FILE LIFE.

LTDA

EVA DELIA GUZMAN TORRES

FANNY YOLANDA CAMACHO
JUAN SEBASTIAN JIMENEZ MORA
LEIDY CATALINA AYALA HERNANDEZ
LYDA ROSA PARDO RODRIGUEZ
FREDY HERNANDEZ
WILMAR YOVANY VASQUEZ ESPITIA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

REGIONAL DISTRITO CAPITAL
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
TECNOLOGIA GESTION DOCUMENTAL
Bogotá, Noviembre del 2010
 FILE LIFE. LTDA

EVA DELIA GUZMAN TORRES

FANNY YOLANDA CAMACHO
JUAN SEBASTIAN JIMENEZ MORA
LEIDY CATALINA AYALA HERNANDEZ
LYDA ROSA PARDO RODRIGUEZ
FREDY HERNANDEZ
WILMAR YOVANY VASQUEZ ESPITIA

Este trabajo es presentado a los

Instructores: Reinaldo Carrillo y
Rubén Yaima en la Inducción SENA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

REGIONAL DISTRITO CAPITAL
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
TECNOLOGIA GESTION DOCUMENTAL
Bogotá, Noviembre del 2010
 TABLA DE CONTENIDO

1. Definición del proyecto FILE LIFE LTDA

2. Organigrama

3. Logo

4. Slogan

5. Políticas

6. Misión y visión

7. Objetivos generales

8. Objetivos específicos

9. Quienes somos

10. Pautas o criterios para la elaboración del proyecto

11. Importancia del proyecto

12. Diagnostico

13. Encuesta

13.1 Resultado de la encuesta

14. Estudios de mercado

14.1 Análisis De Demanda Y Oferta

14.2 Sistema De Comercialización
 1. DEFINICION DE PROYECTO FILE LIFE LTDA

Generar una empresa enfocada en el desarrollo de funciones de archivo,

digitación, microfilmación, asesoría, auditoria, atención al cliente, ofrecer además
los servicios de talento humano de personas capacitadas y certificadas en el oficio
de administración documental.
 Problema: El país no cuenta con los medios tecnológicos y con la
infraestructura que requiere el manejo de la documentación por eso buscamos
 Solución: Brindar a las empresas el servicio, herramientas tecnológicas y la
infraestructura, para tener una archivo con excelentes condiciones buscando
así
 Oportunidad: Crear una empresa que ofrezca un portafolio amplio en técnicas
de administración documental.
 Presentación de ideas de proyecto:

 Para que? : Para tener en el mercado una solución a los problemas planteados
en el manejo de archivos y documentación.
 Por que’: Para nosotros la idea que proponemos es la mejor puesto que
brindamos paquetes empresariales, asesorías, auditorias, además talento
humano.
 A quien? : De nuestro proyecto se beneficiaran grandes, medianas y pequeñas
empresas que requieran el manejo de archivos, documentación y
microfilmación.
2. Organigrama
 3. Logo

4. Slogan
Innovadores en ideas documentales, ya que buscamos establecer ideas
actuales en el mercado documental agregando una visión novedosa para un
desarrollo dinámico que establezca nuestra marca en el mercado.

5. Política de calidad

Prestar servicios de accesorias y administración documental,

garantizando a nuestros clientes, oportunidad, seguridad y confidencialidad.
Optimizar los procesos e implementar nuevas tecnologías, aplicando las
normas y los criterios archivísticos.
Brindar asesoría especializada con énfasis en los procesos de gestión
documental específicos de cada cliente.
Promover la formación técnica y profesional de nuestro equipo humano
como soporte vital para el desarrollo de la organización.
Buscar el mejoramiento continúo mediante el trabajo en equipo y la
innovación tecnológica.
 6. Misión
Ser una empresa comprometida en proveer y comercializar soluciones
innovadoras en administración documental, contribuyendo a mejorar la eficacia de
nuestros clientes para establecernos en el mercado.

Visión
Establecernos como la mejor opción en el mercado documental por el
reconocimiento de la calidad de nuestros procesos, enfocada en buscar el
mejoramiento continuo de los servicios brindados por la organización

7. Objetivos generales

a. Desarrollar un área de talento humano capaz de suministrar personal

integro y capacitado para desempeñarse en una organización en el área de
gestión documental

b. Establecer una infraestructura y tecnología actualizada que genere una

organización con reconocimiento por la eficiencia y eficacia en los
procesos documentales ofrecidos por la misma

c. Formar paquetes documentales de una manera que satisfagan las

necesidades de los clientes enfocados en un proceso documental completo
para su ejecución y desarrollo por parte de nuestra organización

8. Objetivos específicos

a) Desarrollar un sistemas de digitalización y microfilmación ofreciendo

soluciones que permitan la disminución en los tiempos de respuesta para
su gestión admistrativa, permitiendo agilizar la búsqueda en casos de
consulta permanente, remota o múltiple, por varios usuarios a al vez.
b) Hacer una aplicación de software que articule el poder del procesamiento
de las bases de datos, las plataformas web (internet/intranet/extranet) y
los dispositivos de digitalización, ampliando las posibilidades de acceder a
los documentos eficazmente, atreves de una interfaz amigable para los
usuarios finales.

c) La microfilmación permite reproducir información y fijar imágenes de

documentos en series consecutivas, en un material flexible y transparente,
con el propósito de ser conservado en sustitución de los documentos
originales y de ser proyectados en forma óptima cada vez que se requiera
su consulta.

d) La tecnología de scanner híbridos provee una plataforma que permite

gravar a archivos digitales en medios análogos y/o convertir imágenes de
microfilm a imágenes digitales para compartirlas a través de internet.

e) Desarrollar un programa de recepción y radicación de los documentos

f) Buscar un mecanismo de distribución de correspondencia interna y

externa, realizando además levantamiento de inventarios documentales
g) Establecer organización, clasificación, ordenación y descripción de los
documentos

h) Implementación de tablas de retención documental (TRD) y tablas de

valoración documental (TVD)

i) Desarrollar programas de capacitación documental enfocados en el

alistamiento del talento humano para la inserción laboral

j) Generar alianzas o convenios estratégicos con organizaciones privadas o

publicas
 k) Establecer competencias laborales para ingresar en los procesos de
selección

l) Establecer valores y principios para ingresar en los procesos de selección

realizados por la empresa

m) Fijar periodos de evaluación de desempeño para evaluar el rendimiento del

talento humano

9. Quienes Somos
Somos una organización dedicada a contribuir de manera eficaz y eficiente, en la
búsqueda de soluciones técnicas y logísticas aplicables a la administración y al
manejo de la Información Documental.

Entendemos que las empresas evolucionan de la mano con el avance de la

tecnología y que por esto, el manejo de la información representa un instrumento
de dominio y competitividad. Como respuesta a esta necesidad hemos desplegado
nuestras capacidades en el diseño, elaboración, implementación, asesoría y
tecnología en el desarrollo y ejecución de proyectos de Gestión Documental,
trabajando en equipo con nuestros clientes para modernizar y mejorar la eficacia
de sus operaciones comerciales, industriales y tecnológicas entre otras.

10.PAUTAS O CRITERIOS PARA LA ELABORACION DEL PROYECTO

a) Objetivo: Innovar en el mercado nuevas técnicas en el mercado sobre

gestión documental, talento humano, tecnología y servicio al cliente para
consolidarnos a nivel nacional e internacional.
b) Claridad: Ofrecer los servicios de gestión documental cuando los diferentes
sectores empresariales los requieran, desarrollando técnicas como
digitalización, paginas web, microfilmación, entre otras, enfocadas en la
actualización de la administración documental.
c) Principio de Realidad: Soporta sus principios en la satisfacción de nuestros
clientes garantizando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la
información entregada a nuestra administración.
 d) Flexibilidad: Desarrollar un programa de contingencia enfocado en la
capacitación del talento humano para suplir las falencias de los procesos
establecidos.

11. Importancia de proyecto

Las empresas que buscamos beneficiar son las que tienen más rentabilidad
económica como son las del estado y las privadas (colegios, universidades,
clínicas, hospitales, etc.) la organización busca beneficiar a los clientes de tres
formas

a) Recursos humanos; con el manejo de personal capacitado en el área

documental.
b) Tecnologías e infraestructura; desarrollando programas de gestión
documental con sistemas y equipos actuales
c) Servicios de gestión documental; con paquetes completos en los procesos
documentales de una organización

12. Diagnostico

Buscamos realizar una encuesta para saber que variables o que situaciones
podemos mejorar en los procesos documentales de los posibles clientes; la
encuesta constaría de cuatro (4) preguntas que son:
I. Que servicios documentales maneja su empresa
II. Que servicios le gustaría que su empresa tuviera en el área documental
III. Piensa usted que una empresa de manejo documental además de prestar
sus paquetes de servicio debería:

a- Ofrecer asesorías o personal capacitado en el area documental

b- Un programa de manejo privado de archivo de la empresa
c- Eficacia y eficiencia en la entrega de documentos físicos
d- Todas las anteriores

IV. Que servicios o procesos le gustaría que se mejoraran en el área

 13. ENCUESTA GESTION DOCUMENTAL

Nombre de la empresa:
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Encargado: ----------------------------------------------------------------------------------------------

1. Que servicios documentales maneja en su empresa ?

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2. Que servicios le gustaría que su empresa tuviera en el área Documental ?
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3. Piensa usted que una empresa de manejo documental, además de prestar
sus servicios debería :
A – Ofrecer asesorías o personal capacitado en el área documental
B - Un programa de manejo privado de archivo de empresa
C - Eficacia y eficiencia en la entrega de documentos físicos
D - todas las anteriores

4. Que servicios o procesos le gustaría que se mejoraran?

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13.1 Resultado de la encuesta

Explicación y conclusiones:

Analizando los resultados de la encuesta o diagnostico podemos darnos cuenta

que los procesos o servicios que piensa ofrecer nuestra empresa son factibles,
esto basado en el tercer punto de la encuesta en la cual hablamos de manera
indirecta de los servicios que ofrecemos, aquí podemos observar que las
organizaciones encuestadas se van por la opción D es decir toman la opción que
recoge nuestro tres servicios principales:
Manejo del talento humano
Programa privado de manejo de archivo
Eficacia y eficiencia en los procesos
Además buscamos implementar los procesos o servicios documentales en
búsqueda de la satisfacción de nuestros futuros clientes

14. Estudio mercado

14.1 Análisis de demanda y oferta

La forma en que se desarrollan las organizaciones actualmente genera una
cantidad de documentos la cual requiere de un servicio de almacenamiento o en
su defecto de quien administre directamente la información, esto debido a la
demanda que se maneja en el mercado actualmente, la forma de satisfacer las
necesidades de las organizaciones es ofreciendo paquetes de servicio o en su
defecto una persona capacitada para desarrollar los procesos documentales.

14.2 Sistema de comercialización

Desarrollando una oficina de publicidad y mercadeo encargada establecer nuestra
imagen a través de (pagina web, líneas telefónicas, visitas comerciales entre
otras.) con el fin de dar a conocer nuestros servicios y establecernos como lideres
en el mercado documental.