Trabajo de: Luz Arantxa Aragon Acurio

EL CONTEXTO DE LAS
ORGANIZACIONES
Para poder sobrevivir la empresa debe enfocar sus esfuerzos al entorno. El
entorno es todo aquello ajeno a la empresa.

El entorno son factores que afectan a la empresa directa o indirectamente y en

algunos casos serán incontrolables.

PODEMOS DISTINGUIR:

- Macro Entorno: Va estar constituido por todos aquellos factores no

controlables y que afectan de forma directa a la empresa.Factores políticos,
Factores Tecnológicos, Factores medioambientales, Factores
demográficos, Factores económicos, Factores culturales.
- Micro Entorno: Factores o fuerzas del entorno no controlables que inciden
de forma general en la actividad de la empresa y en el resto de
empresas.Suministradores, Empresa, Terceros, competidores,
Intermediarios, Mercado.
Es importante analizar El Macro y Micro entornos y establecer en nuestro plan de
acción las diferentes acciones que realizaremos para poder actuar en las
diferentes situaciones que se encuentre nuestra empresa.

Micro entorno:

- Suministradores o proveedores: Son las empresas, personas o entidades

que proporcionan a la empresa todo tipo de inputs (maquinaria, materia
prima, personal, etc.). Influyen directamente ya que pueden dar una ventaja
competitiva a la empresa (calidad, reducción de costes, personal más
cualificado, innovación, etc.).
 - Intermediarios de la empresa: Son las empresas, personas o entidades que
intervienen en la promoción, comunicación y venta de los productos de la
empresa.
- Mercados de la empresa: Los distintos targets a los que se puede dirigir la
empresa.
- Competidores: Saber de ellos para poder diferenciarnos y dar nuestra
propuesta de valor sobre ellos.
- Terceros: Distintos a los competidores, pueden afectar a la actividad de la
empresa.
- La empresa: La empresa es parte del micro entorno, hay empresas que
están divididas a la hora de tomar decisiones, por ello debemos tenerla en
cuenta.
Macro Entorno:

- Factores demográficos:Las tendencias de la población. Tasa de Natalidad,

mortalidad, movimientos migratorios, etc.
- Factores económicos: El tipo de interés, el PIB, la prima de riesgo, ciclo
económico, etc.
- Factores culturales: Las creencias, normas y valores que son compartidos
por la sociedad.
- Factores tecnológicos: Las empresas deben estar enteradas de los avances
tecnológicos. Deben estar a la vanguardia en tecnología aplicada a la
empresa.
- Factores políticos-legales: A lo referente legal sobre la empresa y
decisiones que debe tomar.
- Factores medioambientales: Hace referencia a materias primas que afecten
a factores medioambientales, escasez de recursos.

LA FUNCION DE ORGANIZACIÓN

Técnicas organizativas. -La organización es la parte de la administración que

supone es establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los
individuos deberán desempeñar en una empresa. La estructura es intencionada en
el sentido de que debe garantizar la asignación de todas las tareas necesarias
para los cumplimientos de las metas, asignación que debe hacerse a las personas
mejor capacitadas para realizar esa tarea.
Significa integrar y coordinar los recursos humanos, materiales y financieros de
que se dispone, con la finalidad de cumplimentar un objetivo dado con la máxima
eficiencia, considerando como sus elementos esenciales:

1.- Meta o finalidad

2.- Programa o método para alcanzar las metas

3.- Recursos necesarios para conseguir esas metas (lo más preciado los

Recursos Humanos)

4.- Entorno o ambiente (la responsabilidad y la ética social)

5.- Administradores (lideres)

Organizar no es más que identificar y clasificar las actividades requeridas de

manera que se agrupen para dar respuesta a los objetivos, así como coordinar en
forma horizontal y vertical la estructura de la organización asignando a cada grupo
un directivo con autoridad necesaria para supervisarlo.

Una estructura organizacional debe diseñarse para determinar quién realizará

cuales tareas y quien será responsable de qué resultados; para eliminar los
obstáculos al desempeño que resultan de la confusión e incertidumbre respecto de
la asignación de actividades, y para tender redes de toma de decisiones y
comunicación que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos empresariales.

Para la mayoría de los directivos el término organización implica una estructura

intencional formalizada de roles; en primer lugar, al definir la naturaleza y el
contenido de los roles organizacionales y, en segundo lugar, los roles que se les
pide a las personas que desempeñen deben estar diseñados intencionalmente
para asegurar que se realicen las actividades requeridas y que éstas se acoplen
de modo que las personas puedan trabajar de forma interrumpida, con eficacia y
eficiencia en grupos. De manera general, el propósito de organizar es hacer
efectiva la cooperación humana.

Características a tener en cuenta al estructurar la organización

1. Carácter específico: la estructura debe ser diseñada a la medida de la

organización de que se trate, en función de sus características específicas.

2. Carácter dinámico: toda buena organización se desarrolla permanentemente

cambia. Por eso la estructura debe ser flexible para que pueda soportar los
cambios que se producirán en el futuro.
3. Carácter humano: al diseñar la estructura de una organización, se debe tener
en cuenta las aptitudes de las personas que la integran o que la integrarán en el
futuro. No es bueno esquematizar primero el organigrama y recién después fijarse
quien ocupara cada posición del mismo. De obrar así, se estaría cayendo en
organizaciones formales y rígidas, constituidas por seres rectangulares.

4. El ascenso en la organización: los caracteres dinámico y humano, llevan a un

típico problema organizacional: el del ascenso de las personas de un nivel
jerárquico a otro. Un hombre puede estar preparado para desempeñar su cargo
actual, pero no el inmediato superior. Por ejemplo si un excelente médico clínico
asciende a director del hospital, es altamente probable que sea un mal
administrador (cambiarán significativamente los requerimientos que se harán en
él). El hombre siempre busca ascender, sin advertir que así llegara a un terreno
que no domina. Allí fracasará, y en lo sucesivo, no ascenderá más.

5. Orientación hacia los objetivos organizacionales: para que el accionar de la

organización sea efectivo, los objetivos organizacionales deben prevalecer sobre
los departamentales.

6. Asignación de responsabilidades: para que haya responsabilidad, debe existir la

correspondiente autoridad. La responsabilidad no se delega, sino que se asigna
como inherente al cargo.

7. Unidad de mando: ningún empleado puede responder a más de un superior, en

consecuencia recibirá todas las instrucciones por inmediato de un solo superior.

Muchos autores utilizan los términos: Organización formal que atribuyen a la

estructura intencional de roles y organización informal cuando se refiere a la red
de relaciones personales y sociales que ni están establecidas ni son requeridas
por la autoridad formal, sino que se producen en forma espontánea.

Existe una lógica fundamental en la organización, de manera que:

1. Establecer los objetivos de la Organización

2. Formular objetivos, políticas y planes de respaldo

3. Identificar y clasificar las actividades necesarias para cumplirlos

4. Agrupar estas actividades de acuerdo con los recursos humanos y materiales

disponibles y la mejor forma de usarlos de acuerdo con las circunstancias.

5. Delegar en el jefe de cada grupo la autoridad necesaria para llevar a cabo las
actividades.
6. Vincular los grupos en forma horizontal y vertical, mediante relaciones de
autoridad y flujos de información.

Uno de los aspectos básicos en la organización, están dados por la delegación de

autoridad.

Se ha comprobado que constituye uno de los síntomas más graves de una

organización deficiente y que afecta la amplitud de la dirección, una delegación de
autoridad inadecuada o poco clara; cuando un directivo delega con toda claridad la
autoridad para llevar a cabo una tarea bien definida, el subordinado podrá
realizarla con efectividad y el directivo evitará dedicarse de forma
desproporcionada a supervisar y guiar los esfuerzos del subordinado.

Es importante conceptualizar la autoridad en la organización, como el derecho en

un puesto (y a través de ella el derecho de la persona que ocupa el puesto) para
ejercer discreción al tomar decisiones que afectan a otros. Por supuesto, es un
tipo de poder, pero un poder dentro del ambiente de la organización; ya que el
poder es un concepto mucho más amplio que autoridad, entendiéndose como la
capacidad de las personas o grupos para inducir o influir en las creencias o las
acciones de otras personas o grupos.

El proceso de delegación implica:

1) La determinación de los resultados esperados de un puesto

2) La asignación de tareas a un puesto

3) La delegación de autoridad para cumplir con estas tareas

4) Responsabilizar a la persona en ese puesto del cumplimiento de las tareas.

Por lo general, en la práctica, resulta imposible dividir este proceso pues es injusto
esperar que una persona cumpla metas sin darle la autoridad para lograrlo, al
igual que delegar autoridad sin conocer los resultados finales para los que se
usará. Más aún, puesto que no se puede delegar la responsabilidad de los
superiores, un jefe no tiene otra alternativa práctica más que responsabilizar a los
subordinados por la terminación de sus deberes.

Delegar, en definitiva, es un arte y los fracasos en una delegación efectiva ocurren

no porque los directivos no comprendan la naturaleza y los principios de la
delegación, sino porque no están en posibilidad, o no desean aplicarlos y gran
parte de la razón esta dada en las actitudes personales hacia la delegación, tanto
en la receptividad para dar oportunidad a las ideas de otros y disposición para
delegar, en el sentido de ceder a los subordinados el derecho de tomar decisiones
y, además, porque puede ser permisible que otros cometan errores, siempre que
no arriesguen o pongan en peligro a la Organización y cuando el error pueda
asumirse como una inversión en el desarrollo personal. Lo más importante es que
no habrá otra alternativa en el directivo que confiar en sus subordinados, puesto
que la delegación implica una actitud de confianza entre ellos.

Como los superiores no pueden delegar responsabilidad por el desempeño, no

deben delegar autoridad a menos que estén dispuestos a encontrar medios de
obtener retroalimentación de asegurarse de que la autoridad esté siendo usada
para respaldar las metas y planes.

Una descentralización organizacional apropiada favorece en buena medida a

dispersar la autoridad de toma de decisiones; la dirección participativa puede
propiciar en buena medida la confianza entre jefes y subordinados y ser un
elemento que posibilite hacer de la delegación de autoridad una vía eficiente en la
estructura organizacional.

Los principios de organización más esenciales son:

Según el propósito de la organización, o sea, ayudar a que los objetivos tengan

significado y contribuir a la eficiencia organizacional:

Principio de unidad de objetivos: La estructura de una organización es efectiva si

permite a las personas contribuir a los objetivos de la empresa.

Principio de eficiencia organizacional: Una organización es eficiente si está

estructurada para ayudar al logro de los objetivos de la empresa con un mínimo de
consecuencias o costos no deseados.

De acuerdo a la causa de la organización, esto es, teniendo en cuenta que la

causa básica de la estructura organizacional es la limitación de la amplitud de la
gerencia:

Principio de la amplitud de la gerencia: En cada puesto gerencial existe un límite al

número de personas que puede manejar con efectividad una persona, pero el
número exacto dependerá de la repercusión de las variables fundamentales.

Según la estructura organizacional considerando a la autoridad como el cemento

de esa estructura, lo que hace posible los medios mediante los cuales se pueden
colocar grupos de actividades bajo un gerente y se puede fomentar la
coordinación de las unidades organizacionales, de manera que el gerente esté en
posibilidad de ejercer a discreción y crear un ambiente para el desempeño
individual, se tiene que:

Principio escalar: Mientras más clara sea la línea de autoridad desde el puesto
gerencial máximo en una empresa hasta cada puesto subordinado, será más clara
la responsabilidad por la toma de decisiones y más efectiva la comunicación en la
organización.
Principio de delegación por los resultados esperados: La autoridad delegada a
todos los gerentes individuales debe ser adecuada para asegurar su capacidad de
cumplir los resultados esperados.

Principio de carácter absoluto de la responsabilidad: La responsabilidad de los

subordinados ante sus superiores por el desempeño es absoluta y los superiores
no pueden evadir la responsabilidad por las actividades de organización de sus
superiores.

Principio de paridad de la autoridad y responsabilidad: La responsabilidad de las

acciones no puede ser mayor de la que está implicada por la autoridad delegada,
ni debe ser menor.

Principio de unidad de mando: Mientras más completas sean las relaciones de

dependencia de una persona con un solo superior, será menor el problema de
instrucciones opuestas y mayor la sensación de responsabilidad personal por los
resultados.

Principio del nivel de autoridad: El mantenimiento de la delegación deseada exige

que las decisiones que se encuentran dentro de la autoridad de los gerentes
individuales deban ser tomadas por ellos y no hacerlas ascender por la estructura
organizacional.

 Según la estructura organizacional considerando el diseño de ésta según las

funciones:

Principio de la definición funcional: Mientras más claramente estén definidos los

puestos de trabajo o las actividades a llevar a cabo, de la autoridad de la
organización delegada y la comprensión de las relaciones de autoridad e
información con otros puestos, la persona responsable podrá contribuir en forma
más adecuada al logro de los objetivos de la empresa.

 Según las características propias del proceso de organización, teniendo en

cuenta el sentido de proporción o la medida del proceso total de organización, se
consideran:

Principio de equilibrio: En cada estructura existe la necesidad de equilibrio para

asegurar la efectividad global de la estructura para cumplir los objetivos de la
empresa, considerando la necesaria uniformidad funcional, la especialización, los
intereses económicos, las líneas de comunicación y otros.

Principio de flexibilidad: Para que en cada estructura se incorporen dispositivos y

técnicas para anticipar y reaccionar al cambio, tanto desde lo interno como desde
lo externo, que haga frente a los retos de los cambios políticos, sociales,
económicos, tecnológicos y culturales.
Principio de facilitación del liderazgo: Mientras más permitan a los gerentes una
estructura organizacional, sus delegaciones de autoridad, diseñar y mantener un
ambiente para el desempeño, más ayudarán a las habilidades de liderazgo de
esos gerentes.

Surgimiento de la Empresa HTP

La Empresa HTP fue constituida el 12 de noviembre de 1997

Misión

La Empresa HTP es una institución financiera con funciones orientada a

proporcionar a las empresas, cooperativas, instituciones y particulares, seguridad
asesoramiento y rentabilidad en la gestión de sus recursos financieros, que
contribuya a satisfacer las necesidades de desarrollo de sus clientes en beneficio
de la Economía Nacional, mediante servicios diversos e instrumentos financieros,
que movilicen y canalicen el ahorro interno y externo, apoyada en su red de
sucursales, la calificación de sus empleados y la aplicación de los avances
tecnológicos.

Visión

Ser la mejor Empresa que se distinga por operar con estándares internacionales
de eficiencia en su gestión, alta confiabilidad, excelencia de sus servicios y
profesionalidad de sus empleados, una institución con estructuras sencillas y
ágiles, promotora de la innovación financiera y tecnológica, de avanzada
automatización, que aplique un enfoque de negocios

basado en la atención integral de las necesidades de los clientes.

Objeto Social

La Empresa HTP es una institución financiera con funciones orientada a

proporcionar a las empresas, cooperativas instituciones y particulares, seguridad,
asesoramiento y rentabilidad en la gestión de sus recursos financieros que
contribuye a satisfacer las necesidades de desarrollo de sus clientes en beneficio
de la Economía Nacional, mediante servicios diversos e instrumentos financieros,
que movilicen y canalicen el ahorro interno y externo; apoyados en su red de
sucursales, la calificación de sus empleados y la aplicación de los avances
tecnológicos.

Está facultado para realizar todo tipo de negocio de intermediación financiera y a

tales efectos para realizar las siguientes actividades:

Funciones
Nombrar corresponsales dentro y fuera del país y crear dependencias tanto dentro
del territorio nacional como en el extranjero, necesarias al cumplimiento de sus
funciones.

Desarrollar mecanismos para la captación de fondos y otros servicios afines.

Constituir fondos de inversión y otros fondos.

Mantener depósitos por cuenta de bancos extranjeros y nacionales actuando

como agente corresponsal de ellos y prestando los servicios que correspondan a
solicitud de los clientes.

Aceptar, avalar, endosar, descontar, comprar, vender y efectuar todas las

operaciones posibles con letras de cambio y otros documentos negociables,
librados o aceptados por personas naturales o jurídicas, siempre que sean efectos
debidamente garantizados.

Obtener y conceder préstamos u otras modalidades de financiamiento a corto,

mediano y largo plazo exigiendo las garantías cuando ello corresponda.

Realizar operaciones interbancario incluyendo créditos sindicados, transacciones

de financiamiento y los diversos instrumentos financieros de la práctica bancaria
internacional.

Participar en la formación del capital y administración de entidades bancarias,

financieras u otras de cualquier índole.

Mantener depósitos en bancos extranjeros en efectivo, valores u otros

documentos negociables.

Emitir, comprar, vender y suscribir bonos y otros títulos o valores financieros.

Obtener y conceder anticipos e instituciones financieras no bancarias.

Operar medios de pago, tarjetas de crédito, de débito y cualesquiera otros con

alcance nacional e internacional.

Recibir en depósito o administración bonos, fondos u otros valores nacionales o

extranjeros y realizar operaciones en fideicomiso, así como atender los diferentes
servicios que ello demande.

Emitir y operar cartas de crédito, cartas de garantía, avales u otros documentos de

ese cará cter utilizados en la práctica bancaria internacional.

Realizar operaciones cambiarias de compra y venta de divisas.

Fijar y cobrar las tasas, comisiones y demás remuneraciones por los servicios que
preste.

Suscribir acuerdos de corresponsalía, así como otros acuerdos y convenios con

organismos, órganos e instituciones de desarrollo y otras, tanto nacionales como
extranjeras, para brindar productos y servicios especializados.

Suscribir acuerdos y promover las relaciones de cooperación y otras modalidades

de asociación con entidades nacionales y extranjeras, ajustándose para ello a las
disposiciones legales vigentes sobre la materia.

Realizar operaciones de arrendamiento financiero a nivel nacional e internacional.

Realizar operaciones de factoraje a nivel nacional e internacional.

Actuar como agente de seguros.

Participar en negocios y transacciones nacionales e internacionales promovidas

por personas naturales o jurídicas legalmente autorizadas, pudiendo actuar como
agente de estos.

Efectuar operaciones de Tesorería, incluidas las correspondientes a metales

preciosos.

Prestar servicios de alquiler de cajas de seguridad, cofres u otros afines.

Prestar otros servicios bancarios, financieros no bancarios y técnicos, económicos

e ingenieriles de carácter nacional e internacional.

Entre las principales funciones se encuentran las siguientes:

Cumplir y hacer cumplir la legislación vigente

Dirigir y orientar las acciones de las diferentes áreas y sucursales para el

cumplimiento eficiente de las misiones asignadas, según los procedimientos,
instrucciones y software emitidos.

Dirigir y controlar el trabajo de las diferentes áreas y de las sucursales.

Llevar el registro de sus hechos contables y emitir estados financieros y contables.

Organizar el proceso de prestación de servicios.

Organizar y garantizar los procesos de capacitación de los trabajadores y cuadros,

a través de la determinación de sus necesidades de aprendizaje.
Proyectar y ejecutar sus planes y presupuestos, así como los objetivos y metas a
alcanzar en cada período.

Evaluar y responder por los resultados obtenidos por el cumplimiento del plan, de
los presupuestos de ingresos y gastos, y los objetivos de trabajo.

Velar por que los servicios que preste no sean utilizados como vía para el
movimiento de capitales ilícitos o el lavado de dinero.

Objetivos de Trabajo:

Evaluando la organización como función de la administración, consideramos que

los Objetivos de Trabajo cualitativos y cuantitativos que tiene establecido para
desarrollar su misión contribuyen a la eficiencia organizacional, están definidos y
reflejan claramente los resultados de la gestión económica que realiza la
institución; los mismos se mencionan a continuación:

1. Utilidad

2. Gastos por peso de ingreso.

3. Ingresos en monedas libremente convertibles.

4. Calidad de los balances provinciales.

5. Índice de morosidad total en prestamos

6. Saldo total de pasivos de la población.

7. Cumplimiento del plan de auditoria

8. Ocurrencia de hechos delictivos u otros que dañen la imagen

9. Informaciones estadísticas

10. Imagen y calidad en el servicio

11. Evaluación cualitativa de cada dirección sobre el cumplimiento de los otros

objetivos y tareas.

Para la planificación de los Objetivos de Trabajo antes mencionados, desde el año

anterior se proyectan las cifras de los mismos basadas en el comportamiento de
los diferentes indicadores y en el potencial existente para obtener mayor
eficiencia. Atendiendo a la proyección y considerando las condiciones para cada
indicador se fija las cifras para cada objetivo de trabajo, que pueden o no ser
discrepadas y serán desagregadas a las sucursales de los diferentes municipios
para conformar las cifras definitivas del año y su apertura

Los Objetivos de Trabajo se desglosan por cada subdirección y a su vez por

departamentos, donde cada trabajador tiene los suyos conformados y su
cumplimiento se evalúa periódicamente.

Como parte de la estrategia de la organización, para el exitoso cumplimiento de

los Objetivos de Trabajo propuestos se establecen Planes de Acción en cada Sub-
dirección que establece las funciones a realizar en cada departamento. Las
diferentes actividades del organismo están regidas por lo establecido en el Manual
de Instrucciones y Procedimiento (MIP), que está estructurado por grupos y
subgrupos, agrupados por las diferentes funciones que se realizan en cada área
de la organización.

La estructura permite involucrar a todos los miembros de la entidad en los

resultados que obtiene la misma, ya que todos contribuyen desde sus puestos de
trabajo al logro de las metas trazadas con un amplio conocimiento de los objetivos
individuales, ya que son evaluados e informados periódicamente, esta concebida
con el mínimo de trabajadores necesarios en cada área para desarrollar los
objetivos propuestos. Cada área es conocedora de los mismos y debe utilizar los
recursos con la mayor racionalidad posible contribuyendo a la disminución de los
gastos.

Los Subdirectores de cada área así como los Jefes de Departamento tienen la
autoridad necesaria para tomar las decisiones precisas para el logro de sus
objetivos, coordinando los recursos humanos y materiales disponibles en cada
momento que lo requiera. Los trabajadores responden a un solo superior, su jefe
de departamento, evitando así instrucciones opuestas por otros superiores.

Los Objetivos de Trabajo Generales se controlan mensualmente al cierre de cada

período y se analizan tomando medidas con aquellos indicadores que puedan
deteriorarse. Además de examinarse por cada Departamento los que le
pertenecen y por subdirección, se reúne el Consejo de Dirección reducido
mensualmente y el ampliado cada tres meses donde se analiza el cumplimiento o
incumplimiento de los mismos; tomando decisiones sobre las acciones a seguir
para su mejor desempeño. También se analizan otros temas como son:
comportamiento de los estados financieros, situación de la Calidad de los
Servicios, Quejas y Reclamaciones de clientes internos y externos, Orientación de
nuevos procedimientos y de la legislación vigente, además se analizan y aprueban
los Planes de Capacitación, de Prevención del Delito y las Ilegalidades, de
Seguridad Informática, entre otros aspectos.

Los Objetivos de Trabajo trazados así como el comportamiento de los mismos en

los distintos períodos es informado a todos los trabajadores, que se realiza dos
veces a la semana, además, se cuenta con los medios y la tecnología moderna
necesaria para llevar a efecto la comunicación con los trabajadores así como para
retroalimentarse de la opinión de los mismos, también permite más rapidez y
eficiencia en el flujo de la información entre áreas, departamentos y sucursales
tanto horizontal como verticalmente.

Importancia. -Una buena organización empresarial permitirá a las

compañías conseguir unos mejores resultados con los recursos disponibles,
disminuyendo los costes y mejorando los plazos de ejecución de los proyectos.
Una buena comunicación ocupa un lugar en la importancia de la organización
empresarial. Con los distintos niveles de administración, los mensajes se
confundirían al pasar de un área a otra, acarreando confusiones, incidencias o una
nefasta atención al usuario. En la mayoría de las ocasiones podría originar las
quejas de los clientes y la reducción de negocios y demandas.

Otro aspecto a tener en cuenta de la importancia de la organización

empresarial es la posibilidad de fomentar el trabajo en conjunto. Esto supondrá la
cooperación entre áreas y provocando un ambiente saludable. De esta manera los
empleados se encontrarán más cómodos y conseguirán realizar sus tareas con
más productividad. De lo contrario adquirirían una conducta más pasiva, con
riesgo de fraudes y robos.

El líder de la compañía debe ser el que asuma las labores de comunicación, quien
debe tener presente que el éxito del negocio dependerá en gran medida de los
mensajes que transmita. Cuanto más directo y claro resulte, mejor para todos.

A modo de conclusión se puede asegurar que la organización empresarial es una

de las partes esenciales de cualquier negocio, en gran medida porque presenta
uno de los puntos de unión para la construcción de las mecánicas adecuadas para
su administración. En ella se concretas las tareas y funciones, además de
especificar las obligaciones de las autoridades y las relaciones entre los distintos
puestos.

Para ello, se hace imprescindible fijar unas líneas de comunicación entre los
distintos departamentos para poder establecer así las necesidades que tiene la
compañía. Esto puede conseguirse a través de un plan de comunicación
interna que nos permita solucionar algún problema de comunicación que
detectemos.

Sin lugar a dudas, la importancia de la organización empresarial ocupa un lugar

preferente en cualquier negocio, porque en definitiva establece el diseño,
estructura y procesos necesarios para alcanzar las metas que se propongan,
disminuyendo los esfuerzos y aumentando la productividad, siempre de una
manera lo más eficiente posible.

Organigrama. -El organigrama se define como la representación gráfica de

la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en
forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva
relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación

Por ello la funcionalidad de ésta, recae en la buena estructuración del

organigrama, el cual indica la línea de autoridad y responsabilidad, así como
también los canales de comunicación y supervisión que acoplan las diversas
partes de un componente organizacional. Por tal razón, se especificaran en el
presente trabajo, diversos tópicos que están referidos al organigrama y
su función en la organización de una empresa, lo que permitirá conocer la correcta
elaboración del mismo, para posteriores ocasiones.
Claro está que el organigrama no va solo, se debe acompañar por el Manual de
Organización y Funciones (MOF) la necesidad de esto radica en que no podemos
señalar en un pliego todo lo que cada departamento o sección debe hacer; es
decir, el organigrama te muestra las funciones generales (primarias) de los
departamentos y secciones, mientras que el MOF, las funciones específicas de
dichas generales e incluso los procedimientos más adecuados y eficientes.
CLASES DE ORGANIGRAMAS
POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
- Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se
diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es
decir, como información accesible a personas no especializadas .Por ello,
solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de
líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate
de organizaciones de ciertas dimensiones.
- Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de
determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también
de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la
ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de
análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de
 determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones
informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el
conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.
- Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento
planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento
escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad
Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el
Directorio de la S.A.
- Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo
planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.
- POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:
- Generales: Contienen información representativa de una organización hasta
determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En
el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su
equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel
de departamento u oficina.
Ejemplo:

- Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la

organización.
Ejemplo:

- POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

 - Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades
administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o
dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales
e integrales son equivalentes.
Ejemplo:

- Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas,

además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es
de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en
forma general.

Ejemplo:
- De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a
puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad
consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan
las plazas.
- POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se
divide en cuatro tipos de organigramas:
- Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del
titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos
en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la
administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan
suempleo.

- Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al

titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma
de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por
líneas dispuestas horizontalmente.
- Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y
horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda
utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en
la base

- De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de

integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su
 cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos
niveles jerárquicos.

- Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor

jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada
uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece
desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, es decir el más
extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de
igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones
jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.
Función de dirección. - Parecería que, de alguna manera, todos los directores
practicaran estas cinco funciones. Con más o menos frecuencia, una o más de las
funciones se vuelve dominante a costa de las otras. El trabajo de la dirección se
vuelve más difícil y complejo cuando no sólo nos tenemos que manejar nosotros
mismos, sino a otros. En estas circunstancias su importancia aumenta. En relación
a la gestión de la calidad, este tema se ha vuelto muy importante, especialmente
en lo que se refiere a la creciente concienciación de los clientes que esperan
"valor por dinero" y que ha generado grandes expectativas sobre los productos y
servicios ofertados y adquiridos.

Las funciones de la dirección crean una necesidad de total acercamiento a

la dirección, muy similar a la manera en que los requerimientos de la "calidad" lo
han creado en el diseño, desarrollo, producción, ventas y actividades post-venta
del marketing y venta de productos y servicios. Sus importancias a
interdependencia pesan mucho más que la justificación por ignorar y reducir la
importancia de cualquier función.

En una economía globalizada como la de hoy, donde existen crecientes presiones

de competitividad dentro de muchos sectores industriales y comerciales, nunca ha
sido más necesaria y decisiva la eficiente aplicación de las cinco funciones de la
dirección para la gestión de la calidad. Incluyendo cada función, las siguientes
características:

- Planificación: Es la determinación de los objetivos y las metas que deben

lograrse usando planes, procedimientos y estrategias.
- Organización: Es determinar la exacta tarea a realizar, asegurando su
eficiente y efectiva distribución. Puede ser aplicada a individuos, grupos,
departamentos u organizaciones enteras.
- Dirección: Es dar directrices a otros y conseguir que éstos realicen las
tareas encomendadas. Significa motivar a los subordinados y mantener la
moral.
- Control: Es determinar los estándares adecuados y su aplicación, asegurar
su cumplimiento y corregir su realización, cuando fuese necesario.
- Personal: Es decidir el tipo de personas a emplear y su formación para
realizar los trabajos asignados.
Importancia. -La dirección remite a toda actitud o toma de decisiones orientada a
guiar a una cosa o persona hacia un fin específico. A lo largo de la historia este
tipo de actividad ha resultado en diversas formas, formas que en ocasiones
pudieron ser desgraciadas. Es por ello que debe hacerse una reflexión profunda
en lo que respecta al hecho de tomar responsabilidad por alguna empresa
particular o por algún grupo humano. La dirección bien entendida es aquella que
se comprende como un servicio, como la capacidad de brindar a los demás un tipo
de orden para logar un bien que trasciende a cada una de
las personas involucradas, el denominado bien común.

- El término dirección deriva de la expresión latina “ducere”, expresión que

remite al hecho de arrastrar o guiar algo desde la delantera. Así, podemos
ver que el término dirección está extremadamente ligado al concepto
de liderazgo. Hoy en día se generan muchas reflexiones en lo que motiva a
una relación entre una persona y una masa de gente que se ve motivada
por ésta a realizar acciones concretas. Lamentablemente, muchas de estas
reflexiones se ocupan de aspectos superfluos, sin intentar comprender un
aspecto fundamental que hace a cualquier tipo de dirección.
- La dirección se fundamenta en el hecho de agregar valor al grupo. Esto
significa proporcionar una interacción con todos los miembros de éste para
llevar a cabo acciones conjuntas que garanticen una mejora en las
condiciones que se tienen. El liderazgo podría entenderse como la
movilización y la generación de incentivos para los demás miembros del
grupo en lo que respecta a llevar a cabo estas acciones. Lamentablemente,
como ya se ha esbozado, existe una clara malinterpretación de este rol,
malinterpretación que lleva a organizaciones en exceso verticalistas que
tienen como consecuencia de esta estructura una profunda ineficiencia. La
tiranía, por ejemplo, sería la mayor expresión de esta malinterpretación; en
efecto, el tirano busca que los demás lo sigan a partir del miedo, hecho que
lleva por lo general a resistencias y revueltas que en ocasiones derivan en
 verdaderos baños de sangre. Por el contrario, el liderazgo bien entendido
lleva a una adhesión espontánea y voluntaria.
- Es importante enfatizar, siempre que sea posible, estos puntos en lo que
respecta a la comprensión de la dirección. En efecto, a pesar de que en lo
discursivo existe una valoración de este tipo de accionar, lo cierto es que
también existen muchos malos entendidos al respecto.

Motivación. - 1.ADMINISTRACIÓN LA FUNCIÓN DE DIRECCIÓN La Función de

Dirección. Definición y elementos de la dirección. La Motivación
2. PROCESO ADMINISTRATIVO AdministraciónAdministración de un Negociode
un NegocioControlControl DirecciónDirección OrganizaciónOrganización
PlanificaciónPlanificación
3. Peter Drucker, el padre de la Administración Moderna siempre decía que un
Director es aquel capaz de dejar huella en las organizaciones. ¿Cómo se
hace? Esta sesión te ayudará a encontrar el camino para ello.
4. Esta etapa del proceso administrativo comprende la influencia del administrador
en la realización de los planes, obteniendo una respuesta positiva de sus
empleados mediante la comunicación, el trabajo en equipo, la supervisión, la
motivación. LA DIRECCIÓN
5. ¿Cuáles son los elementos que componen la función de Dirección?
6. LOS TRES COMPONENTESLOS TRES COMPONENTES PRINCIPALES EN
LAPRINCIPALES EN LA DIRECCIÓNDIRECCIÓN 1. MOTIVACIÓN 2.
COMUNICACIÓN 3. LIDERAZGO
7. ¿SABES QUIEN ES RESPONSABLE DE NUESTROS FRACASOS? LA BAJA
AUTOESTIMA
8. ¿COMO MOTIVAR A LOS EMPLEADOS? Primero hay que tener claro el nivel
jerárquico en una empresa Los Gerentes Motivan a sus Subordinados 1.-
MOTIVACION
9. TEORIAS MOTIVACIONALES DE CONTENIDO SEGÚN MASLOW Fisiológicas
necesidades básicas de la condición humana, necesidades biológicas, comida,
agua, sexo, abrigo, vivienda Sensación de seguridad, protección, estabilidad en
los acontecimientos Físicos e interpersonales de la vida diaria. Sociales Necesidad
de amor y afecto y pertenencia al grupo y en Las relaciones con los demás Es
bueno sentirse estimado por otras personas. Búsqueda de respeto, prestigio y
reconocimiento. Autoestima, sentido personal de competencia y dominio.
Autorrealización Satisfacción de uno mismo. Empleo al máximo de las propias
capacidades
10. Comparación de los Modelos de Motivación y de Herzberg Necesidades
Fisiológicas Necesidad de Seguridad Necesidades Sociales Necesidades de
Estima (Necesidades del Ego) Necesidad de Autorrealización  El trabajo en si 
Responsabilidad  Progreso  Crecimiento  Realización  Reconocimiento 
Posición  Relaciones Interpersonales  Supervisión  Colegas y Subordinados 
Supervisión técnica  Políticas Administrativas y empresariales  Estabilidad en el
cargo  Condiciones físicas de trabajo  Salario  Vida Personal Jerarquía de las
NecesidadesJerarquía de las Necesidades de Maslowde Maslow Factores de
Higiene – MotivaciónFactores de Higiene – Motivación de Herzbergde Herzberg
Factores Motivacionales Factores Higiénicos
11. MOTIVACIÓN POR RECOMPENSAS Los empleados se sienten motivados
por la promesa de obtener recompensas, que valoran adecuadas e importantes. ¿
Qué hace atractiva una recompensa? 1. El momento en que se produce. 2.
Cuánto de ella se ofrece. 3. Cuánto valora el individuo el tipo de recompensa
ofrecida. 4. Que el trabajador pueda conseguirla.
12. Para conseguir un mejor y mayor grado de motivación personal es conveniente
conseguir un clima laboral en el que sea posible: CONOCER las necesidades
individuales de los empleados. ENTENDER las diferencias personales. SABER
que proporcionar a los empleados. ESTABLECER con claridad los criterios de
reprobación y recompensas. OFRECER oportunidades para poder satisfacer las
necesidades. ¿CÓMO DESARROLLAR UNA ESTRATEGIA DE MOTIVACIÓN?
13. COMUNICACIÓN Y FORMACIÓN permanentes. COMPENSACIONES con
equilibrio interno y externo. ESTILOS DE GESTIÓN orientados hacia la
autonomía, el compromiso y la innovación. OBJETIVOS de trabajo alcanzables y
estimulantes. FOMENTAR una cultura de confianza, diálogo y respeto a las
personas. ¿CÓMO DESARROLLAR UNA ESTRATEGIA DE MOTIVACIÓN?
 14. CONOZCAMOS ALGUNAS FORMA DE MOTIVAR A NUESTROS
EMPLEADOS
 15. 1.- CÓMO MANTENER LA MORAL EN ALTO • Relaciones de respeto,
confianza y consideración con sus jefes. • Comunicación y relación óptima entre
directivos y colaboradores. • Ambiente laboral que pueda facilitar el cumplimiento
del trabajo de cada persona. • Participación en la toma de decisiones. •
Permitiéndoles que puedan ejercer una influencia importante con sus acciones.

COMUNICACIÓN Y LIDERAZGO

La comunicación es fundamental para el ser humano, puesto que a través de ésta

logra establecer relaciones interpersonales, las cuales son la base del buen
funcionamiento de una organización. No es posible “no comunicar” en presencia
de otro, ya que el no querer comunicar, comunica que el hecho de que no
queremos comunicar, y como todo lo que hacemos comunica, debemos cuidar
nuestro lenguaje lingüístico y no lingüístico para evitar que sea descodificado de
manera desvirtuada.
En un directivo debe existir o debe desarrollar la habilidad para comunicar de
manera eficaz, lo cual no es algo sencillo, ya que un buen comunicador deberá
poseer las siguientes características:
  Vasta cultura para entender conceptos y significados.
 Dotes receptivas para escuchar activamente.
 Dotes de comprensión para ponerse en el lugar del otro
 Dotes de persuasión para modificar actitudes.
 Facilidad de Expresión utilizando diversos canales.
 Saber elegir el entorno adecuado.
Existen diferentes niveles de comunicación, los cuales deberán ser utilizadas de
manera oportuna por el directivo, según la necesidad del momento, tales como:
 Comunicación Cara a Cara
 Comunicación Grupal
 Comunicación Organizacional

Asímismo, dentro de las organizaciones existen diferentes tipos de comunicación

en función de la dirección:
1- Descendente: Es cuando se dirige desde la máxima autoridad hacia el
subordinado. Se puede mejorar si: a) Se adquiere una actitud positiva ante la
comunicación, b) Los gerentes ofrecen información de interés para los
subordinados, c) Se planifica la comunicación, d) Se crea confianza entre
emisores y receptores y e) Que importe más la calidad que la cantidad de
información.

2- Ascendente: Es cuando la comunicación fluye de abajo hacia arriba. Es un tipo

de comunicación difícil dependiendo de los niveles de la organización, pero si no
existe, el directivo no podrá tomar decisiones adecuadas. Para lograr que esta
comunicación sea efectiva, se han desarrollado algunas técnicas: a) Reuniones
informales (fiestas, eventos informales que permitan de manera no planeada
comunicar ciertos sentimientos y opiniones), b) Encuestas y cuestionarios, c)
Reuniones Formales, d) Buzones de preguntas, e) Dominación de niveles
jerárquicos y f) Defensor de los derechos públicos.

3- Comunicación Cruzada: Es aquella que se da sin seguir los cauces

jerárquicos habituales. En las organizaciones futuras, debido a la
descentralización del trabajo, se empleará más profundamente, se trabajará más
por proyectos que departamentalmente, lo que significa un intercambio de
posiciones de liderazgo, dándose la paradoja de que una persona pueda ser
subordinada en un proyecto y líder en otro, así que se habla de liderazgo
intercambiable.

4- Comunicación Escrita: Es la comunicación habitual de las organizaciones y

tiene gran peso y alcance, se sintetizan las palabras y pueden controlar los
rumores, pero no hay retroalimentación, tardanza en rectificación y exige
planificación. Es oportuna cuando se necesita enfatizar situaciones y se busca
rapidez y claridad comunicativa.
5- Telecomunicaciones: Es una herramienta comunicativa a tono con la
actualidad tecnológica y de gran utilidad, ya que permite lograr mantener la
comunicación sin importar la distancia, la desventaja es que si se abusa de ésta,
se puede perder el trato humano cercano.

6– Los Rumores: Son formas de comunicación que se dan dentro de una

empresa cuando la comunicación descendente es bloqueada y no quiere dar
cierta información. Aparecen por la necesidad de encontrar respuestas a las
preguntas de los colaboradores, y es la que se difunde con mayor rapidez en
detrimento de las distorsiones que produce en la información transmitida. tiende a
producir incertidumbre provocando temor en los empleados, siendo foco de
atención bajando la concentración y la eficiencia del personal, por lo que se debe
contrarrestar proveyendo una información clara y a tiempo.

Barreras que dificultan los procesos de comunicación interpersonal.

El proceso de comunicación es sensible y se deteriora con facilidad, por lo que
debe cuidarse y crear los mecanismos necesarios para conservar su fluidez. La
cultura, la atención, el interés, la semántica, la experiencia, las emociones, los
códigos lingüísticos, los escenarios, los canales y los ruidos son factores que
intervienen en un sistema de comunicación, y cada uno debe ser tomado en
cuenta para lograr una comunicación efectiva, de lo contrario podrían convertirse
en barreras comunicativas.
Barreras que provocan:

Falta de planificación: Antes de comunicar, es necesario definir el mensaje, el

canal y sus posibles efectos.
Suposiciones no aclaradas: Es preciso escuchar antes de hablar para poder
aclarar suposiciones erróneas.
Distorsión semántica: El significado que atribuimos a ciertas palabras o frases,
depende de nuestra cultura, experiencia o uso particular, por tanto, hay que
cuidarlas.
Mensajes mal expresados: Frases mal hechas o palabras mal elegidas podrían
distorsionar el mensaje.
Culturas Internacionales: Conocer los mensajes ocultos que hay detrás de
frases o gestos de otras culturas es una tarea ardua.
Desconfianza y temor: En este estado no hay clima adecuado para una
comunicación afectiva.
Sobrecarga Informativa: El exceso de información no permite una asimilación
adecuada de la misma.
En definitiva, la mayoría de los problemas en la comunicación surgen por las
malas condiciones en las que esta se desarrolla, pero podemos mejorar la
eficacia, mejorando los siguientes sistemas:
Feed-Back: Este proceso permite al emisor ser partícipe del nivel comprensivo del
receptor, con la desventaja de que toma tiempo.
Escucha Activa: Hacer el mensaje del otro propio. Dejar hablar y hacer sentir al
otro relajado, demostrar interés, eliminar distracciones, sentir empatía, ser
paciente, contener el temperamento, ser cuidadoso en discusiones y críticas,
hacer preguntas.
Identificación Semántica: Un significado encierra tres componentes:
1- Cognitivo = Ideas y conceptos asociados.
2- Afectivo = Sensaciones y Emociones que despierta
3- Conductual = Comportamiento derivado del significado
La posibilidad de de entender el significado exacto que otras personas atribuyen a
los conceptos es la verdad clave de la comunicación, ya que es la posesión de un
código común.
Control Emocional: Hablar en un estado emotivo, muchas veces no nos permite
ser objetivos, pero se puede tratar de controlar emocionalmente los sentimientos
saliendo de nosotros mismos concentrándonos solo en el componente cognitivo.
La comunicación se podría mejorar en la organziación si aplicamos las siguientes
reglas:
 Hay que saber y estar segur de lo que se dirá
 Se usarán significados vulgares en la medida de lo posible
 Se usará un nivel informativo adecuado a los conocimientos y cultura de los
interlocutores
 Se deberán comunicar contenidos de interés para los receptores
 Deberá haber armonía entre el lenguaje verbal y no verbal
 Deberá existir feed-back
 La comunicación es vehículo de la transmisión de emociones positivas
 Se deberá practicar la escucha activa
En conclusión, la comunicación es una herramienta que encierra un sin número de
factores que deben ser tomados en cuenta a la hora de seleccionar e implementar
un sistema de comunicación dentro de una organización, fortaleciendo las
relaciones interpersonales con códigos y canales claros y de entendimiento
común, acorde con la cultura y la formación de los colaboradores. De igual forma,
los directivos deben ser un ente de comunicación efectiva, practicando la escucha
activa y la empatía para lograr el feed-back necesario que permita un mayor y
mejor enfoque de las necesidades de los empleados y la organización en sí,
haciendo uso efectivo de esta información creando la sinergia adecuada para la
consecución de los objetivos de la empresa.