Tema

Desarrollo de mapas de procesos

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

 ¿Considera importante determinar el estado actual de la gestión de la información
en una organización? ¿Explique por qué?

Si es importante porque, Es un proceso que debe estar presente ya que permite obtener
información de tal forma que sea lo más pertinente y relevante par una buena toma
de decisiones. Determinar las necesidades internas de información (relativas a las
funciones, actividades y de procesos administrativos de la organización. Manejar
eficientemente los recursos institucionales de información el proceso mediante el cual
se obtienen, despliega o utilizan recursos básicos.

 ¿Explique por qué es importante modelar la organización mediante los mapas de

procesos?

Un mapa de procesos nos sirve para entender y mejorar una información proceso dando nos
la oportunidad de observar su funcionamiento desde cada uno de sus pasos, lo cual nos
permite ver la secuencia de dicho proceso desde otras perspectivas facilitando así el trabajo
de corrección y mejora.

 ¿Menciones cuatro técnicas para identificar procesos?

1. Procesos claves
2. Procesos estratégicos
3. Procesos de apoyo o soporte:
4. Procesos de Evaluación/Seguimiento y Medición
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos
necesarios para el aprendizaje.

a. Realice una investigación sobre los siguientes conceptos:

1. ¿Cuál es la finalidad del Mapa de procesos?

El objetivo de este mapa es conocer de forma muy detallada y profunda el funcionamiento

de los procesos y actividades. Identificando la intensión y finalidad del proceso hacia la cual
deben dirigirse, los recursos y los esfuerzos para dar cumplimiento a una meta que persigue
el proceso dentro del ciclo de gestión al que pertenece o dentro del modelo de procesos

2. ¿Qué es caracterizar un proceso?

En la caracterización de procesos logramos planificar el sistema de gestión de calidad. Una

herramienta comúnmente usada es la caracterización de procesos, herramienta usada para
describir cómo funciona un proceso y así dar cumplimiento a los requisitos de la norma.
También consiste en identificar condiciones y/o elementos que hacen parte del proceso, tales
como: ¿quién lo hace?, ¿Para quién o quienes se hace?, ¿Por qué se hace?, ¿Cómo se hace?,
¿Cuándo se hace?,¿Qué se requiere para hacerlo? Los procesos deben documentarse en
función de la naturaleza de sus actividades, los requisitos del cliente/usuario y de los
requisitos legales o reglamentarios que apliquen. La NTC 5906 no establece de manera
explícita qué procesos o de qué tipo deben estar identificados, pero los procesos se pueden
identificar como:

Procesos Gerenciales
Directivos/Estratégicos
Procesos de Apoyo/Soporte
Procesos de Evaluación/Seguimiento y Medición

3. ¿Describa brevemente en que consiste cada una de las cuatro técnicas para identificar
procesos?

a. Procesos claves

son aquellos directamente vinculados a los bienes producidos o a los servicios que se prestan
y, en consecuencia, orientados al cliente/usuario. Centrados en aportar valor, su resultado es
 percibido directamente por el cliente o usuario. Por lo general, en la ejecución de estos
procesos intervienen varias áreas funcionales y son los que emplean los mayores recursos

b. Procesos estratégicos

son aquellos establecidos por la alta dirección para definir cómo opera el negocio y cómo se
crea valor. Constituyen el soporte de la toma de decisiones relacionadas con la planificación,
las estrategias y las mejoras en la organización. También proporcionan directrices y límites
al resto de los procesos. Ejemplos de procesos estratégicos son la comunicación interna, la
comunicación con el cliente, el marketing, el diseño, la revisión del sistema, la planificación
estratégica, el diseño de planes de estudios, entre otros

c. Procesos de apoyo o soporte

son aquellos que sirven de soporte a los procesos claves y a los procesos estratégicos. En
muchos casos, estos procesos son determinantes para conseguir los objetivos de los procesos
dirigidos a cubrir las necesidades y expectativas de los clientes o usuarios. Ejemplos de
procesos de apoyo o soporte: formación, compras, auditorías internas, informática.

d. Procesos de Evaluación/Seguimiento y Medición

El sistema de Gestión de la Calidad, determina a través de los indicadores de proceso, un

elemento de seguimiento de su gestión. Las mediciones caracterizadas por cada equipo de
trabajo, permiten evidenciar el comportamiento actual de los factores críticos de éxito,
identificados por los procesos

4. La Gestión de Procesos se construye sobre 5 etapas consecutivas; menciónelas y defina

brevemente con sus palabras que se hace en cada una de ellas.

Etapas:

1. Identificación de procesos

 analizar si la empresa debe o no embarcarse en dicho proyecto, El equipo son las encargadas
de dirigir y llevar a cabo todo el curso de análisis de los procesos. Personas con capacidad de
garantizar la cooperación entre los expertos de las diferentes áreas temáticas de los procesos
 Creación del registro de seguimiento en la herramienta de gestión de la empresa.
 Análisis previo del alcance del proyecto.
 Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto.

2. Inventario de proceso

 Se estudia el alcance del proceso porque permite conocer qué tareas resolverá y también
cuáles no resolverá. El alcance de un proceso es la sumatoria de las actividades de cada uno
de los objetivos de esta fase. Para definir con el máximo detalle posible de las tareas a realizar
y los recursos necesarios para llevar a buen término del proyecto.

 Análisis del alcance del proyecto.

 Realización de estimaciones de esfuerzo, costes y recursos.
 Definición del plan de proyecto.
 Negociación del contrato.

3. Clasificación de procesos

 Se debe analizar el proceso como se está llevando a cabo. En esta etapa se realizan
diagramas y descripciones del proceso, gráficas de procedimientos, formularios y
documentos, es necesario realizar un seguimiento y control del proyecto que velará por el
cumplimiento de la planificación y la calidad del trabajo realizado

 Establecimiento del entorno de trabajo.

 Asignación de las tareas planificadas a los recursos disponibles.
 Ejecución de las tareas planificadas.
 Gestión de las peticiones de cambio.

4. Mapas de procesos

 Es el análisis de los procesos actuales, se identifican problemas y así mismo sus respectivas
soluciones posibles. En esta etapa se identifican las medidas de tiempo promedio para la
ejecución de los procesos y se determina que oportunidades de mejora general pueden tener

 Seguimiento de tareas e hitos planificados.

 Gestión de entregables (incluido control de la calidad).
 Gestión de incidencias.
  Generación de informes de seguimiento

5. Selección de proceso

 El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar que no
quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto.

 Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores involucrados en el proyecto
 Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales.
 Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y

Teorización).

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento

3.4.1. Problema Planteado –Mapa de Procesos

La empresa PAVICOM S. A., a través de su misión la cual es una Firma de Ingeniería dedicada a la
prestación de servicios de construcción, mantenimiento y mejoramiento de obras civiles, en proyectos
propios, públicos y privados, basados en condiciones de desarrollo sostenible desde el punto de vista
económico, social y ambiental. ha identificado que tiene unos objetivos de calidad bien definidos los
cuales son:

 Asegurar el cumplimiento de los requisitos y especificaciones de nuestros clientes.

 Mejorar continuamente los procesos de la organización
 Garantizar la excelencia en el desarrollo de nuestros proyectos.
 Alcanzar la satisfacción de nuestros clientes.
 Velar por la seguridad industrial en nuestros proyectos para todo el personal involucrado
(Empleados, Contratistas
 Clientes, Entre Otros).

Por tal razón a decidido reestructurar la empresa para ofrecer sus servicios, comprendiendo que para
ello debe soportarse en la gestión financiera, la de calidad, la de mercadeo y la de ventas, en una
gestión de operaciones y logística y de recursos humanos entre otros para atender las licitaciones,
cotizaciones, la planeación de sus proyectos y la ejecución de la obra civil de los proyectos.

Etapa 1:
 Identificación de Procesos
 Procesos estratégicos
 Procesos misionales
 Procesos de apoyo
 Procesos de evaluación

Etapa 2:
 Inventario de Procesos
 Gestión comercial
 Control y gestión de riesgos
 Planificación estratégica
 Soporte de la estrategia
 Estudio de propuestas
 Administración y ejecución de obras
 Retroalimentación de partes interesadas
 Administración y finanzas
 Gestión de maquinarias
 Contabilidad
 Tecnologías de la información
 Administración

Etapa 3:
 Clasificación de Procesos

 Procesos estratégicos
 Gestión comercial
 Control y gestión de riesgos
 Planificación estratégica
 Soporte de la estrategia
 Procesos misionales
 Estudio de propuestas
 Administración y ejecución de obras
 Retroalimentación de partes interesadas
 Procesos de apoyo
 Administración y finanzas
  Gestión de maquinarias
 Procesos de evaluación
 Contabilidad
 Tecnologías de la información
 Administración

Etapa 4:
Mapa de Procesos y Diagramas de flujo
ACTIVIDAD DE TRANSFERENCIA

Actividad Colaborativa (grupo por proyecto)

3.4.2 Cada grupo trabajará sobre el proyecto para realizar el diagrama de procesos y diagramas de
flujo de los procesos claves o principales del proyecto., entregando un documento editable con las
cuatro etapas para su elaboración. Así:

Etapa 1:
 Identificación de Procesos
 Procesos estratégicos
 Procesos misionales
 Procesos de apoyo
 Procesos de evaluación

Etapa 2:
 Inventario de Procesos
 Política de calidad
 Objetivos e indicadores
 Revisión por la dirección
 Responsabilidad y autoridad
 Acciones correctivas y preventivas
 Satisfacción del cliente
 Producto no conforme
 Auditorías internas
 Comercialización
 Planificación y control
 Entrega e instalación
 Postventa
 Mesa de ayuda
 RRHH
 Infraestructura
 Compras
 Etapa 3:

 Clasificación de Procesos

 Procesos estratégicos

 Política de calidad
 Objetivos e indicadores
 Revisión por la dirección
 Responsabilidad y autoridad

 Procesos misionales

 Satisfacción del cliente

 Planificación y control
 Entrega e instalación
 Auditorías internas
 Comercialización

 Procesos de apoyo

 Mesa de ayuda
 Postventa
 Acciones correctivas y preventivas

 Procesos de evaluación

 RRHH
 Infraestructura
 Producto no conforme
 Compras