Control de Gastos para tener una administración eficaz

En el área de finanzas de nuestra empresa, el gasto representa “un aumento a la

cuenta de deudores, una salida o perdida que al final se convierte en un flujo
negativo en las finanzas”.

A veces, la salida de dinero no representa precisamente un gasto, puesto que

se invierte y se genera un reembolso y/o una ganancia.

Tipos de gastos generales

Los gastos o también llamados costos que tiene una empresa son: gastos variables,
gastos fijos, gastos marginales o gastos mixtos, cada uno con características
distintas pero igualmente importantes para la empresa.

1.- Gastos o costos variables

Este tipo de gastos están relacionados a la actividad a la que se dedica la empresa,
de manera que el comportamiento de los gastos variables está determinado por la
actividad que está relacionada directamente con el nivel de producción. Los gastos
que engloba son: materias primas, sueldos a destajo, comisiones sobre ventas,
fletes, etc.

Por ejemplo: si existe un incremento del 10% en el volumen de producción, se

relacionará un incremento del 10% en los costos y gastos variables.
2.- Gastos o costos fijos
Este tipo de gastos, como su nombre lo delata, son gastos fijos que tiene la
empresa, aún sin tener una producción de por medio, es decir, se trata de pagos
que está obligado a realzar durante la estancia de la empresa en el mercado.

Por ejemplo: Si estamos rentando un local comercial para realizar la venta de los
productos o servicios, forzosamente se pagará por el lugar una mensualidad, los
servicios de agua y luz, entre otros.

3.- Gastos o costos marginales

Citando el concepto de Walter Nilchonson, en su libro Teoría Microeconómica,
Principios Básicos y aplicaciones: “el gasto marginal asociado a cualquier factor,
es el incremento de los costes totales del factor del resultante de contratar una
unidad más”.

Por ejemplo: Si la empresa produce una unidad más de la cantidad acostumbrada,

se incluirá los gastos de materia prima y suministros utilizados para la producción
de la misma.

4.- Gastos o costos mixtos

Estos gastos son la combinación de gastos variables y gastos fijos, en su mayoría
las empresas tienen éste tipo de gastos por el tipo de giro que tienen.

Por ejemplo: Si nuestra empresa es del giro textil y que nuestro mejor cliente nos
ha solicitado 10,500 piezas de toallas color azul, cuando regularmente nos solicitaba
10,000.

El gastos de la materia prima a utilizar aumenta, incrementa el número de destajos

que el empleado realizará y por ende su sueldo, el costo de utilización de energía,
de lo cual debemos aumentar el costo marginal para la realización de 500 piezas
más, puesto que nuestras máquinas de tintura están diseñadas para colocar
bloques de 1,000 piezas a la vez y por las 500 piezas más utilizaremos el mismo
contenedor, agua y material como si colocáramos mil.

5.- Gastos o costos directos

Éstos se encuentran directamente relacionados con los costos que se realizan para
producir, es decir, la materia prima, mantenimiento de maquinaría, energía,
inmueble, empleados; estos recursos son indispensables para la producción y por
lo tanto son directos porque se requieren para producir.

Los gastos indirectos son indispensables para la producción, pero no están

directamente relacionados con los factores utilizados, es decir, los costos en los que
se incurren para su producción (gastos administrativos).

Diferencias entre directos e indirectos

Tipos de gastos específicos

Los gastos puedes ser variados y hay varias implicaciones, por ejemplo los gastos
específicos no son los mismos para una empresa de reciente creación que para
una compañía con varios años en el mercado.
 Los gastos específicos son más específicos en relación con las actividades y áreas
de la empresa.

 Gastos administrativos: Incluye pago de nómina, alquiler de oficinas, honorario

de servicios externos (jurídicos o fiscales, contables). Servicio de teléfono,
mantenimiento de equipos de oficina, papelería, publicidad, otros.
 Gastos financieros: Contiene los gastos relacionados a las obligaciones fiscales
de la empresa.
 Gastos de producción: Materia prima, mano de obra, maquinaria, asesorías y
capacitación.
 Gastos de ventas: Servicios de correo postal, almacenaje de artículos,
promociones, otros.
 Gastos de distribución: Gastos de embalaje, distribución de artículos, transporte,
almacenaje, otros.
En la siguiente imagen podrás ver un esquema donde explico como si sumamos los
Costos de Producción (generales) y los Gastos Empresariales (específicos) nos da
como resultado el costo total del procesos de producción de nuestra empresa.

Fuente: Cronomaquia.com
¿Qué es un Control de Gastos?

Tener un buen control de gastos te ayudara a establecer un control diario de los

ingresos y egresos (gastos) de tu empresa con el objetivo de saber las pérdidas o
ganancias diarias.

Por otro lado apoya a la realización de un plan de presupuesto para mejorar la

empresa en distintas áreas (administrativa, producción, distribución, almacenaje,
transporte, etc.).

Beneficios de un Control de gastos

1. Inviertes poco tiempo para registrar los ingresos y egresos

Solo necesitas tener una hoja donde registres los ingresos (aportación al capital,
pagos adelantados, ventas) y los gastos (compra de materia prima, mantenimiento
de maquinaria, sueldos, etc.).

2. Permite hacer un análisis mensual rápido y sencillo

Al tener un control básico de los gastos que se han incurrido por determinado
periodo, permite que como responsable de toma de decisiones, se tenga un
panorama más acertado de lo que se está realizando mal en las finanzas.

3. Ayuda a identificar gastos innecesarios o fugas financieras

Éste beneficio es indiscutible. El control de gastos te permite que detectes aquellos

gastos directos e indirectos de la empresa que son totalmente innecesarios, un
ejemplo claro podría ser la compra de uniformes de empleados en tallas
equivocadas, se generó un gasto innecesario porque esos uniformes no serán
repartidos y se mantendrán en stock sin saber si la empresa evolucionará en su
identidad corporativa.
 4. Permite realizar un presupuesto mensual

Una vez realizado el control de gastos será fácil analizarlo y planificar un

presupuesto mensual que evite perdidas en los gastos y que se logre aprovechar
el poco recurso con el que contamos.