DESARROLLO DE SOFTWARE I

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

Razones para el inicio de un proyecto

 Demasiadas modificaciones al sistema actual
 Recomendación del analista
 Solicitud de la gerencia
 Reformas legislativas
 La competencia

Para ser un buen analista

 Saber escuchar
 Escoger sitios tranquilos
 Tomar la iniciativa
 Aprender el lenguaje del entorno
 Prepárese para los temas a tratar
 Evitar Tecnicismos

El objetivo de la investigación preliminar es examinar y evaluar el sistema actual;

de tal manera que pueda obtenerse una visión detallada a cerca del
funcionamiento del sistema actual, determinando problemas existentes y ubicando
los requerimientos del sistema.

Aspectos importantes que deben tenerse en cuenta

 Que actividades se realizan
 Que datos se utilizan, se producen y se almacenan
 Limites de tiempo y volumen
 Controles utilizados
 Herramientas utilizadas
 Usuarios involucrados
 Calendarización de actividades
 Grado de eficacia y eficiencia
 Segregación funcional
 Coordinación de actividades
 Documentación existente

TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

ENTREVISTA
 Permite obtener información en forma verbal
 Es una conversación no un interrogatorio
 Ideal para Gerentes y usuarios de alto nivel
 Es recomendable para la obtención de información cualitativa
 Puede ser Estructurada (obtención de datos específicos) o no estructurada
(obtención de información general)
 El éxito depende de su preparación

Recomendaciones para su aplicación

 Establezca fecha y hora adecuada
 Conozca a quien va a entrevistar
 Limite notas
 Diríjala adecuadamente
 No juzgue por anticipada
 Sea imparcial

CUESTIONARIO O ENCUESTA
 Forma de relacionarse con un gran número de personas para conocer
aspectos específicos (idealmente información cuantitativa).
 Puede diseñarse un cuestionario abierto, no es aconsejable (opiniones, ideas,
entre otros) o cerrado (situaciones específicas)
 Prepárelo con anticipación
 Es una comunicación impersonal

Recomendaciones para su aplicación

 Establezca el objetivo del cuestionario
 Conozca a quienes lo recibirán
 Diseñe las preguntas
 Pruebe el cuestionario
 Aplique y evalúe

REVISIÓN DE REGISTROS O ARCHIVOS

La información regularmente se encuentra disponible en diferentes archivos
documentales y de por medios:
 Manuales de funciones y procedimientos
 Reglamentos
 Registro histórico de transacciones

Recomendaciones para su aplicación

 Revise que contiene y de que carecen los formatos utilizados
 Legibilidad y confiabilidad
 Diseñe formatos para el registro de los hallazgos
 Condiciones de almacenamiento
 Actualización de la información almacenada

OBSERVACIÓN
 Ver es creer
 Permite la obtención de información de primera mano (comportamiento de
usuarios, realización de actividades, manejo de documentos, donde surgen
cuellos de botella, entre otros)
 Requiere gran inversión de tiempo

Recomendaciones para su aplicación

 Tenga especial precaución con modificaciones engañosas en el
comportamiento de los usuarios
 Realice una observación participativa
 Conozca previamente y de ser posible manuales de funciones y
procedimientos

TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACION

DISEÑO DE INSTRUMENTOS

LA ENTREVISTA

Entrevistar requiere habilidades que se dan a través de la práctica y el

conocimiento del sistema que se está investigando.

Algunos indicadores que aseguran que la entrevista sea útil:

 Realícese una cita por anticipado con quienes va a entrevistar; avise a los
entrevistados sobre la naturaleza de la entrevista. Planee mantener una
entrevista por no más de una hora.
 Prepárese conociendo de antemano a los individuos que va a entrevistar.
Familiarícese con el tema de la entrevista y prepare un conjunto apropiado de
preguntas para plantear durante la entrevista.

Durante la entrevista:
 Comience por presentarse, subrayando el tema de la entrevista y
estableciendo la naturaleza del proyecto sobre el cual trabaja.
 Comience con preguntas generales que permitan establecer el marco de
referencia con el cual se conducirá el resto de la entrevista.
 Continúe temas y aspectos que surjan de quienes responden. Encuentre la
razón por la cual quienes responden han comentado dichos temas.
 Limite las anotaciones para evitar distracciones de quienes responden.
 Cuando los temas centrales se hayan discutido, realice otras preguntas que
puedan ratificar o rectificar lo expuesto en respuestas anteriores.
 Al final de la entrevista, produzca un resumen de la información recabada
durante la misma. Si lo considera apropiado permita que sea examinado por
quienes respondieron.
 Planee futuras entrevistas.
 Situaciones que se presentan con frecuencia

Entrevistado Entrevistador
Parece adivinar las respuestas Descartar respuestas sospechosas
Intenta decirle al entrevistador lo que Evite aplicar preguntas de forma que
desea escuchar en lugar de los hechos indiquen las respuestas
correctos
Proporciona información irrelevante Regrese la entrevista al tema central o
deseado
Muestra resentimiento y oculta Plantee la posibilidad de que verifique
información información de otra fuente
Se queja de su trabajo, compañeros y Plantee la posibilidad de solucionar sus
supervisores problemas a través del estudio
Expresa su satisfacción por la forma en Motívelo a pensar sobre la situación
que las cosas se hacen ahora, no quiere presente y sus virtudes
ningún cambio

EL CUESTIONARIO

El desarrollo y revisión de un cuestionario es costoso en tiempo y recursos; por

tanto el tiempo invertido en esto debe utilizarse en forma inteligente; igualmente es
importante el formato y el contenido de las preguntas, para la recopilación de
hechos significativos.

 Determine que necesita recabar y que personas son las más calificadas para
proporcionarlos.
 Seleccione el tipo de cuestionario. Contemple la posibilidad de realizar
diferentes sesiones con diferentes tipos de cuestionario.
 Desarrolle la preguntas que se incluirán en el cuestionario. También incluya
preguntas redundantes que verifiquen la consistencia de las respuestas.
 Examine el cuestionario para encontrar fallas y defectos, como:
- Preguntas que pueden ser mal interpretadas
- Preguntas que el sujeto no pueda responder
- Preguntas que incitan a la respuesta preferida
 Pruebe el cuestionario en grupo de personas, para detectar otros posibles
problemas (escritura, espacio, ortografía, registro de respuestas)
 Analice respuestas de prueba, para asegurar que el análisis de los datos que
se busca pueda llevarse a cabo.
 Realice cambios finales de edición e imprimase de forma legible.
 Distribuya y aplique el cuestionario. Cuando sea posible anote el nombre de la
persona.
LA REVISION DE REGISTROS

La documentación existente puede ofrecer al analista la descripción de

operaciones para los procesos existentes, requerimientos y restricciones del
sistema (número de transacciones, capacidad de almacenamiento de datos,
controles y verificación de procesamiento).

Los registros le permiten al analista familiarizarse con algunas operaciones,

oficinas y relaciones formales a las que debe darse apoyo, entre otras.

Los documentos y formas que se utilizan a través del sistema permiten establecer
comparaciones con los procedimientos y manuales de operación existentes
(espacios en blanco, datos que no corresponden, destinos no autorizados,
subutilización de formas).

Es importante muestrear algunos documentos o formas utilizadas en el proceso

para determinar que incluyen y que hace falta. Puede calcularse un porcentaje de
error y un completo estudio estadístico que describa una situación. Debe tenerse
en cuenta: informes de estudios previos, consultorías e informes de gerencia,
entre otros.

LA OBSERVACION

La observación resulta especialmente útil cuando el analista requiere ver como se

manejan documentos, como se llevan a cabo los procesos y si ocurren los pasos
especificados.

El analista debe captar quien utiliza un documento y si tiene dificultades para

completarlo, documentos que no se utilizan, o producen innecesariamente, falta de
información para completarlos.

El analista debe identificar tareas problemáticas que llevan a cometer errores

frecuentemente, así como los cuellos de botella que se presentan en los procesos.

Puede ser de gran utilidad la observación participativa, es decir, el analista se

convierte en parte de la situación y realiza el trabajo por si mismo. Esta
participación le proporcionará impresiones de primera mano en relación con el
trabajo de los usuarios del sistema.
 TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACION
INFORME DE RESULTADOS

REGISTRO DE HALLAZGOS.

Número: _____ Fecha:_______________________

Hallazgo:__________________________________________________________

Descripción

Observaciones del Analista

Observaciones del usuario

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

Actividad Usuario Documentos Documentos Observaciones

Responsable Recibidos Producidos

Es importante estimar el tiempo requerido para la ejecución de cada una de las

actividades.

CIRCULACIÓN DE DOCUMENTOS

Documento Origen Destino Anexos Copias

EVALUACIÓN DE PROCESOS

Actividad B A D Observaciones

B = Bueno A = Aceptable D = Deficiente

EVALUACIÓN GENERAL DEL SISTEMA

Se realiza un seguimiento y evaluación de las actividades generadas por los

procesos; lo cual permite identificar ciertos aspectos y comportamientos durante la
ejecución o no de los mismos. La evaluación se realiza bajo las siguientes
consideraciones:

Los conceptos evaluados en cada una de las siguientes matrices de evaluación,

corresponden a un sistema de información determinado, los mismos pueden servir de
parámetro para la construcción de su propia matriz de evaluación.

S: Sí N: No AV: Algunas veces

1. Evaluación de manuales de funciones y procedimientos.

Aspecto S N AV
Se mantienen perfectamente
actualizados los manuales de
funciones y procedimientos
Son claros, específicos y conocidos
por los usuarios
Se ajustan a la estructura orgánica
de la empresa
Se incluye documentación referente
al registro y procesamiento de la
información requerida para la
producción de documentación
El manual de funciones segrega
claramente las responsabilidades
para cada uno de los cargos
El manual de procedimientos incluye
el manejo y tratamiento de
situaciones de excepción
Observaciones
X
X Se mantienen en un lugar visible.
X El manual de funciones incluye la
descripción de los diferentes cargos,
especificados en la estructura
orgánica.
X La mayoría de los informes
estadísticos se elaboran de acuerdo a
necesidades especificas.
X
X

2. Evaluación de personal
Aspecto S N AV Observaciones
Es apropiada la estructura orgánica X Existe perfecta integración entre las
de la empresa dependencias, para algunos
procedimientos hay lugares
específicos
Existen manuales de funciones y X Para cada usuario que allí labora
procedimientos que aseguren el
conocimiento y desempeño de los
respectivos cargos
Esta claramente determinada la X Laboran dos usuarios directos: el
autoridad y responsabilidades dentro profesional en bacteriología y
de cada una de las dependencias laboratorio clínico y la auxiliar de
laboratorio.
Ambas dependencias desempeñan
sus respectivas labores.
Es idóneo y técnicamente capacitado X Por la alta responsabilidad el personal
el personal que labora en la empresa esta capacitado para ofrecer un
servicio de calidad y confiabilidad.
La administración de la empresa X La persona encargada de administrar
periódicamente supervisa las la empresa es el profesional antes
actividades de las demás mencionado, sus actividades van
dependencias estrechamente relacionadas con las
actividades de la auxiliar de
laboratorio.

Los usuarios reciben capacitación X Cuando se requiera.

continua

3. Evaluación de controles existentes

Aspecto S N AV Observaciones
Existen procedimientos que X El profesional no puede delegar
aseguren la continuidad de los personal auxiliar para remplazarla, y
procesos en caso de ausencia este no puede realizar lecturas por
temporal de usuario elementales que sean.
El acceso de información X La información sola se conoce en el
confidencial es restringido laboratorio, por normatividad interna
no se deben hacer diagnósticos
externamente.
Existen restricciones para la X
manipulación y uso de insumos y
reactivos
Se registra la entrada y salida de X Se lleva un informe de compras y
insumos y reactivos detalles de productos
Son revisados periódicamente los X Se mantiene un registro de cuentas
documentos negociables de cobro producidas y canceladas
Existe un inventario detallado de X Existe un inventario detallado del año
equipos muebles y demás activos 1998. No están registradas las ultimas
adquisiciones
Se restringe el acceso al laboratorio X Solo personal autorizado

Existen precauciones para prevenir X El cargo presenta condiciones de

accidentes riesgo que hacen peligroso el
desempeño de funciones
Es adecuado el orden y limpieza de X La prestación del servicio lo exige.
la instalación

4. Evaluación de la información almacenada

Aspecto S N AV Observaciones
Los medios para el almacenamiento X Algunos documentos son
de información son adecuados almacenados en medio magnético el
cual no tiene ningún control de
acceso. La mayoría de los
documentos se almacenan en
carpetas
Existen disposiciones referentes al X La totalidad de la información es
acceso de la información manipulada por los dos usuarios del

Se asegura que la información
almacenada no es alterada
Los mecanismos utilizados para el
manejo de formatos en blanco son
adecuados
Existen disposiciones referentes a la
eliminación de documentación
Existen políticas para la
actualización de información
Se utilizan etiquetas adecuadas para
la rotulación y organización de la
información
Se actualiza permanentemente la
información utilizada durante los
diferentes procesos
Se confronta la información que es
registrada por documentos
negociables
5. Evaluación de documentos.
Aspecto S N
Están perfectamente identificados
los documentos de entrada y salida
para cada uno de los procesos
Se asegura que la información
registrada es confiable y completa
Existen mecanismos para la
anulación de documentos cuando
son producidos equivocadamente
Existen políticas para la aprobación,
revisión y autorización de
documentos
Existe una descripción detallada
para elaborar los documentos que
se producen durante los procesos
Se almacenan adecuadamente las
copias de diferentes documentos
La totalidad de documentos de
salida se produce con al menos una
copia de respaldo
sistema
X Por su forma de almacenamiento no
existe ninguna restricción de acceso
X La mayoría de estos son utilizados sin
ningún control
X
X Los costos de exámenes y pruebas
de laboratorio son actualizados
permanentemente, al igual que la
información de E.P.S. y pacientes
X Las carpetas donde es almacenada la
información, son identificadas
adecuadamente.
X En algunos procesos es necesario, en
otros en cambio la información tarda
en ser actualizada.
X En algunas ocasiones no se produce
el recibo de caja como soporte del
pago de las E.P.S.
AV Observaciones
X Existen formatos para cada proceso
con una función específica.
X Los formatos están acondicionados
para incluir cierta cantidad de
información, en algunas ocasiones se
anexa información utilizando espacio
inadecuado.
X
X Solo los documentos con destino
externo son firmados por el
representante legal de la empresa.
X El manual de procedimientos
contiene, instrucciones, detalles e
indicaciones para la producción de
documentos.
X Algunos formatos originales se
almacena en carpeta, para alguna
actualización debe elaborarse
nuevamente.
X Del formato de resultados no se
produce ninguna copia, el único
registro que se conserva es la plantilla
de análisis de muestra.