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SECRETARÍA DE ESTADO

MINISTERIO DE PRESUPUESTOS Y GASTOS

DE HACIENDA INTERVENCIÓN GENERAL DE


LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE APLICACIONES DE
CONTABILIDAD Y CONTROL

DOCUCONTA
Versión 8.0.0
Abril 2009

Manual de instalación

C/ NÚÑEZ DE BALBOA, 114, 2ª planta


28006 MADRID
Teléfono (91) 583 97 24
Fax (91) 561 26 74
INDICE

A. Docuconta 8.0.0 Recomendaciones y Requisitos.……....…………... Pág. 2 a 3

B. Actualización a la versión 8.0.0.......................... ….………………….Pág. 4 a 11

B.1 Actualización Local.…………………….........….…....................... Pág. 4 a 7

B.2 Actualización en Red.…………………...……………..........…….. Pág. 8 a 11

C. Nueva Instalación en Red………………………………………..………Pág. 12 a 17

D. Nueva Instalación Local.……………………………………….…..……. Pág. 18 a 20


.
Anexo 1. Observaciones para la instalación en WWVista……………….Pág. 21 a 22

Anexo 2. Ejecución de la Aplicación…………………………….………….Pág. 23

Anexo 3.- Operativa para dar de alta un nuevo ejercicio………………….Pag. 24

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A. DOCUCONTA 8.0.0. RECOMENDACIONES Y REQUISITOS

La actualización a la versión 8.0.0 de DocuConta se realizará mediante la descarga del


fichero DocuConta800.zip

Una vez descargado el fichero, se procederá a su descomprensión, dando ésta lugar a una
serie de carpetas, Disk1 a Disk18 en las que se almacenan los componentes a instalar.

Se permiten cuatro funciones distintas:

a) Actualizar su instalación actual en local.

b) Actualizar su instalación actual en red.

c) Realizar una nueva instalación en local.

d) Realizar una nueva instalación en red.

Para que cualquiera de los dos procesos de actualización (red o local) se realicen correcta-
mente, es necesario que su instalación actual esté en una versión de la serie 6.0.X. o 7.0.X

IMPORTANTE:

Es imprescindible leer atentamente este manual para realizar de forma correcta la ins-
talación de DocuConta 8.0.0.

Ante cualquier duda previa al proceso de instalación, incidencia durante el mismo, o


consulta de carácter funcional posterior se puede poner en contacto con el Centro de
Soporte a Clientes a través de:

Dirección de correo: csc@igae.meh.es

1. Requisitos software de las máquinas donde se instala la aplicación

- Windows 2000 / Windows XP / Windows Vista


- Access 2000 / Access 2003

LA INSTALACIÓN DE DocuConta bajo Windows Vista se deberá realizar como Admi-


nistrador de la máquina donde se instala. El ANEXO 1 informa sobre algunas particu-
laridades de la instalación para este sistema operativo.

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Es posible que en algunos casos el proceso de actualización solicite al usuario que realiza la
instalación la contraseña de la base de datos. Esta petición se hará a través de una o varias
pantallas con el formato siguiente:

El valor a introducir siempre que se pida la contraseña o su confirmación será IGAE_IP (en
mayúsculas).

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B. ACTUALIZACIÓN A LA VERSIÓN 8.0.0

B.1 Actualización Local

• Se debe realizar una copia de seguridad a la base de datos antes de proceder


a la actualización. La base de datos se encuentra el mismo directorio donde es-
tán los programas de la aplicación de nombre DOCUCONTA

Una vez descargado el fichero y descomprimido se procederá de la siguiente manera:

1. Abra la carpeta Disk1

2. Haga doble clic en el fichero setup.exe (programa de instalación)


Aparecerán las siguientes pantallas

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Seleccione la opción Actualización Local Después de solicitar confirmación sobre el proceso
a realizar, aparecerá la siguiente pantalla:

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Una vez seleccionado el directorio donde se encuentra instalado DocuConta se procede a
arrancar la instalación mediante clic en el botón “Instalación”.

Se dará paso a la pantalla donde se visualiza la copia de los archivos necesarios.

La instalación del programa DocuConta 8.0.0 comprende dos actividades fundamentales.


Por un lado la sustitución de los programas anteriores por los nuevos, y por otro la actuali-
zación de la base de datos. En las pantallas siguientes se especifican los momentos en que
ambas actividades tienen lugar.

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B.2 Actualización en Red

Esta modalidad de instalación de DocuConta se realiza cuando la versión 7.0.4 o anteriores


fue instalada en red.

En este modelo de instalación la base de datos reside en un “servidor” y es compartida por


los distintos usuarios, mientras que los programas residen en cada una de las máquinas
“cliente” desde donde se desea trabajar con la aplicación.

Se debe efectuar una copia de la base de datos (docucont.mdb) antes de realizar el


proceso de actualización.

Después de descargar el fichero y descomprimirlo, la secuencia de acciones para actualizar


en red es la siguiente:

1. Sitúese en una máquina cliente de la red desde donde se vaya a trabajar con
DocuConta.
2. Abra la carpeta DISK1
3. Haga doble clic en el fichero setup.exe

Aparecerán las pantallas siguientes:

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Cilc en la opción ACTUALIZACIÓN EN RED.

A través de la pantalla siguiente se pedirá especificación de la ruta del servidor donde resi-
den los datos de la versión anteriormente instalada para proceder a la actualización de la
base de datos (docucont.mdb).

Sobre la caja de texto de la pantalla anterior se debe teclear el “recurso” donde se encuentra
la base de datos en el servidor.

A continuación, tal y como se muestra en la pantalla siguiente se pedirá la ruta donde se


desea instalar los programas de la nueva versión 8.0.0 de Docuconta en la máquina cliente.

Normalmente se debe indicar el mismo directorio en donde está se ha instalado la versión


anterior, que es el que aparece por defecto. Si desea cambiar la ubicación haga clic en el
botón “Cambiar directorio”.

Una vez realizada la selección, pulsar el botón “Instalación”.

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Aparecerá la pantalla donde se indica el proceso de copia de los programas necesarios:

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La secuencia de pantallas que aparecen a continuación es la misma que se especificó para
la actualización en modo local (Página 6).

De esta manera, se tendrá en la ubicación de red, la base de datos actualizada, y en la ubi-


cación local del Pc desde donde se realiza la instalación los ejecutables de la nueva versión.

IMPORTANTE: Si se desea actualizar/instalar DocuConta en alguna máquina cliente


más, deberá volver a ejecutar el proceso de instalación desde la máquina en cuestión,
ejecutando la opción NUEVA INSTALACióN EN RED, cuyo proceso le permitirá insta-
lar sólo los programas sin realizar ningún proceso con la base de datos, ya que el pro-
grama detecta que la base de datos ya existe y no realiza ninguna actuación sobre la
misma.

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C. NUEVA INSTALACIÓN EN RED

Este modelo de instalación permite crear una nueva base de datos que puede ser accedida
y compartida por varios usuarios conectados a la red.

Previamente a la instalación se necesita tener un recurso compartido (directorio) con permi-


sos de escritura, en el servidor donde vaya a instalar la nueva base de datos.

También necesita tener definida en el Pc desde donde se vaya a ejecutar la instalación, una
unidad de red conectada al recurso compartido del servidor especificado en el punto ante-
rior.

Después de descargar el fichero y descomprimirlo la secuencia de acciones para actualizar


en red es la siguiente:

• Sitúese en una máquina cliente de la red desde donde se vaya a trabajar con Docu-
Conta.
• Abra la carpeta DISK1
• Haga doble clic en el fichero setup.exe

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Pulsar la opción NUEVA INSTALACIÓN EN RED.

A continuación se pedirá la ruta del recurso compartido del “servidor” donde se ubicará la
base de datos a compartir.

- Si en el PC desde donde se va a instalar, existe una unidad de red ya definida conectada


al recurso compartido, se indicará :

<Letra de Unidad>:

- Si en el PC desde donde se va a instalar, existe una unidad de red ya definida pero no


conectada directamente al recurso, se indicará :

<Letra de Unidad>:\<directorio>

- Si no existe unidad de red definida debe crearse previamente

A continuación, se pedirá la ruta del PC donde se desean instalar los ejecutables de la apli-
cación, según se muestra en la pantalla siguiente. Por defecto, el directorio donde instalar es

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el indicado en la pantalla siguiente, aunque el usuario puede cambiarlo pulsando el botón
“Cambiar directorio”.

Una vez efectuada la selección, pulsar el botón “Instalación”.

Aparecerá la pantalla donde se indica el proceso de copia de los programas necesarios:

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Dentro del directorio DOCUCONTA o del indicado por el usuario, se creará automáticamente
otro denominado DOCUCONT donde se grabarán los archivos de ejecución de la aplicación.

Una vez finalizado el proceso de copia de los ficheros de la aplicación, la instalación proce-
derá a mostrar una pantalla de personalización de dicha instalación, tal y como se muestra
en la pantalla siguiente.

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En esta pantalla deberá indicarse :

- El tipo de Oficina ( Universidad, OOAA Administrativo, Ministerio … )

- El ejercicio corriente

- La moneda en que se trabajará durante todo el ejercicio, sin posibilidad de cam-


biarla a mitad de un ejercicio. Siempre Euro

- La Oficina Contable correspondiente (máximo 1 oficina); aparecerá automática-


mente la descripción de dicha oficina, aunque ésta puede modificarse o introdu-
cirse si estuviera en blanco.

- En los apartados finales de Sección, Organismo Autónomo y Servicios no es ne-


cesario seleccionar nada.

El proceso continuará actualizando las tablas con los datos seleccionados y se finalizará la
instalación con la reinicialización del equipo.

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El proceso completo de Nueva Instalación en Red deberá repetirse en todos los ordenado-
res donde se desee trabajar con la aplicación.

Al repetir el proceso en otros ordenadores conectados al servidor, y especificando la misma


ubicación de la base de datos en el servidor, la instalación detectará la existencia de la base
de datos de la nueva versión 8.0.0 y no volverá a crearla, con lo que no se tendrá que reali-
zar de nuevo la personalización de la base de datos; sin embargo, sí se instalarán los ejecu-
tables de la aplicación (parte cliente ) en el ordenador desde donde se instala.

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D. NUEVA INSTALACIÓN LOCAL

Este tipo de instalación permite trabajar de forma autónoma a los usuarios. En cada PC en
el que se instala DocuConta 7.0.4 se crea una base de datos y además se copian los archi-
vos de programas correspondientes, residiendo todo en el mismo directorio.

Para instalar en un PC la versión Docuconta 7.0.4, se debe proceder de la siguiente manera:

Después de descargar el fichero y descomprimirlo la secuencia de acciones para actualizar


en red es la siguiente:

• Abra la carpeta DISK1


• Haga doble clic en el fichero setup.exe

Pulsar la opción NUEVA INSTALACIÓN LOCAL.

4. A continuación se pedirá la ruta donde se desea instalar la nueva versión DocuConta


7.0.4. Por defecto, el directorio donde instalar es el indicado en la pantalla siguiente, aunque
el usuario puede cambiarlo pulsando el botón “Cambiar directorio”.

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Una vez realizada la selección, pulsar el botón “Instalación”.

Aparecerá la pantalla donde se indica el proceso de copia de los programas necesarios:

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Una vez finalizada la copia de programas se deberá personalizar la base de datos bajo los
mismos criterios especificados anteriormente y utilizando la pantalla que se muestra a conti-
nuación.

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Anexo 1.- Observaciones para la instalación en WVista.

Tal y como se ha comentado al comienzo del documento la instalación de DocuConta para


Windows Vista se realizará en modo Administrador

No se debe instalar en el directorio de “Archivos de Programas”. Se recomienda instalar por


ejemplo en C:\DGIP\DocuConta

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Es posible que al final de la instalación aparezca esta ventana.

En este caso le indicamos que se instaló correctamente y damos por finalizada la instala-
ción.

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ANEXO 2.- EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN

Una vez instalada la aplicación, desde el menú Inicio de Windows, en la opción Programas,
se habrá creado una entrada para la aplicación ‘Docuconta 7.0.4’ con las siguientes opcio-
nes :

- Docuconta; inicia la aplicación

El usuario por defecto para entrar en la aplicación es:

usuario = ‘ADMIN’
password = ‘ADMIN’.

- Docuconta Desinstalación; utilidad para desinstalar la aplicación.

- Reparar BD Docuconta; inicia la utilidad de reparar la base de datos, teniendo en cuen-


ta que también se puede acceder a esta funcionalidad a través del panel principal de la
aplicación al que se accede al abrir la aplicación y previa identificación de usuario.

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ANEXO 3.- Operativa para dar de alta un nuevo ejercicio.

La captura de documentos contables para un nuevo ejercicio pasa por dos acciones bási-
cas:

a) Dar de alta el nuevo ejercicio.


b) Realizar el traspaso de estructuras.

A continuación se explican ambos procesos.

A3.1.- Alta de un nuevo ejercicio

La operativa es la siguiente:

Entrar en el módulo de Gestión de tablas y a través del menú Mantenimiento seleccionar la


tabla Ejercicios:

Aparecerá la siguiente pantalla:

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Al hacer clic en el botón Añadir permite introducir el nuevo ejercicio (en este caso 2005) y la
moneda (Euros). Al hacer clic en el botón de grabar aparecerá la siguiente pantalla.

Asegurándose de que la moneda seleccionada es la correcta se contesta “si” y se finaliza la


operación.

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A3.2.- Traspaso de estructuras.

Una vez que se ha dado de alta el nuevo ejercicio se procede a realizar el traspaso de las
estructuras anuales (orgánica, funcional, económica y aplicaciones de gasto) al nuevo ejer-
cicio.

La operativa es la siguiente:

Entrar en el módulo de Gestión de tablas y pinchar en el menú “Actualización” y luego en


“Traspaso anual” tal y como se indica en la pantalla siguiente.

Aparecerá la siguiente pantalla:

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Se debe introducir el ejercicio anterior y el nuevo ejercicio (2004 y 2005 respectivamente) y
hacer clic en “Aceptar”

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