PAPER

EVENT MANAGEMENT PROCESS

(PLANNING, COORDINATION, EVALUATION)

Dosen Pengampu : Jachzilarafat Sumabrata

Mata Kuliah : Pengantar MICE dan Event

Disusun oleh:

Arsyi Yulianggara Putri (8016210007)

PROGRAM STUDI PARIWISATA

FAKULTAS PARIWISATA
UNIVERSITAS PANCASILA
JAKARTA
2018
3. PLANNING

Tahapan penyusunan sebuah event pada umumnya yang paling

membutuhkan waktu, tetapi jika pada tahapan sebelumnya yaitu penelitian dan
desain sudah dilaksanakan dengan baik dan sesuai, maka pada tahap perencanaan
ini tidak akan membutuhkan waktu yang terlalu lama. Ketidakteraturan dalam
tahap perencanaan biasanya ditunjukkan dengan adanya pergantian rencana utama
dengan rencana-rencana pengganti. Tahap perencanaan ini mencakup tiga hukum
utama yaitu waktu, lokasi, dan tempo (Goldblatt, 2002, p.49).

- Waktu, yaitu mengenai kapan event akan diselenggarakan. biaya dan

kesuksesan event tersebut.
- Penentuan lokasi sangat berpengaruh dalam merencanakan suatu event.
Dalam proses penentuan lokasi juga akan mempengaruhi waktu yang
dibutuhkan dalam penyelenggaraan event.
- Tempo merupakan hukum terakhir dimana meliputi waktu persiapan
produksi sampai dengan waktu pelaksanaan event berlangsung, dan
sesudah event, berapa lama waktu yang dibutuhkan. (Goldblatt, 2002,p.50-
53).

Ruslan dalam bukunya Kiat & Strategi Kampanye Public Relations (2002),
pelaksanaan event, maka Public Relations harus memperhatikan hal-hal berikut:

1. Penyusunan jadwal, mulai dari persiapan, pelaksanaan atau kegiatan

serta tema dari event itu sendiri, dukungan dana (budget), fasilitas,
personel (manajemen), serta kemudian evaluasinya.
2. Personel yang terkait, bagaimana kesiapan dari pengisi acara atau
pembawa acara (MC). Juga siapa pengunjung, publik, atau tamu yang
hadir dan apakah terdiri dari para pembeli undangan, pejabat tinggi
atau eksekutif, pihak sponsorship, rekan kerja, atau dari kalangan
donator yang disesuaikan dengan tujuan, maksud, dan tema dari events
itu diselenggarakan oleh pihak Public Relations.
3. Tujuan dari event tersebut, apakah berkaitan dengan kepentingan
tertentu

Yang dilakukan saat melakukan perencanaan antara lain:

1. Cocokan dan padukan rencana kerja event dengan tujuan dan sasaran
secara spesifik.
2. Fokus pada hasil yang dapat diukur.
3. Siapkan “Time Frame” yang realistik / masuk akal.
4. Identifikasikan peranan Stake Holder.
 5. Monitor Kinerja dari semua rencana yang telah ditentukan.

Bentuk sebuah team kerja (Event team) dan siapkan:

1. Struktur tanggung jawab (structure of responsibilities)

2. Struktur organisasi (organizational chart)
3. Garis wewenang (Lines of Authority)
4. Jalur – jalur komunikasi (communication channels)

Selain itu yang juga harus di “Planning” kan adalah:

1. PRODUKSI
a. Staging / Panggung
b. Entertainment / Hiburan
c. Lighting
d. Special Effect
e. Permit & Labor Need / Perizinan & Kebutuhan Tenaga
2. SUPPORT SERVICES
a. Speakers / Artist
b. Master of Ceremony
c. Presenters
d. Prizes
e. Gift & Amenities

Tahap planning dilakukan setelah riset dan desain dilakukan. Kegiatan

perencanaan memerlukan waktu paling panjang dalam seluruh tahap. Banyak hal
yang harus dipertimbangkan pada saat perencanaan sehingga susunan
perencanaan sering kali mengalami perubahan, penambahan, atau pengu-rangan
sesuai kondisi. Peraturan pemerintah, kondisi politik, cuaca dan sebagainya dapat
mengubah peren-canaan yang sebelumnya dilakukan.

Perencanaan event dilakukan setelah analisis situasi dilakukan bersamaan

dengan designing. Dua kegiatan ini memerlukan waktu yang paling panjang
dibanding tahap kegiatan lainnya. Banyak hal yang harus dipertimbangkan pada
saat perencanaan sehingga susunan perencanaan seringkali mengalami perubahan,
penambahan atau pengurangan sesuai ketersediaan sumberdaya yang ada.
Perubahan-perubahan eksternal diluar kemampuan perencanaan juga seringkali
berujung pada perubahan perencanaan, misalnya perubahan peraturan pemerintah,
kondisi politik, kondisi cuaca dan sebagainya.
 Goldblatt menyatakan tahap perencanaan meliputi penggunaan hukum
time/space/tempo untuk menentukan cara terbaik dalam menggunakan sumber
daya yang tersedia.

Time mengacu pada berapa waktu yang dimiliki untuk bertindak atau
bereaksi. Lamanya waktu yang tersedia untuk perencanaan dan produksi akan
secara dramatis memengaruhi biaya dan kadangkadang keberhasilan acara.

Space mengacu pada tempat dimana event akan diselenggarakan dan pada
waktu antara keputusan penting yang berkaitan dengan event tersebut. Hubungan
antara time dan space bersifat konstan di sepanjang proses acara secara
keseluruhan. Ketika memilih tempat untuk sebuah acara, lokasi dan sumber daya
secara signifikan memengaruhi waktu yang dimiliki. Ketika mempertimbangkan
space untuk sebuah acara, persiapan checklist secara terperinci perlu dilakukan
untuk meninjau setiap elemen secara hati-hati.

Tempo merupakan hukum terakhir dari perencanaan acara dimana acara

berlangsung selama perencanaan produksi. Dengan menganalisis lokasi acara dan
memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk sebuah proyek, perencana acara
akan lebih mampu mengatur tempo atau jadwal persiapan, produksi dan peralatan.
(Goldblatt, 2013:50-61).
4. COORDINATION

Tahapan penyelenggaraan event tersebut, merupakan implementasi atau

pelaksanaan dari perencanaan yang telah dibuat sebelumnya. Tahap ini juga
disebut dengan tahap executing the plan. Seorang event manager pada tahapan ini
harus dapat mengantisipasi datangnya banyak pertanyaan yang membuatnya harus
mengambil keputusan saat event berlangsung, keputusan yang nantinya dihasilkan
akan mempengaruhi hasil dari penyelenggaraan event (Goldblatt, 2002, p.54).

Yang harus diperhatikan ketika melakukan koordinasi dalam suatu

penyelenggaraan event antara lain:

1. KOMUNIKASI
Komunikasi aktif harus dibentuk dengan:
a. Committee / Panitia
b. Client / Stakeholder
c. Vendor / Supplier

Sponsor Perlu diperhatikan saat berkomunikasi dengan vendor

/ supplier:
a. Pemilihan vendor
b. Kontrak dengan vendor
c. Monitor jasa pengantaran
d. Damage Control

MEETINGS / RAPAT KOORDINASI

- Staff & Volunteers

- Temp. & Tech. Personnel
- Providers
- Performers
- Orientation
- Rehearsal
- Pre Con – Post Con

HOSPITALITY Identifikasi “hospitality” yang di butuhkan:

- Dalam Program – program yang diorganisasikan (Organize Programs)

- Client & Sponsor
- Personnel dan Performers
- Participants Phase 4 COORD
 Penyelenggara acara harus mengelola sumber daya secara efisien. Sumber
daya tersebut meliputi kemampuan administrasi, koordinasi, marketing, dan risk
management. Hubungkan empat kompetensi bersama dengan hati-hati selama
proses acara untuk mengoptimalkan hasil acara.

Special Event memerlukan berbagai keahlian agar menjadi acara yang

sukses dan kemudian mampu mengangkat citra perusahaan. Pihak-pihak yang
akan terlibat dalam Special Event adalah bagaian katering, pemasaran, penulis,
bagian hiburan, bagian musik, bagian grafik, dan bagian dekorasi. Seorang
manajer sebuah acara harus mampu mengkoordinasi pihak-pihak ini agar agar
dapat bekerja secara simultan dengan satu tujuan yang sama, yaitu menghasilkan
acara yang sukses.

Menurut Goldblatt dalam Pudjiastuti (2010:97), tantangan tersebut adalah

faktor komunikasi, kepentingan pribadi, komitmen, kepercayaan dan kolaborasi.

Pada faktor komunikasi, kesempurnaan koordinasi dalam special event

sangat ditentukan oleh kualitas komunikasi yang dilakukan secara terus – menerus
dan konsisten di antara aggota tim.

Selanjutnya adalah faktor kepentingan pribadi, setiap anggota tim harus

mampu untuk tidak mencampuradukan antara kepentingan pribadi dan
kepentingan kelompok. Masing – masing anggota sebaiknya mampu menahan diri
agar tidak menonjol dibandingkan anggota yang lain, tidak memaksakan
kehendak dan mau menerima masukan dari pihak lain.

Setelah faktor kepentingan pribadi, selanjutnya adala faktor komitmen,

dalam faktor ini komitmen anggota tim dibutuhkan sejak tahap awal persiapan
acara sampai dengan tahap akhir atau evaluasi.

Faktor kepercayaan, dalam faktor ini membangun kepercayaan antar

anggota tim sangat dibutuhkan untuk dapat menghasilkan acara yang sukses.

Faktor terakhir adalah faktor kolaborasi, dalam faktor kolaborasi, kualitas

koordinasi sebuah acara dapat dilihat dari kemampuan manajer acara dalam
membangun kerja sama diantara seluruh anggota tim. (Pudjiastuti, 2010:97-104)
5. EVALUATION

Event dievaluasi dengan melihat semua proses atau tahapan dari awal,
karena proses manajemen event merupakan proses yang berkesinambungan
yang selalu berputar tanpa ujung. Pada proses evaluasi dapat dilihat
kesuksesan event yang telah kita adakan serta faktor yang mempengaruhi
keberhasilan atau kegagalan event tersebut.

Proses evaluasi ini berfungsi sebagai bahan acuan untuk event yang
akan diadakan selanjutnya. Terdapat beberapa bentuk evaluasi event yaitu:

- Written Survey: Kuesioner yang dibagikan kepada pengunjung ketika

acara berlangsung.
- Monitor: Pengamat yang terlatih dan diserahi tugas untuk mengadakan
penelitian mengenai kesuksesan suatu event
- Telephone atau Mail Survey: Dilaksanakan sesudah event berlangsung
melalui telepon atau surat.
- Pre and Post-event Survey: Menanyakan pendapat responden mengenai
pendapat mereka tentang suatu hal sebelum dan sesudah acara
(Goldblatt,2002, p.55-56).

Dalam melakukan evaluasi kegiatan suatu event, yang sebaiknya diperhatikan

adalah:

- Hubungan langsung dengan research.

- Butuh Baseline / Pondasi.
- Butuh Specific Plan.
- Butuh Sumber yang dapat dipercaya.
- Sumber – sumber dari laporan proses.

Lakukan kegiatan:

- Analisa Proses kegiatan.

- Evaluasi Proses kegiatan.
- Evaluasi Instrument / Perangkat kerja.
- Evaluasi Strategi (pemasaran, Penjualan dan lain – lain).

Riset, tahap pertama terhubung dengan tahap terakhir, evaluasi. Pada fase
ini, perencana acara akan bertanya: “Apa yang ingin dievaluasi, dan bagaimana
cara mencapainya?” Perencana dapat mengevaluasi acara tiap tahapan dari proses
manajemen event untuk mendapatkan review secara komprehensif dari semua
tahap.

Pada dasarnya setiap kegiatan harus dievaluasi untuk melihat tingkat

keberhasilan acara yang telah dilakukan. Namun, tahap ini sering kali diabaikan
pelaksana. Begitu acara selesai, kegiatan dianggap telah berakhir. Padahal masih
ada tahap evalusai yang harus dilakukan. Evaluasi yang baik akan menghasilkan
data dan fakta yang sangat berharga, khususnya untuk mendukung kegiatan yang
akan dilakuakan pada masa yang akan datang.

Menurut Goldblatt, kegiatan evaluasi dapat dilakukan dengan

menggunakan survei tertulis dan melakukan pencatatan berupa jumlah peserta dan
pengunjung. Metode evaluasi yang lain adalah melalui monitoring dengan
menugaskan orang lain untuk mengamati event atau metode telepon atau mail
survei.