“Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión”

Presentado Por:

Dioselina Escobar Arroyo

John Eduardo Ochoa
Lizeth Carvajal Millán
Luz Marina Restrepo Echeverri

Presentado A:
Miguel Fernando Huérfano

Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA

Centro de Industria y Construcción
Regional Tolima
2019
OBJETIVO GENERAL

Fomentar la participación activa de la distribuidora Ross dentro del sector

empresarial y gastronómico del municipio de Copacabana y municipios aledaños.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 promover la marca de nuestro producto.

 insentivar a los consumidores para que compren nuestros productos.
 Realizar un adecuado mercadeo que nos permita contar una extensa base de
datos.
 propiciar alianzas estratégicas con clientes y proveedores.
 Suministrar a los clientes actuales y futuros información más intensa con
relación a todos los productos que se manejan en la distribuidora.
1. Programación de un evento comercial y diseño de su campaña de
difusión.

En esta primera parte de la actividad, revise los materiales de estudios dispuestos

en el objeto de aprendizaje “Programación y difusión de un evento comercial” y
realice las siguientes actividades: De acuerdo a los pasos descritos en el material
de estudio, elabore la programación del evento comercial de su producto o servicio
de acuerdo al proyecto formativo. En cada una de ellas se debe incluir una
descripción, las actividades, productos, responsables.

1. Determinar el tipo de evento a realizar

I feria de gastronomía “Copacabana se alimenta saludablemente” evento

comercial y promocional

2. Establecer los requerimientos del evento

 Definir a los organizadores del evento, distribuir las funciones entre los 4
integrantes del equipo, el prototipo y capacidad del stand, el espacio en donde
nos ubicaremos.
 Revisar que todas las instalaciones eléctricas del lugar estén en óptimas
condiciones, ya que vamos a tener productos refrigerados y necesitamos
prevenir incidentes que puedan poner en riesgo la salud de nuestros
visitantes y clientes.
 Imagen corporativa (marca, imágenes, mensaje, logotipos, banners, tema u
objetivos)
 Los productos a exhibir
 elementos decorativos y mobiliarios.
 hacer promociones preventa tales como. (invitaciones personales, correo
directo, anuncios en el periódico municipal y en el canal asupaco.
 promoción durante el evento: volantes, folletos, obsequios, muestras gratis,
etc.
 venta directa con ofertas
 música con la que se amenizara el evento.
Funciones

 Eduardo Ochoa: El encargado de conseguir el lugar y los elementos

necesarios para el evento (pantallas, sonido, sillas, mesas, etc.)
 Lizeth Carvajal: persona encargada de la comunicación: Artículos, redes
sociales, contacto con prensa, etc.
 Dioselina Escobar: Encargada de hacer los acuerdos con patrocinadores,
clientes y socios que se haga cargo de las negociaciones y llegue a un buen
acuerdo beneficioso para todos.
 Dioselina Escobar: encargada de manejar la gestión online del evento:
Inscripciones, base de datos, acreditaciones.
 Luz Marina Restrepo: persona que manejará toda
la logística y actividades extra.
Los demás requerimientos se realizarán en conjunto, con el aporte y colaboración
de los 4 integrantes del equipo.

3. Construir el presupuesto y la financiación del evento

El equipo organizador del evento cuenta con 4 integrantes, las funciones se

repartirán entre todos los miembros y se tratará en la medida de lo posible de
hacer un adecuado uso de los recursos con los cuales cuenta la distribuidora, de
esa forma podremos ahorrar en algunos gastos, la financiación se hará en su
totalidad con patrimonios propios de la empresa, el presupuesto que se proyectó,
es el siguiente;

concepto Valor estimado

Alquiler de stand $350.000
Equipos (sonido, microfonia) $200.000
Publicidad (volantes, cuñas $500.000
televisivas, anuncio periódico
municipal, detalles empresariales)

Degustaciones de menús $500.000

Tasa de aseo $100.000

Posibles contingencias $80.000
Transporte 50.000
Decoraciones $200.000
Iluminación $80.000
Total $2.060.000
 4. Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitará

cantidad Insumos, materiales y equipos

25 Mini menús de degustación plan oro (mini chuzos de pollo,
con verduras y la salsa con la receta secreta)
30 Mini menús de degustación plan plata (bandeja con dos
alitas, sabor bbq, mostaza, maracuyá)
40 Mini menús de degustación plan bronce (individuales con
croquetas de pollo y salsa de la casa)
3 pendones
2 Portafolios de productos
100 Volantes y recetas impresas

Mini menús de degustación plan oro

Mini menús de degustación plan plata

 Mini menús de degustación plan bronce

5. Elaborar del protocolo del evento

PROTOCOLO DEL EVENTO

Protocolos antes del evento

 Establecer el lugar y el horario en la que se llevara a cabo el evento

 determinar el público que va asistir para poder enviar con un tiempo prudente
las invitaciones, también se debe revisar el numero de asistentes para poder
contar con la Logistica suficiente para su atención.
 Diseñar el programa de presentación del evento para así llevar un orden.
 Realizar recorrido por el lugar donde se presentará el producto, revisar que
servicios se encuentran allí, si la seguridad es adecuada, revisar las rutas de
evacuación y todo lo relacionado con temas de seguridad por si se llega a
presentar una emergencia, saber cómo vamos a actuar para proteger la
integridad de los asistentes a nuestro evento.

PROTOCOLOS DURANTE EL EVENTO

 Cerciorarnos que todo esté en orden conforme la agenda del evento.

 Distribuir el trabajo entre los 4 encargados del evento.
 Garantizar que todos los encargados del evento tengan una presentación
personal adecuada y que guardemos la buena imagen de la empresa.
 Hacer mucho énfasis en la adecuada atención y en el respeto que debemos
tener hacia todas a cada una de las personas que visiten nuestro stand.
 Expresarse de manera clara y concreta.
 Garantizar que la persona encargada de recibir el personal, este ubicada a
tiempo en la entrada del stand para recibir cordialmente a las personas
invitadas.
 Tener el espacio limpio y las degustaciones y promociones a tiempo en el
stand.

PROTOCOLO AL FINALIZAR EL EVENTO.

 Realizar un acta donde plasmemos todas las conclusiones y experiencias que

nos deja este evento, más adelante se le pueden dar a conocer a los
participantes por los diferentes medios de comunicación con los cuales cuenta
la distribuidora.
 Enviar los agradecimientos (correo electrónico) a los participantes del evento.
 Realizar una encuesta con la cual se pueda evaluar la pertinencia del evento y
si se alcanzaron los objetivos propuestos por la gerencia de la distribuidora.

FORMULAR EL PLAN DE RELACIONES PUBLICAS DEL EVENTO

 Establecer contactos con la empresa del periódico municipal y en el canal

asupaco para tener pautas comerciales a costos bajos que se acomodan al
presupuesto.
 Contactar administradores de conjuntos del municipio con el objetivo de
publicitar sobre el evento por medio de volantes y avisos en las carteleras.
 Conseguir los permisos por medio de la alcaldía del municipio para utilizar
parte del espacio público y tener la autorización para el sonido.
 Validar con la policía del municipio ya con los permisos obtenidos para su
colaboración en caso de alguna anomalía, tener el contacto de la persona
encargada de la identidad.

DISEÑAR LA CAMPAÑA DE DIFUSION

 Una semana antes del evento se realizará difusión por medio de perifoneo
en el municipio anunciando sobre el evento a realizar.
 Dos días antes del evento entregar información por medio de volantes
invitando al evento que se va a realizar.
 En nuestras redes sociales todos los días hacer la invitación para la
participación al evento que se va a realizar.
 En nuestra sede hacer entrega e informar a nuestros clientes la invitación
para su participación en el evento.
 En los medios de emisoras, periódicos y el canal del municipio según los
acuerdos con ellos para pautar la invitación al evento con descuentos para
el que presente los cupones.
 En las carteleras de los conjuntos dejar información del evento con cupones
de descuento para atraer a los clientes potenciales y frecuentes.
 Diseño de pendones pasacalles y mural.

DIFUNDIR EL EVENTO COMERCIAL

 Difundir por medio de sonido en cabina estacionaria con locutor donde

se realiza el evento con un alcance largo para atraer a clientes
potenciales y frecuentes, también por medio de sonido grabado con
parlante rotatorio pasando por las diferentes zonas del sector para
atraer a los clientes.
 Entrega de volantes con personal contratado, empleados y socios
referentes al evento invitando a los clientes a participar de la actividad
con cupones de descuento para atraer al cliente.
 Los pendones deben quedar en sitios estratégicos donde se tiene alto
flujo de personas en el caso de los pasacalles sobre las vías principales
y los pendones de mural en los postes donde se tiene este flujo de
personas que indiquen sobre la actividad que se está realizando.
 Para este día de la actividad masificar en nuestras redes sociales sobre
el evento para que los clientes frecuentes y potenciales se acerquen
participando de la actividad con sus compras.
 Faltando una semana para el día del evento, este se promocionara a
través de las redes sociales; Facebook, twitter, instagram, se publicaran
recetas y toda la informacion relacionada con el evento.
 Se enviara invitación vía email.

EVALUACION

Para la evaluación de la actividad revisamos nuestros objetivos que fueron

trazados para realizar el evento, si la campaña obtuvo los resultados
esperados con el diseño de las diferentes ayudas comerciales que se
ejecutaron ante, durante y después de la actividad, se evaluara los gastos y
costos si fueron productivos teniendo en cuenta que los ingresos
sobrepasaron la inversión que se realizó, el reconocimiento de la marca si
alcanzo a ser reconocidos por su frescura y alternativas de los productos
ofrecidos, el alcance que llevo al tener relaciones con los diferentes entes
 de la población como la prensa local y radial para tener mayor recordación
de marca, para obtener los resultados de la actividad se tiene en cuenta
encuestas y evaluaciones sobre la actividad sus productos y promociones
que se realizaron en la actividad, se tabularan estos resultados y en reunión
de sus socios revisar qué fue lo más productivo sus falencias que se
tuvieron, para futuras actividades tener la experiencia de ser más objetivos
en estas actividades, que los clientes reconozcan la marca de ser una
buena alternativa para su hogar con nuestros productos, su atención al
cliente y precios justos.

PLAN DE PRESENTACION DE PRODUCTOS Y SERVICIOS

El producto de distribuidora de pollos Ross es de consumo personal en los

hogares, a satisfacer necesidades primarias esenciales, en sus diferentes
presentaciones está dada para el consumidor de Copacabana por su precio que
se acomoda al presupuesto de la comunidad y al consumo diario por numerosas
familias.

Por medio de una feria gastronómica se realizará la presentación de la empresa

pollo Ross. La cual se realizará el día 20 de junio del 2019 en el municipio de
Copacabana carrera 50 n° 50-18

La distribuidora pollo Ross busca llegar a los hogares de Copacabana

garantizando su calidad en los productos, un buen servicio y excelente atención
por parte de sus propietarias

Eduardo Ochoa: El encargado de organizar los elementos necesarios para el

evento (pantallas, sonido, sillas, mesas, etc.)

Lizeth Carvajal: persona encargada de la comunicación: Artículos, redes sociales,

contacto con prensa, etc.

Dioselina Escobar: encargada de manejar la gestión online del evento:

Inscripciones, base de datos, acreditaciones.

Luz Marina Restrepo: persona que manejará toda la logística y actividades extra.

Patrocinadores
Apoya

Degustaciones
El producto de negocio se ubica en el campo agrícola ya que comercializamos el
pollo en varias presentaciones del cual tenemos las siguientes:
Publicidad
Promociones

CELEBRACION DE UN CONTRATO COMERCIAL

Gracias a los trabajos de marketing y publicidad se ha podido negociar con

establecimientos en otros municipios como lo es Girardota, donde pudimos tener
contacto con los dueños del SUPERMERCADO MANUELITA, uno de los más
grandes del municipio, se les presento nuestro catálogo y se les otorgo algunas
muestras de nuestros productos, se acordó que se empezaría a vender nuestras
bandejas de pollo mixtas y así mismo a la medida de la acogida que estas tengan
se irá incorporando nuestras diferentes presentaciones.

En base a esto se celebró el siguiente contrato:

CONTRATO DE COMPRAVENTA DE SUMINISTRO DE POLLO CRUDO

El DIA 7 JUNIO DE 2019 SE CELEBRO EL SIGUIENTE CONTRATO DE

COMPRAVENTA DE SUMINISTRO DE POLLO CRUDO QUE CELEBRAN POR UNA
PARTE POR LA EMPRESA POLLOS ROSS EN LO SUCESIVO EL VENDEDOR, Y POR
OTRA PARTE LA EMPRESA SUPERMERCADO MANUELITA EN LO SUCESIVO EL
COMPRADOR, AL TENOR DE LAS SIGUIENTES DECLARACIONES Y CLÁUSULAS.

DECLARACIONES

Declara el Vendedor:

Que es una Distribuidora de pollos con su establecimiento comercial

ubicado en Copacabana Antioquia, identificada con Nit123.456.789 y
REGISTRADA EN LOS REGISTROS PUBLICOS 987.654.321 entre sus
actividades se encuentra la COMERCIALIZACIÓN DE PRODUCTOS
AVICOLAS TALES COMO POLLO CRUDO PARA CONSUMO HUMANO,
incluyendo los solicitados por el comprador.

DECLARA EL COMPRADOR:

Que es una Sociedad Limitada, con su establecimiento comercial ubicado en

la Ciudad de Girardota municipio de Antioquia, país Colombia, Identificada
con NIT 423.458.889, cuya acta constitutiva se encuentra inscrita en el
Registro Público de Comercio de la Ciudad de Girardota, en el país
Colombia

Que desea adquirir del Vendedor bandejas de pollo mixtas, según se describe
en la cláusula Primera de Este Contrato.

DECLARAN AMBAS PARTES:

Que se reconocen de manera recíproca la capacidad con la que comparecen

a la firma del presente contrato, y que la autoridad para celebrar el presente
contrato no les ha sido limitada, revocada de cualquier forma.

desean obligarse conforme a las siguientes Cláusulas.

CLÁUSULAS

§ 1. Del Suministro. El Vendedor suministrará al Comprador de las

mercaderías identificadas Bandejas de Pollo Mixtas congeladas, en los
siguientes términos:

- La cantidad será de un contenedor de 500 kilos a modo de prueba como

muestra física del producto.

- La calidad de las bandejas de pollo del vendedor debe alcanzar los

requisitos del comprador: sin piel, sin huesos rotos, y sin olores y con un
 peso por bandeja entre 200 a 250 gr.

- El vendedor deberá entregar la misma mercancía que la mostrada en las

fotografías mandadas.

§ 2. Términos de Precio y Entrega. Las mercaderías serán entregadas

precio establecido por la empresa vendedora y se hara de forma anticipada
para hacer la entrega.

§ 3. Monto, Forma de Pago del Precio, Intereses. El precio a pagarse por

las mercaderías será el de 2.500.000. El pago se realizará mediante Crédito
Documentario del 100% del valor de la mercancía. La mercancía será enviada
entre 10 y 12 días hábiles desde la fecha de la recepción del depósito.

§ 4. Garantías del Vendedor al Comprador. El vendedor garantiza que las

mercaderías se adecuan a las especificaciones señaladas por el Comprador,
y que las mismas se encuentran libres de defectos, admitiendo un mínimo %
de deterioro ya especificado.

5. Reclamaciones de Terceros. El Vendedor garantiza que las

mercaderías se encuentran libres de cualesquier reclamaciones de
terceros, incluyendo reclamaciones derivadas de un reclamo sobre la
propiedad de las mismas, de que se encuentra sujetas a un gravamen, o
de que un tercero es el titular de algún derecho de propiedad intelectual,
incluyendo derechos de la propiedad industrial, o de derechos de autor
en la ciudad del Vendedor.

§ 6. Modificaciones del Contrato. El presente contrato solo podrá

modificarse por escrito firmado por ambas partes. Cualquier propuesta
para su modificación deberá enviarse a los domicilios indicados en las
Declaraciones indicadas al principio de este contrato. El silencio a
cualquier propuesta para la modificación no tendrá el efecto de una
aceptación.
§ 7. Periodo para Inspeccionar y Notificar al Comprador Reclamaciones
Relacionadas al Contrato. A partir de que el Comprador tenga oportunidad
de inspeccionar las mercaderías, deberá examinarlas dentro de un plazo no
mayor de 2 días. En caso de cualquier falta de conformidad deberá dentro de
los 3 días siguientes a su descubrimiento notificar al Vendedor de tal falta de
conformidad por escrito, o por cualquier otro medio, incluyendo los
electrónicos especificando en qué consiste la falta de conformidad alegada.

§ 8. Fuerza Mayor. En caso de que el vendedor se encuentre impedido de

cumplir con cualquier obligación derivada del contrato por acontecimientos
que estén fuera de su contrato incluyendo sin limitarse, a huelgas, incendios,
guerra civil, expropiación, conflicto nacional, bloqueo, o catástrofe natural,
deberá notificar al Comprador tan pronto como tenga conocimiento de lo
acontecido sobre su posibilidad de cumplir con el contrato, o en su caso de
que lo dará por terminado sin su responsabilidad.

§ 9. Jurisdicción y Derecho Aplicable. Las partes están de acuerdo en que

no obstante el domicilio actual o futuro de las partes, cualquier controversia
que se suscite entre con relación a, o derivada del presente contrato serán
resueltas por los tribunales en la ciudad de Copacabana o país del vendedor

FDO.: FDO.:

EL VENDEDOR EL COMPRADOR

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