ENSAYO

Aprendiz
MEILYN YURANI GOMEZ ORTEGA

Código:
1928696

Instructor
CARLOS ARTURO CESPEDES MEISEL

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Programa de Formación Complementaria Virtual
Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

Aguachica, Cesar
2019
 INTRODUCCIÓN

En el presente ensayo la importancia de los archivos se remonta desde el origen de

la escritura; es decir desde los inicios de la humanidad misma, el solo significado de
esta palabra nos demuestra su importancia (la palabra archivo proviene del latín
Archivium y éste del griego Archeión que significa principio, origen) y esto nos
demuestra lo importantes que han sido para la evolución cultural, social, política y
científica de la humanidad ya que los archivos recopilan, conservan y difunden
información registrada en ellos. Es así como vemos la importancia de los archivos
que constituyen parte esencial de los recursos de información de una empresa,
entidad pública, privada o un país por cuanto en su documentación se expresa, en
forma única, el desarrollo histórico de sus funciones y actividades.
 ENSAYO

Los archivos son un conjunto de documentos producidos y tratados

archivísticamente de acuerdo a parámetros institucionales de personas naturales o
jurídicas, elaborados en un tiempo específico y en el transcurso de su gestión, para
la cultura, historia, para la información, y para la gestión administrativa. Los archivos
constituyen una parte esencial dentro de los recursos de información a una
organización o a nivel personal. Son muy importantes, ya que en ellos encontramos
datos sobre el pasado de cualquier institución o pasado personal, y gracias a ellos,
podemos utilizarlos para mejorar nuestro futuro.
Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar
plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener
todo guardado en su memoria y para esto vio como única opción la escritura. y es
aquí donde toman mayor importancia la conservación de los documentos escritos
en ligares específicos de forma organizada y ordenada para luego convertirse en
grandes archivos, los cuales a su vez hicieron crecer la archivista como ciencia, y
el personal encargado de su manejo.
hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos
de manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los
archivos organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso
a usuarios que necesitan suministrar y acceder a la información dando la posibilidad
a las personas de conocer el contenido de los documentos y así detectar testimonios
documentales que confirmen las acciones administrativas, políticas, legislativas que
construyen las sociedades, instituciones y el hombre en general. Por tal razón la
importancia de esta ciencia reposa en la buena administración conservación y
disposición de los archivos; ya que permite la toma de decisiones es fuente de
historia y para la historia, además de que nos da la posibilidad de tener un
patrimonio cultural y a su vez una identidad nacional ya definida.
Deben ser conservados de acuerdo a leyes y acuerdos para que sirvan de
información histórica, de carácter público o privado.
La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a
medida que pasa el tiempo; Con archivos bien organizados no tendrán los
funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda
infructuosa de información, elevando los costos de operación, produciendo
ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente administración. Por eso
es de gran importancia contar con un buen sistema de administración de
documentos para poder almacenar y recuperar la información.
 CONCLUSIÓN

Los documentos son un recurso y activo organizacional. Como recurso, proveen

información y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas
automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el
documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la empresa o
fuera de ésta.
 El archivo es la memoria de una empresa, entidad pública, privada o un país
representada en la conservación de los documentos.
 El archivo constituye un centro de consulta de la información, disponible en todo
momento.
 El archivo satisface las necesidades de información eficaz a consultar por parte
de la ciudadanía en general.
 El archivo debe ser funcional y técnico; de fácil manejo y consulta.
 El archivo recopila, conserva y difunde información registrada en el.