INTRODUCCIÓN

En el mundo actual la tecnología ha ido evolucionando de una manera

importante para satisfacer las necesidades del día a día y es importante
resaltar que el sector empresarial no escapa a todos estos avances
tecnológicos, existen sistemas de administración que facilitan las acciones y
tomas de decisiones que se desarrollan en la organización.

Cabe destacar que la utilización de los sistemas son alternativas para

hacer frente a la problemática del control manual que se han venido
realizando en las empresas o en organizaciones, con el objetivo de
desarrollar estructuras capaces de enfrentar nuevas necesidades, es por ello
que en la empresa “KIOSCO YAMI” actualmente surge la necesidad de
diseñar un sistema para el control administrativo.
En la empresa ya nombrada este proceso se lleva de forma manual
por lo que se torna largo y complicado, además de ocasionar pérdida de
tiempo a la hora de consultar las galletas que hay en el depósito; por tal
motivo se decidió desarrollar un sistema para el control administrativo que
resuelve las necesidades presentes en la organización .

La siguiente investigación contiene los fundamentos necesarios para

la elaboración del sistema de información requerido por dicha empresa y está
estructurado en cuatros capítulos dentro de los cuales se podrá apreciar una
metodología e instrumentos utilizados en la investigación para el desarrollo
del mismo, como es característico de un trabajo de investigación
perteneciente al campo de la informática.
Dicha investigación se encuentra dividida de la siguiente manera:

En el capítulo I. “El Problema” contiene el planteamiento del problema,

objetivos de la investigación, justificación de la investigación y alcance de la
misma.

1
 En el capítulo II. ““marco metodológico are de la investigación, tipos de
investigación, estudio de la factibilidad de la investigación.

En el capítulo III. “Diseño de la Investigación” contiene la explicación

de las fases respecto al sistema.

En el capítulo IV. Se presentan las respectivas conclusiones,

recomendaciones y las referencias bibliográficas.

2
Capítulo I

3
EL PROBLEMA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Cuando se habla de informática o computación, es hablar de un tema
relacionado con el mundo entero en todos los sentidos, nos hace imaginar
sobre el futuro cómo serán los computadores, pero fundamentalmente hablar
de computación o informática es hablar de la necesidad de recursos
humanos capacitados y de la sistematización de los procesos en una
empresa o institución, así como también de los cambios en la forma de
trabajar y los nuevos empleos, de las nuevas posibilidades de desarrollo
individual y hasta de aprendizaje con la inserción de la computadora; hablar
de computación es hablar de organización sistemática en una institución u
organización para mejorar la calidad de vida de los empleados como la
proyección de la empresa “KIOSCO YAMI”

Actualmente en la empresa “KIOSCO YAMI” no cuenta con un

sistema de inventario de mercancía debido a que todo se hace de forma
manual.

La empresa no cuenta con un sistema que lleve un control total de

toda la administración dentro de esta organización, ya que se va a poder
llevar una contabilidad de cada producto que entra y sale, porque todo se
lleva manual desde la facturación del producto para el cliente hasta el
inventario de los mismos, es por ello se decide realizar un análisis y brindar
un propuesta en la confección de un sistema automatizado del inventario de
los productos del local para que así tengan un mejor aprovechamiento de
ellos y puedan llevar un control de la mercancía con que cuentan y en cierto
modo brindar un mejor servicio con el surtido de la mercancía.

4
 Se surte la mercancía cuando se agotan, algo que les pasa muy
frecuente que no llevar un control de los artículos de uso del local como por
ejemplo: no se sabe cuántas galletas quedan en los estantes y cuando un
cliente pide una cierta cantidad de galletas, no hay esa cantidad en el estante
y se tiene que ir al depósito a buscar más, creando pérdida de tiempo y
demora para el cliente, es aquí donde nos llamó la atención del porqué
brindarles un análisis de su sistema inventario.

La organización está presentando problemas financieros para

implementar un sistema pronto, ya que se está perdiendo la mercancía en
devolución y no se determina la mercancía exacta que se encuentra en los
estantes y en el deposito

Para ello se propone desarrollar un “sistema de información para el

control administrativo de la empresa KIOSCO YAMI” para de obtener
beneficios, tales como: que se puede ahorrar tiempo para los clientes que
esperan sus producto que por razones de ley tienen que exigir su factura,
esto produce demora porque se llena manual y se tiene que pedir cada dato
del cliente, se va ahorrar dinero en los talonarios de facturación, tienen que
tener para cuando no haya energía eléctrica o el computador tenga
problemas para encender o el mismo sistema, también ayudaría al contador
porque podrá llevarse el estado financiero realizar los estados de cuentas de
esta organización.

El proyecto consiste en analizar el sistema actual de facturación e

inventario de mercancía KIOSCO YAMI y hacer una propuesta que
automatice el sistema manual que llevan actualmente dándoles a conocer los
beneficios de este sistema y los que les mejorará el surtido de mercancía,
atención al cliente y mayor eficiencia en la obtención de los productos o
artículos que están por agotarse.

5
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

OBJETIVO GENERAL

Desarrollar un sistema de información para el control administrativo de la

empresa kiosco Yami

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Diagnosticar las necesidades en la empresa.

 Analizar los requerimientos expuestos por los usuarios.

 Diseñar el entorno visual y base de dato del sistema.

 Desarrollo del sistema de inventario de tal manera que se tenga

disponible la cantidad de artículos en existencia.

JUSTIFICACIÓN DEL SISTEMA

La realización de investigaciones nace de una necesidad humana para

adquirir bienes o servicios y mejorar su calidad de vida. Las investigaciones
surgen de las necesidades individuales y colectivas de las personas. Son
ellas las que importan, satisfacer a través de una adecuada asignación de los
recursos, teniendo en cuenta la realidad social, cultural, geográfica y política
en que la investigación pretende desarrollarse.

El sistema de información para el control administrativo de la empresa

kiosco Yami, tiene como finalidad modernizar la forma como se capturan las
entradas y salidas de insumos dentro de la empresa. Donde el desarrollo y
análisis de la investigación enriquecen de un modo u otro el logro de muchos
objetivos, los cuales representan aportes significativos a la empresa, la

6
comunidad y a uno mismo como analista o persona. Aportes tales como la
automatización, la cual contempla diversos aspectos como lo son la rapidez,
eficiencia y mejor administración de los recursos disponibles en la empresa
que conllevan sin duda al logro de muchas metas establecidas, de modo así
que el usuario se sienta satisfecho por una mejor atención.

No obstante la empresa se mejorará en cuanto al desempeño, debido

a las aportaciones que ofrece al sistema ya automatizado. Sin duda alguna la
comunidad se ve beneficiada por el rápido desempeño de un sistema
automatizado el cual con lleva que el usuario que forma parte directamente
de la comunidad se sienta satisfecho lo cual es sin duda un significativo
aporte a la comunidad.

El desarrollo de un sistema de tipo automatizado no solo beneficia

directamente a la comunidad o a la empresa, sino también a uno mismo
como analista o persona ya que sin duda el ver como una empresa en
conjunto con la sociedad avanzan de manera determinada en cuanto a
desarrollo como atención centralizada influyen en sí mismo para seguir
aportando nuevas experiencias, tecnologías y otras ciencias que de un modo
u otro se harán sentir en el desarrollo de toda empresa destinada a la
comunidad o sociedad.

ALCANCES Y LIMITACIONES DEL SISTEMA

ALCANCES
El proyecto a realizar comprenderá el estudio del sistema actual, el
diseño y desarrollo de un nuevo sistema, lo cual permitirá la optimización de
los procesos de control de inventario y facturación de mercancías en la
empresa “kiosco yami” de tal manera que mejore la calidad del servicio al
mismo tiempo que se evite la pérdida de información importante para la
empresa. La finalidad del sistema es disminuir a la menor cantidad los

7
procesos realizados lo cual implica eficacia y eficiencia en el servicio.
El sistema debe ser adoptado a los y diseñado de manera que en el
futuro se pueda reestructurar y adoptar a nuevas expectativas de una
empresa que está en constante desarrollo.
El sistema también permitirá procesar la información base para los
procesos contables como lo son ventas diarias, reportes de ventas
mensuales, reportes de ganancias y pérdidas de la mercancía. Se podrá
procesar la información referente a las fallas en el almacenamiento y poder
consignar a tiempo las pérdidas a los diferentes distribuidores.

8
 LIMITACIONES
Debido a la complejidad de los procesos que se lleva a cabo en la
empresa “KIOSCO YAMI” El sistema que se propone no realiza aun algunas
de las actividades referidas al control de compras. Es por ello que el mismo
alcance el nivel de funcionalidad máximo requerido.

9
Capítulo II

10
MARCO METODOLÓGICO

Según Bursh y Grudnistski (1992) “La meta principal de la metodología

del desarrollo de sistemas es reducir los inicios falsos, reciclamientos
indebidos de trabajos y callejones sin salida, además de aumentar la
probabilidad de que el sistema que se construya e instale finalmente sea el
que los usuarios desean y necesitan”.

La metodología del desarrollo de sistemas racionaliza y asigna una

rutina al proceso de construcción de sistemas de información. Pero de
ninguna manera deberá ahogar la creatividad o la innovación. Proporciona
solamente una guía para el recorrido durante el desarrollo de un sistema de
información

ÁREA DE LA INVESTIGACIÓN
Empresa: “KIOSCO YAMI” específicamente el departamento de venta.
ANTECEDENTES DEL ESTUDIO
FRANCO H, (2005).Escuela de informática de la universidad Nacional
Experimental de los llanos occidentales Ezequiel Zamora Barinas estado
Barinas. Sistema de información computarizado para el control de inventarios
y facturación de mercancía y servicios para autoservicios el progreso C.A.
SicIfap 1.0. Se tomó como modelo para el diseño de la interfaces de sicaeky
1.0.
GOMEZ C, (2004).Escuela de informática del instituto universitario del
tecnológico Agustín Codazzi, Barinas. Sistema de información Automatizado
para el control de facturas a créditos para la empresa “La corolina C.A”
Barinas estado Barinas. Sus aporte a sicaeky 1.0. Consiste en servir como
modelo de gestión de facturación.

11
 AMBRARI D, (2003). Escuela de informática de la Universidad
Nacional de los llanos occidentales Ezequiel Zamora- UNELLEZ, Barinas
estado Barinas. Sistema de inventario para combustible. Su aporte a sicaeky
1.0. Consiste en servir como modelo de gestión de inventario.

CASTILLO J y ZAMUDIO J, (2003). Escuela de informática del

Instituto Universitario de Tecnología Agustín Codazzi, Barinas Sistema
computarizado para el control de facturación e inventario de la farmacia “SU
FARMACIA”. Barinas estado Barinas. El marco metodológico implementado
en el desarrollo de este sistema de información se tomó como referencia
para el diseño de sicaeky 1.0.
GONZALE J, (2003). Escuela de informática del instituto Universitario
del Tecnológico Agustín Codazzi, Barinas estado Barinas. Sistema
automatizado para el control de inventario de la ferretería Mini mercado
popular. Este sistema consiste en una solución automatizada que permite la
gestión de compras y ventas realizadas para la empresa antes mencionada.
Dicho sistema sirve de modelo para construcción de sicaeky 1.0. Ya que es
un sistema similar su diferencia radica en las ramas del comercio en donde
se aplica cada sistema.

JIMÉNEZ DAVID, (2000). Facultad de ingeniería Universidad Central

de Venezuela. Sistema de control de inventarios para la satisfacción de
clientes en una empresa, así como transacciones comerciales de la
empresa. De momento este sistema no aporta mucho a sicaeky 1.0. Pero en
una futura servirá de modelo cuando se implemente el control de clientes en
la empresa “kiosco yami.
TIPO DE INVESTIGACIÓN
El desarrollo de este proyecto de investigación se enmarcará en un
proyecto factible, debido a que culmina con el diseño y desarrollo de un

12
sistema de información computarizado que permita mejorar los procesos
dentro de la tipología que ofrece Arias en su Quinta Edición de la
Introducción a la Metodología Científica (UPEL 2006), el presente trabajo de
investigación se ubica en la modalidad de proyecto factible apoyado con
investigación documental y de campo, puesto que consiste en la
investigación, desarrollo y elaboración de una propuesta de un modelo
operativo viable para solucionar problemas, requisitos y necesidades de la
empresa “KIOSCO YAMI”

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD DEL SISTEMA

Luego de definida la necesidad de desarrollar un sistema de
información automatizado que agilice el proceso para el control
administrativo de la empresa “KIOSCO YAMI”es necesario el desarrollo de un
estudio de factibilidad que delimite los requerimientos del sistema además
del desarrollo de un plan que muestre el costo en función a los beneficios
que este proporciona a la organización. La factibilidad de un sistema se mide
en función a cuatro aspectos como lo son: factibilidad operacional, técnica, y
psicosocial los cuales son descritos a continuación.

FACTIBILIDAD OPERACIONAL
En una primera visita al kiosco yami. Se hizo una visita informal a los
trabajadores que operan en dicha entidad a los cuales se les hizo una
entrevista para determinar si estaban si estaban capacitado para el manejo
del sistema propuesto, y se pudo determinar que cuentan con los
conocimientos básicos en lo que respecta a los manejos de los equipos
informáticos, lo que permitirá agilizar el proceso y la actividades que hay
realizan.

13
 Para ello se elaboró un entrevista informal donde el personal del
departamento hace constar que todos saben manejar las herramientas
básicas de un computador.

Resultados.De.La.Entrevista.Informal
TABLA Nº 1 Manejo de equipos computarizados

SABES MANEJAR EL Nº DE %
COMPUTADOR TRABAJADORES
SI 2 100
NO 0 0
TOTAL 2 100

FACTIBILIDAD TÉCNICA

Para el desarrollo del sistema no fue necesario la presencia de

personal técnico ya que por ser un proyecto de investigación académico, se
contó con la ayuda de profesores de sistema, programación y base de datos,
como con el tutor asignado por la universidad que asesoraron los avances
del sistema y ya está calificado como un sistema factiblemente operativo,
podrá ser utilizado por cualquier usuario o persona vinculada con los
operaciones de la empresa, posterior a un adiestramiento básico y sencillo
sin necesidad de acudir a un especialista del área.
Para desarrollar el presente proyecto es necesario contar con los
siguientes recursos técnicos.

14
 DEPARTAMENTO DE VENTAS
Hardware requerido
Hardware disponible
1. Equipo Dual Core de 2.5, GHz con Memoria RAM de 512 Mb o superior,
una memoria RAM de 2gb tarjeta procesador Pentium 4 o superior,
madre Foxconn p4n800p disco duro de 10 Gb.
Software disponible Software requerido
Sistema operativo Windows XP Sistema operativo Windows XP
Service park 2
Tabla N° 1. Factibilidad Técnica
Por tanto el departamento cumple con las características suficiente
para la puesta en marcha del sistema a implantar; así el sistema estará en la
capacidad de dar respuestas adecuadas sin importar el número de consultas.
Este sistema esta diseñado y orientado a satisfacer las necesidades y
requerimientos del departamento de ventas

FACTIBILIDAD ECONÓMICA
La empresa ha debido a incurrir en gastos de papelería tales como:
papel para fotocopiadora e impresiones, cartucho para la impresora, Cd entre
otros.
Se debió invertir en un software para desarrollo en pc que disponga de
las prestaciones necesarias para la programación de aplicación.

departamento de Ventas
Empresa Manual Implantación del Sistema

15
Gastos en papelería: 550 Diseño Base de Datos: 1000bf
Gastos en personal: 800 Baseado de la información:
Gastos en utilería: 450 Pantalla: 600bf
Total: 1800 Análisis de la propuesta: 200
Instalación del software: 600bf
Conexión de la red:
Total: 200
2600
Nota: El mismo será exonerado por se
Trabajo de Tesis para Optar al Titulo de
TSU en Informática
Para el desarrollo de la aplicación se escogió
Tabla N° 2. Factibilidad Económica.
Fuente: El autor (2010)
Como se refleja en la tabla anterior el proyecto de investigación es
económicamente factible para desarrollar el sistema y para implantarlo, es
importante señalar que la presente investigación llegará hasta la fase de
diseño

FACTIBILIDAD PSICOSOCIAL
El desarrollo de un sistema de información automatizado en cualquier
organización crea un impacto social, que puede ocasionar su aceptación o el
rechazo total al cambio tecnológico que se pretende introducir: el grupo debe
predecir o estimular para cada alternativa, el impacto social kiosco yami.

Primero, se debe efectuar un estudio correspondiente, que tiene por

objeto evaluar el impacto del proyecto sobre el usuario en el manejo de este
tipo de sistema, ya que el método utilizado anteriormente no requería el uso
del computador, por lo tanto la operatorio de la empresa sufría ligeras,
modidificaciones, se requería la capacitación del personal, sin embargo el
entrenamiento será muy leve, ya que el sistema es operativamente factible y

16
de fácil uso; además se deberá seguir cumpliendo con las actividades diarias
para que el negocio siga funcionando lo que facilitará y agilizará el manejo
del mismo.

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
Sistema de Información

Un sistema de información es el sistema de personas, registros de

datos y actividades que procesa los datos y la información en cierta
organización, incluyendo manuales de procesos o procesos automatizados.
Usualmente el termino es usado erróneamente como un sinónimo de sistema
de información basada en computadora (computer-based), lo cual es solo
tecnologías de información un componente de un sistema de información. El
sistema de información basada en computadora son el campo de estudio de
las tecnologías de información, de cualquier manera estas difícilmente
deberían tratarse como tema aparte del enorme sistema de información que
siempre está relacionado.

Entrada de Información
Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los
datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser
manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en
forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o
información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto
último se denomina interfaces automáticas.

Almacenamiento de información
El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más
importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el
sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso
anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de

17
información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son
los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los
discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Información
Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de
acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos
pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien
con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas
permite la transformación de datos fuente en información que puede ser
utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas,
que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de
los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un
año base
Salida de Información
La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la
información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades
típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas,
la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que
la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro
Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interface
automática de salida.

DESCRIPCIÓN DE LAS FASES DE LA METODOLOGÍA MEDSI

Fase 1: Definición Del Proyecto.

La organización designa a un gerente de proyecto cuya primera misión

es definir el proyecto, esto es justificar el desarrollo de un nuevo sistemas de
información o la creación de uno si no poseen, establecer su factibilidad y de
serlo planificarlo. El resultado de esta fase de resume en los informes

18
preliminares y de factibilidad y en el plan de proyecto, el cual coordinara
todas las fases del proyecto.

Fase 2: Análisis Del Contexto.

Si el proyecto es factible y su desarrollo es aprobado, entonces se

inicia el proceso de desarrollo de un sistema de información. En esta fase el
gerente organiza el grupo de desarrollo, iniciando de inmediato un análisis
del contexto en el cual se va a ubicar el sistema.

Fase 3: Definición De Requerimientos.

Se determinan, junto con los usuarios, los requerimientos que deben

satisfacer el nuevo sistema de información. Así mismo, se establecen las
funciones, restricciones y atributos de calidad del sistema, los cuales se
ensamblan, en la especificación funcional y se resume en un informe del
nuevo sistema.

Fase 4: Diseño Preliminar.

Se producen diferentes prototipos o diseños preliminares del sistema

que satisfagan la especificación funcional, para luego seleccionar el más
conveniente a la organización. Este prototipo describe en el informe del
diseño preliminar. La configuración técnica se escribe las características del
equipo y los programas de apoyo requeridos por el prototipo.

Fase 5: Diseño Detallado.

Se realiza un diseño detallado de los diferentes componentes del

sistema de información tomando como referencia el prototipo del sistema,
este diseño se ensambla en el paquete de diseño. Adicionalmente, se
elabora el plan de prueba de los diferentes componentes del sistema.

19
Fase 6: Construcción del Sistema.

Se construye el sistema de acuerdo a lo especificado en el paquete de

diseño y se explica detalladamente cada prueba en las respectivas
especificaciones de prueba.

BORLAN DELPHI
Delphi es un entorno de desarrollo de software diseñado para la
programación de propósito general con énfasis en la programación visual. En
Delphi se utiliza como lenguaje de programación una versión moderna de
Pascal llamada Object Pascal. Es producido comercialmente por la empresa
estadounidense CodeGear, adquirida en mayo de 2008 por Embarcadero
Technologies, una empresa del grupo Thoma Cressey Bravo, en una suma
que ronda los 30 millones de dólares. En sus diferentes variantes, permite
producir archivos ejecutables para Windows, GNU/Linux y la plataforma
.NET.
CodeGear ha sido escindida de la empresa Borlan, donde Delphi se
creó originalmente, tras un proceso que pretendía en principio la venta del
departamento de herramientas para el desarrollo.

Borlan Database

Es un motor de conexión a bases de datos de uso bastante amplio y

que permite manejar bases de datos de escritorio como Base, FoxPro y
Paradox, además de ofrecer la capacidad para conectarse a servidores SQL
locales y remotos. Su uso, va siendo cada vez menor, debido a la pobre
gestión de memoria que realiza, sustituyéndolo por componentes más
actualizados y especializados como DOAC (Direct Oracle Access
Components) o DBExpress, esto sumado a la fiabilidad que están
presentando los nuevos gestores de Datos en especial tecnologías como
RDO y ADO; los cuales son mantenidos por sus fabricantes, forzando la

20
compatibilidad con las versiones preliminares; liberando al programador de
actualizaciones en cuanto a gestión de datos. Actualmente ya no es
desarrollado por Codegear.

Capítulo III

21
Diseño de la Investigación

Descripción general de las fases de la metodología basada en la

elaboración del sistema propuesto

Descripción general de las bases de la metodología basada en la elaboración

del sistema propuesto

Para lograr el objetivo general del proyecto de investigación se utilizó la

metodología estructurada para el desarrollo de información MEDSI la cual

22
está en seis fases.

Fase 1. Definición del Proyecto

Esta fase se pone en marcha al surgir las necesidades y
requerimientos de automatización del proceso de control de tiempo e
inventario de la organización. Esto es justificar el desarrollo de un sistema de
información, establecer su factibilidad y de ser factibles, implantarlo.

De acuerdo con lo anterior, surge la necesidad dentro de la

organización de crear un sistema el cual consiste en la automatización del
proceso antes nombrados, ya que dicho proceso se lleva de forma manual, lo
que representa serios inconvenientes. Se hizo un estudio del problema y se
determinó la necesidad de diseñar y desarrollar un sistema computarizado
que permita realizar los procesos nombrados de forma automatizada y
eficiente. Posteriormente se hizo la propuesta a la gerencia, quien aprobó la
ejecución del sistema.

Fase 2. Análisis del Contexto

Una vez aprobada la ejecución del proyecto, se realizó un estudio más
exhaustivo del problema planteado. Para ello se aplican técnicas de
recolección de información tales como: entrevistas informales, revisión
bibliográfica y la observación, las cuales fueron implementando directamente
a las unidades involucradas en el proceso. Esto se hizo con la finalidad de
establecer los verdaderos requerimientos funcionales para el nuevo sistema.
Una vez analizada toda la información recolectada, se levantó un informe del
sistema actual para luego pasar a la siguiente fase.

Fase 3. Definición de Requerimientos

23
 Con el informe del sistema actual elaborado durante la segunda fase,
se procedió a elaborar un análisis exhaustivo del cual se establecieron los
requerimientos funcionales del nuevo sistema. Es en esta fase donde se
definieron cuáles son los requerimientos de entrada, es decir, que datos va a
necesitar el sistema por parte del usuario para cumplir su función; los
requerimientos del proceso, consiste en el procesamiento que el sistema le
dará a los datos que el usuario le introduzca, los requerimientos de
almacenamiento que no son más que los datos que necesita mantener
almacenados, y los requerimientos de salida que son la información que
arrojará el sistema producto de los diferentes procesos de datos que éste
realice.
En caso del presente proyecto se determinaron como requerimientos
de entrada de galletas que se vendan, además de la información,
características y precios de las galletas disponibles a la venta en la
empresa.

Los requerimientos funcionales de procesamiento en este caso son los

registros, de mercancía facturas de ventas de las galletas.

Los requerimientos de salida que en este caso serán los reportes

diarios, facturas, e información del inventario actual

Fase 4. Diseño Preliminar

Una vez definidos los requerimientos funcionales del nuevo sistema se
hizo un diseño preliminar del sistema propuesto para el control
administrativo de la empresa kiosco yami e inventario. En esta fase se
diseñaron las pantallas del nuevo sistema, lo reportes, la base de datos y se
establecieron los niveles de seguridad. También se diseñaron los flujos de

24
información, diccionarios de datos así como el diagrama de estructura del
sistema propuesto.

Fase 5: Diseño Detallado.

Se realiza un diseño detallado de los diferentes componentes del

sistema de información tomando como referencia el prototipo del sistema,
este diseño se ensambla en el paquete de diseño. Adicionalmente, se
elabora el plan de prueba de los diferentes componentes del sistema.

Fase 6. Construcción del Sistema

En esta fase se construyó la base de datos mediante la utilización del

gestor de base de datos paradox, y se programó la aplicación en el lenguaje
de programación borlan Delphi.

4.2. Descripción del sistema actual.

La empresa KIOSCO YAMI tiene como objetivo principal la venta de
galletas y refrescos.
El proceso de inventario se lleva manualmente lo que ocasiona
pérdida de tiempo y de información.
En la empresa KIOSCO YAMI cuando se vende galletas se anota en un
cuaderno de notas indicando el tipo de galleta que se ha surtido además del
precio en que se vendió, este es el sistema que maneja actualmente el
control de inventario INVERSIONES KIOSCO YAMI el cual no posee la
seguridad mínima que requiere un sistema de inventario, esta forma de llevar
el inventario no es segura ni confiable ya que ésta puede ser modificada por
cualquier persona.

25
26
 Diagrama Contextual del Sistema Actual

Diagrama Contextual
0

Venta de galletas
Pedido de Cuaderno De Notas Para
galletas
Las ventas e inventario

Cliente Cliente

KIOSCO YAMI

Mario Rivas (2010)

27
 Diagrama estructurado del Sistema Actual

Sistema Para El Control de Inventario

Informe de Compra
A1
Libro de Anotaciones

Solicitud de existencia Pedido de galletas

Compras Kiosco Yami
Administrador
Vendedor
Verificación de Producto

Nota de Envió

Solicitud de Compra Contado

Cliente Vendedor Revisión de existencia
Producto y Facturación Cliente

KIOSCO YAMI

Mario Rivas (2010)

28
29
4.4. SISTEMA PROPUESTO

OBJETIVO GENERAL

Desarrollar un sistema de información para el control administrativo de la

empresa KIOSCO YAMI

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Diagnosticar las necesidades en la empresa.

 Analizar los requerimientos expuestos por los usuarios.

 Diseñar el entorno visual y base de dato del sistema.

 Desarrollo del sistema de inventario de tal manera que se tenga

disponible la cantidad de artículos en existencia.

Características Generales Del Sistema Propuesto

La finalidad del sistema propuesto es controlar, registrar y consultar

todos los artículos que se encuentran en la empresa, es decir almacenar
cada una de las características para tener un control óptimo y rápido
dependiendo de la función que se presente.

Para llevar a cabo el control administrativo en la empresa, el sistema

permite lo siguiente:

Agregar al inventario de la empresa nuevos artículos además de

organizarlos de la manera más eficaz cuando se requiera consultar
algún artículo.
Facturar las ventas que se realicen en la empresa.
Consultar los artículos existentes además de editar y borrar cualquier
registro.

30
 4.5. DIAGRAMA CONTEXTUAL Y EXPANDIDO DEL SISTEMA PROPUESTO

Sistema Propuesto

Diagrama Contextual del Sistema Propuesto

0
Consulta de galletas existentes en
Compra de galletas el inventario

Usuario

Cliente

Sistema de Información para el Control Facturación de las galletas vendidas

Administrativo de la empresa KIOSCO YAMI

Compra de galletas Usuario

Cliente

KIOSCO YAMI

Mario Rivas (2010)

31
Solicitud de los procesos del
inventario Diagrama Expandido del Sistema Propuesto

1 Sistema Para El Control de Inventario

1.1

Registro
B.D
Administrador
Característica de
las Galletas
disponibles para la
venta

Solicitud de los procesos

1.2
Del inventario
Usuario Registro de Galletas Usuario
Usuario – v/o Admin Consulta de los procesos del inventario

-
KIOSCO YAMI
Mario Rivas (2010)

32
 Diagrama Expandido del Sistema Propuesto

1 Sistema Para El Control Administrativo e Inventario

1.1 Datos de los usuarios para la

Registro de Usuario facturación

Administrador

Usuario y/o Registro de las galletas que el

Administrador 1.1
cliente desea comprar B.D Usuario
Registro de Galletas
Usuario

KIOSCO YAMI
33
 Carta Estructurada

Menú Principal

Archivo Procesos Reporte

Cerrar sistema Productos

Cerrar sesión Gestión Clientes

Ventas
Ventas Stock

34
 4.7. DIAGRAMA DE FLUJO (ventas)

Usuario Administrador Gerente

Emisión de
factura de
Copia De
venta
Factura De
Venta

Archivo De
Factura
Producto

Emisión De
Reportes

Base De Datos

35
 Pantalla de Acceso

La función de esta pantalla es el acceso de al sistema mediante una

contraseña, dicho usuario puede ser administrador o simplemente un usuario
del sistema.

36
Menú Principal

37
 Menú Archivos:

Archivos - Cerrar Sesión: Bloquea el sistema mostrando la pantalla

“Acceso al Sistema”.
Archivos - Cerrar Sistema: Cierra completamente el sistema.

38
 Menú Procesos:

Menú Procesos – Gestión: Abre el submenú “Producto”.

Menú Procesos – Caja: Abre el menú “Abrir/Cerrar”.
Menú Procesos – Stock: Muestra la pantalla “STOCK”.
Menú Procesos – Ventas: Muestra la Pantalla “Facturación”.

39
Menú Procesos – Gestión – Productos: muestra la pantalla “Registro de
Productos”.

40
Registro de Productos.

Esta pantalla permite buscar los productos que se encuentran en la

base de datos

41
Menú Procesos – Caja – Abrir/Cerrar: Muestra la pantalla “Gestión Caja”.

42
Gestión Caja

43
 Stock

Esta pantalla permite buscar los productos

44
 Facturación

La función principal de esta pantalla es facturar las compras que se

realizan en la empresa, mediante la inserción de los artículos desde el
inventario.

45
 Menú Reportes:

Menú Reportes – Clientes: Abre el reporte de Clientes.

Menú Reportes – Productos: Abre el reporte de Productos.
Menú Reportes – Ventas: Abre el reportes de Ventas.

46
 Menú Herramientas:

Menú Herramientas – Administrar Cuentas: Muestra la pantalla

“Administrador de cuentas”.
Menú Herramientas – Ajustar: Muestra la pantalla “Ajustar”.

47
Administrador de Cuentas.
Crear Usuarios

48
Administrador de Cuentas.
Cambiar Clave

49
Administrador de Cuentas.
Eliminar Usuarios

50
 Ajustar.
Ajustar IVA

51
Capítulo IV

52
 CONCLUSIÓNES

De acuerdo a la metodología y las técnicas de recolección de datos se

realizó un análisis y diagnóstico del control administrativo de la empresa
KIOSCO YAMI, lo que sirvió para detectar una serie de situaciones
problemáticas en la que se destacó la complejidad y retardo de los procesos
de trabajo, aumentando así el tiempo de respuesta a las actividades por
parte de los usuarios. Además se pudo constatar las necesidades actuales
de aumentar la eficiencia atreves de la agilización del proceso citado,
mediante la implementación de un sistema automatizado, lo que contribuyó a
mejorar la calidad del trabajo dentro de la organización, reduciendo el tiempo
de trabajo y dando respuesta de manera rápida, eficiente y segura.

Se trabajó en el desarrollo de módulas que permiten satisfacer los

requerimientos de información de los usuarios. La programación se realizó
bajo un ambiente de interfaz gráfica de fácil uso que permite una mejor
interacción con los usuarios y la seguridad de la información.

53
 RECOMENDACIONES

Los sistemas de información automatizados en instituciones donde

son utilizados por primera vez, logra tener un gran impacto en las actividades
que se realizan, no es el caso de esta organización pero mediante este
sistema se logran eliminar los procesos manuales optimizando el trabajo en
la organización, en tal sentido se recomienda:

 Para un buen desempeño del sistema se recomienda la actualización

de los datos que alimenten este sistema, evitando así confusión y
deterioro del mismo.
 Se recomienda al administrador del sistema mantener las normas de
seguridad, como lo es el respaldo de los datos.

Se recomienda a la organización la ampliación tecnológica, para el desarrollo

de investigación y de software similar

54
 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

FRANCO H, (2005).Escuela de informática de la universidad Nacional

Experimental de los llanos occidentales Ezequiel Zamora Barinas estado
Barinas. Sistema de información computarizado para el control de inventarios
y facturación de mercancía y servicios para autoservicios el progreso C.A.
SICIFAP 1.0. Se tomó como modelo para el diseño de la interfaces de
SICAEKY 1.0.
GOMEZ C, (2004).Escuela de informática del instituto universitario del
tecnológico Agustín Codazzi, Barinas. Sistema de información Automatizado
para el control de facturas a créditos para la empresa “La corolina C.A”
Barinas estado Barinas. Sus aporte a SICAEKY 1.0. Consiste en servir como
modelo de gestión de facturación.

AMBRARI D, (2003). Escuela de informática de la Universidad

Nacional de los llanos occidentales Ezequiel Zamora- UNELLEZ, Barinas
estado Barinas. Sistema de inventario para combustible. Su aporte a
SICAEKY 1.0. Consiste en servir como modelo de gestión de inventario.

CASTILLO J y ZAMUDIO J, (2003). Escuela de informática del

Instituto Universitario de Tecnología Agustín Codazzi, Barinas Sistema
computarizado para el control de facturación e inventario de la farmacia “SU
FARMACIA”. Barinas estado Barinas. El marco metodológico implementado
en el desarrollo de este sistema de información se tomó como referencia
para el diseño de SICAEKY 1.0.
GONZALE J, (2003). Escuela de informática del instituto Universitario
del Tecnológico Agustín Codazzi, Barinas estado Barinas. Sistema
automatizado para el control de inventario de la ferretería Mini mercado
popular. Este sistema consiste en una solución automatizada que permite la
gestión de compras y ventas realizadas para la empresa antes mencionada.

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Dicho sistema sirve de modelo para construcción de SICAEKY 1.0. Ya que es
un sistema similar su diferencia radica en las ramas del comercio en donde
se aplica cada sistema.

JIMÉNEZ DAVID, (2000). Facultad de ingeniería Universidad Central

de Venezuela. Sistema de control de inventarios para la satisfacción de
clientes en una empresa, así como transacciones comerciales de la
empresa. De momento este sistema no aporta mucho a SICAEKY 1.0. Pero
en una futura servirá de modelo cuando se implemente el control de clientes
en la empresa “KIOSCO YAMI.

Bursh y Grudnistski (1992) “Desarrollo de sistemas”

Senn, J (1993). “Análisis y diseños de sistemas de información”

Biblioteca de consulta Microsoft Encarta.

Kendall y Kendall (1997). “Análisis y diseño de sistemas”

Rodríguez, A (1992). “Define registros y campos”.

Ricart, A (1993) “Sistemas de información”

UPEL, (2006). “Tipos de investigación (documentos en línea). Disponible:

http://servidor_opsu.tach.ula.ve/profeso/sant_arm/I_C/pdf/tipos_y.pdf”

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