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OBJETIVO:
El objetivo deberá contener una explicación del propósito que se pretende cumplir
con el manual de procedimientos; su elaboración se ajustara a los lineamientos
que se describen a continuación.
ALCANCE:
DEFINICIONES
Son los términos de uso frecuente que se emplean con sentido específico o
restringido en comparación al conjunto de definiciones del diccionario.
CONDICIONES GENERALES
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
3
CÓDIGO: GF-CM-PR-01
INSTRUCTIVO PARA LA VERSIÓN: 1
ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 4 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
• Pueden incluirse dos o tres actividades en una sola, siempre y cuando sea
comprensible su redacción.
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 5 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 6 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
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6
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 7 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
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7
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 8 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
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8
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 9 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 10 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
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10
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 11 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
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5. MIXTO
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 12 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
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12
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DE PROCEDIMIENTOS
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METODOLOGIA
FASES
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DE PROCEDIMIENTOS
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 17 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
Priorización de Procesos:
Como se menciono anteriormente las organizaciones transformadoras se
esfuerzan por priorizar sus procesos y así tener éxito en su gestión. Antes de
conocer alguna metodología de esta priorización de procesos, serán definidos
los conceptos básicos relacionados con los procesos.
Los primeros tienen por objeto entregar los productos o servicios que el cliente
externo o interno necesita. Los segundos tienen como objetivo prestar apoyo
a los procesos operativos o tomar decisiones sobre planificación, control,
mejoras y seguridad de las operaciones de la organización.
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 18 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
1. Procesos Operativos
2 Idem. Pág. 17
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DE PROCEDIMIENTOS
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Gestión de la Información:
- Planificar la información de gestión.
- Desarrollar y desplegar sistemas de soporte de empresa.
- Implantar sistemas de seguridad y control.
- Gestionar el archivo y recuperación de información.
- Gestionar los servicios de información.
- Evaluar y auditar la calidad de la información.
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DE PROCEDIMIENTOS
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En este análisis se debe prescindir de los procesos sin objetivo para liberar recursos.
3 Idem. Págs. 20 y 21
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 15 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
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ALTA
A B
ALTA
CONTRIBUCI ON
C D
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DE PROCEDIMIENTOS
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NEGATIVA
BAJA
BAJA ALTA
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DE PROCEDIMIENTOS
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BAJA ALTA
DIFICULTAD
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DE PROCEDIMIENTOS
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 19 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
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- De dónde?
- Cuándo (en que orden)?
- Para qué se hace?
- Cuál es su responsabilidad en esta tarea, está perfectamente
definida?
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 21 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 22 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 24 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
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al:
Valor agregado re
VAR
Aportan un valor agregado real agregado real aquellas acciones que son
estrictamente necesarias para generar el producto o servicio objeto del
procedimiento y/o aquellas que satisfacen una necesidad al cliente interno o
externo.
al:
Valor agregado organizacion VAO
Son aquellos que por exclusión de los procesos de valor agregado real,
aportan a la entidad en otros términos tales como información, registro y
control.
SVA
Transportes :
Espera
Verificación:
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 25 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
Análisis de tiempos:
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 26 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
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eso:
Tiempo de demora en el proc
Indicadores:
R Tiempo real del proceso Sumatoria de todos los tiempos reales del proceso
en
cada paso del procedimiento.
TP Tiempo del procedimiento Sumatoria de todos los tiempos tanto del proceso
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 27 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 28 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
2. Otro elemento de Control es verificar o cruzar los datos e informes entre sus
distintas fuentes. para comprobar su existencia real y su legalidad, por
ejemplo, PARA EFECTUAR EL TRÁMITE DE UN GIRO O CANCELACIÓN , se debe
confrontar o cruzar los datos y cuentas con el Almacén o Inventarios para
determinar que los elementos se recibieron o llegaron realmente y
comprobar que existe la cuenta por pagar actualmente por que no se ha
pagado y una vez hechas estas tareas se procederá a continuar con el
trámite correspondiente.
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 30 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
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2. OBJETIVOS:
3. BASE LEGAL:
5. INFORMES:
6. FORMATOS Y DOCUMENTOS:
Dependencia:
Nombre del área que tiene bajo su responsabilidad la ejecución del
procedimiento.
Procedimiento:
Nombre o denominación que permite al usuario tener una idea general de la
naturaleza del procedimiento.
Objetivos:
Descripción del (los) fin (es) que se persigue (n) a través de la ejecución del
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 31 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
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procedimiento.
Base Legal:
Leyes, Decretos, Resoluciones y normas que soportan legalmente la
ejecución del procedimiento. Su consulta es necesaria si se quiere profundizar
en los aspectos de tipo
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 32 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
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Dependencia:
Nombre de la dependencia que tiene bajo su responsabilidad la ejecución
del procedimiento.
Nombre del Procedimiento:
Nombre o denominación que permite al usuario obtener una idea general de
la naturaleza del procedimiento y su respectivo código.
Paso No.:
Se define el orden lógico que ocupa cada actividad dentro de la estructura
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CÓDIGO: GF-CM-PR-01
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 33 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
33
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 34 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 35 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
Formato:
Es la columna donde se relacionan los documentos que se generan en la
actividad desarrollada conforme a la nomenclatura explica. Se deben incluir
todos los formatos, fotocopias, desprendibles de sumadora, tiquetes, reportes
de fax, diskettes y cualquier soporte escrito o magnético descrito en el
procedimiento.
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 36 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
Tiempo:
horas, minutos que se requieren para hacer la actividad (opcional)
(O.N.):
Original y No. de copias del documento que se genera en la ejecución de la
actividad.
RESPONSABLE:
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CÓDIGO: GF-CM-PR-01
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 37 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 38 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
FIRMA:
HOJA DE RUTA
Definición:
OBJETIVOS:
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CÓDIGO: GF-CM-PR-01
INSTRUCTIVO PARA LA VERSIÓN: 1
ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 39 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
39
CÓDIGO: GF-CM-PR-01
INSTRUCTIVO PARA LA VERSIÓN: 1
ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 40 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
NOTA:
QUIEN ENTREGA COLOCA LA FIRMA Y QUIEN RECIBE FIRMA
(15) REVISADO POR:
(16) APROBADO POR:
(17) V.B. RESPONSABLE:
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CÓDIGO: GF-CM-PR-01
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ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 42 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
REINGENIERIA EN EMPRESAS
PRINCIPIOS DE LA REINGENIERIA
1. Elimine la burocracia
2. Elimine la duplicación
3. Evaluación del valor agregado
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CÓDIGO: GF-CM-PR-01
INSTRUCTIVO PARA LA VERSIÓN: 1
ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 44 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
RESULTADOS
SI NO
NO
SI CONTRIBUYE A LAS
SI
FUNCIONES DE LA EMPRESA
NO
VALOR AGREGADO VALOR AGREGADO
REAL PARA LA EMPRESA
SIN VALOR AGREGADO
REGISTRAR LA FECHA
REGISTRAR EN DE RECIBO
LA ORDEN REVISIONES Y
AUTORIZACIO
NES
ACTUALIZAR
INFORMACION DEL
INVESTIG PERSONAL
AR
DATOS
CÓDIGO: GF-CM-PR-01
INSTRUCTIVO PARA LA VERSIÓN: 1
ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 45 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
REGISTRAR TRANSPORTES
UN
RECLAMO REPETICION
DEL TRABAJO
ALMACENAMIENTO
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CÓDIGO: GF-CM-PR-01
INSTRUCTIVO PARA LA VERSIÓN: 1
ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 30 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
Si las metas, los medios o los objetivos para lograr el cambio no quedan
claros, los funcionarios se opondrán a ellos.
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CÓDIGO: GF-CM-PR-01
INSTRUCTIVO PARA LA VERSIÓN: 1
ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 31 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
31
CÓDIGO: GF-CM-PR-01
INSTRUCTIVO PARA LA VERSIÓN: 1
ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 32 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
Todo esfuerzo para cambiar implica cambio en las actitudes de los funcionarios.
El cambio que exige menos costos para la entidad, involucra los niveles
directivos de la misma.
EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO
2. OBJETIVOS :
Conceder al trabajador anticipos de cesantías con el fin de atender sus
necesidades de vivienda.
3. BASE LEGAL :
Decreto Ley 3118 de 1968.
Decreto Ley 1045 de 1978.
Ley 200 de 1995 por la cual se adopta el Código Disciplinario Único.
Ley 190 de 1995 por la cual se dictan normas tendientes a preservar la
moralidad en la Administración y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la
corrupción administrativa.
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CÓDIGO: GF-CM-PR-01
INSTRUCTIVO PARA LA VERSIÓN: 1
ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 33 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
6. DOCUMENTOS Y FORMATOS :
Formulario de Avance de Cesantía.
Oficio de solicitud de avance de cesantías.
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CÓDIGO: GF-CM-PR-01
INSTRUCTIVO PARA LA VERSIÓN: 1
ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 34 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
procedimient
o : Correspondencia - ).
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CÓDIGO: GF-CM-PR-01
INSTRUCTIVO PARA LA VERSIÓN: 1
ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 36 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
36
CÓDIGO: GF-CM-PR-01
INSTRUCTIVO PARA LA VERSIÓN: 1
ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 37 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
LIQUIDACIONDEAVA LIQUIDACIONDEAVANCESDECESA
NCE DECESANTIAS NTIA 53520403010-122
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CÓDIGO: GF-CM-PR-01
INSTRUCTIVO PARA LA VERSIÓN: 1
ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 38 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
MANUAL DE FUNCIONES
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CÓDIGO: GF-CM-PR-01
INSTRUCTIVO PARA LA VERSIÓN: 1
ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 39 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
2. Organización
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CÓDIGO: GF-CM-PR-01
INSTRUCTIVO PARA LA VERSIÓN: 1
ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 40 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
- Organización
40
CÓDIGO: GF-CM-PR-01
INSTRUCTIVO PARA LA VERSIÓN: 1
ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 41 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
- Distribución de cargos
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CÓDIGO: GF-CM-PR-01
INSTRUCTIVO PARA LA VERSIÓN: 1
ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 42 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
- Tipificación de cargos
- Justificación de cargos
- Criterios de evaluación
- Metodología
- Formatos básicos:
Entrevista individual
Entrevista grupal
Jefes
Supervisores
Subalternos
Reportes de terceros
Panel de expertos
Capacitación al personal
manual
empleados
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CÓDIGO: GF-CM-PR-01
INSTRUCTIVO PARA LA VERSIÓN: 1
ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 43 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
DENOMINACION
DELCARGO: CÓDIGO: GRADO:
NIVEL:
UBICACION DEL CARGO: DIVISION:
SECCION:
UNIDAD: O CLASIFICACIÓN POR PLANTA
MOVIBLE:
SALARIO BASICO: PRESTACIONES BÀSICAS LEGALES O
EXTRALEGALES:
PERFIL: FORMACION
ACADEMICA:
REQUISITOS MINIMOS: ESTUDIO- HOMOLOGACIONES Y/O
EXPERIENCIA:
ANTECEDENTES: (INTERNO Y
EXTERNO)
FUNCION GENERAL O BÁSICA (BASADO EN
PROCEDIMIENTO):
43
CÓDIGO: GF-CM-PR-01
INSTRUCTIVO PARA LA VERSIÓN: 1
ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 44 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
FUNCIONES
ESPECIFICAS:
RESPONSABILIDADES:
44
CÓDIGO: GF-CM-PR-01
INSTRUCTIVO PARA LA VERSIÓN: 1
ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 45 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
RESPONSABILIDADES:
Son las acciones orientadas hacia el logro de la misión, con las que se
compromete el empleado.
1. Revisión y digitación de la información boletín de caja, bancos.
46
CÓDIGO: GF-CM-PR-01
INSTRUCTIVO PARA LA VERSIÓN: 1
ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 47 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
FECHA DE ELABORACION:
EVALUACIONES
1ª 2ª
APROBACIÓN POR EL JEFE
JERÀRQUICO: CARGO:
OBSERVACIONES :
Anexo 1.
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CÓDIGO: GF-CM-PR-01
INSTRUCTIVO PARA LA VERSIÓN: 1
ELABORACION DE LOS MANUALES PÁGINA: 49 de 69
DE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 20/06/2019
Anexo 2.
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