MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

La finalidad de este documento reside en el lineamiento de procesos naturales dentro nuestra empresa, su
relación y participación de las distintas áreas conformadas para logar los objetivos trazados.
Vale la pena resaltar que estos procesos pueden ser alterados siempre y cuando las circunstancias lo ameriten,
con la finalidad de mejorar.
El objetivo de este manual no es mecanizar al funcionario, sino marcar requerimientos mínimos para el
cumplimiento de su labor dentro la empresa, pudiendo realizar acciones en beneficio de un buen trabajo,
encontrándose en la obligación de informar a su inmediato superior las determinaciones tomadas y respaldando
dichas decisiones.
La consigna es realizar el mejor trabajo posible en favor de los clientes y la empresa.
Todo bajo el respeto y profesionalismo.

AREA COMERCIAL
A JEFE COMERCIAL
B REPRESENTANTE LEGAL
C ENCARGADO DE LOGISTICA Y COTIZACIONES

A. PROCEDIMIENTOS PARA EL JEFE COMERCIAL

TENER UNA LISTA DE TODAS LAS INSTITUCIONES DEL AREA DE SALUD CON LAS CUALES YA SE TIENE
CONTACTO CON LOS VENDENDORES DETERMINADOS EN CADA AREA

1. Administrar y distribuir ruteos de forma coherente, con el fin de aumentar de productividad de cada
asesor comercial y hacer más eficiente el tiempo empleado.
2. Promover una comunicación entre todo el personal del área de manera esencial.
TENER UNA LISTA DE TODOS LOS CONTACTOS TELEFONICAS YA SEAN PRIVADOS Y O PUBLICAS
3. Identificar falencias en el área y proponer alternativas.
4. Informar de forma inmediata cualquier tipo de irregularidad dentro la empresa.
5. Coordinar con la encargada de cotizaciones y logística las necesidades del área y las estrategias para
mejorar nuestro servicio.
6. Reunión y revisión diaria de actividades, organización y planificación para el siguiente día
7. Generar un informe mensual para cada reunión de directorio, donde debe estar plasmado en los
siguientes puntos:
a. Ventas logradas en el mes anterior, expresados en moneda Nacional.
b. Ventas objetivo para el mes en curso, expresados en moneda Nacional.
c. Informe de problemas suscitados (quejas o recomendaciones de los clientes).
d. Estrategias para mejorar la productividad del área comercial.
e. Varios.

B. PROCEDIMIENTO REPRESENTANTE COMERCIAL

El representante comercial tiene la obligación de:
1. Cumplir con las disposiciones de su superior como ser Ruteos, horarios, llamadas de emergencia, horas
extra, etc.
TENER UN PLANIFICAION SEMANAL Y EL RESPALDO DIARIO DE LA HOJA DE FIRMA Y SELLO DE CADA
INSTITUCION INDICANDO QUE SE ESTA OFRECIENDO Y O QUE ESTA REQUIERIENDO CADA AREA
2. Conocer todos los productos de la empresa; características, precio, comparación con productos de la
competencia, alternativas, etc.
 3. Atender muy amablemente al cliente con el mayor respeto y educación.
4. Dar a conocer a su inmediato superior todas las recomendaciones y quejas de los clientes.
5. Buscar la solución a los problemas, si en caso su inmediato superior no satisface eficientemente las quejas
de sus clientes, escalar rangos hasta agotar todas las posibilidades para tener un cliente satisfecho.
6. Solicitar información detallada de cada producto.
7. Participar y aprobar cursos de capacitación.

TENER UN INFORME MEMSUAL DE TODOS LOS PRODUCTOS VENDIDOS POR SU PERSONA

TENER UNA LISTA DE ESTIMADOS PARA SU COBRA DE TODA VENTA CON SU NUMERO DE TELEFONO

EL PROCEDIMIENTO CORRECTO PARA LA REALIZACIÓN DE LAS VENTAS ES EL SIGUIENTE:

1. El encargado comercial asignado a un ruteo, en total conocimiento de nuestros servicios, productos y
normas vigentes, debe identificar las necesidades de cada servicio y registrar en su hoja de ruteo.
2. Respetuosa y amablemente, denotar estas necesidades y proponer soluciones, una vez conversado con
el jefe de área quedar en un acuerdo donde se registrará las cotizaciones a entregar y el tiempo necesario
para su seguimiento.
C. Por intermedio del grupo en Whatsapp informar a la encargada de “cotizaciones y logística” (ENCARGADA DE
LOGISITICA Y COTIZACIONES
3. Realizar la solicitud correspondiente e indicar una fecha estimada e urgencia del mismo requerimiento.
NOTA: es importante usar el grupo como una constancia de la solicitud, además de que en el grupo se
encuentra alguien de comercio exterior quien puede dar mayor información u aclarar ciertas cotizaciones
para un proceso rápido y controlado.
4. Una vez recogido la cotización entregar al jefe de área y hacerse firmar como respaldo una copia en
blanco y negro de tal cotización e indicar las bondades de nuestros productos.
5. Entregar la copia a la encargada de sucursal para su clasificación y procedimiento interno.
6. En el periodo de seguimiento deben estar atentos a:
a. Propuestas de la competencia.
b. Que el encargado de área haga su solicitud correspondiente a administración.
c. En caso de montos arriba de 50.000 bs solicitar características técnicas para la elaboración del C1 y
C2 en el DBC.
7. Una vez llegado el requerimiento a administración visitar al encargado administrativo indicando y
respaldando la importancia de tal adquisición con el fin que de vía libre al proceso de adquisición.
8. Visitar al cotizador y hacer seguimiento:
a. Atentos a las cotizaciones de otras empresas.
b. Que concluya su informe hasta la orden de compra.
c. En caso de licitaciones, estar atentos a su lanzamiento y notificar al área de licitaciones para q se
tome en cuenta dicha venta en sus comisiones.
9. Una vez hecho la orden de compra u contrato informar a la encargada con los plazos correspondientes
para su cumplimiento.
10. 2 días aprox. Antes de la entrega verificar en la central si los productos esta conforme a la propuesta, con
el fin de identificar errores o faltantes antes de la fecha indicada.
11. Participar en la entrega y coordinar el refrigerio correspondiente con el fin de empatizar con la unidad y
todo personal que usara nuestros productos.
12. Realizar el siguiente seguimiento
ESTE TIENE QUE SER PEDIDO POR APOYO ADM. - ALMACEN, EN EL CASO QUE “APOYO ADM. – ALMACEN”
REQUIERA EL SEGUIMIETNO DE X INSTITUCION
a. Entrega del acta de conformidad de la unidad solicitante a administración.
b. Entregar solicitud de cancelación correspondiente.
 c. Control de inicio de proceso de pago.
d. Recojo de cheque.
e. Seguir visitando

D. ENCARGADA DE LOGISITICA Y COTIZACIONES

TENER LA CAPACIDAD DE REALIZAR EMISION DE FACTURAS

HACER EL ENVIO DE COTIZACION DE TODO PRODUCTO QUE VAYA A VENDERSE INDICANDO LOS DATOS
DE LAS PERSONA O INSTICUION QUE VAYA RECEPCIONAR LA COMPRA, SI TIENE GARANTIA EL
PRODUCTO QUE SE VENDE, RESPONSABLE DE LA VENTA TODO ESTO COMUNICADO AL GRUPO
WHATSAPP DE LOGISTICA

1. Comunicarse constantemente con el grupo comercial, recibir y agendar cada uno de los requerimientos
solicitados:
a. Tener la capacidad suficiente para solicitar mayores datos si fuese necesario
b. Responder de manera diligente y constante cualquier duda emitida por cualquier participante del
grupo comercial.
c. Guiar al personal con el conocimiento suficiente de los productos que ofrece la empresa

2. Llevar el siguiente registro Excel para un correcto seguimiento de las cotizaciones por institución y emitir
reporte cuando algún cargo superior lo requiera. TENERLO EN EXCEL

NOTA: tanto la cotización como estado están sujetos a actualizaciones hasta su culminación (en la casilla
Estado Actual) como ser:
a) vendido y numero de Factura
b) compro de otra empresa (explicar el porqué)
c) nos se adquirió (explicar porque)

HOSPITAL VIEDMA
FECHA INICIO DE VISITA VENDEDOR FECHA ÚLTIMA DESCRIPCION MONTO FECHA ESTADO ACTUAL
COTIZACIÓN ULTIMO ESTADO
10-01-2019 CARLOS 28-03-2019 FILTROS HME Y OXIMETROS 19.900 29-03-2019 DEBE HACER UNA DEMOSTRACION PARA EL 03-04-2019

11-01-2019 MARIO 15-03-2019 CUNA RADIANTE 27.000 18-03-2019 VENDIDO Factura.122

3. Velar por el cumplimiento de las cotizaciones solicitadas tanto de productos como también servicio
biomédico.
a. Actualizar constantemente su base de datos con precios, nuevos productos y catálogos.
b. Tener digital y física (copia con firma de recibido), cada una de las cotizaciones por institución de
manera ordenada y organizada.
c. Subir un respaldo semanal en la nube (Google drive) de todos los archivos digitales para cualquier
contingencia.
4. En caso de no existir respuesta usar el grupo de directiva para exigir el cumplimiento de los plazos
establecidos en:
a. Entrega de equipamiento.
b. Demostraciones.
c. Stock de sucursal.
d. Exigir precios y datos a comercio exterior para realizar las cotizaciones solicitadas.
 e. Exigir a servicio el digital de los informes y costos para cotizar un servicio realizado.
f. Coordinar entre áreas.
g. Velar porque el área comercial tenga todas las herramientas necesarias para realizar su trabajo de
manera eficiente.
5. Tener un registro actual de nuestros proveedores nacionales con precios y catálogos, para la obtención de precios
de productos que no traemos y realizar una cotización rápida incrementando mínimamente un 50% al costo.
TENERLO EN EXCEL
a. Es responsabilidad del área exigir a operaciones toda la información necesaria como ser:
i. Nombre de la empresa
ii. Dirección
iii. Número fijo
iv. Numero de celular y nombre del contacto
v. Precio fotos y/o catálogos
b. En casos donde los ítems existen en otras empresas solicitar a operaciones q cotice en otros lados
para generar el cuadro comparativo.
LICITACIONES. – Se refiere a convocatorias nacionales de carácter público y lanzados por medio de la web oficial
SICOES, por lo general son ventas mayores a 50.000 bs, estas pueden ser adquisición de:
 Bienes
 Obras
 Servicios generales
 Servicios de consultoría
El asesor comercial que realice los procedimientos mencionados al inicio del manual, demostrando
el direccionamiento de la licitación a nuestra empresa, podrán beneficiarse del 3% del monto total
de la licitación al momento del pago.
El asesor comercial que se haga cargo desde la entrega de sobre en la presentación hasta la
conclusión del mismo podrá beneficiarse con el 1% del monto total de la licitación al momento del
pago.

AREA DE SERVICIO BIOMEDICA

A JEFE DE AREA
B COORDINADOR BIOMEDICO
C PERSONAL DE TRABAJO BIOMEDICO

PROCEDIMIENTOS GENERALES. -
 Todo el personal sin exclusiones debe presentar diariamente el reporte de actividades.
 Reporte servicio externo. - En caso de viajes o trabajos fuera de la empresa, deben presentar un resumen de
las actividades realizadas y hacerse firmar con activos fijos de la institución mínimamente.
 Todos días de 8:30 a 8:45 debe realizarse la reunión de coordinación de actividades.
 8:45 am debe comenzar las actividades, no debería de existir6 mayor tiempo de coordinación a menos q sea
urgente o de fuerza mayor.

A. JEFE DE AREA
DEBE DE MANTENER UN CRONOGRAMA SEMANAL Y MENSUAL DE TRABAJOS PREVISTOS.
ENCARG
 debe realizar la coordinación entre áreas.
 debe instruir y supervisar cada uno de los arreglos realizados por el servicio.
 debe proveer de todo lo necesario para que el servicio trabaje de forma eficiente.
  debe tomar decisiones y respaldar las mismas para demostrar su accionar.
 Procedimiento instalación y puesta en marcha.
 Procedimiento para el mantenimiento de un equipo.
 Revisión
 Mantenimiento Preventivo
 Mantenimiento Correctivo
 Procedimiento para calibraciones.
 Procedimiento para capacitación:
Interna dentro la empresa
Externa fuera de la empresa
 Procedimiento en licitaciones.
 Procedimiento en asesoría ingeniería clínica.
 Procedimiento de cotizaciones de servicio.
SER ENCARGADO DE REVISADO Y CONTROL DE TODO PRODUCTO QUE VAYA A PASAR A ALMACEN DANDO
EL VISTO BUENO

ENCARGADO DE GENERAR UNA PLANILLA (ESTA PLANILLA CONTARA CON CODIGO DEL PRODUCTO –
PROCEDENCIA- MODELO Y MARCA – CARACTERISTICAS – ACCESORIOS) DE TODO LO INGRESADO QUE SERA
FACILITADO A ALMACENES

ENCARGADO DE REVISAR TODO EQUIPO INSUMO MOVILIARIO QUE SEA VENDIDO PARA ENTREGAR EL
PRODUCTO A LAS EXIGENCIAS DEL COMPRADOR

B. COORDINADOR BIOMEDICO. -
 será quien verifique el trabajo realizado por lo que el deberá realizar los informes correspondientes y
cotizaciones. Todo el personal debe rendir informes verbales del trabajo realizado.
 con todo el conocimiento del trabajo realizado debe comunicarse con los clientes informando el estado de
los equipos.
DEBERA EJECUTAR UNA TABLA EXCEL DONDE ESPECIFIQUE:
FECHA TRABAJADOR TIPO INSTITUCION DETALLE PARA OBSERVACIONES
DE GENERAL COBRAR
SERVICIO DEL
TRABAJO
MC-V-MP SI/NO
LA CUAL DEBE SER ENVIADA POR LA TARDE DEL DIA VIERNES DE CADA SEMANA CON SUS REPORTES
TECNICOS DE LA SEMANA AL AREA DE RECURSOS HUMANOS

El equipo debe tener un informe de estado.- en este informe debe explicar el estado general en el q se encuentra
el equipo y firmado por la unidad solicitante del servicio con el fin de demostrar en resume el estado del equipo
para que luego no haya quejas de q los entregamos en buen estado.

C. PERSONAL DE TRABAJO BIOMEDICO

DEBEN ESTAR A DISPOSICON DE EL JEFE DE AREA COMO EL COORDINADOR BIOMEDICO PARA LOS TRABAJOS
QUE SE TENGAN EN ACTIVIDAD

AREA ADMINITRATIVA Y FINANZAS

 A CONTADORA – JEFE DE AREA
B APOYO ADM. - ALMACEN

A. CONTADORA – JEFE DE AREA

DEBE DE TENER UN REGISTO TANTO FISICO MENSUAL Y UN REGISTRO DIGITAL DIARIO (ESTE DEBE DE SER SUBIDO
AL DRIVE CADA SEMANA EL DIA VIERNES)
DEBE REALIZAR UN CONTROL BIMESTRAL DE TODOS LOS ASCTIVOS FIJOS
TIPO DE DOCUMENTO EXCEL
1. Activos fijos
1.1. Cuadro mobiliario, maquinaria y herramientas
1.1.1.Fecha de compra
1.1.2.Estado calificasion 1-10
1.1.3.valor actual estimado
1.1.4.bajas (presentar a gerencia para su aprobacion)
DEBE DE TENER UN REGISTO TANTO FISICO MENSUAL Y UN REGISTRO DIGITAL DIARIO (ESTE DEBE DE SER SUBIDO AL
DRIVE CADA SEMANA EL DIA VIERNES)
DEBE REALIZAR UN CONTROL BIMESTRAL DE TODOS LOS BIENES INMUBLES
TIPO DE DOCUMENTO EXCEL
1.2. cuadro bienes inmuebles
1.2.1.valor aproximado en el mercado
1.2.2.valor para venta rápida
1.2.3.estado
DEBE DE TENER UN REGISTO TANTO FISICO MENSUAL Y UN REGISTRO DIGITAL DIARIO (ESTE DEBE DE SER SUBIDO AL
DRIVE CADA SEMANA EL DIA VIERNES)
DEBE REALIZAR UN CONTROL TRIMESTRAL DE TODOS LOS VEHICULOS INDICANDO FALLAS, REPARACIONES,
MANTENIMIENTO
TIPO DE DOCUMENTO EXCEL.
1.3. cuadro de vehículos
1.3.1.fecha de ingreso
1.3.2.detalle de estado
1.3.3.valor estimado a la fecha

2. Procedimiento almacenes
2.1. Almacenamiento
ES EL CUIDADO, CONSERVACION Y CONTROL QUE TIENE EL ENCARGADO DE ESTA AREA.
2.2. Categorización
EL ALMACENAMIENTO SE CATECORIZA SI EL PRODUCTO ES INSUMO, EQUIPO O INMOBILIARIO
2.3. Lugar de almacenamiento y códigos EL ALMACENAMIENTO SE CATECORIZA TOMANDO TRES ASPECTOS MUY
IMPORTANTES COMO SER TAMAÑO, COSTO Y DISPOCISION DE ESPACIO.

2.3.1.Código ubicación
ES EL CODIGO AL ESPACIO QUE SE DA PARA EL ACOPIO DE TODO PRODUCTO QUE INGRESE A LA EMPRESA
2.3.2.Código almacén
EL CODIGO DE ALMACEN ES EL CODIGO QUE SE DA A CADA PRODUCTO QUE INGRESA A LA EMPRESA, ESTA
DADO POR LAS INICIALES DE LA MARCA, SEGUIDO POR LAS INICIALES DEL TIPO DE PRODUCTO QUE ES Y
ACOMPAÑADO POR NUNA NUMERACION CORRELATIVA.
POR EJEMPLO:
SE TIENE TRES PRODCUTOS DIFERENTES, ES ESTE CASO UN ESTETOSCOPIO DE LA MARCA LITTMANN
EL CODIGO DE ALMACEN SERIA PARA EL PRIMER PRODUCTO LIES01 “LI” DE LA MARCA LITTMANN “ES” DE
ESTETOSCOPIO Y “01” POR SER EL PRIMERO EN REGISTRARSE, PARA EL SIGUIENTE SERIA “LIES02” Y PARA EL
TERCERO “LIES03”.
2.4. Registro de movimientos
EL REGISTO DE MOVIMIENTO VIENE DADO POR SALIDA O PRESTAMO DE TODO PRODUCTO

EN EL CASO DE PRESTAMO SE DEBE DE COMENZAR CON EL REGISTRO DE KARDEX, POSTERIOR PASAR AL

REGISTRO EN PLANILLA GLOBAL (MODELO ESTABLECIDO EN EL DRIVE) Y EN LA HOJA DE RESPONSABILIDADES
(MODELO ESTABLECIDO EN EL DRIVE) QUE SE DA A LA PERSONA QUE SE RESPOSABILIZA, SE HACE SEGUIMIENTO
DEL ESTADO DE PRESTAMO DESPUES DE 7 DIAS CASO CONTRARIO DE NO HACER LA DEVOLCUION DEL
PRESTAMO SE MULTA CON LO ESTABLECIDO EN EL REGLAMENTO INTERNO DE LA EMPRESA.

EN EL CASO DE SALIDA DEBE COMENZAR CON EL REGISTRO EN EL KARDEX, POSTERIOR PASAR AL REGISTRO EN
PLANILLA GLOBAL (MODELO ESTABLECIDO EN EL DRIVE) Y EN LA HOJA DE RESPONSABILIDADES (MODELO
ESTABLECIDO EN EL DRIVE) QUE SE DA A LA PERSONA QUE SE RESPOSABILIZA POR LA ENTREGA DEL PRODUCTO.
ESTE ES EL PROCEDIMIENTO DE RESPALDO FISICO Y POR ULTIMA HACER EL REGISTRO DE LA BASE DE DATOS.
POSTEIROR A ELLO SE DEBE DE PASAR ESTE PRODCUTO A CUENTAS POR COBRA

2.4.1.Central
ES DE RESPONSABILIDAD DEL ENCARGADO DE ALMACENES HACER UN REGISTRO DE TODOS LOS INGRESOS,
MOVIMIENTOS DE LOS PRODUCTOS QUE SE TENGAN EN ALMACEN, ASI COMO TAMBIEN HACER UN CONTROL
BIMESTRAL DE TODOS LOS PRODUCTOS QUE SE ENCUENTREN EN LAS SUCURSALES DE LA EMPRESA.
2.4.2.Sucursales
ES DE RESPONSABILIDAD DEL ENCARGADO DE SUCURSAL HACER UN REGISTRO DE TODOS LOS INGRESOS,
MOVIMIENTOS DE LOS PRODUCTOS QUE SE TENGAN EN SUS INSTANCIAS, ASI COMO DE ELABORAR UN
INFORME BIMESTRAL DONDE INDIQUE EL MOVIMIENTO QUE HUBO EN ESOS DOS ULTIMOS MESES CON SUS
RESPALDOS CORRESPONDIENTES.

2.5. Ingreso de productos

SE HACE EL INGRESO DE PRODUCTOS O SE ALMACENA TODO PRODUCTO QUE PASE POR EL VISTO BUENO DE
SERVICIO BIOMEDICO ESTE TENDRA UN REGISTRO FISICO ACOMPAÑDO EN UNA PLANILLA DE MOVIMIENTO Y EL
KARDEX CORRESPONDIENTE DE CADA PRODUCTO
SE DEBE DE TOMAR LOS ASPECTOS MAS IMPORTANTES COMO SER LOS ACCESOSIOS DE EQUIPOS, SI TIENEN FECHA
DE VENCIOMIENTO O CADUCIDAD Y DEMAS HACIENDO TODO ESTO UNA COMPARACION CON LA PLANILLA QUE
SERA FACILITADO POR SERVICIO BASICO TANTO FISICO COMO DIGITAL
 2.5.1.Nuevos ítems

ES FUNCION DEL ENCARGADO DE ALMACENES SABER SI SU PRODUCTO QUE INGRESA AL INVENTARIO ES

DE MERCADO LOCAR O IMPORTADO ESTO PARA TENER UN MEJOR CONTROL EN PRECIOS.

2.5.1.1. Importados
EN EL CASO DE SER IMPORTADOS DEBE DE TENER TENER LA CONSTACIA DE LOS COSTOS QUE SE HAYAN TENIDO
DE HACER LLEGAR EL PORDUCTO HASTA LAS INSTACIAS DE LA EMPRESA ESTO PARA SACAR PRECIO DE
ALMACEN
2.5.1.2. Mercado local
EN EL CASO DE REALIZAR UNA COMPRA EN EL MERCADO LOCAL ESTE PRODUCTO INGRESA AL
ALMACEN CON EL COSTO DE UN 25% MAS DE LO QUE FIGURA EN LA FACTURA, ESTE SERA EL
PRECIO ALMACEN

2.5.2.Reabastecimiento

2.6. Egreso de productos

2.6.1.Prestamos de almacén
LOS PRESTAMOS QUE SE TIENEN CON ALMACEN DEBEN DE FIGURAR EN

KARDEX DEL PRODUCTO

EN LA PLANILLA GLOBAL DE MOVIMIENTO DE ALMACEN
HOJA DE RESPONSABILIDADES
REGISTRO DIGITAL EN LA BASE DE DATOS

INDICANDO QUE CADA PRESTAO TIENE UN LAPSO MAXIMO DE 7 DIAS, PASAOD EL PERIODO INDICADO DEBE
DE APLICARSE LA MULTA ESTABLECIDA. EN EL CASO DE QUE EL TIEMPO SEA MUY PROLONGADO INDICAR A
GERENCIA MEDIANTE UN INFORME.
2.6.2.Venta de productos

LAS VENTAS DE PRODUCTOS DEBEN DE TENER UN REGISTRO EN

KARDEX DEL PRODUCTO

EN LA PLANILLA GLOBAL DE MOVIMIENTO DE ALMACEN
HOJA DE RESPONSABILIDADES
REGISTRO DIGITAL EN LA BASE DE DATOS

SE DEBE DE RESPALDAR TODO ESTO CON DOCUMENTOS COMO SER

FACTURA
RECIBO
ORDEN DE COMPRA
HOJA DE ENTREGA
COTIZACION
GARANTIA
SEGÚN CORRESPONDA

AQUÍ SE DEBE DE HACER UN REGISTRO POSTERIOR A LA BASE DE DATOS DE CUENTAS POR COBRAR
 2.6.3.
2.6.4.baja
3. manejo económico de la empresa
3.1. análisis de gastos
3.2. estrategias de reducción de gastos
3.3. corroborar el destino de los fondos
3.4. informar y sancionar gastos innecesarios
3.5. realizar un análisis de costos de ventas
4. registros
4.1. cuentas por cobrar
4.1.1.llamadas y/o visitas para programar cobros
4.1.1.1. Cuadro con fechas de cobros programados
4.1.1.2. Cuadro con cobros que no se pueden ejecutar explicando los motivos
4.1.1.3. Cuadro de clientes morosos que no cumplieron los cobros programados
4.2. cuentas por pagar
4.2.1.prestamos
4.2.1.1. bancos
4.2.1.1.1. saldos al mes
4.2.1.1.2. montos de cuota
4.2.1.1.3. fecha de pago
4.2.1.2. terceros
4.2.1.2.1. monto
4.2.1.2.2. porcentaje
4.2.1.2.3. fecha de pago
4.2.1.2.4. fecha de inicio y fecha de expiración
4.2.2.costos operativos fijos
4.2.2.1. afps y seguros
4.2.2.2. consumo luz agua teléfono líneas corporativas
4.2.2.3. otros
4.2.3.costos operativos variables
4.2.3.1. material de escritorio
4.2.3.2. compra de herramientas
4.2.3.3. mantenimientos externos
4.2.4.
4.3. cajas mensuales
4.3.1.ingreso
4.3.1.1. ventas equipamiento
4.3.1.2. ventas servicio
4.3.1.3. ventas repuestos
4.3.1.4. otros
4.3.2.egreso
4.3.2.1. inversión
4.3.2.2. prestamos bancos
4.3.2.3. prestamos interes
4.3.2.4. gastos operativos
4.3.2.5. otros
4.4. movimientos bancos mensuales
 5. estados fiscales
5.1. declaraciones
5.1.1.iva
5.1.2.it
5.1.3.iue
5.2. sanciones
5.2.1.errores de empresa
5.2.2.errores del personal
5.3. bancarización
6. documentación legal
6.1. actualización de documentación existente
6.2. nueva documentación
6.2.1.tramites
7. informe estado general de la empresa
7.1. cuadros a presentar
7.2. objetivos de presupuesto

I. AREA OPERACIONES Y LOGISTICA

1.1. Entregas a instituciones

1.1.1.Publicas
1.1.1.1. Procedimientos de entrega
1.1.1.1.1. Preparación de productos
1.1.1.1.2. Verificación de estado de productos
1.1.1.1.3. Verificación con la cotización requerimientos especiales
Si son complejos pueden pedir ayuda a biomédicos
1.1.1.1.4. Coordinar con el vendedor
para que la unidad solicitante este informada
1.1.1.2. Cuadro actualizado de requerimientos por institución
mas el numero fijo y celular del encargado de almacenes.
1.1.1.3. Cuadro con agenda de entregas fecha hora
1.1.1.4. Papeles necesarios para la entrega
teniendo en cuenta # de copias, factura y otros
1.1.2.Privadas
1.1.2.1. Preparación de productos
1.1.2.2. Verificación de estado de productos
1.1.2.3. Factura o recibo
1.1.2.4. Montos a cobrar y otros
1.2. Entregas internas
1.2.1.Respaldo de entrega firmado por almacenero y recepción
1.3. Cotizaciones
Deben realizarse velando la calidad costo comparando con otras empresas proveedoras con el fin de comparar
1.3.1.Cuadro de todos los posibles proveedores
1.3.1.1. Productos (repuestos, equipos, servicios y todo lo q se cotice)
1.3.1.2. Dirección
1.3.1.3. Teléfono
1.3.1.4. Nombre de contacto
 1.3.2.Informe en caso de no encontrar el producto, de ser urgente con copia a comercio exterior para evaluar su
importación
1.4. Diligencias en general
1.4.1.Indicar en el reporte diario el detalle y tiempo empleado
1.5. Vehículos
1.5.1.Mantenimiento
1.5.1.1. Técnico
1.5.1.2. Estético y limpieza
1.5.2.Estado (físico, recorrido, tecnico)
1.5.3.Inspección soat y otros
1.6. Aduanas y logística
1.6.1.Cuadro de llegada estimada
1.6.2.Menor cuantía
1.6.3.Mayor cuantía
1.6.4.Recojo y entrega
1.7. Compra de productos nacionales
1.7.1.Verificación de estado y caracteristicas previo pago
1.8. Otros
1.8.1.Dispositivos informáticos
1.8.2.Redes y Cámaras
1.8.3.Estado de los inmuebles
1.8.4.Estado del mobiliario general

II. PRESENTACION INFORMES DE GESTION MENSUAL

Cada jefatura de área deberá presentar un informe objetivo y claro, presentando hechos relevantes ocurridos
dentro la gestión mencionada, con el fin de definir acciones futuras.
Por lo cual mínimamente debe contener los siguientes datos:
1) Estado del área
2) Objetivos alcanzados
3) Dificultades
4) Decisiones importantes que fueron tomadas
5) Objetivos para la siguiente gestión (mes)
Cuadro de estados
Comercial. –

 Lista de hospitales públicos, clínicas, centros de imagen, laboratorios visitados.

 Cantidad de ventas prospectadas (cuantas cotizaciones se realizaron)

 Marketing

Adquisiciones

RECURSOS HUMANOS
Revisión de hojas de actividades
Conocer el movimiento general de la empresa
Supervisar e informar irregularidades
Actuar bajo criterio y principios de justicia e igualdad con la finalidad de mejorar y exigir una mejor calidad en el
trabajo de cada área.
Promover el respeto
Lograr un ambiente laboral idóneo