UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA

Tema:

“Diseño de Manual de Créditos y Cobranzas para mejorar liquidez

LANCACAO S.A.”

GUAYAQUIL – ECUADOR

2018 – 2019 CII

 Índice
Índices de tablas ......................................................................................................................... 2

Índices de figuras ....................................................................................................................... 2

Resumen Ejecutivo..................................................................................................................... 4

Introducción ............................................................................................................................... 6

Planteamiento del Problema ....................................................................................................... 7

Justificación............................................................................................................................ 7

Teórica. ............................................................................................................................... 7

Práctica. .............................................................................................................................. 8

Metodológica. ..................................................................................................................... 9

Árbol del problema ................................................................................................................ 9

Objetivo general ..................................................................................................................... 9

Objetivos específicos ........................................................................................................... 10

Hipótesis y variables ............................................................................................................ 10

Variable independiente. .................................................................................................... 10

Variable dependiente. ....................................................................................................... 10

Matriz de consistencia. ......................................................................................................... 11

Marco Referencial .................................................................................................................... 12

Bases Teóricas ...................................................................................................................... 12

Marco Conceptual ................................................................................................................ 14

 Marco Contextual ................................................................................................................. 16

Sector cacaotero. .............................................................................................................. 16

Reseña de la compañía. .................................................................................................... 16

Ubicación geográfica. ...................................................................................................... 17

Dimensiones estructurales. ............................................................................................... 17

Formalización. .................................................................................................................. 17

Misión y visión. ................................................................................................................ 18

Centralización. ................................................................................................................. 18

Profesionalismo. ............................................................................................................... 18

Jerarquía de autoridad. ..................................................................................................... 19

Dimensiones contextuales. ............................................................................................... 19

Marco legal........................................................................................................................... 21

Metodología Aplicada .............................................................................................................. 24

Técnicas de Investigación .................................................................................................... 24

Investigación de Descriptiva. ........................................................................................... 24

Investigación Cualitativa y Cuantitativa. ......................................................................... 24

Métodos ................................................................................................................................ 25

Observación...................................................................................................................... 25

Deductivo. ........................................................................................................................ 25

Comparativo. .................................................................................................................... 26
 Instrumentos. .................................................................................................................... 27

Análisis de los resultados ................................................................................................. 30

Análisis de Ratios Financieros. ........................................................................................ 31

Propuesta .................................................................................................................................. 35

Tema:................................................................................................................................ 35

Introducción ..................................................................................................................... 35

Justificación...................................................................................................................... 35

Objetivos .......................................................................................................................... 36

Fundamentación de la Propuesta ...................................................................................... 36

Misión y Visión propuesta ............................................................................................... 36

Valores corporativos propuestos ...................................................................................... 37

Estructura organizacional propuesta ................................................................................ 38

Manual de créditos y cobranzas propuesto .......................................................................... 38

Conclusiones ........................................................................................................................ 39

Referencia Bibliográfica .......................................................................................................... 40

Apéndice A............................................................................................................................... 42

Apéndice B ............................................................................................................................... 44

Apéndice C .............................................................................................................................. 48

Introducción ............................................................................................................................... 4

Legislación o base legal ............................................................................................................. 4

Organigrama ............................................................................................................................... 5

Objetivos .................................................................................................................................... 5

Alcance ....................................................................................................................................... 5

Responsables de la gestión de Crédito y Cobranza .................................................................... 6

Descripción de puestos ........................................................................................................... 6

Identificación...................................................................................................................... 6

Relaciones de autoridad ..................................................................................................... 6

Funciones generales ........................................................................................................... 7

Funciones específicas. ........................................................................................................ 7

Responsabilidad ................................................................................................................. 8

Comunicación .................................................................................................................... 8

Especificaciones ................................................................................................................. 9

Procedimientos de Crédito ......................................................................................................... 9

Ejecución del procedimiento del Crédito ............................................................................. 10

Entrega de Documentación .................................................................................................. 10

Aprobación del Crédito ........................................................................................................ 10

Flujo grama de procesos de crédito ...................................................................................... 10

Pasos a realizar en el proceso de otorgamiento de crédito a una empresa: ...................... 10

Flujograma de Crédito.......................................................................................................... 13

.............................................................................................................................................. 13
Procedimiento de Cobranza ..................................................................................................... 13

Ejecución del procedimiento de la cobranza ........................................................................ 14

Flujograma de Cobranzas ..................................................................................................... 16

Políticas de Crédito y Cobranza ............................................................................................... 16

Autorización de los créditos ................................................................................................. 17

Documentos para el Análisis del Crédito ............................................................................. 17

Créditos a Nuevos Clientes .............................................................................................. 17

Facturación ........................................................................................................................... 18

Reporte de Cobranza ............................................................................................................ 18

Seguimiento de la cartera ..................................................................................................... 18

Medios de pago ................................................................................................................ 19

Plazo de los Créditos ........................................................................................................ 19

Responsabilidades de las cuentas por cobrar ....................................................................... 19

Pronóstico de la Cobranza .................................................................................................... 19

Actualización de políticas .................................................................................................... 19

Plan de Control ..................................................................................................................... 20

 2

Índices de tablas

Tabla 1Matriz de consistencia .................................................................................................. 11

Tabla 2 Nombre de accionistas de "LANCACAO S.A” ......................................................... 18

Tabla 3: Dimensiones estructurales y contextuales ................................................................. 21

Índices de figuras

Figura 1Árbol del problema ....................................................................................................... 9

Figura 2 Mapa de Agrícola LANCACAO S.A. ...................................................................... 17

Figura 3 Ratios de Liquidez y Prueba Ácida ........................................................................... 31

Figura 4 Ratios de Capital de Trabajo Neto ............................................................................. 31

Figura 5 Ratios de Gestión ....................................................................................................... 33

Figura 6 Ratios de Endeudamiento .......................................................................................... 34

Figura 7 Organigrama Agrícolas LANCACAO S.A. .............................................................. 38

3
 4

Resumen Ejecutivo

Agrícolas Cacao ''LANCACAO S.A, es una compañía ubicada en la provincia de Guayas en

la ciudad de Guayaquil - Chongón que se dedica al cultivo y comercialización del cacao; los

altos costos y gastos por la falta de control y gestión han ocasionado que la misma presente

problemas en su liquidez .Tras un estudio descriptivo se ha obtenido información aplicando

diferentes instrumentos como herramientas financieras, los cuales han contribuido a extender el

conocimiento referente a la realidad financiera de la entidad; se observó que el mayor problema

que presenta dicha entidad radica en los gastos y el problema de convertir sus activos en

efectivo de forma continua , los mismos que han tenido aumento en el transcurso de los años; por

lo tanto se llevara a cabo un manual de créditos y cobranzas para la mejora de liquidez de la

empresa ,para garantizar su rendimiento, liquidez y su máxima seguridad financiera.

Palabras claves: Gestión, Control, rendimiento, liquidez

 5

Abstract

Agricolas Cacao '' LANCACAO S.A, is a company located in the province of Guayas in the

city of Guayaquil - Chongon that is dedicated to the cultivation and commercialization of cocoa;

the high costs and expenses due to the lack of control and management have caused it to present

problems in its liquidity. After a descriptive study information has been obtained applying

different instruments as financial tools, which have contributed to extend the knowledge

regarding the reality financial institution; it was observed that the biggest problem that this entity

presents is the expenses and the problem of converting its assets into cash on an ongoing basis,

which have increased over the years; therefore, a manual of credits and collections will be

carried out to improve the liquidity of the company, to guarantee its performance, liquidity and

maximum financial security.

Keywords: Management, Control, performance, liquidity

 6

Introducción

La presente investigación analiza la problemática que cada vez más aumenta en las empresas

que no llevan un adecuado control en sus cuentas por cobrar, la administración y control de las

cuentas por cobrar requiere suma importancia, debido a que las políticas en el otorgamiento de

créditos a sus clientes es un recurso que les permite competir en el mercado, lo que da origen a

que las cuentas por cobrar lleguen a constituir un rubro importante de su capital de trabajo. En el

presente Proyecto de investigación se realiza en la empresa Agrícola cacao LANCACAO S.A., la

cual inició sus actividades comerciales el 22 de Noviembre del 2010, haciendo uso de los estados

financieros de la entidad como instrumentos de medición, en conjunto con los indicadores

financieros, se pudo determinar que la empresa presenta problemas en la gestión de créditos y

cobranzas, y con la información que proporciona la agrícola se toma como punto de partida que

no existen políticas de crédito y cobranza en cuanto a los clientes que posee la empresa, es por

esto que se ha establecido el diseño de un manual de créditos y cobranzas que ayude a gestionar

de manera eficiente su cartera de cliente.

Se desarrolla inicialmente el problema en cuestión y se establecen objetivos que ayuden a la

mejora de la liquidez de la empresa, con la ayuda de diferentes autores se tiene el debido

conocimiento acerca de las gestiones a realizar y los procesos que se deben seguir, se hace

conocimiento general del negocio, con la finalidad de saber el campo en el que se desarrolla la

entidad. Por tal motivo contar con un manual de crédito y cobranza permitirá a las empresas

mejorar sus procesos, tener un mejor control administrativo y financiero mediante el ejercicio de

políticas de crédito y cobro para el manejo y desarrollo empresarial.

 7

Planteamiento del Problema

Las empresas de forma global presentan mala administración de las cuentas por cobrar que

afecta directamente a la liquidez de la empresa, teniendo en cuenta que este un problema al que

se enfrentas las empresas al no contar con un manual de créditos y cobranzas, es decir otorgar

créditos sin analizar los perfiles de cliente, situación del negocio y situación de la industria, que

ayude a la administración a la recuperación de la cartera sin problemas.

Actualmente Ecuador tiene un incremento continuo en el desarrollo en el campo agrícola,

debido al fomento e incentivo de la agroindustria, por ello tanto las empresas como las personas

dedicadas a este sector se han volcado a la adquisición de maquinarias para mejorar su

productividad y aumentar sus ventas. Las sociedades tienen como objetivo primordial lograr un

mayor rendimiento de sus inversiones, a través del eficiente uso de sus recursos disponibles, para

lo cual es necesario establecer procesos adecuados con miras a obtener los resultados esperados,

por ello, proponen estructurar controles para la acertada toma de decisiones en lo referente al

otorgamiento de créditos en sus operaciones comerciales.

En la empresa LANCACAO S.A. la administración de las cuentas por cobrar se han

efectuado de manera deficiente, teniendo en cuenta que los créditos otorgados son de gran

magnitud por lo que han variado los flujos de efectivos afectando directamente a la liquidez

corriente de la empresa, al no contar con un manual de cobranzas y crédito como herramienta

para la pronta recuperación de cartera.

Justificación.

Teórica.

Si lo definimos desde la perspectiva de la contabilidad es un activo circulante que en un plazo

corto se convertirá en efectivo o inversión. El tesorero lo considera como un recurso económico

 8

propiedad de una empresa que en un futuro generará beneficios. Desde el punto de vista legal

representan los derechos exigibles originados por las ventas, servicios prestados, financiamiento

otorgado o cualquier concepto análogo. (Martìnez, 2005)

De acuerdo a lo mencionado, el rubro de cobranza tiene gran importancia, debido a que este

sería uno de los rubros de mayor fuente de ingresos para las entidades; por lo tanto es de vital

importancia llevar un control eficiente de los mismos, en vista de que en la mayoría de los casos

la capacidad de la empresa para generar el efectivo necesario que le permita desarrollar a

cabalidad sus operaciones diarias depende en gran medida del valor, de la recuperabilidad y

fechas de vencimiento de sus cuentas por cobrar.

Según Meigs, las cuentas por cobrar son el activo financiero más importante de cualquier

empresa, ya que mediante la venta a crédito todas las empresas aumentan sus ventas y llegan a

mayor número de clientes, de tal manera que se va haciendo conocer.

Según Raúl H. Vallado Fernández. Son derechos exigibles originados por ventas, originados

por ventas, servicios prestados, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro

concepto análogo. (Incluye documentos por cobrar). Representan el crédito que concede la

empresa a sus clientes, sin más garantías que la promesa de pago en un plazo determinado.

Según lo planteado, se evidencia la importancia de otorgar créditos analizando a los clientes

ya que estos ingresos ayudan a solventar las deudas a corto plazo de las empresas.

Práctica.

Al diseñar un manual de créditos y cobranzas en la empresa LANCACAO S.A. cumplirá las

funciones de pronta recuperación de cartera de clientes, ya que dicha gestión se está realizando

de manera deficiente, este manual es una herramienta aplicación de transformar se transformar el

rubro de cuentas por cobrar, en efectivo para cumplir con obligaciones financieras a corto plazo.
 9

Metodológica.

Mediante esta justificación se establece un análisis de carácter documental en base a los

documentos extraídos de la entidad, los cuales serán el soporte de la información de propósito

general y necesaria para la investigación, se estable el uso de los indicadores financieros como

instrumento de investigación con el fin de obtener información comparable para determinar las

variaciones que han ocurrido a lo largo de los diferentes períodos, presentando recomendaciones

útiles para el diseño de un manual de créditos y cobranzas en la empresa.

Árbol del problema

Figura 1Árbol del problema

Objetivo general

Diseñar Manual de Créditos y Cobranzas para mejorar liquidez de LANCACAO S.A.

 10

Objetivos específicos

• Analizar situación económica, financiera de la empresa LANCACAO S.A. correspondiente

al periodo 2015-2017 a través de herramientas financieras.

• Identificar los procedimientos de control interno de la administración a la cuenta por cobrar

de LANCACAO S.A.

• Elaborar un Manual de Créditos y Cobranzas para disminuir el periodo de cobranza.

Hipótesis y variables

Si se diseña un Manual de Créditos y Cobranzas mejorara la liquidez de LANCACAO S.A.

Variable independiente.

Manual de Créditos y Cobranza

Variable dependiente.

Liquidez de LANCACAO S.A.

 11

Matriz de consistencia.

Tabla 1Matriz de consistencia

Problema Objetivos Hipótesis Variables

Problema General: Objetivo General: Si se diseña un Variable

¿Cómo Diseñar un Diseñar de Manual de Manual de Independiente:
Manual de Créditos y Créditos y Cobranzas para Créditos y Manual de
Cobranza para mejorar mejorar liquidez de Cobranzas Créditos y
liquidez de LANCACAO LANCACAO S.A. mejorara la Cobranza
S.A.? liquidez de Variable
Problemas Específicos: Objetivos Específicos: LANCACAO Dependiente:
¿Cuál es la situación 1. Analizar situación S.A. Liquidez de
económica, financiera económica, financiera de LANCACAO S.A.
por la cual atraviesa la la empresa LANCACAO
empresa LANCACAO S.A. correspondiente al
S.A. correspondiente al periodo 2015-2017 a
periodo 2015-2018? través de herramientas
financieras.
¿Cuáles son los
procedimientos de 2. Identificar los
control interno de la procedimientos de control
administración a cuentas interno de la
por cobrar de administración a la cuenta
LANCACAO S.A.? por cobrar de
LANCACAO S.A.
¿Cómo elaborar un
Manual de Créditos y 3. Elaborar un Manual
Cobranzas para disminuir de Créditos y Cobranzas
el periodo de cobranza de para disminuir el periodo
LANCACAO S.A.? de cobranza de
LANCACAO S.A.?
 12

Marco Referencial

Bases Teóricas

Norma Internacional de Contabilidad 41 Agricultura

Según el “Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad” el objetivo de la NIC 41 es

prescribir el tratamiento contable, la presentación en los estados financieros y la información a

revelar en relación con la actividad agrícola. Siempre que se encuentre relacionado con la

actividad agrícola:

 activos biológicos;

 productos agrícolas en el punto de su cosecha o recolección; y

 subvenciones del gobierno comprendidas en los párrafos 34 y 35

Norma Internacional de Auditoria 200 objetivos globales del auditor independiente y

realización de la auditoría de conformidad con las normas internacionales de auditoría

Según el “Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas” la NIA 200 tiene como objetivo

trata de las responsabilidades globales que tiene el auditor independiente cuando realiza una

auditoría de estados financieros de conformidad con las NIA. En particular, establece los

objetivos globales del auditor independiente y explica la naturaleza y el alcance de una auditoría

diseñada para permitir al auditor independiente alcanzar dichos objetivos.

Norma Internacional De Auditoria 210 acuerdo de los términos del encargo de auditoría

Según el “Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas” la NIA 210 acuerdo de los

términos del encargo de auditoría tiene como objetivo trata de las responsabilidades que tiene el

auditor al acordar los términos del encargo de auditoría con la dirección y, cuando proceda, con

los responsables del gobierno de la entidad. Ello incluye determinar si concurren ciertas

condiciones previas a la auditoría cuya responsabilidad corresponde a la dirección y, cuando

 13

proceda, a los responsables del gobierno de la entidad. La NIA 220[1] trata de los aspectos

relacionados con la aceptación del encargo que se encuentran bajo control del auditor.

Norma Internacional De Auditoría 230 documentación de auditoría

Según el “Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas” la NIA 230 documentación de

auditoría tiene como objetivo la responsabilidad que tiene el auditor de preparar la

documentación de auditoría correspondiente a una auditoría de estados financieros. En el anexo

se enumeran otras NIA que contienen requerimientos específicos de documentación y

orientaciones al respecto.

Norma Internacional De Auditoría 320 Importancia Relativa O Materialidad En La

Planificación Y Ejecución De La Auditoría

Según el “Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas” la NIA 320 importancia relativa

o materialidad en la planificación y ejecución de la auditoría tiene como objetivo la

responsabilidad que tiene el auditor de aplicar el concepto de importancia relativa en la

planificación y ejecución de una auditoría de estados financieros. La NIA 450 explica el modo de

aplicar la importancia relativa para evaluar el efecto de las incorrecciones identificadas sobre la

auditoría y, en su caso, de las incorrecciones no corregidas sobre los estados financieros.

COSO I

Según las “Normas Generales de Control Interno” estable que el control interno es un proceso

efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de

proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de

las siguientes categorías:

 Eficacia y eficiencia de las operaciones

 Confiabilidad de la información financiera

 14

 Cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas que sean aplicables

Marco Conceptual

Sector agrícola: es una actividad productora o primaria que obtiene materias primas de origen

vegetal a través del cultivo. Se trata de una de las actividades económicas más importantes del

medio rural. Junto con el sector ganadero o pecuario, el sector agrícola forma parte del sector

agropecuario (Aurerio Gonzalez, 2017)

Crédito: Se denomina crédito a la cantidad de dinero que presta un banco, caja de ahorro y/o

persona que debe de ser devuelta en un tiempo determinado bajo las condiciones pactadas.

(Aurerio Gonzalez, 2017)

Organigrama: es un esquema donde se representa gráficamente la estructura organizacional,

las jerarquías, relaciones y a veces hasta las funciones de los departamentos de un ente, empresa

u organismo público. (Aurerio Gonzalez, 2017)

Análisis financiero: Es el estudio e interpretación de la información contable de una empresa

u organización con el fin de diagnosticar su situación actual y proyectar su desenvolvimiento

futuro. (Arias, 2015)

Apalancamiento: es una estrategia utilizada para aumentar las ganancias y pérdidas de una

inversión. Consiste en utilizar créditos, costes fijos o cualquier otra herramienta a la hora de

invertir que permita multiplicar la rentabilidad final de esa inversión, ya sea positiva o

negativamente. (Arias, 2015)

Endeudamiento: es una medida relativa (porcentual) que mide la proporción de la deuda

contra el total de recursos con los que cuenta la empresa; se entiende entonces que, si este total
 15

se representa por el 100%, la diferencia es la proporción que mantiene el capital contable dentro

de la estructura. (Soyconta, 2013)

Rentabilidad: Hace referencia a los beneficios que se han obtenido o se pueden obtener de

una inversión que hemos realizado previamente. (Arias, 2015).

Estados Financieros: Son un espejo de la contabilidad de una empresa. Reflejan las

actividades económicas que se realizan en un determinado período. (Arias, 2015)

Manual: Libro o folleto en el cual se recogen los aspectos básicos, esenciales de una

materia. Así, los manuales nos permiten comprender mejor el funcionamiento de algo, o acceder,

de manera ordenada y concisa, al conocimiento algún tema o materia. (Aurerio Gonzalez, 2017)

Actividades de control: Medidas y procedimientos que ayudan a asegurar que las directrices

marcadas por la dirección se llevan a cabo. Las actividades de control son un componente del

control interno. (NIA 200, 2013)

Control interno: proceso diseñado, implementado y mantenido por los responsables del

gobierno de la entidad, la dirección y otro personal, con la finalidad de proporcionar una

seguridad razonable sobre la consecución de los objetivos de la entidad relativos a la fiabilidad

de la información financiera, la eficacia y eficiencia de las operaciones, así como sobre el

cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables. El término "controles" se

refiere a cualquier aspecto relativo a uno o más componentes del control interno. (NIA 315,

2013)

Importancia relativa o materialidad para la ejecución del trabajo * - La cifra o cifras

determinadas por el auditor, por debajo del nivel de la importancia relativa establecida para los

estados financieros en su conjunto, al objeto de reducir a un nivel adecuadamente bajo la

 16

probabilidad de que la suma de las incorrecciones no corregidas y no detectadas supere la

importancia relativa determinada para los estados financieros en su conjunto. (NIA 320, 2013)

Juicio profesional: Aplicación de la formación práctica, el conocimiento y la experiencia

relevantes, en el contexto de las normas de auditoría, contabilidad y ética, para la toma de

decisiones informadas acerca del curso de acción adecuado en función de las circunstancias del

encargo de auditoría. (NIA 200, 2013)

Riesgo de auditoría: Riesgo de que el auditor exprese una opinión de auditoría inadecuada

cuando los estados financieros contienen incorrecciones materiales. El riesgo de auditoría es una

función del riesgo de incorrección material y del riesgo de detección (NIA 200, 2013)

Marco Contextual

Sector cacaotero.

La actividad agrícola dedicada al cultivo de cacao tiene una historia relevante en la economía

nacional. Según estudios realizados la producción anual supera las 100,000 TM en una superficie

aproximada de 400,000 has, y que casi alrededor de 100000 familias están vinculadas a este tipo

de cultivos. Las exportaciones de cacao en grano y semielaborados de cacao durante el 2007

generaron para la economía un valor superior a los 220 millones de dólares, representando el 4%

de las exportaciones no petroleras del país. La producción de cacao aporta al PIB agropecuario

en alrededor del 7% y con el 0.40% del PIB total. Se considera al Ecuador como uno de los

países con mayor producción de cacao, con un 60% de la producción total de cacao fino de

aroma en el mundo.

Reseña de la compañía.

Agrícolas cacao LANCACAO S.A. es una empresa dedicada entre sus actividades principales

a la producción, venta y comercialización de cacao en el Ecuador, fue constituida como

 17

compañía mediante escritura pública el 20 de Julio del 2010 e inscrita en el registro mercantil el

22 de noviembre del 2010, su número de RUC es 0992700084001, se encuentra actualmente

ubicada en la provincia del Guayas, en la ciudad de Guayaquil, entre Chile y Luque con un total

de 25 trabajadores que en conjunto llevan a cabo las actividades de la empresa.

Ubicación geográfica.

Figura 2 Mapa de Agrícola LANCACAO S.A.

A continuación se describirán las dimensiones tanto estructurales como contextuales de la

empresa Agrícolas cacao LANCACAO S.A.

Dimensiones estructurales.

Formalización.

Agrícolas cacao LANCACAO S.A. es una empresa que se encuentra formalmente

constituida como compañía mediante escritura pública el 20 de julio del 2010 e inscrita en el

registro mercantil el 22 de Noviembre del mismo año.

 18

Para el año 2017 la nómina de accionistas está compuesta de la siguiente manera:

Tabla 2 Nombre de accionistas de "LANCACAO S.A”

Nombre Nacionalidad Valor

Agrícola Cacao Colcutec S.A. Ecuador $ 1,00

American Cocoa Production Company Estados Unidos $ 339.199,00

Misión y visión.

Agrícolas cacao LANCACAO S.A. actualmente no tiene establecida la misión y visión de la

empresa, por lo cual en la propuesta del presente proyecto se pretende gestionar los lineamientos

bases para el diseño de acuerdo al giro del negocio.

Centralización.

Cada miembro de la compañía Agrícolas cacao LANCACAO S.A. tiene establecido su rol de

trabajo y las funciones o actividades a realizar, por lo tanto, los altos mandos tienen la facilidad

de centralización en cuanto a la autoridad para la toma de decisiones.

Profesionalismo.

Los trabajadores de Agrícolas cacao LANCACAO S.A. manejan un nivel de profesionalismo

que va de acorde a las actividades que se realizan en la entidad, es decir, que poseen un buen

nivel de educación y capacitación para ocupar puestos en la organización, tomando en cuenta el

buen manejo de la ética en sus actividades diarias a realizar. Al ser una pequeña empresa

Agrícolas cacao LANCACAO S.A. muestra como parte fundamental la obtención de estas dos

cualidades que permiten que se desarrollen con total normalidad las operaciones de la empresa.
 19

Jerarquía de autoridad.

Organigrama.

Agrícolas cacao LANCACAO S.A. actualmente no tiene establecido el organigrama de la

empresa, sin embargo, en la propuesta del presente proyecto se pretende gestionar los

lineamientos bases para el diseño de acuerdo a las necesidades del negocio.

Especialización.

Por ser una compañía pequeña las tareas organizacionales de Agrícolas cacao LANCACAO

S.A. se encuentran debidamente establecidas, gracias a los parámetros y la buena segregación de

funciones que se desempeña en la dentro de empresa.

Dimensiones contextuales.

Tamaño.

Agrícolas cacao LANCACAO S.A. es una empresa dedicada a la producción, venta y

comercialización de cacao en el Ecuador, actualmente cuenta con 25 trabajadores, para el año

2017 según sus estados financieros el activo suma un total de $4204435.94 y sus ingresos por

actividades ordinarias suman un total de $180570.92.

Entorno.

Agrícolas cacao LANCACAO S.A. al ser una pequeña empresa su entorno competitivo se

encuentra en constante movimiento ya que líderes en el mercado constituyen parte principal para

los consumidores en cuanto a la obtención de sus productos de acuerdo a las necesidades. Entre

las principales empresas cacaoteras en el Ecuador se encuentran las siguientes:

La empresa “ECO-KAKAO “exportan el mejor cacao ecuatoriano fino de aroma y sus

derivados al mundo, fomentando el comercio justo con los pequeños productores y comerciantes,

e integrando toda la cadena agro-productiva del cacao con los mercados internacionales, con
 20

altos estándares de calidad y responsabilidad con el recurso humano de la empresa y cuidado del

medio ambiente. ECO-KAKAO está desarrollando proyectos de sostenibilidad como Aurora

QTS para apoyar al sector productivo. Sin embargo, los retos superan la capacidad de una sola

empresa, y hace falta la articulación de otras entidades publico/privadas, que EcoKakao viene

implementado y liderando en el sector cacaotero ecuatoriano. (La Nueva Casa Del Cacao S.A,

2018)

La empresa “COFINA” es reconocida por la experiencia en la cadena productiva e

industrialización del cacao. Gracias a la buena aceptación, de la calidad del producto en el

mercado internacional, su crecimiento se fortaleció a partir del año 2010 a través de las

exportaciones de semielaborados de cacao, obtenidos en su planta procesadora. Ofreciendo así

una nueva gama de productos como lo son: Licor de cacao, Manteca de cacao, polvo de cacao y

NIBS. (La Nueva Casa Del Cacao S.A, 2018)

La empresa “LA NUEVA CASA DEL CACAO S.A” es una empresa familiar que desde 1950

se ha constituido en la comercializadora líder al servicio del agricultor cacaotero de la Zona Arriba

que comprende varias provincias del país, donde cada sector tiene sus características especiales de

sabor, lo que le permite obtener y exportar cacao de cualquier origen dentro del Ecuador también

cuenta productos certificados de calidad y compete en los mercados internacionales en todos los

niveles dando beneficio a la producción del cacao ecuatoriano. (La Nueva Casa Del Cacao S.A,

2018)

Cultura organizacional.

Al ser una pequeña empresa los trabajadores se encuentran involucrados en un buen

ambiente laboral con la capacidad de desarrollar sus actividades con normalidad. Agrícolas

cacao LANCACAO S.A. aun no tiene establecido los valores corporativos en la empresa pero la
 21

ética juega un papel fundamental en el desarrollo de las operaciones, sin embargo, en la

propuesta del presente proyecto se pretende gestionar los lineamientos bases para el diseño de

acuerdo a las actividades de la empresa.

Tabla 3: Dimensiones estructurales y contextuales

Dimensiones
Estructurales
Constituida como compañía el 20 de julio del 2010
Registro mercantil el 22 de Noviembre del 2010
Formalización
Nómina de accionistas
misión y visión (NO)
Centralización autoridad para la toma de decisiones
Profesionalismo educación y capacitación
Jerarquía de
Organigrama (NO)
autoridad
Especialización segregación de funciones
Contextuales
25 trabajadores
Tamaño activo $4204435.94
Ingresos por actividades ordinarias $180570.92.
Ecokakao
Entorno Cofina
Agrisanca
Cultura
organizacional Valores corporativos (NO)

Marco legal

Agrícolas Cacao LANCACAO. S.A., es una empresa fundada en la ciudad de Guayaquil en

el año 1993, dedicada a la elaboración de cacao, manteca, grasa y aceite de cacao en la ciudad de
 22

Guayaquil y que por sus actividades deberá presentar información a varios Organismos Estatales

como:

 Servicios de Rentas Internas;

 Municipio de Guayaquil;

 Superintendencia de Compañías;

 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social;

 Ministerio de Relaciones Laborales; y,

 H. Junta de Beneficencia de Guayaquil.

1. Cuando lo exijan las leyes, ordenanzas, reglamentos o las disposiciones de la respectiva

autoridad de la administración tributaria:

a) Inscribirse en los registros pertinentes, proporcionando los datos necesarios relativos a

su actividad; y, comunicar oportunamente los cambios que se operen;

b) Solicitar los permisos previos que fueren del caso;

c) Llevar los libros y registros contables relacionados con la correspondiente actividad

económica, en idioma castellano; anotar, en moneda de curso legal, sus operaciones o

transacciones y conservar tales libros y registros, mientras la obligación tributaria no

esté prescrita;

d) Presentar las declaraciones que correspondan;

e) Cumplir con los deberes específicos que la respectiva ley tributaria establezca.

2. Facilitar a los funcionarios autorizados las inspecciones o verificaciones, tendientes al

control o a la determinación del tributo.

 23

3. Exhibir a los funcionarios respectivos, las declaraciones, informes, libros y documentos

relacionados con los hechos generadores de obligaciones tributarias y formular las aclaraciones

que les fueren solicitadas.

4. Concurrir a las oficinas de la administración tributaria, cuando su presencia sea requerida

por autoridad competente. Por tanto deberá pagar impuestos con los siguientes entes estatales:

Superintendencia de Compañías, SRI, Ministerio de Trabajo, IESS y Municipios.

Obligaciones con la Superintendencia de Compañías.

Según lo establecido en la (Ley de Compañias, 1999), en el Art. 499 y en concordancia con su

Art. 3 del reglamento para la determinación y recaudación de contribuyentes societarias la

entidad deberá presentar la declaración de manera anual, estas contribuciones se fijaran

anualmente antes del 1 de agosto y deberá pagarla hasta el 30 de septiembre de cada año,

dependiendo la tabla establecida por la superintendencia de compañías, valores y seguros.

Obligaciones con el Servicio de Rentas Internas.

Según lo establecido en la (Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, 2004), en el Art. 2

y 8 establecen, los ingresos de fuentes ecuatorianas que servirán para el caculo del impuesto a la

renta, en el Art.9 se determina los ingresos que están exentos del impuesto, y en el Art. 10 se

establecen las deducciones que se realizan para determinar la base imponible sujeta a este

impuesto. Según el Art. 16. Y el Art. 56 del (Reglamento de Aplicación de la LORTI) Estable

que la base imponible está constituida por la totalidad de los ingresos ordinarios y

extraordinarios gravados con el impuesto, menos las devoluciones, descuentos, costos, gastos y

deducciones, imputables a tales ingresos. No serán deducibles los gastos y costos directamente

relacionados con la generación de ingresos exentos.

 24

(Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, 2004), en el Art. 10 que se trata de las

Deducciones nos dice que debemos provisionar el 1% anual de nuestras cuentas por cobrar

comerciales sin que esta provisión sobrepase el 10% de la cartera al cierre del ejercicio

económico. También nos indica que estas provisiones pueden variar de acuerdo al tipo de

empresa, pero todas estas deben estar reguladas por la Ley.

Metodología Aplicada

Técnicas de Investigación

Investigación de Descriptiva.

Según (Tamayo, 2012) en su libro “Proceso de Investigación Científica” indica que la

investigación descriptiva “comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la

naturaleza actual, y la composición o proceso de los fenómenos. El enfoque se hace sobre

conclusiones dominantes o sobre grupo de personas o cosas, se conduce o funciona en presente”

(p. 35). En la presente investigación se ejecutarán análisis a los estados financieros y a los datos

que se logren recolectar mediante otras técnicas, para conocer o diagnosticar las situaciones que

ocasionan el problema, determinando los aspectos más relevantes, aportando así ideas de

posibles soluciones para la mejora de la empresa en que se está analizando actualmente.

Investigación Cualitativa y Cuantitativa.

Según Tamayo (2012) “la investigación cualitativa estudia la realidad en su contexto natural,

tal como sucede, intentando sacar sentido de, o interpretar, los fenómenos de acuerdo con los

significados que tienen para las personas implicadas, mientras que la cuantitativa es el

procedimiento de decisión que pretende señalar, entre ciertas alternativas, usando magnitudes

numéricas” (p. 32), se tomará como referencia estas teorías, porque la presente investigación

estará basada en el estudio de los estados financieros que contiene información cuantitativa
 25

además de información cualitativa en sus notas, también de otras fuentes que permitirá conocer y

tener una referencia de la empresa en estudio con respecto a la información que brinda.

Métodos

Observación.

(José, 1968) Dice: “La observación es el método por el cual se establece una relación concreta

e intensiva entre el investigador y hecho social o los actores sociales, de los que se obtienen

datos que luego se sistematizan para desarrollar la investigación”

Se selecciona los estados financieros de los últimos tres periodos contables de la entidad, de

aquí se parte al estudio que consiste en observar y a su vez analizar el comportamiento o

variación de los resultados a través del historial de la entidad en estudio, de esta forma se puede

evaluar la situación tratando de conseguir indicios que ayudan a reconocer en un futuro los

antecedentes del problema de la empresa

Deductivo.

(Serrano & Nicolas, 2006) dice: “Es el razonamiento que, partiendo de casos particulares, se

eleva a conocimientos generales. Este método permite la formación de hipótesis, investigación

de leyes científicas, y las demostraciones. La inducción puede ser completa o incompleta”

Este método se aplica debido que en el área contable del cual se recopila la información, es de

suma importancia analizar a detalle cada variable, es decir, interpretar los resultados de cada

periodo y de esta manera descubrir indicios claros del posible problema de la entidad, además del

análisis de cada una de las áreas administrativas, de su proceso de control que de alguna manera

puede haber incidido en el posible inconveniente de la Agrícola Lancacao S.A.”.

 26

Comparativo.

(Foundation, 2010, pág. A38) En el Marco Conceptual para la Información Financiera en la

descripción de característica cualitativa de mejora de los estados financieros dice:

La comparabilidad es la característica cualitativa que permite a los usuarios identificar y

comprender similitudes y diferencias entre partidas. A diferencia de otras características

cualitativas, la comparabilidad no está relacionada con una única partida. Una comparación

requiere al menos dos partidas.

Debido a que se analizan los estados financieros desde tres periodos anteriores a la actualidad

se puede decir que se adopta un método comparativo, mediante el proceso de investigación se

compara entre periodos el comportamiento de la entidad, de esta forma identificar variables

importantes permiten asemejar de mejor manera el problema de la entidad, o a su vez permita

identificar indicios de posibles anomalías de la entidad.

Análisis de los Estados Financieros.

Según (Gitman, 2012) en su libro principios de la administración financiera indica que

“el análisis de estados financieros normalmente se refiere al cálculo de razones para evaluar el

funcionamiento pasado, presente y proyectado de la empresa, el análisis de razones es la forma

más usual de análisis financiero. Ofrece las medidas relativas al funcionamiento de la empresa”

(p. 52) se emplea esta técnica porque es necesario el análisis de los estados financieros de la

empresa Agrícola Lancacao S.A para diagnosticar el desempeño y perspectivas de la entidad con

el fin conocer la situación económica actual de la empresa.

Análisis Horizontal y Vertical.

Según Jae K. Shim y Joel G. Siegel (2013) “El Análisis Vertical sirve para poner en evidencia

la estructura interna de la empresa, también permite la evaluación interna y se valora la situación

 27

de la empresa, mientras que el Análisis Horizontal se realiza con Estados Financieros de

diferentes periodos, quiere decir de diferentes años y se examina la tendencia que tienen las

cuentas en el transcurso del tiempo” (p. 28). Se ejecutará un análisis los estados financieros de la

empresa Agrícola LANCACAO S.A correspondiente a un período determinado además de una

comparación en el tiempo de los mismos.

Análisis Estadísticos.

Según Murria R. Spiegel (2012) define al análisis estadístico como “El conjunto de los

métodos que se utilizan para medir las características de la información, para resumir los valores

individuales, y para analizar los datos a fin de extraerles el máximo de información, es lo que se

llama métodos estadísticos” (p. 32). Se considera esta técnica ya que permite recoger, organizar,

resumir y analizar datos es lo que se hará mediante la tendencia y poder calcular ventas

aproximadas para los periodos a proyectar, así como para sacar conclusiones válidas basadas en

los resultados y comprobar si las estrategias plateadas son de utilidad.

Proyecciones de los Estados Financieros.

Según Guillermo Gándara (2016) en su manual para el estudio y la construcción del futuro

indica que “Las técnicas de proyección contribuyen a la comprensión del contexto y sobre todo a

generar visiones estratégicas, a la par que sirven como herramientas diseñadas para la

identificación de futuros alternativos” (p. 56). Para la presente investigación se proyectará

estados de resultados de los siguientes periodos de la empresa Agrícola Lancacao S.A.

Instrumentos.

Para lograr el objetivo de estudio, se recurre también al empleo de instrumentos como

investigación de tipo documental debido a la recopilación de datos e información a partir del uso

de documentos como los estados financieros de la empresa “LANCACAO S.A.” los cuales son
 28

la fuente de información y estudio. Aunque no solo se han tomado en cuenta lo estados

financieros si no también han sido objeto de estudio ratios o indicadores financieros, uso de

escenarios, cuestionario, determinación Porcentual y gráficos estadísticos para así realizar una

correcta recolecta, para analizar así de una manera veraz y efectiva lo que acontece en dicha

empresa y obtener de esta manera una información coherente, para determinar así el apropiado

diseño de un Manual de Créditos y Cobranzas para mejorar la liquidez de la empresa

“LANCACAO S.A.”

Ratios o Indicadores Financieros.

Según Adrián Manuel Coello (2015) indica que los ratios, razones o indicadores financieros

son coeficientes o razones que proporcionan unidades contables y financieras de medida y

comparación, a través de las cuales, las relaciones entre sí de dos datos financieros directos

permiten analizar el estado actual o pasado de una organización.

Uso de Escenarios.

Según Kanh y Wiener (2013) en su libro “El uso de los escenarios” definen a los de

escenarios como “Una secuencia hipotética de sucesos construida con el objeto de centrar la

atención en proceso causales y centros de decisión” (p. 39). Los escenarios es la combinación de

cada posibilidad de los diferentes factores por esto es importante plantearse escenarios futuros ya

que es una buena forma de tomar decisiones y elaborar tácticas además de la evaluación de

riesgos potenciales, planeación de estrategias, aprendizaje organizacional por este motivo es de

gran importancia desarrollarlo en el presente caso se ejecutaran escenarios normales, pesimistas

y optimistas en los periodos 2017-2018 con el objetivo de que la empresa esté preparada para

cualquier evento que se presente en algún fututo.

 29

Cuestionario.

Según Nova (2015) presenta que “un cuestionario de control interno es un documento que un

auditor les proporciona a los empleados de una empresa antes de realizar una auditoría, es útil

para determinar en qué áreas la auditoría debe centrarse” (p. 28). Mediante este cuestionario se

sabe si la empresa está manteniendo un registro exacto en general. Por lo tanto, se llevará a cabo

la realización de cuestionarios de control interno referente al tema que se tratará en la presente

investigación y para lo cual se tomará algunos criterios básicos relacionados a la organización

para obtener, analizar e interpretar los datos.

Determinación Porcentual.

Según Fundéu (2014) indica que “Determinación Porcentual es una forma de comparar

cantidades, es una unidad de referencia que relaciona una magnitud con el todo que le

corresponde, considerando como unidad la centésima parte del todo” (p. 46). La obtención y el

procesamiento de datos estadísticos en este caso los porcentuales son tareas muy importantes

para la toma de decisiones en diversos ámbitos para el presente caso a la comparación de las

cuentas de los estados financieros.

Gráficos Estadísticos.

Según Díaz, Contreras y Roa (2013) indican que comprensión de gráficos estadísticos es una

parte importante del sentido estadístico la describen como unión de la cultura y el razonamiento

estadístico. Esta comprensión es también fundamental en la organización, descripción y análisis

de datos, al facilitar la obtención de nueva información oculta en los datos brutos, al cambiar la

forma de representarlos.
 30

Papeles de trabajo.

Documentación de auditoría: registro de los procedimientos de auditoría aplicados, de la

evidencia pertinente de auditoría obtenida y de las conclusiones alcanzadas por el auditor (a

veces se utiliza como sinónimo el término "papeles de trabajo").

Cedulas Sumarias: Son aquellas que contienen el primer análisis de los datos relativos a uno

de los renglones de la hoja de trabajo y sirven como nexo entre estas y las cedulas de análisis o

comprobación.

Cedulas Analítica o de Comprobación: En estas cedulas se detallan los rubros contenidos en

las cedulas sumarias y la comprobación de los datos.

Análisis de los resultados

A través del conocimiento externo del negocio se evidencia las principales actividades que

realiza la empresa agrícola cacao LANCACO S.A., su composición accionaria y el sector donde

realiza sus operaciones, así como las obligaciones que tiene con los entes reguladores. (En el

cual se puede visualizar en el apéndice A). Mediante la aplicación del cuestionario de control

interno en la administración de crédito y cobranza, ubicado en el apéndice B, se determina que la

entidad, no lleva un adecuado control, debido a que los procedimientos y la estructura

organizacional no están bien definidos, porque no existe una adecuada formalización en sus

procesos de crédito y cobranza lo que ocasione que la entidad no recupere la cartera de manera

eficiente.

A través de los instrumentos de auditoria realizados a los estados financieros como son:

análisis de importancia relativa dentro de los estados financieros, cédulas sumaria, analítica, y

sub-analíticas ubicados respectivamente en el apéndice C y D, permiten conocer las variaciones

que se presentan en cada periodo en las distintas cuentas que tienen mayor relevancia dentro de
 31

los mismos y su evolución al paso de los años. Además de esto los ratios financieros permitirán

evaluar de manera más clara y eficiente la variación de las cuentas más representativas.

Análisis de Ratios Financieros.

Ratios de liquidez
$3.32 $3.30

$1.71 $1.70

$0.70 $0.69

2015 2016 2017

LIQUIDEZ CORRIENTE PRUEBA ACIDA

Figura 3 Ratios de Liquidez y Prueba Ácida

Capital de trabajo neto

$96,254.00

$61,761.00

$33,003.00

2015 2016 2017

Figura 4 Ratios de Capital de Trabajo Neto

Los indicadores de liquidez la empresa LANCACAO S.A. muestran cierta estabilidad en los

dos últimos años analizados al momento de cubrir sus deudas por medio de los activos corrientes

pero esto se debe al alto crecimiento de las cuentas y documentos por cobrar ya que representa el

79% dentro de los activos corrientes dentro del 2016, la misma que posee una transición entre los
 32

años 2015 y 2016 del 67.32% debido a que las ventas aumentaron un 50.26% más que el año

anterior, haciendo que la entidad muestre solidez para cubrir sus deudas.

La prueba ácida indica con mayor precisión las disponibilidades inmediatas para el pago de

deudas a corto plazo, descontando o sin recurrir a los inventarios; ésta razón no varía

significativamente pues apenas existe una diferencia de $0.01 frente a la liquidez corriente en el

año 2015 debido a que los inventarios con los que cuenta la empresa apenas representan el

1.09% de los activos corrientes para ese mismo año.

El índice financiero de capital de trabajo neto muestra durante el primer año analizado 2015

un valor negativo de $33,003.00 esto es debido a que los pasivos corrientes son mayores que los

activos corrientes, concentrándose específicamente en el rubro de cuentas y documentos por

pagar representado por el 82,69% del total de pasivo corriente. Como se demuestra en el

indicador de liquidez corriente del periodo 2015 donde la empresa no puede cubrir el cien por

ciento de las deudas contraídas a corto plazo, evidenciando que por cada dólar que adeuda la

empresa, la misma solo puede cubrir $0.70 de la deuda.

El incremento en la variación de este indicador financiero para el año 2016 con respeto al

periodo 2015 es del 392%, este aumento es posible ya que las cuentas y documentos por cobrar

crecen gracias a las ventas que se generaron el mismo año como se lo detalla en los ratios de

liquidez además de la reducción de las cuentas y documentos por pagar de $91,313.00 para el

año 2015 a $4,261.00 en el periodo 2016 lo que representa una disminución de -95.33% entre los

dos años, debido a que se inyecta el dinero que se encontraba en la cuenta patrimonial aporte

para futuras capitalizaciones (2015) en las cuentas y documentos por pagar (2016) esto ayuda a

cubrir el déficit generado dentro de este periodo.

 33

Ratios de Gestión

280
252 245

0.28 9 1
A. CUENTAS POR COBRAR A. CUENTAS POR PAGAR
2015 252 0.28
2016 280 9
2017 245 1

2015 2016 2017

Figura 5 Ratios de Gestión

La diferencia del tiempo que tarda la empresa LanCacao S.A. en recuperar su cartera frente al

tiempo que se toma al pagar sus deudas es notablemente alta, ya que en el año 2015 se da a los

clientes un plazo de hasta 252 días para realizar sus pagos mientras que se cancela la deuda en

menos de un día, para el período del 2016 la empresa otorga 280 días para el cobro a sus clientes

siendo el año en que más tiempo se le da a los mismos para cancelar y el tiempo para cancelar a

los proveedores de la entidad es tan solo de 9 días.

La diferencia de 28 días que se muestra del año 2016 es debido al aumento en las ventas en un

50,26% con respecto al periodo anterior lo que representa un aumento de $47702, por lo tanto la

entidad extendió el plazo de crédito a los clientes; esto se debe a que la empresa no ha

establecido políticas de créditos y cobranzas además de ser una medida para mantener la

fidelidad de sus clientes, para efectos de los pagos generados entre 2015 y 2016 la empresa los

gestiona haciendo uso del dinero que reposa en la cuenta “aporte para futuras capitalizaciones”

quien respalda las deudas de la misma.

 34

Ratios de endeudamiento

90.07% 89.90%

75.01%

21.72%
3.27% 1.08% 2.06% 8.85% 8.04%
E. CORTO PLAZO E. LARGO PLAZO A. PATRIMONIAL
2015 3.27% 75.01% 21.72%
2016 1.08% 90.07% 8.85%
2017 2.06% 89.90% 8.04%

2015 2016 2017

Figura 6 Ratios de Endeudamiento

La razón de apalancamiento patrimonial muestra que tan comprometido está el patrimonio de

una empresa para solventar sus activos totales, se muestra un valor del 21.72% para el año 2015,

en el 2016 disminuye a un 8.85% esto se debe a que la empresa tuvo una reducción del

patrimonio en 53.65% en el año 2016 en comparación con el periodo anterior, ya que los aportes

para futuras capitalizaciones fueron utilizados para cubrir parte de las cuentas y documentos por

pagar.

El ratio de endeudamiento a corto plazo muestra que tan endeudado está el activo en relación

a las obligaciones a corto plazo, se presenta en un 3.27% en el año 2015, para el periodo del

2016 un 1.08%, mientras para el año del 2017 un 2,06%. Lo que resume que la empresa está en

un rango aceptable de endeudamiento a corto plazo con tendencia decreciente, a pesar de que en

el último año este ratio presentó una variación del 91% ya que a pesar de que los pasivos

corrientes aumentaron en un $46,014.00 en 2017 estos no representan mayor significancia frente

a los activos totales valorados en $4, 240,714.00.

 35

El indicador de endeudamiento a largo plazo presenta un valor para el período del 2015 de

75%, en el período del 2016 en 90.07% y para el año del 2017 en 89.90%. Ya que las deudas se

concentran en los préstamos y cuentas por pagar a largo plazo pero las mismas son clasificadas

como relacionadas lo que significa que dichas deudas no son adquiridas con terceros sino con

empresas vinculadas a los mismos accionistas.

Propuesta

Tema:

Diseño de manual de crédito y cobranza para la empresa Agrícolas cacao “LANCACAO

S.A.”.

Introducción

Se plantea a la empresa Agrícolas cacao “LANCACAO S.A.” un Manual de procedimientos

y políticas, enfocado a las necesidades actuales, a través de diferentes controles, los cuales tienen

como objetivo mejorar la gestión de los créditos y las cobranzas, permitiendo minimizar los

errores, mejorar la productividad y la eficiencia de la empresa.

El análisis efectuado a los resultados obtenidos mediante los estados financieros, mostraron

que la Agrícola cacao “LANCACAO S.A.” considera necesario un Manual de Políticas y

Procedimientos para el desarrollo de su gestión, que les permita continuar con las actividades de

acuerdo a los procedimientos eficientes como otorgar créditos y la recuperación de la cartera

mediante una cobranza efectiva.

Justificación

Los resultados de la investigación de la empresa Agrícolas cacao “LANCACAO S.A.”

presentan diversos inconvenientes en su gestión, debido a que no existen políticas para la

correcta administración de los créditos y sin duda que se garantice la recuperación de la

 36

inversión. Es necesario la implementación de políticas y procedimientos, para mantener un

control financiero eficiente sobre los créditos otorgados y los cobros pendientes. De una buena

política de crédito y de un buen proceso de cobro alcanzara una cartera sana.

Objetivos

Objetivo General

Diseñar Manual de Créditos y Cobranza para la empresa Agrícolas “LANCACAO S.A.”

Objetivos Específicos

 Evaluar la administración de crédito y cobranza de la empresa Agrícolas LANCACAO

S.A.

 Establecer organigrama, misión y visión y las responsabilidades de los puestos de créditos

y cobranzas respectivamente, dentro de la empresa Agrícolas LANCACAO S.A.

 Elaborar un manual de créditos y cobranzas para la empresa Agrícolas LANCACAO S.A.

Fundamentación de la Propuesta

Las cuentas por cobrar se perciben de las ventas al crédito y representan un instrumento

importante en la función financiera de una empresa, el monto del total de las ventas a crédito y

los cobros de las cuentas pendientes, comprende las deudas que contraen sus clientes cuando

estos compran bienes y servicios. De un buen manual de crédito y cobranza, que garantice su

aplicabilidad, dependerá la contribución de las cuentas por cobrar a la provisión de fondos y

mantener un control eficiente sobre los créditos.

Misión y Visión propuesta

La misión y visión propuesta para Agrícola Cacao “LANCACAO S.A.” va acorde a las

necesidades, metas y objetivos que pretende alcanzar la entidad, involucrando directamente las
 37

actividades que realiza la empresa, los clientes o consumidores que se encuentran inmersas en

ella.

Misión

Satisfacer las necesidades de nuestros consumidores y mejorar el nivel de vida de nuestros

clientes ofreciéndoles productos de calidad, mediante la producción, transformación y

exportación de productos agrícolas. A la vez contribuir con el desarrollo de nuestros

colaboradores, proveedores, distribuidores y país

Visión

Ser una empresa productora y comercializadora de productos agrícolas, agroindustriales y

acuícola, líder en el mercado nacional e internacional, que se caracterice por el cumplimiento de

estándares de calidad, innovación constante de nuestros procesos y protección del medio

ambiente, manteniendo la alta vocación de servicio, honestidad, trabajo en equipo y

responsabilidad para satisfacer las necesidades de nuestros clientes

Valores corporativos propuestos

Los valores corporativos propuestos para Agrícolas “LANCACAO S.A.”, van acorde a las

actividades que se realizan en la empresa, una buena distinción de valores corporativos establece

un buen ambiente laboral y desempeño de las actividades manifestando seguridad a los clientes y

una mejora continua a los procesos y mecanismos en la entidad.

 Honestidad: Actuar con transparencia logrando ganar una mayor confianza con nuestros

clientes, colaboradores y comunidad.

 Compromiso: Estamos comprometidos con el medio ambiente y nuestro entorno para la

generación de trabajo y sostenibilidad, trabajando a diario para el mejoramiento continuo.

 Generosidad: Brindar de la mejor manera nuestras riquezas usando de manera racional

 38

los recursos de la empresa.

 Innovación: Nos caracterizamos por trabajar de una manera diferente, única e inigualable,

ya que nos atrevemos a hacer cosas que nadie ha hecho antes.

Estructura organizacional propuesta

La estructura orgánica propuesta para Agrícolas cacao “LANCACAO S.A.”, va acorde a las

actividades, organizándolas en funciones específicas, ya que cada uno de los niveles jerárquicos

que forman parte de este organigrama están estructurados de acuerdo con las necesidades de la

empresa, por tal razón es importante la elaboración de un manual describiendo el perfil de cada

cargo indicando sus deberes, obligaciones y responsabilidades.

AGRÍCOLAS CACAO “LANCACAO S.A.”

Organigrama estructural

Gerente
general

Departamento Departamento Departamento

de Ventas Administrativo Financiero

Talento Jefe de
Vendedores Contabilidad Jefe de créditos
humano cobranzas

Recaudadores

Figura 7 Organigrama Agrícolas LANCACAO S.A.

Manual de créditos y cobranzas propuesto

Una vez evaluada la situación financiera de la empresa Agrícolas cacao “LANCACAO S.A.”

he identificados los problemas en la gestión de crédito y cobranza, se propone el diseño de un

 39

manual, donde se establecen los procedimientos y las políticas que indicarán la una correcta

gestión del otorgamiento de créditos y pronta recuperación de cartera con el fin de mejorar la

liquidez de la entidad. Este manual se puede visualizar en el Anexo F donde se especifican todos

los procedimientos, características y demás que se consideran necesarios para esta actividad.

Conclusiones

Mediante el análisis financiero y la evaluación de control interno en la Agrícola

“LANCACAO S.A” se pudo evidenciar que la misma se encuentra en una situación inestable por

la falta de control en sus procesos administrativos de crédito y cobranza provocando dificultades

en sus operaciones; por lo tanto, Se deberá tomar las medidas correctivas respecto a las

deficiencias en la gestión de crédito y cobranza. Agrícola “LANCACAO S.A” deberá considerar

todo el análisis realizado en el presente trabajo puesto que de esta manera podrá tomar las

decisiones más adecuadas, y continuar con sus actividades económicas de forma eficiente, para

ello es importante contar con un manual de políticas y procedimientos adecuado de crédito y

cobranza.
 40

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Investigacion Cientifica. Mexico: Limusa.

 42

Apéndice A

Conocimiento externo del negocio

AGRICOLA "LANCACAO S.A "

Verificacion de informe del comisario √
Verificacion de las prestaciones de políticas contables √
RUC 0992700084001
Razon Social Agricolas CACAO ''LANCACAO S.A.''
CIIU Operación Principal:C1073.11
Elaboracion de pructos
Actividad alimenticios.Elaboracion de cacao,
manteca, grasa y aceite de cacao.

Representante legal Cobeña Maldonado Freddy Eduardo.

Nombre del contador Layman Moyano Ana del Rocio
RUC del contador x
Agricola CACAO COCULTEC S.A.
Nomina de accionistas AMERICAN COCOA PRODUCTION
COMPANY, LLC.

Anexo accionistas participes, socios,

miembros del directorio y abministradores
Anexo accionistas , participes , socios,
Obligaciones con el SRI
miembros del directorio y administradores
anexo relacion de dependencia ,anexo
transaccional
Declaracionsimlificado
de retencion a la fuente
Declaracion mensual I.V.A
43
 44

Apéndice B

AGRICOLAS CACAO LANCACAO S.A.

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
AÑOS 2015-2016-2017
ACTIVOS 2015 A.V. 2016 A.V. A.H. 2017 A.V. A.H.
ACTIVOS CORRIENTES
Efectivo y equivalentes $ 10.200,00 0,30% $ 12.195,00 0,32% 19,56% $ 10.610,00 0,25% -13,00%
Cuentas y Documentos por cobrar $ 65.428,00 1,94% $ 109.475,00 2,85% 67,32% $ 121.083,00 2,86% 10,60%
Inventario $ 847,00 0,03% $ 682,00 0,02% $ 744,00 0,02% 0,00%
Activos por impuestos Corrientes $ 949,00 0,03% $ 15.379,00 0,40% 1520,55% $ 16.815,00 0,40% 9,34%
Total de activos corrientes $ 77.424,00 2,29% $ 137.731,00 3,59% 77,89% $ 149.252,00 3,52% 8,36%
ACTIVOS NO CORRIENTES
Activos biológicos $ 1.327.375,00 39,32% $ 1.651.181,00 42,99% 24,39% $ 1.759.041,00 41,48% 6,53%
Propiedad planta y quipo $ 1.035.333,00 30,67% $ 959.809,00 24,99% -7,29% $ 871.954,00 20,56% -9,15%
Gastos y pagos anticipados no corriente $ 936.098,00 27,73% $ 1.092.168,00 28,44% 16,67% $ 1.460.466,00 34,44% 33,72%
Otros derechos representativos de capital $ 1,00 0,00%
Total de activos no corrientes $ 3.298.806,00 97,71% $ 3.703.158,00 96,41% 12,26% $ 4.091.462,00 96,48% 10,49%
TOTAL DE ACTIVOS $ 3.376.230,00 100,00% $ 3.840.889,00 100,00% 13,76% $ 4.240.714,00 100,00% 10,41%

PASIVOS
PASIVOS CORRIENTES
Cuentas y Documentos por pagar $ 91.313,00 2,70% $ 4.261,00 0,11% -95,33% $ 41.705,00 0,98% 878,76%
Pasivos por Impuesto Corrientes $ 14.750,00 0,38% 0,00% $ 19.746,00 0,47% 33,87%
Otras Obligaciones Corrientes $ 19.114,00 0,57% $ 22.466,00 0,58% 17,54% $ 26.040,00 0,61% 15,91%
Total de pasivos corrientes $ 110.427,00 3,27% $ 41.477,00 1,08% -62,44% $ 87.491,00 2,06% 110,94%
PASIVOS NO CORRIENTES
Cuentas por Pagar Relacionadas $ 3.459.506,00 90,07% - $ 3.812.325,00 89,90% 10,20%
Prestamos por Pagar Relacionados $ 2.532.522,00 75,01% -100,00%
Total de pasivos no corrientes $ 2.532.522,00 75,01% $ 3.459.506,00 90,07% 36,60% $ 3.812.325,00 89,90% 10,20%
TOTAL DE PASIVOS $ 2.642.949,00 78,28% $ 3.500.983,00 91,15% 32,47% $ 3.899.816,00 91,96% 11,39%

PATRIMONIO
Capital social $ 339.200,00 10,05% $ 339.200,00 8,83% 0,00% $ 339.200,00 8,00% 0,00%
Aporte para futuras capitalizaciones $ 393.432,00 11,65% -100,00%
Reservas $ 65,00 0,00% $ 70,00 0,00% 7,69%
Resultados acumulados $ 584,00 0,02% $ 635,00 0,01% 8,73%
Resultados neto del Ejercicio $ 649,00 0,02% $ 57,00 0,00% -91,22% $ 993,00 0,02% 1642,11%
TOTAL DE PATRIMONIO $ 733.281,00 21,72% $ 339.906,00 8,85% -53,65% $ 340.898,00 8,04% 0,29%
TOTAL DE PASIVOS Y PATRIMONIO $ 3.376.230,00 100,00% $ 3.840.889,00 100,00% 13,76% $ 4.240.714,00 100,00% 10,41%
 45

AGRICOLAS CACAO LANCACAO S.A

Estado de Resultado Integral
Años 2015-2016-2017

2015 A.V. 2016 A.V. A.H. 2017 A.V. A.H.

Ingresos de actividades ordinarias $ 94.915,00 100,00% $ 142.617,00 100,00% 50,26% $ 180.571,00 100,00% 26,61%
(-) Costo de ventas $ 63.937,00 67,36% $ 90.919,00 63,75% 42,20% $ 126.378,00 69,99% 39,00%
= Ganancia bruta $ 30.978,00 32,64% $ 51.698,00 36,25% 66,89% $ 54.193,00 30,01% 4,83%

(-) Gastos de personal $ - $ - $ - 0,00%

(-) Gasto de administración y ventas $ - $ - $ - 0,00%
= Utilidad operacional $ 30.978,00 32,64% $ 51.698,00 36,25% 66,89% $ 54.193,00 30,01% 4,83%

Otros ingresos y gastos $ - $ - $ - 0,00%

(-) Gastos financieros $ - $ - $ - 0,00%
(-) Otros grastos $ - $ - $ - 0,00%
Otros ingresos $ - $ - $ 170,00 0,09%
0,00%
= Utilidad antes de impuesto a la renta $ 30.978,00 32,64% $ 51.698,00 36,25% 66,89% $ 54.363,00 30,11% 5,15%

(-) participacion de trabajadores en las utilidades $ 4.646,70 4,90% $ 7.754,70 5,44% 66,89% $ 8.154,45 4,52% 5,15%
(-) Impuesto a la Renta causado $ -183,00 0,19% $ -14.136,00 9,91% 7624,59% $ -13.766,00 7,62% -2,62%

= UTILIDAD / PERDIDAD DEL PERÍODO $ 26.148,30 27,55% $ 29.807,30 20,90% 13,99% $ 32.442,55 17,97% 8,84%

Liquidez corriente
Año Activo Corriente Pasivo Corriente Y ($) %
2015 $ 77.424,00 $ 110.427,00 0,701132875
2016 $ 137.731,00 $ 41.477,00 3,320659643 3,74
2017 $ 149.252,00 $ 87.491,00 1,705912608 -0,49

Prueba ácida
Año Activo Corriente Inventario Pasivo Corriente Y ($) %
2015 $ 77.424,00 $ 847,00 $ 110.427,00 0,69
2016 $ 137.731,00 $ 682,00 $ 41.477,00 3,30 3,76
2017 $ 149.252,00 $ 744,00 $ 87.491,00 1,70 -0,49

Capital de trabajo
Año Activo Corriente Pasivo Corriente Y ($) %
2015 $ 77.424,00 $ 110.427,00 - 33.003,00
2016 $ 137.731,00 $ 41.477,00 96.254,00 -3,92
2017 $ 149.252,00 $ 87.491,00 61.761,00 -0,36
 46

Apalancamiento Financiero
Año Activo total Patrimonio Y (%) %
2015 $ 3.376.230,00 $ 733.281,00 21,7189291
2016 $ 3.840.889,00 $ 339.906,00 8,849669959 -0,59
2017 $ 4.240.714,00 $ 340.898,00 8,038693484 -0,09

Endeudamiento del activo

Año Activo total Pasivo total Y (%) %
2015 $ 3.376.230,00 $ 2.642.949,00 78,2810709
2016 $ 3.840.889,00 $ 3.500.983,00 91,15033004 0,16
2017 $ 4.240.714,00 $ 3.899.816,00 91,96130652 0,01

Endeudamiento corto plazo

Año Activo total Pasivo corriente Y (%) %
2015 $ 3.376.230,00 $ 110.427,00 3,270719116
2016 $ 3.840.889,00 $ 41.477,00 1,079880205 -0,67
2017 $ 4.240.714,00 $ 87.491,00 2,06311956 0,91

Endeudamiento a largo plazo

Año Activo total Pasivo no corriente Y (%) %
2015 $ 3.376.230,00 $ 2.532.522,00 75,01035178
2016 $ 3.840.889,00 $ 3.459.506,00 90,07044984 0,20
2017 $ 4.240.714,00 $ 3.812.325,00 89,89818696 0,00

Antigüedad de las cuentas por cobrar

Año Cuentas por cobrar Ventas Y (días) %
2015 $ 65.428,00 $ 94.915,00 251,61
2016 $ 109.475,00 $ 142.617,00 280,18 0,11
2017 $ 121.083,00 $ 180.571,00 244,75 -0,13

Rotación de cuentas por cobrar

Año Ventas a crédito Cuentas por cobrar Y (veces) %

2015 $ 56.949,00 $ 65.428,00 0,870407165

2016 $ 85.570,20 $ 109.475,00 0,781641471 -0,10
2017 $ 108.342,60 $ 121.083,00 0,894779614 0,14
 47

Antigüedad del inventario

Año Inventario Costo de Venta Y (días) %
2015 $ 847,00 $ 63.937,00 4,84
2016 $ 682,00 $ 90.919,00 2,74 -0,43
2017 $ 744,00 $ 126.378,00 2,15 -0,22

Rotación del inventario

Año Costo de Venta Inventarios Y (veces) %
2015 $ 63.937,00 $ 847,00 75,49
2016 $ 90.919,00 $ 682,00 133,31 0,77
2017 $ 126.378,00 $ 744,00 169,86 0,27

Antigüedad de las cuentas por pagar

Año Cuentas por pagar (proveedores) Compras Y (veces) %
2015 $ 91.313,00 $ 25.574,80 0,28
2016 $ 4.261,00 $ 36.367,60 8,53 29,47
2017 $ 41.705,00 $ 50.551,20 1,21 -0,86

Rotación del activo total

Año Ventas Activo Total Y (veces) %
2015 $ 94.915,00 $ 3.376.230,00 0,03
2016 $ 142.617,00 $ 3.840.889,00 0,04 0,32
2017 $ 180.571,00 $ 4.240.714,00 0,04 0,15

Rotación de activos fijos

Año Ventas Activos Fijos Y (veces) %
2015 $ 94.915,00 $ 1.035.333,00 0,09
2016 $ 142.617,00 $ 959.809,00 0,15 0,62
2017 $ 180.571,00 $ 871.954,00 0,21 0,39

Rendimientos sobre los activos (RSA)

Año Utilidad neta Activo total Y (%) %
2015 $ 26.148,30 $ 3.376.230,00 0,774482189
2016 $ 29.807,30 $ 3.840.889,00 0,776052107 0,00
2017 $ 32.442,55 $ 4.240.714,00 0,765025654 -0,01
 48

Rendimiento sobre el patrimonio (RSP)

Año Utilidad neta Patrimonio Y ($) %
2015 $ 26.148,30 $ 733.281,00 3,565931751
2016 $ 29.807,30 $ 339.906,00 8,769277388 1,46
2017 $ 32.442,55 $ 340.898,00 9,516790946 0,09

Margen de utilidad neta

Año Utilidad neta Ventas Y (%) %
2015 $ 26.148,30 $ 94.915,00 27,54917558
2016 $ 29.807,30 $ 142.617,00 20,90024331 -0,24
2017 $ 32.442,55 $ 180.571,00 17,9666447 -0,14

Margen de utilidad bruta

Año Utilidad bruta Ventas Y (%) %
2015 $ 30.978,00 $ 94.915,00 32,63762314
2016 $ 51.698,00 $ 142.617,00 36,24953547 0,11
2017 $ 54.193,00 $ 180.571,00 30,01201743 -0,17

Apéndice C
Manual de créditos y
cobranzas
Guayaquil, 20 de agosto de 2018
18 páginas
6-1.06.001.18

1
 ELABORADO POR: Angie Giler
2
SUPERVISADO POR: Andres Baidal

AUTORIZADO POR: Nathaly Valencia

Índice
Introducción ............................................................................................................................... 4

Legislación o base legal ............................................................................................................. 4

Organigrama ............................................................................................................................... 5

Objetivos .................................................................................................................................... 5

Alcance ....................................................................................................................................... 5

Responsables de la gestión de Crédito y Cobranza .................................................................... 6

Descripción de puestos ........................................................................................................... 6

Identificación...................................................................................................................... 6

Relaciones de autoridad ..................................................................................................... 6

Funciones generales ........................................................................................................... 7

Funciones específicas. ........................................................................................................ 7

Responsabilidad ................................................................................................................. 8

Comunicación .................................................................................................................... 8

Especificaciones ................................................................................................................. 9

Procedimientos de Crédito ......................................................................................................... 9

Ejecución del procedimiento del Crédito ............................................................................. 10

Entrega de Documentación .................................................................................................. 10

Aprobación del Crédito ........................................................................................................ 10

 ELABORADO POR: Angie Giler
3
SUPERVISADO POR: Andres Baidal

AUTORIZADO POR: Nathaly Valencia

Flujo grama de procesos de

crédito ....................................................................................................................................... 10

Pasos a realizar en el proceso de otorgamiento de crédito a una empresa: ...................... 10

Flujograma de Crédito.......................................................................................................... 13

Procedimiento de Cobranza ..................................................................................................... 13

Ejecución del procedimiento de la cobranza ........................................................................ 14

Flujograma de Cobranzas ..................................................................................................... 16

Políticas de Crédito y Cobranza ............................................................................................... 16

Autorización de los créditos ................................................................................................. 17

Documentos para el Análisis del Crédito ............................................................................. 17

Créditos a Nuevos Clientes .............................................................................................. 17

Facturación ........................................................................................................................... 18

Reporte de Cobranza ............................................................................................................ 18

Seguimiento de la cartera ..................................................................................................... 18

Medios de pago ................................................................................................................ 19

Plazo de los Créditos ........................................................................................................ 19

Responsabilidades de las cuentas por cobrar ....................................................................... 19

Pronóstico de la Cobranza .................................................................................................... 19

Actualización de políticas .................................................................................................... 19

 ELABORADO POR: Angie Giler
4
SUPERVISADO POR: Andres Baidal

AUTORIZADO POR: Nathaly Valencia

Plan de Control ............................. 20

Introducción

El presente manual de políticas y procedimientos de créditos y cobranzas ha sido elaborado

con el propósito de brindar información en forma clara y precisa sobre los procesos internos que

actualmente se realizan para llevar a cabo el proceso completo de crédito y cobranza para el

desarrollo productivo del agrícola cacao “LANCACAO S.A”

Legislación o base legal

 Norma internacional de contabilidad 1

 Norma Internacional de Contabilidad 41

 Norma Internacional de Auditoria

 Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno

 ELABORADO POR: Angie Giler
5
SUPERVISADO POR: Andres Baidal

AUTORIZADO POR: Nathaly Valencia

Organigrama

Gerente
general

Departamento Departamento Departamento

de Ventas Administrativo Financiero

Talento Jefe de Jefe de

Vendedores Contabilidad
humano créditos cobranzas

Recaudadores

Objetivos

 Aplicar de manera eficiente los plazos y cupos de Créditos a los clientes, así

como la programación de la cobranza para la cartera de clientes.

 Implementar los lineamientos bajo los cuales se realizarán los créditos a los

clientes y las políticas aplicables a los cobros de estos.

 Elaborar los respectivos procedimientos de cobranza que disminuyan la

cartera vencida.

Alcance

Este manual de políticas es aplicable para el control de los créditos y las cobranzas, ya que la

administración estará encargada de la gestión de los procesos que se describirá para el

 ELABORADO POR: Angie Giler
6
SUPERVISADO POR: Andres Baidal

AUTORIZADO POR: Nathaly Valencia

cumplimiento de todos. Desde el

momento en que el cliente realiza su solicitud de línea hasta el momento en que se liquida la

deuda adquirida por el mismo.

Responsables de la gestión de Crédito y Cobranza

 Gerente general

 Jefe de crédito

 Jefe de cobranza

Descripción de puestos

Identificación

Número de plazas

 Gerente general: 1

 Jefe de crédito: 1

 Jefe de cobranza: 1

Ámbito de operación

 Gerente general: Administrativo.

 Jefe de crédito: Financiero.

 Jefe de cobranza: Financiero.

Relaciones de autoridad

Jefe inmediato

 Gerente general: Gobierno corporativo

 Jefe de crédito: Gerente general

 Jefe de cobranza: Gerente general

 ELABORADO POR: Angie Giler
7
SUPERVISADO POR: Andres Baidal

AUTORIZADO POR: Nathaly Valencia

Subordinados directos

 Gerente general: jefe de departamentos

 Jefe de crédito: Asistente de crédito

 Jefe de cobranza: Asistente de cobranza

Funciones generales

Gerente general

Es responsable de la organización, supervisión y control de la gestión de crédito y cobranza

en la empresa, además del correcto desempeño de las actividades.

Jefe de crédito

Es responsable por investigar y solicitar referencias de clientes para otorgamiento de cupos de

créditos.

Jefe de cobranza

Responsable por planificar, controlar y coordinar las estrategias de cobranzas a fin de

recaudar la mayor cantidad de valores vencidos de los clientes.

Funciones específicas.

Gerente general

 Revisión de políticas

 Revisión de procesos

 Control de los procesos

Jefe de créditos

 Analizar y verificar datos de clientes para aprobación de créditos solicitados.

 Mantener actualizado los datos de los clientes.

 ELABORADO POR: Angie Giler
8
SUPERVISADO POR: Andres Baidal

AUTORIZADO POR: Nathaly Valencia

Jefe de cobranzas

 Gestionar valores vencidos con los clientes.

 Cumplir y hacer cumplir los procedimientos estándares de trabajo con sus respectivas

normas y políticas.

Responsabilidad

Gerente General

 Organización, supervisión y coordinación de los procedimientos de créditos y cobranzas.

Jefe de crédito

 Otorgamiento de los créditos

 Coordinar con ventas las políticas de crédito

Jefe de cobranza

 Revisión de los pagos

 Programas de cobro

 Recuperación de la cartera

Comunicación

Gerente general

 Descendente

Jefe de créditos

 Ascendente y descendente
 ELABORADO POR: Angie Giler
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AUTORIZADO POR: Nathaly Valencia

Jefe de cobranzas

 Ascendente y descendente

Especificaciones

Conocimientos

 Jefe de créditos: Conocimientos básicos en otorgamiento de créditos y atención al

cliente.

 Jefe de cobranza: Conocimientos básicos en gestión de cobranza y pronta recuperación

de cartera.

Experiencia

 Jefe de créditos: Mínimo 2 años de experiencia en gestión de otorgamiento de créditos

 Jefe de cobranza: Mínimo 2 años de experiencia en gestión de recuperación de cartera.

Personalidad

 Jefe de créditos: Responsable, de carácter, selectivo, amable con los clientes y

constancia de ética profesional.

 Jefe de cobranza: Responsable, atento, rígido y constancia de ética profesional.

Procedimientos de Crédito

Se les otorgará el crédito que el jefe de la gestión de crédito estime sea el adecuado y se

respaldara con cheques y efectivo, a favor de Agrícolas cacao “LANCACAO S.A.”, los clientes

también pueden realizar depósitos a las cuentas bancarias que se indiquen por parte de la

empresa.
 ELABORADO POR: Angie Giler
1
SUPERVISADO POR: Andres Baidal 0

AUTORIZADO POR: Nathaly Valencia

Ejecución del procedimiento del

Crédito

 El jefe de crédito recepta las solicitudes de crédito, vía correo electrónico, como

personalmente puedan acercarse a las oficinas.

 El jefe de crédito le explica al cliente cuales son las políticas y le indica los documentos

requeridos para la aprobación del crédito.

 El jefe de crédito envía a la analista de crédito la información dada por el cliente, para

que sea verificada toda la información.

Entrega de Documentación

El cliente una vez entregado los documentos solicitados, el jefe de crédito en conjunto con el

analista de crédito realiza la verificación y análisis respectivos. Comunicando sobre las

novedades encontradas del cliente al jefe de la gestión y al gerente general.

Aprobación del Crédito

El gerente de la empresa aprueba el crédito, sobre el análisis entregado por el jefe de la

gestión de crédito

Flujo grama de procesos de crédito

A continuación, se presenta el proceso básico para otorgar crédito a un cliente. Cabe destacar

que es responsabilidad de la gestión de crédito, informar el resultado del proceso antes de otorgar

el crédito, mismo que debe ser realizado de forma oportuna, para agilitar la venta y brindar

seguridad a los intereses de la empresa.

Pasos a realizar en el proceso de otorgamiento de crédito a una empresa:

1. El vendedor asiste al cliente

 ELABORADO POR: Angie Giler
1
SUPERVISADO POR: Andres Baidal 1

AUTORIZADO POR: Nathaly Valencia

2. El cliente se muestra interesado

por la propuesta de venta del producto y solicita crédito, al mismo tiempo el vendedor

expone los requisitos para que reúna la documentación necesaria

3. El cliente llena la solicitud de crédito y adjunta documentación solicitada

4. El cliente entrega la siguiente documentación:

 Referencias comerciales

 Referencias bancarias

 Datos del negocio, balances, estados de resultados y comprobantes

5. El jefe de crédito recepta la documentación, si está incompleto se comunica

al cliente lo faltante

 Su historial y comportamiento en el tiempo

 Se evalúa si el cliente genera confianza y tiene un buen concepto

 Se analiza su estabilidad económica, niveles de endeudamiento y capacidad de

expansión.

 Se evalúa el nivel de solvencia para otorgar créditos y cupos

 Se evalúa los activos que posee el cliente

6. El jefe de crédito recepta la documentación y si está completa procede a

analizarla:

 El oficial de crédito evalúa el riesgo y:

 Si es de alto riesgo se niega el crédito y se comunica al cliente

 Si es un cliente apto para otorgar crédito, se asigna cupos, formas de pago y

plazos, mismos que son comunicados al cliente formalmente.

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Flujograma de Crédito

Jefe de créditos asistente de crédito Gerente

General

Procedimiento de Cobranza
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Se establece la gestión de cobro por el

jefe de la gestión de cobranza, validándose de la elaboración del reporte de Cobranza por Cliente

el cual detalla la cartera vencida y por vencer.

Ejecución del procedimiento de la cobranza

Durante el proceso de cobro el jefe de la gestión cobranza es el responsable de la recuperación

de cartera y sus acciones son:

 Visualizar reporte de cartera

 Emitir semanalmente un reporte de los vencimientos de la cartera.

 El personal de la gestión debe realizar llamadas telefónicas, enviar mails y sms, para

confirmar los pagos de las facturas.

 Una vez confirmado el pago, se le instruye al recaudador para que se acerque a retirar el

efectivo o los respectivos cheques

 El cliente cancela y se procede registrar el pago en el sistema con la respectiva

identificación del cliente de la operación que se cancela.

 El jefe de crédito y cobranza es quien realiza la verificación de la recaudación de las

cuentas por cobrar cliente.

 Cuando esté efectivizado en el sistema, se procede a la devolución de los documentos

(facturas y/o letras de cambio), al cliente y se archiva.

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Flujograma de Cobranzas
Jefe de cobranzas Asistente de cobranza Políticas
Recaudador de

Crédito

Cobranza
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Las políticas se aplican a la actividad

que realiza la empresa, en la ejecución de las funciones del personal de la gestión de crédito y

cobranza, las cuales establecen una guía para la toma de decisiones, encaminadas a alcanzar los

objetivos de la empresa.

Autorización de los créditos

Antes de otorgarse el crédito debe pasar por el jefe de crédito.

Documentos para el Análisis del Crédito

Se basará en obtener del cliente sus referencias crediticias y comerciales, para evaluar los

antecedentes legales y financieros de los posibles clientes y validar la información recibida.

 Solicitud de Crédito completa

 Copia cédula del Deudor y cónyuge

 Copia de RUC actualizado

 Certificados Comerciales

 Certificados Bancarios

 Cuenta Bancaria activa

 Respaldo de Bienes: Vehículos: copia de matrículas

 Bienes Inmuebles: copia de comprobante del impuesto predial

Créditos a Nuevos Clientes

a) Se concederá crédito a un nuevo cliente después que haya realizado dos compras al

contado, excepto clientes previamente autorizados por Gerencia.

b) El Jefe de Crédito analizará la capacidad legal y financiera del cliente.

c) Las condiciones de los créditos con los clientes son responsabilidad de Gerente General.
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Facturación

a) Las facturas serán entregadas al cliente solamente contra pago.

b) Todos los comprobantes de pagos entregados al jefe de Crédito deben indicar las facturas

que se están cancelando.

c) Los cheques entregados no deben pasar de 30 días de la fecha de su emisión para ser

cobrado.

Reporte de Cobranza

a) El jefe de Cobranza debe elaborar los primeros días de cada semana un reporte de

cobranza.

b) El recaudador reportara la cobranza realizada durante el día y firma del recibido de la

bitácora de cobranza.

c) El asistente de Cobranza recibirá los soportes de los comprobantes de pago.

d) jefe de crédito y cobranza prepara los depósitos bancarios de la recaudación de las

cuentas clientes.

Seguimiento de la cartera

a) El jefe de Cobranza llevará el control de las cuentas por cobrar “antigüedad de Saldos” y

medir la recuperación de cuentas de manera eficiente.

b) El asistente de cobranza se encargará del seguimiento de los clientes tanto vía telefónica

como personal, si es necesario salir a visitar algún cliente, debe hacerlo en compañía del

recaudador y hacer labor de cobranza conjuntamente.

c) Si la cartera tiene clientes con más de 90 días de vencida, la labor del asistente de

cobranza tendrá que ser eficiente. Si la cuenta no se cobra en un periodo de tiempo, el

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jefe de cobranza puede llamar al

cliente y exigirle el pago inmediato.

Medios de pago

a) Efectivo

b) Depósito o transferencia bancaria

c) Cheques

Plazo de los Créditos

El plazo para la cancelación de un crédito se estable a través de un 25% en

efectivo y pagos proporcionales a 30, 60 y 90 días.

Responsabilidades de las cuentas por cobrar

El encargado de las Cuentas por Cobrar tiene bajo su responsabilidad lo siguiente:

a) Respaldo de la copia de las facturas y notas de crédito de los clientes.

b) Comprobantes de Pagos realizados por los clientes: efectivo, cheques y transferencia.

Pronóstico de la Cobranza

En el inicio de cada mes, los cinco primeros días el jefe de Cobranza, debe enviar el

pronóstico de cobranza del mes, para detectar que medidas correctivas que se tomará en la

gestión.

Actualización de políticas

Cualquier modificación a las políticas y/o procedimiento que se están estableciendo de

créditos y cobros, quedará regulada por las normas internas de la gestión de Crédito y Cobranza

y deberán ser aprobadas por parte del Gerente General.

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Plan de Control

Los controles que se llevarán a cabo, deben llevar un seguimiento para el ajuste de las

falencias que presente o para su mejor adaptación a la empresa.

 Se debe capacitar al personal de crédito y cobranza, además sobre el correcto uso del

manual de políticas y procedimientos.

 Se deben realizar reuniones con los responsables de la gestión de crédito y cobranza cada

3 meses para evaluar y ejecutar nuevas estrategias.

 Se debe evaluar las cuentas por cobrar mediante los indicadores de gestión