MANUAL

OPERATIVO

UNIDAD EJECUTORA 120

“Programa Nacional de Dotación de
Materiales Educativos”

0
ÍNDICE

Pág.

1. Introducción 02

2.1. Finalidad 02

2.2. Naturaleza 04

2.3. Alcance 05

3. El Proceso de Gestión de Materiales y Recursos Educativos y la Unidad 06

Ejecutora 120

4. Funciones Generales de las Unidad Ejecutora 120 14

5.1. División Orgánica 16

5.2. Funciones Específicas 17

6. Cuadro de distribución de Personal 33

1
1. Introducción

El presente Manual Operativo1 es un documento normativo de gestión

institucional, en el cual se determinan la naturaleza, finalidad, funciones y
estructura orgánica de la Unidad Ejecutora N° 120, “Programa Nacional de
Dotación de Materiales Educativos”. Tiene como objetivo orientar sus
procesos de gestión y sus operaciones, en el marco de la normativa
aplicable.

La Unidad Ejecutora 120, en adelante la UE, es responsable de la

elaboración, mantenimiento, modificación y difusión del presente Manual de
Operaciones (MO).

Las disposiciones contenidas en este MO, son de aplicación a todas las

unidades orgánicas de la UE.

2. Finalidad, Naturaleza y Alcance

2.1. Finalidad

La creación de la UE se formalizó mediante Resolución Ministerial N°

0491-2013-ED de fecha 1° de Octubre de 2013, como una Unidad
Ejecutora del Pliego Presupuestal del Ministerio de Educación
(MINEDU). De conformidad el Informe N° 396-2012-EF/50.06 emitido
por la Dirección General de Presupuesto Público del Ministerio de
Economía y Finanzas, mediante el cual se otorga al MINEDU opinión
favorable para la creación y posterior formalización de la UE, queda
establecido que ésta es la encargada de gestionar la adquisición de

1
Se denomina “Manual Operativo” y no “Manual de Operaciones” porque este último
corresponde a la denominación que se le otorga al instrumento de gestión de los Programas, Proyectos
y Comisiones creados al amparo de la Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo; de conformidad
con el artículo 4° del Decreto Supremo N° 043-2006-PCM, norma que aprueba los lineamientos para la
elaboración y aprobación del Reglamento de Organización y Funciones por parte de las entidades de la
Administración Pública.

2
los materiales educativos y de garantizar su distribución hasta las
escuelas. Para lograr dicho objetivo, la UE deberá contar con personal
especializado en la adquisición de bienes y contratación de servicios, a
fin de gestionar de manera satisfactoria la contratación de los
requerimientos vinculados con el diseño, revisión, corrección,
supervisión, producción, impresión, embalaje, modulado, distribución,
entre otros, de los materiales educativos a nivel nacional.

De esta manera, la UE creada para la consecución de esta finalidad,

contribuirá a mejorar la calidad del servicio público de educación,
sujetándose a los criterios de especialización funcional y cobertura
del servicio, establecidos en el artículo 58° de la Ley N° 28411, Ley
General del Sistema Nacional de Presupuesto.

De conformidad con el artículo 32° del Decreto Supremo N° 011-2012-

ED, Reglamento de la Ley N° 28044, Ley General de Educación, los
materiales educativos son recursos de diversa naturaleza que se
utilizan en los procesos pedagógicos con el fin de que los estudiantes
desarrollen de manera autónoma, reflexiva e interactiva sus
aprendizajes. Los materiales incluyen los recursos digitales como
libros electrónicos, aplicaciones multimedias, entre otros.

Asimismo, la mencionada disposición estipula que el MINEDU, los

Gobiernos Regionales a través de sus Direcciones Regionales de
Educación, en coordinación con las Unidades de Gestión Educativa
Local o las entidades que hagan sus veces, son responsables de
elaborar, producir y/o adquirir los materiales educativos para los
niveles y modalidades de la Educación Básica, garantizando que
lleguen oportunamente a las instituciones educativas públicas y que se
utilicen adecuadamente en los procesos pedagógicos.

Como se conoce, los tres niveles de la Educación Básica son: Inicial,

Primaria y Secundaria. Asimismo, de acuerdo con el artículo 23° del
citado Reglamento de la Ley General de Educación, las modalidades
de la Educación Básica también son tres: Regular, Alternativa y
Especial.
3
 Por su parte, la Resolución Ministerial N° 543-2013-ED, que aprueba
las normas y procedimientos para la gestión del proceso de distribución
de materiales y recursos educativos para las instituciones y programas
educativos públicos y centros de recursos educativos, señala en el
numeral 5.1 que los materiales educativos son medios que facilitan el
logro de los aprendizajes de los estudiantes, complementando la
acción pedagógica del docente, incluyen materiales educativos
impresos, digitales, concretos o manipulativos, así como recursos de
tecnologías de la información y de las comunicaciones. Su
disponibilidad y uso pedagógico en las instituciones educativas y
programas resulta fundamental para el cumplimiento de las metas
educativas a nivel nacional, por lo cual el MINEDU asegura su dotación
gratuita a todas las instituciones y programas educativos del país.

En función a las disposiciones comentadas, resulta evidente que los

requerimientos de materiales educativos demandan una
especialización e integralidad en cuanto a su gestión, que hace
necesario que la UE se encuentre adscrita2 al Viceministerio de Gestión
Pedagógica, órgano responsable de las políticas, objetivos, y
estrategias nacionales educativas de todas las etapas, niveles y
modalidades del Sistema Educativo que se encuentra a cargo del
MINEDU, de conformidad con lo estipulado en el artículo 8° del Decreto
Supremo N° 006-2012-ED, Reglamento de Organización y Funciones
del MINEDU.

2.2. Naturaleza

La naturaleza jurídica de esta clase de dependencia3 se encuentra

definida por los aspectos señalados en el artículo 6° de la Ley N°

2
De conformidad con la vigésima segunda edición actualizada del Diccionario de la Real Academia de la
Lengua, el término “adscribir”, del que deriva la palabra “adscrita”, significa “Inscribir, contar entre lo que
corresponde a alguien o algo”.
3
De conformidad con el Glosario de Términos del Sistema de Gestión Presupuestaria del Estado,
aprobado por Resolución Directoral N° 007-99-EF-76.01, el término “Dependencia” alude a “aquel
4
 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Estado. En
virtud de dicha disposición, la UE constituye un nivel operativo y
administrativamente desconcentrado del MINEDU con el cual se
vinculan e interactúan los órganos rectores del Sistema de
Administración Financiera del Sector Público. Esta
desconcentración presupuestal, operativa y administrativa permite al
MINEDU, en el marco de la gestión de los procesos de contratación
relacionados con los materiales educativos, determinar ingresos,
contraer compromisos, devengar gastos, ordenar pagos con arreglo a
la legislación aplicable, registrar la información generada por las
acciones y operaciones realizadas, informar sobre el avance y/o
cumplimiento de metas, entre otras competencias inherentes a su
finalidad. Para el cabal cumplimiento de ello, los tipos de autonomía4
que tiene la UE se derivan precisamente de la disposición citada
precedentemente, así como de lo establecido en el artículo 58° de la
Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, lo
que implica que cuenta con autonomía administrativa, presupuestal
y financiera.

2.3. Alcance

La UE tiene su domicilio legal en la ciudad de Lima y puede desarrollar

actividades en todo el territorio nacional.

órgano administrativo subordinado a un Titular de Pliego que cumple funciones claramente establecidas
en los documentos de gestión institucional con que cuenta la Entidad, en calidad de órgano de apoyo, de
asesoramiento, de línea o de otra naturaleza”.
4
El Tribunal Constitucional ha establecido que la “autonomía” es la capacidad de autogobierno para
desenvolverse con libertad y discrecionalidad, pero sin dejar de pertenecer a una estructura general de
la cual en todo momento se forma parte, y que está representada no sólo por el Estado sino por el
ordenamiento jurídico que rige a éste. La autonomía supone que el organismo al que se la concede
cumple con dos requisitos esenciales: el primero es que tiene objetivos propios, suyos, que debe
cumplir; el segundo, que tiene una institucionalidad propia que le permite tomar y ejecutar sus
decisiones. Así, finalidad y organización son esenciales en todo organismo con autonomía (ver
Sentencia del Tribunal Constitucional emitida el 24 de abril de 1997 en el expediente 0012-96-I-TC
sobre acción de inconstitucionalidad).

5
 Dentro del marco de la finalidad establecida, la UE se encarga de
gestionar los procesos de contratación de los requerimientos vinculados
a materiales educativos de las diferentes áreas usuarias del MINEDU,
para la cual pondrá en marcha los procedimientos presupuestales,
financieros, legales, logísticos y administrativos en general que sean
necesarios. Como cualquier otra dependencia del MINEDU, tiene
relaciones y requerimientos de coordinación, colaboración, soporte o
asistencia con las otras unidades orgánicas, dentro de las competencias
y funciones establecidas en la normativa pertinente.

3. El Proceso Operativo de Gestión de Materiales y Recursos Educativos

y la Unidad Ejecutora 120

La Oficina de Apoyo a la Administración de la Educación (OAAE) del

MINEDU, responsable de proponer la política, estrategias y normas para
preservar la unidad de la gestión del sistema educativo nacional;
desarrollar políticas de fortalecimiento institucional y desarrollo
organizacional5, elaboró el “Mapa de Procesos”, herramienta que tiene
como objetivos: i) mostrar qué debe realizar el MINEDU para alcanzar los
resultados planteados en el Plan Estratégico Sectorial Multianual (PESEM),
ii) presentar las acciones a ser desarrolladas en marcha en un mediano
plazo, iii) conocer y comprender las acciones del MINEDU más allá del rol
institucional de cada unidad orgánica; iv) ordenar y racionalizar los
esfuerzos del MINEDU para responder a las líneas estratégicas, v) hacer
visible la secuencia de toma de decisiones entre el nivel estratégico y el
operativo, y entre éstos y el nivel de soporte, y vi) generar la información y
evidencias necesarias para el diseño o mejora continua de la estructura
organizacional, a fin que ésta permita la ejecución de procesos orientados
a resultados.

5
De acuerdo con el artículo 63° del Decreto Supremo N° 006-2012-ED, Reglamento de Organización y
Funciones del MINEDU.
6
 De acuerdo con el indicado “Mapa de Procesos” del MINEDU, la UE tiene
un rol esencial en la ejecución del proceso operativo denominado
“Gestión de Materiales y Recursos Educativos”. Los procesos
operativos son los que impactan directamente sobre la satisfacción del
ciudadano y cualquier otro aspecto de la misión de la Entidad. En su
ejecución generalmente intervienen varias áreas funcionales que pueden
conllevar los mayores recursos. Se caracterizan por estar
interrelacionados en base a la secuencia insumo-producto que ellos
generan; además reciben y entregan información a los procesos
estratégicos6, procesos de soporte7 y a otras Entidades vinculadas con
el Sistema Educativo.

El proceso operativo denominado “Gestión de Materiales y Recursos

Educativos” está orientado a garantizar 1) la pertinencia, 2) la dotación
oportuna y 3) el uso pedagógico, respecto de los materiales y recursos
educativos, a fin de facilitar el logro de los aprendizajes de los estudiantes.

Comprende las actividades relacionadas con la 1.1) formulación de

criterios y orientaciones (propuesta pedagógica); 1.2) planificación (política
pública, requerimientos, plan de contrataciones), 2.1) Obtención del
material (abastecimiento); 2.2) Conducción y Monitoreo de la distribución
(almacenaje, traslado), y 3.1) Promoción y evaluación del uso pedagógico.

Lo señalado precedentemente puede visualizarse en el gráfico que a

continuación se muestra, y que presenta de modo general el Mapa de
Procesos del MINEDU, incluyendo los Procesos Estratégicos, los Procesos
Operativos y los Procesos de Soporte:

6
Los “Procesos Estratégicos” son los que proporcionan directrices a los demás procesos, es decir,
indican cómo se deben realizar para que se orienten a la Misión y Visión del MINEDU.
7
Los “Procesos de Soporte” no están ligados directamente a la misión de la organización, pero resultan
necesarios para que los procesos operativos logren los objetivos de la Entidad.
7
8
En cuanto a la interrelación entre el Proceso Operativo denominado
“Gestión de Materiales y Recursos Estratégicos” y otros procesos de ese
tipo, así como con los de Soporte, en función al Mapa de Procesos del
MINEDU, debe tenerse en consideración lo siguiente:

El Proceso Operativo de “Gestión de Materiales y Recursos Educativos” se

relaciona directamente con el Proceso Operativo denominado “Gestión del
Sistema Curricular”, entendido este último como el proceso mediante el
cual se definen los aprendizajes fundamentales, las competencias
profesionales y las condiciones para su viabilidad, mediante la articulación
ordenada y jerarquizada de los instrumentos curriculares y los lineamientos
para su implementación, monitoreo y evaluación en los espacios
institucionales, locales y regionales. En ese sentido, el Proceso Operativo
de “Gestión de Materiales y Recursos Educativos” se nutre de los
productos que se generan en el Proceso Operativo de “Gestión del Sistema
Curricular”, en especial para la consecución de los objetivos relacionados
con las actividades 1.1, 1.2 y 3.1 indicadas anteriormente.

Precisamente la transversalidad entre lo pedagógico y lo operativo-

administrativo, que resulta esencial en la Gestión de Materiales y Recursos
Educativos, hace necesaria la adscripción anteriormente señalada de la UE
al Viceministerio de Gestión Pedagógica, instancia rectora de la política
pública educativa que el MINEDU debe ejecutar.

Del mismo modo, el Proceso Operativo de “Gestión de Materiales y

Recursos Educativos” también se relaciona con los Procesos de Soporte
denominados “Administración de los Recursos Financieros” y
“Administración del Sistema Logístico”. El primero de los mencionados se
define como el proceso conducente a proveer y ejecutar los recursos
financieros necesarios para el adecuado funcionamiento del MINEDU, en el
marco del cumplimiento de su finalidad institucional. En relación con el
segundo proceso indicado, debe señalarse que dicho proceso es el que
permite la disposición de los bienes y servicios necesarios para el
adecuado funcionamiento institucional del MINEDU.

9
La interrelación con los dos Procesos de Soporte mencionados precedentemente, hace posible el logro de los objetivos vinculados con las actividades 2.1
y 2.2 del Proceso Operativo de “Gestión de Materiales y Recursos Educativos”, y constituye el ámbito central del accionar institucional de la
UE. A continuación se presenta un gráfico que resulta útil para evidenciar de manera general las interrelaciones entre los diferentes procesos
mencionados anteriormente:

10
A partir del gráfico anterior, se puede asimismo comprobar que es
fundamental para la el rol que le compete a la UE, la relación existente
entre las actividades de 2.1) Obtención del material (abastecimiento) y de
2.2) Conducción y Monitoreo de la distribución (almacenaje, traslado), y los
Procesos de Soporte de “Administración de Recursos Financieros” y de
“Administración del Sistema Logístico”. Por ello, seguidamente se detallan
de forma genérica los sub-procesos comprendidos dentro de cada uno de
dichos Procesos de Soporte:

 Administración de los Recursos Financieros

Cuenta con dos sub-procesos:

i) Programación y Ejecución del Gasto.- Comprende las actividades

relacionadas a la previsión y asignación del gasto por genéricas de
gasto en base al presupuesto otorgado.

ii) Administración de Ingresos y Egresos.- Comprende las actividades

de captación y registro, fondos públicos (Recursos Ordinarios,
Recursos Directamente Recaudados, Donaciones y Transferencias).
Así como, las relacionadas a la atención de las obligaciones de pagos
contraídas.

 Administración del Sistema Logístico

Tiene 6 sub-procesos:

i) Programación de las Contrataciones.- Comprende las actividades

que permiten planificar, programar y registrar las contrataciones de
bienes y servicios planificadas para un ejercicio presupuestal
determinado.

11
ii) Administración de las Contrataciones.- Comprende las actividades
relacionadas con el desarrollo integral de los procesos de
contratación, desde los actos preparatorios de los requerimientos de
bienes y servicios, la puesta en marcha de los procesos de selección
y hasta la culminación de la ejecución contractual derivada de los
contratos correspondientes. También incluye el desarrollo de
contratos de ejecución presupuestal directa, los procesos de selección
por encargo o las contrataciones bajo modalidades al amparo de
normativa distinta a la de Contrataciones del Estado.

iii) Administración de la entrega de bienes y materiales.- Incluye las

actividades referidas al registro, ingreso, almacenamiento,
conservación, custodia, control, verificación, modulado y salida de
los bienes y materiales adquiridos.

iv) Distribución de bienes y materiales.- Abarca las actividades de

traslado y distribución de los bienes y materiales adquiridos, de
conformidad con la planificación y os objetivos establecidos.

v) Administración de Servicios Generales.- Involucra a las

actividades vinculadas a la planificación, programación, ejecución,
control y supervisión de los servicios de apoyo o soporte destinados
a garantizar el cumplimiento de los objetivos de las demás
actividades mencionadas.

12
La red completa de las interrelaciones entre los diversos Procesos y Subprocesos referidos anteriormente, puede ser apreciada en el gráfico que se
presenta seguidamente:

13
4. Funciones Generales8 de la UE

Son funciones generales de la UE las que a continuación se señalan:

4.1. Administrar y ejecutar los recursos presupuestales asignados,

coordinando con las unidades o dependencias orgánicas del MINEDU,
en lo que fuera pertinente, a fin de gestionar de manera satisfactoria los
procesos de contratación vinculados a los materiales educativos.

4.2. Brindar asistencia, asesoría, capacitación, soporte o apoyo a las

unidades o dependencias orgánicas del MINEDU vinculadas directa o
indirectamente con la gestión de los procesos de contratación de los
materiales educativos, en cuanto a i) la elaboración de documentos, ii)
adopción de decisiones o iii) ejecución de actividades, sean de carácter
técnico, administrativo, legal, económico, presupuestal, financiero o
logístico, y siempre que sea necesario o pertinente para la gestión de
dichos procesos.

4.3. Formular el Plan Anual de Contrataciones, Estados Financieros,

informes y reportes periódicos de diverso tipo, evaluaciones de gestión y
demás documentación relacionada con el estado de avance físico,
presupuestal, financiero, contable o patrimonial requerido.

4.4. Gestionar de manera integral los procesos de contratación de los

requerimientos vinculados a los materiales educativos que realicen las
áreas usuarias del MINEDU, poniendo en marcha para dicho fin, los
procedimientos, operaciones, actividades o tareas de carácter

8
De conformidad con el Glosario de Términos de la “Guía para la Implementación del Sistema de
Control Interno de las Entidades del Estado”, aprobada por resolución de Contraloría N° 458-2008-CG,
se denomina “Funciones Generales” al conjunto de acciones que debe realizar la Entidad, conducente a
alcanzar los objetivos y metas de su gestión administrativa. Estas provienen por lo general de las normas
sustantivas vinculadas a la Entidad.
14
 administrativo, presupuestal, financiero, legal o logístico que
correspondan.

4.5. Planificar y gestionar la realización de las operaciones, actividades o

tareas relacionadas con la distribución de los materiales educativos, de
acuerdo con los requerimientos y necesidades de las áreas usuarias, así
como con los objetivos y metas institucionales.

4.6. Monitorear y evaluar el cumplimiento de metas y objetivos institucionales

asociados a la adquisición y distribución de materiales educativos.

4.7. Desarrollar, implementar y mantener sistemas, herramientas e

instrumentos de gestión o administrativos que aseguren el seguimiento
de la ejecución de los contratos, el pago de las obligaciones y el
cumplimiento de las prestaciones.

4.8. Mantener actualizado y organizado el acervo documentario de los

procesos procedimientos, con los niveles de seguridad necesarios.

4.9. Desarrollar, implementar y mantener sistemas, herramientas e

instrumentos de gestión o administrativos que contribuyan al
cumplimiento satisfactorio de las operaciones, actividades o tareas
relacionadas con la gestión de los procesos de contratación de
materiales educativos, así como con su almacenamiento y distribución.

4.10.Emitir la normativa interna que sea necesaria para el cumplimiento de

su finalidad, dentro de las competencias asignadas.

15
 4.11.Cualquier otra función que sea necesaria y corresponda de manera
razonable a la finalidad, naturaleza y alcance de la UE.

5. División Orgánica y Funciones Específicas de la UE

5.1. División Orgánica

Con el propósito de cumplir con la finalidad establecida y realizar las

Funciones Generales que han sido señaladas anteriormente, la UE
cuenta con una división orgánica compuesta de la siguiente manera:

Nivel Dependencia

Jefatura de la Unidad Ejecutora 120

Dirección

Oficina de Asesoría Legal

Asesoramiento
Oficina de Desarrollo de Estrategias y Estrategias

Apoyo Oficina de Administración

Unidad de Administración Financiera

Unidad de Planificación, Presupuesto y Control

Operativo
Unidad de Contrataciones

Unidad de Almacenamiento y Distribución

A continuación se muestra el organigrama de la UE con las distintas

dependencias y su ubicación según el nivel que le corresponde, así como la
adscripción al órgano respectivo:

16
 DESPAHO
MINISTERIAL

VICEMINISTERIO DE
GESTION
PEDAGOGICA

JEFATURA

OFICINA DE OFICINA DE
DESARROLLO
DE PROYECTOS
ASESORIA
Y ESTRATEGIAS LEGAL

OFICINA DE
ADMINISTRACIÓN

UNIDAD DE UNIDAD DE
ADMINISTRA PLANIFICACIÓN UNIDAD DE
UNIDAD DE ALMACENAMIENTO
CIÓN PRESUPUESTO Y CONTRATACIONES
FINANCIERA CONTROL Y DISTRIBUCIÓN

5.2. Funciones Específicas

Las dependencias precedentemente indicadas, cuentan con las

funciones específicas que a continuación se describen:

Del Nivel de Dirección

I. Jefatura de la Unidad Ejecutora

La Jefatura es la máxima autoridad de la UE, se encuentra bajo la

responsabilidad de un funcionario designado como Jefe mediante

17
Resolución Ministerial, dentro de los alcances del inciso 2) del artículo
4° de la Ley N° 28175, Ley Marco del Empleo Público.

El Jefe de la UE es el responsable de la dirección y de la

administración general; le corresponde proponer y ejecutar las
acciones necesarias para la realización de los objetivos.

La Jefatura está a cargo de planificar, coordinar, supervisar y evaluar

la gestión de los recursos y la ejecución de las actividades de la
Unidad Ejecutora, siguiendo las políticas, lineamientos y directivas
institucionales.

Sus funciones específicas son:

1.1. Coordinar con las unidades orgánicas correspondientes del

MINEDU y del nivel regional o local para la programación de los
materiales y recursos educativos y la correspondiente formulación
presupuestal.

1.2. Ejercer la titularidad presupuestal, técnica, administrativa y legal

de la UE, cuando corresponda.

1.3. Planificar, organizar, dirigir, supervisar, monitorear, controlar y

evaluar las actividades de la UE, así como la gestión de los
recursos a su cargo, en coordinación con las unidades orgánicas
correspondientes del MINEDU, a fin de lograr los objetivos y
metas propuestas, pudiendo realizar las observaciones,
recomendaciones, sugerencias y orientaciones sean pertinentes.

1.4. Emitir la normativa interna que corresponda, así como los

lineamientos, protocolos, procedimientos, manuales, instrumentos
de gestión y demás documentos de gestión o administración que
sean necesarios para el logro de los objetivos de la UE.

18
1.5. Formular, aprobar y actualizar los planes y programas de la UE.

1.6. Dirigir la ejecución de los recursos de la UE, en coordinación y

colaboración con las unidades orgánicas respectivas de la UE.

1.7. Dirigir los procesos de evaluación interna de la UE, adoptando las

medidas de coordinación y apoyo necesarias para la realización
de las evaluaciones externas programadas, así como conducir la
implementación de las recomendaciones respectivas.

1.8. Implementar el Sistema de Control Interno requerido por la

normativa del Sistema Nacional de Control.

1.9. Cautelar la seguridad y operatividad de los bienes y activo fijo de

propiedad de la Unidad Ejecutora puestos a su disposición para el
ejercicio de sus funciones. Informar oportunamente sobre
cualquier acto o circunstancia que pudiera implicar riesgo de
pérdida, daño o deterioro de los mismos.

1.10.Constituir la última instancia respecto de los actos

administrativos emitidos por las unidades orgánicas competentes
de la UE.

1.11.Mantener debidamente actualizado y organizado el acervo

documentario del Programa, permanentemente disponible y que
cuente con los niveles de seguridad para su revisión posterior por
parte de los Auditores Internos y Externos.

1.12.Proponer el presupuesto de la UE y sus modificaciones, el Plan

Operativo Anual, el Calendario de Compromisos mensualizado de

19
 acuerdo a las metas previstas en el ejercicio fiscal, y cualquier
otro instrumento presupuestal, financiero, operativo,
administrativo, de gestión o de administración necesario para el
cabal funcionamiento de la UE o para el logro de su finalidad.

1.13.Proponer el Plan Anual de Contrataciones de la UE, así como

sus modificatorias.

1.14.Designar y remover a los miembros titulares y suplentes

integrantes de los Comités Especiales Permanentes y Ad Hoc que
tendrán a su cargo la organización, conducción y ejecución de los
procesos de selección que convoque la Unidad Ejecutora 120
“Programa Nacional de Dotación de Materiales Educativos”, así
como gestionar la modificación de los mismos, de ser el caso.

1.15.Proponer las autorizaciones o denegatorias de solicitudes de las

ampliaciones de plazo solicitadas por los contratistas, en el marco
de lo dispuesto por la normativa de contratación pública y de
regímenes especiales de contratación estatal.

1.16.Otras que correspondan a su ámbito de competencia, se

encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurídico
pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la
finalidad de la UE.

Del Nivel de Apoyo

II. Oficina de Administración

La Oficina de Administración es la encargada de la ejecución eficiente

de los recursos a cargo de la UE.

20
La Oficina de Administración está a cargo de un responsable que
asume su Jefatura.

Son funciones específicas de la Oficina de Administración:

2.1. Coordinar con la Jefatura de la UE todos los aspectos

administrativos para la ejecución de las actividades y el
cumplimiento de los objetivos de la UE.

2.2. Coordinar con las unidades orgánicas correspondientes de la UE

o del MINEDU, la formulación o modificación de los Planes
Operativos Anuales o de los objetivos institucionales de la UE.

2.3. Supervisar la preparación y sustento de los planes, informes,

reportes o documentación requerida para demostrar el
cumplimiento de los objetivos institucionales de la UE, así como la
elaboración de los informes de situación sobre el grado de avance
de las actividades a su cargo.

2.4. Organizar los sistemas administrativos de la UE, asegurando la

implementación oportuna de los procesos y procedimientos
presupuestarios, contables, financieros, logísticos, de tesorería y
de patrimonio, de acuerdo con las políticas, lineamientos o
normativa aplicable.

2.5. Administrar los recursos asignados, transferidos o a cargo de la

UE, con la finalidad de asegurar que estén disponibles
oportunamente para ejecutar sus actividades.

2.6. Aperturar y administrar las cuentas bancarias de la UE, así como

efectuar conciliaciones y controlar sus movimientos y saldos.

21
2.7. Elaborar los Planes de Adquisiciones, Planes de Contrataciones,
Planes Financieros, Pronósticos, Balance General, Estado de
Gestión, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y Estado de
Flujo de Efectivo, y los demás reportes administrativos
mandatorios, según lo establecido en el marco normativo
aplicable de los Sistemas Administrativos del Sector Público.

2.8. Verificar la elaboración por parte de las unidades orgánicas

correspondientes de la UE, de los informes y reportes periódicos
de seguimiento, monitoreo o supervisión que correspondiese.

2.9.Preparar la información y documentación requerida por las

Entidades públicas o la Jefatura de la UE que sea necesaria, y
gestionar su aprobación ante las instancias correspondientes.

2.10.Implementar las contrataciones de la adquisición de bienes o

contratación de servicios, según los términos contractuales y de
acuerdo a las normas y procedimientos administrativos aplicables
en base a los Planes Operativos Anuales, Plan de Adquisiciones y
Plan Anual de Contrataciones.

2.11.Implementar y hacer el seguimiento a los procesos de selección

que lleven a cabo los Comités de Selección para la adquisición de
bienes, contratación de obras u otros..

2.12.Revisar la conformidad de la entrega de bienes, prestación de

servicios, obras o consultorías, en los aspectos contractuales que
competan a la UE.

2.13.Realizar la contratación oportuna y la ejecución de las auditorías

que se realicen anualmente a las actividades a cargo de la UE, en
cumplimiento con lo dispuesto en los respectivos convenios sobre
la materia.

22
 2.14.Otras que correspondan a su ámbito de competencia, se
encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurídico
pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la
finalidad de la UE.

Del Nivel de Asesoramiento

III. Oficina Asesoría legal

La Oficina de Asesoría Legal se encarga de prestar asesoría legal a la

UE para lograr una adecuada interpretación y aplicación de las
normatividad que regula el marco jurídico y la gestión administrativa,
presupuestal, financiera y técnica necesaria para el funcionamiento y
operatividad de la UE.

Sus funciones se centran en supervisar la correcta aplicación de las

normas derivadas de la legislación vigente y los contratos que se
suscriban para la ejecución de las actividades.

La Oficina de Asesoría Legal está a cargo de un responsable que

asume su Jefatura.

Son funciones específicas de Oficina de Asesoría Legal:

3.1. Absolver las consultas de carácter legal que le sean formuladas

por las diversas unidades orgánicas de la UE.

3.2. Elaborar, proponer y emitir opinión sobre las modificatorias,

promulgación de nuevas normas y proyectos de normas que
pudieran afectar o perfeccionar el marco jurídico o la gestión
administrativa o institucional de la UE.

23
3.3. Elaborar los modelos de contratos para adquisición de bienes o
contratación de servicios que se requieran, así como la
elaboración de las adendas y demás documentos modificatorios
que sean necesarios.

3.4. Apoyar en el análisis de la documentación de carácter legal

presentada por los postores adjudicados para la suscripción de
los contratos. Analizar, revisar, absolver consultas y visar los
contratos o convenios que sean suscritos por el Área
Responsable de la Unidad Ejecutora.

3.5. Brindar asesoramiento y apoyo legal en las negociaciones,

procedimientos administrativos, legales, conciliatorios, arbitrales
y judiciales de los que sea parte la UE, así como en el proceso
de toma de decisiones y ejecución de acciones por parte de las
unidades orgánicas de la UE.

3.6. Revisar y visar en señal de conformidad legal toda la

documentación que se le remita para opinión, dentro del marco
de sus funciones específicas.

3.7. Cautelar la seguridad y la conservación de la documentación

que hubiera sido puesta su disposición. Informar oportunamente
sobre cualquier acto, situación o circunstancia que pudiera
implicar riesgo de pérdida, daño o deterioro de la misma.

24
 3.8. Otras que correspondan a su ámbito de competencia, se
encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurídico
pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la
finalidad de la UE.

IV.Oficina de Desarrollo de Estrategias y Proyectos

Es la responsable del desarrollo de estrategias y proyectos de

carácter técnico, legal, administrativo, presupuestal o financiero que
contribuyan al logro efectivo y eficiente de los objetivos y finalidad de
la UE.

La Oficina de Desarrollo de Estrategias y Proyectos está a cargo de

un responsable que asume su Jefatura.

Son funciones específicas de la Oficina de Desarrollo de Estrategias y

Proyectos:

4.1. Diseñar y desarrollar estrategias y proyectos que optimicen la

gestión de los procesos de contratación pública a cargo de la
UE, en aspectos logísticos, presupuestales, legales y
administrativos.

4.2. Implementar, en coordinación con las unidades orgánicas

correspondientes y en el marco de las competencias y funciones
de éstas, las estrategias y proyectos orientados a la optimización
de la gestión de los procesos de contratación pública a cargo de
la UE.

25
 4.3. Realizar el seguimiento, monitoreo y evaluación de la
implementación de las estrategias y proyectos orientados a la
optimización de la gestión de los procesos de contratación
pública a cargo de la UE.

4.4. Documentar, sistematizar y difundir las experiencias

relacionados con el diseño, desarrollo, implementación,
seguimiento, monitoreo y evaluación de las estrategias y
proyectos puestos en marcha.

4.5. Capacitar respecto de las políticas públicas, normativa,

procedimientos y lineamientos relativos a la contratación pública
en general, así como a las estrategias y proyectos desarrollados
en el marco de sus funciones.

4.6. Otras que correspondan a su ámbito de competencia, se

encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurídico
pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la
finalidad de la UE.

Del Nivel Operativo

V. Unidad de Administración Financiera

Es responsable de coordinar, ejecutar y controlar las actividades

presupuestales, financieras, de tesorería, contables, patrimoniales, de
abastecimiento y logísticas vinculadas a los recursos asignados,
transferidos o requeridos a la UE.

26
La Unidad de Administración Financiera está a cargo de un
responsable que asume su Jefatura.

Son funciones específicas de la Unidad de Administración Financiera:

En el Área de Contabilidad

5.1. Ejecutar los procesos técnicos del Sistema Contable y

Financiero.

5.2. Coordinar la formulación y presentación oportuna de los Estados

Financieros y Presupuestales conforme a la normatividad
vigente.

5.3. Verificar la conformidad de las garantías contractuales, previa a

la ejecución de los pagos a que hubiere lugar; así como
registrar, custodiar, mantener su vigencia y solicitar su ejecución
cuando corresponda.

5.4. Implementar y controlar el cumplimiento de las normas

tributarias; así como informar oportunamente a los consultores,
proveedores y contratistas en general, respecto de las
responsabilidades tributarias o fiscales a las que se encuentran
sujetos.

5.5. Proponer, elaborar, coordinar, revisar o visar, en señal de

conformidad, resoluciones, directivas, contratos, adendas,
convenios o cualquier otra documentación necesaria para la
correcta gestión de los asuntos contables, tributarios, financieros
o presupuestarios de la UE.
27
5.6. Informar a la Jefatura de la UE respecto del avance de las
actividades, gestiones y funciones a su cargo.

5.7. Elaborar y supervisar el registro, control contable, presupuestal y

financiero de la ejecución de los recursos asignados,
transferidos o requeridos a la UE, así como cualquier otro acto
de administración vinculado a estas actividades.

5.8. Proponer, coordinar o mantener la implementación de sistemas

computarizados, digitalizados o informáticos, destinados al
funcionamiento y operatividad óptima de del Sistema
Administrativo, Contable, Presupuestal y Financiero de la UE.

5.9. Coordinar la operación del Sistema Integrado de Administración

Financiera (SIAF) para la gestión de los materiales y recursos
educativos.

5.10. Operar el Sistema Integrado de Administración Financiera del

Sector Público (SIAF-SP) de la UE, en los módulos o interfaces
de su competencia (contabilidad y finanzas).

5.11. Llevar registros de los desembolsos de la UE, en función del

estado de gastos.

5.12. Clasificar, procesar y registrar las transacciones financieras,

preparar y presentar los Informes Financieros de conformidad
con la normativa aplicable.

28
5.13. Preparar, conservar, actualizar y supervisar los libros Diario,
Mayor, Auxiliar Bancos (por cuenta), manejo de caja, efectivo
recibido y procedimiento de pagos, y cualquier otro de
naturaleza análoga que sea necesario.

5.14. Administrar los activos de la Unidad Ejecutora, manteniendo

actualizados los inventarios y margesí de Bienes.

5.15. Velar por la seguridad y de la conservación del acervo

documentario.

5.16.Participar en la preparación del presupuesto anual.

5.17.Otras que correspondan a su ámbito de competencia, se

encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurídico
pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la
finalidad de la UE.

En el Área de Tesorería

5.18. Efectuar las fases del Girado y Pagado del SIAF.

5.19. Preparar los comprobantes de pago y los cheques o

transferencias a las cuentas bancarias CCI para el pago de los
compromisos efectuados.

5.20. Verificar la documentación para la programación de los fondos.

5.21.Elaboración de la Información de ingresos y gastos, debidamente

conciliada con el Área de Contabilidad y Finanzas, para
información y conciliación con el Pliego y la Dirección Nacional

29
 de Tesoro Público del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF),
por toda fuente de Financiamiento.

5.22. Administrar, controlar y custodiar las cartas fianza y la emisión

de reportes.

5.23. Administrar, controlar y custodiar los cheques y chequeras.

5.24. Controlar y custodiar de la documentación sustentatoria de los

desembolsos por toda fuente de financiamiento.

5.25. Coordinar la derivación al archivo la documentación

sustentatoria de desembolsos (justificaciones del gasto).

5.26. Otras que correspondan a su ámbito de competencia, se

encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurídico
pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la
finalidad de la UE.

VI. Unidad de Planificación, Presupuesto y Control

Se encarga de la formulación, control de la ejecución y evaluación

presupuestaria de la UE, en coordinación con las unidades orgánicas
correspondientes del MINEDU.

La Unidad de Planificación, Presupuesto y Control está a cargo de un

responsable que asume su Jefatura.

Son funciones específicas de la Unidad de Planificación,

Presupuesto y Control:

30
6.1. Preparar el Plan Operativo Anual de la UE, de acuerdo con las
prioridades establecidas por las unidades orgánicas
responsables de la conducción de la UE.

6.2. Formular el Presupuesto de la UE, en coordinación con las

unidades orgánicas correspondientes de la UE, del MINEDU y
del MEF; así como ejercer permanentemente el control y
evaluación presupuestaria.

6.3. Procesar y preparar la información periódica referida a la

ejecución y avance presupuestal y financiero de la UE.

6.4. Tramitar la Programación del Compromiso Anual (PCA), así

como sus incrementos y/o disminuciones, modificaciones
internas y distribuciones cuando sean aplicables. Asimismo
realizar las priorizaciones del PCA en las actividades, proyectos
y compromisos anuales, en el marco de las actividades de la
UE.

6.5. Emitir las certificaciones presupuestarias necesarias para los

procesos de adquisición de bienes, servicios, consultorías y
demás tipos de requerimientos.

6.6. Administrar y operar el módulo del Sistema de Administración

Financiera (SIAF) de la Unidad Ejecutora.

31
 6.7. Desarrollar e implementar sistemas de control interno y
contable efectivos para facilitar el monitoreo adecuado de las
categorías de gasto.

6.8. Administrar el portal electrónico de libre acceso para informar y

transparentar la información presupuestal, financiera y logística
relacionada con la UE.

6.9. Realizar el seguimiento a las actividades de la UE y supervisar

el cumplimiento de las metas físicas en coordinación con las
unidades orgánicas correspondientes de la UE.

6.10.Identificar, registrar y sistematizar las buenas prácticas y

lecciones aprendidas durante la ejecución de las actividades.

6.11. Otras que correspondan a su ámbito de competencia, se

encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurídico
pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la
finalidad de la UE.

VII.Unidad de Contrataciones

Es la encargada de poner en marcha los procesos de contratación de

bienes, servicios, consultorías u obras necesarias para la ejecución de
actividades de la UE conforme a los Planes, Programas y Objetivos
institucionales.

La Unidad de Contrataciones está a cargo de un responsable que

asume su Jefatura.

32
Son funciones específicas de la Unidad de Contrataciones:

7.1. Brindar apoyo, asistencia técnica y soporte a todas las unidades

orgánicas del MINEDU que lo requieran, respecto de la gestión
de sus requerimientos, también respecto de las políticas de
abastecimiento y de la normativa aplicable.

7.2. Efectuar el seguimiento y la supervisión de los procesos de

contratación a su cargo, desde su requerimiento formal hasta la
culminación de la ejecución contractual, con la finalidad de que
cumplan los objetivos para los cuales fueron desarrollados.

7.3. Administrar los bienes y equipos adquiridos con los recursos de

la Unidad Ejecutora, debiendo velar por su intangibilidad.

7.4. Elaborar los Términos de Referencia y/o Especificaciones

Técnicas de las actividades o requerimientos a su cargo o
necesarios para el cumplimiento de sus objetivos.

7.5. Tramitar los pagos correspondientes de los contratos a su cargo,

previo otorgamiento de la conformidad respectiva.

7.6. Velar por el cabal cumplimiento de los contratos celebrados, en

cuanto a los términos pactados, y de conformidad con las
normas y procedimientos administrativos aplicables.

33
 7.7. Otras que correspondan a su ámbito de competencia, se
encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurídico
pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la
finalidad de la UE.

VIII. Unidad de Almacenamiento y Distribución

Se encarga del almacenamiento y distribución física de los materiales

y recursos educativos, así como a la cautela de los mismos durante
su permanencia en los almacenes de uso de la UE. Asimismo, es
responsable de la vigilancia y supervisión de las actividades
vinculadas a las tareas de almacenamiento y distribución, a fin de que
las mismas cumplan con los objetivos establecidos.

La Unidad de Almacenamiento y Distribución está a cargo de un

responsable, quien asume su Jefatura.

Son sus funciones específicas de la Unidad de Almacenamiento y

Distribución:

8.1. Recibir los materiales y recursos educativos, verificando que

cumplan con la calidad y cantidad estipulada en los contratos
respectivos, dando conformidad a su ingreso al almacén.

8.2. Almacenar los materiales y recursos educativos, así como

controlar las existencias de los mismos.

8.3. Supervisar el almacenamiento o distribución de materiales y

recursos educativos, realizado por terceros cuando corresponda.

34
8.4. Distribuir los bienes a su cargo, verificando que su traslado se
realice en condiciones adecuadas para su conservación.

8.5. Evaluar y monitorear las existencias de materiales y recursos

educativos a su cargo, e informar oportunamente sobre los actos
de disposición de altas o bajas cuando correspondan.

8.6. Establecer e implementar las medidas de seguridad necesarias

que permitan preservar la integridad y estado de conservación
de los materiales y recursos educativos custodiados en el
almacén.

8.7. Establecer protocolos para el almacenamiento, la distribución y la

entrega de los materiales y recursos educativos, garantizando la
entrega oportuna y adecuada a las necesidades y
requerimientos de las áreas usuarias.

8.8. Realizar el Inventario de Existencias de Almacén por lo menos

dos veces al año (Conciliación Físico – Contable).

8.9. Elaborar informes mensuales de ingreso y salida de materiales,

recursos educativos y/o Bienes del Almacén.

8.10. Elaborar el informe anual de ingresos y salidas de materiales,

recursos educativos y/o Bienes del Almacén.

8.11. Otras que correspondan a su ámbito de competencia, se

encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurídico
pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la
finalidad de la UE.

35
V. Cuadro de distribución de personal de la UE120

El personal con la que la UE desarrollará las actividades y funciones a su

cargo, es la que a continuación se señala:

Nivel Unidad Orgánica SUB ÁREA Personal Sub Toral

Jefatura 1
Coordinación
1
General
Dirección Jefatura Secretaría de 6
3
UE
Archivo 1
Asistencia 1

Jefatura 1
Oficina de
Apoyo Secretaria 1 4
Administración
Asistencia 2

Oficina de Asesoría Jefatura 1

6
Legal Abogados 5
Asesoramiento Oficina de Desarrollo Jefatura 1
de Estrategias y 2
Asistencia 1
Proyectos
Unidad de Jefatura 1
Administración Contabilidad 5 10
Financiera Tesorería 5
Unidad de Jefatura 1
Planificación, Operadores 3 6
Presupuesto y Control Asistencia 2
Operativo Jefatura 1
Unidad de Coordinador 1
10
Contrataciones Operadores 7
Asistencia 1
Unidad de Jefatura 1
Almacenamiento y 4
Operadores 3
Distribución
TOTAL 48

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