UNIVERSIDAD PANAMERICANA

Facultad de Ciencias Económicas

Contaduría Pública y Auditoria
Propedéutico de Contabilidad

Requisitos para la Autorización y habilitación de libros de contabilidad en

Registro Mercantil y SAT
(Trabajo extra de clase No. 6)

Eddie Osmar Reyes Álvarez (0908981)

Guatemala, Guatemala, junio 2019

Requisitos para la Autorización y habilitación de libros de contabilidad en
Registro Mercantil y SAT
(Trabajo extra de clase No. 6)

Eddie Osmar Reyes Álvarez (0908981)

Juan Pablo Bonilla Rivera

Guatemala, Guatemala, junio 2019

Índice

Introducción.......................................................................................................................................i
Requisitos Para La Habilitación Y Autorización De Los Libros De Contabilidad..........................2
¿Qué Son Los Libros De Contabilidad?.......................................................................................2
Base Legal:...................................................................................................................................4
Requisitos para la Habilitación en la Superintendencia de Administración Tributaria....................4
Requisitos para Autorizar los libros en el Registro Mercantil..........................................................6
Habilitación de Libros por medio de Declaraguate..........................................................................7
Autorización de Sistema Computarizado como Máquina Registradora / Sistema Computarizado
Integrado de Contabilidad................................................................................................................7
Conclusiones...................................................................................................................................11
Recomendaciones...........................................................................................................................12
Bibliografía.....................................................................................................................................13
 Introducción

El presente trabajo de investigación, nos ayuda para conocer y comprender cuales son los
requisitos Legales y Mercantiles para poder habilitar y autorizar los libros legales que cada
individual o Empresa Mercantil o Sociedad, y así poderlos realizar y luego ya poder operar todas
las actividades comerciales.

También no proporciona la cantidad y los lugares para ir a cancelas lo que nos dice las personas
en las agencias correspondientes y así hacerlo y no incurrir en transacción y pagos que no son
para lo anterior mencionado.

I
 Requisitos Para La Habilitación Y Autorización De Los Libros De
Contabilidad

¿Qué Son Los Libros De Contabilidad?

Son aquellos en los que se efectúan los registros o asientos contables por las distintas operaciones
realizadas por las empresas o entes económicos. Son obligatorios para todas las empresas que
llevan contabilidad completa. Los libros pueden ser principales y auxiliares; los principales se
clasifican en: Diario, Mayor y de Inventarios y Balances.

Los comerciantes están obligados a llevar su contabilidad en forma organizada de acuerdo con el
sistema de partida doble (descansa en el axioma de que no hay cuenta deudora sin una cuenta
acreedora y viceversa) y usando principios de contabilidad generalmente aceptados.

Deberán llevar, cuando menos, los siguientes libros o registros:

 Compras y Ventas: En estos libros se pueden consolidar sus ventas y compras diarias en un solo
renglón para cada tipo de documentos.

 Libro Caja: Es un libro en el que se registran todas las operaciones que significan movimiento
de dinero ya sea en efectivo, cheques o valores que representan dinero.

 Inventario: Libro esencial y obligatorio donde se registran en forma detallada todos los bienes,
derechos y obligaciones de la persona legal y jurídica.

 De primera entrada o diario: Libro esencial y obligatorio donde se registra todo el movimiento
económico de una empresa, en cuanto a sus ingresos y egresos.

 Mayor o centralizador: Es un libro principal carácter obligatorio; en el cual se centralizan todas

las cuentas registradas en el libro diario, con el fin de proporcionar información acerca de los
cargos (débitos) y abonos (créditos) que ha tenido cada cuenta durante un período. Se divide en
dos partes: debe (lado izquierdo) y haber (lado derecho). Su importancia está en que el saldo que
 se obtiene al comparar el debe y el haber de cada cuenta permite a los propietarios de una
empresa conocer su situación económica.

 Estados financieros: Son los documentos que debe preparar la empresa al terminar el ejercicio
contable, con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en
las actividades de su empresa a lo largo de un período. El libro o registro de estados financieros,
contendrá: El balance general de apertura y los ordinarios y extraordinarios que por cualquier
circunstancia se practiquen, los estados de pérdidas y ganancias o los que hagan sus veces,
correspondientes al balance general de que se trate, cualquier otro estado que a juicio del
comerciante sea necesario para mostrar su situación financiera.

También podrán llevar la contabilidad por procedimientos mecanizados, en hojas sueltas, fichas o
cualquier otro sistema, siempre que permita su análisis y fiscalización, (libros computarizados).

Los pequeños contribuyentes de acuerdo con la Ley de IVA, tanto del 5% IVA trimestral, como
del 12% IVA trimestral (éste último también deberá pagar ISR trimestral) están obligados a
llevar los libros de contabilidad siguientes:

 Ventas y Compras.
 Inventarios.
 Caja.

Los contribuyentes normales deben operar los siguientes libros:

 Diario.
 Mayor.
 Estados Financieros.
 Inventario.
 Compras y Ventas.

A las sociedades mercantiles le se agregara el:

 Libro de Actas.
Dichos libros deberán ser habilitados por la Superintendencia de Administración Tributaria.

Los libros de inventarios y de primera entrada o diario, el mayor o centralizador y el de estados

financieros, deberán ser autorizados por el Registro Mercantil.

Base Legal:

Su base legal se encuentra regulado en los artículos 368 al 384 del Código de Comercio,
contenido en el Decreto 2-70 del Congreso de la República de Guatemala, en los artículos 37, 49
del Decreto 27-92 Ley del IVA y 37 al 40 su Reglamento y en el Artículo 46 del Decreto 26-92
Ley del Impuesto Sobre la Renta.

Requisitos para la Habilitación en la Superintendencia de Administración

Tributaria

Presentar formulario SAT-0052 denominado “Solicitud de Habilitación de Libros”, el que puede

ser adquirido sin costo en las Oficinas o Agencias Tributarias. (Anexo VIII)

 Para llenar dicho formulario se debe consignar los datos de identificación relacionados
con el apellido, nombres, domicilio, teléfono, fax, apartado postal y también correo
electrónico en cual aparece en la casilla como E-mail.

 Si en caso tiene inscrito un establecimiento, debe consignar los datos en el formulario en

la sección de este, que se denomina “Establecimiento para el que solicita la Autorización”
(Únicamente Libros de Compras y Ventas)”, en este apartado debe indicar el nombre del
establecimiento para el que solicita la habilitación de libros y el domicilio.
  En el siguiente apartado “Detalle de Libros a Utilizar”, debe marcar con una “X” la casilla
de Manual o Computarizado y la cantidad de hojas que autorizará. Y en último apartado
firmar el formulario y consignar su nombre en la casilla correspondiente.

Original (en buen estado) y fotocopia simple de la Cédula de Vecindad o del Documento Personal
de Identificación (DPI) del propietario o representante legal, el original se confrontara con la
fotocopia.

Al entregar el formulario y los documentos descritos anteriormente y si los mismos llenan los
requisitos establecidos, la Oficina o Agencia Tributaria SAT, procederá a elaborar una boleta de
pago respectiva, de acuerdo a la cantidad de hojas solicitadas por el interesado con el que deberá
pagar Q0.50 por cada hoja en concepto de Impuesto de Timbres Fiscales y Papel Sellado para
Protocolos, según artículo 5 numeral 4 de dicha Ley.

El interesado luego de recibir la boleta, procede a efectuar el pago en la Agencia Banrural.

Una vez pagado el impuesto el interesado regresa a la Oficina o Agencia Tributaria donde inició
su gestión para que le sea entregado su stiker adhesivo, para que lo pegue o adhiera en el libro
contable, con el que comprueba que quedó habilitado. El Stiker contiene los datos siguientes:
sección que lo autoriza, nombre del libro que habilita, forma manual o computariza, nombre del
contribuyente, dirección, NIT y número de resolución. (Anexo VIX)

Habilitados los libros por la Superintendencia de Administración Tributaria, deberá acudir al

Registro Mercantil para su Autorización.

En caso que el Propietario o Representante legal no pueda realizar dicho trámite personalmente,
deberá llenar un formulario de “AUTORIZACION DE TERCERA PERSONA PARA
REALIZAR GESTION”, (Anexo X) para que otra persona pueda realizar la habilitación de los
libros.
Para los contribuyentes que ya tienen libros habilitados y no aparecen en el sistema su
habilitación anterior, deben adicionar fotocopia de recibo del último pago y fotocopia de la
primera y última hoja de los libros habilitados.

Requisitos para Autorizar los libros en el Registro Mercantil

Para dicha autorización de los libros en el registro mercantil, el interesado deberá presentar una
carta de solicitud (Anexo XI), firmado por el propietario, o el representante legal y/o el contador
(en el mismo deben indicarse los datos de la empresa o sociedad, y la cantidad de páginas con
que cuenta cada libro).

Fotocopia de Cedula del Propietario o Representante Legal.

El Registro Mercantil hace entrega de una boleta por la cantidad de hojas a autorizar, (el costo de
cada hoja es de Q0.15).

El interesado deberá efectuar su pago en la agencia Banrural.

Con el pago efectuado, se adjuntan las boletas al expediente respectivo, en original y fotocopia,
debiendo entregarse en el Registro Mercantil, recibiendo a cambio una contraseña con el número
del expediente.

El Registro Mercantil a través de su Departamento de Operaciones Registrales, revisa y evalúa el

expediente, y luego manda las estampas respectivas que le colocan al inicio y al final de cada
libro contable (Anexo XII).

Habilitación de Libros por medio de Declaraguate

Requisitos Generales
- Formulario SAT-7121 Habilitación Libros
- NIT y establecimiento en estado activo.
- Tener la afiliación del Impuesto al Valor Agregado, activa.
- Boleta SAT-2000, presentada y pagada en Banco.
- Tener Usuario de Agencia Virtual.

Para Realizar el Trámite:

- Ingrese a nuestra página: https://declaraguate.sat.gob.gt/

- Llenar el formulario 7121, General boleta
- Pagar en el banco
- Al haber efectuado la presentación y pago del formulario SAT-7121, se habilitará la
impresión de la resolución que ampara la autorización de los libros solicitados, La
resolución de autorización de libros generada por medio de Declaraguate, deberá
conservarla adjunto a los libros.

Autorización de Sistema Computarizado como Máquina Registradora /

Sistema Computarizado Integrado de Contabilidad

Requisitos:
- Original y Fotocopia de DPI o Pasaporte si fuera extranjero.
- Formulario de Solicitud de autorización Sistema Computarizado como Maquina
Registradora SAT-62-
- Dictamen favorable de uso del Sistema Computarizado como Maquina Registradora /
Sistema Computarizado integrado de Contabilidad o certificado emitido por la SAT de
pre-autorización del proveedor de Software.
- Fotocopia Simple-
- Preséntate a una agencia u Oficina Tributaria
- Se te entregara la resolución de la autorización del sistema y un Sticker.
A Formulario de Habilitación de Libros en Declaraguate
 Tabla de Ilustraciones

A Formulario de Habilitación de Libros en Declaraguate................................................................9

Conclusiones
 Toda persona, empresa o sociedad debe de realizar los pagos correspondientes a la
habilitación y autorización para así poder iniciar sus actividades comerciales ante la
sociedad o País.
 Para que una persona o empresa mercantil o sociedad no tenga problemas con el fisco
debe de habilitar y Autorizar todos sus libros de contabilidad para que a la hora que
lleguen a visitarlo estén correctamente todo y así pueda general cual actividad comercial.

Recomendaciones

 Ninguna persona o empresa mercantil o sociedad es libre de operar sus libros de

contabilidad sin haber sido previamente hecho los trámites de habilitación y Autorización
de cada negocio.
 Nadie esta autorizado para habitar y autorizar los libros de contabilidad de cualquier
negocio, si no es por el Registro Mercantil y/o La Superintendencia Tributaria de
Administración.

Bibliografía

 https://www.registromercantil.gob.gt
 https://www.sat.gob.gt
 https://declaraguate.sat.gob.gt/