RADICADOR DE VENTANILLA DE

CORRESPONDENCIA O MOTORIZADO.

Motorizado: mensajero con motocicleta que entrega comunicaciones en al área urbana

de Bogotá D.C.

Objetivo

Capacitar y dar a conocer al personal nuevo que ingresa a la entidad a desempeñar el

cargo de Radicador de correspondencia o motorizado, las actividades que se realizan en
el desarrollo del cargo, de tal manera que le permitan desempeñar las funciones de
acuerdo a las políticas y parámetros establecidos.

Alcance

Con la inducción se pretende que el personal de radicación de correspondencia y

motorizado cuente con los conocimientos requeridos para el buen desempeño del cargo,
de tal manera que las comunicaciones se radiquen y direccionen a las dependencias
desde el sistema de Gestión de Documental, con la calidad y trazabilidad adecuada y por
las rutas asignadas para cada caso hasta que la comunicación llegue al destinatario final.

Políticas de Operación

 Todas las comunicaciones tanto recibidas como enviadas deben quedar radicadas
en el sistema de Gestión Documental adoptado por el Ministerio.
 PROCEDIMIENTO Código: Apo.4.3 Pro.3
RADICACION Y DISTRIBUCION DE Fecha: 23-01-2015
COMUNICACIONES OFICIALES Versión: 1
RECIBIDAS Y ENVIADAS Página: 12 de 14

 Es responsabilidad de los radicadores de correspondencia, gestionar de manera

centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de
las comunicaciones oficiales tanto recibidas como enviadas.
 Ninguna comunicación se tramitará sin la firma del remitente, dirección y teléfono
del mismo; la firma deberá aparecer registrada al final del texto y no se aceptará la
sola firma en hoja independiente, siempre deberá estar acompañada de texto
anterior.
 Las comunicaciones oficiales externas serán recepcionadas en el área de
correspondencia y en el horario establecido.
 La recepción, radicación y distribución de comunicaciones oficiales internas se
realiza en cada uno de los recorridos de la jornada laboral diaria establecida por la
entidad.
 Los recorridos de entrega urbana con motorizado se coordinan de tal forma que
todas las comunicaciones sean entregadas durante el recorrido.

Descripción

CAMPO ACTIVIDAD RESPONSABLE EXPLICACIÓN (Ejemplos) REGISTRO

Realizar entrevista al auxiliar

Diligenciar
radicador y/o motorizado Supervisor del Identificar las fortalezas y
1 formulario de
asignado por la empresa contrato/Counter experiencia.
entrevista.
contratista.

Realizar prueba de ortografía

Supervisor Determinar nivel y plan de
2. al auxiliar radicador y para el
contrato/ Counter mejoramiento
motorizado ir al punto 5.

Solicitar a la Dirección de
Tecnología la asignación del
Solicitar a la Dirección de Formato de
usuario de red y correo
Tecnología la asignación del Grupo de Gestión Solicitud de
3. electrónico a través del
usuario de red y del correo de Información Servicios
Centro de solución de
electrónico Tecnológicos
servicios tecnológicos
diligenciado.

Crear usuario y realizar

Administrador capacitación al auxiliar
Crear usuario en el sistema funcional del radicador, en cuanto al
4. de Gestión Documental y Sistema de procedimiento en el sistema
realizar capacitación Gestión de radicación de
Documental comunicaciones tanto
enviadas como recibidas.

Realizar introducción a las

funciones del grupo de trabajo
5. Realizar Inducción Counter
y actividades particulares en
cada función.
 PROCEDIMIENTO Código: Apo.4.3 Pro.3
RADICACION Y DISTRIBUCION DE Fecha: 23-01-2015
COMUNICACIONES OFICIALES Versión: 1
RECIBIDAS Y ENVIADAS Página: 13 de 14

CAMPO ACTIVIDAD RESPONSABLE EXPLICACIÓN (Ejemplos) REGISTRO

El auxiliar radicador y/o

motorizado deben leer el
decreto de funciones del
Entregar decreto de funciones Ministerio, manual de
6. del Ministerio, Manual de Counter correspondencia y protocolo,
correspondencia y Protocolo para lo cual cuenta con una
semana de plazo. Al terminar
presentará examen sobre los
aspectos generales.

El Auxiliar radicador realizará

un día de observación en la
ventanilla de radicación,
7. Realizar día de observación Auxiliar radicador
observando a los demás
compañeros del grupo de
trabajo como realizan la labor.

El Auxiliar radicador debe leer

Entregar protocolo de
8 Counter detenidamente el protocolo de
radicación
radicación.

Como primera tarea el auxiliar

radicador debe iniciar
9 Registrar publicidad Auxiliar radicador registrando la publicidad
recibida en la ventanilla de
correspondencia.
Con el fin de conocer
internamente la ubicación de
las dependencias y la
organización interna del
Realizar recorrido interno de Auxiliar radicador
10 Ministerio, tanto el radicador
entrega de correspondencia y motorizado
como el motorizado deben
realizar uno de los recorridos
internos de entrega de
correspondencia.

8. HISTORIAL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ASESOR SUG

Tatiana Santos
23-01-2015 1 Creación del documento
Yate
 PROCEDIMIENTO Código: Apo.4.3 Pro.3
RADICACION Y DISTRIBUCION DE Fecha: 23-01-2015
COMUNICACIONES OFICIALES Versión: 1
RECIBIDAS Y ENVIADAS Página: 14 de 14

9. APROBACIÓN

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre: Martha Lucía Rojas
Anaya
Cargo: Asesor
Dependencia: Gestión de
Informacion
Fecha: 29-04-2014
Nombre: Freddy Jaramillo
Orozco
Cargo: Coordinador Gestión de
Información
Dependencia: Gestión de
Informacion
Fecha: 26-08-2014
Nombre: Nelson David Gutierrez
Olaya
Cargo: Subdirector de Servicios
Dependencia Subdirección de
Servicios
Fecha: 12-11-2014