PARALELO ENTRE DOCUMENTO DE ARCHIVO Y DOCUMENTO

ELECTRONICO

DOCUMENTOS DE ARCHIVOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS

El registro esta acogido en un medio, Recoge información en un medio
cuya información se hace accesible a cuyos símbolos solo pueden ser
través de símbolos implícitos en él. leídos por un ordenador
El contenido es inseparable de su Su contenido puede ser separado de
medio o soporte. su soporte original, para ser
transferido a otros
Su valor probatorio se mide por las Su autenticidad depende del hardware
características de autenticidad, entre y software en el cual fue creado, y esta
ellas la firma solo se podrá mantener si se conserva
en su estructura original.

En el día a día muchas asesorías tienen La estructura física de un documento

que hacer frente a problemas derivados
de una gestión de los documentos que
no sabido adaptarse a los nuevos
soportes digitales y medios de
transmisión electrónicos y que, al
mismo tiempo, ha descuidado el
manejo de los documentos en papel.
Nacen debido a los procesos
administrativos. Esto ocurre porque los
autores de dichos procesos han de
justificar documentalmente sus
decisiones, expresando el
cumplimiento de la ley, la oportunidad
del criterio adoptado y la lógica, y
coherencia del procedimiento seguido.
Toda expresión testimonial generada
en cualquier fecha, en cualquier
lenguaje, forma o soporte. Oral o escrita
textual o gráfica, manuscrita o impresa
cualquier soporte documental así como
en cualquier otra expresión gráfica
sonora en imagen o electrónica
electrónico carece de importancia y no
es válida para determinar la
autenticidad de la información que
contiene, ya que se modifica al pasar de
un soporte a otro; en cambio existe una
estructura lógica que permite identificar
cada documento y representar los
elementos de su estructura interna
(campos, márgenes, párrafos...). Se
trata de la estructura que le dio el
creador al documento, y deberá ser la
que aparezca en la pantalla del usuario.
La identificación de los documentos
electrónicos se hace más complicada
cuando no existe un documento
paralelo en soporte tradicional. Por
ejemplo, reconoceremos fácilmente
una carta, un informe, un contrato, pero
no quedará muy claro cuando se trate
de bases de datos, hipertextos, hojas
de cálculo, sistemas multimedia
La preservación de estos nuevos
documentos también difiere, ya que el
tiempo que se estima que se puede
conservar el soporte electrónico varía
entre cinco y treinta años, según qué
soporte sea.