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UNIVERSIDAD LAICA ELOY ALFARO DE MANABÍ

FACULTAD DE INGENIERÍA
INGENIERÍA CIVIL

MANUAL DE EXCEL

INTEGRANTES:

Andrade Ortiz Diego

De La Cruz Ronny

Murillo Lucas Victoria

Saltos Anchundia Ricardo

Vélez Zambrano Ronald

Mendoza Tumbaco José

CURSO:

Segundo Semestre “B”

DOCENTE:

ING. Karina Pilozo

PERIODO:

2019 (1)
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 INDICE
Manual para uso de Microsoft Excel ......................................................................................... 8

Capítulo 1: Introducción- Elementos de Excel ...................................................................... 8

1.1 Como iniciar Excel ....................................................................................................... 9

1.2 pantalla inicial ............................................................................................................ 10

1.3 Opción archivo ........................................................................................................... 11

1.4 Barras .................................................................................................................. 12

Capitulo 2: Trabajar en Excel .............................................................................................. 15

2.1 Conceptos básicos de Excel ....................................................................................... 15

Movimiento rápido en Hoja ............................................................................................. 17

2.3 Movimiento rápido en el libro.................................................................................... 17

2.4 Introducir Datos ......................................................................................................... 18

2.5 Modificar Datos ......................................................................................................... 19

2.6 Tipos de Datos............................................................................................................ 19

Capitulo3: Operaciones con archivos ................................................................................... 20

3.1 Como guardar un archivo ........................................................................................... 20

3.2 Abrir un nuevo documento......................................................................................... 22

Capítulo 4: Manipulando celdas............................................................................................... 23

4.1. Selección de celdas ....................................................................................................... 23

4.2. Añadir a una selección .................................................................................................. 24

 4.3. Ampliar o reducir una selección.................................................................................... 24

4.4. Copiar celdas utilizando el Portapapeles ....................................................................... 25

4.5. Copiar celdas utilizando el ratón ................................................................................... 28

4.6. Copiar en celdas adyacentes .......................................................................................... 29

4.7. Pegado Especial ............................................................................................................ 30

4.8 Mover celdas utilizando el Portapapeles ........................................................................ 32

4.9. Mover celdas utilizando el ratón ................................................................................... 33

4.9 Borrar celdas .................................................................................................................. 34

Capítulo 5: Formato de celdas.................................................................................................. 36

5.1 Fuente ............................................................................................................................. 36

5.2. Alineación ..................................................................................................................... 37

5.3. Bordes ........................................................................................................................... 38

5.4. Rellenos ......................................................................................................................... 39

5.5. Estilos Predefinidos ....................................................................................................... 40

5.6. Copia rápida de formato ................................................................................................ 40

5.7. Formato de los valores numéricos ................................................................................. 41

5.8. El formato condicional .................................................................................................. 42

5.9. Los temas ...................................................................................................................... 43

Capítulo 6: Cambios de estructura ........................................................................................... 44

6.1. Alto de Fila .................................................................................................................... 44

 6.2. Ancho de columna......................................................................................................... 45

6.3. Cambiar el nombre de la hoja ....................................................................................... 46

6.4. Cambiar el color a las etiquetas de hoja ........................................................................ 47

6.5. Ocultar hojas ................................................................................................................. 48

6.6. Mostrar hojas ocultas .................................................................................................... 48

Capítulo 7: Insertar y eliminar elementos ................................................................................ 49

7.1. Insertar filas en una hoja ............................................................................................... 49

7.2. Insertar columnas en una hoja ....................................................................................... 49

7.3. Insertar celdas en una hoja ............................................................................................ 50

7.4. Insertar hojas en un libro de trabajo .............................................................................. 51

7.5. Eliminar filas y columnas en una hoja .......................................................................... 51

7.6. Eliminar hojas de un libro de trabajo ............................................................................ 52

Capítulo 8: Corrección ortográfica........................................................................................... 52

81 Configurar la Autocorrección ......................................................................................... 52

8.2 Verificación de la ortografía .......................................................................................... 53

Capítulo 9: Impresión ........................................................................................................... 54

9.1. Vista de Diseño de página ............................................................................................. 54

9.2. Configurar página .......................................................................................................... 55

9.3. Imprimir ........................................................................................................................ 56

Capítulo 10: Gráficos ........................................................................................................... 58

 10.1. Introducción ................................................................................................................ 58

10.2. Crear gráficos .............................................................................................................. 58

10.3 Añadir una serie de datos ............................................................................................. 59

10.4 Características y formato del gráfico ........................................................................... 60

10.6. Modificar la posición de un gráfico. ........................................................................... 61

10.7. Los mini gráficos......................................................................................................... 62

Capítulo 11: Imágenes, Diagramas y Títulos ........................................................................... 63

11.1 Insertar Imágenes ......................................................................................................... 63

11.2. Insertar una imagen en Línea ...................................................................................... 64

11.3. Insertar una forma ....................................................................................................... 64

11.4. Insertar Smart Art ........................................................................................................ 65

11.5. Word Art ..................................................................................................................... 65

11.6. Cuadro de texto ........................................................................................................... 66

Capítulo 12: Tablas de Excel ................................................................................................... 67

12.1 Introducción ................................................................................................................. 67

12.2 Crear una tabla ............................................................................................................. 67

12.3 Modificar los datos de una tabla .................................................................................. 68

12.4 Modificar la estructura de la tabla ................................................................................ 69

12.5 Estilo de la tabla ........................................................................................................... 70

12.6 Ordenar una tabla de datos ........................................................................................... 70

 12.7. Filtrar el contenido de la tabla .................................................................................... 73

Capítulo 13: Macros ................................................................................................................ 74

13.1. Pasos para agregar Macros .......................................................................................... 74

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Manual para uso de Microsoft Excel

Capítulo 1: Introducción- Elementos de Excel

Excel es una aplicación del paquete de Microsoft Office, que permite realizar hojas de cálculo

Al pertenecer al paquete de Office tiene muchas similitudes con otros aplicativos de la misma

como Word o Power Point, similitudes que podemos ver en iconos o en comandos.

La hojas de calculo nos permiten realizar operaciones matemáticas de grandes cantidades de

datos o números; tomando de ejemplo la suma de muchas cifras, se facilita la operación menciona

añadiendo que en el supuesto caso de que el usuario se llegara a equivocar en una cifra, no tendría

que rescribir todo desde cero (caso que en ocasiones se presenta con las calculadoras comunes),

sino, que Excel tiene la ventaja de permitirnos solo cambiar el error, y automáticamente cambiar

la cifra final gracias a la autocorrección.

Esta última característica menciona es muy beneficiosa porque se pueden crear simulaciones

fácilmente, como el ejemplo donde se quiere ver cuánto se tendría que pagar en un mes con

diferentes cantidades, arrojando datos inmediatos en cada caso.

Excel es un programa fácil e intuitivo en donde no hace falta ser un genio de las matemáticas,

basta con tener las bases de la misma para poder sacarle provecho al programa.
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1.1 Como iniciar Excel

Para iniciar Excel nos vamos al buscador del ordenador, y tecleamos Excel (basta con teclear

las iniciales hasta que aparezca la sugerencia de búsqueda deseada), posterior a esto, colocaremos

el cursor del mouse sobre el icono de Microsoft Excel y damos click.

En este caso usaremos Excel del

paquete Office 365

Para cerrar Excel podemos hacerlo de varias formas, la principal es presionando la X que se

encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla.

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Podremos dar click en la X roja como se ve en la imagen.

O podemos cerrar Excel con el comando Alt+ F4.

1.2 pantalla inicial

En esta sección se determinará las partes que componen la pantalla inicial de Excel.

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1.Barra de herramientas de acceso rápido

2.Barra de titulo

3.Barra de menús
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4.Banda de opciones

5.Banda de formulas

6 y 7 Barra de desplazamiento

8.Vistas y zoom

9. Barra de estados

1.3 Opción archivo

Seleccionando archivo en la parte superior izquierda, se despliega

una cinta con opciones muy importantes, tales son el crear un nuevo

documento, abrir alguno que este almacenado con anterioridad, se

puede encontrar información que necesitemos acerca del programa,

una opción muy importante es, Guardar y Guardar como, esta ultima

permitiendo cambar el formato del archivo y el lugar donde será

almacenado.

Entre otras opciones esta la de imprimir, compartir, exportar,

publicar y cerrar el documento.

En esta misma opción, encontraremos cuenta comentarios y

opciones.
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1.4 Barras

La Barra de titulo

Contiene el nombre de documento en el cual se trabaja, adicional vemos la opción de escape,

minimizar y maximizar.

La barra de acceso Rápido

Operaciones mas recurrentes como guardar, deshacer, rehacer, aunque puede personalizarse

para añadir los botones que se desee.

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La cinta de opciones

Aquí encontraremos la mayor parte de elementos que son de utilidad para el usuario, esta es la

mayor similitud que tienen los programas de Microsoft Office, ya que son casi idéntica, solo

variando en función al programa.

Dese el incio en donde podemos modificar todo lo referente a letra en celdas y su orientación y

ubicación.

Hasta los formatos de celdas y otras opciones muy importantes.

Entre las opciones de pestañas a mostrar esta Inicio, insertar, diseño de página, formulas, datos,

revisar y vista.

Esta sección es de suma importancia ya que aquí se tiene disposición a formulas, insertar

gráficos estadísticos, revisar el documento y modificarlo a nuestra preferencia y muchas otras

funciones más.
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Barra de formulas

Aquí se reflejara el valor que ubiquemos en las celdas, es posible editarlo ( el valor ) desde esta

barra.

Barra de etiquetas

Permite ir a otras hojas de calculo.

Barra de desplazamiento

Como su mismo nombre lo indica permite movernos visualizando el largo y ancho de la hoja

de cálculo.
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Capitulo 2: Trabajar en Excel

2.1 Conceptos básicos de Excel

El archivo en el que se trabaja Excel tiene como nombre: “Libro”

Los libros de Excel tienen una extensión .XLSX, para ser reconocido por el ordenador.

Cuando se inicia un nuevo archivo o libro esta toma como nombre Libro1, así con cada nueva

creación de archivos, o trabajos, el titulo del libro se le aumentara un número, Libro1, Libro2,

Libro 3, y así. Aunque el usuario puede nombrar al libro a su gusto, no obstante, seguirá la

secuencia numérica tal como se explicó.

Un libro de trabajo tiene la opción de tener hojas de cálculo, y se pueden agregar seleccionando

la opción +.

Hoja de calculo

Las hojas están formadas por columnas y filas, más específicamente por 16384 columnas y

1.048.576 filas; las cuales facilitan mucho el trabajo con grandes cantidades de números.
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Una columna es un conjunto de celdas en orientación vertical,

y se denominan por letras, A, B,C ,AA, AB, BB.

Una fila es un conjunto de celdas orientadas en sentido horizontal y se representan por números,

1,2,3 1000.

Una Celda es una intersección

entre columna y fila.

La Celda es ese cuadrito en donde van los valores, su nombre depende de su posición, si

ubicamos la celda justo donde se cruzan la fila 6 con la columna D, esa celda llevara el nombre de

D6.

Un termino muy importante es el rango, que no es mas que un bloque rectangular que contiene

varias celdas.
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Movimiento rápido en Hoja

Son los desplazamientos que podemos hacer mediante el teclado.

Otra forma rápida de desplazarse en celdas es escribiendo su denominación en la barra de

celdas alado de la barra de fórmulas.

2.3 Movimiento rápido en el libro

Es realmente fácil moverse de hoja en hoja en el libro, basta con dar click, sobre la hoja a la

que se quiere desplazar, aunque también existen comando para desplazarse con el teclado, tales

son CTRL+AVPAG para siguiente hoja; y CTRL+REPAG para anterior.

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2.4 Introducir Datos

En cada celda, se s posible escribir números, letras y formulas.

Para hacerlo basta con posicionar el cursor del mouse en la celda a la que queremos aplicar

valores, automáticamente, la celda se activara para la escritura al igual que la barra de fórmulas,

en donde se reflejara lo que se escribe en la celda.

Para introducir el valor, bien se puede dar a intro en el teclado, o desplazarse con las flechas

del teclado, la celda se quedará con el valor escrito de manera automática.

Otra forma es en la barra de fórmulas dándole click al visto, que es una aceptación.

En los casos con las fórmulas, el mismo programa de Excel nos indica cuando una esta mal

redactada, eso a menudo con un mensaje emergente, o cambiando la apariencia de la celda.

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2.5 Modificar Datos

Los datos se pueden modificar mientras se los están escribiendo antes de validarlos, basta con

usar la tecla de borrado (no la de desplazamiento a izquierda porque como mencionamos eso

cuenta como validación).

También se puede seleccionar la celda (si el valor ya fue validado) y activaremos la barra de

formulas pulsando la tecla F2, para así poder modificar el valor.

2.6 Tipos de Datos

En una hoja de calculo se nos permite introducir lo que son valores constantes, los cuales son

valores directos a la celda, como, números, títulos, descripciones, fechas, entre otros.

Y el otro dato, muy importante, las fórmulas, que son secuencias formadas por constantes,

referencia de otras celdas, nombres, funciones y operaciones, con la posibilidad de realizar

fórmulas de tipo matemático como sen y cos u operadores lógicos.

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Capitulo3: Operaciones con archivos

3.1 Como guardar un archivo

En la barra de acceso rápido por lo general se encuentra el icono de guardar archivo.

Pero las mejores opciones de guardado están en la pestaña archivo.

Seleccionamos Guardar o guardar como, y examinar.

En la opción guardar como, podremos cambiar el formato de archivo y guardarlo en el destino

que queramos, por ejemplo, en escritorio, o en una carpeta creada especialmente para archivos de

Excel.
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Aquí podemos apreciar la cantidad de opciones a formato de cambio que nos ofrece Excel.

A continuación, elegimos el destino:

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O incluso al momento de salir del documento, se aparece una notificación pregunta si desea

salir sin guardar, de esta manera podemos elegir guardar rápidamente.

3.2 Abrir un nuevo documento

Para abrir un nuevo libro de trabajo se necesita ir a la pestaña de archivo, seguido de esto

posicionar el cursor de mouse sobre la opción de nuevo, y darle click a “Libro en blanco”.
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Capítulo 4: Manipulando celdas

Observaremos métodos de selección de celdas de como manipularlos y de elegir el más

adecuado.

4.1. Selección de celdas

A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón

para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del

puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como se

ve a continuación:

Selección de una celda: Sólo tienes que hacer clic sobre ella.

Selección de un rango de celdas:

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la

primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la

última celda a seleccionar.

También puedes indicar un rango a seleccionar. Haz clic sobre una celda, mantén pulsada la

tecla Mayus (SHIFT) y luego pulsa la otra.

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Selección de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la columna a seleccionar.

Selección de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.

Selección de una hoja entera:

Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna

A y el de la fila 1 o pulsar la combinación de teclas Ctrl + E.

4.2. Añadir a una selección

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar

celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla

CTRL.

4.3. Ampliar o reducir una selección

Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas

contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYÚS, hacer clic donde

queremos que termine la selección.

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4.4. Copiar celdas utilizando el Portapapeles

Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que hacerlo en dos tiempos:

En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:

Selecciona las celdas a copiar y pulsa CTRL + C. O bien selecciónalas y haz clic en el botón

Copiar de la barra Inicio.

Además, en la versión Excel 2010 se ha incluido una pequeña flecha que permite seleccionar la

forma en que queremos copiar los datos. Si elegimos Copiar como imagen, aparecerá un pequeño

cuadro que nos permite convertir los datos seleccionados en una única imagen.

En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:

Sitúate sobre la celda donde quieras insertar los datos copiados en el portapapeles. Y haz clic

en la opción Pegar de la barra Inicio, o bien pulsa la combinación de teclas Ctrl+V.

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El área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área copiada. La celda seleccionada

será la esquina superior izquierda del área pegada. En caso de que lo que quieras sea sustituir el

contenido de unas celdas por la información copiada, selecciónalas antes de pegar la información

y se sobrescribirán.

Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado.

Mientras tengas la línea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de

volver a copiar.

Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en él con sucesivas copias.

Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequeña flecha que aparece en la parte

superior derecha de la sección Portapapeles de la pestaña Inicio.

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Esta barra tiene el aspecto de la figura de la derecha.

Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botón.

Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botón.

Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botón cerrar del panel o

volver a pulsar el botón con el que lo mostramos.

Podemos también elegir si queremos que aparezca automáticamente esta barra o no a la hora de

copiar algún elemento. Para ello:

Hacer clic sobre el botón .

Al desplegar el botón de opciones también podemos activar algunas de las siguientes opciones

descritas a continuación:

Si activamos la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiará el contenido del

portapapeles sin mostrarlo.

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Si activamos la opción Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas

aparecerá en la barra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del portapapeles

Si activamos la opción Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrará en la parte

inferior derecha de la ventana un mensaje informándote del número de elementos copiados

4.5. Copiar celdas utilizando el ratón

Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el

portapapeles, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a copiar.

2. Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.

3. Observa como el puntero del ratón se transforma en .

4. Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo

hasta donde se quiere copiar el rango.

5. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar

el botón del ratón.

6. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

7. Soltar la tecla CTRL.

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4.6. Copiar en celdas adyacentes

Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes. Dicho método

utiliza el autor relleno, a continuación, te explicamos cómo utilizarlo y qué pasa cuando las celdas

que copiamos contienen fórmulas.

Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea adyacente a la

selección a copiar, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a copiar.

2. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado negro, es

el controlador de relleno.

3. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una cruz

negra.

4. Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres

copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango.

5. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

6. Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las celdas

copiadas el icono de Opciones de autor rellenó .

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Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

Nota: Si no aparece el controlador de relleno podemos activarlo entrando en el menú Archivo,

Opciones, en la ficha Avanzadas activar la casilla Permitir arrastrar y colocar el controlador de

relleno y las celdas.

4.7. Pegado Especial

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula,

o copiar la fórmula, pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del

rango a copiar.

Para utlizarla:

Copia las celdas, y luego, en vez de pulsar el botón Pegar de la pestaña Inicio, haz clic en la

pequeña flecha que hay bajo él. Se desplegará un menú con más opciones para pegar. Deberás

elegir Pegado especial....

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Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las opciones que

se adapten al pegado que quieras realizar:

Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.

Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato.

Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido.

Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).

Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este

curso).

Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes.

Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.

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Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas las opciones de

formato de números de las celdas seleccionadas.

Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas las opciones de

formato de números de las celdas seleccionadas.

4.8 Mover celdas utilizando el Portapapeles

Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos:

 Seleccionar las celdas a mover.

 Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Cortar.

 bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + X.

 Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas indicándonos

la información situada en el portapapeles.

 A continuación seleccionar las celdas donde quieres que se sitúen las celdas cortadas

(no hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se

selecciona una única celda, Excel extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y

la forma del área cortada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del

área pegada).

 Seleccionar la pestaña Inicio y haz clic en el botón Pegar.

 bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.

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 Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de

éstas últimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en el tema anterior.

 Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la fórmula asociada

a la celda que movemos.

4.9. Mover celdas utilizando el ratón

Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el

portapapeles, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a mover.

2. Situarse sobre un borde de la selección.

3. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una

cruz de 4 puntas, tal como esto: .

4. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta dónde quieres mover el

rango.

5. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar

el botón del ratón.

6. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a dónde quieres dejar las celdas.

Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a mover.

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2. Situarse sobre un borde de la selección.

3. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una

cruz de 4 puntas, tal como esto: .

4. Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar el puntero del ratón

sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, verás

que esta hoja pasa a ser la hoja activa.

5. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.

6. Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.

4.9 Borrar celdas

Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuación...

Ir a la pestaña Inicio.

Escoger la opción Borrar, entonces aparecerá otro submenú.

Seleccionar una de las opciones disponibles entre:

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- Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a

esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.

- Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato

Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos

referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Formato Celdas estudiadas en

el tema correspondiente.

- Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas,

pero mantiene sus comentarios y su formato.

- Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas

seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios no es

objeto de este curso.

- Borrar Hipervínculos: Si seleccionas ésta opción se borrará el enlace pero el formato que

excel aplica (color azul y subrayado) se mantendrá. Para eliminar también el formato deberás

pulsar el icono junto a las celdas seleccionadas y seleccionar Borrar hipervínculos y formatos. O

bien elegir en el menú borrar la opción Quitar hipervínculos.

Otra forma de eliminar el contenido de una celda:

Seleccionar la celda a borrar y pulsar la tecla SUPR. Con esta opción únicamente se borrará el

contenido de la celda.
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Capítulo 5: Formato de celdas

El formato de celdas sirve para modificar el tipo de letra, tamaño, espaciado, entre otras

características de las celdas y su contenido.

5.1 Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente,

el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Fuente: Se elegirá una fuente determinada, es decir, un tipo de letra. Si elegimos un tipo de letra

con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es TIMES NEW

ROMAN.

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada

tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
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Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro.

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha

podrás elegir un color para la letra.

5.2. Alineación

Los comandos de Alineación que observas en la ficha Inicio nos ayudan a darle la orientación

adecuada al texto dentro de cada celda, así como a combinar celdas independientes para formar

una sola celda.

Ajustar el texto de una celda: El comando Ajustar texto nos ayuda a que el contenido de una

celda se ajuste de manera que sea visibles sin necesidad de ajustar el ancho de la columna. Puedes
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ajustar la alineación vertical de las celdas que no se ajustaron con los comandos Alinear en la

parte superior, Alinear en el medio y con el comando Alinear en la parte inferior.

Combinar y centrar en Excel: El comando combinar y centrar nos permite seleccionar varias

celdas y hacer una sola de todas ellas.

5.3. Bordes

Excel permite agregar bordes a una celda de manera que se pueda dar un mayor énfasis a

ciertas secciones de una hoja o a una tabla de datos.

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Si deseas cambiar el grueso de la línea de los bordes, o su color, debes abrir el cuadro de diálogo y

seleccionar MÁS BORDES, se abrirá una ventana donde podemos cambiar lo que queremos.

5.4. Rellenos

Puede resaltar los datos de las celdas con Color de relleno para agregar o cambiar el color de

fondo o de patrón de celdas.

1. Seleccione la celda que desea resaltar

2. Haga clic en Inicio > flecha situada junto a Color de relleno

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3. En Colores del tema o Colores estándar, elija el color que desee

5.5. Estilos Predefinidos

Un estilo de celda es un conjunto definido de características de formato, como fuentes y tamaños

de fuente, formatos de número, bordes de celda y sombreado de celda. Para evitar que cualquier

usuario realice cambios en celdas específicas, también puede usar un estilo de celda que bloquee

las celdas.

5.6. Copia rápida de formato

1. Seleccione la celda con el formato que desea copiar.

2. Seleccione copiar formato de > Inicio.
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3. Arrastre para seleccionar la celda o el rango al que desea aplicar el formato.

4. Suelte el botón del mouse y se debe aplicar el formato.

5.7. Formato de los valores numéricos

En Excel, puede aplicar formato a números en celdas para cosas como monedas, porcentajes,

decimales, fechas, números de teléfono o números de la seguridad social.

Para ver todos los formatos de número disponibles, haga clic en el selector de cuadro de diálogo

junto a Número, en el grupo Número de la pestaña Inicio.

 42

5.8. El formato condicional

El formato condicional en Excel es una forma de que la herramienta aplique un formato (color,

fuente, relleno) para las celdas que cumplan con las condiciones que hayas fijado

Ejemplos de formato condicional

Formato especial para todos los valores entre todas las personas menores de 18 años:

1. Selecciona las celdas a que les vas a aplicar el formato condicional luego das clic en el
comando Formato condicional que está ubicado en el subgrupo Estilos de la pestaña Inicio.
 43

El formato condicional en Excel siempre va a estar ligado con una condición que puede ser
actualizada en cualquier momento, hay dos grupos reglas que pueden ser empleadas para aplicar
formato condicional:
Basadas en fórmulas: Aquí puedes usar una fórmula de Excel condicional para determinar como

el formato será aplicado a la celda.

Reglas basadas en valores de celda: Son sencillas pero poderosas se basan el aplicar un formato

con base a condiciones simples como mayor que, menor que, igual a etc.

5.9. Los temas

Para cambiar el tema del documento que se aplica de forma predeterminada en Excel, seleccione

otro tema del documento predefinido o un tema del documento personalizado.

1. En la ficha Disposición de página, en el grupo temas, haga clic en temas.

2. Para aplicar un tema del documento predefinido, haga clic en el tema del documento que
desea usar.
3. Seleccione el tema y diséñelo como usted prefiera.
 44

Capítulo 6: Cambios de estructura

6.1. Alto de Fila

1. Seleccione la celda o el rango cuyo alto de fila desea ajustar.

2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

3. Para ajustar automáticamente el alto de fila, haga clic en Autoajustar alto de fila.
 45

4. Para especificar un alto de fila, haga clic en Alto de fila y, en el cuadro Alto de fila,
especifique el valor deseado.

5. Presione aceptar.

6.2. Ancho de columna

1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar.

2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

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3. En Tamaño de celda, haga clic en Ancho de columna.

4. En el cuadro Ancho de columna, escriba el valor que desee.

5. Haga clic en Aceptar.

6.3. Cambiar el nombre de la hoja

1. Haga doble clic en la pestaña de hoja y escriba el nuevo nombre.

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2. Haga clic con el botón derecho la pestaña de hoja, seleccione Cambiar nombre y escriba
el nuevo nombre.

6.4. Cambiar el color a las etiquetas de hoja

1. Haz clic derecho sobre la etiqueta y selecciona Color de etiqueta.

2. En la ventana que aparece, elige el color que desees para la etiqueta y dale clic a Aceptar.
 48

3. De este modo podrás identificar rápidamente las etiquetas.

6.5. Ocultar hojas

1. Seleccione las hojas de cálculo que desea ocultar.

2. En la pestaña Inicio, en el Grupo celdas, haga clic en formato > visibilidad > ocultar
& Mostrar > ocultar hoja.

6.6. Mostrar hojas ocultas

Para mostrar una hoja de cálculo, siga los mismos pasos, pero seleccione Mostrar. Aparecerá un

cuadro de diálogo en el que se muestran las hojas ocultas, así que seleccione la que desee mostrar.
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Capítulo 7: Insertar y eliminar elementos

7.1. Insertar filas en una hoja

1. Seleccione el encabezado de la fila situada encima de donde quiere insertar filas adicionales.

2. Haga clic derecho, insertar fila.

7.2. Insertar columnas en una hoja

1. Seleccione el encabezado de la columna situada a la derecha en la que desee insertar

columnas adicionales.

2. Haga clic derecho en insertar columna

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7.3. Insertar celdas en una hoja

1. Seleccione la celda o el rango de celdas, a la derecha o por encima de donde desea insertar
celdas adicionales.

2. Mantenga pulsada la tecla CTRL, haga clic en las celdas seleccionadas y luego, en el menú
emergente, haga clic en Insertar.

3. En el menú Insertar, seleccione si desea desplazar las celdas seleccionadas hacia abajo o
hacia la derecha de las celdas recientemente insertadas.
Esto es lo que ocurre cuando desplaza celdas hacia la izquierda:

Esto es lo que ocurre cuando desplaza celdas hacia abajo:

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7.4. Insertar hojas en un libro de trabajo

1. Hacer clic en inicio. E insertar

2. Clic en insertar hoja.

7.5. Eliminar filas y columnas en una hoja

1. Haga clic con el botón en una celda, fila o columna que desea eliminar.
2. En la Mini barra de herramientas, haga clic en Eliminar.

3. Elija Eliminar celdas, Eliminar columnas o Eliminar filas.

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7.6. Eliminar hojas de un libro de trabajo

1. Haga clic con el botón derecho en la pestaña Hoja y seleccione Eliminar.

2. También puede seleccionar la hoja y, después, seleccionar Inicio > Eliminar > Eliminar
hoja.

Capítulo 8: Corrección ortográfica

Esta función de Excel nos permite revisar y corregir de forma automática errores gramaticales y

ortográficos cometamos al momento de realizar el documento.

81 Configurar la Autocorrección

Con esta opción podremos modificar y configurar los parámetros de función que se activarán

automáticamente al momento de corregir un texto mal escrito.

1.Abrir la opción de “Archivo”.

2. Seleccionar Opciones.

3. Posteriormente abrir la nueva ventana de diálogo que aparecerá; Revisión.

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8.2 Verificación de la ortografía

Esta función nos permite revisar y verificar si el texto o documento deseado contiene errores

ortográficos y/o gramaticales; para de esta manera desplegar funciones específicas de corrección

en caso de presentarse algún error ortográfico.

Pasos para desplegar la función de verificación ortográfica:

 Situar el cursor o la selección la primera celda de la página de Excel.

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 Seleccionar la pestaña “Revisar”, y posterior la opción de “Ortografía”.

Capítulo 9: Impresión

En esta función veremos las técnicas que podremos usar para poder imprimir el texto seleccionado,

o el documento que deseemos.

9.1. Vista de Diseño de página

Esta función perteneces o se encuentra a una pestaña de la cinta de opciones, la cual es “Vista”.

Esta función sirve para poder previsualizar la hoja o texto que deseemos imprimir; y en las

versiones anteriores de excel se conocía como “Vista Preliminar”.

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Y de esta manera la forma de visualizar la hoja cambiará de esta manera:

Y así podremos seguir trabajando en nuestra hoja, con la única diferencia que ahora

trabajaremos en una vista de la cuál ya sabremos cómo quedará su impresión.

9.2. Configurar página

Antes de imprimir o trabajar en una hoja de Excel es necesario configurar y modificar parámetros

para que nuestra hoja u/o selección quede como nosotros queramos; algunos de estos parámetros

pueden ser: orientación, tamaño de página, entre otras.

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Para desplegar ésta función hacemos clic en la pestaña “Disposición de página”, y luego en la

sección de “Configurar página”, dónde encontramos opciones que simplifican el trabajo, y

podremos modificar los parámetros de la página.

Y aquí podremos configurar diferentes parámetros individualmente.

9.3. Imprimir

Esta función nos va a servir directamente para imprimir.

Pasos para imprimir:

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 Abrir la opción “Archivo”.

 Posteriormente le damos en la opción Imprimir y se nos desplegará la siguiente ventana:

En ésta ventana también podremos configurar algunas opciones antes de enviar el documento

a imprimir, como “Configurar página” (Visto anteriormente; “Seleccionar Impresora” (La

impresora a la cuál enviaremos el documento a imprimir); entre muchas cosas más; y por último,
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al haber configurado todo lo que queramos, enviamos a imprimir el documento seleccionado con

la opción de la esquina superior izquierda que dice “IMPRIMIR”.

Capítulo 10: Gráficos

10.1. Introducción

Los gráficos son figuras que sirven para la representación e interpretación de datos de una forma

dinámica, en las cuales podremos plasmar datos sean cualitativos, o cuantitativos.

Cuando se crea un gráfico en Excel podemos hacerlo de diferentes maneras:

 Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico tipo imagen como cualquier otra figura.

 Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva graficar los datos.

10.2. Crear gráficos

Para poder crear gráficos debemos ir a la pestaña “Insertar”, y posteriormente seleccionar una de

las tantas opciones que tenemos para “Gráficos”

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EJEMPLO

Y AQUÍ PODREMOS CONFIGURAR ALGUNOS PARÁMETROS EN EL GRÁFICO

SELECCIONADO, EN FORMATO (PESTAÑA QUE SE DESPLEGARÁ AL SELECCIONAR

EL GRÁFICO)

10.3 Añadir una serie de datos

En esta opción podremos añadir series de datos específicas que tengamos en nuestra hoja de Excel.
 60

Y con esta función podremos insertar el rango de los datos que queramos incluir en nuestra serie

para graficar.

10.4 Características y formato del gráfico

Aquí en esta función modificaremos el aspecto estético de los gráficos insertados. Los pasos para

llegar a esto debemos seleccionar la pestaña “Formato” que se activa al seleccionar el gráfico que

queramos modificar.
 61

10.5. Modificar el tamaño y distribución de un gráfico

Esta función es utilizada para modificar el tamaño ya se del gráfico con todas sus partes (Leyenda,

ejes, etc) o simplemente modificar el tamaño de cada una de sus partes internas, cada una

individualmente y a nuestra conveniencia.

Para realizar esto debemos seleccionar el gráfico y se activaran unos puntos en las esquinas

del gráfico con el cual podremos modificar el tamaño que deseemos, seleccionándolos y

arrastrándolos para ampliar o disminuir el tamaño del gráfico.

10.6. Modificar la posición de un gráfico.

Esta función es empleada para mover o desplazar el gráfico a donde nosotros queramos.
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10.7. Los mini gráficos

Ya conociendo los gráficos normales, tenemos también la función para desplegar gráficos más

pequeños, lo cuales especifican una serie de datos de una “única” celda.

Para insertar un mini gráfico debemos dar clic en la pestaña “insertar” y posteriormente seleccionar

el mini gráfico que queramos.

Y seleccionamos el rango de la celda a la cual queramos agregar el mini gráfico.

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Capítulo 11: Imágenes, Diagramas y Títulos

Excel tiene funciones que nos permiten editar nuestra hoja de cálculo o lugar de trabajo para
darle un aspecto más llamativo, entre estas ediciones Excel nos ofrece insertar:

 Imágenes Cargadas desde algún archivo de tu computador.

 Imágenes en Línea (Desde la web).
 Formas
 Smart Art

11.1 Insertar Imágenes

Pasos para ingresar una imagen:

1. Hacer clic en el Icono imágenes

2. Luego aparecerá una ventana donde debes indicar el archivo o carpeta donde se encuentra tu
imagen

3. Seleccionar la imagen que desees añadir a tu trabajo o hoja de Calculo.

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11.2. Insertar una imagen en Línea

1. Hacer clic en imágenes en línea.

2. Aparecerá una ventana donde puedes ubicar la clasificación de una imagen, o buscar una
directamente.

3. Seleccionar la imagen y darle clic a insertar.

11.3. Insertar una forma

1. Hacer clic en formas

2. Escoger la figura que se adapte a tus necesidades e insértala dándole clic.
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11.4. Insertar Smart Art

Otra de las funciones que nos ofrece Excel es de añadir gráficos con Smart art, ya que de este
modo lograremos presentar gráficos para ordenar ideas. A continuación, veremos cómo insertar
este tipo de gráficos.
El procedimiento es tan fácil como hacer clic en Smart Art

Una vez elegido el grafico se aplicará el mismo en nuestra hoja de cálculo.

11.5. Word Art

WordArt es una herramienta que nos proporciona realizar rótulos y títulos de manera llamativa
para realizar nuestro trabajo de manera más presentable.

¿Cómo ingresar un título con WordArt?

 Hacer Clic
 En la pestaña Insertar, y luego en texto
 Hacer Clic en Word Art
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 Luego, elegir un estilo de Word Art que se adapte a tus necesidades.

11.6. Cuadro de texto

Se suele utilizar cuando necesitamos escribir sobre una imagen, por ejemplo, o queremos
dejarlo "flotando" entre varias celdas, sin que el texto se encuentre contenido en una de
ellas. La principal ventaja que ofrece pues, es la flexibilidad a la hora de situarlo en
cualquier parte de la hoja, sin las limitaciones que tiene el texto plano.

¿Procedimiento para ingresar un cuadro de texto?

 Hacer Clic en la pestaña Insertar, y luego en texto

 Hacer clic en cuadro de texto
 Elegir la zona donde ubicaras el texto arrastrando el mouse
 Escribir lo que se necesite.
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Capítulo 12: Tablas de Excel

12.1 Introducción

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizaos en filas o registros, en la que la primera

contiene las cabeceras de las columnas y las demás columnas contienen los datos almacenados

12.2 Crear una tabla

Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:

 Seleccionar el rango de celdas que queremos incluir en la lista.

 Seleccionar del Tabla en la pestaña insertar

 A continuación, aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla.

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Al cerrarse el cuadro de dialogo, podemos ver que en la banda de opciones aparecerá la pestaña

Diseño, correspondiente a las Herramientas de tablas.

Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

12.3 Modificar los datos de una tabla

Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos

valores en ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos.

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12.4 Modificar la estructura de la tabla

Después de crear una tabla de Excel en la hoja de cálculo, puede Agregar o quitar fácilmente

filas y columnas de tabla.

Puede usar el comando cambiar tamaño de Excel para agregar filas y columnas a una tabla:

1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla y aparecerá la opción herramientas de tabla.

2. Haga clic en diseño> cambiar el tamaño de la tabla.

3. Seleccione todo el rango de celdas que desee que incluya la tabla, empezando por la

celda superior izquierda.

4. Cuando haya seleccionado seleccionado el rango que sea en la tabla presione aceptar
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12.5 Estilo de la tabla

1. Seleccione cualquier celda, o rango de celdas, de la tabla a la que quiera dar formato

como tabla.

2. En la pestaña Inicio, haga clic en Dar Formato como tabla.

3. Haga clic en el estilo de tabla que quiera usar.

12.6 Ordenar una tabla de datos

Cuando ordena información en una hoja de cálculo, puede reorganizar los datos para

encontrar valores rápidamente. Puede ordenar un rango o una tabla de datos en una o más

columnas de datos.

1. Seleccione los datos a ordenar

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2. Ordenar de forma rápida y sencilla

 Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar.

 En la pestaña Datos, em el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en para

clasificar en orden ascendente (de A a Z o del numero menor al mayor)

 Haga clic en para clasificar en orden descendente (de Z a A o del numero

mayor al numero menor)

3. Especificar criterios por ordenar

 Seleccione una sola celda en cualquier lugar del rango que desee ordenar.

 En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en ordenar para

mostrar la ventana emergente ordenar.

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 En la lista desplegable Ordenar por, seleccione la primera columna en que desea

ordenar.

 En la lista Ordenar según, elija Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono

de celda.

 En la lista Orden, elija el orden en el que desea aplicar la operación de ordenación:

de forma alfabética o numérica, ascendente o descendente.

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12.7. Filtrar el contenido de la tabla

Filtrar una lista no es mas ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar

aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.

1. Seleccione cualquier celda del rango.

2. Seleccione filtro

3. Seleccione la flecha de encabezado de columna

4. Seleccione filtros de texto o filtros de numero y, a continuación, seleccione una

comparación, como entre .

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5. Escriba los criterios de filtro y seleccione Aceptar.

Capítulo 13: Macros

Introducción:
Cuando realizamos trabajos frecuentemente con un mismo formato, el hecho de estar editando
cada una de las características de ese documento nos despega mucho tiempo, tiempo valioso que
podemos aprovechar en otras actividades.
La herramienta de Macros nos permite guardar cada una de las configuraciones para después con
un solo botón, aplicarlas a un documento.

13.1. Pasos para agregar Macros

 Ubicarte en la pestaña “VISTA”

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 Hacer clic en “Macros”

 Hacer clic la opción de grabar macro

 Darle un nombre al macro, además fijarte que se guarde para todos los documentos y aceptar.
 Para que el Macro se aplique al realizar un clic, ubicar en “Botón”
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Seleccionar en el macro y darle agregar, es opcional ubicar en modificar y darle una forma a tu
macro.

 Las actividades que realices se comenzaran a memorizar o a grabar, y como último paso
hacer clic en detener grabación

Nota: Tu macro aparecerá en la esquina superior izquierda, según la forma que tu anteriormente le
hubieses dado
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