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AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD - NTC Profesor: PAULA JOHANNA SUAREZ ROJAS

ISO 9001(1916547)

Taller Programa y Plan de Auditoria Aprendiz: ERIKA LISED TICORA TELLEZ


ACTIVIDAD 2
C.C. 1023895938

1. Actividad: Planificación y preparación de auditorías

Realice el taller Programa y Plan de auditoría - AA2 que se muestra a


continuación:

Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua
determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la
determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su
empresa (real o simulada). Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo
dispuesto en la normatividad ISO 19011:2011 y conteste los siguientes puntos:

1. Diseño del programa de auditorías: el programa de auditoría que diseñe debe


contener lo siguiente:

a. Objetivos y alcance del programa de auditoría.


b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año.
c. Criterios de auditoría.
d. Auditores seleccionados por procesos.
e. Recursos necesarios.
f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.

2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo
siguiente:

a. Objetivos y alcance de la auditoría.


b. Procesos a ser auditados.
c. Criterios de auditoría y documentación de referencia.
d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría.
e. Métodos de auditoría a utilizar.
f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el


desarrollo de esta actividad.

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:

• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 2: Objeto


de
aprendizaje llamado "Planificación y preparación de auditorías".
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.
1. Diseño del programa de auditorías:

Programa de auditorías: Es el conjunto de una o más auditorías planificadas


para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

A continuación, el programa de auditoría que prepare y diseñe contiene lo


siguiente:

a. Objetivo

El propósito es proporcionar una metodología para realizar las auditorías


internas con el fin de verificar si el sistema de gestión institucional y el sistema
de gestión de la calidad se está ejecutando adecuadamente, si se mantiene
actualizado y esté acorde con las políticas administrativas y legales, para
asegurar el control del cumplimiento de las actividades de la empresa Café
Gaita s.a.s, realizando recomendaciones imparciales sobre la base de las
evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas,
proyectos y procesos, de igual manera las oportunidades de mejora a la
operación de las actividades apoyando la alta dirección en la toma de
decisiones para corregir las desviaciones presentadas.

Alcance del programa de auditoría. Contemplar desde la planificación,


programación, ejecución y documentación, así como el seguimiento a las
acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditorías internas el
cumplimiento de la gestión y sistema de gestión de la calidad en la empresa
Café Gaitana s.a.s, en el periodo fiscal vigente.

b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año

Julio de 2019
DETALLE
1 2 3 4 5 8 9 10 11 12 15 16 17 18 19 25 26 29 30 31
Elaboración del Programa
de Auditoria
Preparación de la Auditoria
Realización y Reunión de
Apertura
Recolección de información
Preparar Conclusiones de la
Auditoria
Ejecutar Reunión de Cierre
Informe de Auditoria
Distribución del Informe
Agosto de 2019
DETALLE
6 13 20 27

Realizar Seguimiento

c. Criterios de auditoria
PORVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE RESPONSABLE
Elaborar el
Programa de Programa de
auditoria auditoria Evidencias de
Elaborar el plan Auditoria
Alta Dirección de Auditoria. Alta dirección
Preparar la
Auditoria
Plan de Jefe de control
Realizar reunión
Auditoria interno
de apertura
Hallazgos
Recolección de
la información

Preparar Acciones Dependencias


Proceso de la conclusiones de correctivas y y/o procesos
Dependencia
Auditoria la Auditoria preventivas de la entidad
de la Entidad

Ejecutar reunión
Planes de de cierre
mejoramiento Informe de
Organismo de vigentes Auditoria Informe de
control auditoría Líder del grupo
auditor
Distribución del
informe Organismos
Auditorias Planes de de control
anteriores mejoramiento
Realizar
seguimiento.

DOCUMENTOS REGISTROS

Manual de Procedimiento Plan de mejoramiento Lista de Verificación


Manual de Formato de Programa de
Cronograma de auditoria
Implementación Auditoria
Informe de Auditoria Formato de Informe de
Manual de Competencias
Anteriores Auditoria
d. Auditores seleccionados por el proceso.

Detalle Nombre Cargo Fecha Firma

Elaboro Ian Alejandro Gómez Analista y supervisor de Calidad


Reviso Steven Henao Jefe de Oficina de Control Interno
Aprobó Erika Lised Ticora Líder de calidad

e. RECURSOS NECESARIOS.
Recursos Humanos: Profesionales de la oficina de control Interno, Auditores de
Calidad

Tecnológicos Hardware: Equipos de computadoras e Impresoras, Software,


Internet, Aplicativos, Office.

Infraestructura: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de


los auditores y la y la oficina de control interno.

Valoración del
Impacto Probabilidad Riesgo (I + P)

5 inaceptable
Manejo

4 importante
3 moderado
1 aceptable
Nombre del descripción posibles

2 tolerable
del Medidas
Riesgo del Riesgo consecuencias
1 2 3 1 2 3 Riesgo

Que el
Deficiencia en
Programa Asumir,
el Capacitación
de auditoria reducir
Incumplimiento aseguramiento X x tolerable a los
no se el
de la gestión de auditores
cumpla en riesgo
calidad
su totalidad
decisiones
equivocadas
informes no Asumir,
basadas en Capacitación
basados en reducir
Inexactitud informes no X x tolerable a los
los datos el
ajustados a la auditores
reales riesgo
realidad de la
entidad
f. IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RISGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener
lo siguiente:

A. Objetivo y alcance de la auditoria:

Ejercer el control y calidad sobre la información de la gestión de procesos de


elaboración productiva en la empresa Café Gaitana sas

ALCANCE ejecución presupuestal y de producción anual correspondiente al 2018


y 2019 por el concepto de gastos generales, publicitarios y licencias respectivas
para adecuar el producto para la venta y consumo masivo

B. Proceso a ser auditado

Procesos estratégicos:

 Planeación estratégica.

 Desarrollo del plan estratégico.

 Desarrollo de planes

 Procesos de misiones por desarrollar

 Proceso de elaboración del producto.

Procesos de apoyo conexos:

 Proceso de servicio al consumidor.


 Ventas

Procesos de apoyo.

 Proceso estratégico.

 Proceso de contratación.

 Proceso financiero.

 Proceso de Gestión humana.

 Procesos administrativos.

 Procesos de evaluación y control.

C. Criterios de auditoria y documentación de referencia

Elaborar el Plan de Visita de Auditoría. Precisar los detalles de la


auditoría tales como:

 Determinación del tipo de auditoría.

 Determinación de equipos electrónicos almacenamiento a utilizar.

 Consideración y definición de fechas, inicios y terminación, actividades,


preparación y entrega de informe.

 Asignación de tareas al equipo auditor.

 Determinación de recursos necesarios.

Definir:

 Objetivos.

 Alcance

 Antecedentes

Someter el Plan de Auditoría a aprobación del jefe de la oficina de Control


interno.

Generar comunicaciones necesarias.

Abrir archivo documental de la auditoria

D. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de


auditoria

Cronograma

Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria.

Siguiendo la Norma Técnica Colombia NTC: 19011: 2002 Directrices para la


auditoria de los sistemas de Gestión de Calidad, así como por las buenas
prácticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sería la
siguiente:
 Preparación del Plan de Auditoría.

 Asignación de las tareas al equipo auditor

 Preparación de los documentos de trabajo

 Realización de la reunión de apertura. Fecha prevista para su celebración.

 Recopilación y verificación de la información

 Generación de hallazgos de la auditoría

 Preparación de las conclusiones de la auditoría

 Realización de la reunión de cierre. Fecha prevista para su celebración.

 Preparación del informe de auditoría

 Aprobación y distribución del informe de auditoría.

F. Métodos de auditoria a utilizar.

Para aplicar el método deductivo a la auditoría se necesita:

 Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar

 Una declaración de las normas de auditoría generalmente aceptadas y


principios de contabilidad de general aceptación.

 Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen

 Aplicación de normas generales a situaciones específicas

 Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto.

F. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.

 Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito


asignado, en coordinación con las unidades administrativas
correspondientes.

 Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados,


tomando en cuenta para su integración, entre otros aspectos, las
condiciones técnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones
interpersonales.

 Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos, tales


como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número
de auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre otros.

 Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito


de lograr el objetivo general propuesto para la auditoría específica.

 Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del


trabajo, la asistencia técnica necesaria para que estos cumplan
eficientemente con sus obligaciones.

 Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la


planificación específica previa a la ejecución del trabajo y examen de áreas
críticas
3. Finalmente escriba las conclusiones del aprendizaje tras el desarrollo de
las actividades.

Realiza una buena Auditoria se podría recoger una evidencia que le permite al
auditor emitir un concepto de conformidad o no conformidad, es importante
establecer un programa el cual debe ser acorde con las necesidades de la
empresa, teniendo en cuenta que se auditen todos los procesos del SGC ya que
permite el desarrollo de las auditorias con objetividad, teniendo claros los roles y
responsabilidades. Esperando detectar todas las no conformidades para lograr la
mejora continua de los procesos, además cabe resaltar que el establecimiento de
una plana de auditoría evita el desviamiento del tema y aporta información clara
tanto para el cliente como para el auditado. Ya teniendo claro lo anterior nos obliga
a ser creativos para la formulación de un plan anual de auditoría. La realidad es
que el área de auditoría dispone de recursos limitados y por consiguiente es
imposible auditar todo el universo auditable en un año. Otro aspecto a tener en
cuenta es el grado de conocimiento del auditor sobre la marcha de la gestión de
riesgos. Tener conocimiento y acceso oportuno a la documentación de la gestión
de riesgos se convierte en un tema vital para el desarrollo de este enfoque. Por
otro lado, se podría afirmar que la meta de una metodología de auditoría interna
basada en riesgos es confeccionar un programa de auditoría que permita
centralizar sus pruebas en los controles críticos. Las formas y métodos para
estructurar una metodología con este objetivo son muy variadas, va a depender de
múltiples aspectos tales como:

o La capacidad de los auditores para identificar el grado de madurez, de la


gestión de riesgos en la organización o en la materia auditable.

o La fluidez, en el intercambio o acceso a la información y documentación


que sustenta la evaluación de riesgos por los dueños de los procesos o
Gerencia de 0iesgos.

o La habilidad de los auditores de poder identificar y evaluar el nivel del


riesgo inherente y residual, así como la identificación y medición de los
controles vigentes que permitan mitigar dichos riesgos

o La pericia de poder actuar los auditores como facilitadores en la realización


de talleres de autoevaluación de riesgos y controles con los dueños de los
procesos, con el fin de identificar los controles críticos vigentes.

o La destreza para divulgar en los informes en un lenguaje claro el resultado


de la revisión sin incursionar en comentarios que corresponden
propiamente a los gestores de riesgos.

o La experiencia que deben tener los auditores en el dominio de la


identificación de la normatividad interna de la gestión de riesgos.

o El empleo de una diversidad de herramientas analíticas que permitan al


auditor tener la seguridad del éxito en su trabajo.

o Finalmente, el ingenio e iniciativa del auditor para la mejora continua en sus


metodologías de trabajo y el empleo de información valiosa de sus papeles
de trabajo de anteriores evaluaciones.

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