Manual Helisa PDF

AGRADECIMIENTOS
HELISA es una idea que surgió en 1988, y desde

entonces su materialización ha traído con sigo intensas
horas de trabajo, desvelos y grandes satisfacciones. La
versión 4.0, particularmente ha implicado el trabajo de
más de dos años de un equipo comprometido con una
labor sincera, callada y fundamentalmente bien hecha.
Sea esta una oportunidad para agradecerles su mano
siempre tendida. Son ellos: Segundo Irenarco Ortiz, María
Alexi Buenaventura, Ramiro Arias, Mariluz Valdes, Rubén
Darío Arcila, Carlos Edwin Ortiz, Diana Patricia Cepeda,
Juan Carlos Cardenas, Elva Victoria Pinto, Carlos Germán
Tovar, Diana Marcela Suares, Carlos Armando Vega,
Jorge Enrique Suares, Ricardo Vargas, Miguel Antonio
Toro y del equipo de Sistemas y Edición a Ligia Helena
Lancheros, Martha Jeaneth Rodríguez, Gabriel Benavides
y Pedro Julio Lancheros Amezquita.
A mi esposa Mercedes y nuestro pequeño Sebastián por
crear la atmósfera pausada e ideal para consolidar la idea.
Heraldo Peña Calderón
Capitulo 1-1
BIENVENIDO
Bienvenido al Sistema Integrado de Contabilidad
Administrativa HELISA versión 4.0.
Este manual es una guía para que usted pueda optimizar
el manejo de HELISA.
En el primer capítulo, titulado Inicio, presentamos las
características de HELISA, la forma de instalación y la
manera de empezar.
En el segundo capitula, llamado funcionamiento, se detalla
el funcionamiento para entrar al programa y la mecánica
de la captura de datos, proceso que constituye el corazón
de todo el programa, ya que desde allí se distribuyen los
datos a los demás módulos.
Los capítulos tercero al séptimo, están dedicados a los
módulos que integran HELISA. Las opciones de cada uno
de estos capítulos especialmente extractan datos desde
sus respectivas funciones: Contabilidad, Impuestos /
Terceros, Centros de costos y cuentas por cobrar o pagar.
Los procesos se realizan con base en la información
capturada, procedimiento descrito en el capítulo de
Funcionamiento.
En el capítulo de procesos adicionales, se describen
algunas funciones necesarias para el buen funcionamiento
de HELISA, tales como definición de planes de cuenta,
definición de usuarios, copias de archivos, definición de
impresoras creación de documentos, etc.
Cerramos el manual con la presentación de los Anexos
que ayudan a una mayor comprensión del sistema, son
ellos: Nombres de los Libros (Archivos que se manejan en
el sistema), Manejo del editor de textos y Cómo solucionar
posibles inconvenientes.
Capitulo 1-2
1
Capitulo
INICIO
CARACTERISTICAS
. Multiusuario (Novell, Lantastic, Windows NT, Windows 9X, Windows
Millenium, Windows 2000) DOS.
. Planes contables preparados: PUC, PUCH, Cooperativas, Fondo de
empleados, Plan oficial, Asociaciones mutualistas.
. Hasta 99 contabilidades cada una con estructuras diferentes.
. Código contable hasta de 16 dígitos, distribuidos máximo en 8 niveles.
. Múltiples informes que pueden ser elaborados para diversos periodos y
con fechas de corte en días intermedios.
. Seguridades a nivel de usuarios, empresa, menús o periodos de trabajo.
. Información de grandes contribuyentes, Superintendencia de
Sociedades, Superintendencia de valores, etc.
. 14 periodos: Enero,..., Diciembre, Ajustes y Cancelación.
. Actualización automática de saldos.
. Completa integración desde la contabilidad hasta las Cuentas por
cobrar, las Cuentas por pagar y los centros de costos, debido a una única
captura de información.
. Balances clasificados tipo PUC y formato tradicional.
. Importación y exportación de datos a texto, ASCII, hojas electrónicas,
etc.
. Definición de Estado de Resultados para cada Contabilidad.
. Editor de textos incorporado.
. Definición del formato de impresión para cada uno de los tipos de
documentos a utilizar, incluidos los cheques.
. Librería para documentos de uso frecuente.
. Cancelación automática de Cuentas de Resultados en cualquier período.
. Informes comparativos hasta de 12 períodos en serie.
HELISA
Capítulo I Sección 1 - 2
En las Cuentas por Cobrar y las Cuentas por Pagar:
. 99 formas de pago preferidas.
. Completa información en la hoja de vida.
. Localización de clientes/Proveedores por nombre.
. 99 cuotas fijas o variables por cada factura de venta o de compra.
. No utiliza códigos.
. Información gráfica que permite excelentes análisis sobre el estado
financiero de la compañía, así como del estado de la Cartera o de los
Proveedores.
En los Centros de Costo:
. Cuatro dígitos para diferentes estructuras (centro, subcentro, división).
. Disponible para todas las cuentas contables.
. Variedad de informes Cuentas - Centros de Costos.
. Estados financieros por centro y subcentro de costos.
REQUERIMIENTOS DE EQUIPO
Procesador Intel 80486 en adelante.
Mínimo 8 MB de memoria RAM.
50 MB en disco duro para la instalación de los programas.
Sistema operacional DOS versión 3.0 en adelante, Windows, Windows NT,
Windows 9X, Windows Millenium, Windows 2000, Lantastic, Netware de Novell.
HELISA
Capítulo I Sección 1 - 2
INSTALACION
La instalación del Sistema Integrado de Contabilidad Administrativa HELISA
es muy fácil. Siga los siguientes procedimientos:
Para sistemas Windows 9X debe reiniciarse en modo MS-DOS, asi; En el
botón INICIO escoger la opción “Apagar el sistema” y luego Reiniciar el
equipo en modo MS-DOS.
Para sistemas Windows Millenium y 2000 debe crearse un disco de inicio
(por el panel de control), reiniciar el equipo con este disco en la unidad para
acceder al DOS.
Coloque el disquete No. 1, rotulado como instalar, en la unidad de disquete
correspondiente.
Teclee: A:INSTALAR (Cambie A: Por la unidad de disquete que está
utilizando).
El sistema le solicitará la unidad y el nombre del directorio sobre el cual se
efectuará la instalación, es decir, el lugar donde se ubicarán los programas y
datos del programa HELISA.
Nota:
Si el programa se va a utilizar en el modo de monousuario, coloque una

de las unidades propias del disco [C:, D:, etc.].
Si el programa se va a utilizar en el modo multiusuario, indique una de

las unidades públicas de la red [F:, G:, H:, etc.] para que los usuarios
puedan hacer uso del programa.
Indique toda la ruta del directorio que va a contener los programas,

incluyendo dentro de la ruta, el directorio raíz.
Ejemplos:
C:\HELISA40
F:\PUBLIC\CONTAB\HELISA40
El directorio que se indique no debe existir. El programa lo crea
automáticamente. Los niveles superiores de directorios deben estar cerrados
[ejemplo anterior, los directorios "Public" y "Contab" deben existir antes de
instalar el programa].
El sistema comienza a copiar los respectivos programas. Introduzca los
disquetes a medida que estos le son solicitados.
Una vez copiados los programas, sitúese en la unidad y el directorio donde
se instalaron los programas.
Ejemplo: F: CD\PUBLIC\CONTAB\HELISA40
Dependiendo del modo de utilización del programa (mono o multiusuario),
teclee en el directorio HELISA40 MODO. Ejemplo:
C:\HELISA40>MODO
HELISA Capítulo I Sección 2-1

Allí el programa preguntara el modo de uso del programa. Escoja el
correspondiente y de Enter.
Nota:
Si usted no ejecuta el modo de trabajo correcto, HELISA

funcionará incorrectamente, generando errores o trabajando a
velocidad menor de la esperada según el equipo sobre el cual se
ejecuta.
¡¡¡ AHORA YA PUEDE INICIAR SUS LABORES CON HELISA ! ! !
HELISA Capítulo I Sección 2-2

2
Capitulo
FUNCIONAMIENTO
ENTRADA AL SISTEMA
Para hacer uso del sistema HELISA, ubíquese en la unidad de disco donde se encuentran
los programas y los datos. Ejemplo C:, D:, etc.
Teclee la palabra "HELISA" y presione ENTER, el programa le presenta la pantalla de
bienvenida (Gráfica No. 2.1.1). En la parte superior izquierda se encuentra la versión que
se está trabajando, incluyendo la fecha de liberación al público y el modo de trabajo a
realizar: monousuario (un solo usuario trabajando en un solo equipo), o multiusuario
(varios usuarios trabajando en varios equipos, los cuales se encuentran conectados a
través de una red).
Nota:
Si aparece el modo contrario al que usted va a trabajar, retorne al punto del

Sistema Operacional [prompt], oprimiendo la tecla ESC. Sitúese en el directorio
donde se encuentran los programas de HELISA [Ejemplo: CD \HELISA40].
Teclee la orden MODO y de ENTER. Escoja la opción deseada, oprima ENTER
y espere que el programa retorne al punto del Sistema Operacional [prompt].
Luego ingrese al Sistema Contable, Como se indica al comienzo de esta
sección.
HELISA Capítulo 2 Sección 1 - 1

Aparece modo de trabajo: v. Propietario de Software Propietarios de lenguajes y
DOS o RED herramientas utilizados en
HELISA
Nombre del usuario No. de registro Asignado Espacio para digitar el nombre del usuario
Gráfico No. 2.1.1: Entrada a HELISA.
En el recuadro derecho superior aparece nombre, dirección teléfono del autor y propietario
del software HELISA. De igual forma aparecen las menciones de ley que deben realizarse,
ya que el programa fue escrito utilizando lenguajes y herramientas cuyos propietarios son
Microsoft Corp. Y Novell Inc.
En la franja inferior se encuentran el nombre de la persona (Natural o jurídica) a quien se le
concedió licencia para el uso del software, al igual que el número de registro que le fue
asignada a la licencia.
Advertencia:
Siempre que tenga una duda o problema, contacte primero al

distribuidor que le vendió el Sistema HELISA. Si por algún motivo no
puede hacerlo, llame a PROASISTEMAS en Bogotá, a los teléfonos
que aparecen en la pantalla. Identifíquese dando el nombre y número
de registro respectivo. Personal especializado atenderá su consulta.
Recuerde que la licencia de Software se limita a una por equipo [o
servidor]. La violación de esta regla es penalizada pos la ley.
El recuadro derecho inferior se utiliza para identificar al usuario que va a trabajar con el
programa.
Teclee su nombre y presione ENTER. Si el sistema genera un sonido, significa que el
nombre es errado. Teclee la clave y presione ENTER. Como en el caso anterior, se genera
un pito si la clave está errada. El sistema permite tres intentos para escribir el nombre o la
clave correcta.
El nombre y la clave deben digitarse tal y como se definieron en la última
creación/actualización del usuario, incluidas las formas de Mayúsculas y minúsculas. Al
teclear correctamente el nombre del usuario y la clave, el sistema determina

inmediatamente cuales son los privilegios que usted tiene con respecto al manejo del
mismo.
Nota:
Si a través del manejo del programa y la lectura del manual, usted

encuentra que algunas opciones no le aparecen o el programa no le
permite realizar algunas operaciones, es por que al usuario no se le
definieron o no tiene permiso para manejar esas contabilidades,
acciones u opciones especiales.
En la pantalla aparece el menú Empresas (Gráfico No. 2.1.2). Veamos las partes que
componen esta pantalla:
Gráfico No 2.1.2: Menú de empresas (Opciones de funciones).

En la parte superior aparece una franja (franja empresarial) con el nombre de la empresa y
el periodo que actualmente se encuentra seleccionado. Esta franja permanece a través de
todo el sistema, como ayuda para indicar la empresa y el período en que se está
trabajando.
En la parte izquierda la lista de empresas a las cuales el usuario tiene acceso. Se
encuentra ordenada alfabéticamente y contiene el nombre de la empresa y el último
periodo de trabajo.
En el recuadro derecho superior está el menú de Módulos, con la tecla de acción
correspondiente (Contabilidad, Cuentas por cobrar, etc.). Este recuadro tiene la alternativa
del menú de opciones. El cual aparece con la tecla TAB con sus posibilidades (Crear
empresas, Modificar los datos generales de la empresa, etc.). La tecla TAB permite
intercambiar entra el menú de módulos y el menú de opciones.
En el recuadro derecho inferior aparecen datos importantes de la empresa seleccionada:
código asignado, periodo inicial y periodo final. El código asignado se incluye dentro del
nombre de los archivos que pertenecen a la empresa. (Véase el Anexo 1: "Nombre de los
libros" ). El periodo inicial es aquel donde se dio inicio a la contabilidad de esta empresa
(posiblemente el de los saldos iniciales). El periodo final es el periodo último que se está
trabajando.
En la franja inferior aparece información sobre las alternativas que tiene para seleccionar la
empresa y el periodo a trabajar. De igual forma las acciones que se ejecutarán con
determinadas teclas de control del cursor:
FLECHA IZQUIERDA O FLECHA DERECHA para seleccionar el periodo.
HOME O INICIO para desplazarse a la primera empresa en lista.
END O FIN para desplazarse a la última empresa en lista.
FLECHA ARRIBA O PAGE UP para desplazarse hacia arriba en la lista de empresas.
FLECHA ABAJO O PAGE DOWN para desplazarse hacia abajo en la lista de empresas.

Una letra para ubicarse en las empresas cuyo nombre comienza con la inicial tecleada.
TAB para intercambiar entre el menú de Módulos y el menú de Opciones.
Las teclas PAGE DOWN, PAGE UP e inicial del nombre, se activan cuando la lista de
empresas ocupa más de una página.
Seleccione la empresa y el periodo en el cual quiere trabajar.
El periodo se utiliza como base de trabajo para efectos de algunos informes. Lo cual no
significa que únicamente se pueda registrar movimientos para este periodo o que para
obtener ciertos informes se tenga que regresar a este punto para cambiar de periodo.
Defina el trabajo a realizar, dependiendo del menú en que se encuentre (Módulos u
Opciones).
Advertencia:
Los procesos del menú de Módulos y del menú de Opciones tienen

efectos sobre la empresa que actualmente está seleccionada, es decir
sobre la que se encuentra resaltada en la lista de empresas. Nótese
igualmente que las teclas de funciones tienen un procedimiento
determinado de acuerdo al menú que se encuentre activo. Por lo tanto,
revise el menú en que se encuentra, antes de oprimir la tecla de
función.

ASENTAR LOS LIBROS
Asentar los libros es la base funcional de HELISA. Esta operación permite
varios procesos:
Registrar el movimiento contable de una empresa a través de
documentos y comprobantes (Ejemplo: Recibos de caja, Comprobantes
de egreso, Notas contables, Ajustes, etc.), afectando en forma inmediata
los saldos de la compañía.
Ayuda para obtener automáticamente los valores respectivos del I. V. A.
y retención en la fuente.
Registrar la información necesaria para el control de las Cuentas por
Cobrar y Cuentas por Pagar.
Grabar información de documentos ya sea en forma parcial o total (sin
afectar saldos) para luego ser recuperados cuando se les necesiten.
Este es el concepto de Librería de Documentos.
Ejecutar el Comprobante de Cancelación de las cuentas de resultado
(Egresos e Ingresos) en cualquier mes, visualizando cada registro
calculado antes de su afectación contable.
Ejecutar el Comprobante de Cancelación de terceros, visualizando cada
registro calculado antes de su afectación contable.
Con la misma filosofía del anterior, obtener el comprobante de ajustes
por inflación.
Permitir la impresión (o reimpresión) de cualquier documento no
importando el día o el mes en que haya sido elaborado.
Advertencia:
Debido a que esta opción es la columna vertebral del sistema, se recomienda

que toda la información que se registre por este medio, sea lo más real y
confiable posible ya que esto permitirá obtener consultas e informes verídicos, lo
cual facilitará el logro de un buen sistema de información que sirva como apoyo
a la toma de decisiones, así como al cumplimiento de las reglamentaciones
estatales.
Al dar ENTER en el menú de Modulo, en el menú de empresas, aparece el

formato para registro de los documentos (Gráfico “Formato para Asentar
Libros”).
Al igual que en todo el sistema HELISA, en la franja inferior se presenta,
para cada uno de los campos o datos que se van solicitando, una indicación
de lo que usted puede teclear o lo que usted puede realizar.

Gráfico No. 1.2.1. : Formato para Asentar Libros.
Veamos cada una de sus partes:
Documento:
Sigla del documento a registrar. El documento debe estar predefinido antes
de poderlo registrar (ver capítulo VIII sección 7 "Documentos y/o Formas").
Teclee las siglas respectivas; si no las conoce oprima la flecha hacia la
derecha y aparece la tabla de documentos (Gráfico No 1.2.2.). Seleccione el
documento y teclee ENTER.
Gráfico No 1.2.2. : Lista de documentos

Número:
Aparece el número consecutivo siguiente, dentro del documento tecleado,
que se debe registrar. Si el cursor se sitúa en este dato, significa que el
número puede ser alterado en este momento. Si el cursor salta a la fecha del
documento, significa que el número no es alterable. (ver capítulo VIII sección
7 "Documentos y/o Formas" se detalla la forma de definir el parámetro de
modificación del número de documento). Si es necesario modifique y luego
oprima ENTER. Tenga presente que se recomienda que el número del
documento conserve los seis (6) caracteres asignados.

Al momento de modificar el consecutivo, el documento conserva para las
siguientes opciones el mismo número, es decir permite alterarlo, pero no
pierde el consecutivo.
Fecha:
Fecha real del documento a registrar. Esta fecha es muy importante para el
registro contable. El sistema asume para el día, el día que tiene registrado el
computador, y para el mes y el año, el del periodo que se seleccionó al
entrar al sistema.
Si desea cambiar el día, simplemente teclee el día deseado (en dos
posiciones, Ejemplo: 01,02,etc.). Si desea cambiar el periodo, oprima la
FLECHA IZQUIERDA para retroceder o la FLECHA DERECHA para
adelantar. El sistema le permitirá desplazarse desde el periodo inicial hasta
el periodo final de la empresa seleccionada. Cuando se desplaza hacia un
periodo anterior al final, en la parte inferior se presenta un aviso que indica el
cuidado que debe tener al registrar información de periodos ya cerrados,
especialmente cuando ya se han impresos los libros oficiales. En caso de
registrar información en un mes anterior al actual, el sistema
automáticamente afectará los saldos de los periodos posteriores.
Si afecta la contabilidad de un mes anterior al actual, se deben recalcular los
Ajustes por inflación a partir del mes siguiente hasta el actual, debido a que
los saldos cambian (ver capítulo VIII sección 4 Comprobante de Ajustes por
Inflación.) Una vez definida la fecha del documento oprima ENTER.
Los siguientes datos pertenecen al cuerpo del documento. Hay una línea de
datos para cada registro del movimiento. Mínimo se deben efectuar dos (2)
registros por cada documento (un débito y un crédito), excepto cuando se
efectúa un documento anulado. Ejemplo: un cheque.
Código:
Código de cuenta a afectar con este registro. Debe ser a un nivel afectable
(también llamado auxiliar). Digite el código contable completo y oprima
ENTER. Si usted no conoce el código de una cuenta o lo conoce
parcialmente puede hacer uso de la facilidad de búsqueda por Cartilla de
Cuentas. Oprima la FLECHA DERECHA y en pantalla (al margen izquierdo)
aparece la cartilla de cuentas desde el primer código (Activo). Si conoce
parcialmente el código, teclee los dígitos iniciales y oprima la FLECHA
DERECHA. Este proceso también se ejecutará en caso que se equivoque al
teclear el código de cuenta completo; el sistema le informa de la inexistencia
de la cuenta y se presenta la cartilla para efectos de la búsqueda.
Seleccione la cuenta a registrar y oprima ENTER.(Gráfico No. 1.2.3.).

Gráfico No.1.2.3: Cartilla de Cuentas en Asentar libros.
Nota:
Recuerde que en cualquier sección donde se manipula una cartilla [de cuentas,
clientes, terceros o proveedores], La ubicación se puede realizar por medio de
las teclas del cursor [HOME o Inicio, END o Fin, FLECHAS ARRIBA Y ABAJO,
PAGE DOWN, PAGE UP o digitando los dígitos o letras iniciales.
Una vez definido el código de la cuenta, el sistema determina su validez. En

caso de cualquier inconveniente (Nivel no aceptable, cuenta inexistente,
etc.), se da el correspondiente mensaje en la franja inferior y aparece la
cartilla de cuentas para su corrección.
Si la cuenta no existe y desea crearla, puede realizarlo en este punto.
Oprima la tecla INS. En la parte baja de la pantalla se solicitan los datos
respectivos (Código, Nombre, Manejo de Centros de Costos y Terceros.).
Véase " Cartilla de Cuentas" (ver capítulo III sección 2)para conocer las
reglas de creación de cuentas.
Advertencia:
La creación de cuentas, terceros, deudores o acreedores por medio de la opción

de asentar libros sólo es permitido para el último año. Si está trabajando en un
año ya cerrado, entonces debe crear estos conceptos desde la opción dedicada
para tal fin. Como es de suponer, que hay parte de un documento digitado
cuando encontró que el concepto no existía; sugerimos pulsar F8 para
almacenar esa parte del documento, i de igual manera F8 se llama cuando el
concepto SE HA CREADO.
En la parte inferior de la pantalla aparece el nombre de la cuenta

seleccionada y el saldo actual en el libro mayor.
Concepto:
Es el concepto de cada registro del documento. Este dato es de máximo
cincuenta (50) caracteres. En la parte inferior de la pantalla aparece el
concepto completo. En el cuerpo del documento se hace desplazamiento

hacia la izquierda. Si desea que aparezca como concepto el nombre de al
cuenta seleccionada, oprima la tecla TAB en este campo. Al final oprima la
tecla ENTER.
Registre conceptos claros y explícitos que expliquen el porqué del
movimiento. No es necesario mencionar, dentro del concepto, información
que se encuentra en otros datos (Ejemplo: Fecha del movimiento, tipo y
número del documento con el que se realiza el registro, etc.), ya que ellos se
pueden obtener fácilmente.
Beneficiario:
Nombre de la persona (Natural o jurídica) a la cual queda registrada la
transacción. En HELISA los beneficiarios se dividen en tres clases: clientes,
terceros y proveedores. Existe una cartilla para cada uno de ellos. Si la
cuenta tecleada anteriormente (y en la misma línea de registro de control de
comprobante) está dentro de la lista de cuentas registradas en el concepto
de Cuentas por Cobrar del cuadro de Cuentas Usadas en Procesos
Especiales (ver capítulo VIII sección 3 "Definición de Cuentas con
Tratamiento Especial"), se maneja la cartilla de lista de clientes. Para
cuentas registradas en Cuentas por Pagar del mismo cuadro, se maneja la
lista de proveedores. Para las cuentas asociadas a manejos con terceros, se
maneja la cartilla de terceros (Gráfico No. 1.2.4.). Si el tercero, (deudor o
acreedor) corresponde al nombre de la cuenta, pulse la tecla TAB.
Gráfico No. 1.2.4.: Cartilla de clientes/ Terceros/ Proveedores en Asentar

libros.
Teclee el nombre completo y ENTER. Como alternativa puede oprimir la
tecla de FLECHA DERECHA para tener acceso a la cartilla respectiva
(Clientes, Terceros o Proveedores), la cual aparece con el primer nombre
registrado como tal (orden alfabético). De igual forma si usted teclea las
iniciales del nombre y la tecla de FLECHA DERECHA, aparece en la
pantalla la lista (de clientes, terceros o proveedores) comenzando por
aquellos nombres que son similares a las iniciales tecleadas. Ubique el
beneficiario y presione ENTER para continuar con el siguiente dato.
Si el beneficiario no existe y usted desea incluirlo en la lista, oprima la tecla
INS. En la parte baja de la pantalla se le solicita los datos básicos del
beneficiario, dependiendo de si es un cliente, un tercero o un proveedor.

Advertencia:
Al incluir un nuevo beneficiario [cliente, tercero o proveedor] es muy importante

para el sistema que se registren correctamente el Número de Identificación
tributaria (NIT) o Cédula de Ciudadanía, el código de verificación [para el caso
de los NIT, el tipo de identificación [A=NIT, C=cédula] y el nombre del
beneficiario. Cuando se crea un deudor o un acreedor, también son incluidos en
la Cartilla de Terceros.
Valor:
Valor a cargar en la cuenta seleccionada. Puede ser de tipo Débito o
Crédito, dependiendo de la naturaleza del movimiento. Si desea registrarlo
como valor débito, teclee el valor en el campo titulado como débitos y de
ENTER. El sistema evita el salto a la casilla créditos. Si desea registrar el
movimiento de tipo crédito, presione ENTER en la casilla de Débitos.
Cuando el cursor se posicione en la casilla Créditos teclee el valor
respectivo y de ENTER para finalizar.
No es necesario teclear comas (,) entre miles. Para un valor con decimales,
teclee el valor entero, luego el punto decimal y finalmente los dos dígitos
decimales.
Para facilidad y rapidez de grabación, teclee una "D" para registrar la
diferencia actual entre el valor total crédito y el valor total débito, con el fin de
equilibrar las contrapartidas. De igual forma si el valor contiene ceros
contiguos, puede oprimir la tecla menos (-) para obtener dos ceros seguidos
(00) o la tecla mas (+) para tres ceros (000) seguidos.
Centro de costo:
Si la cuenta digitada se encuentra definida con manejo de Centros de Costo,
el sistema solicita el Centro de Costo al que se le aplicará el valor registrado.
Teclee los dígitos correspondientes (cuatro) al Centro de Costo y luego
ENTER. Si se equivoca o quiere ver la lista de Códigos de Centros de Costo,
oprima la tecla de FLECHA DERECHA, para que el sistema muestre la
cartilla o lista de Centros de Costo disponibles. Seleccione el centro de costo
y teclee ENTER (Gráfica No. 1.2.5).
Gráfica No.1.2.5.: Cartilla de Centros de Costo en Asentar libros

En esta opción de Asentar libros no está disponible la tecla INS, es decir, no
es posible crear Centros de Costo. Estos deben crearse a través de la
opción de Cartilla de Centros de Costo.
Adicional a lo explicado anteriormente se tienen algunas ayudas y/o
características adicionales:
- Para efectos de duplicar la información del anterior registro, en
cualquiera de sus campos o datos, sitúese en la columna que quiere
duplicar y oprima la tecla marcada con la comilla sencilla (").
- Validación de sumas iguales en el comprobante. Al finalizar el registro
de los movimientos de un documento, en la columna Código teclee
ENTER. El sistema revisa la suma, indicando si el documento se
encuentra descuadrado, caso en el cual no se permite afectar saldos.
- Para efectos de ayudar a calcular el I.V.A y la retención en la fuente en
la columna de código, oprima la tecla "I" para calcular I.V.A. o "R" para
calcular Retención. El sistema calcula el valor (de acuerdo al porcentaje
que actualmente tiene registrado para la cuenta) y registra como
concepto y beneficiario a lo definido en el primer registro del documento,
que debe corresponder al Ingreso, Egreso, Activo, etc. El cursor se sitúa
en el valor calculado, para modificarlo (si así lo cree conveniente) o dar
ENTER y continuar con el siguiente dato. Para realizar este
procedimiento, es necesario hacer primero una transacción
"manualmente", para que el programa aprenda a asociar la cuenta base,
con su respectiva cuenta de I.V.A o de Retención.
- Si desea cambiar el porcentaje a las cuentas de I.V.A. o de Retención,
digite la cuenta, oprima F2 y efectúe los cambios solicitados en la parte
baja de la pantalla. Para que el sistema recalcule el valor, retorna con
FLECHA ARRIBA hasta que se encuentre en la columna código y
oprima "I" o "R".
- Si desea cambiar completa o parcialmente el concepto del documento
que está asentando ubíquese en la columna código o en la columna
concepto y pulse F3, entonces el programa le solicitará el término a
buscar y el término por el cual será cambiado e inmediatamente lo
realiza.
Si el código de cuenta tecleado pertenece a una de las cuentas registradas
en el renglón de Cuentas por Cobrar del cuadro de Cuentas Usadas en
Procesos Especiales, una ves se teclee el valor débito, en pantalla aparece
un cuadro de forma de pago de la Cuenta por Cobrar (Gráfica No. 1.2.6.).
Como vendedor aparece el nombre de la persona que lo atiende, registrado
en el momento de crear un cliente (Véase capítulo VI sección 2 " Administrar
hojas de Vida" Cuentas por Cobrar). Si se quiere este nombre puede ser
modificado. Teclee ENTER para continuar.

Gráfica No. 1.2.6.: Cuadro forma de Pago Cuenta por cobrar.
En la forma de pago, se despliega el formato más común utilizado y
registrado en la hoja de vida. Si no hay cambios teclee ENTER. De lo
contrario teclee el código (01 a 99) de una de las formas de pago definidas
en el sistema (Véase capítulo VI sección 9 "Definición de Formas de Pago"
en "Opciones de uso poco frecuente" de Cuentas por Cobrar). En pantalla
aparecen cada una de las cuotas en las que se divide la presente Cuenta
por Cobrar según las especificaciones dadas por las respectivas formas de
pago.
Los días de plazo y los valores pueden ser modificados según sus
necesidades (véase ayuda que aparece en el cuadro inferior izquierdo).
Vaya al final de la lista de cuotas y teclee ENTER en Plazo y Valor Cuota.
Si la forma en que se paga esta cuenta por cobrar no se ajusta a ninguna de
las registrados, usted tiene dos opciones adicionales:
F2 para registrar cualquier forma de pago (cuotas variables) y F3 para
registrar un pago con cuotas fijas y plazo constante.
Oprima F2 cuando el cursor se encuentre en la casilla de forma de pago y el
sistema comenzará a solicitar los días de plazo de cada una de las cuotas y
sus respectivos valores de pago. Para finalizar, teclee ENTER en Plazo y
Valor Cuota.
Al oprimir F3 el sistema solicita los datos: Número de cuotas a pagar, plazo
en días entre cada una de las cuotas, fecha de la primera cuota y valor de la
reserva. Observe las aclaraciones que se dan para cada uno de los datos,
en el recuadro inferior izquierdo. El valor que se digita en le campo de
reserva sirve par evitar que sea incluido en el monto a discriminar por
cuotas, y poder luego, tomar el valor reservado e insertarlo para configurar
cuotas extraordinarias o cuotas iniciales.
PORCENTAJE:
Al finalizar el sistema revisa que la suma de los valores de cada una de las
cuotas sea igual al valor total registrado en el débito. Si existe alguna
diferencia se avisarás sonoramente.

- Para el caso que se trate de una Cuenta por Pagar y se registre un valor
crédito, se tiene el mismo tratamiento que lo explicado en el anterior
párrafo, con la única diferencia que no se solicita nombre del vendedor.
Proceda de la misma forma que en el caso anterior.
Si el código de cuenta tecleado pertenece a una de las cuentas registradas
en el renglón de Cuentas por Cobrar del cuadro de Cuentas Usadas en
Procesos Especiales (véase capítulo VIII sección 1 "Definición de Cuentas
con Tratamiento Especial" en Procesos Adicionales), una vez se teclee el
valor crédito, en pantalla aparecen datos de las cuotas de cada cuenta
pendiente por cobrar del cliente seleccionado en el campo de beneficiario
(Gráfico No. 1.2.7.).
Gráfico No. 1.2.7.: Cuadro de pagos de Cuentas por Cobrar

Se Registra el valor a pagar de cada cuota, con las instrucciones estipuladas
en el cuadro inferior izquierdo. Para terminar con ENTER en la columna de
Abono/Pago.
La suma de los abonos/pagos debe ser igual al valor tecleado en el crédito.
Si existe alguna diferencia el sistema avisa sonoramente.
-Para el caso que se trate de una Cuenta por Pagar y se registre un valor
débito, se tiene el mismo tratamiento que lo explicado en el anterior párrafo.
Aparecen datos de las cuotas de cada cuenta pendientes de pagar al
proveedor seleccionado en el campo beneficiario. Proceda de la misma
forma que en caso anterior.
Normalmente cuando se asienta una nota débito, crédito o un recibo de caja,
este se debe cruzar con otro documento, pero puede darse el caso que
simplemente el documento se agregue a la cuenta y no a un documento en
particular; en estos casos, los estados de cuenta se muestra las facturas y
los documentos no cruzados.
Uso de la Librería de Documentos: Un documento puede ser grabado parcial
o totalmente, sin afectar los saldos del libro mayor. Una vez grabado, puede
ser recuperado en cualquier momento, para continuar su grabación o para
dar la orden de afectar los saldos del libro mayor. Para guardar un
documento en la librería de documentos, sitúese en la columna de Códigos
como si fuera a digitar otro registro y oprima la tecla F8. El sistema le solicita
el nombre con el cual guarda este documento. Una vez guardado usted

puede continuar grabando más información, abandonar el documento o dar
la orden de afectar los saldos del libro mayor.
Nota:
La información que se guarda en la librería de documentos es la correspondiente

al cuerpo del documento, por lo tanto, usted debe registrar los datos generales
del documento [Tipo, Número, Fecha] cuando lo quiera recuperar. Esta situación
le permite manejar información que es repetitiva mes tras mes, tal como
causaciones, nóminas, etc., cambiando únicamente el número y la fecha del
documento.
Para recuperar un documento, teclee la información general necesaria (Tipo

documento, número y fecha). Cuando el cursor se situé en el primer registro
del cuerpo del documento, oprima la tecla F8. El sistema le presenta la lista
con los nombres de los documentos grabados hasta el momento. Con las
teclas FLECHA ABAJO y FLECHA ARRIBA, seleccione el nombre y
presione ENTER. El sistema le presenta en pantalla la información grabada
para ese documento, se ubica el cursor en la columna Código, para seguir
trabajando el documento. En este punto puede continuar grabando más
información, modificar la que existe, abandonar el documento, etc. (Gráfico
No. 1.2.8.).
Gráfico No. 1.2.8.: Manejo librería de Documentos.

Este método de librería de documentos se usa para grabar los saldos
iniciales. A medida que va registrando los saldos iniciales se puede grabar
temporalmente el documento. Recuperarlo y continuar el registro, hasta que
se finalice totalmente, luego de esto se puede ordenar la afectación del libro
mayor.
Advertencia:
Lo anterior en caso que los saldos iniciales de los clientes y proveedores se

registren como un valor global. En caso que se quiera registrar factura por
factura, deberá asentar documento por documento.

Si se desea eliminar un documento de la librería de documentos, realice el
proceso para recuperar documentos mencionado anteriormente. Cuando el
sistema le presente la lista documentos disponibles, seleccione el nombre y
oprima la tecla DEL. Ante la pregunta de Borra ?, conteste con una "S"
(mayúscula), con lo cual el sistema lo elimina de la lista.
Comprobante de ajuste por inflación: Con base en la lista de cuentas por
ajustar (véase capítulo VIII sección 5 "Ajustes integrales por inflación"
Revisar Parámetros en Procesos Adicionales) y al los saldos finales del
periodo anterior, el sistema puede elaborar un comprobante de Ajustes por
Inflación (mensual) en forma automática.
Para elaborar este comprobante, marque en el campo de documento, las
siglas que distinguen el documento definido para este tipo de operación.
Luego teclee al número y al fecha del documento.
Nota:
El día de la fecha no incide para nada en el calculo de los ajustes. Recuerde que
estos se hacen con base al Saldo final del periodo anterior. Por lo tanto, puede
teclear cualquier día desde el primero [01] hasta el último del mes a calcular [30
o 31].
Una vez tecleada la fecha el sistema muestra inmediatamente la tabla de

PAAG (Gráfico No. 1.2.9.).
Gráfico No. 1.2.9.: Tabla de PAAG.

Aparecen todos los Porcentajes de Ajustes aplicados en los anteriores
meses al actual. En el mes más actual digite el valor para el correspondiente
PAAG dado por la DIAN.
Los ajustes se pueden recalcular en cualquier momento. Si el sistema
detecta que ya fueron realizados, los borra y calcula nuevamente de acuerdo
al porcentaje tecleado. Si recalcula un mes ya cerrado, el sistema recalcular
los ajustes, mes por mes y en forma ordenada, hasta llegar al mes actual.

Recuerde que si se afecta la contabilidad de un mes anterior al actual, se
deben recalcular los ajustes por inflación a partir del mes siguiente hasta el
actual, ya que los saldos cambian.
Digitado el PAAG pulse la tecla ENTER para que el sistema efectúe el
cálculo de los Ajustes por Inflación, los cuales aparecen como un documento
normal en pantalla. Proceda de la misma forma que otro tipo de documento
para afectar la contabilidad.
Comprobante de cancelación:
Este es un comprobante cuyo objetivo es el de cancelar las cuentas de
Resultado (Ingresos y Egresos, entendiendo dentro de este último las
cuentas de Costo de Ventas y de Operación o Producción). Se genera un
documento donde cada registro contiene un valor contrario (débito o crédito)
al saldo actual de cada una de las cuentas auxiliares de Resultado. La
diferencia final del proceso (crédito si hay utilidad, débito si hay perdidas) se
registra en la cuenta 59 (Ganancias y Perdidas). Al final se registra un
movimiento donde se traslada la ganancia o la perdida a la cuenta de
Patrimonio 36 (Ganancia o Pérdidas del ejercicio). Lo anterior conforme a la
reglamentación gubernamental.
Para elaborar este comprobante, se marca en el campo de documentos, las
siglas que distinguen al documento definido para este tipo de operación.
Luego teclee el número y la fecha del documento. El sistema
automáticamente generara el comprobante de cancelación. En pantalla
aparece el comprobante con todos los registros generados. Proceda de la
misma forma que otro tipo de documento para afectar la contabilidad. Una
vez hecho este proceso, todas las cuentas de Resultados (Ingresos y
Egresos) quedan con saldo de cero (0).
El comprobante de cancelación se puede generar en cualquier mes y
cuantas veces se quiera. En este caso No se eliminan los afectados
anteriormente. El Sistema simplemente determina que cuentas de resultado
se encuentran con saldo diferente a cero (0), en el periodo solicitado, para
realizar las contrapartidas. Se recomienda que el comprobante de
cancelación se efectúe en un solo procedimiento, es decir, si ajusta
posteriormente los estados financieros cambia la cancelación y deberá
repetirla, para lograr la totalidad de la utilidad o perdida y no distorsionar su
traslado al patrimonio.
Para las empresas que manejan el periodo fiscal de Enero a Diciembre, el
comprobante de cancelación es conveniente elaborarlo en el periodo
llamado "Cancelación", con el fin de no distorsionar los informes financieros
del mes de Diciembre, al obtener un informe de estado de Resultados, este
saldrá completamente en ceros.
Si el documento está cuadrado, se confirma el deseo de afectar los libros a
través de la pregunta Terminó todo el documento, (S/N) ?. El sistema asume
la respuesta positiva. Teclee S (o ENTER) O N para afectar o no saldos del
libro mayor. En caso de respuesta negativa, el sistema retorna al
documento, para continuar trabajando en él.
Nota:
Usted puede abandonar el documento en cualquier momento. Teclee ESC y el

sistema confirmará el deseo de abandonar, a través de la pregunta "Desea
ignorar este documento (S/N) ?". Se asume una respuesta negativa. Si la
respuesta es S, el sistema reinicia el proceso de Asentar libros, limpiando datos

en la pantalla y situando el cursor en el campo de Tipo de documento, para
comenzar otro documento.
Para finalizar la sesión de Asentar libros, oprima la tecla ESC cuando el

sistema quiera iniciar un nuevo documento. En la franja inferior aparece la
pregunta " Desea imprimir algún documento de los que acaba de asentar
(S/N) ?". El sistema asume la respuesta negativa. Si la respuesta es
afirmativa el sistema despliega una pantalla sobrepuesta en donde aparecen
todos los documentos registrados en esta tanda (Gráfico No.1.2.10.).
Gráfico No. 1.2.10: Documentos a imprimir.

Para imprimir un documento, ubíquelo con las teclas de dirección (arriba,
abajo) y pulse ENTER para que el sistema envíe el mensaje de impresión.
Para escoger el tipo de impresora, se oprime F2. y aparece en la pantalla la
lista de impresoras disponibles.
Los documentos pueden imprimirse/reimprimirse en cualquier momento.
Utilice la opción de Asentar libros. Cuando esté ubicado en el campo
Documento, oprima la tecla INS. Se despliega la lista de tipos de documento
disponibles para la empresa. Escoja el tipo de documento a imprimir. En
pantalla aparece una lista con todos los documentos (del tipo escogido) que
pueden ser impresos en este momento. Continua con el procedimiento como
en el caso anterior.
Los documentos pueden anularse en cualquier momento. Utilice la opción de
Asentar libros. Al ubicarse en el campo Documento y oprimir la tecla DEL. se
despliega la lista de tipos de documento disponibles para la empresa. Se
selecciona el tipo de documento a anular. En pantalla aparece una lista con
todos los documentos (del tipo escogido) que pueden ser anulados en este
momento. Se escoge el numero que desea anular y se da ENTER o se da
INS si desea agregar un consecutivo como anulado. Se muestra los datos
del documento a anular y el espacio para diligenciar quien autoriza y el
motivo de la anulación. Sin estos datos no se puede realizar la anulación.
! ! ! Si la información fue bien registrada, de inmediato puede proceder
a obtener las consultas e informes, pues los saldos se afectan en
línea. ! ! !

3
Capitulo
CONTABILIDAD
Para entrar al módulo de contabilidad, se usa la tecla F1 en el menú de
Módulos contenido dentro del Menú de empresas.
En pantalla aparece el Menú Principal de Contabilidad (Gráfico No. 3.1)
Gráfico No. 3.1: Menú principal de Contabilidad.

Con la opción de Cartilla de Cuentas (ver capítulo III sección 2) se manipula
el plan de cuentas, adicionando o eliminando códigos de cuenta,
modificando el nombre de una cuenta o indicando si una cuente puede o no
manejar Centros de Costos o terceros.
Con la opción de Consultar los Libros (ver capítulo III sección 3) se obtiene
por pantalla información en forma rápida.
Con la opción de Elaborar Informes (ver capítulo III sección 4) Helisa tiene
gran variedad de informes, los cuales se pueden ver pon pantalla, enviar a
un archivo o imprimir en cualquiera de las impresoras definidas.
En Análisis financiero (ver capítulo III sección 6) presenta gráficos que
permite efectuar un análisis de comportamiento de una cuenta, lo que le
ayuda en la toma de decisiones.
En la franja inferior aparecen las posibilidades con las teclas del cursor. En
este punto puede hacer llamado al editor de textos propios del programa, a
través de la tecla F10 (Véase Anexo 2 :"Editor de Textos"). De igual forma se
puede solicitar el menú de Opciones de uso poco frecuentes, oprimiendo la
HELISA Capítulo III Sección 1 - 1

tecla SHIFT (Ver capítulo III sección 3 "Opciones de Uso Poco Frecuente ").
Para retornar al Menú de Empresas oprima la tecla ESC.

CARTILLA DE CUENTAS
Dependiendo si existe o no plan de cuentas para la empresa que se esta
trabajando, al dar ENTER en esta opción de la pantalla inicial cambia.
Veamos:
NO EXISTE PLAN DE CUENTAS:

La pantalla aparece sin ningún código contable. En la parte superior
izquierda se muestra el modo Creando y en la parte baja un recuadro en
blanco, indica la posibilidad de empezar a crear códigos contables. En este
punto se crean los códigos contables uno tras otro o se copian de un patrón
o de una empresa ya existente (Gráfico No. 3.2.1).
Para ingresar la cuenta manualmente digite el código completo a crear (no
es necesario el relleno de los ceros a la derecha para completar la longitud
del código) y oprima ENTER. El sistema revisa la validez del código (que
exista una cuenta de nivel superior a la que se quiere crear, que el código
digitado no exista, etc.). Si se detecta una invalidez del código a crear, este
es avisado a través de un sonido y con un mensaje en la franja inferior.
Determine la causa y efectúe la corrección.
Gráfico No. 3.2.1 Administrar Cartilla de Cuentas

Nota:
Para crear una cuenta de cualquier nivel siempre debe existir la cuenta de nivel
superior. Por lo tanto, las cuentas deben crearse de primero a último nivel.
Una vez tecleado el código correcto, el cursor se ubica en la parte del

Nombre para ingresar el dato respectivo y se da ENTER. Luego el sistema
pregunta si desea o no que la cuenta maneje Centros de Costos y Terceros.
Se utiliza la barra espaciadora para cambiar de SI a espacio en blanco que
significa NO. De igual forma pregunta para los terceros. Con ENTER la
cuenta queda creada inmediatamente.
HELISA Capítulo III sección 2 - 1

El cursor se ubica en el siguiente renglón, colocando el mismo código
tecleado anteriormente, con el fin de ganar tiempo en la grabación. Al repetir
los anteriores pasos se crean cada uno de las cuentas.
Para finalizar el proceso se da ESC y el sistema retorna al menú principal de
contabilidad.
Con la tecla TAB se copia todo o parte de un plan contable existente
(Gráfico No. 3.2.2). En la pantalla aparece la lista de posibles catálogos a
copiar. Los primeros catálogos (Indicados como patrones) son estipulados
por diferentes entidades públicas o corporativas regentes (Plan Unico de
Cuentas Para Comerciantes, Entidades Oficiales, Cooperativas, Fondos de
Empleados, etc.), los siguientes catálogos corresponden a empresas ya
creadas anteriormente. Al frente de cada empresa aparece el nivel máximo
hasta el cual se puede copiar el catálogo de esa empresa. En el recuadro
derecho aparece una ayuda de lo referido.
Para copiar el patrón o empresa del catálogo se selecciona (aparece
resaltado) y se da ENTER.
Gráfica No. 3.2.2.: Menú de Catálogos a Copiar

En la pantalla aparecen los códigos de cuentas y sus respectivos nombres,
susceptibles de copiar. En la franja inferior aparecen las opciones con las
teclas del cursor. Veamos cada una de ellas:
F1: Muestra de la ayuda para las funciones (F2.F3,...,F9). Estas funciones
tienen la particularidad de actuar como opción ENTER incluir o NO
incluir cuentas para la copia.
F2: Desactiva o activa (no incluye o incluye) los códigos contables del 2o.
nivel para la copia.

NOTA:
Cuando una cuenta se desactiva para el proceso de copia, el sistema quita el

código contable y el nombre se convierte todo a minúscula y el color se torna
más claro.
DEL: Para desactivar (no incluir) una cuenta en particular (y sus niveles
inferiores) para la copia.
INS: Para activar (incluir) una cuenta en particular (y sus niveles inferiores)
para una copia.
Revise y este seguro de las cuentas que se copiaran. Recuerde que las
cuentas que se encuentren con código y en mayúsculas serán las cuentas a
copiar. Teclee ENTER para comenzar el proceso de copia.
Una vez copiadas las cuentas, el sistema las muestra ya como parte propia
de la cartilla de la empresa que se esta trabajando, quedando en el punto
que se describe a continuación (Cartilla ya existente).
YA EXISTE PLAN DE CUENTAS:

En pantalla aparece el actual Plan de Cuentas en su parte final. En la parte
superior izquierda se indica el modo de operación (Creando) y en el último
renglón se repite el código de la última cuenta de la cartilla. En este punto
usted puede realizar lo siguiente:
- Crear una cuenta que dependa de la última cuenta tecleada: Ingrese los
dígitos faltantes para el nuevo código de cuenta, luego el nombre y
finalmente la conexión de la cuenta hacia los centros de costo y a
terceros. Repita el proceso según las cuentas a crear.
- Crear una cuenta diferente al código último: Oprima la FLECHA
IZQUIERDA para borrar el código que aparece en pantalla y teclee los
dígitos completos del código de cuenta que quiere crear. A continuación
proceda como el párrafo anterior.
- Modificar el nombre de una cuenta: Oprima FLECHA ARRIBA O
FLECHA ABAJO para pasar del modo Creando al modo Modificando.
Digite el código de la cuenta o desplácese hacia ella con las teclas del
cursor. Teclee ENTER y modifique el nombre utilizando la teclas de
retroceso (para borrar letras) o flecha a la izquierda si quiere borrar todo
el nombre para teclear uno nuevo. Al finalizar teclee ENTER. Si lo desea
puede modificar el estado de manejo de centros de costos y de terceros
para la cuenta (SI / NO).
Para retirar una cuenta sitúese en la cuenta respectiva (ya sea tecleando el
código completo o desplazándose hasta ella a través de las teclas del
cursor) y oprima DEL. El sistema determina la viabilidad del retiro. Si no es
posible retirar la cuenta, en la franja inferior aparece el motivo para no
poderla retirar. Si la cuenta se puede retirar, al lado izquierdo de la cuenta
aparece la pregunta: La retira ?. El sistema asume como respuesta N (no).
Si desea retirar teclee una S.

Si la cuenta a retirar es de un nivel superior, la pregunta se cambia por: Lo
intenta ?, dejando por respuesta asumida la N. Esta pregunta la hace el
sistema puesto que, en caso de respuesta afirmativa, procederá a revisar y
retirar las subcuentas que tengan sus saldos en ceros. Oprima S si en
verdad lo desea.
Nota:
Si se encuentra en el modo Modificando y desea crear una cuenta simplemente

oprima la cuenta INS y el sistema le abrirá casilla para la apertura.
Para retornar el proceso de cartilla de cuentas al menú principal de

contabilidad, pulse ESC en cualquier punto.

CONSULTAR LOS LIBROS
A través de esta sección se puede consultar la información contable, la cual
se divide en dos grupos: Saldos y Transacciones. La primera permite
conocer los saldos de cada una de las cuentas (sea de Balance o de
Resultado) y la segunda observar información de cada uno de los registros
grabados en la opción de "Asentar libros".
Para consultar los libros teclee F1 en el menú de empresas. Luego, el menú

principal de contabilidad, escoja la opción: "Consultar Libros".
Gráfico No.3.3.1.: Menú principal Consultar libros
Las consultas que se pueden realizar son las siguientes:
CARTILLA DE CUENTAS
Es una lista de las cuentas creadas en la empresa, donde se muestra su

código, nombre, última fecha de afectación y si la cuenta maneja centro de
costos y/o terceros.
Teclee ENTER en esta opción y en la pantalla aparece la lista de Clases de

Cuentas.
De acuerdo a lo reglamentado por el Gobierno a través del Plan Unico de

Cuentas, el código contable se divide en cuatro niveles: Clase, Grupo,
Cuenta y subcuenta.
En pantalla se muestra la lista de las clases de cuentas existentes en el

catálogo actual, con el fin de seleccionar la parte a consultar. Si quiere
consultar todo el catálogo, teclee ENTER en la primera opción si quiere
consultar solo una parte del catálogo, seleccione la clase a consultar (Activo,
Pasivo, etc). Y oprima ENTER.
Si quiere consultar un grupo específico (Disponible, Inventarios, cuentas por

Pagar) ubique primero la clase a la cual pertenece el grupo a consultar y

oprima la tecla de flecha a la derecha, inmediatamente se muestran los
grupos que se encuentran creados para la clase seleccionada. Ubique el
grupo a consultar y oprima ENTER (Gráfico No. 3.3.2).
Gráfico No. 3.3.2.: Lista de Clases y Grupos
En primera instancia aparecen todas las cuentas hasta el último nivel.
Para desplazamiento del catálogo utilice las flechas de manejo del cursor
(HOME o INICIO, END o FIN, PAGE DOWN PAGINA ABAJO, PAGE UP
PAGINA ARRIBA, etc.).
Si quiere observar el catálogo a un nivel de cuentas menor que el que se

presenta, oprima la tecla DEL. Para instalar nuevamente ese nivel oprima la
tecla INS.
Para observar solo las cuentas que dependen de un nivel determinado,

sitúese en la cuenta superior y oprima la tecla TAB. Para restablecer el
catálogo, vuelva a oprimir TAB.
También puede ir directamente a un código de cuenta determinado,

tecleando los primeros dígitos de la cuenta a consultar.
Para retornar oprima la tecla ESC. El sistema se regresa a la presentación

de la lista de clases de cuentas. Si lo desea puede volver a consultar, de
acuerdo a lo descrito anteriormente. Oprima ESC para retornar al menú de
Consultar libros.
BALANCE DETALLADO
Presenta el saldo de cada una de las cuentas del catálogo existente,

inclusive las que se encuentran en cero. De igual forma se tienen opciones
para consultar totales generales de balance, movimientos de una cuenta,
etc.
Oprima ENTER en esta opción y en pantalla aparece la lista de clases de

cuentas. Proceda de la misma forma descrita en la opción anterior (Cartilla

de Cuentas), para escoger la cuenta y el nivel a consultar (Gráfico No.
3.3.3).
Gráfico No. 3.3.3.: Consulta de Balance Detallado
Para desplazarse dentro del catálogo, utilice las teclas del cursor (HOMME,
END, etc.).
Veamos que opciones se tienen (observe la franja inferior de la pantalla):
Código:
Para desplazarse directamente a una cuenta específica, teclee los dígitos

iniciales.
DEL/INS nivel:
Para disminuir o aumentar el nivel de consulta del balance.
TAB sólo:
Para observar en pantalla sólo una cuenta determinada, junto con las
cuentas que dependen de ella.
Mes:
Esta es una de las ventajas de HELISA. Usted puede consultar los saldos de
las cuentas del mes que necesite, desde el periodo inicial (mes con el que
se inicio la contabilidad en el sistema) hasta el mes actual, sin tener que
retroceder a cambiar el periodo de trabajo con el que usted entró al sistema.
Oprima la tecla de FLECHA IZQUIERDA para devolverse al mes anterior. En
la franja empresarial (franja superior) aparece el periodo anterior y en la
columna saldos aparece los saldos correspondientes al nuevo periodo
seleccionado. Esto se puede repetir cuantas veces necesite hasta llegar al
mes que desea. Para seleccionar un periodo posterior oprima la tecla de
FLECHA A LA DERECHA.

ENTER resumen:
Para conocer el comportamiento de la cuenta a través de todos los meses

del año en curso. Ubique la cuenta a consultar y oprima ENTER (Gráfico No
3.3.4).
Gráfico No. 3.3.4: Resumen de Cuenta en consulta de Balance.
Se presentan todos los periodos del año (desde enero hasta Cancelación
pasando por Diciembre y Ajustes), indicando el saldo inicial del periodo y su
movimiento débito y crédito y saldo al final de cada periodo. Al final aparece
un resumen del balance (activo, pasivo, patrimonio, ingresos, egresos,
cuentas de orden y contingentes).
En este punto puede retornar al resumen de cuenta oprimiendo la tecla

ENTER o volver al comienzo de la consulta oprimiendo la tecla ESC.
F1 Totales:
Para fijar en la parte baja de la pantalla los totales de Balance: Activo,

Pasivo, Patrimonio, Egresos e Ingresos. Se entregan totales Débitos y
Créditos, los cuales deben seguir iguales.
F2 Movimiento:
Para ver el movimiento que ha tenido la cuenta durante el mes que se está
consultando, Ubíquese en la cuenta a consultar (Gráfico No. 3.3.5).

Gráfico No. 3.3.5: Consulta de Movimientos de una cuenta a través de
Balance.
Nota:
Puede escoger una cuenta de cualquier nivel. Si escoge una cuenta de nivel
superior, el sistema le presentará Todos los movimientos de las cuentas
afectables dependientes, sin discriminar a cual pertenece cada uno de ellos.
Los movimientos se presentan en formato auxiliar: saldo inicial del periodo,

cada movimiento débito o crédito clasificado por fecha del documento,
totales débito y crédito en el mes y el saldo final. De cada movimiento se
presenta la fecha, tipo y número de documento, el concepto, Número de
NIT, nombre del beneficiario y centro de costos. Para recorrer la información
de un movimiento utilice las teclas de dirección derecha o TAB; utilice la
tecla de dirección izquierda para retroceder. Nótese que las columnas Débito
y Crédito permanecen constantes. Para retornar a la consulta, oprima la letra
ESC.
F3· Ajustes:
Permite ver los saldos sin incluir los ajustes por inflación que se hayan
calculado. Oprima F3·y aparece un submenú de la forma de presentación de
saldos. Escoja:
Normal (con ajustes):
Incluye los saldos de las cuentas de ajustes.
Sin Ajustes Acumulados:
No muestras los saldos de las cuentas de ajustes, recalculando los

niveles superiores.

Sin Ajuste del Mes:
Incluye los saldos de las cuentas de ajustes, disminuidos en el valor

calculado para el mes que se consulta. Se recalculan los saldos de los
niveles superiores.
Sólo Ajustes Acumulados:
Muestra saldos sólo de las cuentas de ajustes.
Sólo Ajustes del Mes:
Muestra sólo los valores de ajustes calculados en el mes.
Para retornar oprima la tecla ESC. El sistema se regresa a la presentación

de la lista de clases de cuenta. Si lo desea puede volver a consultar según lo
descrito anteriormente. Oprima ESC para retornar al menú de consultar
libros.
BALANCE DE PRUEBA
Presenta el Saldo Inicial, Movimiento Débito, Movimiento Crédito, y Saldo

Final de cada una de las cuentas del catálogo existente, inclusive las que se
encuentran en cero. De igual forma se tienen opciones para consultar totales
generales de Balance, Movimientos de una cuenta, etc.
Oprima ENTER en esta opción y en pantalla aparece la lista de clases de

cuentas. Proceda de la forma descrita anteriormente en la opción de Cartilla
de Cuentas, para escoger las cuentas a consultar. (Gráfico No. 3.3.6).
Gráfico No. 3.3.6:Consulta de Balance de Prueba
Nota:
En forma inicial se presenta el código de la cuenta. Con la barra espaciadora

puede cambiar al nombre de la cuenta.

Para efectos de utilizar las opciones de la consulta, proceda de la misma
forma indicada en la anterior opción (Balance Detallado). La diferencia
consiste en la información presentada: Saldo al comienzo del periodo que se
consulta, Movimiento Débito, Movimiento Crédito, Saldo final del periodo.
Para retornar al menú de consultar los libros, teclee ESC.
ESTADO DE RESULATDOS
Presenta las cuentas de resultado (ingresos y Egresos, incluyendo las

cuentas de Costo de Venta y Costo de Producción y Operación). Se muestra
el valor promedio de cada cuenta, desde el mes Enero hasta el período
inmediatamente anterior al actual. De igual forma se muestra el valor neto
del movimiento del mes que se consulta y el saldo de la cuenta al mismo
periodo (valor acumulado).
Oprima ENTER en esta opción y en pantalla aparecerá el Estado de

Resultados (Gráfica No.3.3.7).
Gráfica No. 3.3.7:Consulta de Estado de Resultados.
Nota:
En forma inicial se presenta el nombre de la cuenta. Con la barra espaciadora

puede cambiar para que aparezca el código y parte del nombre de la cuenta.
Para efectos de utilizar las opciones de la consulta, proceda de la misma

forma que en la opción de Balance Detallado, vista anteriormente. La
diferencia consiste en la información presentada: valores de movimiento
promedio, del mes y de acumulado.
Para retornar al menú de consultar los libros, pulse ESC.

CONSULTA DE TRANSACCIONES
Permite ver las transacciones. Se pueden consultar las transacciones de una

cuenta, un documento, un día o un beneficiario determinado.
Gráfico No. 3.3.8: Menú Consulta de Transacciones
Movimiento por cuenta:
Permite conocer las transacciones de una cuenta específica. Oprima

ENTER. Con esta pantalla puede usted seleccionar los días y/o meses de
movimiento a consultar (Gráfico No.3.3.9).
Esta pantalla se presenta en muchas opciones del programa. Veamos sus

características y funcionamiento:
Gráfico No. 3.3.9:Selección de Días de movimiento.

En la franja izquierda aparecen los meses disponibles para la consulta (del
periodo inicial hasta el periodo final).
Nota:
Si la contabilidad lleva más de veintitrés meses de registrada, los anteriores

meses se pueden consultar simplemente desplazándose con la tecla en
dirección hacia arriba.
En la parte central se muestra el calendario del mes seleccionado

(actualmente resaltado en la franja izquierda).
Ubique el mes que quiere consultar utilizando las teclas de dirección hacia
arriba o hacia abajo. Si consulta todo el movimiento del mes oprima la tecla
INS y el sistema resalta todos los días del mes. Si consulta solo unos días,
oprima la tecla de dirección hacia la derecha. El cursor se ubica en el primer
día del calendario. Ubique los días utilizando las teclas de flechas en
dirección (Hacia arriba, abajo, derecha e izquierda). Para seleccionar un día,
oprima la tecla INS. Para deshacer una selección efectuada, ya sea de un
día o de un mes, oprima la tecla DEL.
Nota:
Puede escoger los días y los meses que usted desee, sin que necesariamente
sean consecutivos, llegando a realizar combinaciones de meses completos con
días de otro mes.
Para finalizar la sección de días de movimiento a consultar, teclee ENTER

dos veces si usted se encuentra ubicado dentro del calendario de un mes.
Oprima una sola vez la tecla ENTER si se encuentra ubicado en la sección
mes.
Advertencia:
A pesar de que en la presentación de esta pantalla el sistema resalta el mes

actual, teclear ENTER no selecciona el mes y por lo tanto no aparece
información en la consulta. Se debe oprimir INS para consultar todo el mes. En
pantalla aparece la Lista de Clase de Cuentas, con el fin de seleccionar la
cuenta a consultar. Para escoger la cuenta, véase la sección de Cartilla de
Cuentas.
Una vez seleccionada la cuenta y efectuados los procesos internos de

búsqueda, aparece en pantalla información concerniente a la cuenta y los
días (y/o meses) seleccionados, ordenada por días (Gráfico No. 3.3.10).

Gráfico No. 3.3.10: Consulta de transacciones.
Nota:
Si no aparece información puede ser por: Primero, no hay selección de días y/o
meses, repita el paso de selección de días de movimiento para consulta, así
como la selección de la cuenta. Segundo, no se ha definido la configuración de
la consulta; oprima F3 para configuración. Véase más adelante en este mismo
tema, la forma de configurarlo. El tercer caso es que realmente no existe
movimientos grabados para las características seleccionadas de cuenta y días.
Para ver la información completa de un registro, ubíquelo con teclas de

dirección hacia arriba y hacia abajo. Desplácese horizontalmente utilizando
las teclas de dirección izquierda y derecha. Si prefiere ver toda la
información en un recuadro, oprima la tecla F8.
Se tiene otras opciones:
ENTER saldos:
Para observar los saldos (resumen) de la cuenta perteneciente al registro

seleccionado (resaltado). Oprima ENTER y observe el resumen de la cuenta
(Véase el tema de Resumen de Cuenta en consulta de Balance Detallado de
la sección Consultar libros de este mismo capítulo).
F2 valores:
Para desactivar/activar las columnas de Valor Débito y Valor Crédito.

F3 Configura:
Esta opción permite configurar la presentación de la información

correspondiente a cada registro. Al oprimir F3 en pantalla aparece un
recuadro con los campos que se puede presentar (Gráfico No. 3.3.11).
Gráfico No. 3.3.11: Cuadro de Configuración.
Al lado izquierdo el nombre del campo, en el centro la longitud que se desea

que aparezca en la pantalla y al lado derecho la longitud máxima definida.
La longitud en la pantalla debe ser menor o igual a la longitud máxima.
Desplácese por el cuadro con las teclas de dirección arriba, abajo, izquierda,
derecha. Cambie las longitudes de presentación. Registrando la longitud en
cero (0), la información de este concepto (campo) no aparece en pantalla.
Luego dé el orden de presentación de la información. (Ejemplo: primero el

código de cuenta, luego el tipo y el número de documento, en seguida el
concepto de la transacción y luego la fecha de la transacción, etc.). Para
ello, ubique el primer campo. Oprima la tecla INS. Enseguida, dicho campo
aparece como primero de la lista. Así sucesivamente para los demás
campos.
Para finalizar la configuración de consulta de movimiento, oprima ENTER y

el sistema presenta la información de acuerdo a este esquema.
Nota:
Esta configuración es grabada por el sistema y será utilizada para las siguientes
consultas, hasta que se realicen cambios en la misma. Se guarda una
configuración por usuario.
Para finalizar la consulta de Movimiento por cuenta oprima ESC. El sistema

vuelve a selección de cuenta. Si lo desea puede consultar otra cuenta,
efectuando la ubicación respectiva y dando ENTER. Al oprimir por segunda
vez la tecla ESC, aparece la lista de clase de cuentas. Al oprimir por tercera
vez ESC, el sistema regresa al punto de selección de días del movimiento,
por si se desea cambiar los días y/o meses para realizar otra consulta.

Finalmente si oprima por cuarta vez la tecla ESC el sistema retorna al menú
de consulta de transacciones.
Movimiento por documentos:
Permite conocer las transacciones realizadas a través de un tipo de

documento específico.
Al oprimir ENTER en la pantalla aparece el cuadro de selección de días de

movimiento. Véase la anterior opción, Movimiento por Cuenta, para
seleccionar los meses y/o días a consultar.
Una vez seleccionado el periodo a consultar, en pantalla aparece la lista de

Tipos de Documento que actualmente se encuentran disponibles para
consultar (Gráfico No. 3.3.12).
Gráfico No. 3.3.12: Lista de Documentos.
Selecciona el tipo de documento por el cual se quiere hacer la consulta,

utilizando las teclas de dirección PAGE DOWN, PAGE UP, ENTER.
Una vez seleccionado el tipo de documento y efectuados los procesos

internos de búsqueda, en pantalla aparece la información concerniente a las
transacciones efectuadas en los días (y/o meses) seleccionados y realizados
a través del tipo de documento escogido, ordenada por tipo y número de
documento. Véase la anterior opción (consulta de movimiento por cuenta)
para conocer los detalles de la pantalla de presentación de información.
Para finalizar la consulta de movimiento por documento oprima ESC. El

sistema se retorna a selección del tipo de documento. Si lo desea puede
consultar otro tipo de documento, efectuando la ubicación respectiva y
dando ENTER. Al oprimir por segunda vez la tecla ESC, el sistema vuelve al
punto de selección de días del movimiento, por si desea cambiar los días y/o
mes para realizar otra consulta. Finalmente, si oprime por tercera vez la
tecla ESC el sistema queda en el menú de consulta de transacciones.

Movimiento diario:
Permite conocer las transacciones realizadas en días específicos.
Al oprimir ENTER en la pantalla aparece el cuadro de selección de días de

movimiento. Véase la opción de Movimiento por Cuenta, explicada
anteriormente en esta misma sección, para seleccionar el(los) mes(es) y/o
días a consultar.
Una vez realizada esta operación y efectuados los procesos internos de

búsqueda, en pantalla aparece la información correspondiente, clasificada
por fecha de la transacción y totalizado (si así se define en la configuración)
los valores débito y crédito tanto por día como por mes. Véase la anterior
opción (consulta de Movimiento por Cuenta) para conocer los detalles de
presentación de información.
Para finalizar la consulta de movimiento diario oprima ESC. El sistema se

retorna al punto de selección de días del movimiento, por si desea cambiar
de días y/o mese para realizar otra consulta. Al oprimir por segunda vez la
tecla ESC el sistema llega al menú de consulta de transacción.
Movimiento por beneficiario:
Permite conocer las transacciones realizadas en un periodo determinado, a

favor de un tercero específico. Al oprimir ENTER en pantalla aparece le
cuadro de selección de días de movimiento. Véase la opción de Movimiento
por cuenta, para seleccionar meses y/o días a consultar.
Una vez seleccionado el periodo a consultar, utilizando las teclas de

dirección PAGE UP, PAGE DOWN, ENTER. También se puede ubicar
rápidamente el tercero, tecleando la letra inicial del nombre del tercero. El
sistema se ubica en el primer beneficiario que tenga dicha inicial.
Una vez seleccionado el tercero y efectuados los procesos internos de

búsqueda, en pantalla aparece la información concerniente a las
transacciones efectuadas en los días (y/o meses) seleccionados y realizados
a favor del beneficiario escogido, ordenada por fecha. Véase la opción
consulta de movimiento por cuenta para conocer los detalles de ala pantalla
de presentación de información.

Gráfico No. 3.3.13: Lista de terceros.

ELABORAR LOS INFORMES
En esta sección se pretende dar una guía para obtener reportes que le
permitan consultar la información contable, bien sea por pantalla, en un
archivo o en papel a través de la impresora. Las consultas contables se
dividen en dos grupos: Consulta de saldos y consulta de transacciones. La
primera permite conocer los saldos de cada una de las cuentas (sean de
Balance o de Resultado), y la segunda observar la información de cada uno
de los registros grabados.
Para elaborar los informes teclee ENTER en el menú de empresas. Luego,
en el menú principal de contabilidad, escoja la tercera opción: Elaborar los
informes (Gráfico No.3.4.1).
Los informes que se pueden elaborar se dividen por grupos homogéneos
(Principales, de movimiento, de auditoría, etc.).
IMPRESION DE INFORMES
El primer lugar y dependiendo del tipo de informe, se efectúa la selección de
cuentas a imprimir. Véase la sección de Cartilla de Cuentas en el capitulo 3
sección 3 "Consultar los Libros", para la formación deseada de cuentas. Los
informes que se requieren en esta selección son: (Balance detallado),
(Balance de prueba), (Libro auxiliar), (Libros de caja, bancos y ahorros),
(Estado de caja, bancos y ahorro), (Libro para tesorería), (Balance detallado
comparado), (Auditoría formato de movimiento).
Algunos informes requieren definición de los días que serán involucrados en
el mismo informe. Selecciónelos según los procedimientos descritos en el
tema de "Movimiento por Cuenta" de la sección Consulta de transacciones
en el capítulo 3 sección 3 "Consultar los libros". Los informes que se
requieren de este proceso son: (Comprobante de diario-detalle),
(Comprobante de diario resumen), (Consecutivo de documentos), (Auditoría
formato balance), (Auditoría formato movimiento).
Los informes (Comprobante de diario detalle, Libro auxiliar y Auditoría
formato de movimiento), se pueden configurar (utilizando la tecla de función
F3), en cuanto al orden de clasificación de los datos de movimiento y el
orden de operación de los datos (de izquierda a derecha), en el reporte.
Para ver la manera de configurar el informe lea el tema "F3 configura" de
"Movimiento por Cuenta" de la sección Consulta de transacciones en el
capítulo 3 sección 3 "Consultar los libros". De igual forma, los informes
(Comprobante de diario detalle, Comprobante de diario resumen y Auditoría
de formato movimiento), requieren de la selección de los tipos de documento
a imprimir. En pantalla, al lado derecho, aparece la lista de documentos
definidos en el sistema. Para seleccionar el tipo de documento, sitúese en él
(con las teclas de flechas de dirección PAGE UP, PAGE DOWN) y oprima la
tecla INS. El documento se ilumina. Si desea seleccionar más tipos de
documentos, y están contiguos, simplemente oprima la tecla de dirección
hacia abajo cuantas veces necesita. Si los tipos de documento a seleccionar
no se encuentran contiguos, seleccione el primer tipo de documento
mediante la tecla INS, baje el cursor al siguiente tipo de documento, oprima
la tecla Del, continúe bajando hasta el otro tipo de documento a seleccionar
y proceda con la misma operación. Teclee ENTER para finalizar la
selección.

Una vez seleccionadas las cuentas, los días o los tipos de documentos
configurados en el informe para la impresión (todo dependiendo del tipo de
informe a generar), se presenta un Cuadro de Diálogo donde se realizan una
serie de preguntas específicas de acuerdo a las preguntas del Cuadro de
Diálogo.
Veamos lo que se solicita (en cuadro de diálogo) para cada informe:
Nota:
El orden de solicitud de los datos no es el mismo que se presenta

en esta descripción, pero si son todos los que se solicitan en el
Cuadro de Diálogo. Siempre la primera pregunta es el dispositivo
de salida y la última del cuadro es la fecha de elaboración del
informe.
Gráfico No. 3.4.1. Menú Elaborar informes

Veamos una descripción general de cada uno de los informes:
LIBROS PRINCIPALES
Balance General:
Informe que presenta en una página la situación financiera de la empresa, a
una fecha determinada. Se presentan saldos a nivel de cuenta, según la
estructura del PUC.
El cuadro de dialogo presenta las siguientes opciones:
Medio de salida: Con la tecla TAB puede elegir el medio (pantalla, archivo o
impresora).
Si define pantalla el informe se procesa y se presenta en el monitor del
equipo, utilizando el editor interno de texto. Véase el Anexo No. 2, para el
manejo de éste editor.
Si define archivo, coloque la unidad de salida (A:, B:, C:,) y el nombre del
archivo, siguiendo las pautas dadas por el sistema operacional para el uso
de nombre de archivo.

Si define impresora, puede cambiar el tipo de impresora con la tecla de
función F2, dentro de las listas de impresoras definidas en el sistema. Véase
la sección de "Definición de Impresoras" en el capítulo de "Procesos
Adicionales".
Forma de impresión: Para determinar la forma de mostrar los totales
(seleccione con TAB):
- No optimizar (para no igualar linea de totales)
- Igualar linea de totales (para igualar la linea de totales Activo y Pasivo
mas patrimonio)
Mostrar los saldos: Para determinar la presentación de los saldos de las
cuentas (seleccione con TAB):
- Con ajustes por inflacion (incluye los ajustes por inflación)
- Sin Ajustes del mes (excluye el valor de los Ajustes efectuados en el
mes de consulta).
- Sin Ajustes del año (excluye el valor de los Ajustes efectuados en el año
del mes de consulta).
- Sin Ajustes por inflacion (excluye el acumulado de los Ajustes
efectuados).
Saldos al día: Fecha de corte para la presentación de saldos. Utilice las
teclas de FLECHA A LA DERECHA O IZQUIERDA para cambiar el día y la
tecla BACKSPASE (retroceso) para el mes.
Fecha de elaboración: Al final de todos los informes se imprime una línea de
la fecha del informe, elimínela oprimiendo la tecla DEL, o restáurela con INS.
Gráfico No. 3.4.2 Cuadro de dialogo Informe Balance General
Estado de Resultados Clasificado:

Informe que presenta en una página el resultado económico de la empresa.
El formato de presentación es el definido en los Parámetros Generales
(véase el tema de "Contenido del Estado de Resultados Clasificado" en la
sección de "Revisar Parámetros" del capítulo 8 sección 1 de "Procesos
Adicionales".

El cuadro de diálogo presenta las siguientes opciones:
impresora).
- Si define pantalla el informe se procesa y se presenta en el monitor del
equipo, utilizando el editor interno de texto. Véase el Anexo No. 2, para
el manejo de éste editor.
- Si define archivo, coloque la unidad de salida (A:, B:, C:,) y el nombre del
archivo, siguiendo las pautas dadas por el sistema operacional para el
uso de nombre de archivo.
- Si define impresora, puede cambiar el tipo de impresora con la tecla de
función F2, dentro de las listas de impresoras definidas en el sistema.
Véase la sección de "Definición de Impresoras" en el capítulo de
"Procesos Adicionales".
- Con ajustes por inflación (incluye los ajustes por inflación)
mes de consulta).
- Sin Ajustes por inflación (excluye el acumulado de los Ajustes
efectuados).
Movimiento Desde... Hasta: Para efectos de los Ingresos y Egresos del
período se tendrá en cuenta el movimiento del día definido Desde (Inclusive)
hasta el día definido en Hasta (Inclusive). El movimiento acumulado se
tendrá en cuenta desde el 1ro de Enero hasta el día definido. Cambie las
fechas de acuerdo a su necesidad.
Columnas a mostrar: Indica la información que se debe mostrar en el
reporte:
- Sólo mes: Muestra la información correspondiente al periodo definido en
el anterior concepto (Desde, Hasta).
- Sólo Acumulado: Muestra la información correspondiente al periodo
comprendido entre el primero (1o) de Enero y el día definido en el
concepto anterior Hasta (excluido).
- Mes y Acumulado: Muestra dos columnas, una con la información según
lo explicado en "sólo mes" y la otra con la información según lo
explicado en "sólo acumulado"
- Mes /Acumulado /Promedio: Además de las dos columnas anteriores, se
presenta del promedio de la cuenta hasta el mes anterior al que se está
analizando.
la fecha del informe, elimínela oprimiendo la tecla DEL, o restáurela con
INS.

Gráfico No. 3.4.3 Cuadro de dialogo Informe Estado de Resultado.
Balance Detallado:
Presenta los saldos de cada una de las cuentas que componen el plan de
cuentas, a una fecha determinada.
impresora).
- Con ajustes por inflación (incluye los ajustes por inflación)
mes de consulta).
- Sin Ajustes por inflación (excluye el acumulado de los Ajustes
efectuados).
Saldos al día: Fecha de corte para la presentación de saldos. Utilice las
teclas de FLECHA A LA DERECHA O IZQUIERDA para cambiar el día y la
tecla BACKSPASE (retroceso) para el mes.

Debe incluir: Se adicionan los beneficiarios de los módulos de cartera,
acreedores y/o terceros (seleccione con TAB).
Tipo de Formato: Con TAB se selecciona si se comprime la información al
imprimir, para utilizar un ancho a 132 columnas, si la impresora es de carro
angosto para comprimir la información, o a un ancho de 80 columnas sin
comprimir la información.
Cuentas con saldo en cero: Defina "Si" para ver las cuentas con saldo en
cero o "No" para ignorarlas. Seleccione utilizando la tecla TAB.
Código de cuenta: Defina "Si" para mostrar los códigos de las cuentas o "No"
para el caso contrario. Seleccione utilizado TAB.
Páginas a imprimir (1 - 999999): Todos los informes mayores a 2 páginas
son paginados en la parte superior derecha, indicando el número de página
y el total de páginas del listado (Página X de Y). Indique el número de
páginas que quiere imprimir del informe.
Si deja el rango 1-999999, se imprime todo el listado. Puede definir páginas
sueltas, rangos o combinación de los dos. Vea el ejemplo que aparece en la
franja inferior, cuando se sitúa en este campo.
Hasta el nivel: Indica el nivel del código contable hasta el cual se imprimen
saldos. Marque el número entre 2 y 8. El informe no se obtiene a nivel 1 ya
que sólo mostraría tres saldos (activo, pasivo y patrimonio). El sistema
permite máximo 8 niveles (véase el tema de "formas del Código y naturaleza
de los grupos" en el tema de "revisar parámetros " del capítulo "Procesos
Adicionales").
Gráfico No. 3.4.4 Cuadro de dialogo Informe Balance Detallado.
Balance de Prueba:
Informe con el resumen de cada una de las cuentas, indicando saldo inicial
del periodo, total movimiento débito, total movimiento crédito, y saldo final.

impresora).
- Normal (incluye los ajustes por inflación)
- Sin Ajustes Acumulados (excluye el acumulado de los Ajustes
efectuados).
- Sin Ajustes del mes (excluye los Ajustes por inflación efectuados en el
mes).
de los grupos" en el tema de "revisar parámetros " del capítulo 8 sección 1
"Procesos Adicionales").

Gráfico No. 3.4.5 Cuadro de dialogo Informe Balance de Prueba
Estado de Resultado Detallado:

Presenta los valores (del mes y/o acumulado) de cada una de las cuentas
pertenecientes a los rangos de Ingresos y Egresos.
impresora).
- Sin Ajustes Acumulados (excluye el acumulado de los Ajustes
efectuados).
- Sin Ajustes del mes (excluye los Ajustes por inflación efectuados en el
mes)
Columnas a mostrar: Indica la información que se debe mostrar en el
reporte:

Adicionales").
Gráfico No. 3.4.6 Cuadro de dialogo Informe Estado de Resultados

Detallado.
Cartilla de Cuentas:
Lista de cada una de las cuentas incluidas en plan de cuentas de la
empresa, indicando cuando fue la última vez que se afectó con movimiento.
impresora).

Adicionales").
Gráfico No. 3.4.7 Cuadro de dialogo Informe Cartilla de Cuentas
LIBROS DE MOVIMIENTO
Comprobantes de Diario - Detalle:

Informe que muestra el movimiento registrado en los días escogidos,
clasificado por fecha y tipo de comprobante. Presenta y totaliza documento
por documento, mostrando toda la información concerniente a cada

movimiento. La información a presentar por cada movimiento es
configurable.
El cuadro de diálogo maneja los siguientes campos:
Medio de salida : Con la tecla TAB puede elegir el medio (pantalla, archivo o
impresora).
- Si define archivo, coloque la unidad de salida (A :, B : , C :,) y el nombre
del archivo, siguiendo las pautas dadas por el sistema operacional para
el uso de nombre de archivo.
- Si defina impresora, puede cambiar el tipo de impresora con la tecla de
Páginas a imprimir (1 - 999999) : Todos los informes mayores a 2 páginas
Totales por día : Imprimir o no los totales por cada día deportado. Si quiere
imprimirlos seleccione la opción Conservarlos. De lo contrario, seleccione
"No" conservarlos, caso en el cual solo se imprimen los totales del mes.
Utilice la tecla TAB para seleccionar.
Si hay Nro Cheque: Se selecciona con TAB si se desea alterar el orden e
incluir primero el número del NIT, o conservar el orden.
Fecha de elaboración : Al final de todos los informes se imprime una línea de
Gráfico No. 3.4.7 Cuadro de dialogo Impresión Comprobantes De Diario.

Comprobantes de Diario - Resumen:
Informe que muestra el movimiento registrado en los días escogidos,
clasificado por Tipo de Documento. Se presenta resumen de los valores
débitos y créditos generados por los tipos de documentos en cada una de
las cuentas contables. El nivel de resumen para la cuenta es seleccionada.
impresora).
Hasta el nivel : Nivel hasta el cual se imprimen las cuentas por cada
documento analizado. Se tiene las opciones de Clase, Grupo, Cuenta
Mayor, Cuenta Auxiliar. Utilice la tecla TAB o la de FLECHA IZQUIERDA o
DERECHA, para seleccionar.
Gráfico No. 3.4.8 Cuadro de dialogo Impresión Comprobantes De Diario

Resumen.

Libro Auxiliar:
Presenta cada uno de los movimientos grabados para las cuentas
escogidas, en el periodo de tiempo seleccionado. Se muestra el saldo inicial,
cada uno de los movimientos débito y crédito y el saldo final.
El cuadro de diálogo maneja las siguientes opciones:
impresora).
Movimiento Desde... Hasta... : Para efectos de los Ingresos y Egresos del
periodo se tendrá en cuenta el movimiento del día definido en Desde
(inclusive) hasta el día definido en Hasta (incluido). El movimiento
acumulado se tendrá en cuenta desde el 1o de Enero hasta el día definido
Hasta (inclusive). Cambie las fechas de acuerdo a su necesidad, utilizando
las teclas de FLECHA A LA DERECHA E IZQUIERDA para el día y LA tecla
BACKSPASE (retroceso) para el mes.
Cuentas sin saldo: Defina utilizando TAB, “Mostrar o No Mostrar” las cuentas
con saldos en cero, durante el período estipulado en el Movimiento Desde ...
Hasta.
Cuentas sin movimiento : Indicar que hacer con las cuentas que no tienen
movimiento durante el periodo estipulado en el Desde.. Hasta. Estas
cuentas se pueden Mostrarlas o No mostrarlas o Anexarlas en una lista al
final del informe. Seleccione con la tecla TAB.
Auxiliares a nivel : Define el nivel que se utilizará para trabajar el movimiento
como auxiliar. Si tiene las opciones de Clase, Grupo, Tres, Cuatro y Auxiliar.
Seleccione con la tecla TAB.
Salta página a nivel : Indica a que nivel se realiza el salto de página. Cada
vez que exista cambio en el nivel indicado, se saltará de página para
continuar en una nueva. Seleccione con la tecla TAB, la opción de Clase,
Grupo, Tres, Cuatro o Auxiliar.
Si hay Nro Cheque: Se selecciona con TAB si se desea alterar el orden e
incluir primero el número del NIT, o conservar el orden.
Formato para valores: Permite seleccionar formato de valor en las columnas
débito o crédito; débito, crédito o saldo; débito, crédito y saldo; débito o
crédito y saldo.

Gráfico No. 3.4.9 Cuadro de dialogo Impresión Libro Auxiliar.
Libro Auxiliar con Terceros:

Presenta los movimientos grabados para las cuentas escogidas, para cada
uno de los terceros, en el periodo de tiempo seleccionado. Se muestra el
saldo inicial, cada uno de los movimientos débito y crédito y el saldo final.
El cuadro de diálogo maneja las siguientes opciones:
impresora).
BACKSPASE 8retroceso) para el mes.
Cuentas sin movimiento : Indicas que hacer con las cuentas que no tienen
movimiento durante el periodo estipulado en el Desde.. Hasta. Estas
cuentas se pueden Mostrarlas o No mostrarlas o Anexarlas en una lista al
final del informe. Seleccione con la tecla TAB.

Gráfico No. 3.4.10 Cuadro de dialogo Impresión Libro Auxiliar con Terceros.
LIBROS DE ACTIVO DISPONIBLE
Gráfico No. 3.4.11.: Menú Libros Auxiliares Disponibles.

impresora).
Si define pantalla el informe se procesa y se presenta en el monitor del

equipo, utilizando el editor interno de texto. Véase el Anexo No. 2, para el
manejo de éste editor.
Si defina impresora, puede cambiar el tipo de impresora con la tecla de

Adicionales".
Adicionales").
Resumen del mes: Muestra o no muestra el resumen final del mes.

son paginados en la parte superior derecha, indicando el número de página y
el total de páginas del listado (Página X de Y). Indique el número de páginas
que quiere imprimir del informe.

Esta impresión es: Se imprime en forma oficial, los libros quedan

asegurados. El sistema en adelante prohíbe tocarlos para operaciones
diferentes a consultas o informes, el caso contrario es si se selecciona
impresión de prueba, para poder realizar consultas o informes nuevamente.
HELISA Capítulo III Sección 4 -26

Gráfico No. 3.4.21.: Cuadro de diálogo Libro Diario Oficial
Libro de cuenta y razón:

Muestra el movimiento por cuenta, por nombre de la cuenta/documentos,
saldo inicial, total débitos, total créditos y nuevo saldo discriminado el total
del mes por cuenta mayor.
impresora).


Adicionales").
Resumen del mes: Muestra o no muestra el resumen final del mes.
Páginas a imprimir (1 - 999999): Todos los informes mayores a

2 páginas son paginados en la parte superior derecha,

indicando el número de página y el total de páginas del listado
(Página X de Y). Indique el número de páginas que quiere
imprimir del informe.
Esta impresión es: Se imprime en forma oficial, los libros quedan

asegurados. El sistema en adelante prohíbe tocarlos para operaciones
diferentes a consultas o informes, el caso contrario es si se selecciona
impresión de prueba, para poder realizar consultas o informes nuevamente.
Gráfico No. 3.4.22.: Cuadro de diálogo Libro de Cuenta y Razón

LIBROS COMPARATIVOS Y ANÁLISIS
Gráfico No. 3.4.23.: Menú Libros Comparativos y Análisis.
Balance General Comparado:

Presenta los saldos finales (cuentas mayores de balance) de dos periodos
cuales quiera, mostrando la diferencia de ellos, tanto a nivel de valor como
de porcentaje.
impresora).




Compara saldos/ con saldos a: Se deben indicar los periodos a comparar,

Selecciónelos utilizando las teclas de FLECHA IZQUIERDA Y DERECHA
(retroceder o avanzar en los mese.).

Gráfico No. 3.4.24.: Cuadro de diálogo Balance General Comparado.
Estado de Resultados Clasificado:

Compara el estado de Resultados Clasificado (ver capítulo 3 sección 4 pág.
3 libros principales) de dos periodos cualesquiera. Muestra diferencias en
valores y porcentajes.
impresora).





Gráfico No. 3.4.25.: Cuadro de diálogo Estado de Resultados Comparado
Balance Detallado Comparado:

Igual que el Balance General Comparado, con la diferencia que se puede
obtener a cualquier nivel de código contable.
impresora).



Mostrar hasta el nivel: Indica el nivel del código contable hasta el cual se
imprimen saldos. Marque el número entre 2 y 8. El informe no se obtiene a
nivel 1 ya que sólo mostraría tres saldos (activo, pasivo y patrimonio). El
sistema permite máximo 8 niveles (véase el tema de "formas del Código y
naturaleza de los grupos" en el tema de "revisar parámetros " del capítulo

Gráfico No. 3.4.26.: Cuadro de diálogo Balance Detallado Comparado.
Estado de Resultados Detallado:

Compara cuentas de Ingresos y Egresos de dos periodos cualesquiera, al
nivel que se quiera.
impresora).





- Del mes (incluye los Ajustes por inflación efectuados en el mes)
Mostrar hasta el nivel: Indica el nivel del código contable hasta el cual se
imprimen saldos. Marque el número entre 2 y 8. El informe no se obtiene a
nivel 1 ya que sólo mostraría tres saldos (activo, pasivo y patrimonio). El
sistema permite máximo 8 niveles (véase el tema de "formas del Código y
naturaleza de los grupos" en el tema de "revisar parámetros " del capítulo

Gráfico No. 3.4.27.: Cuadro de diálogo Estado de Resultados Detallado.
Cambios en el Capital de Trabajo:

Muestra el incremento o la disminución presentada entre dos periodos
cualesquiera, en las cuentas definidas como Activo Corriente Y pasivo a
corto plazo determinando la variación neta (Incremento o Disminución). Para

definir las Cuentas Pertenecientes a estos dos grupos véase el tema de
"Subgrupos de estados financieros (balances)" en la sección "Revisar
parámetros " en el capítulo de "Procesos adicionales".
impresora).







Gráfico No. 3.4.28.: Cuadro de diálogo Cambios en el Capital de Trabajo.
Estado de Fuentes y Usos:

Presenta los ingresos /fuentes) y los pagos (usos) efectuados durante un
periodo determinado, realizando un análisis de Capital de Trabajo (Fuente-
Usos).
impresora).






Gráfico No. 3.4.29.:Cuadro de diálogo Estado de fuentes y usos
LIBROS CON PERIODOS EN SERIE

Estos reportes presentan la información en forma de columnario. El usuario
puede determinar cuantos periodos (columnas) se presentan (de 1 a 12). De
igual forma puede determinar la periodicidad de cada columna (mensual,
bimestral,..., anual). Los informes que se pueden presentar con este formato
son: Balance General, Estado de Resultados Clasificado, Balance Detallado,
Balance de Prueba, Estado de Resultado Detallado.

Gráfico No. 3.4.30.: Menú Libros con Periodos en serie.
LIBROS Y AJUSTES POR INFLACION
Gráfico No. 3.4.31.: Menú Libros y ajustes por inflación.
Balance General:
Muestra saldos históricos de las cuentas mayores de Balance,
los ajustes por inflación calculados con base en los PAAG
mensuales y los saldos finales. Los saldos históricos los
discrimina en Monetarios y No Monetarios, dependiendo si a la
cuenta se le aplican o no los ajustes por inflación (Para indicar
las cuentas a las cuales debe aplicar ajustes por inflación véase
el tema de "Definición de Ajustes Integrales pos Inflación" en la
sección de "Revisar parámetros" del capítulo "Procesos
Adicionales".

Balance Detallado:
El mismo Balance General, descrito en el párrafo anterior, con la diferencia
que en éste se permite definir el nivel del código contable que se quiera
imprimir.
Balance de Prueba:
Presenta el saldo anterior, el movimiento neto, el ajuste por inflación aplicado
y el nuevo saldo de cada una de las cuentas (al nivel definido por el usuario).
Primero se presenta la cuenta de tipo débito (Activo y Egresos) y luego las
de tipo crédito (Pasivo, Patrimonio e Ingresos).
Estado de Resultado Detallado:

Presenta el saldo anterior, el movimiento neto, el ajuste por inflación aplicado
y el nuevo saldo de cada una de las cuentas (al nivel definido por el usuario).
Primero se presentan las cuentas de Ingreso y luego las de Egreso.
BALANCES CLASIFICADOS
Estos informes se presentan según el esquema definido en los parámetros
de la empresa, Véase el tema se "Subgrupos para Estados Financieros
(Balances)" de la sección "Revisar Parámetros" del capítulo "Procesos
adicionales" ver capítulo 8 sección 5.
La información que se puede generar a través de esta opción son:
Balance General
impresora).


TRANSFERENCIA DE DATOS
Esta opción permite transferir, (exportar) datos hacia otros programas
desde (importar), otros programas. Para el intercambio de información
se dispone de varios formatos para la grabación o lectura de archivos.
Esta opción se encuentra oprimiendo F1 en el menú de empresas
(revise que en el cuadro superior derecho, Esté la palabra Módulos y la
frase F1..... Contabilidad). Luego cuando aparezca el menú principal de
la contabilidad, desplácese con las teclas del cursor hasta la opción
"Transferencia de Datos". Oprima ENTER y aparece el menú de
Transferencia de datos (Gráfico No. 3.5.1)
Gráfico No. 3.5.1: Menú de transferencia de datos.
HOJAS DE CALCULO ELECTRONICO

Se generan archivos del tipo PNR que pueden ser leídos, por programas
de hojas electrónicas tales como Lotus, Quattro, Excel, etc. El formato
de este archivo contiene datos alfanuméricos que van entre comillas y
separados por comas; los datos numéricos solo se separan por comas.
Esta opción es muy utilizada para "retocar" la presentación de los
informes que genera el sistema HELISA.
Oprima ENTER a la primera opción del menú de Transferencia de
Datos. En pantalla aparece le menú de transferir a hojas electrónicas.
Sólo se pueden transferir informes. Para más detalle las características
generales del informe a transferir, véase la sección de Elaborar
Informes. Los informes a transferir son:
HELISA Capítulo III sección 5 -1

Gráfico No. 3.5.2: Menú de transferencia a hojas de cálculo electrónico.
Balance General:
Sitúese en la primera opción del menú de Transferir a hojas electrónicas
y oprima ENTER. En la pantalla aparece el cuadro de Diálogo que define
las características del informe (Gráfico No. 3.5.3).
Gráfico No. 3.5.3.: Cuadro Diálogo Balance General

Nombre del archivo: Combinación de letras y números, de acuerdo a las
reglas dadas por el sistema operacional ( Para DOS máximo son 8
caracteres). Utilice nombres nemotécnicos (Ejemplo: Balgen 10, Balance
General del mes de Octubre). Observe que el programa no deja cambiar
la extensión.PRN. Es obligatorio dar un nombre al archivo.
Periodo de: Periodicidad entre los periodos (columnas) que tendrá el
informe. Cada mes, cada dos meses, cada tres meses,... cada doce
meses. Seleccione la periodicidad con la tecla TAB o con las teclas de
dirección flecha derecha o izquierda.

Mostrar Ultimos: Es el número de columnas a presentar en el informe.
Mínimo son dos (2) y máximo son doce (12). Seleccione utilizando las
teclas de dirección o la tecla TAB.
Código de la cuenta: Mostrar o No el código de la cuenta en el informa.
Seleccione utilizando TAB o flechas en dirección horizontal.
Nombre de la cuenta: Mostrar o No, el nombre de la cuenta en el
informa. Seleccione utilizando TAB o flechas en dirección horizontal.
Estado de Resultado Clasificado:

Sitúese en la segunda opción del menú de Transferir a hojas
electrónicas y oprima ENTER. En pantalla aparece el cuadro de diálogo
que define las características del informe (Gráfico No. 3.5.4).
Cifras en: mostrar cifras en pesos en miles de pesos o en millones de
pesos. Seleccione la opción con las flechas de dirección horizontal o la
tecla TAB.
Fecha de elaboración: Fecha conque aparece la última línea del
informe. Seleccione el día con las flechas de dirección horizontal o la
tecla TAB. Seleccione el mes y el año con la tecla BACKSPASE
(retroceso). Con la tecla DEL suprime la fecha y ésta se imprime al final
del informe.

Gráfico No. 3.5.4.: Cuadro Diálogo Estado Resultados Clasificado.
(Transferir a hojas Electrónicas).
Balance Detallado.
Sitúese en la tercera opción del Menú de Transferir a hojas electrónicas
y oprima ENTER. En pantalla aparece la lista de Clases de Cuentas, que
permite seleccionar las cuentas a incluir en el Balance Detallado. Véase
la sección Cartilla de Cuentas en el capítulo "Consultar libros", para la
forma de seleccionar cuentas. Una vez seleccionadas las cuentas en la
pantalla aparece el cuadro de diálogo que defina las características del
informe Gráfico No. 3.5.5).
Código de la cuenta: Mostrar o No mostrar el código de la cuenta en el
Nombre de la cuenta: Mostrar o No mostrar el nombre de la cuenta en el
Mostrar niveles: Determina los niveles que se mostrarán en el informe.
Selecciónelos en orden separándolos con comas. El sistema asume
inicialmente todos los niveles.

Gráfico No. 3.5.5.: Cuadro Diálogo Balance Detallado (Transferir a Hojas
Electrónicas)
Balance de prueba:
Sitúese en la cuarta opción del Menú de Transferir a Hojas Electrónicas
y oprima ENTER.
La operatividad de este informe es exactamente igual que el Balance
Detallado. La diferencia entre los dos informes está en la estructura
interna: El Balance Detallado sólo muestra saldos. El balance de Prueba
muestra saldo anterior, movimiento de los meses seleccionados y saldo
final.

Grafico No. 3.5.6 Cuadro Diálogo Balance de Prueba (Transferir a Hojas
Electrónicas)

Sitúese en la quinta opción de menú de Transferir a hojas de
electrónicas y oprima ENTER. En pantalla aparece el cuadro de diálogo
que define las características del informe (Gráfico No. 3.5.7).
reglas dadas por el sistema operacional (Para DOS máximo son 8

Gráfico No. 3.5.7: Cuadro Diálogo Estado Resultado Detallado
(Transferir a Hoja Electrónica)
Nota:
Al oprimir ENTER en la última pregunta (de cualquiera de los informes),

el sistema procede a generar el archivo con el informa correspondiente
El archivo se crea en el mismo directorio donde están los demás datos
de la contabilidad. Al final del proceso el sistema retorna al menú de
Transferir a hojas electrónicas.
Para hacer uso del archivo, salga de HELISA. Llame el programa de

hoja electrónica y haga uso de la opción importar, insertar o abrir
archivo, según lo estipulado por el programa utilizado. Consulte los
manuales del respectivo Software.
ARCHIVOS CON FORMATO ASCII

Se generan archivos tipo.ASC que puedan se leídos por diferentes tipos
de programas (Base de datos, Cobol, Basic, etc.). La información puede
ser transferida en uno de cuatro formatos disponibles :
Formato uno :
Un registro por cada dato a transferir, Ejemplo :
130505
Venta de cinco máquinas de coser
19366745
Pedro Pérez
356738.44
D
410505
Venta máquinas de cocer

19366745
Pedro Pérez
356738.44
C
Formato Dos :
Similar al anterior. Cada registro termina con una coma (separador).
Ejemplo :
130505,
Venta de cinco máquinas de coser,
19366745,
Pedro Pérez,
356738.44,
D,
410505,
Venta máquinas de cocer,
19366745,
Pedro Pérez,
356738.44,
C
Formato Tres :
Registros de longitud fija. Cada dato (campo) tiene una longitud fija.
Ejemplo :
130505 Venta cinco máquinas de coser 19366745 Pedro Pérez 356738.44 D
410505 Venta máquinas de cocer 19366745 Pedro Pérez 356738.44 C
Formato cuatro :
Registros de longitud variable. Cada dato (campo) va separado por
comas. Ejemplo :
130505, Venta de cinco máquinas de coser, 19366745, Pedro
Pérez, 356738.44, D, 410505, Venta máquinas de cocer,
19366745, Pedro Pérez, 356738.44, C
Esta opción es utilizada para hacer interface entre el sistema HELISA y
otros programas.
Oprima ENTER en la segunda opción del menú de Transferencia de
Datos. Para más detalle de las característica generales del informe a
transferir. Véase la sección de Elaborar informes. Veamos que se puede
transferir :

Balance Detallado :
Sitúese en la primera opción del menú de Transferir a archivos ASCII y
oprima ENTER. En pantalla aparece la lista de Clase de Cuentas, que
permite seleccionar las cuentas a incluir en el balance detallado. Véase
la sección Cartilla de Cuentas en el capítulo Consultar los libros, para la
forma de seleccionar cuentas.
Una vez seleccionadas las cuentas en pantalla aparece el cuadro de
diálogo que define las características del informe (Gráfico No. 3.5.8).
Gráfico No. 3.5.8. : Cuadro diálogo Balance Detallado (Transferencia

ASCII).

reglas dadas por el sistema operacional. Observe que el programa no deja
cambiar la extensión. ASC. Es obligatorio dar un nombre al archivo.
Mostrar los niveles: Determina los niveles que se mostrarán en el informe.
Formato a usar: Formato para la generación del archivo, según lo descrito al
principio de esta sección. En la parte posterior derecha aparece un recuadro
con los tipos de formato a usar, dando una descripción a cada uno de ellos.
Seleccione el formato utilizando la tecla TAB o las flechas de dirección
horizontal.
Balance de Prueba:
Sitúese en la segunda opción del menú de Transferir a Archivos ASCII y
oprima ENTER.
La diferencia entre los dos informes está en la estructuración interna: El
balance Detallado muestra sólo saldos. El Balance de Prueba muestra saldo
anterior, movimiento de los meses seleccionados y saldo final.
Gráfico No. 3.5.9.: Cuadro de diálogo Balance de Prueba

horizontal.

Sitúese en la tercera opción del Menú de Transferir a Archivos ASCII y
oprima ENTER. En pantalla aparece el cuadro de diálogo que define las
características del informe (Gráfico No. 36.).
Gráfico No. 3.5.10.: Cuadro Diálogo Estado Resultado Detallado

(Transferir a ASCII).
horizontal.
Cartilla de Cuentas:
Sitúese en la cuarta opción del menú de Transferir a Archivo ASCII y oprima
ENTER.
En este informe se genera el código de cuenta y el nombre de la cuenta.

Gráfico No. 3.5.11.: Cuadro de diálogo cartilla de cuentas.
horizontal.
Movimiento de Cuenta:
Esta opción permite generar un archivo con el movimiento contable de
acuerdo con unas especificaciones dadas por el usuario. Sitúese en la
quinta posición del menú de Transferir a Archivos ASCII y oprima ENTER.
En pantalla aparece los meses y su calendario, para la definición de los días
que serán involucrados en el informe. Selecciónelos según los
procedimientos descritos en el tema de Movimiento por cuenta - Consulta de
transacciones en el capítulo 3 sección 3 "Consultar los libros".
La información a generar se puede configurar, utilizando la tecla de función
F3. Vea el tema "F3 configurar" en la sección de Movimiento de cuenta
capítulo 3 sección 3 pág. 12 consultar libros, para conocer la mecánica de
configuración.
Una vez seleccionados los días, aparecen en la pantalla las condicionas de
generación de información ( Gráfico No. 3.5.12).

Gráfico No. 3.5.12.: Cuadro condiciones de generación de datos.
Al lado izquierdo aparecen los campos que se pueden condicionar. La
segunda columna indica la condición: igual a, mayor que, menor que,
diferente de. En la tercera columna se escriba el texto de las condiciones.
Para establecer una condición, desplácese con las flechas de dirección
verticales hasta el dato que quiere poner a condición. Con la tecla TAB
establezca las condiciones y luego escriba el texto que servirá de condición.
Si son varios textos sepárelos por comas (,).
Al finalizar teclee ENTER en el último campo solicitado. Aparece un cuadro
de diálogo que maneja los siguientes campos:
cambiar la extensión. Es obligatorio dar un nombre al archivo.
principio de esta sección (B.A archivos tipo ASCII). En la parte superior
derecha aparece un recuadro con los tipo de formato a usar, dando una
descripción de cada uno de ellos. Seleccione el formato utilizando la tecla
TAB o las flechas de dirección horizontal.
Presione ENTER en el último campo para efectuar el proceso. Al terminar, el
sistema vuelve a solicitar condiciones, si quiere obtener más archivos,
establezca las nuevas condiciones. Si no quiere continuar con la opción,
oprima la tecla ESC y el sistema retornará a la menú de transferir a Archivo
ASCII.
Exportar movimiento ASCII

Esta opción permita generar un archivo con el movimiento contable del mes
(o parte de él), según las especificaciones dadas por el usuario. Sitúese en
la tercera opción del Menú de Transferencia y oprima ENTER.
En la pantalla aparece el cuadro del mes actual y su calendario. Para la
definición de los días que serán involucrados en el informe, selecciónelos de
acuerdo con los procedimientos descritos en el tema de Movimiento por
Cuenta de la sección "Consulta de Transacciones " del capítulo "Consultar
los libros".

Una vez seleccionados los días, se solicitan las condiciones de generación
de información. Se puede condicionar los datos de tipo y número de
documento.
Al lado izquierdo se muestran los campos que se pueden someter a
condiciones. La segunda columna indica la condición: igual a, mayor que,
menor que, diferente de. En la tercera columna se escriba el teto de las
condiciones.
Para establecer una condición, desplácese con las flechas de dirección
verticales hasta el dato que quiere poner a condición. Con la tecla TAB
establezca la condición y luego escriba el texto que servirá de condición. Si
son varios textos sepárelos por comas (,).
Al finalizar teclee ENTER en le último campo solicitado. Aparece un cuadro
de diálogo que maneja los siguientes campos:
reglas dadas por el sistema operacional. Es obligatorio dar un nombre al
archivo.
Formato de la fecha: Formato en que se graba la fecha. En la parte superior
del cuadro de diálogo aparecen los formatos: dd/mm/aa (día, mes, año)
separados por barra diagonal, mm/dd/aa (mes, día,año), aa/mm/dd (año,
mes, día), ddmmaa (día, mes, año) sin separación, mmddaa (mes, día,año),
aammdd (año, mes,día) sin separación.
Seleccione el formato de la fecha utilizando la tecla TAB o las flechas de
desplazamiento horizontal.
descripción de cada uno de ellos. Seleccione el formato utilizando la tecla
TAB o las flechas de dirección horizontal.
Presione ENTER en el último campo para efectuar el proceso. Al terminar, el
sistema vuelve a solicitar condiciones, si quiere obtener más archivos,
establezca las nuevas condiciones. Si no quiere continuar con la opción,
oprima la tecla ESC y el sistema retornará a la menú de transferencia de
Datos.
Gráfico No. 3.5.13.: Cuadro de diálogo Exportar Movimiento.

IMPORTAR MOVIMIENTO DE ASCII
Esta opción permite afectar los libros contables. El movimiento que afecta
debe venir en un archivo de tipo ASCII con los datos y en el orden que se
especifique.
Esta opción es muy utilizada para lanzar información generada por otras
aplicaciones y que deben afectar el sistema contable. Esto con el fin de
evitar la digitación de los documentos en HLEISA.
Nota:
Esta afectación es sólo de tipo contable. No se afectan los datos

de Cartera ni de Proveedores, pero lo puede hacer usando
posteriormente la opción de "Retomar la contabilidad" del grupo
de opciones de uso poco frecuente de Cartera o Proveedores.
Sitúese en la carta opción del menú de transferencia de datos y oprima

ENTER.
En la pantalla aparece el cuadro de diálogo que permite definir el archivo
que continúe el movimiento a importar. Antes de responder el cuadro de
diálogo especifique la configuración que tiene el archivo de datos a importar
(que datos, longitud y orden), utilizando la tecla de función F3. Vea el tema
"F3 configurar" en la sección de movimiento de cuenta, para conocer la
mecánica de configuración.
Una vez definida la configuración del archivo a importar, responda las tres
preguntas del cuadro de diálogo:
Nombre del archivo: Nombre completo del archivo a importar. Teclee el
nombre y la extensión (si la tiene) separados por punto.
Formato de la fecha: Formato como viene grabada la fecha del movimiento.
En la parte superior del cuadro de diálogo aparecen los formatos: dd/mm/aa
(día, mes, año separados por barra diagonal), mm/dd/aa (mes, día,año
separados por barra diagonal), aa/mm/dd (año, mes, día separados por
barra diagonal), ddmmaa (día, mes, año sin separación), mmddaa (mes,
día,año sin separación), aammdd (año, mes,día sin separación).
Seleccione el formato de la fecha utilizando la tecla TAB o las flechas de
desplazamiento horizontal.
descripción de cada uno de ellos.
horizontal.
Presione ENTER en el último campo para efectuar el proceso. El sistema
revisa cada uno de los registros grabados.

Gráfico No. 3.5.14.: Cuadro de diálogo Importar Movimiento.
En caso de inconsistencia, se muestra en pantalla toda la información de
registro y su correspondiente error. Teclee ENTER para continuar revisando
(Gráfico No. 3.5.15).
Gráfico No. 3.5.15: Cuadro de validación de datos.

Al finalizar, la revisión (o en caso de haber tecleado ESC, durante el
proceso), aparece un cuadro de mensaje, indicando el total de
inconsistencias encontradas durante el proceso. De igual forma indica la
corrección respectiva y vuelve a intentar el proceso de importación. Teclee
ENTER para retornar al menú de Transferencia de datos.
Si no existe inconsistencias, en el cuadro de mensajes se indica la
posibilidad de afectar los libros contables con la información encontrada en
el archivo. Si teclea ENTER, se procesa la información y se afectan los
libros. Si no está seguro, teclee ESC. En cualquiera de los dos casos el
sistema se retorna al menú de transferencia de datos.
Transferencias Especiales
Esta opción permite transferir información especializada, (exportar) datos
hacia otros programas desde (importar), otros programas. Para el

intercambio de información se dispone de varios formatos para la grabación
o lectura de archivos.
Esta opción se encuentra oprimiendo F1 en el menú de empresas (revise
que en el cuadro superior derecho, Esté la palabra Módulos y la frase F1.....
Contabilidad). Luego cuando aparezca el menú principal de la contabilidad,
desplácese con las teclas del cursor hasta la opción "Transferencia de
Datos". Oprima ENTER y aparece el menú de Transferencias Especiales.
Gráfico No. 3.5.16.: Menú de Transferencias Especiales.

ANALISIS FINANCIERO
Esta opción permite observar gráficamente el comportamiento
de una cuenta a cualquier nivel (Clase , Grupo, Cuenta,
Subcuenta o Auxiliar). El gráfico es de tipo barras.
Seleccione la última opción del menú principal de contabilidad,
con la tecla ENTER. En la pantalla aparece la Lista de Clases
de Cuentas, que permite seleccionar la cuenta a analizar.
Véase la sección "Cartilla de Cuentas" en el capítulo "Consultar
los libros", para la forma de seleccionar cuentas. Una vez
seleccionada la cuenta en la pantalla parece un gráfico de
barras (Gráfico No. 39).
Gráfico No. 39: Análisis financiero.

En la parte izquierda se muestran los valores mínimos y
máximos (en millones de pesos). Igualmente aparecen las
opciones que están en efecto en al momento de elaborar la
gráfica. En la parte derecha se muestran las barras
correspondiente mes ames del año en curso. En la parte
superior de cada barra se escribe el porcentaje con respecto al
año.
Para cambiar las características del gráfico oprima la tecla TAB,
aparece entonces un recuadro. Gráfica No. 40). Para
seleccionar una característica de cualquiera de las opciones,
sitúese en la opción deseada (utilizando las flechas de dirección
vertical) y seleccione la característica a través de la tecla
BARRA ESPACIADORA o con las flechas de dirección
horizontal.

Gráfico No. 40: Características del gráfico de Análisis
financiero.
Veamos las opciones:
F1 Valores:
Presenta los valores Débito o Crédito o Neto Débito menos
Crédito o lo contrario, dependiendo de la naturaleza de la
cuenta).
F2 Participación:
Muestra los valores del mes o los valores en forma acumulada.
F3 Cifras:
Presentar los valores en forma nominal o ajustados a valor
presente, tomando como base el periodo actual.
F4 Grupos:
Se indica si cada periodo analizado corresponde a un mes, dos
meses, tres meses, cuatro meses, seis meses o anual.
F5 Medir:
Las barras presentadas indican participación del mes con
respecto al total o crecimiento con respecto al mes anterior.
F6 Ajuste escala:
La escala es fija (global) o dinámica.
F7 Comparar con:
En la gráfica presentada se hace comparación con un periodo
anual anterior o con dos periodos, o no se hace comparación.
F8 Graficar:
Mostrar periodos en serie o solamente los extremos.
F9 Correlación:
Hacer correlación como elemento de un contexto o como
contexto con respecto a una composición o no efectuar la
correlación.
Estas características pueden ser cambiadas directamente,
oprimiendo la tecla de función respectiva: (F1, F2, etc.) hasta
obtener la característica deseada.
Para finalizar oprima ESC. El sistema retornará a la lista de
clase de cuentas. Seleccione otra cuenta si así lo desea. De lo
contrario teclee ESC para regresar al menú principal de
contabilidad.

OPCIONES DE USO POCO FRECUENTE
Como su nombre lo indica, estas opciones se utilizan sólo en casos
especiales.
En el menú principal de contabilidad, al oprimir la tecla SHIFT del lado
izquierdo aparece en la parte inferior derecha el menú de opciones de uso
poco frecuente.
La primera opción Modificar/ Reafectar asientos, es utilizada para modificar
o retirar asientos ya registrado por la opción de asentar los libros.
La segunda opción Inconvenientes con los libros, es utilizada para revisar el
estado actual de los archivos y eliminar las posibles inconsistencias que se
encuentren en los libros.
Nota :
Al igual que en las demás opciones, a esta opción solo podrán acceder
los usuarios autorizados para ello. Véase la sección "Definir usuarios"
del capítulo "Procesos adicionales".
Antes de seleccionar una opción usted puede cambiar el periodo a trabajar,

utilizando las flechas de dirección horizontal.
Si desea regresar al menú principal de contabilidad, oprima la tecla ESC.
Gráfico No. 3.8.1.: Cuadro de diálogo cartilla de cuentas.
Programar Ayudas en la Captura

Esta opción permite que el usuario acondicione la captura de datos de
acuerdo a sus necesidades,
Los campos que se utilizan son:
Código:
Tecla o combinación de teclas que agilicen la captura de datos.

Texto:
Descripción del código asignado a la captura de datos.
Enter:
Indicar si se requiere presionar o no el “Enter” para ingresar los datos.
Seleccione la opción utilizando la tecla TAB o las flechas de desplazamiento
horizontal.
Gráfico No. 3.8.2..: Programar ayudas.
MODIFICAR/REAFECTAR ASIENTOS
Esta opción es utilizada para modificar, retirar o insertar información o
documentos ya grabados a través de la opción asentar los libros, explicada
anteriormente.
Advertencia :
Realice una copia de los archivos antes de proceder a ejecutar esta

opción, vea la sección de "Elaborar la copia" del capitulo 8 sección 9
Procesos Adicionales .
Conceptos emitidos por Contadores, Auditores y Revisores Fiscales,

indican que en caso de errores cometidos en la grabación de
información, se deben generar comprobantes contables indicando la
revisión del error. Por lo tanto, utilice esta opción en caso extremo.
Las modificaciones, retiros e inserciones de información que se realicen por

esta opción, sólo afectan los libros de contabilidad. En ningún momento se
afectan los libros de Clientes ni los de Proveedores.
Oprima ENTER dos veces en la primera opción del menú de opciones de
uso poco frecuente, para que aparezca en la pantalla los movimientos
grabados hasta el momento, en el periodo seleccionado antes de entrar a
esta opción (Gráfico No. 3.8.3).

Gráfico No. 3.8.3 : Modificar/Reafectar asientos
A continuación se explican las opciones de este menú :
Buscar :
Para encontrar un documento o un registro específico, utilice las teclas de
manejo del cursor. De igual forma puede ubicar rápidamente un documento,
tecleando el tipo de documento (Ejemplo : RC, CE, 10, FV, etc.) y el número
de documento (Ejemplo : 00005, 000345, etc.). El sistema, a medida que se
digita la información del documento, se va ubicando en la franja respectiva,
hasta encontrar el más cercano. El registro actual es el que se encuentra
resaltado.
Modificar :
Oprima ENTER en el registro resaltado. Aparece un recuadro con toda la
información del registro. (Gráfico No. 3.8.4).
Gráfico No. 3.8.4. :Información a modificar.

Modifique la información que crea conveniente. Con las teclas de dirección
vertical pueden desplazarse entre los campos del registro. Con la tecla
RETOCESO, puede borrar letra a letra en un campo determinado. Con la
tecla flecha de dirección izquierda limpia todo el contenido actual del campo.

Para que el sistema tome todas las modificaciones realizadas, desplácese
hasta el último campo (Número de cheque) y pulse ENTER o la flecha de
dirección hacia abajo. Por el contrario, si no desea que las modificaciones
sean tenidas en cuenta, oprima la tecla ESC.
Nota :
Si usted cambia el tipo de documento, el número del documento, el tipo

de asiento [D/C] o el valor, el comprobante actual se descuadra. El
sistema dará una señal auditiva indicando la diferencia.
Totalizar :
Para conocer el total débito y total créditos de un documento específico,
sitúese en uno de los registros que pertenezcan al documento a totalizar y
oprima la tecla de función F2. En al parte inferior, encima de la franja baja,
resaltado con color naranja (para los monitores monocromáticos, aparece un
color gris más tenue que el de la franja baja), se muestra la diferencia entre
débitos y réditos (si la hay), el tipo y número de documento y los totales
débito y crédito del documento. Este total permanece hasta que usted se
sitúe en un registro que pertenezca a otro documento.
Insertar :
Esta condición sirve para adicionar registros a un documento ya grabado.
Sitúese en el registro que contenga mayor cantidad de información similar al
que quiere ingresar. Oprima la tecla INS. Aparece el recuadro de
información, en el mismo formato del Gráfico No.41, con la misma
información del registro actual pero con valor en cero (0). Modifique la
información que crea conveniente. Véase el párrafo anterior denominado
"Modificar". Si el documento queda descuadrado con el valor adicionado de
este registro, el sistema genera un sonido para indicar la diferencia.
Borrar :
Sitúese en le registro a retirar y oprima la tecla Del. El sistema pregunta : Lo
elimina ? N<S/N>
Se asume que la repuesta es No. Si está seguro de su eliminación oprima la
tecla "S" ( en mayúscula). De lo contrario oprima cualquier tecla diferente a
la "S".
Para borrar todo el documento, existen dos formas : borrar registro a registro
o borrar sólo un registro del documento. En el segundo caso, cuando el
sistema entra al proceso de reafectar, le indica el descuadre existente y
permite eliminar el documento entero.

Gráfico No. 3.8.5.: Aviso de Descuadre en Modificar/Reafectar asientos.
Se solicita la acción a seguir :
Pulse ESC si desea eliminar completamente el documento (Todos los
registros que tengan el mismo tipo y número documento, son eliminados.
Oprima ENTER SI DESEA REVISAR EL DOCUMENTO. Esta situación se
repite para todos los documento que presentan esta característica de
descuadre.
En caso de haberse presentado documentos descuadrados (no importa que
respuesta se dio), el sistema retorna al proceso de modificar/reafectar
asientos. Cuando el sistema no detecta documentos descuadrados regresa
al menú de opciones de uso poco frecuente.
REAFECTAR LIBROS (Unicamente):

Una vez efectuados todos los cambios, oprima la tecla ESC para que dichos
cambios reafecten los libros contables. En la pantalla se indica dicho
proceso.
Si se detecta algún documento descuadrado, el sistema genera un aviso,
indicando el tipo y número de documento, el total débito y la diferencia
(Gráfico No. 3.8.5.).
CAMBIAR LOS NIT (Global)

Con esta opción el usuario puede realizar cambios o modificaciones de la
información de un tercero referente a su número de identificación
INCONVENIENTES CON LOS LIBROS

Utilice este proceso cuando encuentre una de las siguientes situaciones:
- Caídas de luz, aunque estas parezcan insignificantes, principalmente si
la caída de luz se presentó durante un proceso de afectación (Ejemplo
Cartilla de cuentas, Asentar los libros, Modificar parámetros, etc.).
- Cuando se encuentran inconsistencias en la información o se considera
que el sistema no está funcionando en forma correcta (Ejemplo :Cuentas
superiores que no totalizan correctamente los valores de las cunetas que

dependen de ella, la no presentación de la cartilla en la opción de cartilla
de cuentas en la consulta, etc.).
- Cuando haya borrado bastantes códigos contables o muchos registros
de registros de movimiento de un mes, con el fin de liberar espacio
físico en el disco.
Antes de proceder a efectuar el proceso de inconvenientes con los libros,
lleve a cabo estas tareas :
- En ejecución del programa que chequea de discos propio del sistema
operacional (Ejemplo : CHKDSK/F para versiones DOS anteriores a la
6.00. Para versiones posteriores utilice el SCANDSK), sobre el disco
(drive) donde están los programas y datos de la contabilidad. Este
proceso se efectúa para eliminar las posible inconsistencias que existan
a nivel de administración del disco duro, antes de revisar las
inconsistencias de los libros contables.
- Si trabaja, en red verifique que no exista ningún usuario trabajando con
la contabilidad. Aunque el sistema es exigente sólo con respecto a la
empresa a revisar los libros, por efectos de velocidad de proceso,
recomienda que nadie esté trabajando con la contabilidad.
- Obtenga copia de todos los libros contables pertenecientes a la empresa
a revisar (véase la sección de Elaborar copias en el capítulo "procesos
adicionales").
Advertencia :
Siga al pie de la letra los pasos mencionados en el llamado de atención.

El no acatar esta advertencia podrá acarrear en una perdida total de la
información contable.
Nota :
La revisión se hace solamente sobre los libros de contabilidad. Si usted

desea realizar una revisión sobre los libros de Clientes y Proveedores,
utilice las opciones de uso poco frecuente en el módulo de cuentas por
cobrar y cuentas por pagar.
Si ya efectuó los pasa recomendados y está seguro de continuar, oprima

ENTER para comenzar el proceso. De lo contrario, oprima la tecla ESC y el
sistema se retorna al menú de opciones poco frecuente de contabilidad.
Una vez comienza el proceso, este no debe ser interrumpido de ninguna
manera, ya que existirán perdidas de información. En caso de haberse
equivocado en la orden de ejecución de esta opción, simplemente déjelo
procesar hasta su finalización.
En términos generales el proceso realiza los siguientes pasos :
1. Revisar el libro mayor del año en proceso.
2. Revisar el libro de transacciones del mes seleccionado
3. Borra los saldos de las cuentas en el periodo seleccionado
4. Reafectar los saldos de las cuentas en el periodo seleccionado con las
transacciones del mismo

5. En caso de estar revisando un año (o varios) anterior al actual (ultimo
procesado), se recalculan saldos finales del año seleccionado y se
reafectan saldos iniciales del año siguiente. Así sucesivamente para
cada año siguiente hasta llegar al año actual.
Nota :
El paso quinto se realiza por año, debido a que los libros mayores de la
contabilidad se manejan de forma anual, mientras que las transacciones
se manejan de forma mensual. Ver Anexo No.1 : Nombre de los libros.
A medida que se ejecuten los pasos, el sistema va presentando el manejo

de los archivos.
Al finalizar el proceso, el sistema retorna al menú de opciones poco
frecuentes de contabilidad.

4
Capitulo
IMPUESTOS / TERCEROS
Bajo esta función hemos agrupado una serie de procedimientos, consultas e
informes, cuya finalidad es conocer los saldos o movimientos de un tercero,
asociado con cualquier procedimiento contable, de compras, ventas,
créditos, etc., aprovechando que HELISA permite asociar cualquier cuenta
en el manejo de terceros. Los saldos o los movimientos pueden ser
mensuales, bimensuales, trimestrales, semestrales o anuales y no tienen
ningún objetivo específico, exceptuando cuando son procedimientos
asociados a impuestos como anexos oficiales, certificados, I.V.A., retención,
grandes contribuyentes, etc. (Gráfico No. 4.1.1.)
El menú maneja las siguientes opciones:
Administración de Terceros (ver capítulo 4 sección 2)
Renta y Complementarios (ver capítulo 4 sección 3)
Medios Magnéticos (ver capítulo 4 sección 4)
Transferir datos de terceros (ver capítulo 4 sección 5)
Gráfico No. 4.1.1.: Menú principal impuestos y terceros.
HELISA Capítulo IV Sección 1 - 1

ADMINISTRACION DE TERCEROS
La finalidad de esta opción es mantener al día tanto las hojas de vida de
todos los terceros como el control sobre sus saldos y movimientos. Los
procesos aquí agrupados son tratados como terceros, sin ninguna influencia
de impuestos, es decir son de propósito general. Es importante tener en
cuenta que las hojas de vida son básicas para cualquier procedimiento
tributario. (Gráfico No. 4.2.1).
Gráfico No. 4.2.1. : Menú administración de terceros.
CARTILLA DE NITS Y CEDULAS

Presenta las hojas de vida de los terceros en orden alfabético. La
información solicitada en este proceso es necesaria para cumplir los
requerimientos de diligenciamiento y envío ante los diferentes entes
gubernamentales. Debe diligenciarse lo mas completo posible. El sistema
pregunta el NIT o cédula, el dígito de verificación, la clase de documento
(A=NIT o Cédula), el nombre registrado en la Cámara de Comercio (hasta 60
caracteres), dirección, teléfono, y la ciudad donde está radicado el tercero.
Presionando INS crea la hoja de vida de un tercero ; con DEL borra la hoja
de vida siempre y cuando no haya tenido movimiento. Al presionar ENTER
puede modificar cualquier campo de la hoja de vida a excepción del número
del NIT. Utilizando TAB aparece la lista de empresas y presionando ENTER
en cada empresa aparecen los NITs de todos aquellos terceros que no
posea la empresa de trabajo. Presionando INS marca los terceros que
desea copiar y pulsando DEL se selecciona los que no se van a copiar. Si
presionamos F2 se invierte la selección previa que tenga cada tercero, si
estaba marcado para copia no lo deja copiar y si no lo estaba permite su
copia. Cualquier NIT creado en un año anterior queda automáticamente
creado por los años siguientes . Ejemplo : Si estamos en el año de 1995 y
vamos al año 1994 para copiar ciertos NITs al volver a 1995, el programa
automáticamente a tomado los NITs que fueron creados en el año de 1994.
Los terceros a diferencia de los deudores o acreedores no pueden
duplicarse.

Gráfico No. 4.2.2. : Crear terceros.
ASOCIAR CUENTAS Y TERCEROS

Se puede hacer el seguimiento a un tercero y mostrar los diferentes
conceptos contables que hayan tenido con la empresa a través de esta
opción . Ejemplo : Puede listar un tercero y mostrar cuanto se le retuvo por
todos los conceptos, cuanto se pagó por I.V.A. , cuanto facturó o cuanto se
le vendió. Esta opción sigue las mismas normas descritas para los centros
de costo.
Se puede ligar o desligar en cualquier momento del año, no necesariamente
al principio o al final del año, aunque es recomendable hacerlo en estos
meses, ya que al reafectar el movimiento - si la cuenta ha sido desamarrada
desde mediados del año - el programa desliga todo el año. Ejemplo : Si liga
una cuenta de bancos a partir de junio de 1995, tendrá la información de
todo el año de esa cuenta, y igual funciona cuando desliga una cuenta y no
se quiera tener la información del tercero que afectó esa cuenta, al reafectar,
el concepto lo toma para todo el periodo.
Durante este proceso (reafectar y revisar) se puede prestar algunas cuentas
que haya tenido movimiento y que no tengan NIT o que el NIT esté en cero,
esto sucede por que se entró al sistema por contabilidad, en la opción de
utilidades y borró el NIT, o por que la cuenta en ese mes no era de manejo
obligatorio. Para corregir, simplemente vaya a utilidades en contabilidad y
adicione el NIT al registro correspondiente ; luego repta el proceso de
reafectar en ese mes.
Si está mostrando el código y nombre de todas las cuentas, presionando F2
liga el tercero y con F3 se desliga. Si se presiona cualesquiera de las dos
opciones anteriores en una cuenta mayor , su ejecución afectará todos los
niveles dependientes que tengas esa cuenta. Ejemplo : Si presiona F2 en
bancos (cuenta 1110) automáticamente todos los bancos creados y que son
subnivel de esta cuenta quedaran obligados a pedir el tercero o si tenemos
todas las cuentas de ingresos ligados y pulsando F3 sobre ingresos no
operacionales (cuenta 42), todas las cuentas quedarán desligadas.

Gráfico No. 4.2.3. : Lista de código y nombre de la cuenta.
CONSULTA DE TERCEROS
Presenta los terceros ordenados alfabéticamente y muestra el nombre del
tercero, NIT, dígito de verificación y ciudad donde esta radicado el tercero.
F1 aparecen los datos de la hoja de vida. F3 puede modificar el número de
columnas o mostrar que puede ser mensual, bimestral, trimestral, semestral
o anual. Utilizando FLECHA DERECHA se puede elegir los periodos. Dentro
de cada una de las opciones aparecen sus posibilidades, es decir, en la
opción mensual aparecen todos los meses del año ; en la bimestral
aparecen los mese enero - febrero, marzo - abril, mayo - junio, julio - agosto,
septiembre - octubre y noviembre - diciembre ;en la trimestral enero -
febrero - marzo, abril - mayo - junio, julio - agosto - septiembre, octubre -
noviembre y diciembre ;en la semestral de Enero a Junio y de Julio a
Diciembre ; y el anual el consolidado de todo el año. Pulsando la tecla INS
puede seleccionar el periodo que desee y con DEL desmarca un periodo
específico. Ejemplo : si desea ver el primero y el cuarto trimestre solamente
entra trimestres y con los cursores se desplaza donde aparece el trimestre
01 y trimestre 04, presiona INS y en los demás presiona DEL, al consultar el
informe, el sistema sólo presentará la información de los trimestres
seleccionados.
HELISA tiene dos (2) estilos de consulta en terceros : terceros con sus
cuentas y cuentas con sus terceros. Se selecciona pulsando TAB e n la lista
de terceros o en la lista de cuentas.
Terceros con sus cuentas : Deba tener en pantalla todos los terceros ;
simplemente busque el que le interesa y pulse ENTER inmediatamente
aparecen en pantalla todas las cuentas con sus respectivos totales de
acuerdo con lo configurado con F3. Si los totales parciales (mes, bimestre,
etc.) ocupan más de 80 columnas con FLECHA IZQUIERDA y FLECHA
DERECHA, puede desplazarse en forma horizontal. Si desea confrontar
contra el movimiento pulse la tecla F2. Este estilo de consulta
adicionalmente le permite seleccionar el grupo de cuentas sobre las que
debe trabajar por defecto ,lo hace sobre todas las cuentas asociadas a
terceros. Cuando se encuentre en la lista de terceros antes de dar ENTER,
marque la FLECHE DERECHA que le mostrará la relación de cuentas.

Cuentas con sus terceros : Teniendo la lista de terceros, pulse TAB
inmediatamente desaparece la lista de terceros y muestra la lista de
cuentas. Seleccione del grupo de cuentas a la cuenta y de ENTER. el
sistema mostrará, por cada cuenta, la lista de terceros con las que se
movieron esas cuentas.
Gráfico No. 4.2.4. : Consulta de terceros por cuenta.
Gráfico No. 4.2.5. : Consulta de terceros por cuenta mes a mes.

Gráfico No. 4.2.6. : Consulta de terceros por cuenta resultado mes.
INFORMES DE TERCEROS
Existen tres tipos de informes que con su flexibilidad cubren las eventuales
necesidades de conocer saldos o movimientos de terceros. Los informes
son : Directorio de terceros, Relación de cuenta y terceros y Movimiento de
terceros.
Gráfico No. 4.2.7.: Menú informes de terceros.
Directorio de Terceros :
Es una lista donde se clasifica a los terceros. Se puede agrupar por ciudad
dando INS en el cuadro de organización, en caso contrario será una lista
global. En el cuadro de condiciones con un TAB puede usar la opciones :
Todos, igual a , diferente, mayor que , menor que, y aplicarse por ciudad o a
terceros. En el cuadro de "Texto que somete a condiciones ", tratándose de
tercero, puede digitar nombres. Números de NIT/Cédulas ;Ejemplo : igual a
Juan, jose,17506208, 24128369.

Gráfico No. 4.2.8. : Cuadro de diálogo Directorio de terceros.
Relación de cuentas y terceros :

Este informe sencillamente muestra los terceros uno a uno, y las cuentas
con los cuales se afecta. Se muestra un cuadro con tres alternativas.
Selección de terceros :
Con FLECHA DERECHA, muestra la lista de terceros, todas están marcadas
para listarlas, con DEL se puede desmarcar, con F2 invierte todo. Se
imprimirá lo que tenga
NIT.
Gráfico No. 4.2.9. : Selección de terceros.
Selección de cuentas :
Con FLECHA DERECHA, muestra la lista que maneja terceros, de igual
forma con INS/DEL puede seleccionar las cuentas que desea imprimir. En
resumen el sistema imprimirá lo que tenga código.

Gráfico No. 4.2.10. : Selección de cuentas.
Selección de formato :
Al pulsar FLECHA DERECHA, se puede decidir si los valore se mostrarán
mensual, bimestral, trimestral, semestral o anualmente y frente a cada una
de estas posibilidades aparecen las diferentes combinaciones con los
meses, se puede dar INS, al periodo que se quiere mostrar o no.
Gráfico No. 4.2.11. : Selección de formatos.
El cuadro de diálogo para la impresión maneja las siguientes opciones:

Medio de salida :
Con la tecla TAB puede elegir el medio (pantalla, archivo o impresora).

Adicionales".
Clasificación :
Con TAB puede seleccionar si desea una cuenta con la lista de los terceros
que la afectan, o la lista de terceros con las cuentas que lo afectan.
Tercero ordenado :
Con TAB se selecciona si el ordenamiento de la lista de terceros se hace por
nombre o por número de cédula o NIT.
Gráfico No. 4.2.12: Cuadro de diálogo Impresión de Relación

de Cuentas y terceros.
Movimiento de Terceros :
En el informe anterior se muestran saldos, aquí se justifica ese saldo con
base en el movimiento. Se hace selección de meses, para lo cual aparece el
tradicional calendario (en este caso el del año del trabajo), en el podrá
seleccionar meses, días, semanas, etc.
Selección de terceros :
Con FLECHA DERECHA, muestra la lista de terceros, todas están marcadas
para listarlas, con DEL se puede desmarcar, con F2 invierte todo. Se
imprimirá lo que tenga NIT.

Selección de cuentas :
Con FLECHA DERECHA, muestra la lista que maneja terceros, de igual
forma con INS/DEL puede seleccionar las cuentas que desea imprimir. En
resumen el sistema imprimirá lo que tenga código.
Selección de formato :
Al pulsar FLECHA DERECHA, se puede decidir si los valore se mostrarán
mensual, bimestral, trimestral, semestral o anualmente y frente a cada una
de estas posibilidades aparecen las diferentes combinaciones con los
meses, se puede dar INS, al periodo que se quiere mostrar o no.
El cuadro de diálogo para la impresión maneja las siguientes opciones:
Medio de salida :
Con la tecla TAB puede elegir el medio (pantalla, archivo o impresora).
Adicionales".
Clasificación :
Con TAB puede seleccionar si desea una cuenta con la lista de los terceros
que la afectan, o la lista de terceros con las cuentas que lo afectan.
Tercero ordenado :
Con TAB se selecciona si el ordenamiento de la lista de terceros se hace por
nombre o por número de cédula o NIT.
Totales por mes :
Con TAB provee a si están totales o no en el listado.
EXTRACTOS (ESTADOS DE CUENTA)

Esta opción permite ver el estado de cada tercero dentro de un período
determinado.
Para generar el informe el sistema despliega un cuadro de diálogo con las
siguientes opciones:

Medio de salida :
Que puede ser impresora, pantalla o un archivo, recuerde que si es pantalla
quedará en el editor de texto de HELISA, para su manipulación ; Si es en un
archivo se presentará en formato texto y podrá ser tomado por cualquier
editor.
Movimiento Desde... Hasta: (de la cuenta) Para efectos de los Ingresos y
Egresos del periodo se tendrá en cuenta el movimiento del día definido en
Desde (inclusive) hasta el día definido en Hasta (incluido). El movimiento
BACKSPASE (retroceso) para el mes.
Fecha de elaboración :
Formato, día , mes, año que si se usa se cerraran todos los informes con el
texto "este informe se elaboró en" si desea no imprimir esta línea, presione
DEL en esta pregunta, o actualícelo con FLECHA DERECHA o FLECHA
IZQUIERDA.
Gráfico No. 4.2.12. : Cuadro de diálogo Movimiento de Terceros

TRANSFERIR DATOS A TERCEROS
Con esta opción el sistema permite transferir datos correspondientes a los
acumulados de los terceros a archivos ASCII.
Gráfico No. 4.5.1. Menú Transferir datos de Terceros

En esta pantalla se manejan las siguientes opciones:
Nombre del archivo: de acuerdo a las especificaciones de cada una de las
entidades a las cuales se les envía la información, en este espacio se
nombra el archivo con la información requerida.
Formato de la fecha: De acuerdo con las necesidades del usuario final en
este espacio se indica al sistema el manejo del formato de la fecha.
Formato a usar: El sistema brinda cuatro posibilidades de manejo de la
información, en donde se puede seleccionar el envío de uno o varios datos,
separados por coma o sin ella.
Formato Uno: Un registro por formato a transferir. Ejemplo:
193666745
C
Pedro Pérez
Cll 45 No. 13-12
2443361
Bogotá
410505
15345567.18
072000
Formato Dos: Similar al anterior. Cada registro termina con una
coma(separador). Ejemplo:
193666745,
C,
Pedro Pérez,
Cll 45 No. 13-12,
2443361,

Bogotá,
410505,
15345567.18,
072000,
Formato tres: Registro de longitud fija. Cada dato (campo) tiene una
longitud fija. Ejemplo:
193666745 C Pedro Pérez Cll 45 No. 13-12 2443361 Bogotá 410505 15345567.18 072000
193666745 C Pedro Pérez Cll 45 No. 13-12 2443361 Bogotá 130505 15005567.50 072000
Formato cuatro: Registros de longitud variable. Cada dato (campo) va

separado por comas. Ejemplo:
193666745,C,Pedro Pérez,Cll 45 No. 13-12,2443361,Bogotá,410505,15345567.18,072000
193666745,C,Pedro Pérez,Cll 45 No. 13-12,2443361,Bogotá,130505,15005567.50,072000
Con F3, el sistema brinda la posibilidad de seleccionar los conceptos y el

orden a exportar indicando el ancho del campo y el máximo de caracteres a
enviar en el archivo, si se ingresa el valor cero en el ancho, el sistema no
envía esta información.
Los datos son: NIT-C.C., dígito de verificación, clase de documento, nombre
del beneficiario, dirección, teléfono, ciudad, código de cuenta, valor
acumulado, y fecha.
Gráfico No. 4.5.2. Cuadro de diálogo de Conceptos - orden a exportar.

5
Capitulo
CENTRO DE COSTOS
Esta opción maneja centros de costos permitiendo consulta, a socio y
elaboración de informes.
Para acceder a este menú, se deben especificar previamente los parámetros
de centros de costo (Véase el tema "Para el código de los centros de costos"
en "Procesos adicionales" capítulo 8 sección 5) Sitúese en el menú de
Empresas (Gráfico No. 1.3.2). Observe que en el cuadro derecho superior
aparezca la palabra módulos en caso de aparezca la palabra opciones,
oprima la tecla TAB para pasar a la tablilla módulos. Oprima la tecla F3 y el
sistema ingresa al menú de centros de costos (Gráfico No. 5.1.1).
Gráfico No. 5.1.1. Menú Centros de Costo.
HELISA Capítulo V Sección 1 - 1

CARTILLA DE CENTROS DE COSTOS
Presione ENTER, desde el menú principal, se ingresa a la cartilla de centros
de costo que permite ver, como están configurados, es decir, si hay centros,
subcentros o divisiones.
Con las teclas “Ins”, “Enter” y “Del” del tecleado en sistema permite crear,
modificar o eliminar centros de costo, subcentros o divisiones, así:
Crear :
Pulsando la tecla INS se crea un centro de costo (o subcentro o subdivisión),
solicitado el código a el nombre para el respectivo centro.
Gráfico No. 5. 2.1 Cartilla de Centro de Costo

El requisito para crear un centro de costo es que el nivel superior exista, es
decir que si es un subcentro, debe existir el respectivo centro. Recuerde la
estructura para el centro de costo que se seleccionó en el capítulo "
Procesos adicionales".
Modificar :
Oprimiendo ENTER en el registro resaltado se puede modificar el nombre
del centro.
Borrar :
Situándose en el registro a partir pulse DEL. El sistema pregunta : Retira
este centro de costo ? N.
Se asume que la respuesta es no si está seguro de su eliminación oprima la
tecla "S". De lo contrario oprima cualquier letra diferente a "S".
Para poder borrar un centro de costo el saldo y el movimiento del año debe
ser igual a cero (o)
Un centro de costos sólo se afectará al último nivel. Ejemplo : si la
estructura del centro queda definida XX.XX, El primer par de XX, será el
nivel 1 y tendrá desde 10 hasta 99 subcentros.

Ejemplo :
10.00 Medellín /centro) ..................... nivel 1
10.01 Sucursal parque Berrío (subcentro) ..... ........ nivel 2
10.02 Sucursal el Poblado (subcentro) .................. nivel 2
10.03 Sucursal centro Monterrey (subcentro) ......... nivel 2
El nivel afectable en este caso, será los de nivel 2, (la sucursales).

ASOCIAR CUENTAS Y CENTROS
Lugo de diseñar la Cartilla de Centros de Costos, con esta opción es
necesario asociar determinadas cuentas con centros de costos. Si bien en la
opción de crear cuentas se permite asociar la cuenta creada al centro de
costo, esta opción se utiliza cuando al crear la cuenta no se asocia o cuando
durante un periodo se manejó asociada y luego se quiere manejar sin centro
de costos. La ventaja de esta opción es que se puede marcar todo un grupo
de cuentas.
Al presionar ENTER, se muestra la cartilla de cuentas, ubíquese en la
cuenta y con F2 asocie automáticamente la cuenta al centro de costos,
aparecerá entonces, la palabra Si bajo la columna centro. Si se elige una
cuenta mayor y presiona F2, Todas sus subcuentas quedarán asociadas.
Utilizando F3, se desliga (Gráfico No. 5.3.1).
Gráfico No. 5.3.1. Asociar Cuentas y Centros
Advertencia :
Utilice esta opción preferiblemente al inicio del año o cuando la cuenta

esté con saldo cero [0], ya que puede mostrarle cuentas con valores sin
totales por centros de costo, por que el centro de costo funciona como
un subnivel de la cuenta. El hecho de asociar la cuenta con el centro de
costos, obliga en la captura de datos a suministrarle un centro de costos.

CONSULTAR CENTROS DE COSTOS
Al presionar ENTER en esta opción aparece en pantalla los
centros de costos con sus saldos (Gráfico No. 5.4.1).
Gráfico No. 5.4.1 : Consultar centros de costos.

El saldo que aparece frente a cada centro de costo es su saldo
neto (no el saldo a la cuenta). El saldo es neto, en el sentido
que son cuentas débito menos cuentas crédito. Esta consulta
nos da una serie de alternativas, enunciadas en la línea de
estado, Ellos son :
FLECHA DERECHA Y FLECHA IZQUIERDA : Permite cambiar
de mes (siguiente / anterior) sin necesidad de salir del menú de
empresas.
BARRA ESPACIADORA : Por defecto HELISA, muestra en
centro de costos y su saldo (simulando un balance detallado), la
barra espaciadora cambia con saldo inicial, valor neto del mes,
y nuevo saldo ( simulando un balance de prueba). El uso de la
barra es intercambiable, entre balance de pruebe y balance
detallado.
TAB : Si en pantalla aparecen los centros de costo, al pulsar
TAB, se discriminan las cuentas que están asociadas a cada
centro de costo, pero si lo que se muestran son cuentas,
entonces se discriminan los centros de costo asociados a cada
cuenta. El uso de TAB, es intercambiable, es decir discrimina o
no discrimina.
ENTER :Al oprimir ENTER mostrará un resumen anual, por
cada centro o por cuenta, dependiendo si lo que se está
mostrando son cuentas o centros.
HELISA Capítulo V sección 4 - 3

Gráfico No. 5.4.2 Consulta Centros de Costo Valores Netos
F2 : está función mostrará el movimiento en detalle, Que se

hizo para que se generaran esos saldos, se presenta el
movimiento del centro sombreado (por el cursor) y de hecho a
la cuenta sombreada; pero si no está discriminando cuentas, si
no sólo centros, entonces se muestra todo el movimiento echo
a este centro de costos sin importar a que cuenta se haya
cargado.
Gráfico No. 5.4.3 Consulta Centro de Costo por mes
F3 : Mencionamos en el inicio de la consulta que muestra saldo

simulando balances de prueba y balances detallado, entonces
al pulsar F3, tendremos ganancias y perdidas, es decir ignora
las cuentas de balance. Para estos PyG son válidas todas las

funciones descritas para los balances, como el cambio de mes,
TAB, ENTER, etc.
Gráfico No. 5.4.4.: P y G por Centros de Costos

F7 : Al activar esta función se invierte todo el manejo de centros
y sus cuentas por el de cuentas y sus centros, o viceversa, con
el manejo de todas las funciones. (Gráfico No. 5.4.5.)
Gráfico No. 5.4.5.: Cuentas con sus Centros de Costos.

INFORMES DE CENTROS DE COSTOS
Al presionar en el menú de centros de costo la opción "Informe de centros de
costo"; muestra el submenú, con la lista de informes disponibles que son
balance detallado, balance de prueba, estado de resultados detallado,
cartilla de centros de costo, movimiento diario de centros de costo y libro
auxiliar por centro (Gráfico No. 5.5.1).
Gráfico No. 5.5.1.: Menú Informes de centros de costo.

Presionando ENTER, sobre cualquier opción con excepción de la cartilla de
centros de costos, que llega directo a la copia de diálogos), se le mostrará la
lista de clase de cuentas, que sigue la mecánica de pasar con flecha
derecha y flecha izquierda a los grupos o a las cuentas. Si se da ENTER en
estas condiciones, obtendrá informes estilo Cuenta, con sus centros de
costo, pero si lo que desea es informe (balances) por centros de costo, pulse
TAB. Al dar nuevamente TAB, desaparecen las cuentas y son remplazadas
por la lista de centros y subcentros de costo (si los hay) y viceversa.
A continuación podrá ver la descripción de los informes. Los informes de
balance detallado, balance de prueba y estados de resultado detallado están
basados en saldos, la cartilla de centros de costo es la relación de los
centros y subcentros, y el movimiento diario así como el libro auxiliar están
basados en las transacciones.
MECANICA DE IMPRESION
Básicamente aquí se explicará el uso de la caja de dialogo que todo informe
muestra. La caja de diálogo fija parámetros como el medio de salida, la
extensión del periodo, la forma, la respuesta se puede cambiar con la tecla
TAB, o con FLECHA IZQUIERDA/DERECHA.
Balance Detallado
Si fue solicitado estilo cuenta y sus centros (recuerde que se cambia con
TAB), mostrará el código de la cuenta con el saldo al periodo solicitado (lea
caja de diálogos más adelante), y debajo los centros de costo ligados a esas
cuentas, también con su nombre y su saldo. Se muestran estratificados de

acuerdo al nivel de la cuenta, y se tomarán los niveles de los centros de
costo como una extensión a la cuenta. Los saldos de la cuenta
corresponden al total del movimiento en los centros de costo.
Si el estilo solicitado es centros de costo y sus cuentas (se cambia con
TAB), el contenido será exactamente igual al anterior pero, mostrará primero
el centro de costos con su saldo, y debajo las cuentas que se efectuarán con
ese centro, los niveles de cada centro de costo se tomarán como una
extensión de la cuenta, y solo mostrará cuenta de balance.
El cuadro de diálogo contiene las siguientes preguntas :
Medio de salida : Siempre tendrá tres (3) alternativas: impresora (normal o
comprimido); pantalla, es decir que el contenido del informe será mostrado
en pantalla por el editor de texto de HELISA ; o un espacio en blanco, para
escribir el nombre del archivo, si lo necesita enviar a un archivo.
Mostrar códigos : En muchos casos el código de la cuenta o del centro de
costos no es relativamente par a quien va dirigido el informe, entonces ésta
opción permite cuatro posibilidades : que todo lleve código, sólo los centros
de costo, solo las cuentas lo tengan, o que ningún concepto lo lleve.
Recuerde que con TAB se puede cambiar la empresa.
Si el informe es estilo Cuenta con sus centros tendremos centros con
cuentas hasta nivel o centros hasta nivel.
Cuentas hasta nivel : Se muestra como respuesta por defecto el máximo
nivel creado, pero puede digitar otro número menor al que aparece o mayor
que uno (1), esto en el supuesto de que no quiera discriminar tanto la
cuenta, si no que el informe salga resumido a nivel de grupo o cuenta.
Centro hasta nivel: Muestra como respuesta por defecto el número de
niveles máximos definidos para centros de costo se puede pedir a un nivel
menor si desea que el listado se resuma a nivel de centro.
Si el informa es de estilo centro de costo y sus cuentas, las preguntas se
formularán así : cuentas hasta el nivel (vea la aclaración hecha en el punto
anterior). Centros hasta el nivel (niveles de centro).
Saldos al día : Formato día, mes y año. Como este informe es un balance
detallado, que muestra nombres, códigos y saldo, entonces aquí se
determina hasta que mes muestre los saldos.
Paginas a imprimir : Se le dice a HELISA que páginas debe imprimir, por
defecto esta1-999999, es decir todo el informe, esta posibilidad es practica
cuando por ejemplo, el informe tiene 50 hojas, y se presenta una caída de
luz y se ha impreso hasta la página 30 entonces, simplemente se digito aquí
30-999999, HELISA le termina de imprimir el informe.
Feche de elaboración : Esta fecha la toma el sistema ; puede cambiar el día
con FLECHA IZQUIERDA / DERECHA y el mes con BACKSPACE, esta
fecha cierra todos los informes en una línea que dice " este informe se
elaboró el ...." Si desea que esta línea no se imprima oprima DEL. Con INS
la restaura.

Gráfico No. 5.5.2 Cuadro de Diálogo Impresión Balance Detallado.
BALANCE DE PRUEBA
La estructura del informe es exactamente igual al anterior, pero mostrará
valores al saldo inicial, al total débito, al total crédito, y determinará el nuevo
saldo. El total crédito y el total débito, corresponde a un periodo que en el
cuadro de diálogos se determina, y que puede ser de varios meses. Usted
podrá ver todas las cuentas.
Medio de salida : Siempre tendrá tres (3) alternativas : impresora (normal o
comprimido) ; pantalla, es decir que el contenido del informe será mostrado
Centro hasta nivel : Muestra como respuesta por defecto el número de
Periodo de ... hasta... El formato es día mes y año, y determina el periodo
para las columnas débito y crédito. Si se desea un balance de prueba por el

total del año, simplemente damos 01/ene/19XX como valor desde y
31/dic/199XX, en el campo hasta.
la restaura.
Gráfico No. 5.5.3 Cuadro de diálogo Balance de Prueba.
ESTADO DE RESULTADO
A diferencia de los informes anteriores, éste sólo permite listar cuentas de
ingresos y egresos y establecer esa diferencia. Se puede hacer por cuenta
discriminando centros, o centros discriminando cuentas, de esta manera se
tendría múltiples estados de resultados, porque habría uno por cada centro
(o subcentro.
Medio de salida : Siempre tendrá tres (3) alternativas : impresora (normal o
comprimido) ; pantalla, es decir que el contenido del informe será mostrado

Centro hasta nivel : Muestra como respuesta por defecto el número de
Movimiento desde ... hasta... Para efectos de los ingresos y egresos del
período se tendrá en cuenta el movimiento a partir del día definido en Desde
acumulado se tendrá en cuenta a partir de las necesidades utilizando las
teclas de FLECHA IZQUIERDA Y DERECHA para el día y la tecla
BACKSPACE (retroceso) para el mes.
la restaura.
Gráfico No. 5.5.4 Cuadro de diálogo Estado de Resultado.
CARTILLA DE CENTROS DE COSTOS

Al dar ENTER sobre esta opción el programa va directamente a la caja de
diálogos la cual solicita el medio de salida, las páginas a imprimir, y fecha de

elaboración, (descritas anteriormente), puesto que no tiene ninguna
clasificación o estratificación especial, ya que su única finalidad es mostrar
la lista de centros de costo y su respectivo subcentro.
Gráfico No. 5.5.5 Cuadro de diálogo Cartilla Centros de Costo.
MOVIMIENTO DIARIO POR CENTRO

Este informe pretende mostrar el comportamiento día por día de los centros
de costo, a nivel de movimiento. Al da ENTER sobre esta opción aparece le
calendario, donde aparecen los días, o meses que se quieren imprimir;
posteriormente se muestra la lista de centros de costo para que además
seleccione todo o solo una parte. El informe mostrará la fecha de la
operación, el documento, el concepto, el beneficiario, la cuenta que se
afecta, y el valor (si es débito o crédito), por cada centro; se totaliza diaria o
mensual, o sólo el total general, de acuerdo a los parámetros impuestos en
el cuadro de diálogo.
La única pregunta nueva en este informe es: Contiene los totales por día?
Esta respuesta se determina con TAB o con FLECHA DERECHA /
IZQUIERDA.

Gráfico No. 5.5.6 Cuadro de diálogo Movimiento Centros de Costo.
LIBRO AUXILIAR CENTROS DE COSTO

En el informe anterior se presentaba el comportamiento diarios de los
diferentes centros de costo; este informe mostrará el comportamiento a nivel
de transacciones de cada centro de costos, en un periodo de tiempo
determinado en la caja de diálogos. Se presentará la lista de centros de
costo para que seleccione los que quiere listar. El contenido del informe,
fecha de la transacción, documento, concepto, beneficiario, cuenta, efecto, y
los valores, se totalizará por cuenta y centros o sólo por centro, según
condiciones en el cuadro de diálogo.
Las opciones de este cuadro de diálogo permite determinar la extensión del
mismo, solicitando movimiento (desde - hasta), se puede organizar por
centro de costo o por cuenta, adicionar o no resumen de totales muestra la
fecha de impresión (descrita anteriormente) y permite seleccionar las
páginas a imprimir.
Gráfico No. 5.5.7 Auxiliar Centros de Costo.

Para acceder a esta opción es necesario que el usuario se encuentre
autorizado para el uso de esta opción (vea definición de usuarios), y estar
ubicado en el menú de centros de costo. Pulse el SHIFT izquierdo,
aparecerá la opción "Reafectar centros de costo", que permite corregir
alguna anomalía con el centro de costo. Esta opción es la misma que se
ejecuta cuando reafecta los libras de contabilidad.
Gráfico No. 5.5.8 Opciones de Uso poco frecuente.

6
Capitulo
CUENTAS POR COBRAR Y POR PAGAR

Este capítulo abarca lo concerniente al manejo de la cuenta de deudores y
acreedores comerciales. Si bien su naturaleza es opuesta, su estructura es
similar, por tanto el tratamiento dado por HELISA en estas cuentas es igual y
cualquier explicación para un módulo es válida para el otro.
Ubíquese en el menú de empresas y oprima F4 para entrar a cuentas por
cobrar o F5, para entrar a cuentas por pagar (Gráfico No. 6.1.6). Si alguna
de estas funciones no le aparece en la pantalla, puede ser que no esté
autorizado por el administrador de HELISA para usar este módulo o la
empresa que esta accediendo no trabaja este módulo ( ver en Procesos
especiales, el manejo de conexiones).
Gráfico No. 6.1.6. : Menú principal cuentas por cobrar y pagar.
HELISA Capítulo VI sección 1 - 1

ADMINISTRAR LAS HOJAS DE VIDA
Al dar ENTER en esta opción muestra la lista de clientes o deudores,
ordenados alfabéticamente con sus números de NIT y la ciudad. Tiene la
posibilidad de crear, modificar o retirar un cliente (o acreedor).
Gráfico No. 6.2.1 Menú de clientes
CREAR:
Al pulsar INS, el sistema le solicitará el número de NIT (o cédula), el dígito
de verificación y la clase de documento (A/C), la razón social (o l nombre del
cliente o acreedor), representante legal, encargado de pagos, dirección,
ciudad, número de teléfono, fax, zona de ubicación del cliente, grupo (si lo
tiene clasificado), concepto número uno (1) y concepto número dos (2),
tolerancias en la toma , cupo de crédito o capacidad de endeudamiento,
desde cuando es cliente, observaciones de días pagos, quien lo atiende y el
código de la forma de pago. Veamos la importancia de responder acertada y
cuidadosamente a cada uno de estos campos (Gráfico No. 6.2.2.).

Gráfico No. 6.2.1. : Administrar hojas de vida
Los ítems que se manejan en esta pantalla son:
NIT : Cuando se crea un deudor (o acreedor), automáticamente queda
registrado también como tercero y el NIT en terceros es útil porque con base
en el, se muestra la información fiscal. En deudores o acreedores, El NIT
puede ser creado varias veces; la razón es que si le vendemos (o
compramos) a un almacén de cadena, normalmente se lleva registro por
aparte de la transacción hecha en los diferentes puntos de venta pero el NIT
es único. Como tercero sólo existe una sola vez, pero como cliente varias
veces.
Dígito de verificación : (del NIT), No constituye NIT, y de hecho HELISA los
maneja en un campo aparte, pero en necesario para cualquier operación con
las autoridades fiscales.
Clase de documento : (cédula o NIT), Es un dato requerido en los
formularios oficiales (C: Cédula de Ciudadanía A: NIT).
Razón social : O nombre si es persona natural. Tiene un máximo de 60
caracteres ; es la identificación válida para HELISA. Todas la búsquedas,
solicitudes de informe, etc., se hacen por nombre. Para evitar que sea
creado varias veces, se debe digitar siempre igual, no una ves con nombre y
apellido y otra apellido y nombre, esto dificulta su posterior ubicación.
Representante : Se refiere al representante legal de la entidad, todas las
circulares, cartas, recordatorios, llevan a continuación del nombre de al
empresa "Atención a :" entonces este campo saldrá en blanco y no se ve
bien ante un cliente.
e-mail: Dirección electrónica de correo en interne de la entidad.
Dirección: Ubicación geográfica del cliente, dentro de la ciudad.
Ciudad : Es importante saber donde se puede ubicar al cliente, además
todos los informes se estructuran a partir de este dato. Ejemplo : SI
necesitamos un listado de clientes organizados por ciudad, estos datos son
tomados de aquí, ya que este módulo no maneja códigos.
No. de Teléfonos: Ubicación telefónica del cliente.
No de FAX: Número telefónico destinado para fax, del cliente.

Zona : Tiene igual valor que el anterior, por la misma razón de la
estratificación. Esta zona puede ser la que se hace para administrar las rutas
de venta. Si aparece este dato para expedir cualquier listado de cartera a
sus vendedores o cobradores, indicando la zona.
Grupo : Campo de libre interpretación. Es importante ya que se puede
conocer el sector comercial donde opere el cliente o se puede dar una
categoría o calificación. Este campo también forma parte de la estructura
del informe.
Sucursal: En caso que el cliente maneje diferentes establecimientos
dependientes de un principal, en este espacio se escribe el nombre de la
sucursal, con la cual se tienen vínculos comerciales.
Todos: Campo de libre interpretación. Es importante ya que se puede
conocer el sector comercial donde opere el cliente o se puede dar una
categoría o calificación. Este campo también forma parte de la estructura
del informe.
Tolerancia Mora: En este campo se escribe el número de días de gracia
para no cobro de intereses de mora.
Cupo de Crédito: Campo opcional para designar límites de crédito a los
clientes y tener un mejor control en la cartera.
Cliente desde : Muchas veces nos solicitan referencias comerciales de un
cliente, utilice este campo y demuestre eficiencia en la respuesta.
Días de Pago: Número de días asignados por cliente para que realice el
pago sin necesidad de implementar sobrecostos por intereses de mora.
Días de pago : Se ha vuelto costumbre que las empresa, en su proceso de
ordenamiento, tienen un día par efectuar pagos, para que el cobrador no
pierda tiempo, incluya esta información en la pantalla de cobros.
Atendido por : Nombre del vendedor, analista o asesor que atiende al
cliente. Si se llena este campo se puede obtener cualquier informe por este
concepto, ya que forma parte de la estructura de los listados.
Forma de pago : Se refiere al código de la forma de pago utilizada con el
cliente (vea en opciones "Uso poco frecuente", Definir formas de pagos) al
final de este capítulo.
Nota :
Cuando la hoja de vida abre en un año, o varios años atrás,

adicionalmente se da la posibilidad de tomar el cliente de la lista
de clientes del último año, ya que es seguro que esté cerrado. Si
no desea usar este recurso, HELISA lo crea en todos los años
siguientes. Si es el último año, puede crear el cliente o el acreedor
con la opción de Asentar libros, sin embargo allí el sistema no
pide todos los datos, por lo cual se debe completar la hoja de vida
posteriormente.
MODIFICAR :
Ubique el cliente o acreedor y de ENTER, puede cambiar todos los datos de
la hoja de vida.

BORRAR :
Debe ubicare el cliente que desea borrar y pulse la tecla DEL para que el
cliente sea borrado. HELISA chequea que el saldo y el movimiento durante
todo el año sea igual a cero (0).
Para salir de esta opción de ESC ; el programa retorna al menú principal de
cartera o de cuentas por pagar.

CONSULTAR CLIENTES
Esta opción permite ver por pantalla (únicamente), información rápida,
resumida por cliente o por acreedor. Hay cinco (5) opciones que son :
Directorio de clientes, Estado detallado de cartera, Estado de cuentas por
cliente/proveedor, Movimiento de cartera y Lista de clientes en mora.
Gráfico No. 6.3.1. Menú Consulta de Clientes
DIRECTORIO DE CLIENTES
Al seleccionar esta opción aparecen todos los clientes o acreedores en
orden alfabético y al dar ENTER sobre cada uno de ellos nos muestra la
hoja de vida (ver capítulo 6 sección 2). Para ubicar un cliente puede utilizar
HOME, (al comienzo de la lista), END (al final de la lista), PGUP (salto
pagina anterior), PGDOWN (salto pagina siguiente), FLECHA ARRIBA,
FLECHA ABAJO o digitar las iniciales del cliente.
Este comportamiento es válido para tablas de búsqueda que a haya lugar en
HELISA.
Gráfico No. 6.3.2.: Directorio de Clientes.
HELISA Capítulo VI Sección 3 - 1

ESTADO DETALLADO DE CARTERA
Esta opción administra inicialmente la pantalla en dos secciones. En la
primera muestra al cliente en orden alfabético y al frente, en la segunda
opción, presenta una visión del comportamiento durante el año en detalle del
cliente que se tiene sombreado. El cuadro de la segunda sección tiene saldo
inicial mes a mes, el total facturado, total notas débito y notas crédito y el
total de recibos de caja; tiene un total anual de todos estos conceptos y el
saldo con el que dicho cliente pasa al año siguiente. Con base en este
esquema podemos agrupas la cartera así:
Gráfico no. 6.3.3. : Estado detallado de cartera.

F3 :
Muestra el comportamiento por ciudad, total facturado mes a mes, total
recaudado. Le da tratamiento a cada ciudad como si fuera un cliente (por
esta consulta se justifica digitar la ciudad en la hojas de vida).
F4 :
Agrupa todas las cuentas por cobrar (o por pagar) por el campo llamado
grupo en la hoja de vida. Aquí podrá conocer el movimiento de la cartera por
actividad económica (si es el contenido del grupo).
F5 y F6 :
Tiene la misma mecánica de los dos casos anteriores pero sobre los campos
libres.
F7 : Muestra el comportamiento de la cartera por vendedor ; es decir lo
facturado y lo recaudado mes a mes, de ahí la importancia de proveer la
hoja de vida de este dato (Gráfico No.68).
F8 :
Adicionalmente, para todos los tópicos anteriores (clientes, ciudad, libre 1,
libre 2, vendedor), se adiciona esta función, cuya acción es sumar los
facturado o lo recaudado, para conocer cuanto va hasta un determinado
mes.
F9 :

Elaborar un gráfico (de barras) donde determina mes a mes el porcentaje
de participación o el acumulado ; establece valores por medio de facturación
o recaudos, valores y periodos mínimos y máximos (Gráfico no. 6.3.4).
Gráfico No.6.3.4. Análisis mensual

Si el acumulado son grupos (ciudad, vendedor, campo libre 1, campo libre
2,), con la tecla TAB, muestra una barra (horizontal) donde mide la
correlación entre los grupos, Esta correlación puede hacerse acumulada o
mensual (F8), y de facturas o recaudos (F3). (Gráfico No. 6.3.5).
Gráfico No. 6.3.5. : Análisis Comparativo entre grupos.

Cuando el histograma horizontal está en pantalla, pulse F4 para elaborar
una gráfica con el estado de la cartera, del grupo, o del total de la cartera
(Gráfico No. 6.3.6.), donde separa y ubica en casilla por edades tanto el
valor como el porcentaje de lo vencido y por vencer.

Gráfico No. 6.3.6. : Análisis de vencimiento
ESTADO DE CUENTA POR CLIENTE O POR

PROVEEDOR
Esta consulta se orienta a clientes (no a grupos como el caso anterior),
inicialmente aparece la lista de clientes en forma alfabética y dispone de
varias funciones (Gráfico No. 6.3.7.).
Gráfico No. 6.3.7. : Estado de cuenta por cliente

ENTER :
Para mirar el estado de cuenta ( o el movimiento).
FLECHA IZQUIERDA/DERECHA :
Para cambiar el periodo.
F1 :
Para mirar la hoja de vida (datos completos).
F3 :

Resumen de todo el movimiento totalizado mes a mes, con valore como
facturas, notas débito y crédito y recibos de caja.
F4 : Cambio de la fecha de corte :
Muestra la fecha de comparación para determinar los días de vencimiento.
F5 : Cambio de edades :
Por defecto está 30, 60, 90 al cambiarlo queda grabado para futuros
trabajos.
F6 :
Presenta un buzón el cual se asimila a una agenda para incluir lo pactado
telefónicamente con el cliente, esta información puede ser leída en cualquier
momento con la mismos función. Este buzón también se puede manejar
para los informes de clientes de mora, o como recordatorios, de acuerdo a la
solicitud de la caja de diálogos de incluir notas automáticas en el buzón.
F7 :
Esta función nos ubica en el editor de texto, el cual presenta una carta con el
encabezamiento listo. En el editor la función F9 permite anexar el cuerpo
(predefinido) al encabezamiento y obtener así, rápidamente una línea de
comunicación con el cliente sin intervención de la secretaria.
Como la consulta se llama "Estados de cuenta" al dar ENTER muestra el
estado de cuenta y allí están las mismas funciones y adicionalmente está la
función F7 que permite imprimir un estado de cuenta, o un libro de
movimiento. Con la función F2 cambia el estado de cuenta por el estado de
movimiento según lo que se tenga en pantalla (Gráfico No. 6.3.8.).
Gráfico No. 6.3.8. : Análisis de movimiento por cliente.
MOVIMIENTO DE CARTERA
Aquí se encuentran dos formas de ver el movimiento: el movimiento por
cliente, que es la lista de todas las transacciones de un mismo cliente y el
movimiento diario de cartera que es la lista de movimientos por día de todas
las operaciones hechas a la cartera.

Movimiento por cliente :
Inicialmente se muestra el calendario, cuyo mecanismo ya ha sido explicado
(consulta de movimiento en contabilidad9, y a continuación se muestra la
lista de clientes ordenados alfabéticamente. Al pulsar ENTER aparece la
lista de documentos o de movimientos que afectan al cliente (Gráfico No.
6.3.9.).
Aquí se puede usar la función F4 para suprimir las cuotas y no hacer el
listado tan largo. Con F8 puede acumular el movimiento. Con FLECHA
DERECHA / IZQUIERDA, puede ver otros datos como las cuotas, la fecha
de vencimiento y el documento que se afecta.
Gráfico No.6.3.9.: Movimiento por cliente/proveedor.
Movimiento diario de cartera :

La única pregunta para suministrar el contenido o la pantalla se hace a
través del calendario. El listado corresponde al movimiento totalizado por
día. Tiene las mismas funciones adicionales de la opción "movimiento por
cliente".

INFORMES DE CUENTAS POR COBRAR Y POR PAGAR
Se agrupan aquí los listados necesarios para completar la labor
de administración de cartera. Tenemos los estados de cartera,
movimientos de cartera, informes complementarios y periodos
en serie.
Todos los informes inician con un cuadro de selección cuya
finalidad es fijar el contenido y la forma del informe. A
continuación se explicará esta opción y tendrá validez para
todos los informes.
El cuadro de la sección esta compuesto por tres cuerpos:
Organización, condición y texto sometido a condición. (Gráfico
No. 6.4.1.)
Gráfico No. 6.4.1. : Organización y selección de informes.
Organización : La conforman los datos del cliente (o acreedor),

zona, ciudad, grupo, campo uno (1), campo dos (2) y vendedor
(si se trata de cartera) estos datos le dan estructura al informe.
Ejemplo 1: Si pulsa INS sobre la palabra Zona y luego INS
sobre la palabra ciudad, el informe queda estructurado por
ciudad y dentro de ciudad la zona y dentro de la zona los
clientes :
Ciudad
Zona
Clientes

Ejemplo 2 : Si da INS sobre el vendedor y luego INS sobre
cuidad, el informe queda estructurado por ciudad y dentro de
ciudad vendedor y dentro de vendedor los clientes :
Ciudad
Vendedor
Cliente
Si estos datos no se suministran en la hoja de vida, se estará
perdiendo el 80% de la funcionalidad del programa.
La condición : Se utiliza para colocar filtros a la información esta
información se manipula con TAB y son : todos (señalados en
la casilla vacía), al igual a..., diferente a..., mayor que y menor
que. Las condiciones pueden se impuestas sobre cualquier
campo aún sin no está seleccionado en la organización, Se
sugiere que el informe se organice así :
Ciudad
Zona
Cliente
Texto que somete a condiciones : Es el complemento de la
condición, en el sentido de que el "igual a", hace referencia al
texto que aquí se digite. Cuando la condición es igual a, o
diferente a, se pueden incluir varios textos separados por coma.
Ejemplo :
ORGASNIZACON CONDICION TEXTO QUE

SOMETE A
CONDICIONES
Ciudad Igual a Bogotá, Cali, Medellín
Zona
Cliente
Grupo Diferente a Oficiales, hospital,
clínica
Campo libre 1
Campo libre 2
Vendedor Igual a José Luis, Carlos

Respecto al cuadro podemos decir :
- El informe saldrá agrupado en estricto orden alfabético, por
ciudad, dentro de ciudad las zonas y dentro de cada zona
los clientes.
- Sólo muestra los clientes de las ciudades de Bogotá, Cali y
Medellín, siempre que no sean entidades oficiales,
hospitales o clínicas.
- Los clientes deben ser los atendidos por José, Luis y Carlos.
Recuerde que el formato de selección es válido para todos los
informes que se describen a continuación de cuentas por cobrar
o cuentas por pagar.
DIRECTORIO DE CLIENTES
Es un listado clasificado alfabéticamente según las condiciones
impuestas, donde se consigna: nombre, dirección, teléfono etc.
Los hay de dos tipos: general, donde los datos principales se
organizan en una sola línea y detallado, que muestra todos los
datos de la hoja de vida.
El cuadro de diálogo maneja las siguientes preguntas, así:
Medios de salida: Hace referencia si el informe se manada a la
impresora, a la pantalla o a un archivo. Al pulsar TAB, cambia
la respuesta. Si lo envía a la pantalla, quedará en el editor de
textos de HELISA donde también puede ser impreso.
Tipo de informe: Existen dos formatos : directorio general y
directorio detallado ; se pueden seleccionar pulsando TAB. El
directorio general muestra los datos básicos de la hoja de
vida(nombre, dirección, teléfono), de tal forma que solo ocupa
una línea de Impresión. El directorio detallado imprimirá la hoja
de vida completa utilizando para cada cliente un área
aproximada de seis líneas. Este listado en forma detallada es
importante cuando se requiere conocer los datos que le faltaron
en la hoja de vida para complementarlos posteriormente.
Páginas a imprimir: Especifique aquí las páginas del informe
que quiere imprimir.
Imprimir hasta: Esta opción es importante especialmente para
los informes con valores (saldos) como los estados de cuenta.
Depende de los criterios de organización.
Fecha de elaboración: Formato día, mes, año, por defecto

muestra la fecha del sistema ; esta fecha cierra todos los

informes con el texto " este informe se elaboró el ... ", si desea
que esta línea no aparezca pulse DEL sobre todo este campo.
Gráfico No. 6.4.2.: Cuadro de diálogo Directorio de Clientes
ESTADO DE CARTERA
Estos informes son básicamente saldos de clientes y se
clasifican en estado general corriente, estado general por
edades, estado detallado por edades y cartera de prueba.
Estado General Corriente:

Este informe es la lista de clientes (o acreedores),
estructurados o no, con saldos de cuentas por cobrar o por
pagar, a un determinado periodo. No se indica si el monto es
vencido o no.
El cuadro de diálogo maneja las siguientes preguntas:
Con saldo cero: Tiene como alternativa incluirlos o no incluirlos
es decir, puede determinar si aquellos clientes cuyo saldo es
cero se deben o no incluirse en el informe.
Porcentaje a saldo: Con TAB aparece la respuesta que puede
ser : mostrarlos o no mostrados. Si escoge mostrarlo se
acompaña el saldo con un porcentaje que indique la
participación de ese saldo en su universo estratificado, es decir,
si el informe se organizó por ciudad, dentro de ciudad vendedor

y dentro de vendedor el cliente, el porcentaje frente a cada
cliente señala la participación de su deuda respecto a todos los
demás clientes de ese vendedor en esa ciudad ; el porcentaje
frente al vendedor , señala la participación del total de la
cartera de ese vendedor con referencia a todos los vendedores
de esa ciudad y el porcentaje frente a la ciudad indica la
participación de ese saldo frente al gran total de la cartera.
Imprimir hasta : Se debe tener en cuenta muchos conceptos en
HELISA no tienen código (para el usuario), como cuentas por
pagar o por cobrar, pero al hacer un uso adecuado de la caja
de organización se logra estructurar los informes como si
tuvieran un código, ejemplo :
Nivel 1 Ciudad
Nivel 2 Zona
Nivel 3 Cliente
HELISA en los niveles superiores totaliza los valores de los
inferiores. Si se imprime en la totalidad la organización tendrá
un informe muy largo y eventualmente innecesario para quien lo
analiza. Se puede sacar en forma resumida, tecleando TAB,
para que solamente imprima hasta la zona (incluye zona y
ciudad), o que imprima hasta ciudad (excluye zona y cliente).
Sería un informe corto pero valioso porque se tendría los totales
por cada grupo y los porcentajes de participación para su
posterior análisis.

Gráfico No. 6.4.3.: Estado General Corriente
Estado General por Edades:

Es una lista de clientes ( o acreedores), estructurados o no,
donde se discrimina el saldo por cobrar o por pagar y se
cataloga si está vencido o no. La discriminación consiste en
encasillar valores en un rango de edades, que se determina en
la caja de diálogo.
Distribuir saldos: Con TAB, puede seleccionar si quiere que
este informe distribuya en su rango de edades, los saldos
vencidos o los saldos por vencer. En cualquiera de las dos
alternativas HELISA ofrece una columna adicional donde usted
puede agrupar el total no distribuido para determinar un saldo
total real.
Porcentaje a saldo: La explicación está dada en el estudio
general corriente, pero adicionalmente ese porcentaje se aplica
en dos columnas del informe. Primero a la columna del total no
distribuido y otra a la columna del total distribuido. Hay un
porcentaje que tiene formato horizontal (los anteriores son
verticales) y se aplica al concepto considerado de nivel uno y su
finalidad es indicar al total de ese nivel, el porcentaje que está
vencido o por vencer y qué porcentaje es el valor depositado en
cada una de las casillas de las edades.

Nivel 1 Ciudad
Nivel 2 Zona
Nivel 3 Cliente
Marco de edades: Aquí se solicita confirmar los rangos de
edades para encasillar los vencimientos (si se distribuye lo
vencido), los valores por vencer. Por defecto HELISA muestra
30, 60, 90, que se traducen en vencidos de 1 a 30 días , de 31
a 60 a 90 días . si se decide cambiarlos borre este dato y
escriba los que más le convienen. Esta información se
mantiene si cambia a 10, 20, 80, la próxima vez que necesite
edades encontrará estos mismos datos.
Fecha de corte : Formato día, mes, año. Su finalidad es fijar la
fecha contra la cual se confronta la fecha de vencimiento de
cada factura para determinar los días de mora o los días que
falten por vencerse el documento y poder encasillar el valor en
un rango solicitado en el marco de edades.

Gráfico No. 6.4.4.: Estado General por edades.
Estado Detallado por Edades:

Es muy similar al estado general, pero difiere por que aquí los
saldos se discriminan factura a factura.
Distribuir saldos: Con TAB, puede seleccionar si quiere que
este informe distribuya en su rango de edades, los saldos
vencidos o los saldos por vencer. En cualquiera de las dos
alternativas HELISA ofrece una columna adicional donde usted
puede agrupar el total no distribuido para determinar un saldo
total real.
Las cuotas: Con TAB, podemos seleccionar la respuesta en
términos de discriminarlas y no discriminarlas. Como HELISA
permite manejar hasta 99 cuotas por cada factura, esto podría
hacer demasiado extenso el informe, por lo tanto se
recomienda utilizar la opción de no discriminar las cuotas. Si las
cuotas no se discriminan de todas formas el campo que le
corresponde se utiliza para escribir el número de cuotas que
conforma la deuda.
Cambiar página en : Aquí con TAB, le podemos indicar a
HELISA que cambie de página toda vez que cambia el campo
señalado o que no tome en cuenta esta condición. Los campos
que se pueden invocar son los clasificados en el campo "
organización " del cuadro de clasificación.

Marco de edades: Aquí se solicita confirmar los rangos de
edades para encasillar los vencimientos (si se distribuye lo
vencido), los valores por vencer. Por defecto HELISA muestra
30, 60, 90, que se traducen en vencidos de 1 a 30 días , de 31
a 60 a 90 días . si se decide cambiarlos borre este dato y
escriba los que más le convienen. Esta información se
mantiene si cambia a 10, 20, 80, la próxima vez que necesite
edades encontrará estos mismos datos.
Gráfico No. 6.4.5.: Estado Detallado por Edades
Cartera de prueba (o Cuentas por pagar de prueba) :

Muestra el saldo del cliente acompañado por el valor inicial,
total de facturas, notas débito, notas crédito, recibos de caja del
periodo y nuevo saldo.
El periodo puede tener más de un mes y se determina en el
cuadro de diálogos, así:

Nivel 1 Ciudad
Nivel 2 Zona
Nivel 3 Cliente
Períodos desde...hasta: Formato día, mes, y año. Este estado
de prueba tiene un saldo inicial, total facturado, total notas
débito y crédito , total recibos de caja y saldo nuevo ( todos
estos datos son del periodo ). Con estas dos fechas
determinamos la longitud del período que puede ser mensual,
bimestral... hasta anual.

Gráfico Estado de Prueba.
MOVIMIENTO DE CARTERA
La información se agrupa por clientes (o proveedores), ya no
desde el ángulo de saldos, si no de transacciones y se
catalogan en movimiento de clientes de movimiento diario.
Movimiento por cliente :

Muestra las transacciones elaboradas en cartera (facturas,
notas débito, notas crédito, y recibos de caja), con su respectivo
documento fecha, valor, y agrupadas por cliente, el periodo
puede estar compuesto de varios meses y se establece en el
cuadro de diálogos, así:
que se pueden invocar son los clasificados en el campo
"organización" del cuadro de clasificación.
Sin movimiento: Tiene como alternativa incluirlos o no incluirlos
es decir, puede determinar si aquellos clientes cuyo saldo es
cero se deben o no incluirse en el informe.

Las cuotas: Con TAB, podemos seleccionar la respuesta en
términos de discriminarlas y no discriminarlas. Como HELISA
permite manejar hasta 99 cuotas por cada factura, esto podría
hacer demasiado extenso el informe, por lo tanto se
recomienda utilizar la opción de no discriminar las cuotas. Si las
cuotas no se discriminan de todas formas el campo que le
corresponde se utiliza para escribir el número de cuotas que
conforma la deuda.
Periodo desde...hasta: Formato día, mes, y año. Este estado
de prueba tiene un saldo inicial, total facturado, total notas
débito y crédito, total recibos de caja y saldo nuevo (todos estos
datos son del periodo). Con estas dos fechas determinamos la
longitud del período que puede ser mensual, bimestral... hasta
anual.

Gráfico No. 6.4.7 Movimiento de Clientes
Movimiento diario de cartera:

Muestra los movimientos llevados a cartera, totalizados día a
día, no clasificados por cliente. El interés es conocer el flujo
diario de estos documentos. Muestra la fecha, el documento,
sus cuotas (si son facturas), el concepto contable y los valores

agrupados por naturaleza. Es posible obtener o no detalle
diarios, dependiendo de la respuesta que se dé en el cuadro
de diálogos, así:
Totales diarios: Con TAB, se puede optar entre incluirlos o no.
si decide incluirlos, como es un listado ordenado por fecha
totalizara cada vez que cambie de fecha, si se decide no
totalizarlo por día el total se hará cada vez que se cambie de
mes.
Tipos de documentos: El tipo de documento se describe con
dos iniciales. Ejemplo: FC, ND, RC, etc ; aquí podemos
indicarle a HELISA los documentos que se deben incluir
separados con coma (,). Si deseamos que incluya todos los
documentos debemos dejar el término "todos". Para incluir
documentos simplemente digítelos.
Las cuotas: Hace referencias a si son discriminados o no. vea
el estado detallado de cartera en esta misma sección.

Gráfico No. 6.4.8.: Movimiento de diario de Clientes
INFORMES COMPLEMENTARIOS
Los informes aquí agrupados tienen diversos objetivos. No se
circunscriben al hecho de conocer un saldo o un movimiento,
más bien ayudan a una labor logística en le proceso de
mantener los términos sanos la cartera o de conocer los
volúmenes de facturación y recaudos en el periodo. Estos
informes son: Clientes en mora, planilla para cobros, relación
de facturas y relación de recaudos.
Lista de Clientes en Mora :

Se tendrá una relación ordenada alfabéticamente de aquellos
clientes que aparezcan con facturas vencidas y en mora. Se
recalca que no es moroso un cliente con facturas vencidas.
Será moroso un cliente cuyos días de vencimiento superen el
margen de tolerancia que se fije en el cuadro de diálogos, así:.
Notas de buzón: En la consulta del estado de cuenta, tenemos
a disposición un buzón (se activa con F6), para incluir notas al
cliente. Este buzón también puede ser usado por este informe,
incluyendo notas si presenta mora en sus pagos. La nota
consiste en describir la fecha, y el monto de la mora. Estas
notas pueden ser leídas del buzón y borradas, desde la opción "
Consulta del estado de cuenta".

Es mora más de... : No siempre el hecho de estar vencido, hace
moroso al cliente. Este campo permite dar un margen de
tolerancia al vencimiento antes de darle el calificativo de
moroso. Para dar esta tolerancia digite la cantidad de días que
considere conveniente.
Ejemplo : Vamos a suponer que el cliente tiene una factura con
10 días de vencido. Si damos un margen de 5 días, este cliente
será relacionado como moroso, si el margen de tolerancia es de
12 días, el cliente no saldrá relacionado como moroso.
Contados hasta el : Formato día, mes y año. Es la fecha contra
la cual comparamos la fecha de vencimiento para determinar
los días de mora.
Planilla para cobros

Como su nombre lo indica es una planilla cuya finalidad es
entregarla al cobrador para que efectúe la ruta de cobros. Esta
planilla contiene el nombre del cliente, dirección, teléfono, el
nombre del encargado de los pagos, los días que paga, y un
área de observaciones. Como notas de control a la ruta, tiene
un área para escribir la fecha de visita, la hora y firma de quien
recibe la visita. Se complementa con la secuencia de los
documentos a cobrar con espacios para tomar nota del valor
pagado o abonado, la forma de pago (cheque, efectivo, etc.).
En el cuadro de diálogos se realizan las siguientes preguntas:
que se pueden invocar son los clasificados en el campo "
organización " del cuadro de clasificación.
Incluir próximos : Esta es una relación de los documentos
vencidos, que se le entrega al cobrador para que organice su

ruta de cobros. La pregunta obedece a que si un cliente tiene
documentos, próximos a vencerse, se incluyan en la relación,
siempre que ese vencimiento se suceda en los días que aquí
digite.
Ejemplo : Supongamos que la planilla se elaboró con
documentos que estén vencidos al 17/01/96, pero respondemos
con 10 días a esta pregunta, entonces HELISA imprimirá
también la factura que se venza el 27/01/96.
Relación de Facturas :
Este informe relaciona clientes clasificados por ciudad, zona,
vendedor, etc. ( Como se haya definido en la organización), con
los valores correspondientes a la facturación
(independientemente si ya fue pagado o no), y clasifica el
monto de lo facturado en ventas de contado y ventas
encasilladas en edades, si fueron hechas a crédito.
Este informe nos da el total de ventas a crédito y los días de
ese crédito.
El cuadro de dialogo muestra las siguiente preguntas, así:

Nivel 1 Ciudad
Nivel 2 Zona
Nivel 3 Cliente
Edades plazo de venta : La finalidad es establecer los rangos
para encasillar los valores del informe. Este listado nos dice qué
se vendió en un período y a que plazo. Hay una columna donde
se relaciona lo vendido de contado y las demás casillas de
acuerdo a los rangos establecidos en la venta.
Periodo desde...hasta : Las facturas que se imprimen aquí
pueden ser las de la semana, el día, el mes, el semestre o el
año. Simplemente fije aquí el tamaño del período a mostrar.
Relación de recaudos/cobros :
Este informe presenta la misma mecánica del anterior, pero a
nivel de recaudos.
Establece columnas para encasillar en el informe los recaudos
de contado ( es decir, lo que pagaron dentro de los términos del
plazo), y abre casillas de edades, para enmarcar en ellas los
pagos que se hicieron en mora. Ejemplo : Si un pago se

recaudo con 17 días de mora, lo muestra en la casilla de 1 a 30
días.
Se debe recordar que las edades (30,60,90, o 10, 20, 30 ) son
variables y se fijan en el momento de elaborar el informe. El
periodo que debe cubrir el informe se fija en el cuadro de
diálogos.
INFORMES CON PERIODOS EN SERIE

Son informes columnarios. Cada columna contiene saldos,
facturas, notas débito, notas crédito o recibos de caja, según lo
establezca en la caja de diálogos. Se pueden configurar
columnarios hasta con 12 años de información.
Ejemplo: Si se define que el concepto a mostrar sean facturas,
y se desee que cada columna esta compuesta por 3 meses y
se solicita que muestre 10 columnas, se tendrá la información
de 30 meses. El programa agrupara en cada columna lo
facturado en un trimestre (enero a marzo, abril a junio, etc.) y
mostrara 10 columnas. Se adicionan dos columnas mas, una
para total y otra para los valores promedio.
El cuadro de diálogo maneja las siguientes preguntas, así:
Periodo de : Un período es iguala una columna en el informe,
entonces con un TAB, le decimos a HELISA que cada período
tenga el total de un mes, dos, tres, cuatro, seis o doce meses.
Mostrar últimos: En el punto anterior se decía de cuantos
meses se constituía cada periodo y aquí con TAB , se completa
la información seleccionando el número de períodos que

necesita. Puede ser desde dos hasta doce períodos. Se pueden
tener hasta doce (12) años en un columnario, definiendo
períodos de 12 meses, e imprimiendo los últimos 12 períodos.
El término "últimos" obedece a que el sistema toma el mes y el
año con los cuales se ingresó a HELISA, construye los períodos
contando hacia atrás. Entonces si la cartera está a julio de
1996, pero usted desea hacer un columnario con los 12 meses
de 1995, debe entrar al programa por diciembre de 1995.
Nivel 1 Ciudad
Nivel 2 Zona
Nivel 3 Cliente

OPCIONES PARA HACER CORREO
Esta opción corresponde al menú principal de cartera. Se titula como
opciones de correo porque su finalidad es la comunicación con el cliente
mediante un envío de cartas, rótulos para sobres y correo certificado. Estos
informes son : estados de cuenta, recordatorios al cliente, impresión de
rótulos, textos y circulares.
ESTADOS DE CUENTA
Este informe pretende dar a conocer como figura en nuestro poder la deuda
contraida. Se especifica si esta vencida o no, muestra facturas, notas y
recibos que no se hayan cruzado con las facturas. En la respectivo cuadro
de dialogo se tienen dos formatos : uno con estilo carta y otro con estilo
convencional. Si desea estilo carta puede definirlo pulsando F3.
Adicionalmente en este estilo en el cuadro de diálogos puede imprimir los
rótulos y/o la lista para el correo certificado.
Si la empresa maneja mas de una cuenta de cartera, ver Definición de
parámetros/cuentas de uso específico (cap....), Helisa permite seleccionar
las cuentas que se incluyen en el informe.
Medios de salida: Hace referencia si el informe se manada a la impresora, a
la pantalla o a un archivo. Al pulsar TAB, cambia la respuesta. Si lo envía a
la pantalla, quedará en el editor de textos de HELISA donde también puede
ser impreso.
Formato de Impresión: Con TAB puede seleccionar si quiere el formato para
correo, es decir que sea como cartas, o formato corriente, que es un listado
tradicional y que obviamente no se utilizara para enviar a los clientes.
Rótulos: Igual que en el punto anterior, si se envío en formato de carta, aquí
podrá solicitar que se impriman también los rótulos.
Lista de entrega: Si el formato de Impresión (caja anterior), seleccionó el de
correo, al dar respuesta afirmativa a esta pregunta, a continuación de la
Impresión de la carta obtendrá una lista alfabética con la dirección, teléfono
y espacios para quién entrega escriba fecha, hora de recibo y firma,
certificando el recibo.
Fecha de corte: Es la fecha contra la cual se determina el vencimiento de la
factura, vea estado general de la cartera por edades.
Solo con mora mas de:
Número de días en mora. Se utiliza como límite inferior para seleccionar la
información.
Fecha de entrega: Fecha de elaboración del informe si el formato es
tradicional o fecha de remite, si el formato es carta.
Gráfico No. 6.5.1. Opciones para Correo Estados de Cuenta.

EXTRACTOS DE CUENTA
Este informe muestra el movimiento de un tercero. Se muestra
detalladamente los pagos, abonos y las facturas de los terceros en las
cuentas seleccionadas.
La pantalla despliega dos opciones que permite la selección de los terceros
y las cuentas incluidas en el informe. Con flecha a la derecha se despliega la
respectiva cartilla y con la tecla Ins y Del se marcan o desmarcan terceros o
cuentas. Utilice F2 para invertir las marcas.
ser impreso.
BACKSPASE 8retroceso) para el mes.
Fecha de elaboración del informe.
Gráfico No. 6.5.2.: Extractos “Movimiento de Terceros”
RECORDATORIOS AL CLIENTE
Esta opción le permite enviar una carta, a un cliente en mora, advirtiéndole
la situación de su cuenta.
Se tienen tres modelos de recordatorios dependiendo de la mora que
presente la cuenta. Para que HELISA tome la decisión del formato a enviar,
en la caja de diálogos se asocian las tres edades con el formato. Para definir
el texto de cada carta debe pulsar F3 sobre cada una de las tres

posibilidades e inmediatamente quedara ubicado en el editor de texto, para
su redacción. Esta carta también se puede acompañar de rótulo o de lista
para correo certificado.
EL cuadro de diálogo maneja las siguientes preguntas:
ser impreso.
Formato uno, desde _ días : Estos recordatorios son cartas donde se le
señala al cliente que está en mora o que tiene una deuda pendiente y se le
incluirá en esta carta acciones a tomar agradecimiento para su pronto pago,
etc., según sea el estado de mora . Tiene a su disposición tres tipos de carta
y el objetivo es que los términos de su contenido van desde un tono suave
(para aquellos cuya mora está en términos tolerables, formato 1), pasando
por un término medio (cuando la mora empieza a generar alertas, formato
2), hasta llegar a uno que podría ser exigencias de pago inmediato, con viso
de cobro jurídico para aquellos cuya mora son términos intolerables (formato
3).
Ejemplo : Si damos treinta (30) al formato uno, sesenta (60) al formato dos, y
noventa (90) al formato tres ; HELISA imprimirá cartas con formato 2 para la
mora entre 60 a 89 días y con formato 3 para las moras mayores o iguales a
90 días.
Para definir los términos de las cartas de cada formato, ubique el cursor
sobre cada formato y pulse F3 ; inmediatamente quedará ubicado en el
editor de texto.
Notas de buzón: En la consulta del estado de cuenta, tenemos a disposición
un buzón (se activa con F6), para incluir notas al cliente. Este buzón también
puede ser usado por este informe, incluyendo notas si presenta mora en sus
pagos. La nota consiste en describir la fecha, y el monto de la mora. Estas
notas pueden ser leídas del buzón y borradas, desde la opción " Consulta
del estado de cuenta".
Lista de entrega: Si el formato de Impresión ( caja anterior), seleccionó el de
correo, al dar respuesta afirmativa a esta pregunta, a continuación de la
Impresión de la carta obtendrá una lista alfabética con la dirección, teléfono
y espacios para quién entrega escriba fecha, hora de recibo y firma,
certificando el recibo.
Fecha de corte: Es la fecha contra la cual se determina el vencimiento de la
factura, vea estado general de la cartera por edades.
Fecha de entrega: Fecha de elaboración del informe si el formato es
tradicional o fecha de remite, si el formato es
carta.

Gráfico No. 6.5.3.: Recordatorios.
IMPRESION DE ROTULOS
Esta opción sirve para cualquier propósito. Ejemplo : una circular para dar a
conocer un nuevo servicio , un cambio de dirección, etc. El formato de los
rótulos se define pulsando F3, en la caja de diálogos. La definición que se
haga de rótulos es utilizada también por los recordatorios y los estados de
cuenta. La impresión de estos rótulos puede ir acompañada de la lista de
correo certificado.
ser impreso.
Lista de correo : Con TAB, se puede indicar al programa si se incluye al final
del informe una lista para efectos del control de correo. En el caso de
imprimir rótulos, posiblemente necesite la lista de correo para certificar su
entrega. Recuerde que el formato para los rótulos se puede cambiar o
definir pulsando F3, en la caja de dialogo.
Fecha de envío: Fecha de elaboración del informe si el formato es tradicional
o fecha de remite, si el formato es carta.

Gráfico No. 6.5.4.: Impresión de Rótulos.
CIRCULARES PERSONALIZADAS
El sistema genera circulares para cada cliente o proveedor de acuerdo al
formato seleccionado por el usuario.
Con esta opción de circulares personalizadas el sistema permite seleccionar
las ciudades, los vendedores, etc., . manejo
La definición del formato a imprimir se puede crear o modificar pulsando F3,
e inmediatamente quedará ubicado en el editor de texto.
El cuadro de diálogo maneja los siguientes ítems:
ser impreso.
Nombre del formato: Ingresar el nombre a utilizar para el documento que se
diseño.
Lista de entrega: Con TAB, se puede indicarle al programa si la imprime o
no. En el caso de imprimir rótulos, posiblemente necesite la lista de correo
para certificar su entrega. Recuerde que el formato para los rótulos se
puede cambiar o definir pulsando F3, en la caja de dialogo.

Gráfico No. 6.5.5.: Circulares Personalizadas.
CIRCULARES GENERALIZADAS
Esta opción se usa para imprimir N cantidad de circulares que no son
personalizadas.
Si selecciona de tipo genérico el sistema le solicitará la cantidad a imprimir.
La definición del formato a imprimir se puede crear o modificar pulsando F3,
e inmediatamente quedará ubicado en el editor de texto.
El cuadro de diálogo maneja los siguientes ítems:
ser impreso.
Nombre del formato: Ingresar el nombre a utilizar para el documento que se
diseño.
Cantidad de copias: Se ingresa el número de copias a imprimir.

Gráfico No. 6.5.6.: Circulares Genéricas.

EXPORTAR DATOS DE CARTERA
Esta opción disponible para cuentas por cobrar y cuentas por pagar, permite
enviar y recibir datos de cartera, a través de las opciones de Cartilla y-o
saldo de clientes, exportar movimiento de cartera, exportar extracto de
clientes, importar cartilla de clientes, e importar movimiento de cartera.
Gráfico No. 6.7.1.: Menú Exportar datos de cartera.
CARTILLA Y O SALDO DE CLIENTES
Permitir exportar los datos completos de la hoja del cliente, anexando los
saldos que tengan los clientes en el momento de elaboración, tanto el
inicial, el de movimiento y el saldo final.
Para crear un nuevo formato se presiona la tecla INS, el sistema despliega
una pantalla para definir que campos se desean reportar, el orden y la
longitud de los mismos. Para ordenar se utiliza la tecla INS, con DEL
deshabilitamos los campos que no se van a usar , para establecer el ancho
de un campo borramos el que viene predeterminado y se ingresa el valor
deseado. Para terminar se presiona la tecla ESC y se ingresa el nombre del
nuevo formato.
Posterior a esto damos ENTER para enviar los datos con el formato
preestablecido. Adicionalmente se puede condicionar la información usando
la tecla TAB en el campo deseado, digitando el texto que somete a la
condición, por último se elige el nombre del archivo, el tipo de cliente s a
mostrar según su saldo, el formato de datos y de fecha y la fecha de envío.
HELISA Capitulo VI Sección 7 - 1

Gráfico No. 6.7.2.: Exportar Cartilla y o Saldo de Clientes
EXPORTAR MOVIMIENTO DE CARTERA

Igual al exportar Movimiento a ASCII en Contabilidad
Gráfico No. 6.7.3.: Exportar movimiento de cartera

EXPORTAR EXTRACTOS DE LOS CLIENTES
Cambio fecha se ingresa un rango Igual al movimiento.
Gráfico No. 6.7.4.: Exportar extractos de los clientes

ANALISIS DE CUENTAS
determinar el comportamiento global, los clientes sin registro de compras y
la rotación de cartera.
CLIENTES SIN REGISTRO COMPRAS

Con esta opción el sistema permite determinar que clientes o proveedores
no han registrado una actividad de compra.
Medio de salida :
Vea directorio de clientes.
Sin registro desde:
Esta fecha es el rango desde la cual se va a analizar el movimiento. El rango
final el sistema lo determina como el último día del mes por el que se
ingreso.
Páginas a imprimir :
RAMIRO
Gráfico No. 6.6.1 Clientes sin Registro Compras
ALTA/BAJA ROTACION DE CARTERA

Analiza el comportamiento de mayor a menor, o lo contrario, que han tenido
los clientes o proveedores, medidos por saldos, pagos, compras o mora.
Con F3 Helisa permite determinar el número de datos a imprimir por cada
uno de los conceptos utilizados en la organización del análisis. Ejemplo: los
tres primeros vendedores de las diez primeras ciudades.
Medio de salida :
Tipo de rotación
Determina si el informe se ordena de forma ascendente o descendiente, de
acuerdo al criterio seleccionado.
Medida por:
Seleccionar el criterio a analizar, así: Saldo (valor total de la deuda), Pagos
(valor total de los pagos realizados), Compras (valor de compras realizado),
Mora (cantidad de días en mora).
HELISA Capitulo VII Sección 6 -1

Movimiento desde:
Se activa si la medida es por pagos o compras y permite ingresar el rango
inicial a partir del cual se analiza el movimiento.
Saldos a/ movimiento hasta/fecha de corte:

Sirve para determinar la fecha final a analizar.
Imprimir hasta: Esta opción es importante especialmente para los informes
con valores (saldos) como los estados de cuenta. Depende de los criterios
de organización.
Páginas a imprimir: Especifique aquí las páginas del informe que quiere
imprimir.
Fecha de elaboración: Formato día, mes, año, por defecto muestra la fecha
del sistema ; esta fecha cierra todos los informes con el texto " este informe
se elaboró el ... ", si desea que esta línea no aparezca pulse DEL sobre todo
este campo.
HELISA Capitulo VII Sección 6 -2

CONCILIAR CON CONTABILIDAD
determinar si hay diferencia entre los movimientos o saldos registrados en
contabilidad y cualquiera de estos módulos. La diferencia debe ser siempre
cero, pero puede presentarse desfases debido a procesos no terminados
normalmente o a documentos separados en contabilidad o en los otros
módulos . Si hay alguna diferencia debe remitirse a “opciones de uso poco
frecuente” o la opción “retomar datos de contabilidad”, que corrige
automáticamente estas posibles anomalías.
Al ejecutar la opción de conciliar con contabilidad, el programa lo envía a un
cuadro de diálogos que consta de :
ser impreso.
Tiempo de informe: Con TAB, escoge la respuesta si quiere el informe como
resumen o como movimiento por cuenta.
Condición : Funciona básicamente en caso que la respuesta anterior sea el
informe de movimiento, entonces aquí puede escoger entre imprimir el
movimiento siempre que exista diferencia o sin condición, es decir que de
todas formas imprima el movimiento.
Páginas a imprimir: Especifique aquí las páginas del informe que quiere
imprimir.
Fecha de elaboración: Formato día, mes, año, por defecto muestra la fecha
del sistema ; esta fecha cierra todos los informes con el texto " este informe
se elaboró el ... ", si desea que esta línea no aparezca pulse DEL sobre todo
este campo.
HELISA Capitulo VII Sección 7 - 1

Para entrar a esta opción presione SCHIFT IZQUIERDO dentro
del menú principal de cuentas por cobrar o por pagar. Así como
su nombre lo indica estas opciones se utilizan sólo en casos
especiales.
DEFINIR FORMAS DE PAGO

Permite determinar las diferentes formas de pago. Se debe
definir mínimo una forma, ya que el programa permite bastantes
opciones y su uso se maximizar si las condiciones previas
están bien definidas. Se pueden adicionar con INS y modificar
con ENTER.
Ejemplo : 1 : La forma de pago 50% de contado y 50% a 30m
días, se define así :
Número de cuota Días Monto
1 0 50%
2 30 50%
Ejemplo 2 : Una forma de pago de 25% a 30 días, 25% a 60
días, a 90 días y 25% a 120 días se define :
Número de cuota Días Monto

1 30 25%
2 60 25%
3 90 25%
4 120 25%
Se pueden definir hasta 99 formas de pago y cada forma de
pago puede tener hasta 36 cuotas.
Las formas de pago predefinidas son aquellas cuotas
frecuentes, pero HELISA le permite en el momento de asentar
una factura usar la función F2 para un cuadro de cuotas de
acuerdo a las condiciones o capacidad del cliente. También
tiene el recurso F3 para asignar cuotas con vencimientos
constantes y dar cuota inicial y cuotas extraordinarias.
HELISA Capitulo VI sección 9 - 1

Gráfico No. 6.9.1.: Crear forma de pago
NOMBRES DE TERMINOS EXTRAS 1Y2

Los campos en la hoja de vida están definidos previamente, con
NIT, nombre, dirección, zona, ciudad, etc. ; pero hay dos
campos de tipo alfanumérico con longitud de 15 caracteres que
no tienen objetivo predefinido y su finalidad es que el usuario
las adecue a su necesidad particular.
Ejemplo 1 : Si en la hoja del cliente (o proveedor) necesita
conocer un número de cuenta corriente, cambie el nombre del
campo uno como cuenta corriente. En adelante, para cualquier
efecto podrá disponer de ese campo.
Ejemplo 2 : Si desea conocer el sector económico en el cual se
desempeña su cliente, como no existe un campo para esta
definición, cambie el nombre del campo 2 por sector. En
adelante podrá sacra listados de cartera por el campo sector.

Gráfico No. 6.9.2.: Nombre de términos extras
TERMINO ACOMPAÑANTE EN CAPTURA

Si en la captura de datos (asentar libros), la cuenta digitada
está clasificada como deudor p acreedor, cuando se ubique en
el campo beneficiario, HELISA muestra la lista ordenada
alfabéticamente de deudores o acreedores con un campo
adicional que podrá ser la ciudad ( por defecto ), la zona, grupo,
dirección, vendedor (si es un cliente), término extra 2
(explicados anteriormente).
Su finalidad es diferenciar un cliente de otro cuando la razón
social es la misma. Un cliente o acreedor puede tener igual
razón social pero puede tener estados de cuenta separados
dependiendo de la sucursal, la ciudad, etc. ; Ejemplo : En una
cadena de supermercados, siempre se exige estados de cuenta
por sucursal donde se hizo el despacho ; con esta opción se
puede hacer que se acompañe la razón social de la zona.
Fiscalmente, el ente e s único, de ahí que como tercero sólo se
pueda crear una sola vez.

Gráfico No. 6.9.3. Término acompañante en captura.
UNIFICAR CLIENTES IGUAL NIT

Al oprimir ENTER el programa presenta un recuadro de
proceso para detectar y corregir NIT iguales con el siguiente
mensaje.
Los siguientes pasos son de obligatorio cumplimiento. Se
deben tener en cuenta antes de continuar.
1. Ningún usuario debe estar elaborando con esta empresa, en
ningún periodo .
2. Se debe elaborar una copia de todos los libros de esta
empresa.
3. No interrumpa este proceso. De hacerlo, devuelva la copia
(#2) y reinicie.
Se revisara solamente los libros de cuentas por cobrar.
En concordancia con el hecho de poder manejar diferentes
estados de cuenta al mismo cliente )que existirá con el mismo
nombre y el mismo NIT), se puede dar la situación de crear
equivocadamente mas de una vez un mismo cliente. Esta
opción le permite corregir esa anomalía. Al ejecutarlo, el
programa muestra en pantalla todos los NITs comprometidos
en esta situación ; sencillamente presione INS sobre el NIT que
se desea dejar, observará que el programa sombrea todos
aquellos que tienen el mismo NIT ; se puede presentar la
circunstancia que uno de los sombreados no se quiere incluir
en el proceso de unificar, ubíquese sobre él y pulse la tecla
DEL.

Gráfico No. 6.9.4.: Unificar Clientes
MODIFICAR CAMPOS GLOBALES

Esta opción permite cambiar y/o unificar, los nombres de la
elección. Se ejecuta sobre los libros de movimiento de cartera y
se maneja facturación también sobre estos libros.
Gráfico No. 6.9.5.: Modificar campos globales
INCONVENIENTES CON TARJETA

Cuando hay caídas de luz, problemas con archivos, información
parcial, procesos interrumpidos y cualquier problemas en
cuentas por cobrar y pagar, esta opción corrige todos los meses
y todos los anos.
Presenta también el mensaje acerca del proceso para corregir y
modificar tarjetas. Indica que el proceso es demorado, ya que

revisa la hoja de vida y asientos hechos desde el mes de
entrada, hasta el ultimo mes trabajado. Indica en la parte
inferior el mes y ano que esta trabajando.
Nota :
Rutinariamente haga copia de seguridad de información por lo

menos dos veces a la semana. Se recomienda dar mantenimiento
a los archivos ejecutando esta opción al menos antes de cada
cierre.
RETIRAR O REAFECTAR ASIENTOS

Luego de presentar el mensaje sobre el proceso para corregir y
modificar libros, el sistema presenta la lista de los documentos,
fecha, nombre del cliente, cuenta, saldo, CT (cuota), CL
(Clase).
Presionando ENTER, tal como se indica en la última línea de la
pantalla, se puede ver o modificar el documento. HELISA
muestra tipo, número, cuenta, fecha, vendedor, factura, número
de cuota, valor de notas débito y crédito y los abonos hechos a
la factura.
Sólo se puede borrar un documento del mes que se está
procesando, aunque el sistema muestra los documentos de
meses anteriores que no han sido cancelados, ( debe entrar al
mes de esos documentos si desea eliminarlos ). Para borrar un
documento se presiona DEL. Si desea reafectar documentos
específicos, se marcan con la tecla INS y para marcar todo
presione F2. En el momento que desee reafectar presione ESC
y el programa le indica el mes y el ano del movimiento
correspondiente.
Nota :
Esta opción es aconsejable utilizarla luego de una caída de luz,

en la cual si bien no se modifican los valores es importante que el
sistema valide la información y la reafecte completamente.
RETOMAR DATOS DE CONTABILIDAD

La modalidad de captura de información de HELISA es única,
pero la s bases de datos, internamente funcionan como
módulos totalmente independientes, es decir, contabilidad tiene
sus archivos (libros), cartera tiene también sus archivos (
Tarjetas ) y así con los demás módulos. Este proceso le permite

cuadrar los deudores contra la contabilidad y puede mostrar
cuatro situaciones ;
A. La transacción esta en contabilidad pero no en deudores :
SE llevara para deudores usando la forma de pago que está
por defecto en la hoja de vida del cliente. Si no tiene, tomará
la primera forma de pago definida, o si desea de INS sobre
la transacción para definirle una forma de pago. Con F2
invierte marca de las partidas con esta condición o INS
marca una a una.
B. El valor en contabilidad es mayor al que esta en deudores :
Se generará una nueva transacción con igual tipo, número,
fecha y forma de pago donde se registre esa diferencia. F3
invierte marca las partidas con esta condición o INS maraca
una a una .
C. El valor registrado en contabilidad es menor al que está en
deudores: Se elimina este registro en Deudores y lo crea
con el valor de contabilidad. F4 invierte marca a partidas con
esta condición o INS marca una a una.
D. El valor está en deudores, no en contabilidad: Se eliminará
el de deudores. F5 invierte marca a partidas con esta
condición o INS marca una a una.
El caso A se puede presentar porque la partida se elimina de
deudores ( a acreedores ) utilizando las utilidades, o el valor de
contabilidad es producto de una transferencia, o de una
inclusión por la utilidad de contabilidad.
El caso B y C se presenta cuando los documentos fueron
modificados por las utilidades ; bien en contabilidad o bien en
cartera, pero no en ambos.
El caso D cuando el documento fue eliminado de contabilidad
utilizando la utilidad o ala cuenta fue desconectada del proceso
de integración de cartera.

7
Capitulo
CIERRE DE PERIODO
Esta opción es utilizada para indicarle al sistema nuestra necesidad de
grabar transacciones del siguiente periodo al actual (último procesado). Este
proceso se realiza exclusivamente con el fin de generar nuevos archivos
para el siguiente período y poder recibir las transacciones correspondientes.
Nota :
En ningún momento el cierre de período significa que no se podrá volver

a trabajar con el período actual. Como se ha visto a través de este
manual, el sistema permite consultar, asentar movimiento y obtener
reportes de períodos anteriores ( siempre y cuando el usuario tenga la
autorización respectiva ), desde el momento mismo de la iniciación
contable ( período inicial ) hasta el día de hoy ( período actual).
Para ejecutar esta opción, presione seleccione la empresa y el último

período, el menú de empresas (véase el Gráfico No. 02).
Si escoge un período diferente al actual, en el cuadro superior derecho (
donde aparecen los módulos disponibles con las teclas de función ),
desaparece la función F2. Esto quiere decir que el cierre de período sólo se
puede hacer al período actual (último período procesado).
Una vez seleccionada la empresa, oprima la tecla F2 ( revise que en el
cuadro superior derecho, en la franja naranja, aparezca la palabra
“Módulos”). En pantalla aparece un mensaje inicial. (Gráfico No. 7.1.).
HELISA Capítulo VII sección 1 - 1

Gráfico No. 7.1. : Cierre e período Mensaje inicial.
Indica el período en el cual se quedará trabajando (nuevo período actual)
una vez se efectúe el cierre.
HELISA, maneja catorce (14) períodos : Los doce (12) meses (Enero,
febrero, ..., diciembre ), el mes de Ajustes y el mes de Cancelación .
El mes de Ajustes puede ser utilizado para realizar ajustes contables
posteriores al balance de Diciembre.
Advertencia :
El mes de Ajustes NO es el mes de Ajustes por Inflación : Los ajustes

por Inflación deben ser calculados mensualmente, a través de la opción
Asentar Libros, con un documento especial definido para ajustes por
inflación. Véase el tema de “Comprobante de Ajustes por Inflación” en la
sección Asentar Libros ¨.
El mes de cancelación es utilizado para cerrar las cuentas de resultados

(Ingresos y Egresos) y cruza la diferencia contar el patrimonio. Véase el
tema “Comprobante de Cancelación” en la sección “Asentar libros” capítulo
2 sección 2.
Cuando se cierra el mes de diciembre, se pasa al mes de Ajustes. Exista o
no exista movimiento se puede cerrar este período, pasando al mes de
Cancelación. Al igual que el anterior, usted puede cerrar este período sin
necesidad de efectuar el comprobante de cancelación, para quedar en el
mes de enero del siguiente año.
Nota :
Si usted se encuentra trabajando en el mes de diciembre y están

pendientes algunos ajustes para cerrar contablemente el período y
necesita ingresar movimiento del mes de enero, para no atrasar la
grabación cierre tranquilamente los períodos de diciembre, Ajustes y
Cancelación.
Una vez situado en enero puede grabar información de este mes.

Para grabar la información de los ajustes, utilice la opción de Asentar los
libros, indicándole al sistema de que se trata de un documento con fecha
anterior, para que el programa efectúe la reafectación necesaria de los
meses subsiguientes.
Oprima ESC si no quiere ejecutar el proceso de Cerrar Período. El sistema
retorna al menú de empresas.
Oprima ENTER para dar la orden de cerrar período. En pantalla aparece un
recuadro con la información de las tareas que el sistema que el sistema
realiza para un buen cierre de período (Gráfico No. 7.2).
Gráfico No. 7.2. Tareas para cierre de período
En estas tareas el usuario no tiene interacción . En el momento de realizar la

tarea, se coloca un asterisco en cambio del numeral. Al finalizar la tarea se
coloca el número uno como superíndices (1).
Al finalizar todas las tareas el sistema regresa al menú de empresas,
mostrando el nuevo período como período actual.

8
Capitulo
PROCESOS ADICIONALES
En este capítulo veremos todos aquellos procesos que no son de uso
constante, pero que son requeridos para lograr un buen funcionamiento del
sistema.
Los procesos son :

- <INS> Crear nueva empresa, (ver capítulo 8 sección 2) que permite
abrir espacio para una nueva contabilidad, indicando los parámetros
generales.
- <DEL> Crear un libro consolidado, (ver capítulo 8 sección 3) que sigue
el mismo proceso de una empresa, pero su contenido será la suma de
varias empresas.
- F2 Modificar los datos de la empresa, (ver capítulo 8 sección 4), para
cambiar algún dato general como la dirección, teléfono, etc.
- F3 Revisar parámetros, (ver capítulo 8 sección 5) para consultar y/o

modificar los parámetros de la empresa, sobre los cuales se basa el
funcionamiento de la contabilidad.
- F4 Definir usuarios, (ver capítulo 8 sección 6) permite crear otros

usuarios que accesaran el programa, modificar las atribuciones de un
usuario actual o retirar un usuario.
- F5 Documentos y/o formas (ver capítulo 8 sección 7), permite definir
los documentos a través de los cuales se registran los asientos
contables (comprobantes de Egreso, Recibos de Caja, Comprobantes
de Contabilidad, etc.). De igual manera, permite definir el formato para
la impresión de cada uno de ellos.
- F6 Formato de cheques (ver capítulo 8 sección 8), para definir el
formato de impresión de los cheques, para cada banco definido en la
contabilidad.
- F7 Elaborar la copia, (ver capítulo 8 sección 9), para aprender a

obtener copias en disquetes, de la información grabada en la
contabilidad, así como la forma de restaurar ( recuperar ) información
desde los disquetes donde se realizaron las copias, en caso de
necesidad.
- F8 Parámetros impresora, (ver capítulo 8 sección 10), permite definir los
tipos de impresoras disponibles para la impresión de los informes.
HELISA Capítulo VIII Sección 1 - 1

- F9 Parámetros inventarios, permite definir el manejo del inventario de
la empresa.

CREAR UNA EMPRESA
Esta opción permite abrir espacio para una nueva contabilidad.
A esta opción se llega de dos formas: La primera se realiza en forma
automática cuando el sistema se instala por primera vez, ya que es
necesario definir una empresa para utilizar el programa. La segunda forma
es a voluntad del usuario, cuando requiera adicionar una contabilidad al
sistema.
Para acezar en forma manual, sitúese en el menú de empresas (Véase el
Gráfico No. 1.3.2 capítulo 1 sección 3). Observe que en el cuadro derecho
superior aparezca la palabra opciones. En caso que aparezca la palabra
módulos, oprima la tecla TAB, para pasar a la tablilla opciones. Oprima la
tecla INS y el sistema despliega una pantalla con los códigos disponibles
para asociar a una Empresa. Una vez seleccionado el código se despliega la
pantalla de ingreso de datos, e inicia el proceso de crear nueva empresa
(Gráfico 8.2.1.).
Gráfico No. 8.2.1.: Crear una empresa. Datos Generales.

Al margen izquierdo aparecen los nombres de los campos (datos) que se
exigen para la creación de la empresa. En la parte derecha se dispone el
espacio correspondiente para el registro de cada uno de los datos (La
longitud depende de cada dato). En la parte inferior aparece un recuadro
grande con la ayuda para digitar cada dato. Al final se presentan, en la franja
inferior, las indicaciones de las opciones de las teclas.
Nombre : Es el primer dato solicitado. Siga las instrucciones que aparecen
en la parte inferior.
Teclee el nombre de la empresa como está registrado en la Cámara de
Comercio. Este nombre sirve para los informes y los libros de la Cámara de
Comercio. Este nombre no puede ser modificado después. En caso de
cambio de razón social, contacte a su distribuidor.
Veamos las características de cada uno de los demás datos :
Dirección: Es el segundo dato solicitado y su longitud es de treinta (30)
caracteres, máximo. La dirección debe ceñirse a las reglas establecidas por
ICONTEC y corresponde al domicilio social o asiento principal de la actividad

o negocio de la persona o entidad informante. Este ítem se encuentra
registrado en la Resolución # 2808 de Diciembre 22 de 1993 que hace
referencia al proceso de la información en medios magnéticos.
Ciudad: Con una longitud máxima de treinta (30) caracteres, es utilizado
para señalar la ubicación geográfica de la entidad informante. Este ítem se
emplea en el proceso de información de terceros en su totalidad (Grandes
Contribuyentes, Anexos oficiales, certificados de retención en la fuente, etc.)
Departamento: Este concepto posee una longitud máxima de treinta (30)
caracteres e identifica el territorio en donde se haya ubicada la ciudad. Se
requiere como parte fundamental del registro del cierre para la información
de medios magnéticos.
Teléfono : Este concepto consta de dos (2) grupos identificados así :
1. Número del indicativo del Discado Directo Nacional, que tiene una
longitud de seis ( 6 ) caracteres y hace referencia a la ciudad donde se
encuentra el domicilio social o asiento principal de la actividad o negocio de
la persona o entidad informante. Se requiere como parte fundamental del
registro de cierre.
2. Número telefónico, tiene una longitud máxima de quince (15) caracteres
y corresponde al(los) numero(s) de teléfono(s) de la oficina de la persona
encargada del manejo de la información enviada en medios magnéticos.
Hace parte fundamental del registro de cierre.
NIT/DV/Clase: Este concepto consta de tres (3) grupos identificados así :
1.Número de identificación tributaria, con una longitud de 14 caracteres. Se
digita sin puntuación.
2.Dígito de verificación, que se compone de un carácter numérico para los
NITs o de un espacio en blanco para las cédulas.
3.Clase de documento de identificación.
A - Para NITs con dígito de verificación.
C - Para Cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad.
Tipo de persona o entidad informante: Campo numérico de dos (2)
caracteres, que se utiliza para el registro de identificación para efectos de la
resolución 2808 del 22 de Diciembre de 1993.
Es autoretenedor: Indicar si la empresa está clasificada como autoretenedor,
dato importante en el proceso de facturación
Gran contribuyente: Indicar si la empresa está clasificada como Gran
Contribuyente, dato importante en el proceso de facturación
Régimen simplificado: Indicar si la empresa está clasificada como de
régimen simplificado, dato importante en el proceso de facturación.
Modo retención ICA: 1. si retiene ICA, comprador de mayor jerarquía. Caso
Bogotá (Oficiales / grandes contribuyentes) y 2 si retiene ICA, comprobador
responsable de retención en la fuente. Caso Cali.
Actividad Económica: Número de la actividad económica de la persona o
entidad informante. Se compone de cuatro (4) caracteres. Se encuentra
estipulado en la declaración de renta o de I.V.A.

Representante Legal : Nombre de funcionario que ostenta este cargo
(Certificado de Constitución y Gerencia). Este campo se compone de treinta
(30) caracteres.
Cédula Representante Legal : Se digita sin puntuación. Se usa en el pie de
los informes agrupados como anexos oficiales. Este campo se compone de
catorce (14) caracteres numéricos.
Revisor Fiscal : Nombre del responsable directo de la información tributaria.
Este campo se compone de treinta ( 30 ) caracteres numéricos.
Matricula Profesional : Este campo se compone de diez (10) caracteres tipo
alfanumérico, que hace referencia al número de la tarjeta profesional del
revisor fiscal.
Contador: Nombre del responsable directo de la información contable. Este
campo se compone de treinta (30) caracteres numéricos.
Tarjeta profesional: Este campo se compone de diez (10) caracteres tipo
alfanumérico, que hace referencia al número de la tarjeta profesional del
contador.
Código de la Administración de Impuestos Nacionales (DIAN): Con una
longitud de dos (2) caracteres, hace referencia al código de la ciudad donde
se les practica la retención en la fuente. De acuerdo a la cartilla para la
declaración de impuestos los códigos son Quindío 01, Atlántico 02, Bogota
03.
NIT-dv: En los informes de tipo fiscal, certificados, anexos oficiales, se
excluyen las operaciones efectuadas con el número de NIT, puede
corresponder a los pagos (retenciones e iva). Con su respectivo dígito de
verificación, del NIT ante la DIAN.
Administración de Impuestos Municipales (distrital) NIT-dv: NIT
Administración de impuestos locales, en los informes de tipo fiscal, anexos
certificados oficiales, se excluyen las operaciones efectuadas con este
número de NIT, pues corresponden a los pagos (retenciones e ICA). Con su
respectivo dígito de verificación, del NIT ante la DIAN.
Teclee cada uno de los datos mencionados. Siga las instrucciones que
aparecen, para cada dato, en la parte baja de la pantalla.
Al final se solicita el período inicial de la contabilidad para la empresa que se
esta creando. Debe indicarse el mes y el año. Puede cambiar las fechas con
las teclas de dirección horizontal (Izquierda y Derecha para retroceder o
avanzar).
Advertencia:
Para efectos de registrar los saldos iniciales de la empresa en un mes

aparte, el período inicial debe ser un mes anterior al mes donde se
quiere comenzar a registrar los asientos contables (Ejemplo : Se quiere
iniciar el registro de los asientos del mes de Enero de 1996. El período
inicial debe ser Diciembre de 1995). De esta manera, al solicitar un
balance de prueba del mes de Enero/96, aparecen como saldo anterior
los saldos iniciales registrados en le mes de Diciembre/95.
Para las empresas que realmente nacen o se crean en un período

determinado, no se quiere comenzar un mes atrás ya que no existen saldos
iniciales.

Igualmente aparece el código (consecutivo) que el sistema asignara a esta
empresa y que será utilizado para la diferenciación de los nombres de los
libros (archivos). Para más detalles de los nombres de los libros (archivos)
vea el anexo # 01. El usuario no tiene acceso a este código. El sistema
maneja desde 01 hasta 99.
Si usted esta seguro de crear la empresa, oprima ENTER una vez definido el
período inicial. Si no desea crear la empresa y quiere retornar al menú de
empresas, teclee ESC.
Advertencia :
Si usted decide dar ENTER en este punto, el sistema crea de inmediato

una nueva empresa dentro de la lista de empresas disponibles para
trabajar. Las empresas creadas no pueden eliminarse.
Oprima una sola vez ENTER y espere un momento, ya que el sistema

realiza un proceso de creación. Aunque se de la sensación que el sistema
no este realizando ningún proceso, no oprima mas ENTER, ya que estos
serán tomados como respuesta de las siguientes preguntas realizadas por el
sistema, definiendo parámetros que usted no quería definir.
Una vez creada la empresa, en la parte derecha aparece un recuadro con
las listas de estructuras de cuentas (Gráfico No. 8.2.2.).
Una estructura de cuenta es la forma que tienen los códigos de un plan de
cuentas con que trabaja una empresa, entendiéndose por forma la cantidad
de niveles existentes en el código y el numero de dígitos que tiene cada
nivel. Ejemplo :
Código : 110050510
Primer Nivel 1 ( un dígito )
Segundo nivel 1 ( un dígito )
Tercer Nivel 05 ( dos dígitos )
Cuarto Nivel 05 ( dos dígitos )
Quinto Nivel 10 ( dos dígitos )
Gráfico No. 8.2.2.: Lista de estructuras de cuentas.

Simultáneamente con la forma del código, también se definen los
parámetros generales tales como las cuentas con tratamiento especial, los
subgrupos para estados financieros, el contenidos de los estados de los
resultados, las cuentas para los ajustes por inflación y la forma del código
para los centros de costo.
En este punto lo que se hace es recoger un patrón o una empresa que
tenga una estructura de venta, similar o igual a la que se va a crear.
Seleccione una de las estructuras mostradas en la lista (las primeras seis
corresponden a los patrones ya definidos por entidades gubernamentales o
rectoras de sectores económicos y las demás empresas creadas con
anterioridad), utilizando las teclas de dirección vertical (arriba y abajo).
Oprima ENTER en la estructura resaltada.
Nota :
La selección se realiza para copiar la definición de una de las

estructuras visualizadas. Esta definición puede ser cambiada mas
adelante, antes de comenzar a crear la cartilla de cuentas.
Una vez copiada la estructura de cuentas, en la pantalla se visualiza el menú

de parámetros. Véase en la sección llamada "Revisar Parámetros" capítulo 8
sección 5, la forma de modificar estos parámetros copiados.

CREAR UN LIBRO CONSOLIDADO
Esta opción abre un espacio para un libro consolidado. Se llega a ella con
TAB, cuando se encuentre en el menú de empresa, al estar en la tablilla de
opciones, oprima DEL, el programa le solicitara el nombre de las empresas
que forman parte del libro consolidado. Seleccione con INS aquellas que lo
integran o DEL para excluirlas, para continuar de ENTER, luego se solicita el
nombre del grupo, siga las instrucciones detalladas en "crear nueva
empresa" capítulo 8 sección 2, puesto que el procedimiento es el mismo.
Gráfico No. 8.3.1. Consolidar Empresas.

MODIFICAR DATOS DE EMPRESA
Para ejecutar este proceso, sitúese en el menú de empresas (Véase el
Gráfico No. 1.3.2 capítulo 1 sección 3). Seleccione la empresa a modificar
utilizando las teclas de dirección vertical. Observe que en el cuadro derecho
Módulos, oprima TAB, para pasar a la tablilla opciones. Oprima la tecla F2 y
el sistema ingresa al proceso de modificar datos de empresa.
En pantalla aparece el Gráfico No. 8.4.1, con todos los datos registrados
para la empresa seleccionada. Para efectuar un cambio o modificación,
ubíquese en el campo respectivo, utilizando las teclas de dirección vertical.
Luego utilice las teclas FLECHA IZQUIERDA o retroceso para borrar la
actual información y digite la nueva. Repita el proceso para cada dato a
modificar. Para que todas las modificaciones se lleven a cabo, desplácese
hasta la ultima pregunta (Tarjeta profesional del revisor fiscal) y allí pulse
ENTER. El sistema efectúa los cambios dados.
Nota:
Observe que NO se puede cambiar ni el nombre de la empresa, ni el

período inicial ni el código asignado a la empresa.
Use la tecla ESC para abandonar este proceso en cualquier instante. Una
vez registrados los cambios (o abandonado el proceso), el sistema retorna al
menú de empresas.
Gráfico No. 8.4.1 Datos de una empresa.
HELISA Capítulo VIII sección 4 - 1

REVISAR PARAMETROS
Esta opción permite revisar (consultar o modificar) los parámetros definidos
para una empresa.
A esta opción se llega de dos formas: La primera se realiza en forma
automática cuando se esta creando una contabilidad (ver sección "Crear
empresa" capítulo 8 sección 2). La segunda forma se utiliza cuando el
usuario necesita revisar los parámetros de una empresa determinada. Para
acceder en forma manual sitúese en el menú de empresas (Véase el Gráfico
No. 1.3.2 capítulo 1 sección 3). Ubique la empresa que quiere trabajar (no
importa el período, ya que los parámetros son uno solo, no importando el
momento en que se definan o modifiquen). Observe que el cuadro derecho
Módulos, oprima la tecla TAB, para pasar ala tablilla opciones. Oprima la
tecla F3 y el sistema ingresa al proceso de revisar parámetros (Gráfico No.
8.5.1.).
Gráfico No. 8.5.1. : Revisar Parámetros

Para acceder a cualquiera de las opciones, sitúese en la opción deseada (
utilizando las teclas de dirección vertical ) y oprima la tecla ENTER.
Nota :
Observe que en la parte inferior aparece un recuadro con la explicación

general de cada opción, a medida que usted se desplaza por el menú de
revisar parámetros.
Si usted desea retornar al menú anterior, oprima la tecla ESC.

Nota :
Todo lo que aquí se defina tiene validez únicamente para la empresa

que usted selecciona antes de entrar a esta opción.

FORMAS DEL CODIGO Y NATURALEZA PARA
CADA GRUPO
Dentro de este submenú, se encuentran varias opciones que le permiten
optimizar la capacidad de HELISA.
Una estructura de cuenta es la forma que tienen los códigos de un plan de
cuentas con que trabaja una empresa, entendiéndose por forma la cantidad
de niveles existentes en el código y el número de dígitos que tiene cada
nivel. Ejemplo :
Código : 11050510
Primer Nivel : 1 ( un dígito )
Segundo Nivel : 1 ( un dígito )
Tercer Nivel : 05 ( dos dígitos )
Cuarto Nivel : 05 ( dos dígitos )
Quinto Nivel : 10 ( dos dígitos )
Una clase de cuenta, también llamada clase contable, es una división o
agrupamiento de cuentas que se realiza en el plan de cuentas para la
clasificación y obtención de un balance contable. Las clases definidas por
las entidades gubernamentales y reguladoras son : Activo, pasivo,
Patrimonio, Ingresos, Egresos (incluye el Costo de Ventas y Costos
Operacionales), Cuentas de Orden y cuentas contingentes.
Por efectos del plan único de cuentas los niveles reciben el siguiente
nombre:
Primer Nivel : Clase
Segundo Nivel Grupo
Tercer Nivel Cuenta
Cuarto Nivel Subcuenta
Del quinto nivel en adelante reciben el nombre de auxiliares.
Con base en estas definiciones veremos el manejo de esta opción. Oprima
ENTER a la primera opción del menú de revisar parámetros. En pantalla
aparece el cuadro de definición del código y los grupos (Gráfico No. 8.5.2.).

Gráfico No. 8.5.2.: Forma del código y naturaleza de los grupos
Esta pantalla se divide en cuatro secciones, el usuario tiene acceso el
usuario a dos de ellas, las otras dos son explicativas según lo definidos por
el usuario.
El recuadro superior izquierdo sirve para definir la formación del código
(cantidad de niveles y cantidad de dígitos en cada nivel).
El recuadro inferior sirve para dar una explicación de la forma del código que
se ha escogido y varia a medida que se cambien los datos en el recuadro
superior izquierdo.
El recuadro superior central (clasificar por clase) sirve para definir el numero
que se le asignara a cada clase contable. En el recuadro superior derecho
aparece la explicación de como quedaran conformadas las clases contables,
así como la naturaleza contable que tendrá cada uno de ellos (débito o
crédito).
Forma del código : El sistema HELISA permite trabajar un máximo de ocho
niveles y una longitud total (sumadas las longitudes del cada uno de los
niveles) de dieciséis dígitos en la estructura contable.
El sistema presenta las longitudes de cada uno de los niveles definidos
hasta el momento. El cursor se sitúa en el primer nivel. Si desea cambiarlo
oprima la tecla RETROCESO y luego digite la nueva longitud. Oprima
ENTER para pasar al siguiente nivel. Repita el proceso para todos los
niveles que desee definir.
Si al oprimir la tecla RETROCESO el nivel no queda en blanco y por lo tanto
no le permite cambiar su longitud, significa que ya existen cuentas creadas
en el plan de cuentas que incluyen este nivel.
Por reglamentación el plan único de cuentas, tanto el primer nivel como el
segundo (clase y grupo ) deben tener una longitud de un dígito. Estas
longitudes no deben ser cambiadas, ya que ello puede generar problemas
para algunos procesos del sistema que trabajan con esta reglamentación.
Una vez creados los códigos en la cartilla de cuentas, no se puede modificar
la longitud de los niveles ya creados. Por lo tanto es conveniente ser
cuidadoso al momento de definir la estructura contable.

Nota :
Asesórese de su contador y su distribuidor para la definición de la

estructura contable.
Si usted pulsa ESC en cualquiera de los niveles, el sistema retorna al menú

de revisar parámetros y no tendrá en cuenta ninguna modificación realizada.
Clasificar por clase : Una vez establecida la forma del código, entramos a
definir los códigos que se le dan a cada clase contable y con base en ellos
se alimenta de forma automática la estructura de estos grupos con respecto
a la naturaleza de las cuentas (débito crédito).
Los códigos de las clases ya vienen prefijados en el momento de instalación
de HELISA, con base en los reglamentos contables vigentes, así :
Clase 1 Activo
Clase 2 Pasivo
Clase 3 Patrimonio
Clase 4 Ingresos
Clase 5 Egresos
Clase 6 Costo de Ventas
Clase 7 Costo de Producción
Clase 8 Cuentas de Orden
Clase 9 Cuentas Contingentes
Para modificar el código de una clase, digite el numero nuevo que desea
implantar. Teclee ENTER para continuar con la siguiente clase. Si no lo
modifica simplemente pulse ENTER. Repita este proceso hasta llegar a la
clase denominada "Orden acreedoras". En este punto al dar ENTER, el
sistema actualizara los cambios realizados.
Si usted oprime ESC en cualquiera de las clases, el sistema regresa al
cuadro de "forma del código " visto anteriormente.
Advertencia :
Una correcta definición de los conceptos anteriores permitirá un buen

desempeño de HELISA. Por tal razón, preste mucha atención y
asesórese con personas idóneas en el desarrollo de este proceso para
lograr un excelente resultado.
DEFINICION DE CUENTAS CON TRATAMIENTO

ESPECIAL
La ejecución de ciertos procesos y la elaboración de algunos informes están
basados en los códigos de cuentas que aquí se establezcan.
Oprima ENTER en la segunda opción del menú de revisar parámetros. En
la pantalla aparecen las cuentas usadas en procesos especiales (Gráfico
No. 83).

Gráfico No. 8.5.3. : Cuentas usadas en procesos especiales
En la parte izquierda del cuadro aparece el concepto a definir y al frente del
mismo espacio para digitar el código de cuenta correspondiente. En la parte
inferior aparecen las notas para cada uno de los conceptos. Este cambia a
medida que usted se desplaza por los conceptos.
Para cambiar un código de cuenta, sitúese en el concepto a cambiar, oprima
la tecla RETROCESO o flecha hacia la izquierda para borraron a uno de los
números existentes. Escriba el nuevo numero de cuenta y oprima ENTER.
Repita la operación para cada concepto a cambiar.
Si no desea cambiar el código de la cuenta de un concepto, pulse ENTER o
flecha hacia abajo, para pasar al siguiente concepto.
Nota :
En todos los conceptos se debe digitar solo un código de cuenta,

excepto en las conexiones de cuentas por cobrar y cuentas por pagar,
donde se pueden registrar varios códigos de cuentas separados por
comas.
El código debe ser de nivel suficiente y necesario para cobijar el concepto

solicitado. Ejemplo : Para el concepto de cuenta de deudores, teclee un
código de cuenta con un nivel que cobije todas las cuentas de los deudores
(comúnmente 13 en el PUC, NIVEL 2). Si define un código de nivel 3 o 4 o
mayor (1305 o 131005), el sistema dejara por fuera por fuera diversas
cuentas pertenecientes a los acreedores, y ciertos informes que se basan en
esta definición no reflejaran la realidad.
Del mismo modo sucede, por ejemplo, en el concepto I.V.A Generado.
Escriba correctamente el numero de la cuenta que corresponde a este
concepto (Comúnmente 240801, nivel 4 en el PUC). Si teclea un nivel 3 o 2
(2408 o 24), generara inconsistencias en los informes y en el calculo del
valor del I.V.A en el proceso de Asentar libros.
Una errónea distribución de las cuentas trabajadas aquí no tiene el
desempeño de HELISA, pero puede causar una serie de alteraciones en la
presentación de sus informes.
Veamos ahora las características generales de cada uno de los conceptos a
definir :

Activo disponible : Comprende las cuentas que registran los recursos de
liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta la empresa y que puede
utilizar para fines generales y específicos, dentro de los cuales se pueden
mencionar las cuentas de caja, los depósitos en bancos y otras entidades
financieras, las remesas en tránsito y los fondos.
Cuentas de bancos : Registra el valor de los depósitos constituidos por la
empresa en moneda nacional y extranjera, en bancos tanto del país como
del exterior. En general, esta cuenta representa los fondos que la empresa
tiene en las diferentes entidades bancarias. Cuando un comprobante de
egreso acredita una de estas cuentas solicita comprobante de egreso y se
elabora el cheque.
Cuentas de ahorro : Registra la existencia de los fondos a la vista o a
término constituido por la empresa en las diferentes entidades financieras,
las cuales producen generalmente algún tipo de rendimiento.
Cuentas de deudores : Registra los valores a favor de la empresa y a cargo
de las clientes nacionales y/o extranjeros de cualquier naturaleza. La cuenta
registrada en este concepto será tratada como la cuenta de terceros (
mostrar las cartillas de terceros cuando se afecte una cuenta subordinada a
la aquí registrada, en la opción de Asentar libros ), excepto las cuentas que
se relacionen en el concepto " conexión a las cuentas por cobrar ", descrito
más adelante, las cuales serán tratadas con la filosofía de clientes (se
muestra la cartilla de clientes y no de terceros).
Cuentas de proveedores : Comprende el valor de las obligaciones de la
empresa. Tiene las mismas características de la cuenta de deudores. Esta
cuenta está relacionada con las cuentas por pagar.
Impuesto a las ventas (I.V.A. Generado): Esta cuenta es empleada en la
opción de Grandes Contribuyentes, en el proceso de Renta y en el momento
de la afectación contable para saber si una cuenta pertenece a este grupo
para calcular automáticamente el valor del I.V.A.
Impuesto a las ventas (I.V.A. Descontable): El manejo de esta cuenta es
similar al utilizado en la definición de la cuenta del Impuesto a las Ventas
Generado. En general, la cuenta del Impuesto a las Ventas, registra tanto el
valor recaudado como el valor pagado en la adquisición de bienes
producidos, importados y comercializados, así como de los servicios
prestados y/o recibidos, gravados de acuerdo con las normas vigentes, los
cuales pueden generar un saldo a favor o a cargo de la empresa, producto
de las diferentes transacciones ya que se trata de una cuenta corriente.
Retención en la Fuente (que hace la empresa) : Esta cuenta es empleada en
la opción de Grandes Contribuyentes, en el proceso de Renta, y en el
momento de la afectación contable para saber si una cuenta pertenece a
este grupo para calcular automáticamente el valor de la Retención en la
Fuente. La cuenta de la Retención en la Fuente, registra los importantes
recaudos por l empresa a los contribuyentes, o sujetos pasivos del tributo a
título de retención en la fuente a favor de la Dirección de Impuestos
Nacionales, como desenvolvimiento de las actividades de la empresa,
cuyas actividades y operaciones son objeto de gravamen. La Retención en
la Fuente a cargo de la empresa pertenece a la clase Pasivo.
Retención en la Fuente (Que le hacen a la empresa) : El manejo de esta
cuenta es similar al utilizado en la definición de la cuenta Retención en la
Fuente que hace la empresa. Es una cuenta del Activo.

Cuenta de corrección monetaria (Ingresos ): Se emplea en la definición del
Estado de Pérdidas o Ganancias para determinar cual es la utilidad o
pérdida por efecto de la exposición o la inflación.
Rangos de cuentas para el patrimonio : 1. Cuenta Utilidad del Ejercicio.
Cuenta donde se registran las utilidades de la empresa aumentando el
patrimonio. Esta cuenta es usada en el proceso de cancelación de cuentas
de resultado para afectar el patrimonio en caso de existir utilidades durante
el período fiscal.
2. Cuenta Pérdida del Ejercicio. Cuenta donde se registran las pérdidas de la
empresa disminuyendo el patrimonio. Esta cuenta es usada en el proceso de
cancelación de cuentas de resultado para afectar el patrimonio en caso de
existir pérdidas durante el período fiscal.
3. Si desea que el proceso de cancelación no discrimine las utilidades o las
pérdidas operativas, de las utilidades o pérdidas por exposición a la
inflación, debe dejar igual las cuentas de utilidad o pérdida , con las de
utilidad o pérdida por efecto de ajustes por inflación.
Rangos de cuentas por la inflación : 1. Cuenta Utilidad del Ejercicio. Cuenta
donde se registran las utilidades generadas por el efecto del ajuste por
inflación, aumentando el patrimonio. Esta cuenta es usada en el proceso de
cancelación de cuentas de resultado para afectar el patrimonio en caso de
existir utilidades por este concepto, durante el período fiscal.
2. Cuenta Pérdida del Ejercicio. Cuenta donde se registran las pérdidas
generadas por el efecto de la exposición o ajuste por inflación, disminuyendo
el patrimonio. Esta cuenta es usada en el proceso de cancelación de
cuentas de resultado para afectar el patrimonio en caso de existir pérdidas
por este concepto, durante el período fiscal.
Rangos de cuentas para los gastos : 1. Cuenta de Utilidad del Ejercicio.
Cuenta donde se registran las utilidades finales de la empresa. Esta cuenta
es usada en el proceso de cancelación de cuentas de resultado para
equilibrar la diferencia positiva de los Ingresos menos los Egresos, es decir
la utilidad, presentada durante el período fiscal.
2. cuenta Pérdida del Ejercicio. Cuenta donde se registran la pérdidas finales
de la empresa. Esta cuenta es usada en el proceso de cancelación de
cuentas de resultado para equilibrar la diferencia negativa de los Ingresos
menos los Egresos, es decir la pérdida, presentada durante el período fiscal.
Nota :
Por reglamentación, cuando se efectúe el proceso de Cierre del ejercicio

contable, la diferencia ( positiva o negativa, es decir débito o crédito)
debe ser llevada primero a una cuenta definida dentro del rango de los
Egresos, llamada Ganancias o Pérdidas del Ejercicio. Luego, el
comprobante contable debe registrar un movimiento donde se traslada
el valor de esta cuenta respectiva de utilidad o pérdida en el patrimonio.
Conexión módulos cuentas por cobrar o cuentas por pagar : La definición de

cuentas en este concepto activa los módulos de Cuentas por Cobrar y/o el
modulo de Cuentas por Pagar.
Si desea activar el modulo de Cuentas por Cobrar registre los códigos de
las cuentas que tendrán esa característica. Cuando en la opción de asentar
libros se registre un movimiento para un código de los aquí estipulados, se

activará la petición de datos para cuentas por cobrar (si el movimiento es de
tipo débito se solicitan los datos del vendedor y la forma de pago ‘ fechas y
valores ‘ el cargo que estamos haciendo ; si el movimiento es de tipo crédito
se muestran los documentos pendientes de cruzar, para su respectivo
pago).
Si no desea activar el modulo de cuentas por cobrar para esta empresa, deje
en blanco este concepto. El modulo ¨F4 Cuentas por Cobrar desaparecerá
del menú de empresas, para la empresa seleccionada al entrar a revisar
parámetros.
Si desea activar el modulo de Cuentas por Pagar registre los códigos de las
cuentas que tendrán esa característica. Cuando en la opción de asentar
libros se registre un movimiento para un código de los aquí estipulados, se
activará la petición de datos para cuentas por pagar (Si el movimiento es de
tipo Crédito se solicitan los datos de la forma en que pagaremos ‘ fechas y
valores ‘ el cargo que nos están haciendo. Si el movimiento es de tipo Débito
se muestran los documentos pendientes de cruzar, para su respectivo
pago).
Si no desea activar el modulo de cuentas por pagar para esta empresa, deje
en blanco este concepto. El módulo ¨F5 Cuentas por Pagar” desaparecerá
del menú de empresas, para la empresa seleccionada al entrara revisar
parámetros.
En cualquiera de los casos, se pueden registrar varias cuentas separadas
por comas. De igual forma se puede registrar cualquier nivel, teniendo en
cuenta que lo explicado anteriormente para el proceso de asentar libros será
valido para todas las cuentas que dependan de la cuenta registrada en estos
conceptos.
SUBGRUPOS PARA ESTADOS FINANCIEROS

(BALANCES)
Los estados financieros comunican en forma periódica los datos que se han
registrado, procesado y resumido a nivel de cuentas mayores. Uno de esos
informes se llama Balance General .
El Balance General definido por el sistema es una hoja donde se muestran
losa saldos de las cuentas mayores : el Activo, Pasivo y Patrimonio (incluida
en ella la Ganancia o Pérdida). El agrupamiento (Disponible , Inversiones,
Deudores, Inventarios etc.) y el orden de presentación de las cuentas
mayores dentro de cada grupo (Caja, Bancos, Corporaciones, etc.) están
dados por los grupos y cuentas que se definan en el plan de cuentas, el cual
obedece normalmente a una estructuración del Plan Unico de Cuentas.
A veces es necesario agrupar y ordenar las cuentas que se presentan en el
Balance General, de una forma diferente. Veamos algunos casos :
1 Analizar los balances de la forma antigua, donde se tenía una
discriminación específica de las subdivisiones de las cuentas principales
(Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Egresos, Cuentas de Orden Deudoras
y cuentas de Orden acreedoras).
2 Existen muchas entidades bancarias que no aceptan la presentación de
los balances con el formato preestablecido por los reglamentos contables
vigentes.
3 Todo el análisis financiero está basado en activos disponibles y pasivos a
corto plazo.

Esta opción permite definir un formato diferente para la presentación del
Balance General, el cual, para diferenciarlo del predefinido, se llamará
Balance General Clasificado.
La clasificación que aquí se defina no afecta ni la información contable, ni el
informe de Balance General establecido por reglamentación.
Para acceder a esta opción oprima ENTER en el tercer renglón del menú de
revisar parámetros. En pantalla aparecen los subgrupos para estados
financieros (Gráfico No. 8.5.4.).
Se dispone de cien (100) líneas para definir cada uno de los grupos a
presentar en el Balance. Cada línea cuenta con doscientos (200) caracteres
para definir el título del grupo y las cuentas que pertenecen al grupo. Digite
el nombre del grupo y las cuentas separadas por comas.
Gráfico No. 8.5.4.: Subgrupos para estados financieros.

Cuando se crea una empresa, el sistema asume unas líneas básicas de
presentación. Este formato puede ser modificado en cualquier momento y
cuantas veces sea necesario.
Para modificar una línea de grupo, sitúese en ella utilizando las teclas de
dirección vertical.
Si desea limpiar la línea para escribir título y cuentas diferentes, oprima la
tecla de flecha hacia la izquierda y escriba el título del grupo y las cuentas
que se incluyen en el grupo, separados por comas. Si desea cambiar
carácter por carácter, oprima la tecla RETROCESO cuantas veces requiera
y escriba lo requerido.
Para insertar, ubíquese en la línea donde sea insertar y oprima la tecla INS.
El sistema inserta una línea en blanco. Escriba el título del grupo y las
cuentas respectivas, separados por comas.
Para eliminar una línea de grupo, sitúese en la línea que desea eliminar y
oprima la tecla DEL. El sistema elimina la línea trasponiendo las líneas que
continúan.
La (s) cuenta(s) que se registran bajo los grupos pueden ser de cualquier
nivel.

Advertencia :
El resultado de este informe es responsabilidad del usuario que lo

define, ya que el sistema no valida que hayan sido tomadas todas las
cuentas del plan, o que una cuenta se registre en dos grupos, etc. Por lo
tanto, se debe tener especial cuidado de registrar las cuentas en forma
correcta para evitar el descuadre en el Balance General Clasificado.
Para finalizar este proceso tiene dos opciones:

Situarse al final de la lista ( oprima la tecla END o FIN) y pulsar ENTRAR. El
sistema actualiza el archivo de parámetros de acuerdo a las modificaciones
realizadas.
Oprima la tecla ESC. El sistema pregunta... Desea grabar los cambios ? (
S/N) ... El sistema asume la respuesta afirmativa. Si usted desea abandonar
( sin grabar las modificaciones realizadas) teclee ¨N¨ ya sea mayúscula o
minúscula. Si desea que los cambios realizados sean grabados oprima
cualquier tecla diferente a la N.
CONTENIDO DEL ESTADO DE RESULTADOS

CLASIFICADO
Esta opción permite definir el formato de presentación del Estado de
Resultados. En términos generales el objetivo es indicar al sistema el
contenido, línea por línea, del informe denominado Estado de Resultados
Clasificado o también llamado Estado de Pérdidas y Ganancias.
Para llegar a esta opción oprima ENTER en la cuarta línea del menú de
revisar parámetros ( Gráfico No. 8.5.5.).
Gráfico No. 8.5.5.: Contenido del Estado de Resultados.

En la franja superior aparece el título de lo que debe contener cada línea.
En la parte baja una explicación de las nomenclaturas disponibles, y en el
cuerpo de la pantalla cada una de las líneas definidas para el formato.
Usted dispone de doscientas (200) líneas para definir cada una de las
líneas que se presenta en el Estado de Resultados Clasificado ( incluidas las
líneas en blanco).

Cada línea tiene doscientos (200) caracteres para definir la nomenclatura
(característica de la línea), el nombre del concepto (texto a imprimir) y las
cuentas o fórmulas que se tienen para obtener los valores a imprimir. El
concepto y la formalicen se separan por comas.
Cuando se crea una empresa, el sistema asume unas líneas básicas de
presentación. Este formato puede ser modificado en cualquier momento y
cuantas veces sea necesario.
El orden de las líneas debe ser el mismo en que usted desea que aparezcan
en el informe.
En la nomenclatura se tienen las siguientes opciones:
“C” Para indicar que el valor a imprimir de esa línea corresponda a la
sumatoria de los valores existentes en las cuentas que se declaren en la
parte de formalicen de la misma línea. En lugar de interrogación utilice un
numero a partir del uno (1). La numeración es consecutiva para cada línea
definida de esta forma (dos líneas tipo C no pueden tener el mismo número).
Ejemplo :
C1 Ventas de Computador, 4105, 4110
C2 Asesorías en Sistemas, 4115
Para el primer caso (C1) se imprime una línea con el texto “Ventas de
Computador” y al frente la suma de los saldos (si escoge el acumulado
como columna a presentar en el informe- véase la mecánica de Impresión
para el informe codificado como 3.4.1.2, en el capítulo de Elaborar los
informes) de las cuentas 4105 y 4110.
Para el segundo caso (C2) se imprime una línea con el texto “Asesorías en
Sistemas” y al frente el valor correspondiente al saldo de la cuenta 4115.
T ? Para indicar que el valor a imprimir corresponde a un total, según la
formalicen dada al final de la línea. En lugar de interrogación utilice un
numero a partir del uno (1). La numeración es consecutiva para cada línea
definida de esta forma (dos líneas tipo T no pueden tener el mismo número).
Ejemplo :
T1 Total Ventas, C1+ C2
Indica que se imprime una línea con el texto Total Ventas ÿ al frente un
valor que es el resultado de sumar el valor presentado como C1 (4105 +
4110 del ejemplo anterior) y el valor presentado como C2 (4115 del ejemplo
anterior).
Las líneas de totales pueden situarse antes o después de las líneas que
contienen os valores a totalizar.
P ? Para indicar que el valor a imprimir corresponde a un porcentaje, el cual
se solicita en el momento de imprimir y se aplica sobre el total sobre la
cuenta definida en el arrea que formalicen . Pueden incluirse condicionales.
La numeración es consecutiva para cada línea definida de esta forma ( dos
líneas tipo P no pueden tener el mismo número). Ejemplo :
P1 Provisión para comisiones, T1, T1> 0
Al dar la orden de Impresión del informe, solicita la aplicación del porcentaje.
Esta solicitud se realiza mediante un cuadro de dialogo donde aparece el
texto Provisión para comisiones¨. Se teclea porcentaje a aplicar.

La línea impresa contiene el texto “Provisión para comisiones” y al frente el
valor resultante de aplicar el porcentaje dado en el cuadro de diálogo al valor
obtenido en T1 (Total Ventas del ejemplo anterior). Este cálculo se realiza
solamente en el caso que el valor obtenido en T1 sea mayor que cero (0)
(condición T1>0=.
V ? Para indicar que el dato a imprimir en la línea corresponde a un valor
fijo dado en la pantalla. La numeración es consecutiva para cada línea
definida de esta forma (dos líneas tipo V no pueden tener el mismo número).
Ejemplo :
V1 Provisión especial, T1> 1000000
La línea impresa contiene el texto “Provisión especial”. Al frente debe
aparecer el valor que se registra al responder el cuadro de diálogo con la
pregunta “Provisión especial”, en el momento de enviar el informe. El valor
digitado aparece sólo en caso que el valor obtenido de T1 (Total de ventas)
sea mayor a un millón (1.000.000).
BL Para indicar que la línea a imprimir es solo texto y no tiene valores. No
requiere de número consecutivo.
Ejemplo: BL ----------------,------------+
Se imprime una línea con dos secciones de ¨rayas¨ : una para el área
(columna) de los textos y otra para el área (columna) de valores.
Las líneas se construyen bajo los siguientes parámetros :
Primero se escribe la nomenclatura (ver párrafo anterior). Entre la
nomenclatura y la primera letra del texto de la línea, es conveniente que
exista aproximadamente ocho (8) caracteres en blanco.
El texto de la línea puede ser una combinación de letras mayúsculas, letras
minúsculas, números o cualquier otro carácter válido de Impresión. La
longitud total del texto (Incluidos los blancos) de todas las líneas, por
estética en la presentación, debe ser igual.
Al finalizar el texto se coloca una coma para separarlo de la formulación que
permite calcular el valor a imprimir.
Respecto a la manipulación de las líneas, se tiene :
Para modificar una línea del Estado de Resultados, sitúese en ella utilizando
las teclas de dirección vertical.
Si desea limpiar la línea para escribir texto y cuentas diferentes a las que
hay, oprima la tecla de flecha hacia la izquierda. Se limpia las línea y se
dispone para escribir la nomenclatura, el concepto y la formalicen.
Si desea cambiar carácter por carácter, oprima la tecla RETROCESO
cuantas veces necesite y escriba lo requerido.
Para insertar, sitúese el la línea donde desea inserta y oprima la tecla INS .
El sistema inserta una línea en blanco. Siga los pasos para la construcción
de una línea, descritos anteriormente.
Para eliminar un línea de grupo, ubíquese en la línea que desea eliminar y
oprima la tecla DEL. El sistema elimina la línea trasponiendo las líneas que
continúan.
La(s) cuenta(s) que se registran en la formaciones pueden ser de cualquier
nivel.

Advertencia :
El resultado de este informe es responsabilidad del usuario que lo

define, ya que el sistema no valida que hayan sido tomadas todas las
cuentas de resultados, o que una cuenta se registre en dos líneas, etc.
Por lo tanto, se debe tener especial cuidado en registrar las cuentas en
forma correcta para evitar obtener un Estado de Resultados Clasificado
que no concuerde con la realidad.
Para finalizar este proceso hay dos opciones :

Situarse al final de la lista (con la tecla END o FIN) y pulsar ENTER. El
realizadas.
Oprima la tecla ESC. El sistema pregunta... Desea grabar los cambios ?
(S/N)...El sistema asume la respuesta afirmativa . si usted desea abandonar
(sin grabar las modificaciones realizadas) teclee “N” ya sea mayúscula o
DEFINICION DE AJUSTES INTEGRALES POR

INFLACION
Los ajustes integrales por inflación, se deben aplicar a partir del primero de
Enero de 1992, tanto para efectos fiscales como contables. El proceso de
calculo de los ajustes integrales lo elabora el sistema mensualmente con
base en las cuentas que aquí se definan y en el porcentaje del PAAG. El
PAAG es solicitado en el momento de elabora el comprobante (véase
Comprobantes de Ajustes por inflación en sección de Asentar libros).
De acuerdo a la reglamentación, veamos los rubros de las cuentas del
balance de la entidad informante que deben ser objeto de ajuste (a la fecha
de elaboración de este manual) :
A. ACTIVOS NO MONETARIOS
Inversiones
- Acciones
- Cuotas o partes de interés social
- Bonos, etc.
Inventarios
- Materias primas
- Productos en proceso
- Obras de construcción en curso, etc.
Propiedad planta y equipo
- Terrenos
- Equipo de oficina
- Depreciación Acumulada, etc.
Diferidos

- Cargos diferidos
Otros Activos
- Diversos
B. PATRIMONIO
Capital social
Superávit de capital
Reservas, etc.
C. CUENTAS DE RESULTADO
Ingresos
Egresos
Costo de Venta
Costos de Producción
D. CUENTAS DE ORDEN MONETARIAS

Cuentas de orden deudoras
Cuentas de orden acreedoras
Para llegar a la opción de Definición de Ajustes por Inflación, oprima ENTER
en la quinta línea del menú de revisar parámetros (Gráfico No. 8.5.6.).
En la franja superior, al lado izquierdo, aparece el titulo de lo que debe
contener cada línea. En el cuadro superior derecho el ejercicio del Ajuste, de
acuerdo a la información consignada en la línea actual.
Gráfico No. 8.5.6.:Definir Cuentas de Ajustes por Inflación.

En la parte baja, ejemplos de la forma de diligenciar una línea. En el cuerpo
de la pantalla, cada una de las líneas definidas para el formato.
Usted dispone de quinientas (500) líneas para definir las cuentas a la s que
se debe efectuar los ajustes por inflación. En cada línea se cuenta con
doscientos (200) caracteres para indicar la identificación de la línea, la

cuenta a ajustar, la cuenta donde se registra el débito y la cuenta donde se
registra el crédito.
Nota :
Cuando se creas una empresa, el sistema crea también unas cuentas

básicas para la elaboración de los ajustes. Revíselas y efectúe los
cambios necesarios. Las cuentas aquí relacionadas pueden ser
modificadas en cualquier momento y cuantas veces crea necesario. Los
cambios tendrán efecto a partir del siguiente Ajuste por inflación.
Cada línea del formato debe contener los siguientes ítems:

Identificación : Este campo hace referencia al nombre del grupo o de la
cuenta principal (mayor) que vamos a ajustar en el sistema. se emplea para
obtener una búsqueda rápida y eficaz de cada concepto.
Cuenta a ajustar : De acuerdo a la reglamentación digite el código de la
cuenta a ajustar, debe elaborar una línea por cada cuenta. (Ejemplo : 1205,
1210, etc.).
Debitar : Una vez se calcula el ajuste por inflación (de acuerdo al PAAG
dado) sobre la cuenta a ajustar, se debe generar una contabilizaron débito -
crédito . Registre en este punto el código de la cuenta donde se registra la
partida débito del valor calculado.
Acreditar : Una vez se calcula el Ajuste por inflación (de acuerdo al PAAG
dado) sobre la cuenta a ajustar, se debe generar una contabilizaron débito -
crédito.
Registre en este punto el código de la cuenta donde se registra la partida
crédito del valor calculado.
No importa el orden en que se definan las líneas de cuentas para Ajustes
por Inflación. Para insertar una línea, sitúese en el lugar donde quiere
registrar la nueva línea y oprima la tecla INS. Para borrar un alinea pulse
DEL, una vez se haya posicionado en la línea borrar. Para modificar, una
vez situado en la línea respectiva, utilice la tecla RETROCESO para cambiar
carácter por carácter o la tecla de dirección hacia la izquierda para limpiar la
línea y cambiarla totalmente.
Para finalizar este proceso tiene dos opciones :
Situarse al final de la lista (oprima la tecla END o FIN) y oprimir ENTER. El
realizadas.
Oprimir la tecla ESC. El sistema pregunta... desea grabar los cambios ?
(S/N).. El sistema asume la respuesta afirmativa. Si usted desea abandonar
(sin grabar las modificaciones realizadas) teclee ¨N ya sea mayúscula o
Nota :
Estos parámetros deben ser cuidadosamente revisados y aprobados por

el usuario, puesto que el programa el plan de ajustes contenidos a nivel
PUC (4), pero si se subdividen la cuenta de ajustes por inflación,
también se debe discriminar en estos parámetros.

FORMAS PARA EL CODIGO DE LOS CENTROS DE
COSTO
El módulo de Centros de Costo permite llevar un control del movimiento que
se presenta por cada punto definido (punto de venta, bodega, departamento,
sección, vicepresidencia, etc.). El control se ejerce sobre aquellas cuentas
que han sido definidas para manejar Centros de Costo (véase el tema
“Cartilla de Cuentas”).
Los centros de costo, en términos generales, reemplazan el control que se
lleva en la contabilidad a través de la generación de subcuentas repetitivas
en el plan contable. Veamos un ejemplo :
5 Gastos
51 Gastos Operacionales
5105 Gastos de Personal
510503 Salario Integral
51050301 Depto. Recursos Humanos
51050302 Depto. Sistemas
51050303 Depto .Contabilidad
510506 Sueldo
51050603 Depto. Contabilidad
510515 Horas Extras
510521 Viaticos
La anterior estructura queda reducida a la siguiente, cuando se utiliza
Centros de Costo (nótese que al frente de la cuenta se define que si se dará
manejo de centro de costo a cada una de las cuentas - Ver el tema de
“Cartilla de Cuentas”) :
5 Gastos si
51 Gastos Operacionales si
5105 Gastos de Personal si
510503 Salario Integral si
510506 Sueldo si
510515 Horas Extras si
510521 Viáticos si

Para los Centros de costo se utiliza, por ejemplo, una lista de la siguiente
forma:
10.00 Departamentos
10.01 Dpto. Recursos Humanos
10.02 Dpto. Sistemas
10.03 Dpto. Contabilidad
Cuando se registre información en la opción de asentar libros, para cada una
de las cuentas definidas con manejo de centros de costo, el sistema solicita
el centro de costos el cual debe cargar el valor registrado, mostrando la lista
de centros de costo existente, para su selección correspondiente (vea el
tema “Asentar libros”).
Al igual que se define una estructura para manejar el código de cuentas,
cuando se quiere manejar Centros de Costo se debe definir su estructura,
Para manejar Centros de Costo se cuenta con un código de cuatro (4)
dígitos los cuales pueden ser divididos en máximo cuatro (4) niveles.
Nota :
Utilice esta opción sólo si la empresa seleccionada va a manejar

Centros de Costo. El módulo comienza a funcionar cuando se define la
estructura del Centro de Costo y se indica el primer código de cuenta
para manejar centros de costo.
Para llegar a la opción de Formas para el código de Centros de Costo,

oprima ENTER en la sexta línea del menú de revisar parámetros (Gráfico
No. 8.5.7.).
Gráfico No. 8.5.7.: Formas para el código de Centros de Costo.

En la parte superior se muestran las alternativas para estructurar los cuatro
dígitos que va a manejar los centros de costo. Nótese que los cuatro dígitos
se pueden estructurar desde un sólo nivel hasta cuatro niveles. En la parte
baja aparece el esquema y los ejemplos de cada una de las alternativas
mostradas.
Seleccione una de las alternativas utilizando las teclas de dirección vertical y
dando ENTER en la opción resaltada.

Advertencia :
Una vez que usted defina la estructura del código de centros de costo,
conecte un código contable y elabore la lista de centros de costo, la
estructura NO puede ser modificada y en la pantalla aparece la nota
“No se puede modificar, porque existen centros”.
Al presionar ENTER en la alternativa seleccionada, el sistema retorna al

menú de revisar parámetros.
CUENTAS CON TERCEROS A CANCELAR

Se indica aquellas cuentas cuyos saldos por terceros se deben cruzar contra
un NIT para dejarlos en cero. Muy usual en IVA, Retenciones ó ICA.
También se debe incluir el NIT contra el cual se cancela. No se debe incluir
las cuentas de egresos, cuyos terceros se cancelan.

DEFINIR USUARIOS
Esta función le permitirá crear, modificar, eliminar un usuario (y
sus autorizaciones) del Sistema HELISA.
Al igual que en las demás opciones de HELISA, el acceso a
esta función solo la tendrán aquellos usuarios autorizados para
ello. Se permite manejar hasta veinte (20) usuarios. La cantidad
de usuarios es para todo el sistema y no por empresa o
contabilidad creada.
Para entrar a esta opción sitúese en el menú de empresas
(Véase el Gráfico No. 1.3.2 capítulo 1 sección 3). No importa en
qué empresa se encuentra ubicado. Observe que en el cuadro
derecho superior aparezca la palabra Opciones. En caso que
aparezca la palabra Módulos, oprima la tecla TAB, para pasar a
la tablilla Opciones. Oprima la tecla F4 para ingresar al proceso
de Definir Usuarios, donde se muestra la lista de los usuarios
creados hasta el momento. En este punto se puede crear un
usuario, modificar las autorizaciones de un usuario o eliminar
un usuario. (Gráfico No. 8.6.1.).
Gráfico No. 8.6.1.: Lista de Usuarios.

Nota:
HELISA se entrega originalmente con el usuario Administrador y

sin clave. Debido a que el usuario Administrador tiene todas las
autorizaciones dentro de HELISA, es conveniente darle una clave
para que sólo un usuario tenga el control total del sistema. esta
clave debe ser dada, una vez se defina la primera empresa a
trabajar.

Para crear un usuario oprima la tecla INS.
El sistema le solicita, a través de un cuadro de diálogo, el
nombre y la clave de acceso del nuevo usuario. Veamos las
características de cada uno de ellos:
Nombre del usuario: Este ítem se compone de veinte (20)
caracteres alfanuméricos. Digite el nombre del usuario. Puede
utilizar mayúsculas y minúsculas.
Clave: Este ítem se compone de doce (12) caracteres
alfanuméricos. Puede utilizar letras (mayúsculas y/o
minúsculas) y números. Es de vital importancia que la clave se
fácil de recordar y de uso personal. En el momento de digitar la
clave de acceso, en pantalla se presenta unos caracteres
totalmente diferentes (ASCII) como medida de seguridad.
Nota:
Tal y como se definan el nombre y la clave, así mismo se deben

digitar en la entrada al sistema, incluyendo mayúsculas y
minúsculas.
Una vez digitados los dos datos, pulse ENTER y el sistema

retorna a la lista de usuarios, mostrando el nuevo usuario. El
nuevo usuario se crea con todas las autorizaciones del
Administrador. Por lo tanto, si desea hacer restricciones,
proceda con el tema siguiente de modificar usuarios.
Para modificar, ubique el usuario respectivo dentro de la lista de
usuarios utilizando las flechas de dirección arriba y abajo.
Oprima ENTER en el usuario seleccionado. En pantalla
aparece el menú para ver o modificar un usuario (Gráfico No.
8.6.2.).

Gráfico No. 8.6.2.: Menú para ver o modificar un usuario.
Nota:
Al usuario Administrador sólo se le puede cambiar la clave y el

acceso a la s empresas. Respeto a las acciones y las opciones,
este usuario tendrá siempre todas las autorizaciones.
Cambiar nombre y/o clave al usuario:

Permite cambiar el nombre o la clave del usuario escogido.
Véase el anterior tema de crear un usuario, para conocer
características del nombre y la clave.
Empresas a las que podrá acceder.

Esta opción le permite determinar cuales empresas pueden
manejar el usuario seleccionado. Oprima ENTER en la segunda
línea del menú para ver o modificar un usuario (Gráfico No.
8.6.3.).

Gráfico No. 8.6.3.: Lista de empresas a acceder.
Se presentan las empresas que actualmente se están
trabajando. Al lado izquierdo aparece una columna en blanco o
con la palabra ”Si”. Al lado derecho está el nombre de la
empresa. Para un usuario nuevo se asume que tiene acceso a
todas las empresas.
Para eliminar el acceso, por parte del usuario que se está
modificando, sitúese en la empresa y oprima la tecla DEL. La
casilla a la izquierda se torna blanca.
Por el contrario, si desea que el usuario tenga acceso a una
determinada empresa, ubíquese en la empresa deseada y
oprima INS. La casilla se llena con la palabra “Si”.
Advertencia:
Cuando se estén dando los derechos a un usuario para trabajar,

se recomienda dejar como mínimo una empresa activa, ya que si
se las suprimen todas, el usuario creado no tendrá ninguna forma
de acceder al sistema.
Cuando el usuario seleccionado entre a HELISA, en el menú de

empresas solo aparecerán en la lista las empresas autorizadas.
Para retornar al menú para ver o modificar un usuario, oprima la
tecla ESC.
Acciones a las que tendrá derecho:

Esta función permite definir los procesos especiales que puede
realizar el usuario seleccionado. Oprima ENTER en la tercera
línea del menú para ver o modificar un usuario (Gráfico No.
8.6.4.).

Gráfico No. 8.6.4.: Permiso para procesos especiales.
En la parte izquierda aparece el proceso y al lado derecho la
casilla indicadora de si se le autoriza realizar el proceso (casilla
con “Si”) o por el contrario si no está autorizado para ello
(casilla en blanco).
Para cambiar el estado de autorización de un proceso, sitúese
en el proceso respectivo utilizando las teclas de dirección
vertical y oprima INS si quiere autorizar al usuario para ejecutar
el proceso, o la tecla DEL para quitar dicha autorización.
Igualmente puede utilizar la barra espaciadora para
intercambiar el estado. Para el caso de las tres ultimas
preguntas se definen periodos que van de cero (0) a noventa y
nueve (99).
Veamos en términos generales cada una de las preguntas:
Puede crear nuevas empresas: Permite/ No permite Crear
empresas, es decir, activa o desactiva la tecla INS en el cuadro
Opciones del menú de empresas.
Puede modificar datos de la empresa: Permite/ No permite
modificar los datos generales de una empresa, es decir, activa
o desactiva la tecla F2 en el cuadro de Opciones del menú de
empresas.
Revisar y/o modificar parámetros: Permite/No permite modificar
los parámetros de una empresa (estructura del código, formato
de balance, cuentas de ajustes por inflación, etc.), es decir,
activa o desactiva la tecla F3 en el cuadro de Opciones del
menú de empresas.
Revisar y/o modificar usuarios: Permite/ No permite modificar
los datos de un usuario (nombre, clave, accesos a opciones y a

acciones), es decir, activa o desactiva la tecla F4 en el cuadro
de Opciones del menú de empresas.
Definir documentos y/o formas: Permite/ No permite definir y/o
modificar los parámetros de los documentos a trabajar en la
empresa (código, secuencia, tipo de documento, formato de
Impresión), es decir, activa o desactiva la tecla F5 en el cuadro
Definir formato de cheques: Permite/No permite modificar los
formatos para la Impresión de los cheques, es decir, activa o
desactiva la tecla F6 en el cuadro de Opciones del menú de
empresas.
Elaborar copia de los archivos: Permite/No permite elaborar
copias en disquetes de los libros (archivos) contables de la
empresa, es decir, activa o desactiva la tecla F7 en el cuadro
Parámetros de Impresora: Permite/No permite crear o modificar
los parámetros de las impresoras disponibles para la
elaboración de los informes, es decir, activa o desactiva la tecla
F8 en el cuadro de Opciones del menú de empresas
Autorizado para anular asientos: Permite/No permite anular
documentos.
Crear cuentas asentando libros: Permite/No permite crear
cuentas en el momento de contabilizar documentos.
Crear terceros asentando libros: Permite/No permite crear
terceros en el momento de contabilizar documentos.
Maneja opciones de uso no frecuente: Permite/No permite usar
el menú de opciones de uso poco frecuente, tanto en
contabilidad como de los módulos de Cuentas por Cobrar,
Cuentas por Pagar y Centros de Costo. Es decir, activa o
desactiva el uso de la tecla SHIFT en el menú principal de
cualquiera de los módulos.
Puede asentar libros. Permite/No permite contabilizar
documentos.
Puede ejecutar cierre de período. Permite/No permite ejecutar
el cierre del período.
Hacer asientos hasta 99 meses atrás: Permite hacer asientos
contables sobre N meses atrás. Si N es igual a cero (0) significa
que el usuario solo puede registrar asientos en el mes actual
(ultimo) en que se encuentre la contabilidad. Si N es igual a uno
(1) significa que el usuario puede registrar asientos en el mes
actual y en el mes anterior, y así sucesivamente. Si N es igual a

99 significa que el usuario tiene derecho a efectuar asientos en
cualquier mes anterior al actual (ultimo).
Sacar informes hasta 99 meses atrás: Igual que el anterior
concepto (Hacer asientos hasta 99 meses atrás). Tiene efecto
para todos los informes que se generan por la opción de
Elaborar Informes del menú principal de contabilidad.
Consultar hasta 99 meses atrás: Igual que el anterior concepto
(Hacer asientos hasta 99 meses atrás). Tiene efecto para todos
los informes que se generan por la opción de Elaborar
Informes del menú principal de contabilidad.
Para terminar con esta opción y retornar al menú para ver o
modificar un usuario, ubíquese en la ultima pregunta y oprima
ENTER. También puede hacerlo al teclear ESC, estando en
cualquier pregunta. Los cambios realizados se graban, no
importando la forma de salir.
OPCIONES A LAS QUE TIENE DERECHO

Esta función permite definir que opciones de cada uno de los
menús de cada uno de los módulos, puede usar el usuario
seleccionado. Oprima ENTER en la cuarta línea del menú para
ver o modificar un usuario y en pantalla aparecen las opciones
a usar - Menú básico (Gráfico N. 8.6.5.).
Gráfico No.8.6.5.: Opciones a usar - Menú básico.

Como se observa, aparece el menú básico del sistema HELISA.
Al lado izquierdo aparece cada una de las opciones y al lado
derecho la casilla indicadora de si se autoriza hacer uso de la
opción (casilla con si) o por el contrario si no esta autorizado
para ello (casilla en blanco).

Para cambiar el estado de autorización de una opción, sitúese
en la opción respectiva utilizando las teclas de dirección vertical
y oprima cualquier tecla (excepto ESC y ENTER). Repita la
operación para cambiar nuevamente.
Si usted desea restringir parte de la opción (ejemplo, obtener
solo ciertos informes), deje la opción en si y luego presione
ENTER para que aparezca el sub-menu respectivo. Trabaje de
la misma forma que en menú básico. Esto funciona igual para
cualquiera de las opciones del menú básico o de cualquier otro
sub - menú.
Cuando una opción es la última, es decir es el proceso en si y
por lo tanto no tiene sub - menú, al intentar dar ENTER en la
opción se emite un sonido, indicando la no presencia de sub -
menú.
La tecla ESC sirve para retornar al menú anterior. Si esta
situado en el menú de informes, al pulsar ESC se retorna al
menú básico. Si esta ubicado en el menú básico, con ESC se
graban todas las autorizaciones definidas y se retorna al menú
para ver o modificar usuario.
Nota:
Cuando el usuario seleccionado ingrese a HELISA, en los menús

correspondientes solo aparecen las opciones autorizadas para
ejecutar.
Para retornar a la lista de usuarios, teclee ESC estando en el

menú para ver o modificar un usuario.
Para eliminar, ubique el usuario a eliminar dentro de la lista de
usuarios utilizando las flechas de dirección arriba y abajo.
Oprima la tecla DEL en el usuario seleccionado. En pantalla
aparece la pregunta: Esta seguro de que quiere borrarlo ?
(S/N). El sistema asume como respuesta la N. Si esta seguro
de borrarlo oprima la letra S (puede ser mayúscula o
minúscula). Se genera el aviso... borrando usuario...Si no desea
borrar el usuario, oprima cualquier tecla diferente a S.
Advertencia:
El usuario administrador NO se puede eliminar.
Para retornar al menú de empresas, oprima la tecla ESC en la

lista de empresas.

DOCUMENTOS Y/O FORMAS
Para poder registrar un documento (Comprobante de Egreso, Recibo de
Caja, etc.) en la opción de asentar libros, es necesario primero definir sus
características y la forma en que se va a imprimir.
Esta opción le permite crear, modificar o eliminar documentos (con sus
características y formato de Impresión). Se pueden definir hasta cincuenta
(50) tipos de documentos.
Para entrar a esta opción ubíquese en el menú de empresas menú de
empresas (Véase el Gráfico No. 1.3.2 capítulo 1 sección 3). Seleccione la
empresa a definir los documentos, utilizando las teclas de dirección vertical.
Observe que en el cuadro derecho superior aparezca la palabra Opciones.
En caso que aparezca la palabra Módulos, oprima la tecla TAB, para pasar a
la tablilla Opciones. Oprima la tecla F5 y el sistema ingresa al proceso de
Documentos y/o formas (Gráfico No. 8.7.1.).
Gráfico No. 8.7.1. :Lista de documentos definidos.

En donde se muestra la lista de los tipos de documentos que hasta el
momento están definidos. Cuando se trata de una empresa nueva, en
pantalla no aparece lista (puesto que no se ha definido ningún documento) y
el sistema se coloca inmediatamente en el modo de crear un documento
(Este modo se da cuando se oprime la tecla INS en la lista de documentos
definidos. Vea más adelante el tema de crear un documento).
Veamos que opciones tenemos para el manejo de la lista de documentos.
Copiar documentos de otra empresa :

Permite copiar las características y el formato de impresión de documentos
que pertenezcan a otra empresa. Esta opción es utilizada principalmente
cuando la empresa esta recién creada, para evitar todo el proceso de
definición de documentos, especialmente si la forma de los documentos es
similar entre las empresas.
Para copiar documentos de otra empresa, oprima la tecla TAB. En pantalla
aparece la lista de empresas a copiar (Gráfico No. 8.7.2.).
HELISA Capitulo VIII Sección 7-1

Gráfico No. 8.7.2.: Lista de empresas a copiar.
Seleccione la empresa a copiar, utilizando las teclas de dirección vertical.
Luego pulse ENTER. Enseguida aparece una pantalla igual a la del gráfico
No. 8.7.1, mostrando los tipos de documentos que existen en la empresa
seleccionada para copiar, pero que no existen en la empresa que se esta
trabajando.
El paso siguiente es seleccionar los documentos que usted quiere copiar de
esta empresa (El sistema asume que se quieren copiar todos los
documentos con sus características y formatos).
Utilice la tecla DEL para evitar que el documento se copie. Observe que el
tipo de documento desaparece y el nombre se torna de un gris suave.
Utilice la tecla de función F2 para invertir las selecciones de copiado, es
decir, que los tipos de documentos que estaban marcados para copiar ya no
se copian y viceversa. Observe que los documentos que se encontraban con
tipo de documentos y resaltado el nombre, quedan ahora sin tipo de
documento y con el nombre en gris tenue y viceversa.
Utilice la tecla INS para indicar el documento que se quiere copiar. Observe
que se resalta el tipo de documento y el nombre.
Si por algún motivo no quiere copiar el documentos y desea retornar a la
anterior pantalla, oprima la tecla ESC.
Una vez definidos los documentos que se quieren copiar, oprima la tecla
ENTER. El sistema envía un mensaje de espera, para copiar los
documentos.
Al final aparece en pantalla el Gráfico No. 93 con todos los documentos (los
que habían y los nuevos copiados) definidos para la empresa que se esta
trabajando.
Crear Documentos :
Oprima la tecla INS. El cursor se sitúa en la parte baja de la pantalla para
solicitar los siguientes datos :
Tipo de Documento : Dos (2) caracteres que identifican el documento.
Pueden ser letras, números o combinación de los dos. Este tipo de
documento es el que se utiliza para registrar un documento en la opción de
asentar libros. Use combinaciones nemotecnicas (Ejemplo : RC para Recibo

de Caja, CE para Comprobante de Egreso, etc.). Teclee ENTER para pasar
al siguiente dato.
Nombre del Documento: Treinta (30) caracteres (letras y/o números). Teclee
ENTER para continuar.
Numero de Secuencia: Seis (6) caracteres alfanuméricos. Numero siguiente
a ser registrado al asentar libros. Complete con ceros a la izquierda. Teclee
ENTER al finalizar.
Alteración de Secuencia: En la franja inferior aparece la pregunta: Se puede
alterar la secuencia al hacer un asiento ? (si o no). Cuando se esta en la
opción de asentar libros, al registrar un documento de este tipo, aparece
como numero del documento el que actualmente esta registrado como
numero de secuencia. Si usted contesta si a esta pregunta, el usuario podrá
modificar en ese momento el numero del documento a registrar. Si usted
contesta no, el sistema no permite el cambio del numero de documento.
El sistema asume la respuesta afirmativa. Oprima la tecla RETROCESO y
luego teclee la letra S (mayúscula o minúscula) para indicar que si. Para
indicar que no, teclee N (mayúscula o minúscula). Pulse ENTER para
continuar.
Naturaleza del documento : En pantalla, al lado derecho superior, aparece la
tabla de naturaleza de documentos. Digite el numero correspondiente :
1 : Recibo de Caja, si el documento tiene las características de un recibo de
caja, con el fin de diferenciar un valor Crédito, de tipo pago de factura, a un
valor crédito de tipo de descuento ( nota Crédito).
2 : Comprobante de Egreso, si el documento tiene características de un
comprobante de egreso. Esta naturaleza debe ser definida para documentos
con los que se realizan pagos con cheque. En la opción asentar libros,
cuando el sistema detecta un documento con naturaleza de Comprobante de
Egreso y se registra un código de cuenta perteneciente a la cuenta bancos,
se solicita el numero de cheque. Al imprimir el documento, se imprime el
cheque.
Igualmente, esta naturaleza es valida para el modulo de Cuentas por Pagar,
con el fin de diferenciar un valor débito, de tipo pago de factura, a un valor
débito de tipo descuento (Nota Débito).
3 : Nota Débito, si el documento tiene características de una nota débito.
Esta naturaleza es valida especialmente para el modulo de Cuentas por
Cobrar, con el fin de diferenciar un valor débito de tipo a cargo de cuenta
(intereses, sanciones, etc.), a un valor débito de tipo factura por venta.
De igual manera, esta naturaleza es valida en el modulo de Cuantas por
Pagar, para diferenciar un valor débito, de tipo descuento, a un valor débito
de tipo pago de factura (Comprobante de Egreso).
4 : Nota Crédito, si el documento tiene características de una nota crédito.
Esta naturaleza es valida para el modulo de Cuentas por Cobrar, con el fin
de diferenciar un valor crédito de tipo de descuento, a un valor crédito de
tipo pago de factura (Recibo de Caja).
Esta naturaleza también es valida para el modulo de Cuentas por Pagar,
para diferenciar un valor Crédito, de tipo cargo a cuenta (intereses,
sanciones, etc.), a un valor Crédito de tipo factura de compra.
8 : Ajustes por inflación, si el documento es de tipo Ajustes por inflación. En
la opción asentar libros, cuando se registra un documento de este tipo, el

sistema solicita inmediatamente el porcentaje del PAAG y realiza el proceso
de calcular los ajustes integrales por inflación. Véase el tema ¨ Comprobante
de Ajustes por Inflación ¨.
9 : Comprobante de cancelación, si el documento es de tipo Cancelación de
cuentas de resultado. En la opción asentar libros, cuando se registra un
documento de este tipo, el sistema elabora un comprobante donde cancela
todas las cuentas de Ingresos y egresos y la diferencia la lleva al patrimonio.
Véase el tema “Comprobante de Cancelación”.
10 : Otro Documento, si el comprobante no tiene ninguna de las anteriores
características. Ejemplo : Comprobante de Contabilidad, saldos Iniciales,
etc.
Una vez definida la naturaleza del documento, oprima ENTER para
continuar con el proceso de definición de la forma de impresión. Se realiza la
siguiente pregunta :
Desea tomar para este documento la forma de otro ? S (S/N).
Usted puede ahorrar bastante tiempo en el proceso de definición de la forma
si copia la forma de algún documento similar y luego modifica lo necesario.
Teclee S (mayúscula o minúscula) y el sistema muestra nuevamente la lista
de documentos. Seleccione el documento cuya forma se va a copiar,
utilizando las teclas de dirección vertical. Teclee ENTER y en pantalla
aparece el formato copiado, listo para ser modificado a través del editor de
textos- definidor de formas.
Nota :
Si usted no contesta S (o ENTER) en esta pregunta, ya no se puede

copiar el formato. Para copiarlo, debe eliminar el documento y luego
volverlo a crear.
Si usted contesta que no desea copiar el formato, el sistema presenta una

hoja en blanco a través del editor de textos- definidor de formas, para
comenzar el proceso de diseño de la forma.
Para conocer las características y la manera de manejar el editor de textos-

definidor de formas, remítase al Anexo No. 03.
Advertencia :
Si esta definiendo la forma para un documento tipo Comprobante de

Egreso, no se preocupe por dejar espacio para el cheque ya que el
sistema lo inserta automáticamente antes del comprobante. Por lo tanto,
definida el documento desde la primera línea.
Una vez definida la forma, salga del editor de textos- definidor de textos, con
la tecla de función F10.
El sistema se retorna a la Lista de documentos mostrada en el Gráfico No.

93, una vez insertado el documento que se acabo de definir.
Modificar documentos :
Sitúese en el documento a modificar y teclee ENTER. Se puede modificar
cualquier dato, excepto el Tipo de documento. Véase el anterior tema “crear
documento” para conocer las características de los datos. Las
modificaciones tienen validez a partir de este momento.

Eliminar un documento :
Localice el documento a eliminar y pulse DEL. Reconfirme la eliminación
respondiendo S a la pregunta Retira este documento ? N. El sistema asume
la respuesta negativa.
Advertencia :
Tenga cuidado de eliminar de documentos que hayan sido registrados

en asentar libros, puesto que ellos quedaran sin referencia de nombre, al
no encontrarse en la lista de documentos.
Para retornar al menú de empresas, oprima la tecla ESC.

FORMATO DE CHEQUES
Esta opción permite crear o modificar los formatos para la Impresión de los
cheques. Los cheques se imprimen en la parte superior de los comprobantes
de egreso.
Para entrar a esta opción sitúese en el menú de empresas menú de
empresas (Véase el Gráfico No. 1.3.2 capítulo 1 sección 3). Seleccione la
empresa a definir los formatos de cheques, utilizando las teclas de dirección
vertical. Observe que en el cuadro derecho superior aparezca la palabra
Opciones. En caso que aparezca la palabra Módulos, oprima la tecla TAB,
para pasar a la tablilla Opciones. Oprima la tecla F6 y el sistema ingresa al
proceso de Formato de cheques, (Gráfico No.8.8.1.).
Gráfico No. 8.8.1. : Lista de Bancos para formatos de cheques.

En donde se muestra la lista de Bancos disponibles para definirles formato
de cheque. Se debe crear un formato para cada banco codificado en el plan
de cuentas.
Si en pantalla no aparece la lista, posiblemente no definió ninguna cuenta en
el concepto de Cuenta de Bancos del cuadro de Cuentas para procesos
especiales (véase el tema de Definición de cuentas con tratamiento
especial“ en la sección de “Revisar Parámetros” capítulo 8 sección 5) o no
ha creado las cuentas respectivas en el plan de cuentas.
Seleccione el Banco a trabajar, utilizando las teclas de dirección vertical.
Oprima ENTER para comenzar el proceso de definición de formato, a través
del editor de textos- definidor de formas. Para conocer las características y
la manera de manejar el editor de textos- definidor de formas, remítase al
Anexo No. 03.
Una vez definida la forma, salga del editor de textos-definidor de textos, con
la tecla función F10.
El sistema retorna la lista de Bancos mostrada en el Gráfico No.95, dando la
oportunidad de definir otro formato de cheque para otro banco.
Para retornar al menú de empresas, oprima la tecla ESC.
HELISA Capitulo VIII Sección 8 - 1

ELABORAR LA COPIA
Con esta opción usted puede elaborar las copias de respaldo, así como
restaurarlas en caso de necesidad.
Debido a daños del computador o procesos que no terminan correctamente,
en algunas ocasiones los archivos actuales de la contabilidad, o cualquiera
de sus módulos, sufren daños y por lo tanto no es posible continuar con la
normal operación del sistema. En estas ocasiones es cuando se debe
recurrir a las copias de respaldo elaboradas con anterioridad. La información
recuperada corresponde a la ultima vez que se realizo la copia de respaldo.
Por lo cual esta opción es de mucha importancia.
Antes de conocer el procedimiento para elaborar o restaurar copias de
respaldo, veamos algunos aspectos interesantes que se deben conocer para
generar un buen sistema de respaldo de información.
-Obtenga copias de respaldo al finalizar el día de grabación (si la grabación
es diaria, la copia se debe efectuar semanalmente, etc.).
- Para las copias diarias utilice la filosofía Abuelo - Padre - Hijo, en la
rotación de los disquetes de respaldo. Veamos el procedimiento :
La copia de respaldo del día lunes realícela sobre un disquete que
llamaremos A. La copia del día martes realícela sobre un disquette que
llamaremos B. La copia del día miércoles realícela sobre un disquette que
llamaremos C. La copia del día jueves realícela sobre el disquette A. La
copia del día Viernes realícela sobre el disquete B, y así sucesivamente
(reutilización rotativa).
Marque los rótulos mínimo con la siguiente estructura :
Copia diaria de Contabilidad
Empresa :
Fecha Elab. :dd/mm/aa Diskette
Hora Elab. : hh :mm - de –
Fecha de corte contable: dd/mm/aa
La parte de Disquete - de -, se utiliza en caso que la copia de día utilice mas
de un disquete. La fecha de elaboración y la hora regístrelas en lápiz, para
poderlas cambiar al regrabar.
- Las copias de respaldo mensuales deben realizarse por duplicado y una
vez se haya efectuado el cierre contable. Las copias deben guardarse en
lugares seguros (cajas fuertes). Una de las copias, cerca al sitio donde se
procesa la contabilidad y la otra en un lugar lejano al primero. Todo lo
anterior por razones de estricta seguridad.
- Los disquetes de respaldo mensuales no deben reutilizarse. En el rotulo
indique que se trata de una copia mensual y de que mes se trata.
- En caso de realizar ajustes o cambios, posteriores a la realización de la
copia de la copia mensual, efectúe nuevamente la copia del mes respectivo,
pero en disquetes diferentes a los que realizo la anterior copia. Recuerde
hacerlo por duplicado. Efectuada la ultima copia, libere los primeros
disquetes utilizados.
HELISA Capitulo VIII sección 9 - 1

Una vez conocidas las reglas de un buen sistema de respaldo de
información, veamos el procedimiento para esta opción :
empresas (Véase el Gráfico No. 1.3.2.). Observe que en el cuadro derecho
superior aparezca la palabra Opciones. En caso que aparezca la palabra
Módulos, oprima la tecla TAB, para pasar a la tablilla Opciones. Seleccione
la empresa a elaborar/ restaurar la copia, utilizando las teclas de dirección
vertical, así como el periodo que piensa trabajar utilizando las teclas de
dirección horizontal. Oprima la tecla F7 y el sistema ingresa al proceso de
Elaborar la copia.
Se presenta en pantalla un cuadro con dos opciones : Respaldo o
elaboración de copia (copiar información contable grabada en el disco o
disquete) y Recuperar o restaurar copia (copiar información contable de
disquete a disco duro).
Seleccione la acción a ejecutar, utilizando las teclas de dirección vertical.
Oprima ENTER sobre la opción escogida. Para retornar al menú de
empresas, oprima la tecla ESC.
ELABORAR COPIA
Al seleccionar la acción de Elaborar Copia, en pantalla aparecen los
archivos para hacer respaldo ( Gráfico N.96).
Gráfico No. 8.9.1. :Archivos para hacer respaldo.

Cada nombre de archivo que visualiza en esta pantalla a unas
especificaciones predeterminadas. Véase el anexo No.01: Nombre de los
libros, para conocer estas especificaciones.
En la parte superior aparece un cuadro con algunas indicaciones. Enseguida
una franja con los títulos de las columnas, luego la lista de archivos
disponibles para hacer respaldo y finalmente la franja inferior que indica las
alternativas para el manejo de la lista de archivos.
En el cuerpo de la lista, para cada archivo aparece la siguiente información :
- Descripción general del contenido del archivo.
- Nombre del archivo en formato DOS ( nombre, punto, extensión)

- Tamaño actual del archivo, expresado en número de caracteres (bytes)
- Fecha y Hora en que se realizó la última copia de respaldo al archivo en
mención.
- Tamaño que tenía el archivo cuando se realizó copia, expresado en
número de caracteres (bytes).
Para obtener la copia, usted debe seleccionar los archivos a copiar. En el
proceso de selección de los archivos a copiar se recomienda :
- Obtenga siempre copia (no importa si es diaria o mensual) de los
archivos cuya extensión (características después del nombre y el punto) sea
XXX y que correspondan al año actual de trabajo (dos ultimas posiciones del
nombre), ya que ellos son archivos de tipo anual y se modifican
constantemente (estos archivos son los primeros en la lista). De igual forma,
obtenga copia de los archivos cuyo nombre comienza por HELI, así como el
archivo DIRECTOR.DAT, que se encuentran al final de la lista.
- En las copias diarias copie los archivos que corresponden al periodo
actual de trabajo ( periodo ultimo).
- En las copias mensuales copie los archivos que correspondan al periodo
cerrado contablemente.
Advertencia :
Si realiza ajustes o cambios posteriores a la realización de la copia

mensual, debe efectuar nuevamente copia del mes respectivo y de los
meses sub-siguientes, ya que una modificación a un mes anterior, afecta
los saldos de ese mes y los posteriores. No olvide elaborar las copias en
disquetes diferentes a los ya utilizados.
Las copias se realizan por empresa. Por lo tanto, la disponibilidad de

disquetes es por empresa.
Para indicar que un archivo se va a copiar, desplace el cursor hasta el
archivo respectivo, utilizando las teclas de dirección vertical. Una vez
aparezca resaltado el nombre del archivo, oprima la tecla de BARRA
ESPACIADORA. Inmediatamente aparece un asterisco (*) al lado izquierdo
del nombre para indicar la selección. Ejecute este procedimiento para cada
archivo a acopiar. Si desea desmarcar un archivo ya seleccionado.
Desaparece la marca del asterisco.
Si usted desea copiar todos los archivos de la empresa (de todos los
periodos), oprima la tecla de función F2. Aparece un asterisco (*) al lado
izquierdo de todos los archivos de la lista. Si teclea nuevamente F2, se
desmarcaran todos los archivos.
Una vez seleccionados los archivos de los cuales se quiere obtener copia de
respaldo, oprima la tecla ENTER para comenzar el proceso de la copia de
respaldo en disquete ( por lo menos se debió haber seleccionado un archivo,
de lo contrario la tecla ENTER no tiene validez). Si no desea elaborar el
proceso de copia, oprima la tecla ESC y el sistema retorna al cuadro de
opciones de respaldo y de recuperación de copias.
Al oprimir ENTER, en pantalla aparece la advertencia de Copia (Gráfico
No.97).

Gráfico No.8.9.2.: Advertencia de Copia.
Es muy importante tener presente esta advertencia para evitar perdidas
involuntarias de información o de tiempo.
A la par de la advertencia, se solicita la unidad en que se colocaran los
disquetes para elaborar las copias. Seleccione la unidad, utilizando las
teclas de dirección vertical. El asterisco (*) se desplaza a uno u otro lugar.
Teclee ENTER para comenzar la copia o ESC para retornar a la lista de
archivos para hacer respaldo.
El sistema muestra un cuadro que indica la cantidad total de caracteres
(bytes) a copiar, lo que da una idea de cuantos disquetes pueden ser
utilizados, dependiendo de la capacidad de grabación tanto de la unidad
como de los disquetes. En la franja inferior se da el siguiente mensaje :
Inserte el disco No.1. Presione una tecla
Coloque el disco No. 1 y oprimir cualquier tecla para continuar. El sistema
muestra en pantalla cada uno de los archivos que va copiando. Si se
requiere de otro disquete, este será solicitado. Así sucesivamente hasta
finalizar la copia.
Nota : No olvide numerar los disquetes
Al finalizar la copia el sistema retorna al menú de empresas.
RESTAURAR LA COPIA
El proceso de restauración de las copias de seguridad, brinda la posibilidad
de transferir la información contable de los disquetes al disco duro. Esto con
el fin de recuperar archivos que se encuentran dañados en el disco duro,
bien sea del periodo actual o de periodos anteriores.
Para acceder a esta opción del menú, pulse la tecla ENTER en la segunda
línea del cuadro de opciones para elaborar o restaurar copias. En pantalla
aparece un cuadro donde se solicita desde que unidad se realizara la
recuperación de información. Seleccione la unidad, utilizando las teclas de
dirección vertical. Oprima ENTER en la unidad seleccionada.

Cuando se elaboro la copia de respaldo, en el ultimo disquete se grabo un
archivo índice, donde se indica todos los archivos que fueron copiados, con
sus características respectivas. Por lo anterior, se solicita montar el ultimo
(único) disquette de la copia realizada.
Inserte disquetes en el drive solicitado y teclee ENTER.
Nota :
En el aviso aparece que solo se pueden recuperar archivos de un año

determinado. Si desea recuperar de un año diferente, retorne al menú de
empresas. Seleccione el cuadro de Opciones, utilizando la tecla TAB.
Seleccione la empresa, ubicándose con las teclas de dirección vertical.
Ubíquese en un periodo que corresponda al año a recuperar, mediante
las teclas de dirección horizontal. Oprima la tecla de función F7 y llegue
a ese punto.
Una vez leído el archivo índice, el sistema muestra los archivos disponibles
para ser recuperados, a través de una pantalla igual a la descrita en el
Gráfico No. 96. En esta ocasión se muestran los archivos que están
grabados en los disquetes y que por lo tanto están disponibles para
recuperar.
Siga el mismo procedimiento descrito en el tema “Elaborar copia”, el cual en
términos generales es el siguiente :
- Seleccione el (los) archivo (s) a restaurar
- Oprima ENTER para comenzar la recuperación de archivos
- Siga las indicaciones del sistema en cuanto a que disquete montar
Al finalizar la recuperación de datos, el sistema se retorna al menú de
empresas.

PARAMETROS IMPRESORA
Esta función permite configurar la(s) impresora(s) en la(s) cual(es) se ha(n)
de imprimir los informes y documentos involucrados en el Sistema HELISA.
La configuración permite indicar los códigos de control para la Impresión
(letra grande, pequeña, etc.), así como el ancho de la impresora y el largo de
la hoja.
El sistema HELISA permite manejar hasta quince (15) impresoras. La
definición de impresoras es para todo el sistema y no por la empresa o
contabilidad creada.
empresas (Véase el Gráfico No. 1.3.2 capítulo 1 sección 3). No importa la
empresa en que se encuentre ubicado. Observe que el cuadro derecho
superior aparezca la palabra Opciones. En caso que aparezca la palabra
Módulos, oprima la tecla TAB, para pasar a la tablilla Opciones. Oprima la
tecla F8 y el sistema ingresa al proceso de Parámetros Impresora,
presentando en pantalla la lista de Impresoras definidas hasta el momento.
En este punto puede insertar o modificar las características de una
impresora (Gráfico No. 8.10.1.).
Gráfico No. 8. 10.1.: Lista de Impresoras.

Nota :
HELISA se entrega originalmente con la definición de las impresoras

Epson Fx-1050, IBM propinter y HP Láser Jet l, ll, III. La impresora
Epson Fx-1170 tiene las mismas características de la Epson FX-1050.
Para definir una nueva impresora oprima la tecla INS. En pantalla aparece el
cuadro de las características de la impresora (Gráfico No. 8.10.2).

Gráfico No. 8.10.2. : Características de una impresora.
Veamos cada dato a definir :
Nombre Impresora : Nombre que le dará a la impresora. Comúnmente se
coloca la marca y referencia de la impresora que se define, pero usted
puede colocar cualquier nombre (Ejemplo : “la impresora bonita”). Se
dispone de máximo treinta (30) caracteres alfanuméricos.
Expandida : Coloque los códigos de control que permitirán (a través de
software) activar o desactivar el tipo de letra expandida (grande). Los
códigos son de tipo decimal. Si son varios códigos, sepárelos con comas. Al
final teclee ENTER.
Con base en estos números (códigos) el sistema envía, a la impresora, la
orden de activar o desactivar la letra expandida. Ejemplo :
Expandida Activar : 14 Desactivar : 20
Cuando el sistema requiera imprimir en letra expandida, dará la siguiente
orden :
Print chr$(14)
y cuando necesite desactivar la letra expandida envía la orden :
Print chr$(20)
En caso de varios códigos (recuerde: separados por comas, ejemplo : 27,
69), la orden se da asi:
Print chr$(27) + chr$(69)
Los códigos de control puede seguirlos en el manual de la impresora o con
el distribuidor de su impresora.
Comprimida : Coloque los códigos de control que permitirán (a través de
software) activar o desactivar el tipo de letra comprimida (pequeña). Véase
el tipo de letra expandida para ver todas las características de los códigos.
Enfatizada : Coloque los códigos de control que permitirán (a través de
software) activar o desactivar el Tipo de letra enfatizada (repisada). Véase el
tipo de letra expandida para ver todas las características de los códigos.

Para inicializar : Coloque los códigos de control que permitirán (a través de
software) dar orden de inicio a la impresora. Véase el tipo de letra expandida
para ver todas las características de los códigos.
Tamaño del carro : Ancho del carro o tamaño del papel que se le puede
colocar a la impresora : Angosto (papel carta) o Ancho (papel tamaño 14¨).
Seleccione el tamaño del carro utilizando la tecla TAB. Luego presione
ENTER para pasar al siguiente dato.
Tamaño de la Pagina : Numero de líneas totales que se pueden imprimir en
la pagina a trabajar. La Impresión normal se hace a seis (6) líneas por
pulgada. Una hoja tamaño carta tiene una longitud (largo) de once pulgadas
(11¨), es decir 66 líneas. Una hoja tamaño oficio tiene una longitud (largo) de
trece pulgadas, es decir 78 líneas. Teclee el numero el tamaño de la pagina
y luego presione ENTER.
Líneas por Página: Numero de líneas que se imprimen. Este valor debe ser
menor al valor consignado en el tamaño de la pagina. Teclee el numero de
líneas por pagina y luego presione ENTER.
Formas continuas: Indica se la colocación de las hojas para imprimir se
realiza hoja por hoja (N) o la impresora (o la forma del papel) se encarga de
hacerlo en forma continua (S). En caso de ser hoja por hoja (es decir, N en
este campo), el sistema genera una pausa cada vez que termina de imprimir
una hoja, con el fin de permitir colocar otra hoja en la impresora y dar la
orden de continuar imprimiendo. Utilice cualquier tecla para intercambiar el
estado de la respuesta entre S y N.
En cualquier momento usted puede abandonar la creación de las
especificaciones de una impresora, oprimiendo la tecla ESC y el sistema se
retorna a la lista de impresoras, sin crear la impresora.
Para grabar la información de la nueva impresora, estando en el ultimo dato
(formas continuas) oprima la tecla ENTER. El sistema de inmediato guarda
(graba) las especificaciones dadas para esta impresora y se retorna a la
lista de impresoras adicionada la impresora recién definida.
Para modificar la información de una impresora, selecciónela en la lista de
impresoras, utilizando las teclas de dirección vertical. Oprima ENTER sobre
la impresora que se encuentra resaltada. En pantalla aparece el Gráfico No.
8.10.2. ( características de una impresora) con la información actual de la
impresora.
Para efectos de conocer las características y comentarios sobre cada dato a
registrar véase el anterior tema de Crear una impresora. Si desea cambiar
un dato especifico, utilice la tecla RETROCESO para borrar carácter por
carácter utilice la tecla FLECHA IZQUIERDA para borrar toda la línea. Entre
luego la nueva información.
Al igual que la creación, puede abandonar en cualquier momento la
modificación oprimiendo la tecla ESC y el sistema retorna a la lista de
impresoras, sin efectuar modificaciones.
Para grabar las modificaciones sitúese en el ultimo dato (formas continuas) y
oprima la tecla ENTER. El sistema se retorna a la lista de impresoras
grabando las modificaciones realizadas.

Advertencia :
El sistema no deja eliminar impresoras. Recuerde que dispone de quince

(15) espacios para definir impresoras. En caso necesario, puede
redefinir completamente ( inclusive el nombre) cualquiera de las
existentes.
Para terminar con el proceso de configuración de impresoras, ubíquese en la

lista de impresoras y oprima la tecla ESC. El sistema se retorna al menú de
empresas.
Nota :
Si el usuario tiene una empresa, a la cual se le desconoce como

comprimir o descomprimir, etc, puede definirlo dejando en blanco estas
preguntas, pero que el programa no haga ese trabajo, y adecuarla desde
el panel de impresión.
¨””””””OJO existen impresoras con las cuales no trabaja el programa es

necesario indicar cuales son;_]*”””””””””””””””””

ANEXOS
ANEXO 1. NOMBRES DE LIBROS
Cartilla Cuentas Contabilidad : COMA1395. XXX

Cartilla de Nits/Cédulas : CONI1395 XXX
Contabilidad de Abril : COTR1395 ABR
Ctas. Por Cobrar a Abril : CCTR1395. ABR
Ctas Por Pagar a Abril : CPTR1395 ABR
Directorio de Acreedores : CPMA1395 XXX
Directorio de Deudores : CCMA1395. XXX
Directorio de Empresas : DIRECTOR DAT
Librería de Asientos : HELI13XX. ASI
Lista y formas de Cheques : HELI13XX CHQ
Lista y formas de Documentos : HELI13XX DOC
Mayor de Centros de Costo : CEMA 1395 XXX
Movimiento Centros de Costo : CETR1395 XXX
Parámetros (PAAGs) ajustes : HELI1395 PAR
Parámetros Generales Empresa : HELI13XX. PAR
CO Nombre del módulo

MA Nombre del libro
13 Código de la empresa
95 Año a que corresponde
ABR Mes procesado
ESQUEMA GLOBAL
Pendiente
Ejemplo : COTR1396 CO.

Podemos señalar :
a. Libro de Contabilidad CO.

b. De movimiento TR.
c. Corresponde a la empresa con código 13
d. Información de 1996 (96)
e. Del mes de Abril (ABR)
ANEXO 2. EDITOR DE TEXTO
El editor de textos, HELISA es una herramienta que le permite manejar texto no

importando su origen o su destino, siempre y cuando su contenido sea de tipo
texto a ASCII.
Se puede acceder al Editor de Textos de HELISA de varias formas :
a) Cuando se requiere presentar un informe cuyo medio de salida fue definido

como Pantalla (Véase la sección Ëlaborar informes ¨ del capitulo
funcionamiento).
b) Cuando al consultar el Estado detallado de un cliente se desea elaborar una

carta para su envío (Véase el tema de ¨F7 carta¨ en la opción de Ëstado de
cuenta por cliente ¨del capitulo Cuentas por Pagar y por Cobrar).
c) El usuario oprime la tecla de función F10 estando en cualquiera de los

menús principales de los módulos Contabilidad, Impuestos/Terceros, Cuentas
por Cobrar, Cuentas por Pagar y Centros de Costos.
En cualquier caso de llamado, en pantalla aparece el editor de Textos (Gráfico

No.100)
Gráfico No. 100 :

Editor de Textos.
En la franja superior aparece el nombre de la empresa y el periodo que se esta

trabajando. En seguida esta el cuerpo del Editor, que es el área de trabajo para
la presentación del informe, la elaboración de la carta o cualquier otro
documento. En la franja inferior se muestran las funciones disponibles para
trabajar con el editor. Debajo de la franja inferior, al lado izquierdo, aparece la
indicación de la utilización de la tecla F1 para obtener ayuda y al lado derecho
se indica la Fila y la Columna donde esta ubicado el cursor. Si al extremo
derecho de esta línea aparece la palabra INS, significa que el editor esta
trabajando en modo Insertar, es decir, al escribir un carácter, el texto que se
encuentra a la derecha se desplaza para dar cabida al nuevo (siempre y
cuando haya espacio en la línea para ello). Inicialmente trabaja en modo de
sobreescritura (sin indicación), es decir, lo que se escriba reemplaza lo
existente.
Si el llamado lo hace el programa (no el usuario), en el cuerpo del editor

aparece información, al cual se le puede insertar texto, eliminar texto o
modificar el que existe.
Si el llamado se hace en forma manual (el usuario), el cuerpo del editor

aparece en blanco para comenzar a trabajar.
En este instante puede usted escribir texto de información. Se puede escribir
cualquier carácter valido de la tabla ASCII (letras mayúsculas o minúsculas,
números, símbolos normales, símbolos especiales, caracteres gráficos, etc.).
Cada línea puede tener un máximo de 132 caracteres.
Para insertar una línea oprima la tecla ENTER, en el sitio donde quiere insertar
la línea. Todo el texto siguiente al sitio donde se oprime el ENTER, se desplaza
a la siguiente línea.
El editor de texto HELISA, contiene las funciones básicas de un editor de texto

normal (Borrado, Inserción, etc.). Utilice la ayuda para conocerlas (Tecla F1).
Veamos ahora las características de teclas de función disponibles :
F1 : Ayuda. Al oprimir esta tecla de función, aparece al lado derecho un cuadro

con las indicaciones del manejo del cursor para desplazarse dentro del texto (Ir
al comienzo de la línea, Ir al final de la misma, Ir al comienzo del archivo, etc.),
así como para manejo del texto ( Insertar, borrar, etc.). La ayuda puede ser
llamada en cualquier momento.
F2 : Llamar. Sirve para llamar(¨cargar¨, äbrir¨) un archivo para consultarlo o

trabajarlo a través del editor. Al oprimir esta función en pantalla aparece un
cuadro solicitando el nombre del archivo a llamar. Como prefijo aparece la
unidad y el directorio sobre el que se esta trabajando y la cadena texto ¨*.EDI
¨(C : HELISA40 *.EDI).
Nota :
Si usted se encuentra trabajando en otro archivo y realiza cambios antes d e

hacer el llamado al nuevo archivo, en pantalla aparece un aviso de advertencia
de archivo modificado. Vea la función F10.
Escriba el nombre del archivo a llamar. Si es necesario utilice la tecla

RETROCESO ( para borrar carácter por carácter) o la tecla FLECHA
IZQUIERDA ( para desplazarse sobre el nombre actual).
Recuerde : Para el nombre del archivo se deben seguir las reglas del Sistema
Operacional para el nombre de los archivos. Para DOS :
(Unidad :] ( ruta] Nombre Extensión
Una vez escrito el nombre, oprima ENTER para comenzar el proceso de

llamado. En pantalla aparece un cuadro donde se indica el porcentaje del
archivo (en forma de barra horizontal) que se esta leyendo. Al final aparece en
pantalla el texto del archivo llamado.
F3 : Grabar. Función que permite grabar (¨guardar¨) el texto que se tiene en

pantalla o un archivo en disco. Al oprimir esta tecla de función aparece un
cuadro donde se solicita el nombre del archivo a guardar.
Recuerde: Para el nombre del archivo se deben seguir las reglas del Sistema
Operacional para el nombre de los archivos .Para DOS :
(Unidad :] (ruta] Nombre. Extensión
Si el archivo existe, se da un aviso de advertencia donde se solicita

reconfirmación para sobreescribir. Teclee S o N.
A mediada que se graba, aparece un cuadro donde se indica el porcentaje (en

forma de barra horizontal) de grabación. Una vez grabado el archivo, el sistema
queda nuevamente en el texto actual.
Advertencia :
Es conveniente grabar el archivo en intervalos cortos, por ejemplo cada

diez (10) minutos, para no perder demasiado trabajo en caso de una
caída de luz.
F4 : Imprimir. Como su nombre lo indica, ordena la Impresion del texto que se

encuentra en memoria. Aparece en pantalla un cuadro indicando el porcentaje
(en forma de barra horizontal) impreso del texto. Se imprime todo el texto.
F5 : Ocultar. Esta función es conveniente para ocultar texto. El proceso se

realiza por columnas. Al activar esta función, la franja inferior se limpia para
indicar el área a ocultar. En la parte baja se indica la forma de ocultar. En el
extremo derecho se muestra la columna sobre la cual se encuentra situado.
Desplácese, con las teclas de dirección horizontal, hasta la columna donde

quiere comenzar a ocultar. Oprima la BARRA ESPACIADORA hasta la
columna donde quiere terminar de esconder. Observe que aparecen unos
cuadros sombreados indicando las columnas que se van a ocultar.
Se pueden definir varias áreas para ocultar. Una vez definida un área, desplace
nuevamente el cursor hasta el siguiente sitio a ocultar y proceda como la
primera vez y así sucesivamente para mas áreas.
Una vez definidas todas las áreas a ocultar, oprima la tecla ENTER. Observe
que en pantalla desaparecen las columnas definidas anteriormente. La franja
inferior cambia y aparecen dos nuevas funciones :
F6 : Normal. Si desea reestablecer las columnas ocultas, oprima la tecla de

función F6, igualmente se re-establece la franja inferior con las funciones
normales.
F7 : Borrar ocultas. Si usted definitivamente quiere borrar las columnas ocultas,

oprima la tecla de función F7. El texto cobijado por las columnas definidas
como ocultas desaparece totalmente. Ya no hay forma de recuperarlas.
(ALT] F8 : Buscar : Cuando se presentan textos largos y se desea encontrar
ciertas palabras, es conveniente utilizar esta función para buscar cadenas de
textos. Oprima (en forma simultánea) las teclas ALT y F8. En pantalla aparece
un cuadro solicitando la cadena a buscar. Teclee el texto que quiere encontrar.
El sistema se posiciona en el primer sitio que encuentra un texto igual a la
cadena descrita, despues de donde esta ubicado el cursor.
Nota :
La cadena de texto se busca sin importar si se trata de mayúsculas o

minúsculas.
En caso de no encontrarse la cadena de texto, esto se avisa a través de un

cuadro de mensaje.
Si la cadena se encontró y desea seguir buscando, oprima nuevamente la tecla

de función F8. Esta vez no es necesario teclear la cadena de texto, porque el
sistema busca la que tiene definida. Este proceso se puede repetir todas las
veces que se necesite. En caso de terminarse el archivo, el sistema vuelve a
comenzar desde el inicio del mismo para seguir buscando.
Si quiere cambiar de cadena de texto, vuelva a oprimir las teclas (en forma
combinada) ALT y F8.
F9 Anexar. Si desea anexar dos o mas textos, siga las mismas normas de F2,
porque crear también implica llamar ese otro texto. Ejemplo : El cuerpo de los
textos en los estados de cartera (Consultar cartera).
F10 : Salir. Utilizado para finalizar la sesión del Editor de texto. Al oprimir esta
tecla de función, el sistema determina si el archivo ha sido modificado desde la
ultima vez que fue llamado o grabado. Si es así, se presenta un cuadro de
advertencia donde se indica que el archivo fue modificado y por lo tanto
pregunta que si se desea grabar las modificaciones. De ser así, oprima la letra
S. Vea la función F3 para ver la manera de grabación. Si usted no desea
grabar los cambios realizados, oprima la tecla N.
Una vez finalizada la sesión (incluido el grabar el archivo, si fue necesario) el

sistema retorna al punto donde fue llamado el editor (Menú principal, menú de
informes, consulta de cliente, etc.).
ANEXO 3. EDITOR DE TEXTOS-DEFINIDOR DE FORMAS
El Editor de Textos- definidor de formas HELISA, es una valiosa herramienta

que le permite definir la forma en que se imprimen los documentos y los
cheques para una empresa.
El sistema lo conduce directamente al Editor de Textos - definidor de formas

cuando se configura un documento ( véase la sección ¨Documentos y/o
formas¨del capitulo de procesos Adicionales) o cuando se define la forma de un
cheque (véase la sección ¨Formato de Cheques¨del mismo capitulo) ( Gráfico
No. 101).
Gráfico No. 101 :

Editor de Textos - definidor
de formas.
Si anteriormente se definió una forma ( ya sea del documento o un cheque), en

pantalla aparece la forma que se haya establecido hasta el momento.
En la franja superior aparece el nombre de la empresa y el periodo que se esta

trabajando. Enseguida esta el cuerpo del Editor, que es el área de trabajo para
definir la forma. En la franja inferior se muestran las funciones que ayudan a
definir las forma. Debajo de la franja inferior, al lado izquierdo, aparece el
nombre del documento que se esta definiendo ( o el nombre del Banco al que
se le esta definiendo el cheque) y al lado derecho se indica la Fila y la Columna
donde esta ubicado el cursor.
Es muy importante conocer la Fila y la Columna donde se ubica el cursor, ya

que esto da una guía de donde colocar un texto, una variable o una pregunta.
Es conveniente contar con un diseño hecho en papel, para agilizar el proceso

de definición de la forma en el Editor de textos. Como mínimo se debe contar
con la idea general de la forma a imprimir. Para ubicar mejor una forma
preimpresa, o dar una idea de la ubicación de los datos en la impresión se
puede utilizar una planilla de coordenadas donde el programa imprime la
ubicación de filas y columnas, presionando la tecla ALT sostenida y F1, para
iniciar la impresión salga del editor con F10.
Variables:

Manual Helisa PDF

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual Helisa PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

AGRADECIMIENTOS

HELISA es una idea que surgió en 1988, y desde

Heraldo Peña Calderón

Si el programa se va a utilizar en el modo de monousuario, coloque una

Si el programa se va a utilizar en el modo multiusuario, indique una de

Indique toda la ruta del directorio que va a contener los programas,

HELISA Capítulo I Sección 2-1

Si usted no ejecuta el modo de trabajo correcto, HELISA

¡¡¡ AHORA YA PUEDE INICIAR SUS LABORES CON HELISA ! ! !

HELISA Capítulo I Sección 2-2

Si aparece el modo contrario al que usted va a trabajar, retorne al punto del

HELISA Capítulo 2 Sección 1 - 1

Gráfico No. 2.1.1: Entrada a HELISA.

Siempre que tenga una duda o problema, contacte primero al

HELISA Capítulo 2 Sección 1 - 2

Si a través del manejo del programa y la lectura del manual, usted

Gráfico No 2.1.2: Menú de empresas (Opciones de funciones).

HELISA Capítulo 2 Sección 1 - 3

Los procesos del menú de Módulos y del menú de Opciones tienen

HELISA Capítulo 2 Sección 1 - 4

Debido a que esta opción es la columna vertebral del sistema, se recomienda

Al dar ENTER en el menú de Modulo, en el menú de empresas, aparece el

HELISA Capítulo 1 Sección 2 - 1

Gráfico No 1.2.2. : Lista de documentos

HELISA Capítulo 1 Sección 2 - 2

HELISA Capítulo 1 Sección 2 - 3

Una vez definido el código de la cuenta, el sistema determina su validez. En

La creación de cuentas, terceros, deudores o acreedores por medio de la opción

En la parte inferior de la pantalla aparece el nombre de la cuenta

HELISA Capítulo 1 Sección 2 - 4

Gráfico No. 1.2.4.: Cartilla de clientes/ Terceros/ Proveedores en Asentar

HELISA Capítulo 1 Sección 2 - 5

Al incluir un nuevo beneficiario [cliente, tercero o proveedor] es muy importante

Gráfica No.1.2.5.: Cartilla de Centros de Costo en Asentar libros

HELISA Capítulo 1 Sección 2 - 6

HELISA Capítulo 1 Sección 2 - 7

HELISA Capítulo 1 Sección 2 - 8

Gráfico No. 1.2.7.: Cuadro de pagos de Cuentas por Cobrar

HELISA Capítulo 1 Sección 2 - 9

La información que se guarda en la librería de documentos es la correspondiente

Para recuperar un documento, teclee la información general necesaria (Tipo

Gráfico No. 1.2.8.: Manejo librería de Documentos.

Lo anterior en caso que los saldos iniciales de los clientes y proveedores se

HELISA Capítulo 1 Sección 2 - 10

Una vez tecleada la fecha el sistema muestra inmediatamente la tabla de

Gráfico No. 1.2.9.: Tabla de PAAG.

HELISA Capítulo 1 Sección 2 - 11

Usted puede abandonar el documento en cualquier momento. Teclee ESC y el

HELISA Capítulo 1 Sección 2 - 12

Para finalizar la sesión de Asentar libros, oprima la tecla ESC cuando el

Gráfico No. 1.2.10: Documentos a imprimir.

HELISA Capítulo 1 Sección 2 - 13

Gráfico No. 3.1: Menú principal de Contabilidad.

HELISA Capítulo III Sección 1 - 1

HELISA Capítulo III Sección 1 - 2

NO EXISTE PLAN DE CUENTAS:

Gráfico No. 3.2.1 Administrar Cartilla de Cuentas

Una vez tecleado el código correcto, el cursor se ubica en la parte del

HELISA Capítulo III sección 2 - 1

Gráfica No. 3.2.2.: Menú de Catálogos a Copiar

HELISA Capítulo III sección 2 - 2

Cuando una cuenta se desactiva para el proceso de copia, el sistema quita el